4.2 Modul SPIP Penyelenggaraan Komunikasi Yang Efektif

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
PEDOMAN TEKNIS
PENYELENGGARAAN SPIP
SUB UNSUR
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
(4.2)
NOMOR : PER-1326/K/LB/2009
TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
KATA PENGANTAR
Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan
Keuangan
dan
Pembangunan
(BPKP),
sesuai
dengan
pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan
salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas
sistem
pengendalian
intern,
yang
menjadi
tanggung
jawab
menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing.
Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:
1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
2. sosialisasi SPIP;
3. pendidikan dan pelatihan SPIP;
4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan
unsur-unsur SPIP, yaitu:
1. lingkungan pengendalian;
2. penilaian risiko;
3. kegiatan pengendalian;
4. informasi dan komunikasi; dan
5. pemantauan pengendalian intern.
4.2 Komunikasi yang Efektif
Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan
SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa
saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka
penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan
ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub
unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan
acuan
langkah-langkah
yang
perlu
dilaksanakan
dalam
penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman
Teknis
Penyelenggaraan
SPIP
sub
unsur
Komunikasi yang Efektif pada unsur Informasi dan Komunikasi

merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah dalam menyelenggarakan subunsur tersebut, dan
hendaknya
disesuaikan
dengan
karakteristik
masing-masing
instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas

instansi tersebut.
Pedoman ini masih memerlukan penyempurnaan. Oleh karena
itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini,
sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.
Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,
Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR .................................................................
DAFTAR ISI ...............................................................................
iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .........................................................
B. Sistematika Pedoman ...............................................
BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ...............................................................
B. Tujuan dan Manfaat .................................................
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 10

D. Parameter Penerapan ............................................... 11
BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

A. Tahap Persiapan ...................................................... 20
B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 31
C. Tahap Pelaporan ....................................................... 55
BAB IVPENUTUP
iii
iv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu sub unsur dalam informasi dan komunikasi
pada sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) adalah
komunikasi (pasal 41 dan 42 Peraturan Pemerintah Nomor 60
Tahun 2008). Komunikasi adalah proses penyampaian pesan
atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang
tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung, untuk
mendapatkan umpan balik. Dalam daftar uji SPIP, pimpinan
instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya komunikasi
internal dan eksternal yang efektif.
Komunikasi intern adalah komunikasi yang terjadi dalam
organisasi instansi pemerintah, yakni komunikasi dari atasan
kepada bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, dan
komunikasi antar pegawai.
Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara
para pihak di dalam instansi pemerintah dengan pihak di luar
instansi pemerintah (ekstern). Hal ini mencakup komunikasi
dengan
masyarakat
dan
stakeholders
(para
pemangku
kepentingan) lainnya, yang dapat memberikan masukan terhadap

kualitas pelayanan dan pengendalian intern instansi tersebut.
Komunikasi internal dan eksternal yang efektif harus terjadi
baik secara vertikal maupun horizontal melalui komunikasi dua
arah serta lintas unit/instansi.
Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya
komunikasi internal dan eksternal yang efektif, terutama yang
memberikan dampak signifikan terhadap program, proyek, operasi,
dan kegiatan lainnya, termasuk penganggaran dan pendanaannya.
Untuk
pimpinan
menyelenggarakan
instansi
pemerintah
komunikasi
harus
yang
menyediakan
efektif,
dan
memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, dalam

mengomunikasikan informasi penting kepada pimpinan, pegawai,
dan pihak lainnya,
serta mengelola, mengembangkan, dan
memperbarui sistem informasi secara terus menerus untuk

meningkatkan kegunaan dan keandalan informasi.
Dalam
rangka
menjelaskan
lebih
lanjut
mengenai
komunikasi yang efektif, diperlukan pedoman penyelenggaraan

komunikasi yang efektif, yang memberikan panduan kepada
instansi pemerintah dalam rangka memahami dan melakukan
komunikasi yang efektif dalam instansi pemerintah. Pedoman ini
merupakan penjabaran lebih lanjut dari pedoman teknis umum
penyelenggaraan SPIP.
Pedoman teknis tentang komunikasi yang efektif, disusun
dengan tujuan agar tersedia acuan bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah dalam mengembangkan sistem pengendalian
intern sub unsur komunikasi.
B. Sistematika Pedoman
Sistematika penyajian pedoman ini adalah sebagai berikut:
Bab I
Pendahuluan
Bab ini menjelaskan latar belakang perlunya pedoman
teknis
komunikasi
yang
efektif
serta
sistematika
penyajian pedoman komunikasi ini.

Bab II
Gambaran Umum
Bab ini membahas secara garis besar konsep dasar
komunikasi yang efektif, terdiri dari definisi komunikasi,
perlunya komunikasi yang efektif, keterkaitan dengan
peraturan perundang-undangan lainnya, dan parameter
penerapan komunikasi yang efektif.
Bab III Langkah-Langkah Penerapan

Bab
ini
komunikasi
menguraikan
yang
langkah-langkah
efektif,
meliputi
penerapan
persiapan,
pelaksanaan, dan pelaporan.

Bab IV Penutup
Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting
yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas
penggunaan pedoman ini.
BAB II
GAMBARAN UMUM
A. Pengertian
Komunikasi yang diterjemahkan dari kata communication,
berasal dari bahasa latin communis yang berarti common (biasa
atau umum). Komunikator (pihak yang menyampaikan informasi)
berusaha menciptakan suatu commonness (kondisi umum atau
biasa) dengan si komunikan (penerima informasi). Dengan
demikian, communication can be defined as the transmission of
information and understanding through the use of common
symbols. (Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi
informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol
biasa atau umum). Simbol-simbol tersebut dapat dalam bentuk
verbal (lisan) dan nonverbal (tulisan, gerak tubuh, simbol lain).
Secara sederhana, komunikasi adalah pentransferan dan
pemahaman makna. Pentransferan makna memiliki pengertian
penyampaian makna dari seseorang kepada orang lain. Makna
yang diterima dari pentransferan tanpa pemahaman atau
pengertian yang sama akan menjadi sia-sia. Oleh karena itu,
pemahaman atas makna menjadi penting dalam komunikasi.
Peraturan
Pemerintah
Nomor
60
Tahun
2008
mendefinisikan komunikasi sebagai sebuah proses penyampaian

pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang
tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung untuk
mendapatkan umpan balik. Efektivitas dari komunikasi terlihat
dari umpan balik yang ditunjukkan oleh pihak yang menerima
pesan. Umpan balik itu akan menunjukkan apakah telah terjadi
kesamaan pemahaman atas makna pesan yang disampaikan.
Proses
komunikator
komunikasi
dengan
merupakan
komunikan
tahap-tahap
tahap tahap
yang
antara
menghasilkan
pentransferan dan pemahaman makna. Menurut Stephen P.

