MANAJEMEN PROYEK

DALAM PRAKTEK
PERTEMUAN KETIGA
BY : VISKA ARMALINA ST., M.ENG

Gambaran Klasik Kegagalan Manajemen

Proyek SI

Alokasi Proyek

Sumberdaya

AlokasiProyek
Waktu

Alokasi Sumberdaya dan Waktu

Sumberdaya dalam proyek :
a. Sumber Daya Manusia/Anggota tim
b. Mesin/alat bantu PC, Printer, dsb
c. Biaya/Keuangan

Sifatnya
terbatas
/constraint

Dalam melakukan rekrutmen anggota tim, harus

memperhatikan ketersediaan waktu.

Sub Proyek
Subproyek :
Memudahkan dalam alokasi sumberdaya Tidak
menggunakan sumberdaya yang terlalu besar
Waktu lebih singkat
Bisa mendapat pengalaman mengelola proyek,
khususnya bagi pemula.
Contoh Subproyek :
Proyek Implementasi ERP dapat diurai menjadi
subproyek implementasi modul production planning,
material management, cost management yang
kemudian diintegrasikan satu sama lain.

Project Management Office (PMO)

Pusat dari semua koordinasi dan komunikasi antara

semua program dan proyek yang berlangsung dalam

sebuah perusahaan yang mendukung manajer
proyek dalam mengimplementasikan fungsi-fungsi
yang mendukung agar proyek berhasil.
Tidak semua perusahaan/organisasi membutuhkan
PMO.
PMO bersifat kolaboratif lintas proyek sehingga
butuh alat bantu untuk memudahkan tugas dan
koordinasinya.

Pertimbangan Membentuk PMO

Lingkup proyek yg terus berubah
Perusahaan/organisasi sedang mengelola beberapa proyek

sekaligus yg memanfaatkan sumberdaya yang sama.

Melibatkan beberapa kontraktor dan vendor yg berbeda.
Perusahaan/organisasi memerlukan laporan dan metrics
secara konsolidasi dari berbagai proyek.
Perlunya satu sumber informasi untuk komunikasi dengan
klien.
Time to market sebagai faktor penting dalam penyelesaian
proyek.
Lokasi proyek yg terpisah secara geografis
Sumberdaya terbatas, tapi harus menyelesaikan beberapa
tugas sekaligus.

Alat Bantu PMO ( Software)

1. Lotus Notes dengan server Lotus Domino
2. projectmanager.com
3. Daptiv (daptiv.com)

MANAJER PROYEK/PROJECT
MANAGER

Manajer Proyek (1)

Manajer proyek mengalokasikan sumberdaya dan

waktu
secara
efisien
agar
tidak
kekurangan/kelebihan
waktu
maupun
sumberdaya mempengaruhi penyelesaian proyek.

Harus punya kemampuan : Memimpin,

Mengkoordinasi,
Menyelesaikan
masalah,
Mengantisipasi resiko

Manajer Proyek (2)

Memimpin tim pelaksana proyek, berhubungan

langsung dengan stakeholder lain dan menerima

penugasan dari mereka.

-Harus memiliki pengetahuan dan kemampuan cukup

untuk memahami dan mengkaji semua bidang terkait,
teknologi maupun alat bantu.
-Menerima dan mengolah serta mendistribusikan
informasi ke semua pihak yang terlibat proyek.

Keahlian Manajer Proyek

Keahlian Personal
Keahlian Teknis
Keahlian Manajemen
Keahlian Penanganan Situasi

Keahlian Personal
Kepemimpinan
Komunikasi yang baik
Negosiasi
Mendengarkan
Membangun tim

Keahlian Teknis (1)

Manajemen konfigurasi
Manajemen data
Manajemen informasi
Strategi dan perencanaan sumberdaya informasi
Keamanan jaringan dan sistem informasi
Arsitektur teknologi informasi
Penilaian kinerja teknologi informasi
Desain infrastruktur
Integrasi sistem
Siklus hidup sistem
Pemahaman teknologi

Keahlian Teknis (2)

Ada beberapa keahlian yg tidak selalu berhubungan

dengan hal teknis, tp perlu dikuasai oleh manajer
proyek :
Pengetahuan outsourced operations dan offshored
operations
Kemampuan menangani personal yang baik
Kemampuan memberikan motivasi
Manajemen pemasok

