Anda di halaman 1dari 66

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS
PENYELENGGARAAN SPIP
SUB UNSUR
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
(4.2)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009
TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern


Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan
Keuangan

dan

Pembangunan

(BPKP),

sesuai

dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang


Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan
salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas
sistem

pengendalian

intern,

yang

menjadi

tanggung

jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai


penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing.
Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:
1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
2. sosialisasi SPIP;
3. pendidikan dan pelatihan SPIP;
4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan
unsur-unsur SPIP, yaitu:
1. lingkungan pengendalian;
2. penilaian risiko;
3. kegiatan pengendalian;
4. informasi dan komunikasi; dan
5. pemantauan pengendalian intern.
4.2 Komunikasi yang Efektif

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,


BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan
SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa
saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka
penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan
ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub
unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan
acuan

langkah-langkah

yang

perlu

dilaksanakan

dalam

penyelenggaraan sub unsur SPIP.


Pedoman

Teknis

Penyelenggaraan

SPIP

sub

unsur

Komunikasi yang Efektif pada unsur Informasi dan Komunikasi


merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah dalam menyelenggarakan subunsur tersebut, dan
hendaknya

disesuaikan

dengan

karakteristik

masing-masing

instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas


instansi tersebut.
Pedoman ini masih memerlukan penyempurnaan. Oleh karena
itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini,
sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009


Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001

4.2 Komunikasi yang Efektif

ii

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR .................................................................

DAFTAR ISI ...............................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .........................................................

B. Sistematika Pedoman ...............................................

BAB II GAMBARAN UMUM


A. Pengertian ...............................................................

B. Tujuan dan Manfaat .................................................

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 10


D. Parameter Penerapan ............................................... 11

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN


A. Tahap Persiapan ...................................................... 20
B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 31
C. Tahap Pelaporan ....................................................... 55

BAB IVPENUTUP

4.2 Komunikasi yang Efektif

iii

4.2 Komunikasi yang Efektif

iv

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu sub unsur dalam informasi dan komunikasi
pada sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) adalah
komunikasi (pasal 41 dan 42 Peraturan Pemerintah Nomor 60
Tahun 2008). Komunikasi adalah proses penyampaian pesan
atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang
tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung, untuk
mendapatkan umpan balik. Dalam daftar uji SPIP, pimpinan
instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya komunikasi
internal dan eksternal yang efektif.
Komunikasi intern adalah komunikasi yang terjadi dalam
organisasi instansi pemerintah, yakni komunikasi dari atasan
kepada bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, dan
komunikasi antar pegawai.
Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara
para pihak di dalam instansi pemerintah dengan pihak di luar
instansi pemerintah (ekstern). Hal ini mencakup komunikasi
dengan

masyarakat

dan

stakeholders

(para

pemangku

kepentingan) lainnya, yang dapat memberikan masukan terhadap


kualitas pelayanan dan pengendalian intern instansi tersebut.
Komunikasi internal dan eksternal yang efektif harus terjadi
baik secara vertikal maupun horizontal melalui komunikasi dua
arah serta lintas unit/instansi.
Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya
komunikasi internal dan eksternal yang efektif, terutama yang
memberikan dampak signifikan terhadap program, proyek, operasi,
dan kegiatan lainnya, termasuk penganggaran dan pendanaannya.
4.2 Komunikasi yang Efektif

Untuk
pimpinan

menyelenggarakan
instansi

pemerintah

komunikasi
harus

yang

menyediakan

efektif,
dan

memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, dalam


mengomunikasikan informasi penting kepada pimpinan, pegawai,
dan pihak lainnya,

serta mengelola, mengembangkan, dan

memperbarui sistem informasi secara terus menerus untuk


meningkatkan kegunaan dan keandalan informasi.
Dalam

rangka

menjelaskan

lebih

lanjut

mengenai

komunikasi yang efektif, diperlukan pedoman penyelenggaraan


komunikasi yang efektif, yang memberikan panduan kepada
instansi pemerintah dalam rangka memahami dan melakukan
komunikasi yang efektif dalam instansi pemerintah. Pedoman ini
merupakan penjabaran lebih lanjut dari pedoman teknis umum
penyelenggaraan SPIP.
Pedoman teknis tentang komunikasi yang efektif, disusun
dengan tujuan agar tersedia acuan bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah dalam mengembangkan sistem pengendalian
intern sub unsur komunikasi.
B. Sistematika Pedoman
Sistematika penyajian pedoman ini adalah sebagai berikut:
Bab I

Pendahuluan
Bab ini menjelaskan latar belakang perlunya pedoman
teknis

komunikasi

yang

efektif

serta

sistematika

penyajian pedoman komunikasi ini.


Bab II

Gambaran Umum
Bab ini membahas secara garis besar konsep dasar
komunikasi yang efektif, terdiri dari definisi komunikasi,
perlunya komunikasi yang efektif, keterkaitan dengan
peraturan perundang-undangan lainnya, dan parameter
penerapan komunikasi yang efektif.

4.2 Komunikasi yang Efektif

Bab III Langkah-Langkah Penerapan


Bab

ini

komunikasi

menguraikan
yang

langkah-langkah

efektif,

meliputi

penerapan
persiapan,

pelaksanaan, dan pelaporan.


Bab IV Penutup
Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting
yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas
penggunaan pedoman ini.

4.2 Komunikasi yang Efektif

4.2 Komunikasi yang Efektif

BAB II
GAMBARAN UMUM
A. Pengertian
Komunikasi yang diterjemahkan dari kata communication,
berasal dari bahasa latin communis yang berarti common (biasa
atau umum). Komunikator (pihak yang menyampaikan informasi)
berusaha menciptakan suatu commonness (kondisi umum atau
biasa) dengan si komunikan (penerima informasi). Dengan
demikian, communication can be defined as the transmission of
information and understanding through the use of common
symbols. (Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi
informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol
biasa atau umum). Simbol-simbol tersebut dapat dalam bentuk
verbal (lisan) dan nonverbal (tulisan, gerak tubuh, simbol lain).
Secara sederhana, komunikasi adalah pentransferan dan
pemahaman makna. Pentransferan makna memiliki pengertian
penyampaian makna dari seseorang kepada orang lain. Makna
yang diterima dari pentransferan tanpa pemahaman atau
pengertian yang sama akan menjadi sia-sia. Oleh karena itu,
pemahaman atas makna menjadi penting dalam komunikasi.
Peraturan

Pemerintah

Nomor

60

Tahun

2008

mendefinisikan komunikasi sebagai sebuah proses penyampaian


pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang
tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung untuk
mendapatkan umpan balik. Efektivitas dari komunikasi terlihat
dari umpan balik yang ditunjukkan oleh pihak yang menerima
pesan. Umpan balik itu akan menunjukkan apakah telah terjadi
kesamaan pemahaman atas makna pesan yang disampaikan.

4.2 Komunikasi yang Efektif

Proses
komunikator

komunikasi
dengan

merupakan
komunikan

tahap-tahap
tahap tahap
yang

antara

menghasilkan

pentransferan dan pemahaman makna. Menurut Stephen P.


Robbins, proses komunikasi meliputi tujuh bagian, yaitu
yaitu:
1. sumber
umber komunikasi (komunikator);
(komunikator)
2. pengkodean (encoding
encoding);
3. pesan;
4. saluran;
5. pendekodean (decoding
decoding);
6. penerima
enerima (komunikan);
(komunikan)
7. umpan balik (feedback)
feedback).
Ketujuh bagian dari suatu proses komunikasi dapat
digambarkan sebagai berikut:

Sumber komunikasi atau biasanya disebut komunikator


komunikator,
mengawali proses komunikasi dengan pesan yang dikemas
dengan pengkodean tertentu berupa simbol-simbol.
simbol simbol. Pesan
adalah informasi yang dikomunikasikan. Pesan tersebut dapat
disampaikan secara lisan (oral), yaitu kita berbicara,
bicara, melalui
4.2 Komunikasi yang Efektif

tulisan, lukisan, gerakan isyarat, gerakan tangan atau lengan,


ungkapan pada wajah atau simbol lain, yang semuanya
disampaikan

dengan

kemasan

pendekodean

tertentu.

Pendekodean dimaksud sangat dipengaruhi oleh beberapa hal,


yaitu: keterampilan, sikap, pengetahuan, dan sistem sosial
budaya.

Pengemasan

suatu

pesan

melalui

pengkodean

memberikan kontribusi yang berarti atas keberhasilan suatu


komunikasi. Penyampaian pesan melalui sikap yang tidak
menyenangkan, misalnya dengan emosi yang meluap-luap dapat
memungkinkan

penerima

pesan akan

salah

mengartikan.

Demikian pula, seorang komunikator yang menyampaikan pesan


dengan menggunakan istilah yang tidak lazim dipahami oleh
penerima pesan dapat memengaruhi penyampaian pesan
tersebut.
Selanjutnya, pesan disampaikan melalui berbagai saluran
yang disebut media penyaluran pesan. Penyaluran pesan
biasanya dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu: saluran formal dan
saluran informal. Saluran formal adalah media penyampaian
yang dilakukan melalui jaringan otoritas di dalam organisasi.
Pimpinan yang menginginkan pegawai di bawahnya untuk
melakukan

beberapa

tugas,

biasanya

mengomunikasikan

permintaan tersebut melalui suatu jaringan kerja formal. Selain


itu, jaringan kerja formal juga mencakup proses komunikasi
sebagai akuntabilitas dari bawahan kepada atasan yang lebih
tinggi. Saluran informal adalah saluran yang tidak resmi tempat
berlalunya

informasi

dalam

suatu

organisasi.

Jaringan

komunikasi informal tidak dikendalikan oleh manajemen. Saluran


pesan pribadi atau sosial biasanya menggunakan saluran
informal dalam organisasi.
4.2 Komunikasi yang Efektif

Sebelum pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan


simbol-simbol yang diterima ke dalam suatu ragam yang dapat
dipahami oleh

komunikan. Inilah yang disebut sebagai

pendekodean pesan. Sebagaimana pada tahap pengkodean,


pendekodean

pun

dipengaruhi

oleh

keterampilan,

sikap,

pengetahuan, dan sistem sosial budaya,


Tahapan terakhir dari proses komunikasi adalah umpan
balik. Tahap ini merupakan pengecekan atas keberhasilan
pentransferan

pesan

dimaksud.