Robbins, proses komunikasi meliputi tujuh bagian, yaitu
yaitu:
1. sumber
umber komunikasi (komunikator);
(komunikator)
2. pengkodean (encoding
encoding);
3. pesan;
4. saluran;
5. pendekodean (decoding
decoding);
6. penerima
enerima (komunikan);
(komunikan)
7. umpan balik (feedback)
feedback).
Ketujuh bagian dari suatu proses komunikasi dapat
digambarkan sebagai berikut:
Sumber komunikasi atau biasanya disebut komunikator

komunikator,
mengawali proses komunikasi dengan pesan yang dikemas
dengan pengkodean tertentu berupa simbol-simbol.
simbol simbol. Pesan
adalah informasi yang dikomunikasikan. Pesan tersebut dapat
disampaikan secara lisan (oral), yaitu kita berbicara,
bicara, melalui
tulisan, lukisan, gerakan isyarat, gerakan tangan atau lengan,

ungkapan pada wajah atau simbol lain, yang semuanya
disampaikan
dengan
kemasan
pendekodean
tertentu.
Pendekodean dimaksud sangat dipengaruhi oleh beberapa hal,

yaitu: keterampilan, sikap, pengetahuan, dan sistem sosial
budaya.
Pengemasan
suatu
pesan
melalui
pengkodean
memberikan kontribusi yang berarti atas keberhasilan suatu

komunikasi. Penyampaian pesan melalui sikap yang tidak
menyenangkan, misalnya dengan emosi yang meluap-luap dapat
memungkinkan
penerima
pesan akan
salah
mengartikan.
Demikian pula, seorang komunikator yang menyampaikan pesan

dengan menggunakan istilah yang tidak lazim dipahami oleh
penerima pesan dapat memengaruhi penyampaian pesan
tersebut.
Selanjutnya, pesan disampaikan melalui berbagai saluran
yang disebut media penyaluran pesan. Penyaluran pesan
biasanya dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu: saluran formal dan
saluran informal. Saluran formal adalah media penyampaian
yang dilakukan melalui jaringan otoritas di dalam organisasi.
Pimpinan yang menginginkan pegawai di bawahnya untuk
melakukan
beberapa
tugas,
biasanya
mengomunikasikan
permintaan tersebut melalui suatu jaringan kerja formal. Selain

itu, jaringan kerja formal juga mencakup proses komunikasi
sebagai akuntabilitas dari bawahan kepada atasan yang lebih
tinggi. Saluran informal adalah saluran yang tidak resmi tempat
berlalunya
informasi
dalam
suatu
organisasi.
Jaringan
komunikasi informal tidak dikendalikan oleh manajemen. Saluran

pesan pribadi atau sosial biasanya menggunakan saluran
informal dalam organisasi.
Sebelum pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan

simbol-simbol yang diterima ke dalam suatu ragam yang dapat
dipahami oleh
komunikan. Inilah yang disebut sebagai
pendekodean pesan. Sebagaimana pada tahap pengkodean,

pendekodean
pun
dipengaruhi
oleh
keterampilan,
sikap,
pengetahuan, dan sistem sosial budaya,

Tahapan terakhir dari proses komunikasi adalah umpan
balik. Tahap ini merupakan pengecekan atas keberhasilan
pentransferan
pesan
dimaksud.
Tahap
ini
penting
untuk
mengetahui apakah komunikasi yang dilakukan sudah efektif

atau belum, terlebih lagi dalam suatu organisasi. Tahapan ini
sangat penting dalam kegiatan organisasi. Sebagai contoh, pada
instansi pemerintah, peran monitoring dan reviu pelaksanaan
tugas oleh atasan merupakan salah satu media umpan balik atas
keberhasilan komunikasi yang dibuat saat atasan melakukan
pengarahan.
Komunikasi yang efektif seharusnya terjadi di segala arah,
mengalir dari atas ke bawah, dari bawah ke atas dan lintas unit
organisasi, serta mencakup seluruh komponen dan struktur
organisasi. Salah satu saluran komunikasi yang paling kritis,
adalah komunikasi antara atasan dan bawahan.
Komunikasi
dalam
pengendalian
intern
terdiri
dari
komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern

adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi instansi
pemerintah, yaitu antar pegawai (komunikasi horizontal), maupun
antara atasan dengan pegawai (komunikasi vertikal). Komunikasi
vertikal terjadi saat pimpinan memberikan arahan kepada
bawahan agar dapat melaksanakan tugas dengan baik dan saat
bawahan
menyampaikan
laporan
pelaksanaan
tugas.
8
Komunikasi horizontal berlangsung tidak lebih formal daripada

komunikasi vertikal. Namun demikian, guna meningkatkan
efektivitas komunikasi, pada komunikasi vertikal juga harus
disediakan saluran komunikasi yang tak formal.
Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara
para pihak di dalam instansi pemerintah dengan pihak ekstern.
Hal ini mencakup komunikasi dengan masyarakat dan instansi
pemerintah
lainnya,
serta
kelompok
lainnya
yang
dapat
memberikan masukan terhadap kualitas pengendalian intern

instansi tersebut. Dengan demikian, komunikasi eksternal harus
dibangun dalam dua arah, bukan hanya berisikan mekanisme
bagaimana instansi pemerintah menyampaikan informasi kepada
pihak ketiga, tetapi juga menyangkut bagaimana mekanisme
penyampaian umpan balik dari pihak ketiga seperti dengan
instansi pemerintah lainnya.
B. Tujuan dan Manfaat
Komunikasi bertujuan untuk menyampaikan pesan untuk
mendapatkan umpan balik, sehingga komunikasi yang dilakukan
efektif. Komunikasi intern bertujuan untuk menciptakan dan
mempertahankan sistem pengendalian yang konstruktif dan
lingkungan kerja yang kondusif.
Komunikasi yang baik memungkinkan seluruh pimpinan
dan pegawai di instansi pemerintah dapat melaksanakan tugastugas mereka dengan baik serta aspek pengendalian penting
yang terkait dapat berjalan secara memadai. Informasi harus
dikomunikasikan oleh pimpinan kepada para pegawainya agar
mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana
itu dapat dilaksanakan. Selain itu, pegawai merasa dilibatkan
sehingga ikut bertanggung jawab sejak tahap perencanaan

sampai dengan pengendalian. Pengorganisasian memerlukan
komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.
Pengarahan
mengharuskan
pimpinan
untuk
berkomunikasi
dengan bawahannya agar tujuan suatu unit kerja dapat tercapai.

