PENGERTIAN

ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN
Salbiah, SE,MPH
(23-9-2014)

Tujuan Instruksional
Memahami

Yang Pengertian
Administrasi dan Manajemen
Memahami Sejarah Manajemen dan
konsep manajemen klasik
Memahami Tingkat tingkat
kecakapan dan tingkat-tingkat
Manajemen.

Asal usul dan Ciri-ciri

Administrasi
Administrasi berasal dari kata
Administrae (latin)
ad
= pada, ministrae = melayani
Ditinjau dari asal kata Administrasi
berarti memberikan pelayanan Kepada ;

PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi adalah upaya

mencapai tujuan yang telah di

tetapkan dengan mempergunakan
orang lain.
( George R.Terry )

Ciri-ciri Administrasi
1.

2.
3.
4.

5.

Adanya kelompok manusia yaitu kelompok

yang terdiri atas 2 orang atau lebih
Adanya kerja sama dari kelompok tersebut
Adanya kegiatan/proses/usaha
Adanya bimbingan, kepemimpinan dan
pengawasan.
Adanya tujuan.

Administrasi sebagai lmu Dan Seni

(Menurut Awaloedin dalam Soewarno Handayaningrat
Ilmu Adm dan Manajemen Hal 1)

Administrasi
sebagai
Ilmu
yaitu
karena
pemanfaatannya hanya apabila prinsip-prinsip,
rumus-rumus, dan dalil-dalilnya diterapkan untuk
meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan
negara.
Administrasi sebagai Seni yaitu administrasi sebagai
proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara
terus menerus, agar administrasi sebagai suatu
sarana untuk mencapai tujuan benar-benar dapat
memegang peranan yang diharapkan.

Administrasi Ilmu Sosial

Ilmu Sosial yang berkaitan erat dengan ilmu

administrasi yaitu :
1. Ilmu Politik
2. Ilmu Hukum
3. Ilmu Ekonomi
4. Sejarah
5. Ilmu Jiwa
6. Filosofi
7. Antropoligi
8. Etnologi

ADMINISTRASI DALAM ARTI SEMPIT DAN

LUAS
(Menurut H.A.Simon dkk dalam Soewarno Handayaningrat
Ilmu Adm dan Manajemen Hal 2)

Administrasi (Administratie) dalam Arti

sempit
kegiatan catat mencatat, surat menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda
dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan
Administrasi
(Administration) dalam Arti
Luas
yaitu sebagai kegiatan dari pada kelompok

Administrasi dibedakan dalam

2 golongan
Administrasi Negara
a. Menurut J.M.Pfiffner and Robert v Presthus adalah
Suatu proses yang berhubungan dengan pelaksanaan
kebijakan negara
b. Menurut Dimock adalah Kegiatan negara dalam
melaksanakan kekuasaan /kewenangan politiknya.
Administrasi Swasta/Niaga
Adalah kegiatan-kegiatan dari pada organisasiorganisasi niaga dalam usahanya mencapai tujuan
yaitu mencari keuntungan ( profit Making)

Secara Umum Perbedaan

Administrasi
Administrasi Negara

Administrasi Swasta/Niaga

Bertujuan memberikan pelayaan yang

sebaik-baiknya kepada masyarakat
(public service)

Memperoleh untung sebesar-besarnya

(profit motif)

Berdasarkan ketentuan/peraturan
perundang-undanfan yang berlaku
(legislatic appoach)

Kebijakan tidak terikat ketentuan

Megutamakan kebenaran sesuai

prosedur (birokrasi bureaucracy)

Tidak terikat birokrasi

Cara kerjanya kurang begitu efisien (in

efficiency)

Cara kerjanya sangat efisien (efficient)

Bersifat Monopolistik/mengutamakan
kepentingan umum (no competition)

Bersaing bebas (free competition)

Kepentingan kesejahteraan rakyat

Kepentingan kesejahteraan individu

Asal usul kata manajemen

Manajemen berasal dari kata :

Manegie
Manus =Tangan
agere = melakukan,
Melaksanakan :
Pengertiannya melakukan dengan tangan

Manajemen
Suatu proses atau kerangka kerja
yang melibatkan bimbingan atau
pengarahan suatu kelompok orangorang ke arah tujuan organisasi
(George R Terry & Leslie W.Rue)

Secara klasik
Manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana
menggunakan sumber daya secara efesien, efektif dan
rasional untuk mencapai tujuan organisasi.
Berdasarkan
pengertian
tersebut,
manajemen
mengandung tiga prinsip pokok yang menjadi ciri
utama penerapannya yaitu :
1. Efesien dalam pemanfaatan sumber daya,
2. Efektif dalam memilih alternatif kegiatan untuk
mencapai tujuan organisasi dan
3. Rasional dalam pengambilan keputusan.