Tahap

ini

penting

untuk

mengetahui apakah komunikasi yang dilakukan sudah efektif


atau belum, terlebih lagi dalam suatu organisasi. Tahapan ini
sangat penting dalam kegiatan organisasi. Sebagai contoh, pada
instansi pemerintah, peran monitoring dan reviu pelaksanaan
tugas oleh atasan merupakan salah satu media umpan balik atas
keberhasilan komunikasi yang dibuat saat atasan melakukan
pengarahan.
Komunikasi yang efektif seharusnya terjadi di segala arah,
mengalir dari atas ke bawah, dari bawah ke atas dan lintas unit
organisasi, serta mencakup seluruh komponen dan struktur
organisasi. Salah satu saluran komunikasi yang paling kritis,
adalah komunikasi antara atasan dan bawahan.
Komunikasi

dalam

pengendalian

intern

terdiri

dari

komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern


adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi instansi
pemerintah, yaitu antar pegawai (komunikasi horizontal), maupun
antara atasan dengan pegawai (komunikasi vertikal). Komunikasi
vertikal terjadi saat pimpinan memberikan arahan kepada
bawahan agar dapat melaksanakan tugas dengan baik dan saat
bawahan

menyampaikan

4.2 Komunikasi yang Efektif

laporan

pelaksanaan

tugas.
8

Komunikasi horizontal berlangsung tidak lebih formal daripada


komunikasi vertikal. Namun demikian, guna meningkatkan
efektivitas komunikasi, pada komunikasi vertikal juga harus
disediakan saluran komunikasi yang tak formal.
Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara
para pihak di dalam instansi pemerintah dengan pihak ekstern.
Hal ini mencakup komunikasi dengan masyarakat dan instansi
pemerintah

lainnya,

serta

kelompok

lainnya

yang

dapat

memberikan masukan terhadap kualitas pengendalian intern


instansi tersebut. Dengan demikian, komunikasi eksternal harus
dibangun dalam dua arah, bukan hanya berisikan mekanisme
bagaimana instansi pemerintah menyampaikan informasi kepada
pihak ketiga, tetapi juga menyangkut bagaimana mekanisme
penyampaian umpan balik dari pihak ketiga seperti dengan
instansi pemerintah lainnya.
B. Tujuan dan Manfaat
Komunikasi bertujuan untuk menyampaikan pesan untuk
mendapatkan umpan balik, sehingga komunikasi yang dilakukan
efektif. Komunikasi intern bertujuan untuk menciptakan dan
mempertahankan sistem pengendalian yang konstruktif dan
lingkungan kerja yang kondusif.
Komunikasi yang baik memungkinkan seluruh pimpinan
dan pegawai di instansi pemerintah dapat melaksanakan tugastugas mereka dengan baik serta aspek pengendalian penting
yang terkait dapat berjalan secara memadai. Informasi harus
dikomunikasikan oleh pimpinan kepada para pegawainya agar
mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana
itu dapat dilaksanakan. Selain itu, pegawai merasa dilibatkan
4.2 Komunikasi yang Efektif

sehingga ikut bertanggung jawab sejak tahap perencanaan


sampai dengan pengendalian. Pengorganisasian memerlukan
komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.
Pengarahan

mengharuskan

pimpinan

untuk

berkomunikasi

dengan bawahannya agar tujuan suatu unit kerja dapat tercapai.


Jadi, seorang pimpinan akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Dengan demikian, komunikasi diharapkan akan mempermudah
pengambilan keputusan.
Komunikasi ekstern bertujuan untuk memberi informasi
tentang proses dan kinerja kegiatan atau layanan kepada
masyarakat dengan standar etika yang ditentukan. Tujuan lain
dari komunikasi ini adalah untuk mendapatkan masukan
terhadap kualitas pengendalian intern pada instansi pemerintah,
untuk memastikan apakah pengendalian intern suatu instansi
dapat berjalan secara efektif.
Manfaat dari komunikasi yang efektif adalah :
1. Agar seluruh kegiatan dapat berlangsung/dilaksanakan sesuai
dengan rencana;
2. Agar seluruh pegawai dalam organisasi dapat saling bekerja
sama untuk mencapai tujuan organisasi;
3. Agar

dapat

saling

menerima

dan

menyampaikan

informasi/pesan untuk kelancaran kegiatan;


4. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan
pemerintahan;
5. Meningkatkan kualitas kegiatan dan layanan publik oleh
instansi pemerintah;
6. Meningkatkan kualitas informasi yang diterima masyarakat;

4.2 Komunikasi yang Efektif

10

7. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam mendukung


kebijakan, program, dan kegiatan instansi pemerintah;
8. Mengurangi keluhan dan ketidakpuasan pengguna jasa; serta
9. Meningkatkan kepercayaan, citra, dan reputasi kelembagaan.
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait
Peraturan perundang-undangan yang perlu mendapat
perhatian dalam penerapan unsur komunikasi adalah:
1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang
Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2001 tentang
Informasi Keuangan Daerah.
5. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan
dan Strategi Nasional Pengembangan.
6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor
28/Per/M.Kominfo/9/2006 tentang

Penggunaan

Nama

Domain go.id untuk Situsweb Resmi Pemerintahan Pusat


dan Daerah.
7. Peraturan
tentang

Menteri
Sistem

Keuangan

Akuntansi

Nomor

dan

59/PMK.06/2005

Pelaporan

Keuangan

Pemerintah Pusat.
8. Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 154/KMK.07/2001
tentang Bentuk dan Tata Cara Penyampaian Informasi
Keuangan Daerah.

4.2 Komunikasi yang Efektif

11

9. Surat Edaran Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur


Negara Nomor SE/01/M.PAN/3/2009 tentang Pemanfaatan
Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS).
10. Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor:
05/SE/M.Kominfo/10/2005

tentang

Pemakaian

dan

Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal di Lingkungan


Instansi Pemerintah.
D. Parameter Penerapan
Parameter

penerapan

komunikasi

yang

efektif

menggambarkan bagaimana pelaksanaan kegiatan instansi


pemerintah dapat berjalan dengan lancar dan adanya layanan
prima kepada masyarakat pengguna jasa.
Secara lebih rinci, sesuai dengan Peraturan Pemerintah
Nomor 60 Tahun 2008, berikut ini diuraikan

penerapan

komunikasi.
1. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya
komunikasi

internal

yang

efektif.

Hal-hal

yang

perlu

dipertimbangkan adalah sebagai berikut:


a. Pimpinan instansi pemerintah sudah memberikan arahan
yang jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa
tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah
penting dan harus diperhatikan secara serius.
b. Tugas

yang

dibebankan

kepada

pegawai

sudah

dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti aspek


pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai,
dan hubungan pekerjaan antarpegawai.

4.2 Komunikasi yang Efektif

12

c. Pegawai sudah diinformasikan bahwa, jika ada hal yang


tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas, perhatian
harus diberikan bukan hanya kepada kejadian tersebut,
tetapi juga pada penyebabnya, sehingga kelemahan
potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi dan
diperbaiki

sebelum

kelemahan

tersebut

menimbulkan

kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah.


d. Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima, serta
konsekuensinya

sudah

dikomunikasikan

secara

jelas

kepada pegawai.
e. Pegawai memiliki saluran komunikasi informasi ke atas
selain melalui atasan langsungnya, dan ada keinginan yang
tulus dari pimpinan instansi pemerintah untuk mendengar
keluhan sebagai bagian dari proses manajemen.
f. Adanya

mekanisme

yang

memungkinkan

informasi

mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin


adanya komunikasi yang lancar antarkegiatan fungsional.
g. Pegawai mengetahui adanya saluran komunikasi informal
atau terpisah yang dapat berfungsi apabila jalur informasi
normal gagal digunakan.
h. Pegawai mengetahui adanya jaminan tidak akan ada
tindakan

balas

dendam

(reprisal)

jika

melaporkan

informasi yang negatif, perilaku yang tidak benar, atau


penyimpangan.
i. Adanya

mekanisme

yang

memungkinkan

pegawai

menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan,


dan

pimpinan

instansi

pemerintah

memberikan

penghargaan terhadap rekomendasi yang baik berupa


hadiah langsung atau bentuk penghargaan lainnya.
4.2 Komunikasi yang Efektif

13

j. Pimpinan instansi pemerintah sering berkomunikasi dengan


aparat

pengawasan

intern

pemerintah,

dan

terus

melaporkan kepada aparat pengawasan intern pemerintah


mengenai kinerja, risiko, inisiatif penting, dan kejadian
penting lainnya.
2. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan bahwa
sudah terjalin komunikasi eksternal yang efektif yang memiliki
dampak signifikan terhadap program, proyek, operasi, dan
kegiatan lain, termasuk penganggaran dan pendanaannya.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a. Adanya saluran komunikasi yang terbuka dan efektif
dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan aparat
pengawasan intern pemerintah, serta kelompok lainnya
yang dapat memberikan masukan yang signifikan terhadap
kualitas pelayanan instansi pemerintah.
b. Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan instansi
pemerintah sudah diinformasikan mengenai kode etik yang
berlaku dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang tidak
benar, seperti pemberian komisi, tidak diperkenankan.
c. Komunikasi dengan eksternal sangat didorong untuk dapat
mengetahui berfungsinya pengendalian intern.
d. Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan
instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik karena dapat
menunjukkan adanya permasalahan dalam pengendalian.
e. Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran
dan rekomendasi aparat pengawasan intern pemerintah,
auditor, dan evaluator lainnya sudah dipertimbangkan
sepenuhnya

dan ditindaklanjuti

dengan

memperbaiki

masalah atau kelemahan yang diidentifikasi.


4.2 Komunikasi yang Efektif

14

f. Komunikasi dengan badan legislatif, instansi pemerintah


pengelola

anggaran

dan

perbendaharaan,

instansi

pemerintah lain, media, dan masyarakat harus berisi


informasi sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi
instansi pemerintah lebih dapat dipahami.
Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan
instansi pemerintah harus:
1. Menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana
komunikasi;
2. Mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi
untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi
secara terus menerus.

Parameter penerapan komunikasi yang efektif, antara lain


ditandai dengan prasyarat penyediaan dan pemanfaatan bentuk
dan sarana komunikasi secara tepat, akan diuraikan dalam
pedoman sub unsur komunikasi ini, sedangkan bagaimana
mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk
meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara
terus-menerus, akan diuraikan dalam pedoman sub unsur informasi.

