BAB IV

AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN DAN HUTANG USAHA

PADA PT MITRA MAKMURJAYA MANDIRI

IV.1. Survey Pendahuluan

Survey pendahuluan yang dilakukan adalah atas aktivitas yang berkaitan
dengan prosedur pembelian dan pencatatan utang di PT Mitra Makmurjaya Mandiri.
Proses pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Wawancara dengan kepala Keuangan dan karyawan PT Mitra Makmurjaya Mandiri.
2. Mendapatkan gambaran umum mengenai pengendalian intern dalam proses
pembelian dan pencatatan utang
3. Melakukan pengamatan atas kegiatan pembelian dan pencatatan utang.
4. Mempelajari tahap-tahap prosedur pembelian dan pencatatan utang.
5. Memberikan kuesioner untuk mengetahui informasi lain yang berhubungan dengan
proses pembelian dan pencatatan utang.
6. Membuat ikhtisar atas temuan yang penting.
7. Meminta penjelasan atas kelemahan yang ditemui.
Maksud dari pemeriksaan pendahuluan terhadap kegiatan pembelian dan
pencatatan utang ini, pada dasarnya adalah untuk mengukur ketaatan pada kebijaksanaan
dan prosedur yang telah digariskan, serta mengukur efisiensi dan efektifitasnya.

50

Adapun tujuan pemeriksaan secara terinci adalah sebagai berikut:

1. Menilai ketaatan kegiatan pembelian dan pencatatan utang terhadap prosedur dan
kebijakan perusahaan yang berlaku.
2. Menilai efektifitas kegiatan pembelian dan pencatatan utang.
Pembelian dapat dikatakan efektif, jika barang dagang yang dibutuhkan tersedia
pada waktu yang tepat, dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai permintaan dan
diterima di tempat yang tepat.
Sedangkan pencatatan utang yang efektif adalah jika pencatatan dilakukan tepat pada
saat terjadinya utang dan pada saat pembayaran dilakukan serta catatan yang
dihasilkan berkualitas yaitu menunjukkan saldo yang tepat pada kondisi saat itu.
3. Menilai efisiensi kegiatan pembelian dan pencatatan utang.
Pembelian dikatakan efisien jika biaya yang dikeluarkan dalam pembelian tersebut
dapat diminimalisir sedemikian rupa. Perolehan barang dengan harga wajar dan dari
supplier yang tepat tanpa harus mengorbankan kualitas.
Pencatatan utang dapat dikatakan efisien jika dikerjakan oleh satu bagian tertentu
dengan karyawan atau sumber daya yang bermutu dan menguasai bidang tersebut.
4. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan.
Dalam hal ini tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan
memberikan saran-saran/rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang mungkin
terdapat dalam fungsi pembelian dan pencatatan utang.

51

Data-data yang berkaitan dengan pengendalian intern atas fungsi pembelian dan
pencatatn utang tidak hanya diperoleh melalui wawancara, tapi juga dilakukan
pengamatan atas kegiatan operasi pembelian dan pencatatan utang. Selain itu dibuat
sebuah kuesioner untuk membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas
data-data terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang
bersifat objektif dan disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan.
Bila pelaksanaan pegendalian intern atas pembelian dan pencatatan utang telah
cukup memadai dan sesuai kriteria pengendalian intern dalam standar pemerikasaan
akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut kuat. Namun
apabila yang terjadi adalah sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian intern
tersebut lemah. Kuat dan lemahnya suatu sistem pengendalian intern akan dijadikan
tolok ukur bagi pemeriksa dalam menentukan luasnya pemeriksaan yang dilakukan.
Kuesioner dapat dijawab Ya, Tidak, dan Tidak Tentu. Jawaban Ya
menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas pembelian dan
pencatatan utang yang dilakukan perusahaan. Jawaban Tidak menunjukkan kelemahan
dalam pengendalian atas pembelian dan pencatatan utang perusahaan. Sedangkan
jawaban Tidak Tentu menunjukkan bahwa kegiatan pembelian dan pencatatan utang
tidak dilakukan secara teratur.
Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya
indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas pembelian dan pencatatan
utang yang selama ini ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan
dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan. Hasil kuesioner akan tampak pada
halaman berikut:

52

PT MITRA MAKMURJAYA MANDIRI

Internal Control Questionnaire
Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang
PEMBELIAN
No.

Pertanyaan

Ya

Ti

Tidak

dak Tentu
1.

Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan?

2.

