ORGANISASI

MANAJEMEN SISTEM
HACCP

WAHYU SURYANINGSIH

a. KoMITMEN MANAJEMEN
ISTILAH POPULER DARI ISO 2000 :
WRITE WHAT YOU DO AND DO WHAT YOU WRITE
HAKEKATNYA :
MEMASTIKAN BAHWA MELALUI KONSISTENSI
PEKERJAAN DIJAMIN AKAN MENGHASILKAN MUTU YG
KONSISTEN PULA

Page 2

 KONSEP HACCP :
PENERAPAN SISTEM SECARA INTEGRAL (UTUH)
- KETERLIBATAN ORANG-ORANG MENJADI KUNCI
PENDEKATAN SISTEM
SISTEM HACCP BUKAN MENJADI TANGGUNG JAWAB
SEKELOMPOK ORANG (TIM HACCP)
SISTEM HACCP HARUS DITERAPKAN BERMULA DARI
KOMITMEN PIMPINAN PERUSAHAAN DAN
DIMASYARAKATKAN KEPADA SELURUH LEVEL
MANAJEMEN DBAWAHNYA
Page 3

 KONSEP HACCP HANYA INISIASI DARI PENERAPAN

SISTEM DIBAWAHNYA BUKAN TOP DOWN APROACH
PERANCANGAN DAN PENERAPAN SISTEM DILAKUKAN
DENGAN MENGGALI SELENGKAP MUNGKIN DARI
TINGKAT OPERSIONAL (BOTTOM UP APPROACH)
KOMITMEN MANAJEMEN DIPERLUKAN UNTUK
MEMBERIKAN KELANCARAN PENERAPAN SISTEM YG
BERHUBUNGAN DENGAN KEPUTUSAN STRATEGIS

Page 4

PENDEKATAN ORGANISASI
PEMBANGUNAN SISTEM HACCP MELALUI 2 TAHAP :
1.ELEMEN
2.ORGANISASI

Page 5

ORGANISASI UMUM

BEBERAPA PERUSAHAAN INDUSTRI PANGAN

MEMBENTUK ORGANISASI KHUSUS UNTUK
MENGELOLA HACCP DISEBUT QUALITY
ASSURANCE ATAU HACCP SECRETARIATE

LEMBAGA INI MENJADI EKSCLUSIF BERGERAK

SENDIRI

KEKUASAAN PERSONAL QA YG TERBATAS AKAN

MENJADI SEKADAR LEMBAGA YG MENGAWASI
SISTEM DOKUMENTASI SAJA

Page 6

FILOSOFI PENERAPAN SISTEM HACCP

SISTEM INI DAPAT MENGENDALIKAN OPERASI
AGAR MENCAPAI SASARAN MUTU
MENGENDALIKAN OPERSI , BERARTI :
HARUS MENGUASAI PROBLEM TEKNIS SEKALIGUS
MEMILIKI KEKUASAAN DIBIDANG TERSEBUT
(SISTEM HARUS MELEKAT DAN DIJALANKAN OLEH
BIDANG YG BERKEPENTINGAN)

Page 7

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN HACCP MASINGMASING DIVISI MENDAPAT TUGAS MULAI DARI
PERSIAPAN, PENERAPAN, PEMELIHARAAN SISTEM

Page 8

STRUKTUR ORGANISASI UMUM DI INDUSTRI PANGAN

DIVISI
PEMASARAN
DIVISI
PEMBELIAN
DIVISI
FINANCE

BAG. PEMASARAN
BAG. GUDANG
BAG. PEMBELIAN BAHAN
BAG. PEMBELIAN UMUM
BAG. KEUANGAN
BAG. AKUNTASI
BAG. UMUM

DIVISI
ADUMPERS

BAG. HRD
BAG. KEAMANAN

Page 9

STRUKTUR ORGANISASI UMUM DI INDUSTRI PANGAN

Unit raw Material
Unit Preparation
BAG. PRODUKSI

Unit Formulasi
Unit Mixing
Unit Cooking

DIVISI
PABRIKASI

Unit Filling
Unit Inspection
Unit Boiler/Water
Treatment
BAG. TEKNIK

Unit Elektrik
Unit Mekanik

BAG PPIC
Page 10

Unit Pool Kendaraan

Unit Civil

STRUKTUR ORGANISASI UMUM DI INDUSTRI PANGAN

DIVISI QA

BAG. QC-HACCP
BAG> LABORATORIUM

DIVISI
FINANCE

Page 11

BAG. LINGKUNGAN
BAG. K3 /HIPERKAS

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP
DIVISI /
BAGIAN UNIT
DIREKSI

