MALAM APRESIASI SIPIL

A. Tujuan - Sebagai wadah kegiatan mahasiswa DTS untuk mengapresiasi atlet,supporter,manjur,dan seluruh warga yg terlibat mendukung tim sipil dalam ajang teknik cup - Menjadi sarana bagi mahasiswa DTS untuk berinteraksi (khususnya untuk mahasiswa angkatan 2010)

B. Bentuk Gathering dan appreciation

C. Sasaran Mahasiswa DTS setiap angkatan

D. Sifat Proyek

E. Nilai dan Skill Nilai Skill : Interaksi, kepemimpinan dan pengembangan diri : kemampuan mengembangkan diri, kemampuan komunikasi dan kemampuan kepemimpinan

F. Parameter Keberhasilan Kualitatif Kuantitatif : Terlaksana sesuai prosedur hingga selesai dan nilai nilai tercapai : dihadiri minimal 80% atlet dan 20% warga sipil lainnya

G. Alokasi Waktu Jumat, 27 Mei 2011

H. Alokasi SDM Pengurus bidang Kresma IMS BEM FT UI 2011 serta pengurus bidang IMS yang lainnya dan mahasiswa DTS yang ingin berpartisipasi dalam Malam Apresiasi Sipil

I. Alokasi Dana Rp 1.000.000,-

J. Perencanaan - Pengurus Kresma IMS 2011 pertama-tama menentukan PO nya terlebih dahulu dengan pencalonan kandidat kemudian musyawarah. - Setelah PO terpilih, PO membentuk struktur kepanitiaan dan mulai mengadakan rapat Malam Apresiasi Sipil. - Tempat pelaksanaan kegiatan yang semula direncanakan di K.301 diurus oleh salah satu staf perlengkapan, tetapi tidak mendapat ijin sehingga kegiatan dilaksanakan di Laptek pada hari Jumat, 27 Mei 2011 pukul 19.00. - Kegiatan dana usaha sudah mulai dijalankan 2 minggu sebelum acara.

- Pencarian catering dan souvenir yang akan digunakan dilaksanakan. - konsep acara dibuat dan didiskusikan menyesuaikan acara tahun lalu dan dikembangkan sesuai ide baru. - Publikasi dengan undangan untuk atlet, publikasi dengan poster di mading dan jarkom angkatan dilaksanakan.

K. Pelaksanaan - Acara diadakan di Laptek pada hari Jumat, 27 Mei 2011 pada pukul 20.00, pelaksanaan terlambat tidak sesuai jadwal yang semula dimulai pukul 19.00 karena harus merapikan Laptek yang basah karena hujan dan butuh waktu untuk menyiapkan perlengkapan. Acara dibuka oleh Sambutan PO Malam Apresiasi Sipil dan PO menyalakan petasan tanda dimulainya acara ini. - Acara dipandu oleh MC yang diisi dengan pemutaran video selama Teknik Cup 2011 berlangsung, pemberian apresiasi kepada atlet-atlet Sipil yang telah berkontribusi dalam TC 2011 dengan pemberian sertifikat kepada perwakilan atlet dari setiap cabang. Kemudian terdapat acara pemberian award kepada para atlet Sipil sesuai dengan kategori-kategori yang telah disiapkan panitia dengan pemberian piala kepada pemenang award. Untuk cabang-cabang yang memenangkan emas, perak, dan perunggu, telah disiapkan pemberian medali secara simbolik kepada perwakilannya. Perwakilan senior memberikan sambutan mengenai apresiasi kepada 2010 sebagai penggerak supporter dalam TC 2011. - Ditengah-tengah acara, atlet dan warga dipersilahkan untuk makan malam yang telah disediakan diiringi dengan permainan akustik dari 2010 dan 2009. - Acara penutup dilaksanakan pukul 22.20 dengan seluruh atlet, warga, dan panitia menyanyikan dan menarikan lagu Kesurupan yang kemudian ditutup dengan kembang api.

L. Evaluasi

1. PO PO masih kurang tegas dalam koordinasi tugas ke bawahannya 2. Sekretaris Notulensi rapat dan surat-surat sudah terurus dengan baik
3. Bendum & Danus

Tanggungjawab akan tugas-tugas sebagai bendahara dan danus kurang dijalankan dengan baik dan koordinasi kurang lancar. 4. Acara Konten acara sudah cukup baik dan seharusnya bisa lebih dikembangkan dan dimatangkan. Beberapa tugas tidak selesai sesuai deadline. Tidak ada petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan, acara berjalan dengan rundown yang tidak rapi. Koordinasi tugas antar staff acara kurang rapi dan terlihat seperti berjalan sendiri-sendiri.