Apakah sistem pembelian perusahaan terpusat pada satu

divisi atau unit tunggal organisasi?

3.

Apakah Bagian Pembelian memiliki petunjuk/pedoman

kebijakan dan prosedur secara tertulis?

4.

Apakah pelaksanaan kegiatan pembelian selalu mengikuti

9

pedoman kebijakan tersebut?

5.

Apakah Bagian Pembelian memiliki anggaran pembelian?

6.

Apakah setiap pembelian didasarkan pada permintaan

pembelian dari bagian yang membutuhkan?

7.

Apakah dalam proses pembelian ini terdapat dokumen

pendukung seperti:

8.

a.

Surat Permintaan Barang

b.

Surat Penawaran Harga

c.

Surat Pesanan Pembelian

Apakah dokumentasi pembelian disimpan oleh Bagian

Pembelian?

53

9.

Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat yang

berwenang dalam setiap dokumen:
a. Surat Permintaan Barang

b. Surat Pesanan Pembelian

10.

Apakah permintaan pembelian dilakukan tepat waktu?

11.

Berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk

memproses permintaan pembelian?

Jawab: 1 hari
12.

Apakah untuk setiap pembelian selalu dipergunakan

9

pesanan pembelian?
13.

Apakah setiap pesanan pembelian sebelum dikirim ke

9

supplier harus diotorisasi terlebih dahulu?

14.

Apakah perusahaan pernah mengalami kelebihan atau

9

kekurangan persediaan?
15.

Apakah

tingkat

pembelian

ditetapkan

dengan
9

memperhitungkan jumlah pesanan yang ekonomis?

16.

Apakah bagian lain tidak diperbolehkan melakukan

9

transaksi pembelian?
17.

Apakah pembelian melibatkan banyak supplier?

18.

Berapa banyak supplier yang terlibat?

Jawab: 1 supplier.
19.

Apakah

dalam

pembelian

ditetapkan

rupiah/harganya dengan supplier terkait?

jumlah
9

54

20.

Apakah

dalam

transaksi

pembelian

ini

selalu

dipertimbangkan adanya syarat penawaran dengan supplier

seperti pengangkutan dan potongan harga?
21.

Apakah dilakukan negosiasi harga dengan supplier?

22.

Apakah barang yang dipesan dari supplier selalu diterima

9
9

tepat waktu sesuai kebutuhan perusahaan?

23.

Jika tidak, apakah ada prosedur tindak lanjut atas barangbarang yang diterima tidak tepat waktunya?

24.

Apakah diadakan penghitungan dan pengecekan fisik

barang terhadap surat jalan supplier?

25.

Apakah Bagian Pembelian selalu bekerja sama dengan

Bagian Gudang untuk pemantauan pengelolaan persedian
9

yang efektif?
26.

Apakah Bagian Pembelian mempunyai hubungan yang baik

dengan departemen lainnya?

27.

Apakah selalu dibuat laporan pembelian setiap bulannya?

28.

Apakah ada seorang pejabat berwenang yang selalu

mengevaluasi laporan pembelian itu dengan seksama?

29.

Apakah Bagian Pembelian sebelum melakukan pesanan

pembelian selalu memeriksa persediaan yang ada di kartu
stock?

30.

Apakah tembusan dokumen pembelian selalu diberikan

kepada bagian akuntansi?

55

UTANG DAGANG
No.

Pertanyaan

Ya

Ti

Tidak

dak Tentu
1.

Apakah Bagian Pencatatan Utang terpisah dari Bagian

9

Pembelian?
2.

Apakah staf yang menangani kartu utang berbeda dengan

9

staf yang menangani pembelian?

3.

Apakah perusahaan memiliki sistem pencatatan utang yang

9

terpusat pada satu divisi atau unit organisasi?

4.

Apakah

Bagian

Pencatatan

Utang

memiliki

petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur secara tertulis?

5.

Apakah dalam proses pencatatan utang terdapat dokumen:

a. Faktur dari pemasok

b. Kuitansi tanda terima uang dari pemasok

c. Bukti kas keluar

Apakah dilakukan catatan akuntansi dalam prosedur

6.

7.

pencatatan utang perusahaan:

a. Register Cek (Check Register)

b. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)

c. Kartu Utang

d. Jurnal Pengeluaran Kas

Apakah ada pemeriksaan oleh pejabat berwenang atas setiap

dokumen utang yang dibuat?

56

8.

Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat

berwenang atas dokumen:

9.

a. Bukti kas keluar

b. Giro

Apakah bagian lain dalam perusahaan tidak dapat melakukan

9

pencatatan yang berhubungan dengan utang?