Jadi, seorang pimpinan akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Dengan demikian, komunikasi diharapkan akan mempermudah
pengambilan keputusan.
Komunikasi ekstern bertujuan untuk memberi informasi
tentang proses dan kinerja kegiatan atau layanan kepada
masyarakat dengan standar etika yang ditentukan. Tujuan lain
dari komunikasi ini adalah untuk mendapatkan masukan
terhadap kualitas pengendalian intern pada instansi pemerintah,
untuk memastikan apakah pengendalian intern suatu instansi
dapat berjalan secara efektif.
Manfaat dari komunikasi yang efektif adalah :
1. Agar seluruh kegiatan dapat berlangsung/dilaksanakan sesuai
dengan rencana;
2. Agar seluruh pegawai dalam organisasi dapat saling bekerja
sama untuk mencapai tujuan organisasi;
3. Agar
dapat
saling
menerima
dan
menyampaikan
informasi/pesan untuk kelancaran kegiatan;

4. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan
pemerintahan;
5. Meningkatkan kualitas kegiatan dan layanan publik oleh
instansi pemerintah;
6. Meningkatkan kualitas informasi yang diterima masyarakat;
10
7. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam mendukung

kebijakan, program, dan kegiatan instansi pemerintah;
8. Mengurangi keluhan dan ketidakpuasan pengguna jasa; serta
9. Meningkatkan kepercayaan, citra, dan reputasi kelembagaan.
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait
Peraturan perundang-undangan yang perlu mendapat
perhatian dalam penerapan unsur komunikasi adalah:
1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang
Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2001 tentang
Informasi Keuangan Daerah.
5. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan
dan Strategi Nasional Pengembangan.
6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor
28/Per/M.Kominfo/9/2006 tentang
Penggunaan
Nama
Domain go.id untuk Situsweb Resmi Pemerintahan Pusat

dan Daerah.
7. Peraturan
tentang
Menteri
Sistem
Keuangan
Akuntansi
Nomor
dan
59/PMK.06/2005
Pelaporan
Keuangan
Pemerintah Pusat.
8. Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 154/KMK.07/2001
tentang Bentuk dan Tata Cara Penyampaian Informasi
Keuangan Daerah.
11
9. Surat Edaran Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor SE/01/M.PAN/3/2009 tentang Pemanfaatan
Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS).
10. Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor:
05/SE/M.Kominfo/10/2005
tentang
Pemakaian
dan
Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal di Lingkungan

Instansi Pemerintah.
D. Parameter Penerapan
Parameter
penerapan
komunikasi
yang
efektif
menggambarkan bagaimana pelaksanaan kegiatan instansi

pemerintah dapat berjalan dengan lancar dan adanya layanan
prima kepada masyarakat pengguna jasa.
Secara lebih rinci, sesuai dengan Peraturan Pemerintah
Nomor 60 Tahun 2008, berikut ini diuraikan
penerapan
komunikasi.
1. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya
komunikasi
internal
yang
efektif.
Hal-hal
yang
perlu
dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Pimpinan instansi pemerintah sudah memberikan arahan
yang jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa
tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah
penting dan harus diperhatikan secara serius.
b. Tugas
yang
dibebankan
kepada
pegawai
sudah
dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti aspek

pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai,
dan hubungan pekerjaan antarpegawai.
12
c. Pegawai sudah diinformasikan bahwa, jika ada hal yang

tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas, perhatian
harus diberikan bukan hanya kepada kejadian tersebut,
tetapi juga pada penyebabnya, sehingga kelemahan
potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi dan
diperbaiki
sebelum
kelemahan
tersebut
menimbulkan
kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah.

d. Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima, serta
konsekuensinya
sudah
dikomunikasikan
secara
jelas
kepada pegawai.
e. Pegawai memiliki saluran komunikasi informasi ke atas
selain melalui atasan langsungnya, dan ada keinginan yang
tulus dari pimpinan instansi pemerintah untuk mendengar
keluhan sebagai bagian dari proses manajemen.
f. Adanya
mekanisme
yang
memungkinkan
informasi
mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin

adanya komunikasi yang lancar antarkegiatan fungsional.
g. Pegawai mengetahui adanya saluran komunikasi informal
atau terpisah yang dapat berfungsi apabila jalur informasi
normal gagal digunakan.
h. Pegawai mengetahui adanya jaminan tidak akan ada
tindakan
balas
dendam
(reprisal)
jika
melaporkan
informasi yang negatif, perilaku yang tidak benar, atau

penyimpangan.
i. Adanya
mekanisme
yang
memungkinkan
pegawai
menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan,

dan
pimpinan
instansi
pemerintah
memberikan
penghargaan terhadap rekomendasi yang baik berupa

hadiah langsung atau bentuk penghargaan lainnya.
13
j. Pimpinan instansi pemerintah sering berkomunikasi dengan

aparat
pengawasan
intern
pemerintah,
dan
terus
melaporkan kepada aparat pengawasan intern pemerintah

mengenai kinerja, risiko, inisiatif penting, dan kejadian
penting lainnya.
2. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan bahwa
sudah terjalin komunikasi eksternal yang efektif yang memiliki
dampak signifikan terhadap program, proyek, operasi, dan
kegiatan lain, termasuk penganggaran dan pendanaannya.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a. Adanya saluran komunikasi yang terbuka dan efektif
dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan aparat
pengawasan intern pemerintah, serta kelompok lainnya
yang dapat memberikan masukan yang signifikan terhadap
kualitas pelayanan instansi pemerintah.
b. Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan instansi
pemerintah sudah diinformasikan mengenai kode etik yang
berlaku dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang tidak
benar, seperti pemberian komisi, tidak diperkenankan.
c. Komunikasi dengan eksternal sangat didorong untuk dapat
mengetahui berfungsinya pengendalian intern.
d. Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan
instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik karena dapat
menunjukkan adanya permasalahan dalam pengendalian.
e. Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran
dan rekomendasi aparat pengawasan intern pemerintah,
auditor, dan evaluator lainnya sudah dipertimbangkan
sepenuhnya
dan ditindaklanjuti
dengan
memperbaiki
masalah atau kelemahan yang diidentifikasi.