Parameter penerapan bentuk dan sarana komunikasi yang


tepat untuk melaksanakan komunikasi yang efektif, adalah
sebagai berikut:
1. Pimpinan instansi pemerintah menggunakan berbagai bentuk dan
sarana dalam mengomunikasikan informasi penting kepada
pegawai dan pihak lainnya. Hal ini dapat terlihat dari ada tidaknya
kondisi-kondisi sebagai berikut:

a. Pimpinan instansi pemerintah sudah menggunakan bentuk


dan sarana komunikasi efektif, berupa buku pedoman
kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum,
papan pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman
video, e-mail, dan arahan lisan.
4.2 Komunikasi yang Efektif

15

b. Pimpinan telah melakukan komunikasi dalam bentuk


tindakan positif saat berhubungan dengan pegawai
di seluruh organisasi dan memperlihatkan dukungan
terhadap pengendalian intern.
2. Instansi

pemerintah

mengelola,

mengembangkan,

dan

memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan


keandalan komunikasi informasi secara terus-menerus, yang dapat
dilihat dari dipenuhinya kondisi-kondisi sebagai berikut:

a. Manajemen sistem informasi dilaksanakan berdasarkan


suatu rencana strategis sistem informasi yang merupakan
bagian dari rencana strategis instansi pemerintah secara
keseluruhan.
b. Adanya mekanisme untuk mengidentifikasi berkembangnya
kebutuhan informasi.
c. Sebagai bagian dari manajemen informasi, instansi
pemerintah telah memantau, menganalisis, mengevaluasi,
serta

memanfaatkan

perkembangan

dan

kemajuan

teknologi untuk dapat memberikan pelayanan lebih cepat


dan efisien.
d. Pimpinan instansi pemerintah secara terus menerus
memantau mutu informasi yang dikelola, diukur dari segi
kelayakan

isi,

ketepatan

waktu,

keakuratan,

dan

kemudahan aksesnya.
3. Dukungan

pimpinan

pengembangan

instansi

teknologi

pemerintah

informasi

ditunjukkan

terhadap
dengan

komitmennya dalam menyediakan pegawai dan pendanaan


yang memadai terhadap upaya pengembangan tersebut.

4.2 Komunikasi yang Efektif

16

BAB III
LANGKAH LANGKAH PENERAPAN
Sistem pengendalian intern adalah proses tindakan yang
integral dan dilakukan secara terus menerus, oleh pimpinan dan
seluruh pegawai, untuk memberikan keyakinan memadai atas
tercapainya tujuan organisasi, melalui kegiatan yang efektif dan
efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara,
dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Mengingat
pentingnya pencapaian tujuan organisasi tersebut, maka banyak
harapan diletakkan pada penyelenggaraan SPIP.
Untuk mencapai semua tujuan pengendalian intern tersebut,
diperlukan kebijakan dan prosedur, yang mengatur mengenai
mekanisme saluran informasi dan komunikasi yang jelas serta
efektif, yang terintegrasi dengan unsurunsur SPIP lainnya.
Informasi dan komunikasi harus terkait dengan penerapan unsurunsur SPIP lainnya sebagaimana terlihat dalam bagan di bawah ini.

Pemantauan
Informasi
Komunikasi

Kegiatan Pengendalian

Informasi
Komunikasi

Penilaian Risiko

Lingkungan Pengendalian
Informasi Komunikasi

4.2 Komunikasi yang Efektif

17

Informasi sangat penting untuk memungkinkan setiap orang


dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab pengendalian yang
dibebankan kepadanya. Untuk itu, informasi wajib diidentifikasi,
dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat,
sedangkan komunikasi dipandang sebagai proses efektif yang
memungkinkan pimpinan menyampaikan informasi, perspektif,
pandangan, ide, gagasan, dan arahannya kepada semua orang.
Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa komunikasi merupakan
proses penyampaian pesan/informasi dengan menggunakan simbol
atau lambang tertentu, baik secara langsung maupun tidak
langsung, untuk mendapatkan umpan balik.
Komunikasi wajib diselenggarakan di instansi pemerintah
secara efektif, meliputi segala arah, mengalir dari atas ke bawah,
dari bawah ke atas, ke samping dan lintas unit organisasi, serta
mencakup seluruh komponen dan struktur organisasi untuk
mendapatkan umpan balik.
Agar terjadi komunikasi yang efektif, instansi pemerintah
sekurang-kurangnya

harus

menyediakan

dan

memanfaatkan

berbagai bentuk dan sarana komunikasi. Selain itu, perlu juga


mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi
secara terus menerus. Penjabaran penyediaan dan pemanfaatan
berbagai bentuk dan sarana komunikasi akan diulas dalam
pedoman sub unsur komunikasi yang efektif ini, sedangkan
penjabaran dalam mengelola, mengembangkan, dan memperbarui
sistem informasi secara terus menerus akan dijabarkan lebih lanjut
dalam pedoman sub unsur informasi.

4.2 Komunikasi yang Efektif

18

Penyelenggaraan komunikasi yang efektif dalam kerangka


penerapan

pengendalian

pada

suatu

instansi

pemerintah,

hendaknya memerhatikan kebutuhan, sesuai dengan ukuran,


kompleksitas, serta sifat dari tugas dan fungsi instansi pemerintah
tersebut. Selain itu, perlu mempertimbangkan aspek biaya-manfaat
(cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan kriteria
pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi,
serta dilakukan secara komprehensif.
Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah
ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang
ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang
lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.
2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil
pemetaan,

yang

meliputi

pembangunan

infrastruktur,

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan


3. Tahap pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.
Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya
dapat

dilakukan

secara

bersamaan

dengan

pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.


Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu
dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan komunikasi yang
efektif di setiap tahapan.

4.2 Komunikasi yang Efektif

19

A. Tahap Persiapan
1. Penyiapan Peraturan, SDM, dan Rencana
Penyelenggaraan
Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan
pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,
lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan
penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah
membuat

rencana

penyelenggaraan

yang

antara

lain

memuat:
a. jadwal pelaksanaan kegiatan;
b. waktu yang dibutuhkan;
c. dana yang dibutuhkan; dan
d. pihak-pihak yang terlibat.
Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk Satuan
Tugas Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas mengawal
pelaksanaan

penerapan

kebijakan

dan

praktik

penyelenggaraan komunikasi yang efektif. Satgas tersebut


terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub
unsur tersebut, agar penyelenggaraannya efektif sebagai
unsur dari Informasi dan Komunikasi SPIP.
2. Pemahaman (Knowing)
Tahapan

pemahaman

dan

penyamaan

persepsi,

minimal meliputi hal-hal sebagai berikut:


a. pemberian pemahaman untuk menimbulkan kesadaran
akan pentingnya membangun komunikasi efektif dalam
upaya pencapaian tujuan organisasi;
b. pentingnya memastikan apakah sudah terjalin komunikasi
internal yang efektif;
4.2 Komunikasi yang Efektif

20

c. pentingnya memastikan apakah sudah terjalin komunikasi


eksternal

yang

efektif,

signifikan terhadap
kegiatan

lain,

terutama

program,
termasuk

yang

proyek,

berdampak

operasi,

penganggaran

dan
dan

pendanaannya;
d. pentingnya menyediakan dan memanfaatkan berbagai
bentuk dan sarana komunikasi; serta
e. pentingnya memahami peraturan-peraturan yang harus
diperhatikan dalam penyelenggaraan komunikasi yang
efektif pada instansi pemerintah.
Dalam

upaya

pemberian

pemahaman

ini,

dapat

dijelaskan kembali hal-hal yang sudah diuraikan dalam bab


sebelumnya, seperti:
a. pengertian komunikasi intern dan komunikasi ekstern,
manfaat, tujuan membangun komunikasi intern dan
komunikasi eksternal, serta cakupannya;
b. perlunya

penyediaan

saluran

komunikasi

informal,

di samping yang formal, untuk meningkatkan efektivitas


komunikasi formal vertikal (antara atasan dan bawahan
dalam organisasi);
c. menjelaskan bahwa komunikasi eksternal harus dibangun
dalam dua arah, bukan hanya berisikan mekanisme
bagaimana instansi pemerintah menyampaikan informasi
kepada

pihak

eksternal,

tetapi

juga

menyangkut

bagaimana mekanisme penyampaian umpan balik dari


pihak eksternal kepada instansi pemerintah;
d. menjelaskan penyediaan dan pemanfaatan berbagai
bentuk dan sarana komunikasi;

4.2 Komunikasi yang Efektif

21

e. pentingnya parameter keberhasilan komunikasi intern,


keberhasilan

komunikasi

ekstern,

dan

keberhasilan

penyediaan, serta pemanfaatan berbagai bentuk dan


sarana komunikasi.
Bentuk dan sarana untuk mengomunikasikan informasi
penting dapat berupa: buku pedoman kebijakan dan prosedur,
surat edaran, memorandum, papan pengumuman, situs
internet dan intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan,
termasuk

pula

tindakan

pimpinan

yang

mendukung

implementasi sistem pengendalian intern.


Pada dasarnya media atau sarana komunikasi adalah
semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi,
mereproduksi,

mendistribusikan,

atau menyebarkan dan

menyampaikan informasi. Penggunaan sarana komunikasi


secara garis besar adalah sebagai berikut:
a. Media komunikasi eksternal ialah media komunikasi yang
dipergunakan

untuk

menjalin

hubungan

dan

menyampaikan informasi dengan pihak-pihak yang berada


di luar organisasi, antara lain :
1) Media cetak ialah media komunikasi tercetak atau
tertulis,

dimaksudkan

untuk

menjangkau

publik

eksternal, seperti konsumen, pelanggan, mitra kerja,


dan sebagainya. Contohnya adalah majalah instansi,
buletin, brosur dan leaflet. Media eksternal cetak ini
berfungsi sebagai:
a) Media penghubung sebagai sarana menyampaikan
keterangan-keterangan

suatu

institusi

kepada

khalayak;
b) Media pendidikan sebagai sarana membentuk opini
publik dan sarana membangun citra.

4.2 Komunikasi yang Efektif

22

2) Radio

merupakan

media

audio

yang

mampu

mengirimkan pesan berupa informasi lisan (suara)


kepada

khalayak.