10. Apakah dokumen pencatatan utang disimpan oleh Bagian

Pencatatan Utang?
11. Apakah

Bagian

Pencatatan

Utang

selalu

melakukan
9

pembayaran utang tepat waktu jatuh tempo utang?

12. Kapan prosedur pencatatan yang berhubungan dengan
pembayaran utang dilakukan?
Jawab: 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo utang,
dilakukan prosedur pembayaran, tapi tanggal giro
sesuai tanggal jatuh tempo utang.
13. Apakah

semua

pembayaran

yang

berkaitan

dengan

pembelian persediaan dilakukan dengan cek/giro?

14. Apakah bukti yang bersangkutan dilampirkan pada cek yang

diajukan untuk ditanda tangani?

15. Apakah setelah pembayaran dokumen pendukung dicap

9

lunas?
16. Apakah ada pejabat khusus yang memegang buku bank?

17. Apakah copy bukti pembayaran dikirim ke bagian akuntansi?

57

18. Apakah saldo utang dagang diperiksa dan dianalisa oleh

petugas yang berwenang secara berkala?

19. Apakah diadakan pemisahan dokumen utang yang sudah

dibayar dengan yang belum dibayar?

Tabel IV.1. Kuesioner atas Pembelian dan Pencatatan Utang

Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan terhadap pengendalian intern atas
pembelian dan pencatatan utang perusahaan, serta berdasarkan jawaban-jawaban yang
diperoleh dari kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka didapat beberapa hal
yang positif yaitu:
1. Perusahaan memiliki petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur pembelian dan
pencatatan utang secara tertulis.
2. Dalam pelaksanaan transaksi pembelian dan pencatatan utang hanya dilakukan oleh
satu bagian, bagian lain perusahaan tidak diperbolehkan melakukan transaksi ini.
3. Selalu dilakukan pengecekkan fisik barang yang diterima dengan surat jalan dari
supplier.
4. Bagian Pembelian selalu menjaga hubungan baik dengan bagian lain dalam
perusahaan.
5. Adanya laporan pembelian bulanan yang dilakukan oleh staf pembelian dan
dievaluasi oleh pejabat berwenang yang bersangkutan.
6. Pembayaran utang selalu dilakukan tepat pada tanggal jatuh tempo.

58

7. Bukti dokumen pendukung dilampirkan pada saat meminta otorisasi tanda tangan
atas giro.
8. Secara berkala dilakukan pemeriksaan dan analisa saldo utang dagang oleh pejabat
yang berwenang.
9. Pemanfaatan kemungkinan adanya potongan harga selalu dilakukan.
10. Adanya otorisasi dan tandatangan oleh pejabat yang berwenang atas setiap dokumen
pengeluaran giro untuk pembayaran.
11. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pihak yang menanda tangani
giro dengan yang melakukan pencatatan giro.

IV.2. Evaluasi atas Pengendalian Intern Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang
Fungsi Pembelian memegang peranan yang cukup penting dalam perusahaan
dagang, karena bagian ini mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap kelancaran
penyediaan barang dagang perusahaan. Proses penjulan dn pemasaran dapat mengalami
hambatan apabila Bagian Pembelian tidak dapat menjalankan fungsinya untuk
menyediakan barang dagang dengan baik. Oleh karena itu diperlukan adanya suatu
kebijakan yang dapat mengatur fungsi pembelian di suatu perusahaan dapat berjalan
dengan baik. Kebijakan ini harus memperhatikan segala aspek yang terbaik bagi
perusahaan, sehingga fungsi pembelian dan fungsi lain yang terkait dapat saling bekerja
sama demi perkembangan perusahaan.
Pembelian yang dilakukan secara kredit akan menimbulkan utang dagang bagi
perusahaan. Setiap utang dagang yang terjadi harus dicatat dan dilaporkan dengan baik.