PEMASARAN

Page 12

ELEMEN UTAMA

ELEMEN UMUM

TANGGUNG JAWAB
MANAJEMEN

TINJAUAN
MANAJEMEN

PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA

TINJAUAN KONTRAK

PELAYANAN

PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMAN
ANALISIS BAHAYA

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI /
BAGIAN UNIT
PEMASARAN /
GUDANG
PRODUK

PEMBELIAN

Page 13

ELEMEN UTAMA
PELAYANAN
PENGANANAN,
PENYIMPANAN,
PENGEMASAN,
PENGAWETAN DAN
PENYERAHAN

PEMBELIAN

ELEMEN UMUM
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMA N MUTU
ANALISIS BAHAYA
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMAN MUTU
ANALISIS BAHAYA

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI /
BAGIAN UNIT
FINACT
(FINANCE
ACOUNTING)

ADUMPERS/
UMUM DAN
KEAMANAN

Page 14

ELEMEN UTAMA

ELEMEN UMUM

TANGGUNG JAWAB
MANAJEMEN SUMBER
DAYA KEUANGAN

PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN

TANGGUNG JAWAB
MANAJEMEN SUMBER
FASILITAS
PENANGANAN,
PEYIMPANAN, DAN
PENYERAHAN
SANITASI GEDUNG

PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
ANALISIS BAHAYA

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI /
BAGIAN UNIT
ADUMPER
/HRD

Page 15

ELEMEN UTAMA
TANGGUNG JAWAB
SUMBER DAYA
MANUSIA
PELATIHAN
SANITASI PERSONAL

ELEMEN UMUM
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMA N MUTU

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI /
BAGIAN UNIT

FABRIKASI/
PRODUKSI

Page 16

ELEMEN UTAMA
PENGENDALIAN PROSES
PENGENDALIAN ALAT
INSPEKSI, UKUR DAN UJI /
ALAT UKUR DIMESIN
STATUS INSPEKSI DAN UJI
PARAMETER PROSES
PENGENDALIAN PRODUK
YG TIDAK SESUAI
INDENTIFIKASI DAN
KEMAMPUAN TELUSUR
PRODUK
PENANGANAN ,
PENYIMPANAN,
PENGEMASAN,
PENGAWETAN DAN
PENYERAHAN

ELEMEN UMUM
PENGENDALIAN
DOKUMEN DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI
DAN PENCEGAHAN
REKAMAN MUTU
TEKNIK STATISTIK
ANALISIS BAHAYA

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI /
BAGIAN UNIT
FABRIKASI
TEKNIK

Page 17

ELEMEN UTAMA
PENGENDALIAN
PROSES/ PERAWATAN
MESIN
PENGENDALAN
PROSES PENYEDIAAN
ENERGI
PENANGANAN,
PENYIMPANAN,
PENGEMASAN,
PENGAWEAN DAN
PENYERAHAN
PERALATAN
SANITASI ALAT

ELEMEN UMUM
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMA N MUTU
ANALISIS BAHAYA

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI /
BAGIAN UNIT
FABRIKASI
TEKNIK

PEMASARAN

Page 18

ELEMEN UTAMA
PELAYANAN
PENGANANAN,
PENYIMPANAN,
PENGEMASAN,
PENGAWETAN DAN
PENYERAHAN

PEMBELIAN

ELEMEN UMUM
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMA N MUTU
ANALISIS BAHAYA
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMAN MUTU
ANALISIS BAHAYA

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI / BAGIAN
UNIT
FABRIKASI PPIC

