TUGAS HARIAN PROTOKOL 1. 2. Cek jadwal Bupati setiap hari.

Jika adanya yang membooking hari di jadwal bupati tetapi mereka belum memasukan surat, maka di keterangan jadwal bupati dinyatakan bahwa surat belum masuk. 3. 4. Cek undangan atau surat masuk yang mengundang Bupati/Wabup/Sekda/Asisten. Jika ada Surat/Undangan masuk, agendakan ke sub bagian TU/RT dan masukan kejadwal Bupati. 5. Koordinasikan dengan panitia pelaksana tentang kapasitas kehadiran pimpinan, tempat acara, format acara, waktu pelaksana,tamu undangan, makan siang dll. 6. Buatkan lembaran disposisi untuk di teruskan ke Asisten atau Sekda atau Bupati wakil Bupati. 7. Surat undangan yang telah diberi lembaran disposisi untuk diteruskan ke pimpinan harus menggunakan buku tanda terima/buku expedisi dari ADC. 8. Selalu pantau perkembangan surat yang telah didisposisikan tersebut ke ADC Asisten/ADC Sekda/ADC Bupati untuk mengetahui bagaimana disposisi pimpinan dan siapa yang menghadiri acara tersebut agar bisa secepatnya di tindak lanjuti. 9. JIka telah diketahui siapa pejabat yang akan menghadiri acara tersebut, edit jadwal bupati. 10. Siapkan Pidato Bupati sesuai dengan undangan yang masuk (format acara dll). 11. Sampaikan kepada ADC atau pimpinan bgm format acara, Jalan yang akan dilewati, titik kumpul rombongan, Pakaian dll yang di anggap perlu. 12. Jika leading sector acara/panitia adalah Dinas/Badan/Bagian maka mereka yang harus menyiapkan pidato tersebut.

13. Koreksi pidato tersebut sehingga tidak terjadi kesalahan penulisan ataupun mengandung makna ganda atau pernyataan yang menggangu kondisi stabilitas. 14. Gandakan pidato untuk utk masing2 ADC dan ada satu copyan di petugas protokol utk antisipasi jika pidato ketinggalan dirumah. 15. Jika surat undangan telah selesai didisposisi pimpinan dan telah jelas siapa pejabat yang menghadiri acara tersebut maka siapkan Patwal dan SPT untuk Kadis/Kaban/Kabag. 16. Patwal harus mengetahui jalur yang aman yang akan dilewati rombangan dan merupakan jalan PROTOKOL kecuali ada perintah lain dari pimpinan. 17. Jika memungkin sebaiknya patwal melakukan survey terhadap jalan yang akan di lalui rombongan dan titik acara yang akan dilalui. 18. Koordinasi dengan Panitia/satpol/Dishub untuk pengamanan atau petunjuk arah di setiap persimpangan jalan untuk mencegah terjadinya kesalahan jalan(biasa dengan penempatan petugas atau rambu-rambu). 19. SPT Kaban/Kadis/Kabag telah diedarkan minimal 1 (satu) hari sebelum hari H (Hari Pelaksanaan). 20. Setiap SPT yang diedarkan harus disertai dengan Tanda Terima SPT 21. Untuk memaximalkan hasil selain SPT diedarkan, sebaiknya juga disertai denga SMS 22. Isi SMS harus jelas mencakup nama acara, waktu pelaksanaan (hari/tanggal/ pukul), lokasi acara, titik kumpul, waktu brkt dll dianggap perlu. 23. Setiap SMS atau telp harus menggunakan kata-kata yang SOPAN dan SANTUN. 24. Info atau data apapun yang berhubungan dengan acara atau pimpinan harus bersifat VALID (A1) dan berasal dari SUMBER YANG DAPAT DIPERCAYA dan BERASAL DARI BEBERAPA SUMBER (Croscek dari sumber yang lain).

PERSIAPAN DILAPANGAN/GLADI RESIK/PENYAMBUTAN BAGI PROTOKOL YANG DILAPANGAN 1. 2. Galdi resik sebaiknya dilaksanakan beberapa hari sebelum hari H Pada saat gladi atau croscek dilapangan harus selalu koordinasi dengan panitia pelaksana 3. Hindarkan atau jangan menggunakan kata PERINTAH untuk minta bantuan kepada panitia atau orang lain. 4. 5. Selalu menggunakan kata yang SOPAN dan sikap yang SANTUN Jika acara dilapangan menggunakan tenda pastikan tenda bebas dari genangan air terutam tenda VIP dan Podium. 6. 7. Jika tenda saling berhadapan, Tenda VIP menghadap tenda Khalayak ramai. Arah dan letak tenda VIP harus memperhatikan posisi sinar matahari dan arah/jalan kedatangan pejabat. 8. Arah atau pandangan pejabat saat duduk di tenda VIP dan podium jangan sampai terhalangi oleh tiang tenda, tirai tenda, tirai podium, bunga atau benda-benda lainnya. 9. Jika pejabat berpidato di atas pentas, cek tiang mikropon, tangga pentas dan lampu pentas yang memadai. 10. Pentas tempat bupati berpidato harus steril dari orang-orang yang tidak berkepentingan. 11. Jika MC juga berada di atas pentas, saat bicara beliau harus berdiri dan jangan duduk di kursi. 12. MC dilarang mengulas acara yang telah berlalu. 13. Harus selalu ada petugas protokol yang mendampingi MC. 14. Jika pidato di Podium, podium harus menghadap khalayak ramai dan dekat dengan tenda VIP.