59

Sebuah kebijakan atau prosedur pencatatan utang yang andal dan baik diperlukan oleh
perusahaan. Tujuannya agar setiap utang dagang yang terjadi dan setiap pembayaran
utang yang dilakukan dalam tiap periode, dapat disajikan dengan baik, sehingga saldo
utang dagang dapat diketahui setiap saat.
Beberapa temuan dari hasil evaluasi atas fungsi pembelian dan pencatatan
utang PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis
Perusahaan tidak memiliki uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis,
termasuk di dalamnya Bagian Pembelian dan Pencatatan utang. Uraian tugas hanya
diberikan secara lisan oleh direktur langsung kepada karyawannya selama proses
bekerja. Hal ini terus berlangsung dan dilakukan selama bekerja, sehingga terkadang
seorang karyawan dalam satu bagian dapat melakukan tugas bagian lain.
Ketetapan pembagian tugas, anggung jawab dan wewenang yang jelas bagi
setiap fungsi atau bagian dalam struktur organisasi diperlukan untuk meningkatkan
pengendalian intern perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi dan pembagian
tugas yang jelas secara tertulis akan menjamin setiap bagian dalam organisasi
berfungsi dengan baik. Termasuk di dalamnya fungsi pembelian harus terpisah dari
fungsi pencatatan utang.
Sampai saat ini perusahaan menganggap bahwa karyawan dalam bagian
pembelian maupun karyawan dalam bagian-bagian lain telah mengetahui tugas,
tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Direktur langsung memberikan

60

tugas dan perintahnya secara lisan kepada para karyawan yang bekerja untuknya.
Dan para karyawan hanya mengikuti perintah dari atasannya.
Dengan tidak adanya uraian tugas secara tertulis mengenai tugas, tanggung
jawab dan wewenang masing-masing bagian, maka karyawan tidak memiliki
pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Dengan demikian batasan tugas
tiap bagian menjadi tidak jelas. Seperti halnya satu bagian dapat menjalankan tugas
bagian lainnya. Hal ini akan mempengaruhi kinerja karyawan yang bersangkutan
akibat beban kerja yang tidak seimbang karena ketidak jelasan tugas masing-masing
karyawan.
Perlu adanya suatu pembagian dan uraian tugas yang didokumentasikan secara
tertulis. Termasuk di dalamnya bagian pembelian dan pencatatan utang sebaiknya
dilakukan oleh orang yang berbeda dan ditentukan tugasnya masing-masing. Berikan
dokumentasi uraian tugas tersebut kepada masing-masing bagian dalam perusahaan.
Dengan demikian para karyawan dapat dengan mudah mengetahui dan mengingat
dengan jelas tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Sehingga dengan sendirinya
mereka akan sadar mengenai tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dan
kepada siapa mereka harus bertanggung jawab.
2. Permintaan pembelian dilakukan oleh Bagian Pemasaran
Saat Bagian Pemasaran membutuhkan barang yang diinginkan konsumen,
Bagian Pemasaran akan langsung melakukan permintaan pembelian ke Bagian
Pembelian. Hal ini dilakukan tanpa menanyakan adanya ketersediaan barang di
Bagian Gudang.

61

Seharusnya Bagian Pemasaran menanyakan ketersediaan barang kepada Bagian

Gudang. Bila ternyata barang yang dibutuhkan tidak tersedia, Bagian Gudang yang
harus melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian.permintaan
pembelian sebaiknya tidak hanya menunggu adanya permintaan dari bagian yang
membutuhkan, tapi dilakukan pada saat stock barang sudah mencapai titik minimum.
Kondisi ini terjadi karena kebiasaan Bagian Pemasaran yang langsung
melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian. Alasan yang
diungkapkan karena akan lebih mudah dan praktis. Atasan pun menganggap bahwa
Bagian Pemasaran lebih mengetahui kebutuhan konsumen sehingga mengizinkannya
langsung melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian tanpa melalui
Bagian Gudang.
Akibat dari kebiasaan Bagian Pemasaran yang menganggap hal ini akan lebih
mudah dan praktis tanpa mempertimbangkan kemungkinan adanya persedian barang
di gudang, akan cenderung menimbulkan terjadi penumpukan persedian barang di
gudang. Penumpukan barang akan merugikan perusahaan, karena menyebabkan
bertambah besarnya biaya penyimpanan dan kemungkinan keusangan barang.
Harus dilakukan koordinasi antara Bagian Pemasaran dengan Bagian Gudang.
Pembuatan permintaan pembelian sebaiknya melalui Bagian Gudang. Petugas
gudang dapat memeriksa dan meneliti kembali persediaan sepeda motor yang masih
ada dan memberitahukan kepada Bagian Pemasaran agar dapat segera dilakukan
penawaran atas persedian sepeda motor yang masih ada tersebut kepada konsumen,
serta menentukan apakah permintaan Bagian Pemasaran dapat dipenuhi dengan