Beberapa

instansi

memilih

memanfaatkan radio untuk menyampaikan informasi


secara luas kepada khalayak sasaran, dengan mengisi
acara pada stasiun radio.
3) Televisi (TV) adalah media menyampaikan pesan
kepada publik, melalui pemasangan iklan, mengundang
wartawan atau reporter televisi agar memuat berita
tentang kegiatan institusi, atau dapat pula mengajukan
permohonan untuk mengisi acara, seperti talk show.
4) Telepon sebagai media komunikasi, telepon sangat
penting untuk menyampaikan dan menerima informasi
lisan secara cepat dengan pihak eksternal.
5) Surat merupakan media penyampaian informasi secara
tertulis, dapat berupa surat konvensional maupun surat
elektronik - email. Surat menyurat merupakan salah
satu kegiatan penting di instansi. Banyak informasi
yang keluar masuk institusi melalui media surat, karena
surat merupakan media komunikasi yang efektif,
apabila beberapa pihak yang terkait tidak dapat
berhubungan secara langsung atau secara lisan.
6) Internet

merupakan

media

komunikasi

berbasis

komputer teknologi informasi. Internet banyak dipilih


oleh instansi pemerintah guna menjangkau khalayak
yang lebih luas. Keunggulan media komunikasi internet
adalah:

4.2 Komunikasi yang Efektif

23

a) Mudah, cepat, dan murah dengan jangkauan dunia;


b) Tidak ada birokrasi baik secara teknis maupun
non teknis; serta
c) Tersebar di berbagai pelosok kota.
7) Berbagai

penggunaan

sarana

lain

seperti

rapat,

pameran promosi, dan penggunaan website.


b. Media

komunikasi

internal

ialah

semua

sarana

penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan


internal instansi, dan biasanya bersifat nonkomersial.
Penerima maupun pengirim informasi adalah orang-orang
dari dalam instansi itu sendiri, terdiri atas pimpinan,
pegawai yang bekerja pada unit-unit kerja yang ada
di dalam instansi pemerintah tersebut. Jenis media yang
dipergunakan secara internal ini antara lain:
1) pengarahan

pimpinan,

rapat/diskusi,

workshop/loka

karya;
2) telepon;
3) surat, disposisi, nota dinas, memorandum;
4) papan pengumuman;
5) house journal, bentuknya dapat berupa majalah bulanan,
profil instansi pemerintah, prospektus, bulletin, dan
tabloid;
6) printed material: media komunikasi dan publikasi berupa
barang-barang cetakan seperti booklet, pamflet, kop
surat, logo, kartu nama, dan memo;
7) Media pertemuan dan pembicaraan;
8) Intranet, e-mail.

4.2 Komunikasi yang Efektif

24

Peraturan

Pemerintah

Nomor

60

Tahun

2008

menghendaki terjalinnya komunikasi yang efektif antara


pimpinan dengan seluruh pegawai agar visi, misi, dan tujuan
instansi dapat tersampaikan kepada seluruh pegawai dengan
baik. Melalui komunikasi diharapkan dapat meningkatkan
kesadaran

tentang

arti

penting

dan

relevansi

dari

pengendalian intern yang efektif, mengomunikasikan nilai etika


dan integritas, serta menyadarkan pegawai akan tanggung
jawab dan perannya, dalam melaksanakan pengendalian
intern dan tanggung jawab operasional. Dengan demikian,
kedalaman komunikasi yang dikehendaki dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, bukanlah sekedar
komunikasi yang bersifat membangun pengetahuan (kognitif)
saja, tetapi juga komunikasi yang bersifat persuasif untuk
membangun kesadaran (afektif), sehingga setiap orang yang
terlibat

dalam

pengendalian

organisasi
intern

akan

menerapkan

(konatif/behavior/perilaku).

sistem
Dengan

demikian, diharapkan dapat mewujudkan komunikasi yang


efektif dalam kehidupan sehari-hari di instansinya. Upaya
mendorong komunikasi yang efektif tersebut merupakan salah
satu

wujud

sikap

kepemimpinan

yang

kondusif

untuk

mendukung berjalannya pengendalian intern.


Berdasarkan masukan dari hasil komunikasi internal dan
eksternal, pimpinan mengambil tindakan yang diperlukan dan
melaksanakan tindak lanjut secara tepat waktu, sehingga
komunikasi yang dilakukan berjalan dengan efektif.
Adapun upaya pemberian pemahaman dan membangun
kesadaran akan komunikasi yang efektif tersebut dapat
dilakukan dengan menyosialisasikan hal-hal berikut:
4.2 Komunikasi yang Efektif

25

a. pentingnya komunikasi internal, agar dapat menciptakan,


serta

mempertahankan

sistem

pengendalian

yang

konstruktif, dan lingkungan kerja yang kondusif.


b. pentingnya

komunikasi

eksternal

yang

efektif,

untuk

memberi informasi tentang proses dan kinerja kegiatan atau


layanan kepada masyarakat, dengan standar etika yang
ditentukan, serta untuk mendapatkan masukan terhadap
kualitas pengendalian intern pada instansi pemerintah.
c. pentingnya penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk
dan sarana komunikasi.
Sosialisasi tentang komunikasi yang efektif dapat dilakukan
melalui:
a. tatap muka langsung, seperti ceramah, diskusi, seminar,
rapat kerja, dan rapat pimpinan;
b. sarana lain, seperti surat edaran, memorandum, papan
pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video,
e-mail, buku pedoman kebijakan dan prosedur.
Contoh implementasi komunikasi intern ini, antara lain:
a. Komunikasi melalui buletin, kunjungan ke lapangan, dan
pelatihan pegawai.
b. Mengadakan seminar/konferensi untuk membahas dan
mendorong dilaksanakannya pengendalian intern.
c. Memfasilitasi komunikasi manajemen lini dengan pimpinan
instansi.
d. Membangun

program

mentoring

untuk

memudahkan

komunikasi ke atas, ke bawah, dan ke samping.


e. Menggunakan staf yang ditunjuk, misal bagian kehumasan,
untuk mengomunikasikan kebijakan pengendalian intern
organisasi.
4.2 Komunikasi yang Efektif

26

Berkaitan dengan penyediaan komunikasi dengan pihak


eksternal, dan sebagai upaya untuk meningkatkan transparansi,
terdapat kewajiban bagi instansi pemerintah untuk menyediakan
informasi kepada publik. Kewajiban tersebut dinyatakan dalam
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik, yang antara lain mengatur:
a. kriteria badan publik, sebagai pihak yang berkewajiban
untuk menyediakan informasi publik;
b. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan setiap
saat, secara berkala, dan serta merta (insidentil) oleh
badan publik;
c. informasi publik yang tidak dapat diberikan oleh badan
publik, seperti informasi yang dapat membahayakan
negara, berkaitan dengan hak-hak pribadi, berkaitan
dengan rahasia jabatan, dan sebagainya; serta
d. informasi yang dikecualikan untuk diakses oleh publik.
Selanjutnya, dijelaskan bahwa instansi dapat memberikan
pemahaman dengan beberapa media, seperti:
a. Tatap muka, melalui ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja,
dan grup terfokus;
b. Website. Pemuatan komunikasi yang efektif dalam website
organisasi merupakan bagian upaya transparansi, dengan
membangun komunikasi yang efektif kepada stakeholders
(para pemangku kepentingan).
Berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi, pasal
19 Permenpan tersebut menyatakan bahwa website
lembaga harus ditempatkan sebagai kelengkapan media,
serta sumber daya humas pemerintah, dan menyatakan
website instansi pemerintah sebaiknya berisi:
4.2 Komunikasi yang Efektif

27

1) berita terkini serta informasi latar belakang yang reguler;


2) perpustakaan foto beresolusi tinggi;
3) naskah pidato, sambutan atau makalah penting;
4) data administrasi dan keuangan;
5) berita inovasi produk kebijakan dan program;
6) berita aneka kegiatan pemerintahan dan pembangunan;
dan
7) berita humas pemerintah.
c. Majalah, buku, serta pesan-pesan sederhana dengan
contoh konkret, misalnya: diciptakan maskot dalam bentuk
kartun untuk mengomunikasikan etika, aturan perilaku,
pentingnya kompetensi kerja, kesadaran pimpinan atas
risiko, memberi contoh konkret penerapan komunikasi yang
efektif atas lingkungan pengendalian.
d. Saluran mikrofon/speaker, mengomunikasikan nilai-nilai
etika dan integritas, melalui pengeras suara atau saluran
komunikasi lain di kantor.
e. Manajemen mengembangkan dan menggunakan intranet
dalam organisasi, untuk penyebaran informasi, yang dapat
diakses oleh setiap pegawai, sesuai dengan tugas dan
tanggung jawabnya terkait dengan proses pengendalian
intern.
Misalnya: dengan intranet, manajemen dapat melakukan
konfirmasi kepada kepala bidang tertentu, kepala sub
bidang

tertentu,

apakah

integritas

dan

etika

telah

dilaksanakan, apakah risiko tertentu telah ditangani dengan


tepat sesuai dengan arahan yang dibuat manajemen.
Di samping sosialisasi, pemahaman dapat dilakukan
melalui perpustakaan dan media intern lainnya.
4.2 Komunikasi yang Efektif

28

3. Pemetaan (Mapping)
Setelah dilakukan sosialisasi, maka diperlukan suatu
pemetaan

terhadap

keberadaan

infrastruktur,

untuk

menerapkan komunikasi yang efektif. Keberadaan infrastruktur


dalam penerapan komunikasi yang efektif, diwujudkan dalam
bentuk kebijakan, pedoman, dan mekanisme komunikasi.
Pemetaan atas penyelenggaraan sub unsur komunikasi
yang efektif, dilakukan untuk memastikan hal-hal sebagai
berikut:
a. Instansi pemerintah telah memiliki peraturan/kebijakan
yang melandasi penerapan komunikasi yang efektif;
b. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut, telah sesuai
dengan ketentuan di atasnya;
c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman
untuk menyelenggarakan peraturan tersebut;
d. SOP atau pedoman komunikasi yang efektif telah sesuai
dengan

peraturan

yang

ada,

dan/atau

yang

akan

dibangun;
e. Instansi pemerintah telah melaksanakan komunikasi yang
efektif, sesuai dengan SOP atau pedoman dimaksud, dan
didokumentasikan dengan baik.
Pemetaan dilakukan untuk memeroleh data sebanyakbanyaknya tentang kebijakan dan prosedur terkait komunikasi
internal, komunikasi eksternal, penggunaan sarana prasarana
komunikasi, termasuk hambatan komunikasi dan risiko
kegagalan komunikasi, kemudian ditentukan rencana tindak
yang tepat untuk perbaikan.

