BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu ketrampilan mengarang yang harus kita kuasai adalah menulis surat.
Dalam kehidupan sehari-hari kita pasti memerlukan surat. Surat merupakan produk
komunikasi tulis yang paling banyak dibuat dan dipakai. Dari segi pemakaiannya
surat dapat dibedakan atas empat macam, yaitu (1) surat pribadi, (2) surat dinas
pemerintahan, (3) surat sosial kemasyarakatan.
Didalam makalah ini akan dibahas secara ringkas tentang teknik dan teknis
penulisan surat secara umum. Aplikasinya diarahkan terutama pada surat pribadi,
misalnya surat pemberitahuan, surat undangan, surat pernyataan, surat kuasa. Suratsurat tersebut selain dipakai untuk keperluan pribadi juga banyak dipakai oleh
lembaga sosial, perusahaan, dan juga oleh instansi pemerintahan. Disamping itu,
disajikan juga contoh surat sosial kemasyarakatan dan satu surat bisnis. Surat yang
dimaksud adalah surat pengantar, surat ucapan terimakasih, surat penugasan, dan
surat permintaan penawaran.
kriteria dan ciri umum surat yang baik:
1. Menggunakan kertas surat yang tepat (ukuran, jenis, dan warna)
2. Menggunakan bentuk surat yang standar
3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku
4. Menggunakan gaya bahasa yang lugas
5. Menggunakan bahasa yang jelas
6. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat
7. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap
8. Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai didalam surat
menyurat
9. Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.
Dari kesembilan kriteria itu, yang akan disoroti dalam makalah ini hanyalah masalah
kebahasaan. Kenyataan dilapangan menunjukkan masih banyak kesalahan yang
terjadi dalam penulisan surat. Kesalahan yang mewarnai surat pribadi, surat
pemerintah, surat sosial dan surat bisnis sudah menjadi amat banyak dinegara
kita.kesalahan dari segi bahasa yang sering ditemukan dalam surat-surat umumnya
sebagai berikut:
1. Pemakaian huruf besar dan huruf kecil serta penulisan kata banyak yang salah.
1

2.
3.
4.

Pemakaian kata dan istilah, banyak yang tidak tepat.

Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele(terlalu panjang).
Komposisi surat banyak yang tidak teratur.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari surat resmi ?
2. Apa saja macam-macam surat ?
3. Apa tujuan dalam menulis surat ?
4. Bagaimana bahasa yang digunakan dalam menulis surat ?
5. Bagaimana teknik penulisan surat yang benar ?
6. Apa saja contoh-contoh surat
1.3 Tujuan
2. Untuk mengetahui pengertian dari surat resmi
3. Untuk mengetahui macam-macam surat
4. Untuk mengetahui tujuan dalan menulis surat
5. Untuk mengetahui bahasa yang digunakan dalam menulis surat
6. Untuk mengetahui tekinik penulisan surat yang benar
7. Dan mengetahui contoh- contoh dari surat

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Surat Resmi
Surat adalah sarana komunikasi untuk menya mpaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan,
permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis,
dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti
bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum
di perangko harus semakin besar juga.Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu
2

surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan
bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi
menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi
1. Menggunakan kop surat apabil adikeluarkan organisasi
2. Ada nomorsurat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragambahasaresmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:

Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

Hal, berupa garis besar isi surat

Tangga lsurat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

Pembuka/salampembuka (diakhiritandakoma)

Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.

Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salampenutup
2. jabatan
3. tandatangan
4. nama (biasanyadisertainomorindukpegawaiatau NIP)

Tembusan surat, berupapenyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya

suatu kegiatan

Adapun Ciri-ciri Surat Resmi adalah sebagai berikut:

1.

Surat menggunakan bahasa yang baku

2.

Terdapat Kop Surat

3.

Tanggal Surat alamat tujuan

4.

Memiliki Nomor Pengarsipan

5.

Hal, yaitu pemberitahuan mengenai isi surat

6.

Harus ditandatangani dan dibubuhi stempel instansi/badan.perusahaan

7.