62

persediaan yang ada atau menentukan apakah perlu dilakukan permintaan pembelian
kepada Bagian Pembelian.
3. Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian dilakukan secara lisan
Bagian Pemasaran melakukan permintaan pembelian langsung kepada Bagian
Pembelian secara lisan. Tidak dibuat sebuah surat atau dokumen resmi yang
menyatakan adanya permintaan barang yang dibutuhkan. Begitu pun dengan Bagian
Pembelian, saat permintaan pembelian diterima, Bagian Pembelian akan melakukan
pesanan pembelian kepada pemasok melalui telepon. Setelah itu tidak dibuat sebuah
dokumen resmi yang menyatakan telah dilakukannya pesanan pembelian.
Dalam melakukan prosedur permintaan pembelian harus dibuat dokumen
resmi; Surat Permintaan Pembelian, tujuannya agar perusahaan dalam hal ini Bagian
Pembelian mempunyai bukti tertulis mengenai adanya suatu permintaan pembelian
dari bagian yang bersangkutan. Pesanan pembelian juga harus dibuat dokumen
resmi; Surat Pesanan Pembelian (Purchase Order), agar dapat diketahui data-data
mengenai pesanan pembelian yang telah dilakukan pada tanggal-tanggal tertentu.
Ketika penulis menanyakan hal ini pihak perusahaan beranggapan bahwa
mengenai Surat Permintaan Pembelian tidak perlu dilakukan, karena dianggap lebih
ringkas dan praktis dengan penyampaian secara lisan, daripada harus membuat suatu
surat permintaan terlebih dahulu. Mengenai Purchase Order, perusahaan percaya
pada pihak pemasok dan beranggapan bahwa pada saat memesan melalui telepon,
pihak pemasok sudah mencatat semua data mengenai pesanannya dan akan
menganggap Sales Order yang dikirim pemasok sebagai Purchase Order-nya juga.

63

Bila perusahaan tidak memiliki dokumen bukti secara tertulis pada proses
permintaan pembelian dan pesanan pembelian akan cenderung menimbulkan
masalah di kemudian hari. Misalnya pada suatu saat perusahaan tidak mendapatkan
produk pesanan yang diinginkannya, untuk tindak lanjutnya perusahaan akan
mengalami kesulitan karena tidak adanya dokumen bukti yang telah diotorisasi
dengan bagian atau pihak pemasok yang bersangkutan.
Sebaiknya dibuat kebijakan yang mengharuskan bagian yang melakukan
permintaan pembelian dan bagian pembelian yang melakukan pesanan pembelian
membuat sebuah dokumen Surat Permintaan Pembelian dan Purchase Order. Atau
minimal sebuah memo yang menyatakan telah dilakukannya permintaan pembelian
dan pesanan pembelian atas sejumlah unit barang tertentu, dan diotorisasi atau
ditanda tangani oleh pihak terkait, pada tanggal yang bersangkutan.
4. Fungsi Penerimaan Barang dilakukan oleh Bagian Pembelian
Barang yang dikirim oleh pemasok, diterima oleh Bagian Pembelian. Bagian
Pembelian memeriksa fisik barang berdasarkan surat jalan yang ada. Setelah setuju
dengan fisik barang, barang akan diserahkan kepada bagian Gudang untuk disimpan
dan dibuatkan laporan penerimaan barang dan kartu stock. Namun terkadang
penerimaan barang juga dilakukan oleh staf bagian lain seperti bagian gudang.
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang. Bagian
Pembelian hanya bertugas melakukan transaksi pembelian. Untuk transaksi
penerimaan barang harus dipisah dari tugas Bagian Pembelian. Bagian yang harus
menerima barang adalah Bagian Penerimaan atau Bagian Gudang.