Sejarah Manajemen dengan 4

pendekatan
1. Pendekatan

klasik (the classical approaches)

2. Pendekatan sumber daya manusia (the human
resources approaches), yang dikenal juga
sebagai aliran perilaku.
3. Pendekatan kauntitatif atau pendekatan ilmu
manajemen (the quantitative or management
science approaches)
4. Pendekatan modern (modern approaches)

1. Pendekatan Klasik
Pendekatan

klasik (the classical approaches),

yang dikenal sebagai teori organisasi
klasik/prinsip-prinsip administrative serta
organisasi birokrasi yaitu pendekatan pada
studi manajemen dengan prinsip-prinsip
universal untuk berbagai situasi manajemen.
Ciri-cirinya diantaranya. Aliran klasik terdiri
dari :
a. Manajemen Ilmiah

a. Manajemen Ilmiah
Tokoh utama aliran ini adalah Frederick Winslow Taylor
yang menulis buku Scientific Management. Taylor
memberikan prinsip-prinsip dasar penerapan pendekatan
ilmiah pada manajemen dan mengembangkan teknikteknik untuk mencapai efisiensi, dengan 4 prinsip :
1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam
manajemen, agar metode yang paling baik untuk
pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan
2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan
dapat diberikan tanggung jawab atas suatu tugas sesuai
dengan kemampuannya.
3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah karyawan

b. Prinsip Administratif
Prinsip-Prinsip

Administratif
Tokoh utama aliran ini adalah Henry Fayol,
indsutrialis Perancis yang menulis buku
Administration Industriele et Generale, dengan
enam kegiatan yang saling bergantung yaitu :
1. Teknis
produksi
2. Komersial penjualan produk
3. Keuangan Perolehan dan Penggunaan
modal
4. Keamanan melindungi para karyawan dan
kekayaan perusahaan

2. Pendekatan SDM
Pendekatan

SDM (the human resources approaches),

yang dikenal juga sebagai aliran perilaku, yaitu
pendekatan pada studi manajemen tentang kebutuhan
manusia, kerja kelompok serta peranan faktor-faktor
social di tempat kerja.
Douglas
McGregor
memberikan
pandangan
berdasarkan studi Hawthorne dan Maslow, yaitu teori
X dan teori Y tentang sifat manusia di tempat kerja .

Teori X dan teori Y tentang sifat manusia

di tempat kerja .
A. Teori X berasumsi bahwa karyawan :
1. Tidak suka bekerja
2. Tidak mempunyai ambisi
3. Tidak bertanggung jawab
4. Enggan untuk berubah
5. Lebih suka dipimpin dari pada memimpin
B. Teori Y berasumsi bahwa karyawan :
Suka bekerja
1. Mampu mengendalikan diri
2. Menyukai tanggung jawab
3. Penuh imajinasi dan kreasi
4. Mampu mengarahkan diri sendiri

3. Pendekatan Kuantitatif
(Management Scientce)
Pendekatan

pendekatan

kauntitatif
atau
ilmu manajemen (the

quantitative or management science

approaches ), yaitu pendekatan pada
studi
manajemen
dengan
menggunakan
teknik-teknik
matematis
dalam
memecahkan
masalah manajemen dalam sebuah
organisasi.

Langkah-langkah
management science yaitu :
1.Perumusan masalah
2. Penyusunan suatu model matematis
3. Mendapatkan penyelesaian dari
model
4. Pengujian model dan hasil yang
didapatkan dari model
5. Penetapan pengawasan hasil-hasil
6. Pelaksanaan

4. Pendekatan Modern

Pendekatan modern (modern approaches),

yaitu pendekatan pada studi manajemen
dengan pandangan system dan pemikiran
kontingensi berdasarkan komitmen terhadap
mutu dan kinerja yang tinggi. Landasan utama
pendekatan ini adalah :
a. Manajemen sebagai system
b. Manajemen dengan pendekatan
kontingensi.

a.

