SOP dan Record Keeping

A. Sanitasi
a. Pekerja Area Produksi
1. Setiap karyawan melakukan sanitasi sebelum dan sesudah
melakukan produksi yaitu mencuci tangan dengan menggunakan
perlengkapan sanitasi yang sudah disediakan.
2. Pekerja di dalam area produksi wajib menggunakan perlengkapan
keamanan yang terdiri dari:
a. Masker
Masker terbuat dari kain, cukup untuk melindungi dari debu
dan kelembaban berlebih dan tidak terlalu pengap.
b. Penutup kepala
Tutup kepala digunakan untuk menjaga agar tidak terjadi
pencemaran teh dari debu dari kepala atau rambut pekerja
sehingga estetika dan keamanan teh dapat dijaga.
c. Celemek/Jas Lab
Celemek dapat befungsi sebagai pelindung pakaian pekerja
dari kotoran teh yang terkadang susah dihilangkan. Selain itu
juga dapat merapikan pakaian kerja sehingga kemungkinan
pakaian tersangkut pada alat lebih terkurangi.
d. Sarung tangan
Sarung tangan banyak difungsikan untuk menghindari
kontaminasi produk oleh tangan pekerja sebagai pengolahnya.
Selain itu juga untuk pengamanan kerja saat melakukan
pekerjaan.
e. Sepatu Kerja / Penutup sepatu
Karyawan produksi diwajibkan menggunakan sepatu khusus
atau penutup sepatu untuk menghindari kontaminasi silang dari
luar area produksi.
b. Peralatan
1. Peralatan produksi dilakukan sanitasi minimal satu kali dalam satu
minggu menggunakan bahan desinfeksi.
2. Peralatan di dalam area produksi dilakukan pembersihan setiap hari
yaitu setelah proses produksi selesai dikerjakan.
3. Peralatan juga dilakukan kalibrasi secara berkala.
c. Ruangan
1. Ruang produksi berupa lantai dan dinding dilakukan sanitasi
minimal satu kali dalam satu minggu menggunakan bahan
desinfeksi.
2. Setiap hari ruangan produksi terutama lantai dilakukan
pembersihan tanpa menggunakan bahan pembersih lantai atau
detergen setelah proses produksi selesai.

3. Pada saat proses sedang berjalan dilarang membersihkan debu

yang menempel pada alat dan mesin
B. Receiving Area
1. Barang yang telah diterima dari supplier dicatat dalam buku pencatatan
dan ditandai dengan serah terima resi penerimaan barang.
2. Barang yang baru datang dilakuakn beberarapa pengecekan
diantaranya:
a. Penimbangan berat
b. Uji organoleptik (tampilan ukuran, warna, rasa, dan aroma)
3. Barang yang sudah diterima dimasukkan ke dalam area penyimpanan
yang sudah disediakan dan ditata sesuai dengan blok masing-masing.
C. Penyimpanan
1. Penyimpanan barang dilakukan secara teratur sesuai dengan blok
barang masing-masing untuk memudahkan proses produksi dan
pengontrolan barang.
2. Barang di dalam area penyimpanan tidak boleh bersentuhan langsung
dengan lantai untuk mencegah peningkatan kelembaban.
3. Suhu ruang penyimpanan dijaga pada kondisi sejuk yaitu (20-25)0C
4. Udara ruang penyimpanan tidak boleh terlalu lembab untuk mencegah
berkembangnya bakteri.
5. Lubang udara area penyimpanan diberi penutup untuk mencegah
binatang dan serangga masuk ke dalam area penyimpanan.
D. Proses Produksi
1. Proses produksi dilakukan mengikuti alur proses yang sudah
disediakan.
2. Selama proses produksi setiap karyawan di dalam area produksi wajib
menjalankan SOP kerja yang telah di tetapkan.
3. Selama proses produksi karyawan bagian produksi dilarang keluar
masuk area produksi dan area kantor kecuali untuk kepentingan khusus
dan mendesak.
4. Perlengkapan yang digunakan di dalam area produksi tidak boleh di
bawa atau dipindahkan ke luar area produksi termasuk perlengkapan
keamanan pekerja (masker, sarung tangan, penutup kepala, sepatu
khusus / penutup sepatu, dan celemek / jas lab).
E. QC
1. QC melakukan pengecekan mulai dari raw material hingga finish
product, yang terdiri dari:
a. Pengecekan berat raw material
b. Uji organoleptik (bentuk, warna, rasa, dan aroma) raw material
dan finish product.
c. Pengecekan kemasan produk jadi.