64

Direktur sudah membuat skema pembelian dan sekaligus penerimaan barang

dibebankan pada Bagian Pembelian. Sampai saat ini Bagian Pembelian ditugaskan
menerima barang yang dikirim, dengan anggapan bahwa Bagian Pembelian yang
melakukan pesanan barang akan lebih tahu kualifikasi barang yang dikirim pemasok.
Akibat dari kegiatan penerimaan barang yang dilakukan Bagian Pembelian ini
adalah adanya ketidakefisienan dalam proses bekerja. Hal ini terbukti bahwa Bagian
Pembelian sering mengalami hambatan kekurangan waktu kerja, akibat tugas
penerimaan yang seharusnya tidak perlu dibebankan kepadanya.
Sebaiknya tugas penerimaan barang diserahkan kepada Bagian Penerimaan
Barang atau langsung kepada Bagian Gudang.bagian Pembelian cukup menyerahkan
Purchase Order kepda Bagian Gudang untuk memeriksa kualifikasi pesanan barang
yang telah dilakukan. Seelah menerima dan memeriksa fisik barang berdasarkan
Surat Jalan dan Purchase Order, Bagian Gudang harus membuat Laporan
penerimaan Barangdan mencatatnya kedalam Kartu Stock. Copy LPB dikirim ke
Bagian Pmebelian, sehiangga proses kegiatan operasi pembelian dan peneriamaan
barang berlangsung secara efisien dan efektif, tanpa terjadi tumpang tindih tugas
penerimaan barang.
5. Tidak dibuatnya Check Register dan Voucher Register
Dalam melakukan prosedur pembayaran utang perusahaan akan membuat
Payment Voucher yang berfungsi sebagai dokumen bukti kas keluar. Setelah dibuat
Payment Voucher kemudian dibuka sebuah cek/giro. Giro akan langsung dimintakan
tandatangan Direktur dengan melampirkan Surat Jalan dan Sales Order yang

65

bersangkutan. Payment Voucher akan disimpan dan giro dikirim ke pemasok.

Pencatatan giro dilakukan setiap akhir bulan dengan melihat bonggol giro.
Bukti kas keluar harus dicatat ke dalam Voucher Register yang berfungsi
sebagai daftar yang menunjukkan bukti kas keluar yang telah dilakukan. Setelah itu
giro ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Bagian Utang harus mencatat
informasi dalam giro tersebut ke dalam catatan akuntansi yang bernama Check
Register, yang berfungsi sebagai daftar yang menunjukkan giro-giro yang telah
dibuka dan dikeluarkan oleh perusahaan. Hal ini harus dilakukan setiap kali giro
dikeluarkan. Dengan demikian perusahaan akan dapat mengetahui informasi
mengenai giro dan bukti kas keluar yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
Ketika ditanyakan mengenai hal ini pihak perusahaan beranggapan bahwa bila
ingin mengetahui giro yang pernah dikeluarkan, cukup melihat bonggol cek yang
tersimpan di Bagian pembelian dan Utang. Sedangkan untuk Payment Voucher yang
pernah dibuat, pihak perusahaan beranggapan hanya sebagai bukti kas keluar semata
untuk membuka giro, dan bila ingin memeriksanya kembali cukup dengan mencari
dokumen Payment Voucher yang bersangkutan.
Perusahaan akan mengalami kesulitan saat ingin memeriksa kembali mengenai
giro dan Payment Voucher yang pernah dikeluarkan. Bila hanya mengandalkan
bonggol cek, cenderung akan mengalami kesulitan untuk memeriksa cek yang mana
saja yang dibuat untuk pembayaran utang yang bersangkutan. Bonggol cek tidak
menyebutkan untuk apa cek tersebut dikeluarkan, sedangkan dengan Check Register
nomor cek yang bersangkutan disebutkan tujuan pembayarannya. Untuk Payment
Voucher yang tidak dibuatkan Voucher Register, akan memakan waktu lama pada

66

saat mencarinya kembali dan mungkin saja Payment Voucher yang bersangkutan
hilang atau rusak.
Payment voucher sebaiknya dicatat ke dalam Voucher Register yang berisi
tanggal, tujuan Payment Voucher, nomor Payment Voucher, nomor cek, tanggal cek,
jumlah nominal dan periode bulan yang bersangkutan. Dan untuk giro yang pernah
dikeluarkan perusahaan, buatlah sebuah catatan akuntansi; Check Register yang
menyebutkan tanggal, nomor giro, bank, jumlah nominal, tujuan pembayaran,
dibayarkan kepada, dan periode bulan yang bersangkutan.
6. Bukti Kas Keluar tidak dicap Lunas
Bukti Kas Keluar (payment voucher) dibuat berdasarkan dokumen-dokumen
pendukung yang ada, yaitu surat jalan dan sales order. Setelah giro dibuka
berdasarkan payment voucher dan kemudian dikirim ke pihak pemasok; payment
voucher, sales order, copy giro dan surat jalan langsung diarsip tanpa diberi cap
Lunas atau pembubuhan tanda tangan pada dokumen sumber tersebut.
Kriterianya pada saat bukti kas keluar dibuat dan pembayaran utang sudah
terealisasi, bukti kas keluar tersebut harus diberi cap atau tanda Lunas agar
memudahkan pemisahan antara bukti kas keluar yang belum terealisasi dengan yang
sudah benar-benar terealisasi atau sudah dibayar.
Saat ditanyakan mengenai hal ini pihak perusahaan beranggapan bahwa mereka
dapat membedakan antara payment voucher yang sudah lunas dengan yang belum
lunas. Caranya hanya melihat apakah payment voucher yang bersangkutan sudah
dibukakan giro atau belum.