15. Cek mikropon di podium. 16. Sterilkan segala sesuatu yang menghalangi pandangan pejabat seperti tirai podium dll. 17. Kursi Tempat duduk Bupati harus yang paling baik dari kursi yang lain 25. Cek pejabat VIP yang akan hadir. 26. Pastikan jumlah kursi VIP cukup dengan jumlah undangan yang akan hadir 27. Pengaturan tempat duduk harus berdasarkan UU keprotokolan. 28. Setiap pengaturan dan tindakan petugas protokol harus berdasarkan aturan sehingga dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap staf harus menguasai UU, PP dll yang berhubungan dengan acara. 29. Tertib acara harus se-efektif dan se-efisien mungkin baik dari pengaturan urutan acara maupun bahasa sehingga sebelum acara dimulai harus di cek dan didampingi selama acara. 30. Koordinasi dengan panitia/satpol/dishub/kepolisian/TNI utk keamanan jalan menuju tempat acara, parker dll. 31. Jika ada penambahan acara/penyisipan acara oleh pihak tertentu harus di koordinasikan dulu dengan panitia atau penangunggjawab acara seperti: Camat/Kadis/Kabag/Sekda dll. 32. Jika acara peresmian (jika dengan penguntingan pita di pintu masuk gedung) pencanangan/pelantikan/pemberian hadiah or bantuan yang harus disiapkan: Gunting besar yg telah dihias untuk menggunting pita masuk, baki tempat gunting, petugas pembawa baki gunting papan selubung nama gedung (

33. Jika acara peresmian (jika dengan pembukaan papan selubung nama gedung). Cek bagaimana cara pembukaan papan selubung. Apakah dengan di gunting atau di tarik talinya. Pastikan tali yang mana yang di tarik dan tidak macet. 34. Jika peresmian dengan penandatangan prasasti, cek tulisan prasasti harus sesuai dengan standar. Spidol diusahakan tinta mas. Prasasti di letakan diatas meja. 35. Jika pemberian hadiah atau bantuan. Siapkan semua hadiah /bantuan yang akan diserahkan di atas meja atau baki. Siapakan orang yang akan meneriam bantuan atau hadfiah tersebut. Atur formasi barisan penerima bantuan atau hadiah dengan rapi sesuai SK yang dibacakan dan petugas pembawa hadiah atau baki telah berada di belakang atau samping masing2 penerima. Croscek satu demi satu hadiah/bantuan dengan barang yang akan diserahkan. 36. Setelah rapi baru mohon pimpinan menyerahkan didampingi pejabat lainnya. 37. Petugas protokol harus standby pada posisi yang slalu bias di lihat oleh pimpinan.

PERSIAPAN UNTUK PETUGAS PROTOKOL YANG MENDAMPINGI ROMBONGAN BEBERAPA JAM SEBELUM BERANGKAT 1. Pastikan Jam, tempat kumpul keberangkatan. 2. Cek pidato bupati apakah sdh di tangan ADC 3. Cek patwal 4. Cek rombongan kadis/Kaban dll apakah sudah standby semua. 5. Selalu koordinasi dengan protocol dan panitia di lapangan tentang kesiapan di tempat acara. 6. Jika persiapan di tempat acara telah matang baru sampaikan kepimpinan atau pejabat tentang keadaan di lapangan.

PERSIAPAN UNTUK PENYAMBUTAN ROMBONGAN DI TEMPAT ACARA : 1. 2. Pastikan tempat duduk pimpinan telah cukup jumlahnya, bagus, baik, aman, standby Pastikan smua konsumsi siap, bersih, aman, seperti gelas bersih dari debu, tisu, tutup gelas dan kelengkapan acara lainnya telah siap dan matang 3. 4. 5. Tentukan titik penyambutan Siapkan pejabat2 yang akan menyambut rombongan. Siapkan perlengkapan penyambutan spt kalung bunga atau samiri atau buket, sila, calempong dll. 6. Pastikan jalan penyambuatan steril.