QUALITY
ASSURANCE
QUALITY
CONTROL
/HACCP TEAM
Page 19

ELEMEN UTAMA

ELEMEN UMUM

SISTEM
MUTU/PERENCANAN
PRODUKSI
PENANGANAN ,
PENYIMPANAN /
PENGENDALIAN
SEDIAAN

PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMA N MUTU

INSPEKSI DAN
PENGUJIAN
STATUS INSPEKSI
DAN UJI
PENGENDALIAN ALAT
INSPEKSI, UKUR, UJI
PENGENDALIAN
BAHAN YG TIDAK
SESUAI

PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMAN MUTU
TEKNIK STATISTIK
ANALISIS BAHAYA

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI / BAGIAN
UNIT

QUALITY
ASSURANCE /
LABORATORIUM

Page 20

ELEMEN UTAMA
INSPEKSI DAN
PENGUJIAN
STATUS INSPEKSI
DAN UJI
PENGENDALIAN ALAT
INSPEKSI, UKUR, UJI
PENGENDALIAN
BAHAN YG TIDAK
SESUAI
TINJAUAN
MANAJEMEN

ELEMEN UMUM
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMAN MUTU
TEKNIK STATISTIK
ANALISIS BAHAYA

Pembagian Tugas Penyusunan dan Pemeliharaan

Sistem HACCP (Lanjutan........)
DIVISI /
BAGIAN UNIT

ELEMEN UTAMA

ELEMEN UMUM

LINGKUNGAN / TANGGUNG JAWAB

K3
MANAJEMEN SUMBER
LINGKUNGAN
DAYA MANUSIA
MANAJEMEN LIMBAH

PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMA N MUTU
ANALISIS BAHAYA

TANGGUNG JAWAB
MANAJEMEN SUMBER
DAYA MANUSIA
SANITASI TENAGA
KERJA

PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN DATA
INTERNAL AUDIT
TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
REKAMAN MUTU
ANALISIS BAHAYA

LINGKUNGAN
K3 / K3
LINGKUNGAN
DAN
HIPERKES

Page 21

DISTRIBUSI TUGAS ORGANISASI

INTEGRASI SISTEM HACCP KE DALAM SISTEM YANG
TELAH BERJALAN
MENYATUKAN STANDAR SISTEM TERSEBUT PADA
AKTIVITAS SEHARI-HARI
EFEKTIVITAS PENERAPANNYA DAPAT DICAPAI JIKA
MASING-MASING PELAKSANA ORGANISASI MEMAHAMI
TENTANG KEDUA SISTEM TERSEBUT

Page 22

EFEKTIVITAS PENERAPANNYA DAPAT DICAPAI JIKA

MASING-MASING PELAKSANA ORGANISASI MEMAHAMI
TENTANG KEDUA SISTEM TERSEBUT

JIKA PEKERJAAN DILAKUKAN OLEH ORANG LUAR

MANUFACTURE MAKA HANYA SISTEM BAYANGAN DAN
TIDAK MENGGAMBARKAN KONDISI SEBERNARNYA

Page 23

DIREKSI
PIMPINAN PUNCAK

BERWENANG MENETAPKAN KOMITMEN YG DICURAHKAN

DALAM BENTUK KEBIJAKAN (POLICY)
KOMITMEN DIREKSI BERDAMPAK BESAR TERHADAP
PENYEDIAAN SUMBER DAYA (TENAGA MANUSIA, FASILITAS,
KEUANGAN)
KEBIJAKAN :
HARUS TERDOKUMENTASI DALAM BENTUK SURAT DAN
MANUAL
DIDITERUSAN BERUPA TUJUAN DAN SASARAN MUTU
Page 24