67

Akibat dari kondisi ini staf yang berangkutan terkadang membuat kembali
payment voucher yang sebelumnya telah dibuat, walaupun pada akhirnya hal ini
dapat dideteksi segera mungkin. Selain itu staf yang bersangkutan terkadang sulit
memisahkan antara dokumen yang sudah lunas dengan yang belum lunas. Kedua hal
itu berarti menyebabkan terbuangnya waktu kerja staf yang bersangkutan.
Sebaiknya pada saat payment voucher dibuat dan kemudian giro telah ditanda
tangani oleh Direktur serta telah dikirimkan kepada pemasok yang bersangkutan,
payment voucher yang bersangkutan diberi cap atau tanda Lunas. Tanda yang
dimaksud tidak harus berupa stempel Lunas tapi juga bisa dilakukan tanda lain
dengan tulisan Lunas. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi penggandaan
pembuatan payment voucher dan mencegah kesulitan pada saat akan memisahkan
dokumen yang lunas dengan yang belum lunas.
7. Tidak adanya pemisahan dokumen yang telah lunas dengan yang belum lunas
Pada saat proses pembayaran telah selesai dilakukan, dokumen yang
bersangkutan tidak langsung dipisahkan dari dokumen yang belum dibuat proses
pembayaran. Dokumen yang lunas ditumpuk begitu saja dengan dokumen yang
belum lunas.
Bukti pembayaran utang yang sudah lunas beserta lampiran dokumen
pendukungnya harus dipisahkan dari dokumen-dokumen yang belum lunas.
Dokumen yang sudah lunas sebaiknya disimpan ditempat yang terpisah dari tempat
penyimpanan dokumen yang belum lunas. Tujuanya agar tidak terjadi penggandaan
pembayaran atas dokumen yang sudah lunas.

68

Perusahaan berpendapat bahwa staf yang melakukan pembayaran utang sudah

tahu dokumen mana yang belum lunas dan yang sudah lunas. Yang membedakan
antara keduanya adalah ada atau tidaknya Payment Voucher dan copy giro. Jadi pada
saat ingin melakukan pembayaran utang, mereka akan mencari dokumen yang tidak
terdapat Payment Voucher dan sudah jatuh tempo. Pemisahan dokumen yang lunas
dengan yang belum lunas dilakukan pada saat sudah terjadi penumpukan dokumen
yang cukup banyak di meja staf pembayaran utang.
Dari kondisi demikian pihak perusahaan akan mengalami ketidakefektifan
dalam proses pembayaran utang. Staf yang bersangkutan akan mengalami hambatan
waktu; yaitu pada saat mencari dokumen yang ingin dibuatkan proses pembayaran
dan pada saat terjadi penumpukkan di meja, pemisahan dokumen yang belum lunas
dengan yang sudah lunas akan membuang waktu banyak. Selain itu kemungkinan
terjadi pembayaran ganda atas dokumen yang sudah lunas cukup besar.
Sebaiknya dokumen yang lunas dengan yang belum lunas dipisahkan. Dalam
hal ini dapat dibuat sebuah filling cabinet yang memisahkan dan membedakan antara
dokumen yang lunas dengan yang belum lunas. Dengan demikian kemungkinan
terjadinya pembayaran ganda dapat diminimalisir dan proses bekerja staf yang
bersangkutan lebih efektif.

IV.3. Prosedur Audit atas Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang

Prosedur audit merupakan langkahlangkah yang harus dilakukan dalam
pemeriksaan akuntansi. Prosedur audir audit harus direncanakan dan dilaksanakan
dengan baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam

69

pemeriksaannya. Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian intern diatas, dapat disusun

prosedur audit atad fungsi pembelian dan pencatatan utang yang dapat digunakan dalam
pelaksanaan audit terinci sebagai berikut:
1. Pemeriksaan atas Transaksi Pembelian
Tujuan Pemeriksaan:
Menilai efektifitas, efisiensi, dan keekonomisan pelaksanaan transaksi pembelian
yang dilakukan perusahaan serta menjaga kelancaran kegiatan operasi penjualan
dengan menjamin tersedianya persedian barang dagangdalam julah yang optimal.
Prosedur Audit:
a) Analisis apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai safety stock dan
persedian minimal perusahaan.
b) Telusuri apakah Bagian Pembelian menentukan jumlah pesanan ekonomis setiap
kali melakukan pembelian.
c) Telusuri apakah perusahaan pernah mengalami keterlambatan penerimaan barang
yang dipesan dari pemasok, dan dapatkan penyebabnya.
d) Analisis bagaimana dampak keterlambatan tersebut terhadap kegiatan operasi
penjualan perusahaan.
e) Analisis bagaimana pelaksanaan kegiatan permintaan pembelian dilakukan.
f) Analisis apakah bagian Pembelian melaksanakan kegiatan pesanan sesuai dengan
spesifikasi permintaan dari bagian terkait.