4.2 Komunikasi yang Efektif

29

Pemetaan atas sub unsur komunikasi yang efektif pada


instansi

pemerintah,

juga

dapat

memberikan

masukan

seputar:
a. Penerapan komunikasi internal di suatu instansi pemerintah
Pemetaan memberikan informasi bagaimana komunikasi
internal terjadi, identifikasi penyebab kegagalan komunikasi
internal yang efektif, sehingga dapat dirumuskan rencana
tindak yang jelas. Pemetaan, juga memberikan masukan
bagi pimpinan instansi, untuk memastikan apakah pegawai
di unit kerjanya sudah memahami tugas yang dibebankan
kepadanya, aspek pengendalian internnya, peranan dan
hubungan pekerjaan antar pegawai, penyebab kejadian jika
terjadi hal yang tidak diharapkan, dan sebagainya.
b. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk sarana
komunikasi di suatu instansi pemerintah.
c. Efektivitas keberadaan infrastruktur, berupa kebijakan,
prosedur, atau mekanisme untuk menunjang komunikasi
yang efektif.
B. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap pelaksanaan, pengembangan SPIP sub unsur
komunikasi

yang

efektif

ini,

terdiri

dari

pembangunan

infrastruktur, internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan.


1. Infrastruktur (Norming)
Pembangunan infrastruktur dilakukan setelah tahap
pemetaan. Berdasarkan hasil pemetaan, indikator, dan
peraturan terkait, diketahui infrastruktur apa saja yang perlu
dibangun (areas of improvement). Pembangunan infrastruktur
dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan, prosedur, dan
4.2 Komunikasi yang Efektif

30

mekanisme, yang bertujuan agar pimpinan dan pihak lainnya


segera memeroleh umpan balik yang memungkinkan mereka
melaksanakan pengendalian intern dan tanggung jawab
operasionalnya.
Dalam membangun infrastruktur, instansi pemerintah
harus memerhatikan teori, peraturan terkait yang berlaku,
serta melihat indikator yang ingin diraih, disesuaikan dengan
kebutuhan berdasarkan hasil pemetaan. Peraturan yang
relevan untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif,
antara lain:
a. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik, yaitu terkait dengan definisi dan
batasan waktu informasi dan transaksi elektronik diterima
oleh pihak tertentu.
b. Undang-Undang

Nomor

14

Tahun

2008

tentang

Keterbukaan Informasi Publik, antara lain menetapkan


kriteria

Badan

Publik

yang

berkewajiban

untuk

menyediakan informasi publik, serta penentuan informasi


yang wajib, dan tidak boleh disajikan kepada publik.
c. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang
Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah, yaitu
terkait kewajiban dan batasan waktu penyampaian laporan
keuangan dan kinerja instansi pemerintah.
d. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan
dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, yaitu
terkait

dengan

kewajiban

instansi

pemerintah

untuk

mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang


berbasis elektronik, dalam rangka meningkatkan kualitas
layanan publik secara efektif dan efisien.
4.2 Komunikasi yang Efektif

31

e. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/PMK.06/2005


tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan
Pemerintah Pusat, yaitu terkait dengan batas waktu
penyampaian laporan keuangan.
f. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor
28/Per/M.Kominfo/9/2006 tentang

Penggunaan

Nama

Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintahan Pusat


dan Daerah, yaitu terkait dengan penggunaan nama
domain go.id yang akan digunakan sebagai alamat resmi
situs web pemerintahan pusat dan daerah, serta tata cara
permohonannya.
Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif,
pimpinan instansi pemerintah harus menyusun kebijakan,
prosedur, dan mekanisme tentang:
a. Komunikasi internal yang efektif
Dalam menyusun kebijakan komunikasi di dalam organisasi
(komunikasi internal), diarahkan agar pimpinan dan seluruh
pegawai dapat berkomunikasi secara efektif. Hal tersebut
untuk

menciptakan

dan

mempertahankan

sistem

pengendalian yang konstruktif, serta lingkungan kerja yang


kondusif, dimana setiap pihak dapat melaksanakan peran,
tugas, dan tanggung

jawab

pengendaliannya,

untuk

pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam


kebijakan/pedoman komunikasi yang disusun tersebut,
pimpinan harus memastikan terjalinnya komunikasi internal
yang efektif, dengan memerhatikan parameter penerapan
yang telah diuraikan pada sebelumnya, sebagai berikut:

4.2 Komunikasi yang Efektif

32

1) Pimpinan agar senantiasa memberikan arahan yang


jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa
tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah
penting dan harus diperhatikan secara serius. Dengan
arahan ini, seluruh tingkatan pimpinan dalam organisasi
diharapkan memiliki kesadaran dan komitmen yang
kuat, untuk menerapkan pengendalian intern secara
efektif dalam pencapaian tujuan instansi.
2) Tugas yang dibebankan kepada pegawai senantiasa
dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti
aspek pengendalian internnya, peranan masing-masing
pegawai, dan hubungan pekerjaan antar pegawai.
Dengan komunikasi yang jelas, seluruh pegawai dalam
organisasi diharapkan dapat melaksanakan tanggung
jawabnya dengan baik, melaksanakan tugas sesuai
dengan prosedur, dan arahan dari pimpinannya,
sehingga setiap pegawai dapat memberikan kontribusi
terbaik dalam pencapaian tujuan instansi.
3) Pegawai senantiasa diinformasikan bahwa, jika ada hal
yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas,
perhatian

harus

diberikan

bukan

hanya

kepada

kejadian tersebut, tetapi juga pada penyebabnya,


sehingga kelemahan potensial pengendalian intern
dapat diidentifikasi dan diperbaiki, sebelum kelemahan
tersebut menimbulkan kerugian lebih lanjut terhadap
instansi pemerintah.
4) Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima,
serta konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara
jelas kepada pegawai.
4.2 Komunikasi yang Efektif

33

5) Pimpinan

telah

menyediakan

saluran

komunikasi

informasi ke atas, selain melalui atasan langsungnya,


dan pimpinan instansi pemerintah memiliki keinginan
yang tulus untuk mendengar keluhan sebagai bagian
dari proses manajemen.
6) Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi
mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan
menjamin

adanya

antarkegiatan
fungsi,

komunikasi

fungsional

lintas

dalam

yang
organisasi

bagian/bidang,

lintas

lancar
(lintas

subbidang/

subbagian/seksi, dalam organisasi).


Dengan lancarnya arus informasi mengalir ke seluruh
fungsi dalam organisasi, diharapkan tercipta iklim kerja
yang kondusif bagi setiap pihak, untuk bekerja dengan
cepat, tepat, tercipta mekanisme saling uji, sehingga
akan meningkatkan kualitas kinerja instansi secara
keseluruhan.
7) Pegawai senantiasa diberikan pengetahuan adanya
saluran komunikasi informal atau terpisah yang dapat
berfungsi apabila jalur informasi normal gagal digunakan.
8) Pegawai

senantiasa

diberikan

keyakinan

dan

pengetahuan adanya jaminan tidak akan ada tindakan


balas dendam (reprisal), jika melaporkan informasi
yang

negatif,

penyimpangan

perilaku
yang

yang

dilakukan

instansinya. Agar pelaporan

tidak
oleh

benar,

atau

pegawai

di

penyimpangan tidak

berkembang menjadi rumor yang meresahkan, maka


pimpinan

perlu

menetapkan

mekanisme

untuk

memastikan bahwa pelaporan yang disertai dengan


bukti-bukti pendukung saja yang akan ditindaklanjuti.
4.2 Komunikasi yang Efektif

34

9) Menyediakan

mekanisme

yang

memungkinkan

pegawai menyampaikan rekomendasi penyempurnaan


kegiatan dan pimpinan memberikan penghargaan
terhadap rekomendasi yang baik, berupa hadiah
langsung atau bentuk penghargaan.
10) Pimpinan berinisiatif untuk melakukan komunikasi
kepada APIP yang ada di instansinya, mengenai
pelaporan kinerja, risiko, dan kejadian penting lainnya,
yang dapat memberikan masukan yang signifikan
terhadap kualitas pelayanan instansi pemerintah.
Dengan

inisiatif

yang

baik

dari

pimpinan

untuk

berkonsultansi kepada APIP yang ada di instansinya,


berbagai permasalahan, kendala, dan hambatan yang
secara signifikan memengaruhi pencapaian tujuan instansi
diharapkan dapat diselesaikan sesegera mungkin.
b. Komunikasi eksternal yang efektif
Dalam menyusun kebijakan komunikasi eksternal yang efektif
diarahkan agar pihak di luar organisasi, seperti masyarakat,
rekanan, konsultan, DPR, APIP, para pemangku kepentingan
lain dapat memeroleh informasi tentang proses dan kinerja
kegiatan atau layanan kepada masyarakat dengan standar
etika yang ditentukan, dan mendapatkan masukan terhadap
kualitas pengendalian intern, sehingga dapat meningkatkan
efektivitas pengendalian pada instansi pemerintah. Dalam
kebijakan/ pedoman komunikasi eksternal yang disusun
tersebut, pimpinan harus memastikan terjalinnya komunikasi
eksternal yang efektif dengan memerhatikan parameter
penerapan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya,
sebagai berikut:
4.2 Komunikasi yang Efektif

35

1) Penyediaan saluran komunikasi yang terbuka dan efektif


dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan APIP,
serta

kelompok

lainnya,

yang

dapat

memberikan

masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan


instansi pemerintah.
2) Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan
instansi pemerintah sudah diinformasikan mengenai
kode etik yang berlaku dan juga sudah mengerti bahwa
tindakan yang tidak benar, seperti pemberian komisi
tidak diperkenankan.
3) Komunikasi dengan eksternal didorong untuk dapat
mengetahui berfungsinya pengendalian intern.
4) Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan
instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik karena
dapat

menunjukkan

adanya

permasalahan

dalam

pengendalian.
5) Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran
dan rekomendasi aparat pengawasan intern pemerintah,
auditor, dan evaluator lainnya sudah dipertimbangkan
sepenuhnya, serta ditindaklanjuti dengan memperbaiki
masalah atau kelemahan yang diidentifikasi.
6) Komunikasi dengan badan legislatif (DPR DPRD),
instansi

pemerintah

perbendaharaan

pengelola

(Departemen

anggaran

Keuangan

dan
Dinas

Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah),


instansi pemerintah lain, media, dan masyarakat harus
berisi informasi sehingga misi, tujuan, risiko yang
dihadapi instansi pemerintah tersebut lebih dapat
dipahami.