RINCIAN KEWENANGAN DIREKSI

KEWAJIBAN SISTEM
MANAJEMEN

PEMENUHUAN PERSYARATAN

KOMITMEN

PIMPINAN PERUSAHAAN BERKOMITMEN UNTUK

MENERAPKAN HACCP DAN MENSOSIALISASINYA
KESELURUH JAJARAN MANAJEMEN MELALUI
MEDIA DAN KESEMPATAN

MENETAPKAN
KEBIJAKAN

MENULIS, MENDOKUMENTASIKAN DAN

MENSOSIALISASIKAN KEBIJAKAN PERUSAHAAN
MENGENAI HACCP

MENGANGKAT WAKIL
MANAJEMEN

MENUNJUK DAN MENETAPKAN MELALUI DOKUMEN

RESMI MENGENAI TIM HACCP PERUSAHAAN

PENYEDIAAN
SUMBER DAYA

BERKOMITMEN UNTUK MENYEDIAKAN SUMBER

DAYA (FASILITAS, PERSONALIA, KEUANGAN)
UNTUK KEPENTINGAN PENERAPAN SISTEM HACCP

TIJAUAN
MANAJEMEN

MELAKUKAN EVALUSI PERIODIK TERHADAP

PENERAPAN SISTEM HACCP MELALUI MEDIA
RAPAT ATAU MEDIA

Page 25

DIVISI PEMASARAN
PINTU MASUK DAN KELUAR YG MENGHUBUNGKAN
ORGANISASI DENGAN PELANGGAN
MEMBUAT PROSEDUR YG BERHUBUNGAN DENGAN KONTRAK
JUAL BELI, PENYERAHAN DAN PELAYANAN PURNA JUAL
SISTEM HACCP :

MENEKANKAN KEPUASAN PELANGGAN TERHADAP MUTU

(KUALITAS BARANG, HARGA, WAKTU PENYERAHAN,
KEAMANAN PRODUK, JENIS BAHAN YG SESUAI)
JIKA DALAM KONTRAK PEMBELIAN , PELANGGAN MEMINTA
ORGANISASI UNTUK MELAKUKAN VERIFIKASI KEPADA SUB
KONTRAKTORNYA , MAKA BAGIAN PEMASARAN DAN
PEMBELIAN HARUS MENYIAPKAN MEKANISME VERIFIKASI
TERSEBUT

Page 26

KASUS : PENERAPAN TINJAUAN KONTRAK PADA

SISTEM HACCP
MENUGASKAN MANAJER
PEMASARANNYA UNTUK MEMBUAT
PROSEDUR TENTANG TINJUAN
KONTRAK

DAREN FOOD Inc.

PEMASOK AYAM
PEMASOK

AL BAROKAH
DISTRIBUTOR PRODUK
NUGGET AYAM DI TURKI

PENUNTUT

Page 27

PENYANTUMKAN PERSYARATAN
TAMBAHAN DALAM KONTRAK
KHUSUSNYA TENTANG PENCANTUMAN
BUKTI REGITRASI BAHWA AYAM YG
DIJUAL BEBAS PENYAKIT FLU BURUNG

INFORMASI RINCI TENTANG SUMBER

DAN CARA PENGOLAHAN AYAM
SEBAGAI BAHAN BAKU

RINCIAN TUGAS DEVISI PEMASARAN

NO.

KEWAJIBAN
SISTEM HACCP

PEMENUHAN PERSYARATAN

MENINJAU KONTRAK

MELAKUKAN PENINJAUAN KONTRAK

KHUSUSNYA SEMUA PERSYARATAN YG
BERHUBUNGAN DENGAN MASALAH
KEAMANAN

MENYAJIKAN
INFORMASI
PERUSAHAAN
KEPADA PELANGGAN

MENDISKRIPSIKAN SPESIFIKASI PRODUKSI

SECARA JELAS, BAIK MELALUI MEDIA
BROSUR ATAUPUN RANCANGAN KEMASAN

MEMBUAT DAN
MEMELIHARA
DOKUMEN

MEMBUAT DOKUMEN PENJUALAN DAN

PENYEAHAN PRODUK , KHUSUSNYA YG
MENYANGKUT PENGAMANAN PRODUK DARI
KONTAMINASI PENUKARAN

PENGGUDANGAN
BARANG JADI

MENGENDAALIKAN PENYIMPANAN BARANG

JADI AGAR TIDAK TERKONTAMINASI
SILANG, AMAN DARI HAMA, DAN
TERLINDUNG DARI KERUSAKAN ATAUPUN
PENUKARAN

Page 28

RINCIAN TUGAS DEVISI PEMASARAN (lanjutan...)

NO.