2. QC memastikan proses produksi sesuai dengan pedoman proses yang

disediakan.
3. QC memastikan pekerja di dalam area produksi menjalankan SOP
kerjanya dengan benar.
4. QC mendokumentasikan kegiatan produksi di dalam lembar
pencatatan yang sudah disediakan terdiri dari:
a. Pencatatan kualitas (uji organoleptik) dan kuantitas (berat) raw
material yang baru datang.
b. Pencatatan data produksi harian (jenis produk yang dibuat dan
kuantitasnya)
5. QC berkoordinasi dengan bagian penyimpanan untuk memastikan
ketersediaan produk terjaga dengan baik.
6. QC melakukan perbaikan apabila terjadi customer complaint terkait
kualitas produk.
7. Melakukan pengecekan produk akhir sebelum produk dikirim ke
konsumen.
F. Pekerja di luar area produksi
1. Pekerja di luar area produksi yang akan memasuki area produksi harus
meminta izin pada QC untuk mencegah adanya kontaminasi silang dari
luar area produksi.
2. Pekerja yang terpaksa harus memasuki area produksi harus
menggunakan perlengkapan keamanan (masker, penutup kepala, dan
sepatu khusus / penutup sepatu).
3. Pekerja dari luar area produksi di larang membawa masuk barang dari
luar area produksi atau membewa keluar barang dari dalam area
produksi untuk mencegah kontaminasi.
G. Pest Control (MSDS)
H. Training Karyawan
1. Prosedur
:
1.1.
Umum
1.1.1. Pelatihan untuk personil Institusi meliputi :
Pelatihan Induksi
Pelatihan Administrasi
Pelatihan Pengembangan Karir
1.1.2. Pelatihan Induksi mencakup pengenalan mengenai :
Organisasi Institusi
Asas dan Peraturan Perusahaan
Uraian pekerjaan dan tanggung jawab
1.2. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
1.2.1. Atasan langsung bertanggung jawab untuk mengidentifikasi
pelatihan induksi bagi karyawan baru di unit kerjanya.

1.2.2. QAC bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan

pelatihan yang berkaitan dengan Sistem Mutu bagi semua
personil Institusi.
1.2.3. Kepala Biro/UPT/Program Studi bertanggung jawab untuk
mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yan mencakup pelatihan
Pengembangan Karir dan Pelatihan Administrasi bagi semua
personil yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai
dengan kualifikasi jabatan masing-masing.
1.3. Pelatihan Induksi
1.3.1. Atasan langsung personil baru atau personil yang baru
dimutasikan bertanggung jawab atas pelaksanaan Pelatihan
Induksi. Pelatihan Induksi dicatat dalam Formulir Kegiatan
Pelatihan Induksi (FR-02.2-01.).
1.3.2. Pelatihan Induksi harus dilakukan selambat-lambatnya 1 (satu)
minggu dari tanggal hari pertama masuk kerja personil yang
bersangkutan. Pelatihan Induksi diberikan kepada semua
pegawai baru walaupun pegawai tersebut masih dalam masa
percobaan.
1.3.3. Prosedur evaluasi untuk pelatihan induksi dilaksanakan sesuai
dengan Sub Bab 5.5. (evaluasi Pelaihan).
1.4. Pelatihan Administrasi dan Pengembangan Karir
1.4.1. Paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum awal tahun anggaran
dimulai, masing-masing Kepala Biro/ UPT/ Program Studi
bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
yang mencakup pelatihan Pengembangan Karir dan Pelatihan
Administrasi bagi semua personil yang ada dalam bagian yang
dipimpinnya, sesuai dengan kualifikasi jabatan masing-masing.
1.4.2. Kebutuhan elayihan tersebut diisi dalam formulir Matriks
Kebutuhan Pelatihan (FR-02.2-02) dan harus mendapat
persetujuan dari Ketua sebelum diserahkan kepada Bagian
Kepegawaian. Satu salinan dari Matriks Kebutuhan Pelatihan
(FR-02.2-02) diarsipkan o;eh masing-masing Kepala Biro/ UPT/
Program Studi.
Kepala Bagian Kepegawaian berkoordinasi dengan QAC menentukan
Jadwal Pelatihan Tahunan. Kemudian didistribusikan oleh Bagian
Kepegawaian kepada masing-masing Kepala unit terkait. Jadwal pelatihan
tersebut harus juga mencakup pelatihan system penjaminan mutu. Jadwal
pelatihan tahunan yang disusun harus juga memperhatikan anggaran
periode tersebut yang telah disetujui oleh Ketua.
1.1.1. Untuk kebutuhan pelatihan, seminar, lokakarya, di luar rencana
yang pernah diajukan oleh personil terkait dengan mengisi
formulir Pengajuan Pelatihan di luar Rencana dengan
persetujuan dari atasan langsung, Ketua, dan Kepala Bagian
Kepegawaian.
1.1.2. Formulir Pengajuan Pelatihan di Luar Rencana yang telah
disetujui oleh Ketua dan Kepala Bagian Kepegawaian tersebut
diserahkan bersamaan dengan Formulir Evaluasi Pelatihan (FR-