14
f. Komunikasi dengan badan legislatif, instansi pemerintah

pengelola
anggaran
dan
perbendaharaan,
instansi
pemerintah lain, media, dan masyarakat harus berisi

informasi sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi
instansi pemerintah lebih dapat dipahami.
Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan
instansi pemerintah harus:
1. Menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana
komunikasi;
2. Mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi
untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi
secara terus menerus.
Parameter penerapan komunikasi yang efektif, antara lain

ditandai dengan prasyarat penyediaan dan pemanfaatan bentuk
dan sarana komunikasi secara tepat, akan diuraikan dalam
pedoman sub unsur komunikasi ini, sedangkan bagaimana
mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk
meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara
terus-menerus, akan diuraikan dalam pedoman sub unsur informasi.
Parameter penerapan bentuk dan sarana komunikasi yang

tepat untuk melaksanakan komunikasi yang efektif, adalah
sebagai berikut:
1. Pimpinan instansi pemerintah menggunakan berbagai bentuk dan
sarana dalam mengomunikasikan informasi penting kepada
pegawai dan pihak lainnya. Hal ini dapat terlihat dari ada tidaknya
kondisi-kondisi sebagai berikut:
a. Pimpinan instansi pemerintah sudah menggunakan bentuk

dan sarana komunikasi efektif, berupa buku pedoman
kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum,
papan pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman
video, e-mail, dan arahan lisan.
15
b. Pimpinan telah melakukan komunikasi dalam bentuk

tindakan positif saat berhubungan dengan pegawai
di seluruh organisasi dan memperlihatkan dukungan
terhadap pengendalian intern.
2. Instansi
pemerintah
mengelola,
mengembangkan,
dan
memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan

keandalan komunikasi informasi secara terus-menerus, yang dapat
dilihat dari dipenuhinya kondisi-kondisi sebagai berikut:
a. Manajemen sistem informasi dilaksanakan berdasarkan

suatu rencana strategis sistem informasi yang merupakan
bagian dari rencana strategis instansi pemerintah secara
keseluruhan.
b. Adanya mekanisme untuk mengidentifikasi berkembangnya
kebutuhan informasi.
c. Sebagai bagian dari manajemen informasi, instansi
pemerintah telah memantau, menganalisis, mengevaluasi,
serta
memanfaatkan
perkembangan
dan
kemajuan
teknologi untuk dapat memberikan pelayanan lebih cepat

dan efisien.
d. Pimpinan instansi pemerintah secara terus menerus
memantau mutu informasi yang dikelola, diukur dari segi
kelayakan
isi,
ketepatan
waktu,
keakuratan,
dan
kemudahan aksesnya.
3. Dukungan
pimpinan
pengembangan
instansi
teknologi
pemerintah
informasi
ditunjukkan
terhadap
dengan
komitmennya dalam menyediakan pegawai dan pendanaan

yang memadai terhadap upaya pengembangan tersebut.
16
BAB III
LANGKAH LANGKAH PENERAPAN
Sistem pengendalian intern adalah proses tindakan yang
integral dan dilakukan secara terus menerus, oleh pimpinan dan
seluruh pegawai, untuk memberikan keyakinan memadai atas
tercapainya tujuan organisasi, melalui kegiatan yang efektif dan
efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara,
dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Mengingat
pentingnya pencapaian tujuan organisasi tersebut, maka banyak
harapan diletakkan pada penyelenggaraan SPIP.
Untuk mencapai semua tujuan pengendalian intern tersebut,
diperlukan kebijakan dan prosedur, yang mengatur mengenai
mekanisme saluran informasi dan komunikasi yang jelas serta
efektif, yang terintegrasi dengan unsurunsur SPIP lainnya.
Informasi dan komunikasi harus terkait dengan penerapan unsurunsur SPIP lainnya sebagaimana terlihat dalam bagan di bawah ini.
Pemantauan
Informasi
Komunikasi
Kegiatan Pengendalian
Informasi
Komunikasi
Penilaian Risiko
Lingkungan Pengendalian
Informasi Komunikasi
17
Informasi sangat penting untuk memungkinkan setiap orang

dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab pengendalian yang
dibebankan kepadanya. Untuk itu, informasi wajib diidentifikasi,
dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat,
sedangkan komunikasi dipandang sebagai proses efektif yang
memungkinkan pimpinan menyampaikan informasi, perspektif,
pandangan, ide, gagasan, dan arahannya kepada semua orang.
Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa komunikasi merupakan
proses penyampaian pesan/informasi dengan menggunakan simbol
atau lambang tertentu, baik secara langsung maupun tidak
langsung, untuk mendapatkan umpan balik.
Komunikasi wajib diselenggarakan di instansi pemerintah
secara efektif, meliputi segala arah, mengalir dari atas ke bawah,
dari bawah ke atas, ke samping dan lintas unit organisasi, serta
mencakup seluruh komponen dan struktur organisasi untuk
mendapatkan umpan balik.
Agar terjadi komunikasi yang efektif, instansi pemerintah
sekurang-kurangnya
harus
menyediakan
dan
memanfaatkan
berbagai bentuk dan sarana komunikasi. Selain itu, perlu juga

mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi
secara terus menerus. Penjabaran penyediaan dan pemanfaatan
berbagai bentuk dan sarana komunikasi akan diulas dalam
pedoman sub unsur komunikasi yang efektif ini, sedangkan
penjabaran dalam mengelola, mengembangkan, dan memperbarui
sistem informasi secara terus menerus akan dijabarkan lebih lanjut
dalam pedoman sub unsur informasi.
18
Penyelenggaraan komunikasi yang efektif dalam kerangka

penerapan
pengendalian
pada
suatu
instansi
pemerintah,
hendaknya memerhatikan kebutuhan, sesuai dengan ukuran,

kompleksitas, serta sifat dari tugas dan fungsi instansi pemerintah
tersebut. Selain itu, perlu mempertimbangkan aspek biaya-manfaat
(cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan kriteria
pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi,
serta dilakukan secara komprehensif.
Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah
ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang
ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang
lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.
2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil
pemetaan,
yang
meliputi
pembangunan
infrastruktur,
internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan

3. Tahap pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.
Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya
dapat
dilakukan
secara
bersamaan
dengan
pelaksanaan
penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu
dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan komunikasi yang
efektif di setiap tahapan.
19
A. Tahap Persiapan
1. Penyiapan Peraturan, SDM, dan Rencana
Penyelenggaraan
Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan
pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,
lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan
penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah
membuat
rencana
penyelenggaraan
yang
antara
lain
memuat:
a. jadwal pelaksanaan kegiatan;
b. waktu yang dibutuhkan;
c. dana yang dibutuhkan; dan
d. pihak-pihak yang terlibat.
Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk Satuan
Tugas Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas mengawal
pelaksanaan
penerapan
kebijakan
dan
praktik
penyelenggaraan komunikasi yang efektif. Satgas tersebut

terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub
unsur tersebut, agar penyelenggaraannya efektif sebagai
unsur dari Informasi dan Komunikasi SPIP.
2. Pemahaman (Knowing)
Tahapan
pemahaman
dan
penyamaan
persepsi,
minimal meliputi hal-hal sebagai berikut:

a. pemberian pemahaman untuk menimbulkan kesadaran
akan pentingnya membangun komunikasi efektif dalam
upaya pencapaian tujuan organisasi;
b. pentingnya memastikan apakah sudah terjalin komunikasi
internal yang efektif;
20
c. pentingnya memastikan apakah sudah terjalin komunikasi

eksternal
yang
efektif,
signifikan terhadap
kegiatan
lain,
terutama
program,
termasuk
yang
proyek,
berdampak
operasi,
penganggaran
dan
dan
pendanaannya;
d. pentingnya menyediakan dan memanfaatkan berbagai
bentuk dan sarana komunikasi; serta
e. pentingnya memahami peraturan-peraturan yang harus
diperhatikan dalam penyelenggaraan komunikasi yang
efektif pada instansi pemerintah.
Dalam
upaya
pemberian
pemahaman
ini,
dapat
dijelaskan kembali hal-hal yang sudah diuraikan dalam bab

sebelumnya, seperti:
a. pengertian komunikasi intern dan komunikasi ekstern,
manfaat, tujuan membangun komunikasi intern dan
komunikasi eksternal, serta cakupannya;
b. perlunya
penyediaan
saluran
komunikasi
informal,
di samping yang formal, untuk meningkatkan efektivitas

komunikasi formal vertikal (antara atasan dan bawahan
dalam organisasi);
c. menjelaskan bahwa komunikasi eksternal harus dibangun
dalam dua arah, bukan hanya berisikan mekanisme
bagaimana instansi pemerintah menyampaikan informasi
kepada
pihak
eksternal,
tetapi
juga
menyangkut
bagaimana mekanisme penyampaian umpan balik dari

pihak eksternal kepada instansi pemerintah;
d. menjelaskan penyediaan dan pemanfaatan berbagai
bentuk dan sarana komunikasi;
21
e. pentingnya parameter keberhasilan komunikasi intern,

keberhasilan
komunikasi
ekstern,
dan
keberhasilan
penyediaan, serta pemanfaatan berbagai bentuk dan

sarana komunikasi.
Bentuk dan sarana untuk mengomunikasikan informasi
penting dapat berupa: buku pedoman kebijakan dan prosedur,
surat edaran, memorandum, papan pengumuman, situs
internet dan intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan,
termasuk
pula
tindakan
pimpinan
yang
mendukung
implementasi sistem pengendalian intern.

Pada dasarnya media atau sarana komunikasi adalah
semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi,
mereproduksi,
mendistribusikan,
atau menyebarkan dan
menyampaikan informasi. Penggunaan sarana komunikasi

secara garis besar adalah sebagai berikut:
a. Media komunikasi eksternal ialah media komunikasi yang
dipergunakan
untuk
menjalin
hubungan
dan
menyampaikan informasi dengan pihak-pihak yang berada

di luar organisasi, antara lain :
1) Media cetak ialah media komunikasi tercetak atau
tertulis,
dimaksudkan
untuk
menjangkau
publik
eksternal, seperti konsumen, pelanggan, mitra kerja,

dan sebagainya. Contohnya adalah majalah instansi,
buletin, brosur dan leaflet. Media eksternal cetak ini
berfungsi sebagai:
a) Media penghubung sebagai sarana menyampaikan
keterangan-keterangan
suatu
institusi
kepada
khalayak;
b) Media pendidikan sebagai sarana membentuk opini
publik dan sarana membangun citra.
22
2) Radio
merupakan
media
audio
yang
mampu
mengirimkan pesan berupa informasi lisan (suara)

kepada
khalayak.
Beberapa
instansi
memilih
memanfaatkan radio untuk menyampaikan informasi

secara luas kepada khalayak sasaran, dengan mengisi
acara pada stasiun radio.
3) Televisi (TV) adalah media menyampaikan pesan
kepada publik, melalui pemasangan iklan, mengundang
wartawan atau reporter televisi agar memuat berita
tentang kegiatan institusi, atau dapat pula mengajukan
permohonan untuk mengisi acara, seperti talk show.
4) Telepon sebagai media komunikasi, telepon sangat
penting untuk menyampaikan dan menerima informasi
lisan secara cepat dengan pihak eksternal.
5) Surat merupakan media penyampaian informasi secara
tertulis, dapat berupa surat konvensional maupun surat
elektronik - email. Surat menyurat merupakan salah
satu kegiatan penting di instansi. Banyak informasi
yang keluar masuk institusi melalui media surat, karena
surat merupakan media komunikasi yang efektif,
apabila beberapa pihak yang terkait tidak dapat
berhubungan secara langsung atau secara lisan.
6) Internet
merupakan
media
komunikasi
berbasis
komputer teknologi informasi. Internet banyak dipilih

oleh instansi pemerintah guna menjangkau khalayak
yang lebih luas. Keunggulan media komunikasi internet
adalah:
23
a) Mudah, cepat, dan murah dengan jangkauan dunia;

b) Tidak ada birokrasi baik secara teknis maupun
non teknis; serta
c) Tersebar di berbagai pelosok kota.
7) Berbagai
penggunaan
sarana
lain
seperti
rapat,
pameran promosi, dan penggunaan website.

