MENYUSUN STANDAR KINERJA KARYAWAN: Respon untuk Sausan

POSTED BY COKROAMINOTO SEPTEMBER 28, 2007 90 COMMENTS

Untuk menetapkan tingkat kinerja karyawan, dibutuhkan penilaian kinerja. Penilaian kinerja
yang adil membutuhkan standar. Patokan yang dapat digunakan sebagai perbandingan
terhadap kinerja antar karyawan. Menurut Simamora (2004), semakin jelas standar
kinerjanya, makin akurat tingkat penilaian kinerjanya. Masalahnya, baik para penyelia
maupun karyawan tidak seluruhnya mengerti apa yang seharusnya mereka kerjakan. Karena
bisajadi, standar kinerja tersebut belum pernah disusun.Oleh karena itu, langkah pertama
adalah meninjau standar kinerja yang ada dan menyusun standar yang baru jika diperlukan.
Banyak hal yang dapat diukur untuk menentukan kinerja. Banyak literatur, menyebutkan
bahwa kinerja merupakan keterkaitan unsur motivasi, kemampuan individu, serta faktor
organisasi, yang menghasilkan perilaku.
Perilaku (behavior) merupakan proses cara seseorang mengerjakan sesuatu. Perilaku
merupakan sebuah unsur yang menjadi pusat perbedaan manusia antar individu. Dalam
pekerjaan, dapat dibayangkan jika tanpa perilaku, pasti tidak akan ada produksi yang
dihasilkan. Perilaku merupakan kata kunci, sebab dalam pekerjaan sangat banyak perilaku
yang muncul yang menyebabkan sebuah hasil tertentu. Perilaku dapat diobservasi yang
memungkinkan kita dapat membetulkan, menjumlah dan menilai dan selanjutnya kita dapat
mengelolanya.
Apa yang akan terjadi, jika seorang manajer menaruh perhatiannya hanya pada pengelolaan
hasil saja? Tidak akan selalu efektif, karena perilaku merupakan bagian dari keseluruhan
proses

dan

hasil

itu

adalah

keluaran

dari

perilaku.

Perilaku yang tepat akan membuahkan hasil yang merefleksikan gabungan upaya banyak
individu. Perilaku mencerminkan usaha seseorang untuk melakukan sesuatu. Sementara itu,
karakteristik individu menunjukkan penyebab perilaku.
Standar

kinerja

Minimal sebuah standar kinerja, harus berisi dua jenis informasi dasar tentang apa yang harus
dilakukan dan seberapa baik harus melakukannya. Standar kinerja merupakan identifikasi
tugas pekerjaan, kewajiban, dan elemen kritis yang menggambarkan apa yang harus
dilakukan. Standar kinerja terfokus pada seberapa baik tugas akan dilaksanakan.
Agar berdaya guna, setiap standar/kriteria harus dinyatakan secara cukup jelas sehingga
manajer dan bawahan atau kelompok kerja mengetahui apa yang diharapkan dan apakah telah
tercapai atau tidak. Standar haruslah dinyatakan secara tertulis dalam upaya menggambarkan
kinerja yang sungguh-sungguh memuaskan untuk tugas yang kritis maupun yang tidak kritis.
Hal ini dikarenakan bahwa tugas pekerjaan dan standar kinerja saling berkaitan, adalah
praktik yang lazim mengembangkannya pada waktu yang bersamaan. Apapun metode

analisis pekerjaan yang digunakan haruslah memperhitungkan aspek kuantitatif kinerja.

Lebih

lanjut,

setiap

standar

harus

menunjuk

pada

aspek

spesifik

pekerjaan.

Tampaknya lebih mudah mengukur kinerja terhadap standar yang dapat digambarkan dalam
istilah kuantitatif. Sungguhpun demikian, pekerjaan manajerial memiliki sebuah komponen
tambahan. Yaitu, disamping hasil yang merefleksiksn kinerja manajer itu sendiri, hasil yang
lainya mencerminkan kinerja unit organisasional yang menjadi tanggung jawab manajer
bersangkutan.
Dari beberapa literatur yang saya baca, kemudian saya gabung-gabungkan dengan
pengalaman melakukan penyusunan standar kinerja di sebuah unit/instalasi di Rumah Sakit,
saya berikan contoh lembar penilaian kinerja. Semoga dapat menjadi inspirasi.
UNSUR PENILAIAN KINERJA HASIL PENILAIAN
Rendah Sedang Tinggi
KARAKTERISTIK INDIVIDU
Keahlian
Pengetahuan kerja
Kepemilikan sertifikat/ijin keahlian
Kemampuan
Kekuatan fisik
Koordinasi anggota badan dlm bekerja
Kemandirian
Kebutuhan
Hasrat untuk berhasil
Kebutuhan sosial
Sikap
Kejujuran
Loyalitas
Kreativitas
Kepemimpinan
PERILAKU
Pelaksanaan tugas pokok (berdasarkan identifikasi dan elemen kritis pekerjaan)
Menjelaskan produk kepada calon pembeli
Menjual produk
Melakukan pengepakan dan pengiriman
Menanggapi komplain dan keluhan
Mematuhi perintah