Terdapat tembusan surat (bila perlu)

2.2 Contoh Surat Resmi

#Contoh Dari Instansi/sekolahkeindividu

4

SMA Negeri 1 Bogor

Jalan Ir. H. Juanda No. 17 Bogor
No. Telp. (0251) 8321798
________________________________________________________________________
_

Bogor, 27Agustus 2014

No : 27/SMAN 1 Bogor/08/2014
Lampiran : Perihal :Undangan

Yth.
Orang tua/WaliMuridKelas XII
SMA Negeri 1 Bogor

Denganhormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Bogor Khususnya
kelas XII.Maka pada surat kali ini kami selaku badan pendidikan sekolah kami tercinta,
bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik IPS maupun IPA di luar
sekolah. Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada
5

Hari/Tanggal :Sabtu, 30 Agustus 2014

Pukul : 08.45 s.d. 12.45
Tempat :Kebun Raya, Bogor
Acara : PenelitianTumbuh-tumbuhanLangka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan
kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

KepalaSekolah
SMAN 1 Bogor
Ttd,

AmaliaFauhanisa, S.Pd

Contoh Surat Resmi Sekolah

Bogor, 28 Agustus 2014

Yth. Bapak/Ibu Guru Walikelas
di
Tempat
6

Dengan hormat, yang bertandatangan di bawahini:

Nama : AmaliaFauhanisa
Kelas : XII. IPA. 2
Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya pada hari ini Kamis tanggal 28 Agustus
2014 tidak bisa masuk sekolah dan mengikuti pelajaran Bapak danIbu Guru sepenuhnya
karena ada acara keluarga yang tidak dapat anak saya tinggalkan
Karena itu saya mohon kepada Bapak/Ibu guru dapat memaklumi ketidakhadiran anak
saya hari ini, Atas berkenan danIzin dariBapak/Ibu guru saya mengucapkan terimakasih.

Ttd.

(Nama Orang Tua)

2.3 Jenis-jenis Surat Resmi

Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi.
1. Surat permohonan, yaitu surat yang berisi permintaan yang ditujukan kepada
atasan atau pimpinan. Misalnya surat permohonan peninjauan kembali dalam hal
perpindahan tempat tugas.

2. Surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk keperluan mengantarkan

sesuatu. Misalnya surat pengantar pengadaan buku yang diberikan Departemen
Pendidikan kepada sekolah-sekolah.
3. Surat Keputusan, yaitu surat keputusan dari pimpinan tentang suatu hal yang
sebelum memutuskan hal tersebut ada dasar hukum/peraturan/undang-undang
yang melandasi. Surat ini juga digunakan sebagai pedoman kerja. Misalnya Surat
Keputusan Pegawai Negeri Sipil.
4. Surat

panggilan/undangan,

yaitu

surat

yang

digunakan

untuk

memanggil/mengundang seseorang dengan tujuan tertentu. Misalnya surat

panggilan orang tua siswa.
5. Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan untuk mengingatkan supaya
seseorang melakukan tugas dengan baik. Misalnya surat peringatan karena sering
bolos kerja.
6. Surat perintah, yaitu surat yang berisi perintah/instruksi dari atasan kepada
bawahan untuk melakukan tugas di luar pekerjaan rutin. Misalnya surat perintah
dari Ketua BSNP kepada bawahannya untuk membuat setting naskah buku.
7. Surat tugas, yaitu surat yang berisi penugasan seseorang oleh atasan untuk
melaksanakan suatu hal. Misalnya surat tugas dari Kepala Diknas kota W kepada
Pak Amir untuk menjadi Kepala Sekolah sementara di SMP X selama ada
kekosongan jabatan di sekolah tersebut.
8. Surat instruksi, yaitu surat yang berisi instruksi untuk melakukan sesuatu hal.
Misalnya, Kepala Sekolah memberikan surat instruksi kepada guru untuk
mendampingi siswa lomba di luar daerah.
9. Surat kuasa, yaitu surat yang berisi pemberian kuasa kepada seseorang untuk
melakukan suatu hal tanpa menunggu pihak pemberi kuasa. Misalnya surat
pemberian kuasa untuk menandatangani dokumen selama pimpinan berada di luar
negeri.
8