5. Perlengkapan Penyediaan perlengkapan sudah cukup baik walaupun ada yang tidak sesuai deadline. Koordinasi tugas baik. 6. Souvenir Souvenir belum jadi pada hari pelaksanaan. PJ souvenir miss komunikasi kepada pihak luar yang membuatnya.

7. Konsumsi Konsumsi datang terlambat tidak sesuai jadwal karena miss komunikasi antara PJ konsumsi dan pihak catering. Konsumsi cukup untuk atlet dan warga.

8. Humas Tugas-tugas yang diberikan ada yang tidak sesuai deadline. Publikasi masih perlu ditingkatkan. Pembagian tugas di bidang humas (publikasi, dokumentasi) tidak merata. M. Saran

1. PO Koordinasi tugas dan instruksi harus diperbaiki. 2. Sekretaris Notulensi rapat dan surat-surat disimpan dengan baik
3. Bendum & Danus

Tanggungjawab akan tugas-tugas sebagai bendahara dan danus dijalankan dengan baik. Anggaran dana diatur agar tidak defisit. 4. Acara Konten acara dipersiapkan dan dimatangkan lebih baik. Membuat petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan dengan baik.

5. Perlengkapan Perlengkapan lebih dipersiapkan sesuai deadline.

6. Souvenir Komunikasi dengan pihak luar harus dipastikan dengan baik agar tidak terjadi miss komunikasi.

7. Konsumsi Komunikasi dengan pihak luar harus dipastikan dengan baik agar tidak terjadi miss komunikasi.

8. Humas Publikasi lebih ditingkatkan terutama kepada para atlet. LAMPIRAN

1. Proposal Sponsorship 2. Kesekretariatan Struktur kepanitiaan - SC - PO - Sekretaris - Bendum & Danus - Acara

: tidak ada

: Aan & Aca : Putri : Reva : Bhisma : Munir Dandy Prabhu

- Perlengkapan

: Acel Syaf Rizki

- PJ Souvenir - PJ Konsumsi

: Derrie : Ayu

- Humas

: Reva Mamet

Database panitia

No

Nama

Jurusan&Angkata n

No. Telp (HP)

Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

M. Anugerah Marsya Dyasthi Putri Marastuti Revana Octiviani Gilang Bhisma Nirmala Dandy Jiwo L. Prabhu Sello Marcellino D. Harsyaf Nurman D. Rizki Hadi Putra Derrie Nabilaputra Ayu Nitami Rahmat Hidayat

TL09 TL09 S10 TL10 S09 S10 TL10 S09 S09 S10 S09 S10 TL09 S10

085761271492 085697289200 08561053325

SC SC PO

085711642339 Sekretaris & PJ Humas 085640611599 085719500867 081315727913 085714397393 02498801630 085215115153 08988840487 081510330376 , 08568390404 085694453101 Bendum PJ Acara Acara Acara PJ Perlengkapan Perlengkapan Perlengkapan PJ Souvenir PJ Konsumsi Humas

Notulensi dan absensi rapat Notulensi Rabid 1

Tempat & Tanggal Absensi: -Aan -Aca -Prabhu -Ayu

: Selasar dep, Senin 9 Mei 2011

-Putri -Reva -Syaf -Bhisma

-Munir -Dandi -Derrie -Mamet

- MAS akan diadakan pada hari Jumat, 20 Mei 2011, pukul 19.00-21.00 - Struktur Panitia : SC PO Bendahara Acara : Aan&Aca : Puteri : Bhisma : Dandy Munir Prabhu Perlap : Acel Derrie Syaf Rizki Humas : Reva Mamet Konsumsi : Ayu

- Puteri: Surat izin peminjaman ruangan K301 sudah harus jadi hari Selasa dan harus langsung diurus perizinannya. Surat donatur juga sudah harus dibuat. Sebar undangan untuk atlet dimulai dari hari Jumat - Mamet: Poster coming soon sudah jadi tapi masih dalam bentuk softcopy, dan akan ditempel besok - Untuk masalah souvenir akan diurus Derrie

- Akan ada penyerahan award dan penghargaan simbolis untuk atlet yang meraih juara - Untuk masalah undangan diurus Reva dan Mamet - Untuk konsumsi, sudah ada 4 calon katering yang akan digunakan tapi belum tahu harganya. Perkiraan konsumsi yang akan disediakan untuk 250 orang - Danus harus mencari dana sebanyak Rp2.000.000,00. Dana yang diberikan IMS sebesar Rp200.000,00. Untuk mencari dana, akan diadakan ngamen dan penjualan makanan - Acara: untuk pembukaan ada persembahan dari IMS, sementara materi acaranya; pemutaran 2 video, penyerahan award, dan acara puncak. Namun untuk acara puncak belum ditentukan