Melaporkan masalah
Merawat perlengkapan
Membuat catatan pekerjaan
Mengikuti peraturan
Hadir secara teratur
Memberi saran
HASIL
Jenis/kuantitas Produk
Nilai jual Produk
Tingkat Produksi
Pelanggan yang dilayani
Kualitas Produksi
Efektivitas penggunaan bahan
Efektivitas penggunaan alat
Tingkat keselamatan kerja
Kepatuhan terhadap prosedur
Kepuasan pelanggan
Pengertian Controlling (mengendalikan)
Pengawasan, Pengendalian atau Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa
mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan
dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan
semula.
Langkah langkah Dalam Mengendalikan Fungsi Manajemen
Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :
1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan
bila ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan
sesuai dengan rencana.
Tipe tipe Kontrol Dalam Manajemen
Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

1. Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari
dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas
mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai
kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat
mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh
bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit
pengawasan di tingkat departemen.
2. Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)
Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi
terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu
pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk
minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan
Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.
3. Pengendalian preventif
Adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud
pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.
4. Pengendalian represif
Adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud
dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan
pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian
anggaran disebut post- audit).
Jelaskan Proses Kontrol Manajemen
Dalam proses pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat
pengendalian informal pun masih banyak digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian
manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain,
terdiri dari proses :
1.Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan
memperkirakansumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah
ditentukan.
2.Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu
moneteruntuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada
kumpulan anggarananggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3.Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan
penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan
sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya.
Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang
akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan
untuk mengukur kinerja para manajer.
4.Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen
agar datauntuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

PENGUKURAN KINERJA (MANAJEMEN OPERASI)

Manajemen operasi yang efektif membutuhkan standar yang dapat membantu perusahaan
untuk menentukan :
1.

Proporsi dari setiap barang yang diproduksi (biaya pekerja).

2.
Kebutuhan staf (berapa banyak orang dibutuhkan untuk memproduksi
barang yang dibutuhkan).
3.
Perkiraan biaya dan waktu sebelum produksi dilaksanakan (untuk
membantu mengambil baragam keputusan, dari perkiraan biaya hingga ke keputusan untuk
membuat sendiri atau membeli).
4.
Jumlah kru dan keseimbangan pekerjaan (siapa mengerjakan apa dalam
satu aktivitas kelompok atau pada satu lini produksi).
5.
Tingkat produksi yang diharapkan (sehingga baik manajer dan pekerja
tahu apa saja yang termasuk dalam satu hari kerja normal).
6.
Dasar perencanaan insentif pekerja (apa yang menjadi acuan untuk
memberikan insentif yang tepat).
7.
Efisiensi karyawan dan pengawasan (sebuah standar diperlukan untuk
mengetahui apa yang digunakan dalam penentuan efisiensi)
A.

Pengukuran Pekerjaan

Yang dimaksud dengan pengukuran pekerjaan adalah penetapan waktu yang diperkirakan
diperlukan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Standar pekerja yang ditetapkan secara

benar, mewakili waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja rata-rata untuk melaksanakan
aktivitas tertentu dibawah kondisi kerja normal.
Tujuan pengukuran kerja Standar pekerja ditetapkan dengan empat cara :
1.

Pengalaman masa lalu (historical experience)

Standar masa lalu mempunyai kelebihan, karena secara relative mudah dan murah
didapatkan. Walaupun demikian, standar ini tidak objektif dan kita tidak mengetahui
keakuratannya, apakah mereka mencerminkan kecepatan kerja yang layak atau yang buruk,
dan apakah kejadian yang tidak biasa terjadi sudah dimasukan dalam perhitungan.

2.

Studi waktu (time studies)

Merupakan pencatatan waktu sebuah sampel kinerja pekerja dan menggunakannya sebagai
dasar untuk menetapkan waktu standar. Seorang pekerja yang terlatih dan berpengalaman
dapat menerapkan standar dengan delapan langkah berikut :
a.

Definisikan pekerjaan yang akan diamati (setelah analisis metode dilakukan).

b.
Bagi pekerjaan menjadi elemen yang tepat (bagian dari pekerjaan yang sering
membutuhkan tidak lebih dari beberapa detik).
c.
Tentukan berapa kali akan dilakukan pengamatan (jumlah siklus atau $sample yang
dibutuhkan).
d.