10. Surat pengumuman, yaitu surat yang di dalamnya berisi informasi penting yang
sifatnya segera. Misalnya, pengumuman hari libur sekolah karena ada rapat dinas.
11. Nota dinas, yaitu nota yang dibuat pejabat tinggi untuk bawahannya dalam
keadaan mendesak yang isinya sedikit banyak bersifat rahasia dan segera
membutuhkan solusi serta digunakan dalam ruang lingkup sendiri. Nota dinas
merupakan penyimpangan prosedur yang telah ditentukan. Misalnya dari
gubernur kepada bupati karena ada demonstrasi yang destruktif.
12. Surat niaga, yaitu surat yang ditulis oleh orang/instansi/lembaga yang bergerak
dalam bidang perniagaan dan perusahaan yang isinya mengenai soal-soal seputar
perniagaan. Surat niaga dibagi menjadi:
1. Surat permintaan penawaran, yaitu surat yang berisi permintaan mengenai
informasi tentang suatu barang sebagai bahan pertimbangan pembelian
dalam jumlah banyak.
2. Surat penawaran, yaitu surat yang berisi penawaran sesuatu kepada
seseorang/perusahaan untuk menjalin kerjasama di dalamnya terdapat
keunggulan dari produk yang ditawarkan. Misalnya menawarkan
perlengkapan dapur yang sedang booming.
3. Surat pesanan, yaitu surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual untuk
membeli barang-barang yang diperlukan.
4. Surat tagihan, yaitu surat peringatan yang dikirimkan oleh penjual kepada
pembeli agar pembeli melunasi hutang-hutangnya sesuai perjanjian yang
telah disepakati.
5. Surat jalan/pemberitahuan pengiriman barang, yaitu surat yang dibuat oleh
penjual kepada pembeli yang isinya pemberitahuan tentang barang-barang
pesanan yang sudah ada dan segera dikirim kepada pembeli.

6. Surat tanda bukti/pengiriman pembayaran, yaitu surat dari pembeli yang

isinya bahwa pembeli sudah mengirimkan pembayaran dari barang-barang
yang sudah diterimanya.
7. Surat klaim/pengaduan, yaitu surat pemberitahuan dari pembeli kepada
penjual karena barang yang dikirim tidak sesuai pesanan disertai tuntutan
penyelesaian.
8. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang
sesuatu hal dalam bidang perniagaan, misalnya perpindahan lokasi
perusahaan.
9. Surat ucapan selamat, yaitu surat yang isinya ucapan selamat kepada
perusahaan lain atas sesuatu hal, misalnya karena pembukaan kantor
cabang.
10. Surat ucapan terimakasih, yaitu surat yang menekankan isinya pada
penerima surat supaya merasa senang.
11. Surat belasungkawa, yaitu surat yang isinya menyatakan belasungkawa
perusahaan karena suatu hal.
12. Surat perjanjian: sewa-menyewa, jual beli, borongan, dsb. Yaitu surat yang
isinya perjanjian beberapa pihak tentang suatu hal.
13. Surat gugat, yaitu surat yang isinya menggugat atas apa yang terjadi atau
biasa disebut surat komplain. Misalnya surat gugat dari A ke B karena
barang yang dikirim tidak sesuai dengan perjanjian sehingga pihak A
merasa dirugikan.
14. Surat referensi, yaitu surat yang di dalamnya berisi pertimbangan tentang
suatu hal. Misalnya, surat referensi perusahaan X terhadap Perusahaan Y
sebagai perusahaan yang bergerak di bidang barang elektronik.

10

15. Surat edaran, yaitu surat yang diedarkan kepada kalangan tertentu
menyangkut suatu hal/kegiatan. Misalnya surat edaran dalam rangka
pengambilan rapor oleh wali murid.

2.4 Macam- Macam Surat

Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu
dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut.
A. Berdasarkan Wujud Surat
1.

Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran
kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk
menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh
orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini
biasanya dijual di kantor pos.

2.

Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat
dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop.
Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam
sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

3.

Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim
dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang
singkat.

4.

Surat Bersampul
11

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan
sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi.
Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin
kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat
menyurat.

B. Berdasarkan Pembuatan Surat

1.

Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis,
baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini
adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat
2.Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

2.

Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang
ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga,
organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah
surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

12

C. Berdasarkan Pesan Surat

1.

Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan.
Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.

2.

Surat Setengah Resmi

Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau
lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan
IMB dan surat permohonan cuti.

3.

Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi,
atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat
permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

4.

Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan
berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang
barang, atau pesanan barang.

5.

Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau
keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi
tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

6.

Surat Pengantar

13

Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi
seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1.

Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan
suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul
pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada
sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta
dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir
(luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya
surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat
dokumen kemiliteran.

2.

Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu
atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman
surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS
yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul
kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat
dan surat dokumen suatu instansi.

3.

Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya
memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat
pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

4.

Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa
mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat
undangan.

E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

14

1.

Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat
yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan
singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.

2.

Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu
kantor untuk meminta data atau informasi.
F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1.

Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak
lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat
digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih
luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

2.

Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun
di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang
hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan
ke raung lingkup yang lebih luas.
G. Berdasarkan Penyelesaian Surat

1.

Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat
secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan
dengan cepat.

2.

Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak
harus

dikerjakan

atau

ditanggapi

dengan

H. Berdasarkan Pengertian Umum

1.

Surat Terbuka
15

cepat

seperti

pada

surat

kilat.

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun
kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
2.

Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak
layak diketahui oleh pihak lain.

3.

Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat
pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan
tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat
itu.

2.5 Tujuan penulisan surat

Penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :
1.

Ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak lain .

2.

Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penrima surat tentang informasi yang
disampaikan.

3.

Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
tangkap.

Dengan demikian bila penulisan surat tidak benar, justru tujuan yang diinginkan
dalam surat menyurat tidak akan tercapai.
Sehubung dengan itu, masalah-masalah yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
1.

Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan dalam surat menyurat itu tidak terjadi
dan bagaimana cara mengelolanya sehingga menghasilkan surat yang baik dan efektif.

2.

Para pegawai dan petugas harus menguasai pengaturan surat menyurat terutama suratsurat niaga dan surat-surat resmi.
16

3.

Para pejabat, pemimpin organisasi, instansi, ataupun perusahaan harus selalu

memeriksa dan ikut memperbaiki surat-surat sebelum ditandatangani.
Pada umumnya pengirim surat menginginkan hal-hal berikut dari pembaca surat :

1.

Pembaca atau penerima surat percaya tentang masalah yang ditulis.

2.

Pembaca harus menerima pandangan-pandangan, gagasan, dan keputusan-keputusan

dari pengirim.

3.

Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.

4.

Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.

5.

Pembaca memenuhi segala permintaan pengirim.

6.

Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.

7.

Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.

2.6 Fungsi Surat Menyurat

Ada beberapa fungsi surat yaitu sebagai berikut :
1.

Alat bukti tertulis, misalnya Surat Perjanjian.

2.

Alat pengingat.

3.

Media komunikasi.

4.

Duta atau wakil penulis.

5.

Alat tata usaha.

6.

Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha.

1. Surat sebagai dokumen tertulis
Surat berharga harus disimpan sebaik-baiknya oleh pemilik surat tersebut. Sesungguhnya
surat merupakan salah satu dokumen tertulis bagi si penerima surat atau pemilik surat,
karena dokumen itu sendiri mengandung makna warkat asli yang digunakan untuk
pembuktian suatu keterangan.
2. Surat sebagai duta atau wakil
17

Pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus hati-hati dan bersungguhsungguh dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan buruk bagi organisasinya.
Untuk dapat menciptakan itu susunan isi surat harus baik, termasuk bentuknya. Selain itu
isi surat harus luwes, sopan, menimbulkan kepercayaan dan rasa setia kawan, mudah
dimengerti, singkat dan jelas.
3. Surat sebagai otak Tata Usaha
Surat menyurat harus dilaksanakan dan diatur dengan sebaik-baiknya, sebagai alat yang
menunjukan adanya kegiatan yang dilakukan oleh kantor tersebut.
4. Surat sebagai media komunikasi
Komunikasi dianggap efektif apabila yang dikomunikasikan itu sampai kepada tujuan
sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi harus pula efektif, artinya dapat
mencapai tujuannya. Maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang
dimaksud.
Menulis surat bukanlah hal yang mudah, untuk menulis surat seseorang harus pandai
merumuskan buah pikirannya dengan jelas dan mudah dimengerti oleh orang lain
sehingga mendapat respon yang menguntungkan
Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis
Sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari
pihak satu ke pihak yang lain dinamakan surat. Informasi di sini dapat berupa pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas nama pribadi, jabatan
dalam sebuah organisasi, instansi dan perusahaan informal.
Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasi pengirim surat.
Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah sebagai
berikut:
1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap
perusahaan/instansi.
2. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar,
terperinci, dan terurai.
18

3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang mungkin
dapat disadap oleh orang lain.
4. Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa
diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.

5. Surat sebagai barometer kemajuan kantor

Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak dapat berjalan dan
berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara
sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain
sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif. Dengan komunikasi itu berarti
bertemunya beberapa pendapat, kemauan, dan maksud dari pihak seseorang terhadap
pihak lainnya.
Kesibukan yang dilakukan dalam pengurusan surat-surat merupakan kegiatan pekerjaan
yang tidak henti-hentinya bagi sebuah kantor yang maju. Warkat atau informasi yang
diarsipkan semakin banyak, sebagai pengingat bila diperlukan dan untuk kepentingan
masa yang akan datang.

2.7 Kelebihan Surat :

- Murah
- Daya jangkau lebih luas
- Bersifat formal dan efektif
- Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

19

2.8 Ciri-Ciri Bahasa Dalam Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan.
Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas
dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai
dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa
yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus
menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan
tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah
asing.

Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada
penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung
menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele
serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas
adalah sebagai berikut:
1)

Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2)

Menghilangkan basa-basi

3)

Menambahkan unsur penjelas yang hilang

20

4)

Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5)

Menempatkan tanda baca yang tepat

Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak
kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata
makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga
menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau
membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah
bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang
merendahkan martabat orang lain.
5.

Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam
memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
1)

Ejaan

Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.
a)

Penulisan huruf

Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.

Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar
akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji
Amirudin, Prof. Soetjipto.

Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian,
bangsa Mesir
21

Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan
April, har senin, dan hari Pahlawan.

b)

Penulisan Kata

Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan
kemarin

Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran.

Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak

Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh:
surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.

Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh:
mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.

Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah,
karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan.
Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.

Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan
digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan,
daripada dan apabila.

Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka
penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.

Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata
ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun

22

c)

Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.

Contoh:
Management = Manajemen

Apotheek= Apotek

Kwitantie

Psychology= Psikologi

2)

= Kuitansi

Tanda baca

Tanda titik
Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.

Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor
disingkat No., jalan disingkat Jln

Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana
Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.

Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik.
Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:

Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata
namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.

Merinci hal yang lebih dari dua.

23

Tanda titik dua

Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda
titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului
dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.
Tanda garis miring
Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi.
Contoh: org
2.9 Kriteria Umum Surat Yang Baikkriteria dan ciri umum surat yang baik:
1.

Menggunakan kertas surat yang tepat (ukuran, jenis, dan warna)

2.

Menggunakan bentuk surat yang standar

3.

Menggunakan bahasa Indonesia yang baku

4.

Menggunakan gaya bahasa yang lugas

5.

Menggunakan bahasa yang jelas

6.

Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat

7.

Menyajikan fakta yang benar dan lengkap

8.

Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai didalam surat menyurat

9.

Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.

Dari kesembilan kriteria itu, yang akan disoroti dalam makalah ini hanyalah masalah
kebahasaan. Kenyataan dilapangan menunjukkan masih banyak kesalahan yang terjadi
dalam penulisan surat. Kesalahan yang mewarnai surat pribadi, surat pemerintah, surat
sosial dan surat bisnis sudah menjadi banyak dinegara kita.kesalahan dari segi bahasa
yang sering ditemukan dalam surat-surat umumnya sebagai berikut:

1.

Pemakaian huruf besar dan huruf kecil serta penulisan kata banyak yang salah.
24

2.

Pemakaian kata dan istilah, banyak yang tidak tepat.

3.

Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele(terlalu panjang).

4.

Komposisi surat banyak yang tidak teratur.

2.10 Teknik Penulisan Surat

A. Bagian-bagian Surat
Bagian atau unsur surat mulai dari kepala surat sampai kaki surat seluruhnya ada
empat belas. Namun yang akan diulas disini hanya dua, yaitu alamat tujuan dan isi surat.

B. Alamat Tujuan
Alamat tujuan ada dua macam: pertama alamat luar, yaitu alamat yang ditulis
pada sampul surat penulisan alamat harus memperhatikan segi kepraktisan dan kejelasan
karena alamat tujuan merupakan petunjuk langsung dari penerima surat.
Dalam praktik pemakaian, penulisan alamat tujuan banyak mengandung
kelemahan dan kelemahan ini kurang disadari oleh penulis surat.untuk itu perlu
diperhatikan petunjuk berikut ini.
1)

Dalam penulisan alamat tujuan, kata kepada dan sejenisnya tidak wajib ditulis asalkan
alamat tujuan ditempatkan di posisi yang tepat, yaitu dibagian tengah atau dapat juga
dibagian kanan bawah amplop.

2)

Ungkapan yang terhormat, (disingkat yth.) juga tidak selalu dipakai

Ungkapan yth. Dipakai jika:

a)

Jika surat ditunjukkan kepada seseorang yang dihormati; jika seorang bawahan
mengirim surat kepada atasannya;atau jika sebuah perusahaan mengirim surat kepada
relasinnya.

b)

Jika surat ditunjukkan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang
diikuti nama organisasi atau unit organisasi.
25

Contoh:

Yth. Ketua
Yth. Kabag Personalia PT.

Tetapi jika surat ditunjukkan kepada organisasi,ungkapan yth. Tidak dipakai. pada
amplopnya langsung dituliskan nama organisasi beserta alamatnya.
Contoh:

PT Andhika Sarjana
Jln. Pemuda No.53
Medan 15320
Sumatera Utara

3)

Pada akhir setiap baris, termasuk setelah baris terakhir yang biasanya berisi nama kota,
nama daerah, termasuk nama Negara tidah diberi tanda titik, kecuali bila ada singkatan.