Notulensi Rabid 2 Tempat & Tanggal Absensi: -Aan -Aca -Prabhu -Ayu -Putri Munir -Reva -Syaf -Bhisma -Munir -Dandi : dari bidang acara berencana untuk mengadakan pertunjukan musik akustik. Untuk penyerahan award akan diserahkan ke anggota kresma, namun pembagian shiftnya masih direncanakan : saran untuk pembagian award; pemberi award menghampiri pemenangnya ke tempat duduk penonton : untuk isi acara dimatangkan lagi, dan bisa ditambah inovasi-inovasi baru seperti kembang api dsb -Derrie -Mamet -Acel : Selasar dep, Senin 23 Mei 2011

Dandy Aan

Munir Aan Ayu Aan Derrie Putri Syaf Aan Mamet

: penyerahan souvenir dan medali bagi yang berprestasi dilaksanakan menjelang akhir acara, pembagian souvenirnya bergantian : untuk closing dipikirkan lagi : biaya untuk konsumsi; 1 porsi Rp15.000,00 untuk 120 atlet. Makanannya ayam tepung, sayur tumis, dan ayam balado. Untuk minuman, dibeli lagi sendiri : minumannya aqua gelas kardus saja : souvenirnya berupa gelang, total biayanya Rp1.100.000,00 untuk 125 atlet : bidang acara harus menyerahkan daftar perlengkapan yang dibutuhkan ke Syaf : perlengkapan yang harus dicari untuk sekarang ini sudah terdata baru amplifier dan gitar untuk pertunjukan musik akustik : daftar perlengkapan harus diserahkan hari Rabu : poster MAS sudah ditempel di mading di dep, jarkom akan dilaksanakan sebanyak 3 kali sampai hari acara berlangsung, dan undangan baru akan disebar ke atlet-atlet : dana yang dihasilkan danus dari penjualan sebesar Rp183.000,00 : pinjaman harus segera dilunasi, total dana yang dibutuhkan sebesar Rp3.100.000,00 : penentuan lokasi acara: Plan A : laptek

Bhisma Aan Dandy

Plan B : K301 Plan C : EC 303 Aan : acara sudah harus dimulai paling lambat pukul 19.30, supaya bisa diprediksi apakah akan hujan atau tidak di laptek. Untuk publikasi, sementara ini lokasinya di laptek dulu, sambil masih mengusahakan tempat di K301. Untuk MC nantinya, harus memberitahu ke warga kalau yang mengambil makanan didahulukan atlet

Evaluasi untuk Puteri: sebelum rapat sudah harus tau progress dari yang lain, ketegasan dan koordinasi harus ditingkatkan Evaluasi untuk Rizki : ingatkan lagi supaya datang rapat

Notulensi Rabid 3 Tempat & Tanggal Absensi: -Aan -Aca -Ayu -Putri -Reva - Humas -Syaf -Munir -Dandi -Mamet -Acel : jarkom sudah disebar ke angkatan 2006-2009 kemarin, dan sudah dicek kembali ke warga, ternyata jarkom berjalan lancar. Poster sudah ada, undangan dan flyer baru akan disebar. Event di facebook juga sudah dibuat : belum membayar dp ke katering yang digunakan. Dispenser sudah dapat pinjaman, dan akan disediakan juga snack-snack dengan budget sebesar Rp150.000,00 : belum dapat pinjaman lampu hias sebagai dekorasi di laptek. Amplifier yang dibutuhkan ada 5, tapi yang sudah ada baru 4. Untuk sound system sudah tersedia. Kabel roll juga belum tersedia. Untuk proyektor akan meminjam ke TIS. Untuk cajon juga akan meminjam dari warga. Ayu Dandy Aan : sediakan mic wireless -Rizki : Selasar dep, Rabu 25 Mei 2011

- Konsumsi

- Perlengkapan

: sediakan juga standing mic 2 buah : mic wireless bisa meminjam ke dept. untuk alat-alat yang krusial, seharusnya hari Kamis sudah disimpan di ruang IMS, dan alat-alat seperti amplifier diberi label saja supaya tidak hilang dan tidak tertukar : untuk bass, bisa meminjam punya warga : rundown belum dibuat karena menunggu konfirmasi dari warga yang akan tampil di MAS dahulu. Untuk video, rencananya akan ada 2, satu yang dibuat oleh Mok isinya tentang TC, dan satu lagi tentang testimonitestimoni dari warga terhadap TC.