KEWAJIBAN
SISTEM HACCP

PENYERAHAN

MEMELIHARA AGAR SELAMA PENYERAHAN

BARANG JADI AGAR TIDAK TERKONTAMINASI
SILANG , MULAI DARI PEMILIHAN KONTAINER .
PROSES MUAT DAN PENGIRIMAN

LAYANAN PURNA
JUAL

BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP ASPEK

KEAMANAN PANGAN YG MUNGKIN TIMBUL DARI
PRODUK

MEMELIHARA
REKAMAN

REKAMAN KEGIATAN PEMASARAN

PENGECERAN

JIKA PADA TINGKAT PENGECERAN HARUS

MEMBUAT KETENTUAN TATA CARA
PEMASARAN, PENYIMPANAN DAN
PEMELIHARAAN SELAMA PENJUALAN

PENARIKAN
PRODUK

MEMILIKI TATA CARA STANDAR PENARIKAN

PRODUK, BAIK PRODUK RUSAK , KADALUARSA,
DAN YG BERMASALAH

Page 29

PEMENUHAN PERSYARATAN

PEMBELIAN
PINTU MASUK BARANG YG AKAN DIGUNAKAN OLEH
PABRIK
JIKA ORGANISASI MEMASUKKAN BAHAN BERBAHAYA
MAKA BESAR KEMUNGKINAN AKAN MENIMBULKAN
BAHAYA PULA (PRINSIP DASAR PROCUREMENT
CONTROL)
SISTEM HACCP MENGEMBANGKAN 3 SISI ORGANISASI :
1. PENGENDALIAN BAHAN MASUK
2. PENGENDALIAN DALAM PROSES
3. PENGENDALIAN PENYERAHAN BARANG
Page 30

1. PENGENDALIAN BAHAN MASUK

DILAKUKAN TERHADAP :
1. BARANG YG DIBELI
2. MEKANISME PENGADAAN
3. VERIFIKASI SUB KONTRAKTORNYA
SISTEM HACCP
PROSEDUR TERDOKUMENTASI SEHINGGA MENJAMIN
KONSISTENSI KERJA, PENILAIAN TIDAK MEMIHAK ,
TRANSPARASI
SUBJEKTIVITAS DITEKAN MELALUI SISTEM CHEK DAN
RECHEK
Page 31

 PENGENDALIAN PENGADAAN DILAKUKAN TERHADAP :

- BARANG YG AKAN DIBELI
- MEKANISME PENGADAAN - VERIVIKASI TERHADAP
SUBKOTRAKTOR
PROSEDUR TERDOKUMENTASI SEHINGGA MENJAMIN
KONSISTENSI KERJA, PENILIAN TIDAK MEMIHAK,
TRANSPARAN
UNSUR SUBJEKTIVITAS DITEKAN = CHECK AND
RECHACK

Page 32

BEBERAPA AKTIVIS PEMBELIAN YG UMUMJ DILUAR

DEVISI PEMBELIAN
NO.

JENIS PRODUK YG
DIBELI

DEPARTEMEN PELAKSANA

JASA PEST CONTROL

GENERAL AFFAIR

LAUNDRY PAKAIAN
KARYAWAN

GENERAL AFFAIR-HRD

PELATIHAN KARYAWAN

PERSONALIA

JASA KALIBRASI ALAT

LABORATORIUM

JASA PENGUJIAN

LABORATORIUM

JASA SERTIFIKASI
HACCP / PRODUK

MANAJEMEN

JASA KONSULTASI
HACCP

MANAJEMEN

Page 33

RINCIAN TUGAS DIVISI PEMBELIAN

NO.

KEWAJIBAN SISTEM
HACCP

PEMENUHAN PERSYARATAN

MELAKUKAN VERIFIKASI
BARANG YG DIBELI

PENYUSUNAN PROSEDUR VERIFIKASI

TERHADAP PRODUK BARANG DAN
JASA YG DIBELI

MELAKUKAN VERIFIKASI DI
LOKASI SUB
KONTRAKTOR , APABILA
DIMINTA DIALAM TINJAUAN
KONTRAK

VERIFIKASI APAKAH SISTEM

MANUFACTURENYA MENERAPKAN
PRINSIP KEAMANAN PANGAN

MEMBUAT DAN
MEMELIHARA DOKUMEN

PENGENDALIAN DOKUMEN

MEMELIHARA REKAMAN

REKAMAN KEAMANAN PANGAN

MEMBELI BARANG YG
MEMENUHI SYARAT

BARANG YG MEMENUHI KEAMANAN

PANGAN /FOOD GRADE

MEMILIH DAN
MENGEVALUASI DAFTAR
PEMASOK

PEMASOK YG DIPILIH YG MEMENUHI

PERSYARATAN KEAMANAN PANGAN
/MEMP SISTEM MANAJEMEN
KEAMANAN PANGAN

Page 34