Versi 1.21
19 April 2007
Dokumen ini merupakan hak milik dan berada dalam tanggung jawab Biro PKLN Depjdiknas.
Penyebarluasan dokumen ini, baik berupa bagian atau secara keseluruhan, adalah tidak
diijinkan tanpa mendapat ijin tertulis dari Biro PKLN Depdiknas. Dokumen ini tidak
diperkenankan untuk digunakan maupun diperbanyak, baik berupa bagian atau secara
keseluruhan, untuk tujuan apapun kecuali atas ijin Biro PKLN Depdiknas. Segala bentuk
duplikasi dokumen ini harus dikembalikan ke Biro PKLN atas permintaan Biro PKLN.
CATATAN DOKUMEN
Dokumen Ini
Nama dokumen : Prosedur Baku Operasional (SOP) untuk aplikasi Admin Tools Nomor
Induk Siswa Nasional (NISN).
Isi utama dokumen : Menjelaskan Prosedur Baku Operasional yang harus dilaksanakan
untuk menggunakan aplikasi Admin Tools Nomor Induk Siswa Nasional
(NISN).
Versi dokumen : 1.21
Tanggal terbit : 19 April 2007
Disusun oleh : I Komang Ari Mogi
Reza Andria Siregar, ST.
Catatan Perubahan
Daftar Isi
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario mutasi atau pindah siswa ke sekolah lain ini meliputi pemilihan
sekolah yang dituju oleh siswa dan nomor induk siswa nasional (nisn) dari siswa yang
bersangkutan.
3. Referensi :
Skenario mutasi/pindah siswa sekolah.
Siswa melapor
Sekolah
Kepsek
mengeluarkan
Surat Ijin
Mutasi
Asal
dibawa
Memberikan
Dinas
Login melakukan Operator Surat Ijin tsb.
Operator NISN Pendidikan
Asal
melakukan
Operator Entri
Data
melakukan
Mencetak
Tanda Bukti
melakukan
memberikan
1. Siswa melaporkan kepada Kepala Sekolah sekolah asal untuk mendapatkan Surat
Ijin Mutasi/Pindah ke sekolah lain.
2. Siswa menyerahkan Surat Ijin Mutasi/Pindah dari Kepala Sekolah asal dan
dokumen syarat lain sesuai ketentuan Disdik masing-masing kepada petugas
Disdik setempat.
3. Petugas Disdik terkait menyerahkan kepada operator NISN untuk proses ke sistem
NISN.
4. Operator NISN Disdik setempat login ke ke situs operator NISN dan memilih
menu ”Mutasi/Pindah Siswa”.
5. Operator NISN melakukan entri data meliputi:
a) No NISN Siswa
b) No Surat Ijin Mutasi/Pindah dari Kepsek sekolah asal bersangkutan.
c) Memilih kategori mutasi/pindah siswa (dalam kab/kota, antar kota, antar
propinsi).
d) NPSN sekolah tujuan.
e) Keterangan atau catatan lain yang diperlukan.
f) Print out 5 (lima) lembar Surat Pengantar Mutasi/Pindah siswa dari Disdik
setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data).
g) Pada print out tersebut juga terdapat 7 digit kode khsusus dari sistem
database pusat sebagai penanda proses validasi dari/ke sistem.
h) Kelima surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang
berwenang dan diberi stempel Disdik setempat.
i) Menyerahkan 4 (empat) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat
Disdik yang berwenang kepada siswa bersangkutan. Dan 1 (satu) lembar lagi
disimpan sebagai arsip Disdik setempat.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario persetujuan mutasi atau pindah siswa ke sekolah lain ini meliputi
nomor induk siswa nasional (nisn) dari siswa yang bersangkutan dan kode aktivasi yang
disertakan pada Surat Pengantar Mutasi/Pindah Siswa dari Dinas Pendidikan setempat.
3. Referensi :
Skenario persetujuan mutasi/pindah siswa sekolah.
Siswa dengan
melapor
Sekolah
Kepsek
mengeluarkan
Surat
Penerimaan
tanda bukti Tujuan Mutasi
dibawa
Memberikan
Dinas
Login melakukan Operator Surat Ijin tsb.