Acel - Acara

Acara puncaknya akan menggunakan kembang api dan pemasangan spanduk di wall climbing. - Aan - Dandy : persiapan MAS dimulai setelah sholat Jumat : rencana untuk penempatan peralatan di lokasi belum dipikirkan. Spanduk harus dibuat. Konten acaranya adalah persembahan, sebar DADU, pemutaran video, dan penyerahan award yang akan dilakukan oleh Kresma secara bergantian : rencana jualan belum terlaksana. Bagi yang merasa diberi surat permohonan donatur, sumbangannya bisa dikumpulkan ke Bhisma. Sebar lagi surat donatur. : souvenir masih difollow-up

- Danus

- Derrie Notulensi Rabid 4 Tempat & Tanggal Absensi: -Aan -Aca -Ayu -Putri -Reva - Puteri :

: Depan ruang IMS, Senin 30 Mei 2011

-Syaf -Munir -Dandi -Mamet -Acel - Danus

-Rizki -Prabu -Derrie

: masih ada hutang yang harus dibayar. Dana masih kurang kira-kira Rp500.000,00 lagi

- Humas

: tugas ada yang tidak sesuai dengan deadline, penyebaran undangannya terlambat dan ada yang tidak dapat undangan, namun dapat diatasi dengan jarkom. Publikasi personalnya kurang : sudah bagus, namun ada masalah keterlambatan makanannya datang : pengumpulan barang telat

- Konsumsi - Perlengkapan

- Kreatif - Acara - Bendahara

: souvenir tidak jadi sampai hari H karena miskomunikasi : sudah lancar, tapi konten acara kurang diinovasi, dan tugas tidak sesuai deadline : koordinasi kurang, danusnya tidak berjalan dengan baik

- Syaf : bidang perlengkapan keteteran dalam mencari barang karena setiap bidang mendadak memberitahu perlengkapan apa yang dibutuhkan - Munir - Dandy : konsumsinya telat datang, memohon maaf kepada bidang perlengkapan karena mendadak dalam meminta perlengkapan : ide awal acara untuk tempat di K301 sebenarnya sudah inovatif, tapi karena tidak mendapat izin dan harus dilaksanakan di laptek jadinya acaranya dirasa agak kurang inovatif. Staff acara kurang memasukkan konverter ke dalam daftar perlengkapan yang dibutuhkan, sehingga pencarian konverternya mendadak : rencana acara tidak berjalan sesuai, karena sehabis makan-makan, warga jadi chaos dan acara jadi sepi setelah makan-makan. Untuk kedepannya, alur acara harus lebih diperhatikan lagi : souvenir tidak jadi sesuai dengan yang dijanjikan karena salah komunikasi : idem

- Prabhu

- Derrie - Mamet

- Ayu : keterlambatan makanan yang datang karena salah komunikasi dengan pemilik katering yang mengira acaranya untuk hari Sabtu, padahal untuk hari Jumat. - Reva : bidang acara seharusnya memberi rundown ke semua panitia supaya semua panitia mengetahui juga alur acara. Untuk kedepannya, diadakan saja sekretaris panitia, supaya tidak merangkap dengan bidang-bidang yang lain - Rizki : koordinasi dengan bidang perlengkapan jangan mendadak - Aan : Bendum kurang bertanggung jawab, sehingga danus jadi tidak berjalan. Anak kresma yang lain tidak mendapat juklis dari bidang acara, sehingga jalannya acara jadi kurang teratur. Evaluasi untuk dandy: pembuatan video telat. Evaluasi untuk perlengkapan: staff perlengkapan yang ikut Semnas seharusnya ada yang menggantikan selama persiapan MAS. Evaluasi untuk Mamet: harus izin dulu sebelum pulang dari acara. Evaluasi untuk Prabhu: harus bisa bagi waktu antara MAS dan Civil Night. Evaluasi untuk Rizki: kerja sudah bagus, tapi jangan

banyak mengeluh. Evaluasi untuk Puteri: PO harus lebih tegas dan koordinasi harus lebih bagus - Aca : Mamet seharusnya lebih banyak mendokumentasikan acara

Daftar/Tabel Surat Daftar/tabel surat masuk Tidak ada surat masuk Daftar/tabel surat keluar *SURAT KELUAR NO NOMOR SURAT 001/EKS/LIGASIPIL/KRESMA/IM S FTUI/III/2011 TANGGAL KETERANGAN Permohonan 16 Maret 2011 Peminjaman Lapangan Teknik

3. Kebendaharaan Pemasukan
-

: : Rp : Rp 500.000,00 600.000,00

Iptek Sosma

Bendum Danus Donatur Kresma

: Rp : Rp : Rp : Rp Rp

200.000,00 210.000,00 500.000,00 805.000,00 + 2.815.000,00

Pengeluaran
-

: : Rp : Rp : Rp : Rp : Rp Rp 1.280.000,00 1.115.000,00 78.000,00 282.000,00 60.000,00 + 2.815.000,00

Konsumsi Souvenir Snack Spanduk & Perlengkapan LCD

4. Pelaksanaan Acara Petunjuk Teknik Acara (tidak ada) Petunjuk Pelaksanaan (tidak ada) Daftar Pengisi Acara (Bila tidak disebutkan dalam proposal sponsorship)