4.2 Komunikasi yang Efektif

36

Dengan upaya ini, diharapkan tercipta koordinasi antar


instansi, mekanisme saling uji, pihak lain dapat lebih
memahami risiko yang dihadapi instansi tersebut,
sehingga instansi tersebut memeroleh masukan yang
tepat untuk penanganan risiko yang dihadapinya.
c. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan
sarana komunikasi
Pimpinan instansi pemerintah menyusun kebijakan atas
penggunaan

berbagai

bentuk

dan

sarana

dalam

mengomunikasikan informasi penting kepada pegawai dan


pihak lain, dengan memerhatikan parameter penerapan
yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, sebagai
berikut:
1) Pimpinan instansi pemerintah sudah menggunakan
bentuk dan sarana komunikasi efektif, berupa buku
pedoman

kebijakan

dan

prosedur,

surat

edaran,

memorandum, papan pengumuman, situs internet dan


intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan,
termasuk pula tindakan pimpinan yang mendukung
implementasi Sistem Pengendalian Intern.
2) Pimpinan telah melakukan komunikasi, dalam bentuk
tindakan positif saat berhubungan dengan pegawai
di seluruh organisasi, dan memperlihatkan dukungan
terhadap pengendalian intern.
Suatu instansi pemerintah biasanya sudah memiliki
suatu kebijakan sebagai pedoman dalam pengelolaan
kehumasan
di

dan

instansinya,

komunikasi
4.2 Komunikasi yang Efektif

yang

internal,

pedoman

pengelolaan

website

mencakup pengaturan

mengenai

komunikasi

sekaligus

eksternal,

37

penggunaan

sarana

prasarana

komunikasi,

termasuk

mencakup jenis informasi yang dikomunikasikan. Namun


demikian, perlu diperhatikan bahwa kebijakan komunikasi
yang dikembangkan hendaknya didasarkan pada teori dan
peraturan yang relevan, dengan memerhatikan indikator yang
akan dicapai, serta disesuaikan dengan hasil pemetaan,
setidaknya memuat hal-hal sebagai berikut:
a. jenis informasi, misal: yang wajib disediakan, dilarang
diedarkan;
b. tujuan, manfaat, dan kerangka waktu (setiap saat,
periodik, insidentil);
c. sumber dan para pemangku kepentingan;
d. umpan balik yang diharapkan;
e. media/bentuk dan sarana komunikasi yang digunakan;
f.

penanggung jawab komunikasi.

2. Internalisasi (Forming)
Internalisasi merupakan suatu proses untuk menjadikan
infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari, yang akan tercermin dalam bagaimana menyelesaikan
pekerjaan

dan

pengambilan

keputusan

dalam

instansi

pemerintah. Internalisasi bertujuan agar komunikasi yang


efektif dapat diterapkan dalam rutinitas sehari-hari, baik dalam
lingkungan intern instansi pemerintah maupun dengan pihak
di luar instansi pemerintah, dan mendorong para pegawai
untuk mengimplemetasikannya dalam kegiatan operasional
sehari-hari.
Langkah-langkah internalisasi yang perlu dilakukan
adalah:

4.2 Komunikasi yang Efektif

38

a. Pimpinan senantiasa memberikan arahan kepada seluruh


tingkatan organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian
intern adalah penting dalam suatu organisasi untuk
menciptakan lingkungan pengendalian yang konstruktif dan
perlu mendapat perhatian secara serius.
Arahan pimpinan dapat diberikan pada saat diskusi dan
pertemuan, dalam kegiatan rehat kopi pagi (coffee
morning), rapat kerja, rapat bulanan, atau pelatihan di
kantor sendiri (PKS).
Misalnya:
Setiap

awal

tahun,

melalui

rapat

kerja,

pimpinan

mengarahkan kepada semua bawahan, mengenai rencana


kerja yang akan dilaksanakan pada satu tahun ke depan,
dan target kinerja yang akan dibebankan pada setiap unit
kerja/satker. Selanjutnya, pimpinan mengarahkan agar
setiap tingkatan pimpinan di bawahnya mendistribusikan
target kinerja serta sumber daya secara proporsional
kepada

semua

pegawai,

dengan

memerhatikan

kompetensinya, dan mewajibkan setiap tingkatan pimpinan


untuk mereviu dan melaporkan capaian kinerjanya secara
periodik kepada pimpinan.
b. Tugas yang dibebankan kepada pegawai, senantiasa telah
dikomunikasikan dengan jelas, dan sudah dimengerti aspek
pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai,
dan hubungan kerja antar pegawai.
Misalnya:
Sebelum memulai penugasan, pimpinan atau atasan
langsung dapat memberikan pengarahan (briefing) kepada
pegawai yang akan dilibatkan. Hal ini dilakukan terutama
dalam

penugasan

4.2 Komunikasi yang Efektif

yang

baru,

dengan

cara
39

mengomunikasikan surat edaran, memorandum yang


berkaitan dengan penugasan tersebut, menyediakan dan
menjelaskan

pedoman

kebijakan

dan

prosedurnya,

sehingga pegawai mengerti perannya. Selain itu, penting


dikomunikasikan tentang
serta

aspek

hubungan kerja antarpegawai

pengendalian

internnya,

seperti

kapan

menyelesaikan pekerjaan, bagaimana ukuran kinerjanya,


dan kepada siapa melaporkan hasilnya.
c. Pegawai senantiasa diinformasikan bahwa, jika ada hal
yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas,
perhatian harus diberikan bukan hanya kepada kejadian
tersebut, tetapi juga pada penyebabnya. Hal ini penting agar
kelemahan potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi
dan diperbaiki, sebelum kelemahan tersebut menimbulkan
kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah.
d. Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima serta
konsekuensinya

sudah

dikomunikasikan

secara

jelas

kepada pegawai.
Misalnya:
Dalam berbagai kesempatan, pimpinan instansi pemerintah
senantiasa
pegawai,
penegakan

mengomunikasikan
untuk

mematuhi

integritas

secara

kewajiban
nilai-nilai

bagi

setiap

etika

disertai

berkelanjutan,

melalui

pemberian penghargaan dan hukuman yang dilaksanakan


secara konsisten.
Dalam penegakan nilai-nilai etika,

pimpinan instansi

dimungkinkan untuk membentuk majelis etika. Majelis ini


bertugas menyelidiki kebenaran setiap laporan pelanggaran
etika yang dilakukan oleh pegawai di unit kerjanya, dan
memberikan masukan tindak lanjut kepada pimpinan.
4.2 Komunikasi yang Efektif

40

e. Pimpinan

menyediakan

bagi

pegawainya,

saluran

komunikasi informasi ke atas, selain melalui atasan


langsungnya. Hal tersebut lebih efektif dilakukan melalui
penyediaan saluran komunikasi informal vertikal.
Upaya tersebut dilakukan untuk mengatasi hambatan
komunikasi formal vertikal dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi. Saluran komunikasi informal vertikal tersebut
dapat dilakukan, sepanjang pimpinan instansi pemerintah
memiliki kemauan yang kuat untuk mendengar keluhan,
sebagai bagian dari proses manajemen untuk mencapai
tujuan instansi pemerintah, dengan tetap mengedepankan
mekanisme cek dan ricek untuk menguji kebenaran
informasi. Untuk itu, pegawai sebagai pelapor hendaknya
melengkapi informasi dengan bukti-bukti yang otentik, tidak
sekedar melapor karena faktor senang dan tidak senang
(like dan dislike) yang sifatnya subyektif. Selain itu,
pimpinan perlu berhati-hati dalam menangani informasi
yang masuk, harus dilakukan cek dan ricek sebelum
mengambil suatu keputusan.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan penyediaan kotak
suara pada instansi pemerintah yang akan dievaluasi secara
periodik, penyampaian via intranet yang memungkinkan
bawahan melakukan komunikasi secara langsung kepada
pimpinan tanpa melalui atasan langsungnya.
f. Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi mengalir
ke seluruh bagian dengan lancar, dan menjamin adanya
komunikasi yang lancar antarkegiatan fungsional dalam
organisasi (kegiatan lintas fungsi, lintas bagian/ bidang, lintas
subbidang/subbagian/seksi dalam organisasi).
4.2 Komunikasi yang Efektif

41

Untuk itu, instansi perlu memetakan kegiatan utamanya,


keterkaitan peran dan tanggung jawab antarbagian dan
fungsi, serta menetapkan media komunikasinya.
Berikut

diberikan

contoh

mekanisme

sederhana,

bagaimana membangun komunikasi yang efektif

atas

suatu kegiatan, yang memungkinkan informasi mengalir


ke

seluruh

fungsi/bagian

dengan

lancar,

sehingga

memungkinkan setiap pihak/bagian/fungsi dalam suatu


instansi dapat melaksanakan tugas tanggung jawabnya
dengan baik, sebagai berikut:
1. Identifikasi kegiatan utama instansi pemerintah;
2. Buat SOP atas pelaksanaan kegiatan, sekaligus bagan
arus

proses

kegiatan

utama,

sejak

kegiatan

direncanakan sampai dengan dievaluasi;