4)

Dalam penulisan alamat tujuan dapat dipakai singkatan yang lazim dengan
mengindahkan ketentuan penulisan singkatan yang berlaku (lihat pedoman EYD).

5)

Kode pos hanya ditulis pada alamat luar. Kode pos perlu dicantumkan untuk
memudahkan petugas pos mengetahui wilayah/lokasi alamat yang dituju.
Contoh(1):

Yth. Bapak Lukman Hakim, S.E.

Seroja II/15A
Rawamangun
Jakarta 13220

Contoh(2):

Yth. Kepala Direktorat Impor

Departemen Perdagangan RI
Jln. Abdul Musis 87
Jakarta 10240
26

Contoh(3): Yth. Direktur PT Sentosa

Jln. Tunjungan No.57
Surabaya 17812

Contoh(4): Yth. Direktur Perum Astek

Jln Letjen Suprapto 139
Jakarta 10530
u.p Bpk. Suratno, S.H.

Contoh(5): Kepada kotak Pos (P.O.Box)

Kotak Pos 247/JKS
Jakarta 12160

Contoh(6): Yth. Pemasang Iklan

Harian Kompas (Kode S-10)
d.a. Palmerah Selatan 86
Jakarta 11480
C. Isi Surat
Isi Surat paling ideal adalah yang terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea
pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup. Ketiga alinea tersebut menjalankan fungsi
tertentudidalam surat karangan, termasuk didalam surat. Memang isi surat bisa dibuat
27

singkat, terdiri atas dua bahkan satu alinea. Tetapi, sebagai suatu karangan, surat yang
demikian terasa kurang lengkap atau kurang ideal.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa struktur surat tidak lepas dari
prinsip komposisi. Isi surat biasa atau surat biasa seyogyanya terdiri atas tiga macam
alenie yang telah disebut diatas karena masing-masing alinea mempunyai fungsi tertentu
seperti yang akan diuraikan berikut ini.

Alinea Pembuka
Alinea pembuka pada sebuah surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca
untuk segera mengetahui masalah pokok surat. Didalam surat resmi, alinea pembuka
harus telah mengandung masalah pokok surat. Setelah membaca alinea pembuka,
pembaca surat hendaknya tidak lagi bertanya-tanya atau merasa heran akan surat yang
deterimanya.
Bunyi alinea pembuka berpengaruh terhadap keberhasilan surat secara
keseluruhan karena alinea pembuka merupakan isi surat yang paling awal dibaca. Oleh
sebab itu alinea ini harus mampu memotivasi pembaca untuk tetap bergairah membaca
seluruh isi surat.
Jika isi surat bertujuan untuk memberitahukan, menanyakan, meminta,
melaporkan dan menyampaikan sesuatu, untuk memulai alinea pembuka dapat
dipergunakan bentuk-bentuk dibawah ini setelah disesuaikan dengan maksud suratnya.
1)

Kami beri tahukan bahwa

2)

Dengan ini kami kabarkan bahwa

3)

Dengan sangat menyesal kami beri tahukan

4)

Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan

28

5)

Dengan ini kami menanyakan

6)

Kami mohon bantuan saudara untuk

7)

Bersama ini kami kirimkan daftar

8)

Sebagai tindak lanjut pertemuan kita

9)

Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu

Jika menjawab atau membalas surat dan menunjuk surat/iklan tertentu, untuk awal alinea
pembukaannya dapat dipergunakan bentuk-bentuk dibawah ini:

1)

Untuk menjawab surat saudara Nomor

2)

Untuk membalas surat saudara Nomor

3)

Sehubungan dengan surat Saudara Nomor

4)

Untuk memenuhi permintaan Saudara melalui surat Nomor

5)

Setelah membaca iklan perusahaan Bapak dalam harian

Sebagai lanjutan dari awal alinea pembuka yang diperkenalkan diatas dapat dipakai
beberapa pilihan anak kalimat yang sesuai dengan kasus dan konteks permasalahan.
Kenyataan menunjukkan bahwa anak kalimat itu sering diawali dengan frasa dengan
iniatau bersama ini sebagai alternative.
Misalnya:

1.

Sebagai tindak lanjut pertemuan kita tanggal dengan ini / bersama ini (harus dipilih
salah satu frasa).

2.

Untuk menjawab surat saudara Nomor dengan ini/bersama ini (harus dipilih salah
satu frasa).
Dalam praktik, penulis surat sering mengacaukan pemakaian bentuk dengan ini
dan bersama ini. Kedua bentuk tersebut sering dianggap mempunya arti yang sama,
padahal arti keduanya sangat berbeda seperti yang tampak dibawah ini.
29

Dengan ini mengandung pengertian:

1.