Pendekatan Sistem
(System Approaches)

Pendekatan system dalam manajemen artinya

memandang organisasi sebagai satu kesatuan
yang menyeluruh yang terdiri dari bagianbagian yang saling berhubungan dan sebagai
bagian dari lingkungan eksternal yang lebih
luas. Pendekatan sistem ada 2 sistem :
1. Manajemen System Terbuka
2. Manajemen System Tertutup

Manajemen System terbuka

dan System Tertutup
Manajemen

system tertutup memusatkan pada

hubungan-hubungan dan konsistensi internal
(kesatuan perintah, rentang kendali, wewenang
dan delegasi)
Manajemen system terbuka mempertimbangkan
pengaruh lingkungan, tetapi secara fungsional
tidak menghubungkannya dengan konsepkonsep dan teknik-teknik manajemen yang
mengarahkan ke pencapaian tujuan.

b.

Pendekatan Kontingensi
(Contingency Approaches)

Pendekatan ini memandang bahwa tugas manajer

adalah mengidentifikasikan teknik mana pada
situasi tertentu, di bawah keadaan tertentu dan
pada waktu tertentu akan membantu pencapaian
tujuan manajemen. Pendekatan ini memasukkan
variable-variabel lingkungan dalam analisanya,
karena perbedaan kondisi lingkungan akan
memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen
yang berbeda pula.

Proses/Fungsi
Administrasi/Manajemen

Proses berarti serangkaian tahap kegiatan,

mulai dari menentukan kegiatan sampai
berakhirnya kegiatan, sedangkan fungsi
adalah tugas/kegiatan. Proses /fungsi :
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Pegawai (Staffing)
4. Pembinaan Kerja (Directing)

1. PERENCANAAN (PLANNING)
(Menurut Koontz & ODonnell,dalam Soewarno Handayaningrat
Ilmu Adm dan Manajemen Hal 22)

Adalah Suatu pengambilan keputusan manakala perencanaan

ini menyangkut pemilihan beberapa alterntif pengelolaan
lingkungan jangka pendek 3-5 tahun, perencanaan
pengembangan pengelolaan lingkungan dalam ekosistem yang
lebih luas merupakan pengelolaan jangka panjang 5 tahun.
Tanggung jawab perencanaan tidak bisa dipisahkan sama
sekali dari pada penyelenggaraan (management performance),
baik perencanaan pada tingkat pimpinan (top Manager plan),
tingkat pimpinan menengah (Middle managers plan),
pimpinan tingkat bawah(Botton managers plan)

Perencanaan
Perencanaan

adalah Suatu kegiatan atau

proses penganalisaan dan pemahaman
system, penyusunan konsep dan kegiatan
yang dilakukan untuk mencapai tujuan demi
masa depan yang lebih baik (Sukidjo
Notoatmodjo)
Perencanaan adalah penentuan serangkaian
tindakan untuk mencapai hasil yang
diinginkan (Louis A.Allen)

2. Penorganisasian
(Organizing)

Pengorganisasian berhubungan dengan pengaturan

struktur melalui penentuan kegiatan untuk mencapai
tujuan daripada suatu bagan atau setiap bagian.
Pengelompokan kegiatan-kegiatannya, penugasan,
pelimpahan wewenang untuk melaksanakan
pekerjaan, menentukan koordinasi, kewenangan dan
hubungan informasi baik horizontal maupun vertikal
dalam struktur organisasi itu

3. Penyusunan Pengawai
(staffing)
Penyusunan

pegawai berhubungan dengan

jabatan yang telah ditetapkan dalam
struktur organisasi. Untuk keputusan ini
dengan
sendirinya
memerlukan
persyaratan penentuan tenaga kerja bagi
suatu pekerjaan/jabatan yang harus
disesuaikan, dan pekerjaan ini termasuk
juga mengadakan inventarisasi.