3. Tentukan:
a) Informasi mengenai sumber daya yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan;
b) Pihak/bagian/fungsi yang terlibat dalam proses
kegiatan dari penyiapan sampai evaluasi, termasuk
peran, tugas, dan tanggung jawabnya;
c) Petugas yang bertanggung jawab atas penyelesaian
setiap tahapan kegiatan;
d) Waktu yang diperlukan untuk setiap proses tahapan
kegiatan (minimal dan maksimal);
e) Media

komunikasi

antarfungsi/bidang/bagian

tersebut, nota dinas, disposisi, SE, memorandum,


email/intranet,
kendalinya

dan

seperti

sebagainya,

serta

media

check list/routing slip atas

kegiatan tersebut.
4.2 Komunikasi yang Efektif

42

4. Buatlah media kendali berupa check list/routing slip


untuk menyelesaikan kegiatan dari persiapan sampai
dengan penyelesaian kegiatan, dan penyerahan hasil
kegiatan dalam suatu siklus,
5. Lakukan serah terima pekerjaan dengan pihak lain
untuk melakukan proses lanjutannya;
6. Lakukan cek dan saling uji antarpihak/bagian/fungsi
terkait;
7. Berikan alasan atau kode penyebab, bila pekerjaan
tidak dapat diselesaikan sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan;
8. Bubuhkan paraf pejabat yang bertanggung jawab atas
proses penyelesaian bagian kegiatan dalam check
list/routing slip tersebut;
9. Tentukan pihak-pihak yang berkepentingan dengan
produk hasil akhir atas kegiatan tersebut;
10. Distribusikan dan komunikasikan hasil kegiatan kepada
pihak lain yang berkepentingan, serta buatkan tanda
terima penyerahan produk akhir tersebut;
11. Mintakan feed back untuk menilai kualitas kinerja;
12. Lakukan pemantauan dan evaluasi atas kualitas
kinerja, serta kelancaran arus komunikasi antar bidang/
bagian/fungsi, untuk setiap tahapan

kegiatan utama

tersebut;
13. Buat rencana tindak perbaikannya.
Untuk berkomunikasi secara formal dengan menggunakan
surat-menyurat, instansi pemerintah dapat menggunakan
media, berupa nota dinas, memorandum, disposisi, surat
edaran, dan sebagainya, sesuai dengan pedoman tata
naskah dinas (TND) yang berlaku di instansinya.

4.2 Komunikasi yang Efektif

43

Untuk komunikasi formal dan informal yang menggunakan


e-mail, instansi pemerintah dapat menggunakan situs
internet, atau intranet, yang memungkinkan informasi
mengalir ke seluruh bagian dengan lancar, serta menjamin
adanya komunikasi yang lancar antar kegiatan fungsional,
dan menetapkan mekanisme pengendaliannya.
Untuk penggunaan informasi elektronik, setiap instansi
pemerintah perlu memerhatikan Undang-Undang Nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Informasi elektronik menurut peraturan tersebut, mencakup
satu atau sekumpulan data elektronik (termasuk tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data
interchange/lalu lintas internal data elektronik, e-mail,
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, dan huruf,
tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah
diolah, yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang
yang mampu memahaminya).
Dalam peraturan tersebut, informasi elektronik dan/atau
dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan
perluasan dari alat bukti yang sah, sesuai dengan hukum
acara yang berlaku di Indonesia, kecuali (tidak berlaku)
untuk surat yang menurut undang-undang harus dibuat
dalam bentuk tertulis; dan surat beserta dokumennya yang
menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta
notaris, atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.
g. Pegawai

diberikan

pengetahuan

adanya

saluran

komunikasi informal atau terpisah yang dapat berfungsi


apabila jalur informasi normal gagal digunakan.
Pemberitahuan adanya saluran komunikasi informal atau
terpisah

kepada

4.2 Komunikasi yang Efektif

pegawai

dapat

dilakukan

melalui
44

pertemuan, doa bersama, kegiatan budaya kerja, atau


kegiatan

kebersamaan

lain.

Yang

penting

dalam

penyediaan saluran komunikasi informal adalah adanya


kemauan dari pimpinan untuk menerima komunikasi
informal sebagai bagian dari proses manajemen.
h. Pegawai diberikan keyakinan dan pengetahuan, tentang
adanya jaminan tidak akan ada tindakan balas dendam
(reprisal), jika melaporkan informasi yang negatif, perilaku
yang tidak benar, atau penyimpangan yang dilakukan oleh
pegawai di instansinya.
Untuk mengembangkan penerapan indikator ini, pimpinan
instansi

pemerintah

dapat

mengembangkan

program

whistle-blower (pengungkap penyimpangan). Namun, agar


program ini dapat berjalan dengan efektif, bertanggung
jawab, tidak berkembang menjadi rumor yang meresahkan,
maka pimpinan perlu menetapkan mekanisme untuk
memastikan bahwa pelaporan yang disertai dengan faktafakta pendukung saja, yang akan ditindaklanjuti oleh
pimpinan. Untuk itu, pegawai sebagai pelapor perlu
bersikap

hati-hati

dan

bertanggung

jawab

dalam

melaporkan informasi kepada pimpinan. Perlu diciptakan


mekanisme pemberian sanksi terhadap pelapor apabila
informasi tersebut tidak benar, atau bahkan menyesatkan.
Dengan program tersebut, memungkinkan setiap pegawai
mengungkapkan terjadinya pelanggaran etika, dan hal-hal
lain yang dapat mengurangi citra, kepercayaan, kredibilitas
instansi, serta mengurangi pencapaian kinerja organisasi.

4.2 Komunikasi yang Efektif

45

i. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan pegawai


menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan,
dan

pimpinan

memberikan

penghargaan

terhadap

rekomendasi yang baik, berupa hadiah langsung atau


bentuk penghargaan. Dengan pemberian penghargaan
terhadap rekomendasi yang konstruktif akan menciptakan
iklim komunikasi yang kondusif untuk meningkatkan
kualitas kinerja instansi secara keseluruhan.
j. Pimpinan

melakukan

komunikasi

dan

menyampaikan

laporan kepada APIP mengenai kinerja, risiko, inisiatif


penting,

dan

kejadian

penting

lainnya

yang

dapat

memberikan masukan yang signifikan terhadap kualitas


pelayanan instansi pemerintah.
k. Pimpinan menyediakan saluran komunikasi yang terbuka
dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan
APIP, serta kelompok lainnya, yang dapat memberikan
masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan
instansi pemerintah.
l. Pihak eksternal, yang berhubungan dengan instansi
pemerintah, sudah diinformasikan mengenai kode etik yang
berlaku, dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang
tidak benar, seperti pemberian komisi, tidak diperkenankan.
Komitmen tersebut mulai dilaksanakan pada beberapa
instansi pemerintah, terutama yang berkaitan dengan
pelayanan publik, yang rawan dengan tindakan tidak etis,
rawan

KKN,

rawan

negosiasi,

rawan

penyelesaian

pekerjaan di luar forum kedinasan.

4.2 Komunikasi yang Efektif

46

Seperti Direktorat Jenderal Pajak, yang belakangan ini


intens, melalui media televisi, radio, dan baliho yang
dipasang di berbagai tempat strategis, telah memberikan
informasi kepada masyarakat luas tentang perilaku tidak
etis, KKN yang harus dihindari oleh masyarakat selaku
wajib bayar, maupun pegawai di lingkungan Direktorat
Jenderal Pajak. Dengan demikian, pihak eksternal selaku
wajib bayar telah mengerti tindakan yang tidak benar, yang
tidak diperkenankan dalam pembayaran pajak.
m. Komunikasi dengan eksternal sangat didorong untuk dapat
mengetahui berfungsinya pengendalian intern.
Hal ini dapat dilakukan oleh setiap instansi pemerintah
dengan membuka kotak pengaduan pada setiap tempat
pelayanan,
langsung)

hotline
terkait

service
dengan

center

(layanan

kontak

kinerja

pelayanan,

dan

pengendalian intern. Menjalin komunikasi yang baik


dengan masyarakat luas, pengamat, LSM, organisasi
profesi,

bersikap

kooperatif,

mendengarkan

dan

menindaklanjuti masukan serta kritik yang membangun,


berkaitan dengan kinerja pelayanan dan pengendalian
intern.
n. Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan
instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik, karena
dapat

menunjukkan

pengendalian.

Hal

adanya

tersebut

permasalahan

dapat

dilakukan

dalam
dengan

menyediakan petugas customer care center (pusat layanan


pelanggan) pada berbagai tempat pelayanan, sehingga
dapat merespon dengan cepat berbagai pengaduan,
keluhan, dan pertanyaan atas layanan yang diberikan.
4.2 Komunikasi yang Efektif

47

Selanjutnya,

terhadap

pengaduan,

keluhan,

dan

pertanyaan tersebut, dianalisis dan dievaluasi untuk


memperoleh umpan balik (feed back) perbaikan layanan
di masa mendatang.
o. Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran
dan rekomendasi APIP, auditor, serta evaluator lainnya,
sudah dipertimbangkan sepenuhnya, dan ditindaklanjuti
dengan memperbaiki masalah atau kelemahan yang
diidentifikasi. Hal tersebut dilakukan dengan mengadakan
pertemuan secara periodik dengan APIP, untuk membahas
hasil observasi/temuan auditor intern, mengenai kelemahan
pengendalian intern. Di samping itu, pimpinan juga
membahas masalah-masalah signifikan hasil audit dengan
pihak auditor ekstern, serta melakukan tindak lanjut
perbaikan.
p. Komunikasi dengan badan legislatif, instansi pemerintah
pengelola

anggaran

dan

perbendaharaan,

instansi

pemerintah lain, media, dan masyarakat, harus berisi


informasi tentang instansi pemerintah yang bersangkutan,
sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi
pemerintah lebih dapat dipahami.
Pada saat ini, telah terjalin komunikasi antara instansi
pemerintah

dengan

badan

legislatif,

dimana

secara

periodik, telah dilakukan komunikasi langsung melalui rapat


dengar pendapat (RDP) antara badan legislatif dengan
seluruh lembaga eksekutif, kementerian, LPNK, Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan instansi pemerintah
lainnya.

4.2 Komunikasi yang Efektif

48

Dengan demikian, misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi


pemerintah, lebih dapat dipahami, dan dimungkinkan
adanya pemberian masukan, serta rekomendasi perbaikan
atas

pengelolaan,

pertanggungjawaban

penggunaan

keuangan,

dan

sekaligus

kinerja

instansi

pemerintah.
q. Pimpinan telah melakukan komunikasi dalam bentuk
tindakan
di

positif

seluruh

saat

organisasi

berhubungan
dan

dengan

memerlihatkan

pegawai
dukungan

terhadap pengendalian intern.