Dengan perantaran (surat) ini

2.

Melalui (surat) ini

3.

Dengan cara berkirim (surat) ini

Bersama ini mengandung pengertian:
1. Bersama-sama dengan (surat) ini
2. Beserta(surat) ini
3. Mengiringi (surat) ini
Karena perbedaan arti yang kontras, kedua frasa itu tidak dapat saling dipertukarkan
pemakaiannya. Frasa dengan ini dipakai untuk menyatakan maksud tertentu yang
menggunakan surat sebagai perantara, misalnya mengundang, memesan, dan memanggil;
sedangkan frasa bersama ini dipakai untuk menyatakan surat sebagai pengantar untuk
sesuatu yang disertakan bersama surat, misalnya orang, barang, dokumen atau lampiran.
Perhatikan contoh berikut:

1)

Bersama ini kami kirimkan daftar harga kosmetik yang saudara minta.

2)

Untuk melengkapi lamaran ini, bersama ini saya lampirkan fotokopy ijazah dan suratsurat penting lainnya.

3)

Dengan ini kami beri tahukan bahwa barang yang saudara pesan ada dalam sediaan
kami, dan
Contoh diats menunjukkan pemakaian frasa dengan ini dan bersama ini
tidak terbatas pada alinea pembuka, melainkan dapat juga pada alinea transisi. Dengan
perkataan lain, pemakaian kedua frasa itu tidak tergantung pada jenis alinea, melainkan
tergantung pada jenis keperluan. Dengan demikian fras dengan ini dan bersama ini dapat
muncul bersama-sama didalam isi sebuah surat. Perlu juga dicatat bahwa kedua fasa
tersebut tidak harus mutlak dipakai didalam surat menyurat. Namun hendak dipakai,
pilihlah frasa yang sesuai dengan konteks permasalahannya.
30

Alinea transisi
Yang dimaksud dengan alinea transisi adalah seluruh alinea yang terdapat alinea
pembuka dan alinea tertutup. Alinea tansisi sangat penting karena didalamnya terdapat isi
surat yangsesungguhnya yaitu pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.
Alinea-alinea transisi dalam isi surat dapat dibangun dengan beberapa cara, yaitu
dengan cara repetisi, dengan bantuan frasa transisi, dan dengan bantuan partikel, terutama
kata sambung.
1)

Dengan cara repetisi

Contoh :
Alinea awal (alinea pembuka):
Dengan ini kami kabarkan bahwa direktur kami sedang menderita sakit, dan kini
beliau dirawat di Rumah Sakit Islam, Jakarta.

Alinea lanjutan (alinea transisi)

Karena direktur kami sakit, pertemuan yang semula dijadwalkan berlangsung
tanggal terpaksa ditunda.

2)

Dengan bantuan frasa transisi

Dengan bantuan frasa transisi dapat dibentuk alinea transisi. Baik sebagai lanjutan alinea
pembuka maupun sebagai lanjutan alinea transisi sebelumnya.
Contoh:
Alinea awal (alinea pembuka):
Kami beri tahukan kepada saudara bahwa perusahaan kami telah ditunjuk sebagai
dealer barang elektronik merk; kawaguchi untuk seluruh Indonesia.
31

Alinea lanjutan (alinea transisi):

Sehubungan dengan hal tersebut, kami membuka kesempatan kepada perusahaan
swasta nasional untuk menjadi agen. Adapun persyaratannya adalah .
Alinea transisi lanjutan:
Walaupun demikian kami masih memberikan kelonggaranwaktu kepada saudara
untukmelakukan pembayaran pada akhir bulan ini. Bila sampai waktu tersebut saudara
masih juga belum membayarnya .

3)

Dengan bantuan kata penghubung

Kata-kata penghubung seperti meskipun, berhubungan, tetapi, namun, sebaliknya,
kemudian, selanjutnya, dan jadi, dapat dipakai untuk memulai alinea transisi, asal
disesuaikan dengan fungsi masing-masing kata tersebut.
Contoh:
Alinea transisi:
Pada hari tersebut akan diadakan testing dan wawancara. Untuk itu kami harap saudara
membawa ijazah asli dan surat keterangan lain yang diperlukan.
Alinea lanjutan (alinea transisi):
Selanjutnya akan dilakukan pemeriksaan kesehatan yang meliputi

Untuk menghindari isi surat yang monoton, ketiga cara tersebut diatas dapat digunakan
secara berganti-ganti. Repetisi umumnya digunakan untuk menekankan hal penting yang
dirasa perlu diulang-ulang. Repetisi tidak harus mengulang bagian alinea, tetapi dapat
juga dengan memakai kata ganti.
Alinea penutup
32