b. Media
komunikasi
internal
ialah
semua
sarana
penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan

internal instansi, dan biasanya bersifat nonkomersial.
Penerima maupun pengirim informasi adalah orang-orang
dari dalam instansi itu sendiri, terdiri atas pimpinan,
pegawai yang bekerja pada unit-unit kerja yang ada
di dalam instansi pemerintah tersebut. Jenis media yang
dipergunakan secara internal ini antara lain:
1) pengarahan
pimpinan,
rapat/diskusi,
workshop/loka
karya;
2) telepon;
3) surat, disposisi, nota dinas, memorandum;
4) papan pengumuman;
5) house journal, bentuknya dapat berupa majalah bulanan,
profil instansi pemerintah, prospektus, bulletin, dan
tabloid;
6) printed material: media komunikasi dan publikasi berupa
barang-barang cetakan seperti booklet, pamflet, kop
surat, logo, kartu nama, dan memo;
7) Media pertemuan dan pembicaraan;
8) Intranet, e-mail.
24
Peraturan
Pemerintah
Nomor
60
Tahun
2008
menghendaki terjalinnya komunikasi yang efektif antara

pimpinan dengan seluruh pegawai agar visi, misi, dan tujuan
instansi dapat tersampaikan kepada seluruh pegawai dengan
baik. Melalui komunikasi diharapkan dapat meningkatkan
kesadaran
tentang
arti
penting
dan
relevansi
dari
pengendalian intern yang efektif, mengomunikasikan nilai etika

dan integritas, serta menyadarkan pegawai akan tanggung
jawab dan perannya, dalam melaksanakan pengendalian
intern dan tanggung jawab operasional. Dengan demikian,
kedalaman komunikasi yang dikehendaki dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, bukanlah sekedar
komunikasi yang bersifat membangun pengetahuan (kognitif)
saja, tetapi juga komunikasi yang bersifat persuasif untuk
membangun kesadaran (afektif), sehingga setiap orang yang
terlibat
dalam
pengendalian
organisasi
intern
akan
menerapkan
(konatif/behavior/perilaku).
sistem
Dengan
demikian, diharapkan dapat mewujudkan komunikasi yang

efektif dalam kehidupan sehari-hari di instansinya. Upaya
mendorong komunikasi yang efektif tersebut merupakan salah
satu
wujud
sikap
kepemimpinan
yang
kondusif
untuk
mendukung berjalannya pengendalian intern.

Berdasarkan masukan dari hasil komunikasi internal dan
eksternal, pimpinan mengambil tindakan yang diperlukan dan
melaksanakan tindak lanjut secara tepat waktu, sehingga
komunikasi yang dilakukan berjalan dengan efektif.
Adapun upaya pemberian pemahaman dan membangun
kesadaran akan komunikasi yang efektif tersebut dapat
dilakukan dengan menyosialisasikan hal-hal berikut:
25
a. pentingnya komunikasi internal, agar dapat menciptakan,

serta
mempertahankan
sistem
pengendalian
yang
konstruktif, dan lingkungan kerja yang kondusif.

b. pentingnya
komunikasi
eksternal
yang
efektif,
untuk
memberi informasi tentang proses dan kinerja kegiatan atau

layanan kepada masyarakat, dengan standar etika yang
ditentukan, serta untuk mendapatkan masukan terhadap
kualitas pengendalian intern pada instansi pemerintah.
c. pentingnya penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk
dan sarana komunikasi.
Sosialisasi tentang komunikasi yang efektif dapat dilakukan
melalui:
a. tatap muka langsung, seperti ceramah, diskusi, seminar,
rapat kerja, dan rapat pimpinan;
b. sarana lain, seperti surat edaran, memorandum, papan
pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video,
e-mail, buku pedoman kebijakan dan prosedur.
Contoh implementasi komunikasi intern ini, antara lain:
a. Komunikasi melalui buletin, kunjungan ke lapangan, dan
pelatihan pegawai.
b. Mengadakan seminar/konferensi untuk membahas dan
mendorong dilaksanakannya pengendalian intern.
c. Memfasilitasi komunikasi manajemen lini dengan pimpinan
instansi.
d. Membangun
program
mentoring
untuk
memudahkan
komunikasi ke atas, ke bawah, dan ke samping.

e. Menggunakan staf yang ditunjuk, misal bagian kehumasan,
untuk mengomunikasikan kebijakan pengendalian intern
organisasi.
26
Berkaitan dengan penyediaan komunikasi dengan pihak

eksternal, dan sebagai upaya untuk meningkatkan transparansi,
terdapat kewajiban bagi instansi pemerintah untuk menyediakan
informasi kepada publik. Kewajiban tersebut dinyatakan dalam
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik, yang antara lain mengatur:
a. kriteria badan publik, sebagai pihak yang berkewajiban
untuk menyediakan informasi publik;
b. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan setiap
saat, secara berkala, dan serta merta (insidentil) oleh
badan publik;
c. informasi publik yang tidak dapat diberikan oleh badan
publik, seperti informasi yang dapat membahayakan
negara, berkaitan dengan hak-hak pribadi, berkaitan
dengan rahasia jabatan, dan sebagainya; serta
d. informasi yang dikecualikan untuk diakses oleh publik.
Selanjutnya, dijelaskan bahwa instansi dapat memberikan
pemahaman dengan beberapa media, seperti:
a. Tatap muka, melalui ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja,
dan grup terfokus;
b. Website. Pemuatan komunikasi yang efektif dalam website
organisasi merupakan bagian upaya transparansi, dengan
membangun komunikasi yang efektif kepada stakeholders
(para pemangku kepentingan).
Berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi, pasal
19 Permenpan tersebut menyatakan bahwa website
lembaga harus ditempatkan sebagai kelengkapan media,
serta sumber daya humas pemerintah, dan menyatakan
website instansi pemerintah sebaiknya berisi:
27
1) berita terkini serta informasi latar belakang yang reguler;

2) perpustakaan foto beresolusi tinggi;
3) naskah pidato, sambutan atau makalah penting;
4) data administrasi dan keuangan;
5) berita inovasi produk kebijakan dan program;
6) berita aneka kegiatan pemerintahan dan pembangunan;
dan
7) berita humas pemerintah.
c. Majalah, buku, serta pesan-pesan sederhana dengan
contoh konkret, misalnya: diciptakan maskot dalam bentuk
kartun untuk mengomunikasikan etika, aturan perilaku,
pentingnya kompetensi kerja, kesadaran pimpinan atas
risiko, memberi contoh konkret penerapan komunikasi yang
efektif atas lingkungan pengendalian.
d. Saluran mikrofon/speaker, mengomunikasikan nilai-nilai
etika dan integritas, melalui pengeras suara atau saluran
komunikasi lain di kantor.
e. Manajemen mengembangkan dan menggunakan intranet
dalam organisasi, untuk penyebaran informasi, yang dapat
diakses oleh setiap pegawai, sesuai dengan tugas dan
tanggung jawabnya terkait dengan proses pengendalian
intern.
Misalnya: dengan intranet, manajemen dapat melakukan
konfirmasi kepada kepala bidang tertentu, kepala sub
bidang
tertentu,
apakah
integritas
dan
etika
telah
dilaksanakan, apakah risiko tertentu telah ditangani dengan