Operator NISN Pendidikan
Tujuan
melakukan
Operator Entri
Data
melakukan Mencetak
Tanda Bukti
melakukan
Pejabat Disdik tanda tangan
Tanda Bulkti
(3 kali)
memberikan
Siswa
Terima Tanda Bukti
1. Tujuan :
Skenario Update Status siswa Non-Aktif bertujuan untuk mengubah status Siswa dari
aktif menjadi non-aktif.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario update status siswa non-aktif ini meliputi nomor induk siswa nasional
(nisn) dari siswa yang akan di-update statusnya.
3. Referensi :
- Skenario update status siswa non-aktif.
Kepsek
mengeluarkan Surat Ket. Siswa
dibawa
Dinas
Sekolah non-aktif Pendidikan
setempat
Memberikan
Surat Ket. tsb.
Operator Entri
Data
melakukan
Login
Operator
melakukan
Operator
NISN
melakukan
Mencetak
melakukan
Pejabat Disdik memberikan
Tanda Bukti tanda tangan Kepsek
(3 kali) Tanda Bulkti Terima Tanda Bukti
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario update Status Kenaikan Kelas Siswa ini meliputi nomor induk siswa
nasional (nisn) dari siswa yang bersangkutan.
3. Referensi :
- Skenario update Status Kenaikan Kelas Siswa.
melakukan Validasi
Dinas
Siswa
Pendidikan
Sistem Kenaikan Kelas setempat
NISN
Kepsek
mengeluarkan Surat Daftar
dibawa
Dinas
Sekolah Siswa Tidak naik Pendidikan
setempat
Memberikan
Surat Ket. tsb.
Perubahan
Status Siswa
melakukan
Login
Operator
melakukan
Operator
NISN
melakukan
Mencetak
melakukan
Pejabat Disdik memberikan
Tanda Bukti tanda tangan Kepsek
(2 kali) Tanda Bulkti Terima Tanda Bukti
1. Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa di setiap
sekolah menjadi naik kelas.Kecuali bagi siswa tahun terakhir maka status
sementaranya dianggap lulus semuanya**).
2. Status sementara naik kelas tersebut harus di ”Validasi” oleh Disdik setempat
sebagai pengesahan resmi melalui sistem NISN secara online.
3. Setiap Kepsek membuat surat keterangan daftar siswa yang tidak naik kelas di
sekolah masing-masing ditujukan kepada kepala disdik setempat untuk diproses ke
sistem NISN Pusat.. Pada daftar siswa yang tidak naik kelas harus menunjukkan
nomor NISN siswa bersangkutan.
4. Petugas operator NISN login ke situs operator NISN dan memilih menu Status
Kenaikan Siswa.
5. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi:
a) No NISN Siswa yang ”TIDAK NAIK KELAS” sesuai surat dari Kepsek
bersangkutan.
b) No Surat keterangan daftar siswa TIDAK NAIK KELAS dari Kepsek sekolah
bersangkutan.
c) Merubah status kenaikan kelas dari siswa bersangkutan ke opsi ”TIDAK NAIK
KELAS” pada TA xxxx/yyyy.
d) Keterangan atau catatan lain yang diperlukan.
e) Print out 2 (dua) Surat Keterangan Siswa TIDAK NAIK KELAS dari Disdik
setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print
out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda
proses validasi dari sistem **).
f) Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang
berwenang dan diberi stempel Disdik setempat.
g) Menyerahkan 1 (lembar) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat
Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah siswa bersangkutan. Dan 1 (satu)
lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.
**) Pada saat print out maka seluruh siswa dalam sekolah bersangkutan secara otomatis akan
teregister mengikuti TA saat itu yang berlaku.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario update status kelulusan siswa ini meliputi nomor induk siswa nasional
(nisn) dari siswa yang bersangkutan.