Keteladanan pimpinan secara nyata dalam kehidupan
sehari-hari, merupakan komunikasi yang paling efektif
dalam bentuk tindakan. Keteladanan pimpinan yang
memperlihatkan dukungan terhadap pengendalian intern,
antara lain: sikap yang senantiasa mempertimbangkan
riisiko

dalam

pengambilan

keputusan,

sikap

yang

menjunjung tinggi integritas, memiliki kepedulian terhadap


pencapaian kinerja dan akuntabilitas, kepedulian terhadap
pengelolaan SDM, komitmen pada kompetensi pada saat
memberikan penugasan, dan sebagainya.
r. Menyediakan, membangun, dan memanfaatkan sarana
prasarana komunikasi, berupa buku pedoman kebijakan
dan

prosedur,

surat

edaran,

memorandum,

papan

pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video,


e-mail, maupun arahan lisan.
Berkenaan dengan upaya pengembangan e-government
pada instansi pemerintah, telah terbit Instruksi Presiden
Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi
Nasional Pengembangan E-Government. Pengembangan
4.2 Komunikasi yang Efektif

49

e-government merupakan upaya untuk mengembangkan


penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik,
dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara
efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government,
dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja
di

lingkungan

pemerintah,

dengan

mengoptimalkan

pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi


informasi tersebut mencakup dua aktivitas yang berkaitan,
yaitu:
1) pengolahan

data,

pengelolaan

informasi,

sistem

manajemen, dan proses kerja secara elektronis;


2) pemanfaatan

kemajuan

teknologi

informasi

agar

pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan


murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
Untuk melaksanakan maksud tersebut, pengembangan
e-government diarahkan untuk mencapai empat tujuan,
yaitu :
1) Pembentukan

jaringan

informasi

dan

transaksi

pelayanan publik, yang memiliki kualitas dan lingkup


yang dapat memuaskan masyarakat luas, serta dapat
terjangkau di seluruh wilayah Indonesia setiap saat,
dengan tidak dibatasi oleh sekat waktu, dengan biaya
yang terjangkau oleh masyarakat.
2) Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha,
untuk

meningkatkan

nasional,

serta

perkembangan

memperkuat

perekonomian

kemampuan,

dalam

menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan


internasional.

4.2 Komunikasi yang Efektif

50

3) Pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi


dengan lembaga-lembaga negara, serta penyediaan
fasilitas dialog publik bagi masyarakat, agar dapat
berpartisipasi dalam perumusan kebijakan negara.
4) Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang
transparan,

efisien,

yang

memperlancar

transaksi

maupun layanan antar lembaga pemerintah, serta


pemerintah daerah otonom.
Selanjutnya, berkenaan dengan proses komunikasi,
Menteri Komunikasi dan Informatika telah memberikan
pengaturan atas penggunaan nama domain go.id yang
akan

digunakan

pemerintahan

sebagai

pusat

alamat

dan

daerah,

resmi

situs

web

serta

tata

cara

permohonannya. Peraturan tersebut adalah peraturan


dari

Menteri

Komunikasi

28/Per/M.Kominfo/9/2006

dan

tentang

Informatika
Penggunaan

Nomor:
Nama

Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintahan Pusat


dan Daerah.
Dalam ketentuan tersebut, dinyatakan bahwa nama
domain go.id untuk situs web resmi lembaga pemerintahan
pusat dan daerah, hanya dapat didaftarkan, dan/atau
dimiliki oleh lembaga pemerintahan pusat dan daerah.
Selanjutnya, setiap lembaga pemerintahan pusat dan
daerah, hanya boleh menggunakan atau mempunyai satu
alamat situs web dengan nama domain go.id.
Selain

yang

telah

disebutkan

di

atas,

dalam

menyediakan, membangun, dan memanfaatkan sarana


prasarana komunikasi di lingkungan instansi pemerintah,
perlu memerhatikan:

4.2 Komunikasi yang Efektif

51

1) Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika


Nomor: 05/SE/M.Kominfo/10/2005 tentang Pemakaian
dan Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal
di Lingkungan Instansi Pemerintah.
2) Surat Edaran Menpan Nomor: SE/01/M.PAN/3/2009
tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open
Source

Software

(OSS).

SE

Menpan

tersebut

menganjurkan instansi pemerintah untuk mengecek


adanya penggunaan aplikasi yang tidak legal, dan
menggantinya dengan aplikasi Free Open Source
Software (FOSS) yang berlisensi bebas dan legal.
3. Tahap Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar
komunikasi yang efektif secara berkesinambungan dapat
termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat
dirumuskan dengan rencana tindak yang tepat.
a. Pemantauan
Penerapan komunikasi yang efektif dari masing-masing
pegawai, untuk menjadi sebuah kesadaran diri yang
melekat,

dan

teraplikasi

dalam

kegiatan

sehari-hari

di kantor, tidaklah selalu berjalan lancar, mudah, dan sertamerta berhasil, melainkan berproses, dan dipengaruhi oleh
berbagai situasi lingkungan pengendalian. Agar penerapan
komunikasi yang efektif terkondisi dalam disiplin dan
konsisten pemberlakuannya, maka perlu secara terus
menerus

dimonitor,

dievaluasi,

dan

dilaporkan

pelaksanaannya.

4.2 Komunikasi yang Efektif

52

Kegiatan pemantauan dan evaluasi

atas

penerapan

komunikasi yang efektif, dapat dilakukan oleh setiap level


pimpinan di masing-masing unit kerja, dengan pendekatan
setiap permasalahan atau penyimpangan komunikasi yang
baik, secara cepat dan tepat diketahui serta diambil
tindakan perbaikannya. Penyimpangan atas komunikasi
yang efektif seyogyanya segera dikomunikasikan pada
manajemen/pimpinan, dan diproses untuk disampaikan
kepada pegawai yang melanggar kebijakan/pedoman
komunikasi,

agar yang bersangkutan paham bahwa

tindakannya salah atau di luar kebijakan/ketentuan.


b. Pengembangan, Pembaruan, dan Perbaikan
Perkembangan sosial ekonomi, iptek, dan adanya berbagai
perubahan

peraturan,

kebijakan

pemerintah

yang

memengaruhi perubahan tupoksi instansi pemerintah, akan


memengaruhi sistem informasi dan komunikasi.
Oleh karena itu, sarana komunikasi perlu terus dilakukan
peninjauan kembali dan pembaruan atas komunikasi yang
ada. Pembaruan terhadap komunikasi, tetap dalam rangka
untuk menciptakan pencapaian tujuan instansi pemerintah.
C. Tahap Pelaporan
Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan
penyelenggaraan sub unsur
didokumentasikan.

komunikasi yang efektif perlu

Pendokumentasian

ini

merupakan

satu

kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan


berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian
dimaksud meliputi:

4.2 Komunikasi yang Efektif

53

1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:


a. Kegiatan

pemahaman,

antara

lain

seperti

kegiatan

sosialisasi, melalui ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja,


dan fokus grup, mengenai pentingnya komunikasi yang
efektif.
b. Kegiatan

pemetaan

keberadaan

dan

penerapan

infrastruktur, antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan


atas komunikasi yang berjalan,

2) masukan atas rencana

tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan


prosedur penyelenggaraan komunikasi yang efektif.
c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, antara lain berisi:
1)

kebijakan

dan

2)

penyusunan

prosedur

kebijakan

dan

komunikasi
prosedur

internal,
komunikasi

eksternal, serta 3) penyediaan dan pemanfaatan sarana


prasarana komunikasi.
d. Kegiatan internalisasi, antara lain berisi: 1) kegiatan
sosialisasi kebijakan dan prosedur komunikasi yang efektif,
2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah
menerima

informasi,

memahami,

dan

melaksanakan

kebijakan dan prosedur penyelenggaraan komunikasi yang


efektif.
e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, antara lain berisi:
1)

kegiatan

prosedur

pemantauan

penyelenggaraan

penerapan

kebijakan

komunikasi

2) masukan bagi pimpinan instansi

yang

dan

efektif,

pemerintah untuk

menyatakan apakah penyelenggaraan komunikasi telah


dikelola dengan efektif .

4.2 Komunikasi yang Efektif

54

2. Hambatan kegiatan
Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan
kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan
kegiatan tersebut, maka penyebabnya harus dijelaskan.
3. Saran
Saran

diberikan

berkaitan

dengan

adanya

hambatan

pelaksanaan kegiatan, dan dicarikan saran pemecahan


masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa, guna
peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar
realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan
atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode
sebelumnya.
Dokumentasi
penyusunan

ini

laporan

merupakan
berkala

dan

bahan

dukungan

tahunan

bagi

(penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum


Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi
tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan
kepada

pimpinan

instansi

pemerintah

sebagai

bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP


di instansi pemerintah terkait.

4.2 Komunikasi yang Efektif

55

4.2 Komunikasi yang Efektif

56

BAB IV
PENUTUP
Komunikasi yang efektif merupakan salah satu unsur penting
dalam informasi dan komunikasi SPIP. Komunikasi yang efektif, baik
terhadap pihak internal maupun pihak eksternal memungkinkan
dilaksanakannya kewajiban pengendalian intern dan tanggung
jawab operasional dengan baik.
Proses mewujudkan komunikasi yang efektif diawali dengan
pemahaman bersama melalui sosialisasi, melalui media yang ada,
selanjutnya

dilakukan

pemetaan.

Pembangunan

infrastruktur,

pelaksanaan, dan penerapannya menjadi komitmen bersama instansi


pemerintah, agar dilaksanakan dengan konsisten. Pengembangan
berkelanjutan merupakan langkah agar penerapan komunikasi yang
efektif dapat termonitor secara terus menerus, sehingga setiap
kelemahan dapat dirumuskan melalui rencana tindak yang tepat.
Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi
instansi pemerintah, dalam menciptakan dan melaksanakan sistem
pengendalian
komunikasi,

intern,
dengan

khususnya
sub

unsur

pada

unsur

komunikasi

informasi
yang

dan
efektif

di lingkungan instansinya.
Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan
mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi
pemerintah, yang minimal perlu dipenuhi, dalam menerapkan
komunikasi yang efektif, serta tidak mengatur secara spesifik bagi
instansi

tertentu.

Instansi

pemerintah

hendaknya

dapat

mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil,


sesuai dengan kebutuhan organisasinya, dengan tetap mengacu
dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
4.2 Komunikasi yang Efektif

57

Selanjutnya, sesuai dengan perkembangan teori dan praktikpraktik sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan
di kemudian hari.

4.2 Komunikasi yang Efektif

58