02.2-03) setelah yang bersangkutan menyelesaikan pelatihan

tersebut kepada Bagian Kepegawaian untuk didatakan dan
ditindak lanjuti.
1.1.3. Prosedur Evaluasi untuk Pelatihan Administrasi dan
Pengembangan Karir dilaksanakan sesuai dengan Sub. Bab 5.5.
(Evaluasi Pelatihan).
1.2. Evaluasi Pelatihan
5.5.1. Semua personil yang telah mengikuti pelatihan (internal dan
eksternal) yang dibiayai oleh Institusi, haru smembuat
evaluasi pelatihan yang telah diikuti dengan mengisi
formulir Evaluasi Pelatihan (FR-02.2-03). Formulir harus
diserahkan oleh yang bersangkutan kepada Bagian
Kepegawaian.
5.5.2. Untuk semua personil yang mengikuti pelatihan eksternal
wajib memberikan laporan hasil pelatihan kepada Atasan
Langsung terkait dan Ketua secara tertulis dalam waktu 6
(enam) hari kerja. Jika dipandang perlu hasil pelatihan
harus dipresentasikan ke personil yang ditunjuk oleh Ketua.
5.5.3. Laporan pelaksanaan pelatihan rutin yang sifatnya briefing,
disusun oleh Ka.Biro/UPT/Program Studi masing masing
setiap tiga bulan dan diserahkan kepada Ketua paling
lambat 10 (sepuluh) hari setelah periode laporan.
5.5.4. Berdasarkan hasil evaluasi pelatihan tersebut, QAC dan
Kepala Bagian Kepegawaian melaporkan efektivitas pelatihan dalam
Rapat Tinjauan Manajemen yang terdekat waktu pelaksanaanya.
Kesinambungan program pelatihan ditentukan dari evaluasi pelatihan
dalam Rapat Tinjauan Manajemen tersebut.
I. Transportasi Finish Goods
J. Kalibrasi
K. Audit Suplier Raw Material
a. Mengatur jadwal audit dengan supplier
b. Pemilihan tim audit
c. Pemberitahuan pada auditee dengan pengiriman surat audit selambatlambatnya (x) hari
d. Persiapan audit dengan mempersiapkan lembar checklist
e. Persiapan rencana audit bersama auditee hingga keputusan audit
disepakati bersama.
f. Pelaksanaan audit dilakukan dengan pertemuan pembukaan yang berisi
penjelasan tujuan, metode, ruang lingkup, tim audit dan jadwal audit,
dilanjutkan dengan pelanksanaan audit, pertemuan tin audit, pertemuan
penutup ditandai dengan terselesaikannya semua checklist

g. Penyampaian laporan audit

h. Tindak lanjut berupa tindakan koreksi dan perbaikan berkelanjutan
i. Rekaman hasil audit
L. Recall, Mock Recall
M. Penanganan NC produk
N. Pengecekan Kesehatan Karyawan
O. Customer Complain