3. Referensi :
- Skenario update status kelulusan siswa.
melakukan Validasi
Dinas
Siswa
Pendidikan
Sistem Kelulusan setempat
NPSN
Kepsek
mengeluarkan
Surat Daftar dibawa
Dinas
Sekolah Siswa tidak
Lulus Pendidikan
setempat
Memberikan
Surat Ket. tsb.
Mengubah Status
Kelulusan untuk Siswa melakukan
Login melakukan
Operator
dalam Daftar Operator NISN
melakukan
Mencetak
melakukan
Pejabat Disdik memberikan
Tanda Bukti tanda tangan Kepsek
(2 kali) Tanda Bulkti Terima Tanda Bukti
1. Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa tingkat
akhir di setiap jenjang di setiap sekolah menjadi lulus. Status sementara kelulusan
tersebut harus di ”Validasi” oleh Disdik setempat sebagai pengesahan resmi melalui
sistem NISN secara online.
2. Setiap Kepsek membuat surat keterangan daftar siswa yang tidak lulus di sekolah
masing-masing ditujukan kepada kepala disdik setempat untuk diproses ke sistem
NISN Pusat. Pada daftar siswa yang tidak lulus tersebut harus menunjukkan nomor
NISN siswa bersangkutan.
3. Petugas operator NISN login ke situs operator NISN dan memilih menu Status
Kelulusan Siswa Entri Siswa Tidak Lulus *).
4. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi:
a) No NISN Siswa yang ”TIDAK LULUS” sesuai surat dari Kepsek bersangkutan.
b) No Surat keterangan daftar siswa TIDAK LULUS dari Kepsek sekolah
bersangkutan.
c) Merubah status kelulusan dari siswa bersangkutan ke opsi ”TIDAK LULUS”
pada TA xxxx/yyyy.
d) Keterangan atau catatan lain yang diperlukan.
e) Print out 2 (dua) Surat Keterangan Siswa TIDAK LULUS dari Disdik setempat
(Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print out
tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda
proses validasi dari sistem **).
f) Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang
berwenang dan diberi stempel Disdik setempat.
g) Menyerahkan 1 (lembar) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat
Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah siswa bersangkutan, dan 1 (satu)
lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.
*) Jika dalam suatu sekolah seluruh siswanya lulus maka pilih sub menu Entri Siswa Lulus
Semua.
**) Pada saat print out maka seluruh siswa tingkat akhir di sekolah bersangkutan secara
otomatis akan teregister lulus kecuali yang tidak lulus teregister mengikuti TA saat itu yang
berlaku.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario update Status Kelulusan Siswa pada Sub Menu Siswa Lulus
Semuanya ini meliputi nomor induk siswa nasional (nisn) dari siswa yang bersangkutan.
3. Referensi :
- Skenario update Status Kelulusan Siswa.
melakukan Validasi
Dinas
Siswa
Pendidikan
Sistem Kelulusan setempat
NPSN
Kepsek
mengeluarkan
Surat Ket. dibawa
Dinas
Sekolah Kelulusan
Seluruh Siswa Pendidikan
setempat
Memberikan
Surat Ket. tsb.
Mengubah Status melakukan
Kelulusan untuk Sekolah
Login
Operator
melakukan
Operator
NISN
melakukan
Mencetak
melakukan
Pejabat Disdik memberikan
Tanda Bukti tanda tangan Kepsek
(2 kali) Tanda Bulkti Terima Tanda Bukti
1. Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa tingkat
akhir di setiap jenjang di setiap sekolah menjadi lulus. Status sementara kelulusan
tersebut harus di ”Validasi” oleh disdik setempat sebagai pengesahan resmi melalui
sistem NISN secara online.
2. Setiap Kepsek membuat surat keterangan jika seluruh siswanya lulus di sekolah
masing-masing ditujukan kepada kepala disdik setempat untuk diproses ke sistem
NISN Pusat.. Pada surat tersebut tersebut harus menunjukkan nomor NPSN dari
sekolah bersangkutan.
3. Petugas operator NISN login ke situs operator NISN dan memilih menu Status
Kelulusan Siswa Update Siswa Lulus Semuanya.
4. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi:
a) No NPSN Sekolah yang status siswanya ”LULUS SELURUHNYA” sesuai
surat dari Kepsek bersangkutan.
b) No Surat keterangan dari Kepsek sekolah bersangkutan..
c) Keterangan atau catatan lain yang diperlukan.
d) Update seluruh siswa di sekolah terkait LULUS semuanya.
e) Print out 2 (dua) Surat Keterangan Siswa LULUS SELURUHNYA dari Disdik
setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print
out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda
proses validasi dari sistem **).
f) Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang
berwenang dan diberi stempel Disdik setempat.
g) Menyerahkan 1 (lembar) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat
Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah bersangkutan. Dan 1 (satu)
lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.
**) Pada saat print out maka seluruh siswa tingkat akhir di sekolah bersangkutan secara
otomatis akan teregister lulus pada TA berlaku.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario Penerimaan Siswa Baru Kolektif ini meliputi verifikasi daftar siswa
baru dan melakukan update daftar siswa baru.
3. Referensi :
- Skenario Penerimaan Siswa Baru Kolektif.
Kepsek
mengeluarkan
Surat Ket. dibawa
Dinas
Sekolah Daftar Siswa
Baru Pendidikan
setempat
Memberikan
Surat Ket. tsb.
Verfikasi dan
Validasi melakukan
Login melakukan
Operator
Daftar Siswa Baru Operator NISN
melakukan
Upload Data Siswa Baru
melakukan
Mencetak
melakukan
Pejabat Disdik memberikan
Tanda Bukti tanda tangan Kepsek
(2 kali) Tanda Bulkti Terima Tanda Bukti
1. Pada setiap tahun ajaran baru, sekolah menerima siswa baru yang untuk jenjang SD
belum mendapatkan nomor NISN dari pusat *).
2. Kepsek mengeluarkan surat keterangan Daftar Siswa Baru (Setiap Tahun Ajaran
Baru) disertai dengan file softcopy spreadsheet sesuai standar pusat kepada petugas
disdik setempat.
3. Petugas operator NISN membuka aplikasi dekstop NISN untuk melakukan verifikasi
dan validasi data siswa **).
4. Petugas operator NISN login ke aplikasi dekstop NISN dan memilih menu Update
Siswa Baru.
5. Petugas operator NISN melakukan entri data meliputi:
a) No NPSN Sekolah
b) Upload file spreadsheet daftar siswa baru untuk di verifikasi melalui aplikasi
dekstop NISN.
c) Upload data daftar siswa baru yang telah diverifikasi ke sistem pusat secara
online melalui aplikasi dekstop.
d) Print out 2 (dua) lembar Surat Keterangan Update Data Siswa Baru dari Disdik
setempat (Berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data). Pada print
out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai penanda
proses validasi dari sistem.
e) Kedua surat hasil print out tersebut di tandatangani oleh Pejabat Disdik yang
berwenang dan diberi stempel Disdik setempat.
f) Menyerahkan 1 (lembar) lembar surat yang telah ditandatangani oleh Pejabat
Disdik yang berwenang kepada kepala sekolah bersangkutan. Dan 1 (satu)
lembar lagi disimpan sebagai arsip Disdik setempat.
*) Khusus siswa baru tingkat SMP/MTs, SMA/SMK/MA daftar siswa baru diisi dengan
NISN-nya. Adapun untuk siswa baru SD tidak perlu karena belum memiliki NISN.
**) Aplikasi dekstop memiliki waktu terbatas maksimal 2 minggu sejak berlangsungnya
Tahun Ajaran Baru terkini.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario Update Biodata siswa ini meliputi verifikasi daftar siswa baru
dan melakukan update biodata siswa.
3. Referensi :
- Biodata Siswa
mengajukan
Kepsek Surat
Kepala mengeluarkan Pengantar
Siswa perubahan biodata
Sekolah Perubahan
dibawa
Login melakukan
Memberikan
Dinas
Operator Surat Pengantar
Operator DAPODIK Pendidikan
Setempat
melakukan
Entri NISN
melakukan
3
Mencetak
Tanda Bukti
melakukan
Pejabat Disdik tanda tangan
Tanda Bukti
Klik Edit (3 kali)
Melakukan
perubahan
memberikan
Siswa
Terima Tanda Bukti
*) Atribut data yang tidak bisa dirubah adalah Nomor NISN, NPSN, Nama Sekolah Asal, dan
Tingkatan Kelas.