Keahlian Manajemen
Perencanaan, inisiasi, dan organisasi proyek
Perekrutan staf dan mempertahankan staf yg terbaik
Negosiasi yang efektif
Estimasi dan kontrol biaya yang akurat
Pelaksanaan dan pengendalian proyek
Presentasi dan pelaporan yang komunikatif
Kepemimpinan dalam proyek dan personalia
Manajemen resiko dan pengambilan keputusan
Manajemen penanganan masalah yg efektif
Meningkatkan dan mempertahankan kinerja tim
Manajemen

penting!!

perubahan dalam organisasi paling

Keahlian Penanganan Situasi

Fleksibel
Keras dan tegas (bila diperlukan)
Kreatif
Meyerap banyak data dr berbagai sumber
Sabar dan mampu bertindak
Mampu menangani banyak tekanan

Kualifikasi Manajer Proyek

Selain dari CV, profesionalisme seorang manajer

proyek jg dapat disertifikasi melalui lembaga resmi

seperti Project Management Institute (PMI).
Sertifikasi resmi dari PMI :
1. Project Management Professional (PMP)
2. Certified Associate in Project Management (CAPM)

Syarat Memperoleh Sertifikat PMP (1)

Kandidat adalah lulusan S1 dari universitas yang diakui
2. Minimal berpengalaman selama 4500 jam dalam
manajemen proyek dengan pengalaman dalam 5
kelompok fase.
3. Masa proyek yg ditangani adalah selama 3 tahun dalam
kurun waktu 6 tahun sebelum pengajuan sertifikasi
4. Menunjukkan 36 bulan tersendiri (tidak overlapping)
pengalaman dalam manajemen proyek
5. Menunjukkan waktu hadir 35 jam dalam pendidikan di
bidang manajemen proyek yg berhubungan dengan
lingkup PMBOK.
1.

Syarat Memperoleh Sertifikat PMP (2)

6. Mengisi formulir verifikasi
7. Mengikuti ujian yang berhubungan dengan
pengetahuan, aplikasi, dan analisis dalam
manajemen proyek
Syarat untuk CAPM hampir sama, kecuali :

pengalaman dalam manajemen proyek selama

1500 jam dan pendidikan 23 jam.
Ada juga sertifikasi Computer Technology
Industry Association (CompTIA) project++ yg
tidak butuh syarat, dan hanya ikut ujian saja.

Tugas Manajer Proyek (1)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Melakukan perencanaan segala aspek terkait proyek

Implementasi rencana proyek
Melakukan koordinasi dan integrasi aktivitas proyek
Mengelola, memimpin, dan mengatur sumberdaya
proyek
Memantau aktivitas dan sumberdaya proyek untuk
mitigasi resiko
Melakukan implementasi proses QA (quality
assurance).
Melakukan perbaikan, memecahkan masalah,
mengambil tindakan koreksi jika ada masalah.

Tugas Manajer Proyek (2)

8. Memberi presentasi dan penjelasan singkat ttg

segala aspek proyek

9. Berpartisipasi dalam fase, milestone, dan review
akhir proyek
10. Identifikasi kebutuhan dan prosedur
dokumentasi proyek
11. Menyusun dan melakukan implementasi rencana
peluncuran produk hasil proyek

Project Management Knowledge Areas

Tanggung Jawab Manajer Proyek (1)

Fungsional
- memahami requirements proyek
- membuat rencana dan mengontrol proyek
- implementasi proyek
- menyelesaikan proyek tepat waktu, anggaran,
sesuai spesifikasi yg ditentukan.

Tanggung Jawab Manajer Proyek (2)

Organisasi
- Memahami konteks organisasi
- Melaksanakan wewenangnya
- Memahami cara memberikan pengaruh kepada
orang lain
- Menyelesaikan konflik
- Memahami situasi politik internal organisasi

Tanggung Jawab Manajer Proyek (3)

Tim
- Memilih dan mengembangkan staf/anggota tim
- Mendelegasikan tugas pada anggota tim
- Menjadi penengah antara tim dengan pihak
perusahaan klien
- Komunikasi efektif dengan pihak lain
- Menunjukkan kepemimpinan
- Memotivasi anggota tim
- Membangun tim yang kuat, kompak, handal

Kesimpulan
Seorang manajer proyek yang berkualitas :
a. Berbagi inspirasi visi
b. Komunikator yang baik
c. Memiliki Integritas
d. Antusias
e. Empati
f. Kompeten
g. Mampu mendelegasikan tugas
h. Mampu bekerja dibawah tekanan
i. Mampu membangun tim
j. Mampu menyelesaikan masalah