Alinea penutup berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok surat sudah
selesai. Alinea ini tidak lagi berisi keterangan atau rincian, melainkan lebih merupakan
kesimpulan.bagan ini penulis surat dapat menegaskan sesuatu, mengemukakan harapan
atau himbauan, dan mengucapkan terimakasih bila perlu.
Alinea penutup harus singkat dan tegas serta tidak berisi basa-basi yang berlebihan.
Alinea penutup harus selaras dengan misi surat. Bunyi alinea penutup untuk sebuah surat
berita dengan sendirinya berbeda denan bunyi alinea penutup surat-surat non berita.
Dibawah ini disajikan beberapa contoh alinea penutup yang pemakaiannya dapat
disesuaikan dengan isi dan sifat surat yang akan dibuat.
1.

Atas perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih.

2.

Demikianlah agar saudara maklum, dan atas perhatian saudara kami ucapkan
terimakasih.

3.

Harapan kami semoga kerjasama yang telah kita bina dapat ditingkatkan terus.

4.

Atas bantuan dan perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih.

5.

Perhatian saudara terhadap hal ini sangat kami hormati.

6.

Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian saudara kami ucapkan
terimakasih.

7.

Demikian agar instruksi ini dilaksanakan dengan rasa tanggung jawab.

D. Bahasa Surat
Surat merupakan salah satu produk komunikasi yang penting. Pesan-pesan
praktis berupa kabar atau berita tertulis umumnya disampaikan orang melalui surat.
Kiranya keunggulan surat yang tak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, yaitu adanya
bukti berupa tulisan hitam diatasrapi at putihmengakibatkan orang harus memakai surat
sebagai alat komunikasi.

33

Adanya bukti berupa tulisan bukanlah terutama yang dimaksudkan untuk melihat
apakah tulisan atau ketikan seseorang rapi atau tidak, tetapi lebih dari itu; apakah isi atau
pesan yang disampaikan oleh pengirimnya efektif atau tidak.
Agar pesan yang ditransfer itu komunikatif hendaknya penulis surat
menggunakan bahasa yang benar yang sesuai dengan kaidah bahasa secara umum dan
kaidah bahasa surat secara khusus. Suatu karangan formal, terutama karangan nonfiksi
seprti surat, bahasanya harus jelas, lugas dan umum (memasyarakat). Penuluspun
hendaknya juga memperhatikan pemakaian kata-kata yang baku, pemakaian ungkapan
tetap, dan pemakaian ejaan secara benar. Berikut ini permasalahan tersebut akan dibahas
secara ringkas satu per satu.

BAB III
KESIMPULAN
Dari materi yang telah dipaparkan maka dapat diambil kesimpulan
1. Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi
34

2. Macam- Macam Surat

A. Berdasarkan Wujud Surat
Kartu Pos, Warkat Pos, Telegram, Surat Bersampul
B. Berdasarkan Pembuatan Surat
Surat Pribadi, Surat Resmi.
C. Berdasarkan Pesan Surat
Surat Keluarga, Surat Setengah Resmi, Surat Sosial, Surat Niaga, Surat Dinas,
Surat Pengantar
D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
Surat Sangat Rahasia, Surat Rahasia, Surat Konfidensial, Surat Biasa
E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Memorandum/ Memo, Nota
F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Pengumuman , Surat Edaran
G. Berdasarkan Penyelesaian SuratSurat Kilat
Surat kilat , Surat Segera
H. Berdasarkan Pengertian Umum
Surat Terbuka, Surat Tertutup, Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan
alamat pengirim
3.

Tujuan Penulisan Surat

Penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :
1.
Ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak lain .
2.
Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penrima surat tentang informasi
yang disampaikan.
3.
Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan
tidak salah tangkap

4.

Bahasa Dalam Surat, diantaranya

a . Bahasa yang Jelas
b. Bahasa yang lugas
35

c. Bahasa Umum
5.

Teknik Penulisan Surat meliputi

a.
b.
c.
d.

Bagian-bagian Surat
Alamat Tujuan
Isi Surat
Bahasa surat

DAFTAR PUSTAKA

Finoza, lamuddin. Komposisi Bahasa Indonesia. Untuk Mahasiswa Non Jurusan Bahasa.
Jakarta: Diksi Insan Mulia, 1993
36

http://id.wikipedia.org/wiki/Surat
http://www.zonasiswa.com/2014/01/jenis-jenis-surat-lengkap.html

37