4. Pembinaan Kerja
(Directing)
Pembinaan merupakan pekerjaan yang sangat
komplek.
Pimpinan
atas
harus
mempertimbangkan bawahannya terhadap nilainilai kebiasaan, sasaran / tujuan dan
kebijaksanaan organisasi/badan usaha. Atasan
harus
melimpahkan
wewenang
dan
tanggungjawabnya untuk kejelasan dari pada
tugasnya, yaitu memberikan pembinaan agar
pelaksanaannya akan bertambah baik, dan
memberikan dorongan terhadap mereka agar
bekerja dengan semangat dan penuh pengabdian.

5. Pengawasan (controlling)
Adalah

tindakan
penilaian/perbaikan
terhadap bawahan untuk menjamin agar
pelaksanaannya sesuai dengan rencana.
Sasaran (goals) harus sesuai dengan
rencananya
(plans).
Pembetulan
penyimpangan-penyimpangan
tersebut
akan dapat membantu dan menjamin
penyelesaian dari pada renana itu.

Menurut Henry Fayol

Pada setiap tingkatan manajemen mempunyai beban
tugas yang berbeda dalam penyelesaian pekerjaan yaitu :
1.

2.

3.

Supervisory/Lower Management menangani tugas-tugas

yang bersifat operasioanl , diperlukan kecakapan dan
keterampilan teknis yang lebih besar.
Middle
Management
merupakan
penghubung
kebijaksanaan pimpinan tingkat atas, untuk tingkatan ini
diperlukan keterampilan administrasi yang lebih besar.
Top Management adalah orang-orang yang bertanggung
jawab terhadap keberhasilan misi organisasi. Oleh
karenanya mereka adalah orang-orang yang mempunyai
pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat
kedepan yang dapat membawa kemajuan bagi
organisasinya.

Aspek-aspek yang berlaku terhadap

tingkatan Manajemen
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.
8.
9.

Kepemimpinan (leadership)
Koordinasi (coordination)
Hubungan antar Manusia ( Human relation)
Komunikasi (communication)
Hubungan masyarakat (public relation)
Pengambilan Kputusan (decision making)
Perencanaan (planning)
Pengorganisasian (organizing)
Pengawasan (control) dan Pengendalian
(monitoring)

Tingkat-tingkat Kecakapan
(Menurut Henry Fayol dalam Soewarno Handayaningrat
Ilmu Adm dan Manajemen Hal 13)
Tingkat
Management
Top
Management

Middle
Management

Jabatan (staf)

Administrative
ability/sklill

Managerial
ability/skill

Technical
ability/skill

1. Ministery state
Departemen
2. General Manager

60 %

32 %

8 %

50 %

40 %

10 %

40 %

45 %

15 %

35 %

35 %

30 %

25 %

30 %

45 %

15 %

25 %

60 %

5 %

10 %

85 %

3. Plant manager
4.Departemen Head

Supervisory
(lower)
Management

5. Shop Manager
6. Foreman

Pelaksana

7. Workman

Keterangan Sebagai Asumsi

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Ministery State Departemen

General Manager
=
Plant Manager
=
Departemen Head
=
Shop Management
=
Foreman
=
Workman
=

= Menteri
Dirjen/Sekjen/Irjen
Direktur/Kep.Biro/Pusat
Kep.Seb/Direktorat/Bag/Bid
Kep.Seksi/Sub.Bagian
Kasubsi/Ka.Urusan
Pegawai/Pekerja/Pelaksana

Tingkat-tingkat managemen
K.A/M

ESELON

92%

8%

1A

90%

10 %

1B

85%

15%

II

M.T.A

M.T.M

30%

70%

III

55%

45%

IV

40%

60%

M.T.B

K.T.O

Keterangan
M.T.A = MANAGEMENT TINGKAT ATAS
M.T.M = MANAGEMENT TINGKAT MENEGAH
M.T.B = MANAGEMEN TINGKAT BAWAH
K.A/M = KETERAMPILAN ADM/MANAGEMENT
K.T.O = KETERAMPILAN TEKNIS OPERASIONAL

Pembagian Waktu Berbagai

Tingkat manajer
Supervisory/
Lower
Management

Middle
Management

Top
Management

Perencanaan

1 Jam

1,5 Jam

2 Jam

Pengorganisasian

1 Jam

2,5 Jam

1 Jam

Kepemimpinan

4 Jam

3 Jam

4 Jam

Pengawasan

2 Jam

1 Jam

0,5 Jam

Kegiatan

TERIMA KASIH