70

g) Telusuri apakah ada surat atau memo yang dapat membuktikan telah
dilakukannya kegiatan permintaan pembelian dan pesanan pembelian dan telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
h) Telusuri apakah ada otorisasi atas permintaan pembelian dan pesanan pembelian
oleh pejabat yang berwenang, untuk mengecek keabsahannya.
i) Lakukan perhitungan fisik atas barang yang diterima dengan cara menghitung
dan memeriksa kualitas atau dengan cara sampling, apakah sesuai dengan
pesanan.
j) Buat simpulan audit.
2. Pemeriksaan atas Penerimaan Barang
Tujuan Pemeriksaan:
Menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan perusahaan dalam
upaya meningkatkan pengendalian intern perusahaan.
Prosedur Audit:
a) Dapatkan Sales Order perusahaan yang berfungsi sebagai pesanan pembelian,
dan Laporan Penerimaan Barang yang berfungsi sebagai surat bukti penerimaan
barang, secara sampling.
b) Lakukan crosscheck antara Sales Order dengan Laporan Penerimaan Barang dan
Surat Jalan, untuk mengetahui kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian
spesifikasi dan kuantitas barang yang dipesan dengan barang yang diterima.

71

c) Telusuri apakah Laporan Penerimaan Barang dibuat dengan tanggal yang sesuai
dengan tanggal Surat Jalan.
d) Lakukan observasi proses penerimaan barang untuk mengetahui bagaimana cara
Bagian Gudang menerima barang dari Bagian Pembelian dan melakukan
penghitungan atas barang yang diterima.
e) Periksa apakah dalam Laporan Penerimaan Barang yang dipilih secara sampling
tersebut terdapat otorisasi dari pihak yang terkait, khususnya Bagian Gudang.
f) Periksa apakah Laporan Penerimaan Barang, Sales Order dan Surat Jalan,
didistribusikan ke bagian terkait.
g) Analisis dampak ketidakefisienan aktivitas penerimaan barang perusahaan,
apabila tidak terdapat prosedur penerimaan barang yang efektif.
h) Lakukan analisis atas kemungkinan terjadinya inefisiensi dan inefektifitas akibat
dari aktivitas penerimaan barang dan pendistribusian dokumen yang tidak
beraturan.
i) Buat simpulan audit.
3. Pencatatan atas Pencatatan Utang
Tujuan Pemeriksaan:
Menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan pencatatan utang yang dilakukan
perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian intern perusahaan.

72

Prosedur Audit:
a) Analisis apakah pencatatan pertambahan utang dagang dicatat berdasarkan faktur
dari pemasok.
b) Analisis apakah terdapat kartu utang yag menunjukkan saldo utang secara
reliable dan up to date.
c) Lakukan crosscheck antara faktur dengan catatan dalam kartu utang.
d) Periksa apakah bukti kas keluar dibuat berdasarkan nilai Sales Order yang telah
jatuh tempo.
e) Periksa apakah cek/giro untuk pembayaran utang dibuat sesuai dengan bukti kas
keluar yang sudah dibuat.
f) Dapatkan dokumen bukti kas keluar dan copy giro secara sampling.
g) Lakukan crosscheck antara bukti kas keluar dengan copy giro, untuk mengetahui
kemungkinan terjadi ketidaksesuaian spesifikasi data diantara keduanya.
h) Periksa apakah dalam bukti kas keluar dan copy giro yang telah dipilih secara
sampling tersebut terdapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
i) Analisis dampak ketidakefektifan aktivitas pencatatan utang apabila tidak
terdapat prosedur pencatatan dan pembagian tugas secara tertulis.
j) Lakukan analisis atas kemungkinan terjadinya inefisiensi dan inefektifitas akibat
dari aktivitas pencatatan utang dan pendistribusian dokumen serta pembagian
tugas yang tidak beraturan.
k) Buat simpulan audit.

73