Copyright @ BAMBANG UTOMO.

Allright
reserved.

1
p. hp

PENGERTIAN ARSIP
Arsip

Arche
(Yunani)
Ta arche

catatan
Archion

Kota,
Gd.Pemerintah

Archivum (Latin)
penyimpanan

* Permulaan
* Jabatan
* Fungsi
* Kuasa Hukum
* Dokumen atau
* Catatan
* Balai

Tempat

dokumen pemerintah
Dokumen
yang

Archives (Inggris)
Archief (Belanda)

* Tempat
* Semua kata
tertulis
2

Arsip(Indonesia)

* Semua warkat

PENGERTIAN ARSIP
ODELL dan STRONG

Fakta fakta tertulis

Mengenai peristiwa peristiwa dan kegiatan
Warkat dapat berwujud dalam surat surat, data, barang barang
cetakan, kata kata, lembaran lembaran atau buku buku yang
menyebutkan tentang fakta fakta tersebut.

PENGERTIAN ARSIP
SCHELLENBERG

Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari

suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang
diputuskan sebagai bahan berharga untuk
diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari
keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah
dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

PENGERTIAN ARSIP
MULER dan Kawan kawan

Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan tulisan dan

barangbarang cetakan yang secara resmi diterima atau
dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah
seorang dari pejabat pejabat sepanjang dokumen
dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah
pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.

PENGERTIAN ARSIP
DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI
23 FEBRUARI 2 MARET 1957
1.

2.

Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang

terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak
tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap
saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk
melaksanakan tindakan tindakan selanjutnya.
Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan
pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang
segala surat, baik dalam pemerintahan maupun
dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar,
dengan suatu sistem tertentu yang dapat
dipertanggung jawabkan.

PENGERTIAN ARSIP
PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961
TENTANG POKOK POKOK KEARSIPAN
1.

2.

Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis

bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok,
maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya.
Kumpulan surat surat atau bahan bahan penolong lainnya
dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi
negara dibuat secara physis dengan perkembangan
organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

PENGERTIAN ARSIP

UNDANG UNDANG NO. 7 TAHUN 1971

TENTANG KETENTUAN KETENTUAN POKOK
KEARSIPAN
Pasal 1 ayat a :
- Naskah naskah yang dibuat dan diterima.
- oleh lembaga lembaga Negara dan Badan
badan pemerintahan;
- dalam bentuk corak apapun.
- baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
- dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahaan.
8

Lanjutan UU No.7 tahun 1971

Pasal 1 ayat b
- Naskah naskah yang dibuat dan diterima
- oleh badan badan swasta, dan / atau perorangan
- dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok.
- dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN
a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan
dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan
pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan
dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan
perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara
penemuannya kembali apabila sewaktu waktu diperlukan
b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan
menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan.
c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan
pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun
dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk
10
kegiatan administrasi sehari-hari

FUNGSI ARSIP
1.

Pasal 2 UU
No.7/1971
Fungsi ARSIP

2.

ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan admisistrasi negara.
a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih
digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan
satuan kerja pada suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu
waktu informasinya masih diperlukan.
c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.
ARSIP STATIS
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan
pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan
administrasi sehari hari. Arsip statis ini terutama
berguna untuk penelitian ilmiah
11

FUNGSI ARSIP
1. Mendukung proses pengambilan
keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.
Fungsi / kegunaan
ARSIP sebagai
Sumber informasi

3. Mendukung pengawasan.
4. Sebagai alat pembuktian.
5. Memori perusahaan.
6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.

12

TUJUAN KEARSIPAN
PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971
TUJUAN KEARSIPAN

Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung

jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan,
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban
tersebut bagi pemerintah.

Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu

menyediakan informasi dengan tepat,
lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien
13

ARSIP

NILAI GUNA ARSIP

Administrative Value

ALFRED ?

Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value

15

SISTEM KEARSIPAN
Kebijaksanaan pengendalian surat
dengan menggunakan kartu kendali

Sistem Kearsipan
Pola Baru

Kebijaksanaan penataan berkas

dengan menggunakan metode
pemberkasan.

Kebijaksanaan penggunaan arsip

dengan melaksanakan penyusutan
16

JENIS ARSIP
JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :
1.
2.
3.
4.

Arsip berbasis kertas.

Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).
Arsip kartografik dan arsitektual
Arsip elektronik (Mechine readable)

17

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN
Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh
daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).

MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO

Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang
sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang
dibutuhkan.

IRA A.PENN
Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis
terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan
penyusutan arsip
18

TUJUAN MANAJEMEN ARSIP

DINAMIS
1.
2.
3.

Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang

disimpan hanya arsip yang penting saja.
Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.

19

ASAS PENGORGANISASIAN
ARSIP
1. Azas Sentralisasi
Asas Pengorganisasian
Arsip Dinamis

2. Asas Desentralisasi
3. Asas Gabungan
Sentralisasi dan
desentralisasi

20