Hitung waktu dan catat waktu elemen serta tingkat kinerja.

e.
Hitung waktu siklus rata-rata. Waktu siklus pengamatan rata-rata (average observed
cycle time) merupakan rata-rata aritmetika dari waktu setiap elemen yang diukur, yang
disesuaikan dari pengaruh yang tidak biasa untuk setiap elemen :
Waktu siklus pengamatan rata-rata =
(jumlah waktu yang dicatat untuk melaksanakan setiap system)
jumlah siklus pengamatan
Tentukan tingkat kinerja dan kemudian hitung waktu normal untuk setiap elemen. Yaitu
waktu pengamatan yang disesuaikan lajunya.
Waktu normal = (waktu siklus pengamatan rata-rata) X (faktor peringkat)
Tingkat kinerja menyesuaiakan waktu pengamatan dengan waktu yang diharapkan dapat
dikerjakan oleh seorang pekerja normal.
f.
Tambahkan waktu normal untuk setiap elemen, untuk mendapatkan waktu normal total
bagi pekerjaan tersebut.

g.
Hitunglah waktu standar (standard time). Penyesuaian ke waktu normal total
memeberikan kelonggaran seperti kebutuhan pribadi, keterlambatan yang tidak dapat
dihindarkan, dan kelelahan.
Waktu standar

Waktu normal total

1 faktor kelonggaran

3.

Pengambilan sampel kerja (work sampling).

Memperkirakan persentase waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja paa beragam
pekerjaannya. Kegunaan utama dari work sampling adalah untuk mengetahui ratio
kelambatan, yang menggambarkan persentase dari waktu tenaga kerja atau mesin terlambat
atau nganggur dan untuk menganalisa pekerjaan yang tugasnya bukan repetitive. Prosedur
pengambilan sampel kerja dapat diringkas menjadi lima langkah antara lain :
a.
Ambil sampel awal untuk mendapatkan sebuah perkiraan nilai parameter (sepert
perhitungan persentase waktu sibuk seorang pekerja).
b.

Hitung ukuran sampel yang dibutuhkan.

c.

Buat jadwal untuk mengamati pekerjaan pada waktu yang layak.

d.

Lakukan pengamatan dan catat aktivitas pekerja.

e.

Tentukan bagaimana pekerja menghabiskan waktu mereka (biasanya dalam persentase).

Pengambilan sampel kerja menawarkan beberapa kelebihan dibandingkan metode studi

waktu. Pertama, pengambilan sampel kerja menawarkan beberapa kelebihan dibandingkan
metode studi wakrtu. Kedua, Pengamat tidak membutuhkan pelatihan yang khusus dan tidak
diperlukan dapat ditunda kapan saja dengan menghasilkan sedikit dampak pada hasil. Ketiga,
Penelitian sampel kerja dengan menghasilkan sedikit dampak pada hasil. Keempat, prosedur
yang ada hanya sedikit mengganggu dan karenanya tidak menyebabkan pekerjaan.
Kelemahan dari pengambilan sampel kerja adalah (1) tidak membagi elemen kerjaselengkap
studi waktu, (2) pengambilan sampel kerja dapat menghasilkan hasil yang biasa atau tidak
benar, jika pengamat tidak mengikuti rute perjalanan dan pengamatan yang acak, dan (3)
karena tidak mengganggu, pengambilan sampel kerja cenderung kurang akurat, terutama saat
pekerjaan yang diamati meiliki waktu siklus pendek.
Standar pekerja dibutuhkan untuk sebuah sistem operasi yang efisien. standar pekerja
dibutuhkan bagi perencanaan produksi, perncanaan pekerjaan, pembuatan anggaran, dan
mengevaluasi kinerja. Standar pekerja juga dapat digunakan sebagai dasar sistem insentif.
Mereka digunakan baik di pabrik dan kantor.
B.

Data Historis

Untuk melaksanakan study waktu dengan stopwatch ada beberapa kendala antara lain,
tenaga kerja yang sering tidak suka dijadikan subjek dari study dan sering menunjukkan sikap
yang tidak kooperatif serta sulitnya melakukan pembobotan pekerjaan. Namun demikian,
penggunaan waktu historis mempunyai beberapa kelemahan antara lain sulit untuk
menggunakan waktu historis ini untuk membuat waktu standar secara abstrak tanpa
melakukan study waktu.
C.

Data Standar atau Data Waktu Standar yang Ditetapkan Sebelumnya

Suatu pembagian pekerjaan manual menjadi elemen dasar kecil yang waktunya telah
ditetapkan dan dapat diterima secara luas. Beberapa perusahaan menggunakan sebuah
perpaduan dari penelitian menggunakan stopwatch dan standar waktu yang telah ditentukan,
terutama di saat mereka bertujuan untuk menguji hasil yang didapatkan.
D.

Learning Curve

Learning curve atau yang kadang-kadang sering disebut sebagai improvement curve
adalah gambar atau grafik yang menggambarkan fakta bahwa jika pekerja melakukan
tugasnya berulang-ulang, maka prestasi mereka akan meningkat. Dasar pemikiran dari
learning curve adalah bahwa perbaikan terjadi karena para pekerja belajar bagaimana
melakukan pekerjaan lebih baik dengan menghasilkan produk yang lebih banyak. Learning
curve dapat membantu manajer memproyeksikan tenaga kerja dan kebutuhan anggaran dalam
rangka mengembangkan rencana jadwal produksi.