1. Tujuan :
Fasilitas update ini ditujukan untuk merubah data Kepala Dinas Pendidikan
Kota/Kab yang tampil di seluruh hasil cetak/print out surat dari proses entri
aplikasi operator.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario Update Biodata ini meliputi verifikasi biodata Kepala Sekolah dan
melakukan update biodata kepala sekolah
3. Referensi :
Biodata Pejabat/Kepala Sekolah di lingkungan Dinas Pendidikan Kota/Kab setempat
Operator
melakukan Login
Menu Pejabat
Dinas
Klik Edit
DAPODIK
Operator Melakukan
perubahan
melakukan
Pejabat Disdik
melakukan
Operator setempat
melakukan
2
tanda tangan Mencetak
tanda tangan Tanda Bukti
Tanda Bukti
Tanda Bukti (2 kali)
dan stempel
memberikan
Kepala Sekolah
Terima Tanda Bukti
*) Atribut data yang tidak bisa dirubah adalah daerah, yang merupakan menu bar pilihan.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario Update Data Sekolah ini meliputi verifikasi data sekolah dan
melakukan update data sekolah
3. Referensi :
Data sekolah dan Nomor Pokok sekolah Nasional
Surat
Dinas
Kepsek Pengantar dibawa
Kepala Pendidikan
mengeluarkan Perubahan
Sekolah Setempat
Memberikan
Surat Pengantar
melakukan
Entri NPSN
Klik Edit Operator
Melakukan Login melakukan DAPODIK
perubahan Operator
melakukan
2 melakukan
memberikan
Mencetak
Tanda Bukti Pejabat Disdik Kepala Sekolah
(2 kali) tanda tangan Tanda Bukti Terima Tanda Bukti
dan Stempel
*) Atribut data yang tidak bisa dirubah adalah Nomor NPSN dan Kota/Kabupaten.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario Update Data Sekolah ini meliputi verifikasi data status sekolah
dan melakukan update data status sekolah.
3. Referensi :
Data sekolah dan Nomor Pokok Sekolah Nasional.
Sekolah
Mengajukan
Mengajukan
Sekolah
Negeri Swasta
Badan Akreditasi Sekolah/
Dinas Pendidikan Nasional
Operator
DAPODIK Surat Persetujuan
Perubahan Status
melakukan
Sekolah
Lengkapi
Login Isian Data
Operator Sekolah
Hapus/
Merger melakukan
Sekolah
Entri NPSN
melakukan
3
Mencetak
Tanda Bukti
memberikan
melakukan
(3 kali)
3) Petugas Operator Dapodik mencetak tanda bukti perubahan status sekolah sesuai
dengan kebutuhan (berfungsi juga sebagai tanda bukti keberhasilan entri data).
Pada print out tersebut juga ada kode khsusus dari sistem database pusat sebagai
penanda proses validasi dari sistem.
4) Surat hasil print out tersebut ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang dan
diberi stempel.
1. Tujuan :
Skenario Update Data Guru bertujuan untuk melakukan perubahan terhadap data
bioadata guru
2. Ruang Lingkup :
Lingkup skenario Update Biodata guru ini meliputi verifikasi daftar siswa baru dan
melakukan update biodata siswa.
3. Referensi :
- Biodata Guru
- NUPTK
Kepala Mendata guru Kepala Kepsek Surat
Sekolah Sekolah mengeluarkan Pengantar
Entri Guru
dibawa
melakukan
Memberikan
Dinas
Login Operator Surat Pengantar
Operator DAPODIK Pendidikan
Setempat
melakukan
Entri Data
melakukan
3
Mencetak
Tanda Bukti
melakukan
Pejabat Disdik tanda tangan
Tanda Bukti
Guru (3 kali)
memberikan
Kepala Sekolah
Terima Tanda Bukti