tepat sesuai dengan arahan yang dibuat manajemen.
Di samping sosialisasi, pemahaman dapat dilakukan
melalui perpustakaan dan media intern lainnya.
28
3. Pemetaan (Mapping)
Setelah dilakukan sosialisasi, maka diperlukan suatu
pemetaan
terhadap
keberadaan
infrastruktur,
untuk
menerapkan komunikasi yang efektif. Keberadaan infrastruktur

dalam penerapan komunikasi yang efektif, diwujudkan dalam
bentuk kebijakan, pedoman, dan mekanisme komunikasi.
Pemetaan atas penyelenggaraan sub unsur komunikasi
yang efektif, dilakukan untuk memastikan hal-hal sebagai
berikut:
a. Instansi pemerintah telah memiliki peraturan/kebijakan
yang melandasi penerapan komunikasi yang efektif;
b. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut, telah sesuai
dengan ketentuan di atasnya;
c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman
untuk menyelenggarakan peraturan tersebut;
d. SOP atau pedoman komunikasi yang efektif telah sesuai
dengan
peraturan
yang
ada,
dan/atau
yang
akan
dibangun;
e. Instansi pemerintah telah melaksanakan komunikasi yang
efektif, sesuai dengan SOP atau pedoman dimaksud, dan
didokumentasikan dengan baik.
Pemetaan dilakukan untuk memeroleh data sebanyakbanyaknya tentang kebijakan dan prosedur terkait komunikasi
internal, komunikasi eksternal, penggunaan sarana prasarana
komunikasi, termasuk hambatan komunikasi dan risiko
kegagalan komunikasi, kemudian ditentukan rencana tindak
yang tepat untuk perbaikan.
29
Pemetaan atas sub unsur komunikasi yang efektif pada

instansi
pemerintah,
juga
dapat
memberikan
masukan
seputar:
a. Penerapan komunikasi internal di suatu instansi pemerintah
Pemetaan memberikan informasi bagaimana komunikasi
internal terjadi, identifikasi penyebab kegagalan komunikasi
internal yang efektif, sehingga dapat dirumuskan rencana
tindak yang jelas. Pemetaan, juga memberikan masukan
bagi pimpinan instansi, untuk memastikan apakah pegawai
di unit kerjanya sudah memahami tugas yang dibebankan
kepadanya, aspek pengendalian internnya, peranan dan
hubungan pekerjaan antar pegawai, penyebab kejadian jika
terjadi hal yang tidak diharapkan, dan sebagainya.
b. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk sarana
komunikasi di suatu instansi pemerintah.
c. Efektivitas keberadaan infrastruktur, berupa kebijakan,
prosedur, atau mekanisme untuk menunjang komunikasi
yang efektif.
B. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap pelaksanaan, pengembangan SPIP sub unsur
komunikasi
yang
efektif
ini,
terdiri
dari
pembangunan
infrastruktur, internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan.

1. Infrastruktur (Norming)
Pembangunan infrastruktur dilakukan setelah tahap
pemetaan. Berdasarkan hasil pemetaan, indikator, dan
peraturan terkait, diketahui infrastruktur apa saja yang perlu
dibangun (areas of improvement). Pembangunan infrastruktur
dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan, prosedur, dan
30
mekanisme, yang bertujuan agar pimpinan dan pihak lainnya

segera memeroleh umpan balik yang memungkinkan mereka
melaksanakan pengendalian intern dan tanggung jawab
operasionalnya.
Dalam membangun infrastruktur, instansi pemerintah
harus memerhatikan teori, peraturan terkait yang berlaku,
serta melihat indikator yang ingin diraih, disesuaikan dengan
kebutuhan berdasarkan hasil pemetaan. Peraturan yang
relevan untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif,
antara lain:
a. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik, yaitu terkait dengan definisi dan
batasan waktu informasi dan transaksi elektronik diterima
oleh pihak tertentu.
b. Undang-Undang
Nomor
14
Tahun
2008
tentang
Keterbukaan Informasi Publik, antara lain menetapkan

kriteria
Badan
Publik
yang
berkewajiban
untuk
menyediakan informasi publik, serta penentuan informasi

yang wajib, dan tidak boleh disajikan kepada publik.
c. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang
Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah, yaitu
terkait kewajiban dan batasan waktu penyampaian laporan
keuangan dan kinerja instansi pemerintah.
d. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan
dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, yaitu
terkait
dengan
kewajiban
instansi
pemerintah
untuk
mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang

berbasis elektronik, dalam rangka meningkatkan kualitas
layanan publik secara efektif dan efisien.
31
e. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/PMK.06/2005

tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan
Pemerintah Pusat, yaitu terkait dengan batas waktu
penyampaian laporan keuangan.
f. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor
28/Per/M.Kominfo/9/2006 tentang
Penggunaan
Nama
Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintahan Pusat

dan Daerah, yaitu terkait dengan penggunaan nama
domain go.id yang akan digunakan sebagai alamat resmi
situs web pemerintahan pusat dan daerah, serta tata cara
permohonannya.
Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif,
pimpinan instansi pemerintah harus menyusun kebijakan,
prosedur, dan mekanisme tentang:
a. Komunikasi internal yang efektif
Dalam menyusun kebijakan komunikasi di dalam organisasi
(komunikasi internal), diarahkan agar pimpinan dan seluruh
pegawai dapat berkomunikasi secara efektif. Hal tersebut
untuk
menciptakan
dan
mempertahankan
sistem
pengendalian yang konstruktif, serta lingkungan kerja yang

kondusif, dimana setiap pihak dapat melaksanakan peran,
tugas, dan tanggung
jawab
pengendaliannya,
untuk
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam

kebijakan/pedoman komunikasi yang disusun tersebut,
pimpinan harus memastikan terjalinnya komunikasi internal
yang efektif, dengan memerhatikan parameter penerapan
yang telah diuraikan pada sebelumnya, sebagai berikut:
32
1) Pimpinan agar senantiasa memberikan arahan yang

jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa
tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah
penting dan harus diperhatikan secara serius. Dengan
arahan ini, seluruh tingkatan pimpinan dalam organisasi
diharapkan memiliki kesadaran dan komitmen yang
kuat, untuk menerapkan pengendalian intern secara
efektif dalam pencapaian tujuan instansi.
2) Tugas yang dibebankan kepada pegawai senantiasa
dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti
aspek pengendalian internnya, peranan masing-masing
pegawai, dan hubungan pekerjaan antar pegawai.
Dengan komunikasi yang jelas, seluruh pegawai dalam
organisasi diharapkan dapat melaksanakan tanggung
jawabnya dengan baik, melaksanakan tugas sesuai
dengan prosedur, dan arahan dari pimpinannya,
sehingga setiap pegawai dapat memberikan kontribusi
terbaik dalam pencapaian tujuan instansi.
3) Pegawai senantiasa diinformasikan bahwa, jika ada hal
yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas,
perhatian
harus
diberikan
bukan
hanya
kepada
kejadian tersebut, tetapi juga pada penyebabnya,

sehingga kelemahan potensial pengendalian intern
dapat diidentifikasi dan diperbaiki, sebelum kelemahan
tersebut menimbulkan kerugian lebih lanjut terhadap
instansi pemerintah.
4) Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima,
serta konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara
jelas kepada pegawai.
33
5) Pimpinan
telah
menyediakan
saluran
komunikasi
informasi ke atas, selain melalui atasan langsungnya,

dan pimpinan instansi pemerintah memiliki keinginan
yang tulus untuk mendengar keluhan sebagai bagian
dari proses manajemen.
6) Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi
mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan
menjamin
adanya
antarkegiatan
fungsi,
komunikasi
fungsional
lintas
dalam
yang
organisasi
bagian/bidang,
lintas
lancar
(lintas
subbidang/
subbagian/seksi, dalam organisasi).

Dengan lancarnya arus informasi mengalir ke seluruh
fungsi dalam organisasi, diharapkan tercipta iklim kerja
yang kondusif bagi setiap pihak, untuk bekerja dengan
cepat, tepat, tercipta mekanisme saling uji, sehingga
akan meningkatkan kualitas kinerja instansi secara
keseluruhan.
7) Pegawai senantiasa diberikan pengetahuan adanya
saluran komunikasi informal atau terpisah yang dapat
berfungsi apabila jalur informasi normal gagal digunakan.
8) Pegawai
senantiasa
diberikan
keyakinan
dan
pengetahuan adanya jaminan tidak akan ada tindakan

balas dendam (reprisal), jika melaporkan informasi
yang
negatif,
penyimpangan
perilaku
yang
yang
dilakukan
instansinya. Agar pelaporan
tidak
oleh
benar,
atau
pegawai
di
penyimpangan tidak
berkembang menjadi rumor yang meresahkan, maka

pimpinan
perlu
menetapkan
mekanisme
untuk
memastikan bahwa pelaporan yang disertai dengan

bukti-bukti pendukung saja yang akan ditindaklanjuti.
34
9) Menyediakan
mekanisme
yang
memungkinkan
pegawai menyampaikan rekomendasi penyempurnaan

kegiatan dan pimpinan memberikan penghargaan
terhadap rekomendasi yang baik, berupa hadiah
langsung atau bentuk penghargaan.
10) Pimpinan berinisiatif untuk melakukan komunikasi
kepada APIP yang ada di instansinya, mengenai
pelaporan kinerja, risiko, dan kejadian penting lainnya,
yang dapat memberikan masukan yang signifikan
terhadap kualitas pelayanan instansi pemerintah.
Dengan
inisiatif
yang
baik
dari
pimpinan
untuk
berkonsultansi kepada APIP yang ada di instansinya,

berbagai permasalahan, kendala, dan hambatan yang
secara signifikan memengaruhi pencapaian tujuan instansi
diharapkan dapat diselesaikan sesegera mungkin.
b. Komunikasi eksternal yang efektif
Dalam menyusun kebijakan komunikasi eksternal yang efektif
diarahkan agar pihak di luar organisasi, seperti masyarakat,
rekanan, konsultan, DPR, APIP, para pemangku kepentingan
lain dapat memeroleh informasi tentang proses dan kinerja
kegiatan atau layanan kepada masyarakat dengan standar
etika yang ditentukan, dan mendapatkan masukan terhadap
kualitas pengendalian intern, sehingga dapat meningkatkan
efektivitas pengendalian pada instansi pemerintah. Dalam
kebijakan/ pedoman komunikasi eksternal yang disusun
tersebut, pimpinan harus memastikan terjalinnya komunikasi
eksternal yang efektif dengan memerhatikan parameter
penerapan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya,
sebagai berikut:
35
1) Penyediaan saluran komunikasi yang terbuka dan efektif

dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan APIP,
serta
kelompok
lainnya,
yang
dapat
memberikan
masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan

2) Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan
instansi pemerintah sudah diinformasikan mengenai
kode etik yang berlaku dan juga sudah mengerti bahwa
tindakan yang tidak benar, seperti pemberian komisi
tidak diperkenankan.
3) Komunikasi dengan eksternal didorong untuk dapat
4) Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan
instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik karena
dapat
menunjukkan
adanya
permasalahan
dalam
pengendalian.
5) Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran
dan rekomendasi aparat pengawasan intern pemerintah,
auditor, dan evaluator lainnya sudah dipertimbangkan
sepenuhnya, serta ditindaklanjuti dengan memperbaiki
masalah atau kelemahan yang diidentifikasi.
6) Komunikasi dengan badan legislatif (DPR DPRD),
instansi
pemerintah
perbendaharaan
pengelola
(Departemen
anggaran
Keuangan
dan
Dinas
Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah),

instansi pemerintah lain, media, dan masyarakat harus
berisi informasi sehingga misi, tujuan, risiko yang
dihadapi instansi pemerintah tersebut lebih dapat
dipahami.
36
Dengan upaya ini, diharapkan tercipta koordinasi antar

instansi, mekanisme saling uji, pihak lain dapat lebih
memahami risiko yang dihadapi instansi tersebut,
sehingga instansi tersebut memeroleh masukan yang
tepat untuk penanganan risiko yang dihadapinya.
c. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan
sarana komunikasi
Pimpinan instansi pemerintah menyusun kebijakan atas
penggunaan
berbagai
bentuk
dan
sarana
dalam
mengomunikasikan informasi penting kepada pegawai dan

pihak lain, dengan memerhatikan parameter penerapan
yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, sebagai
berikut:
1) Pimpinan instansi pemerintah sudah menggunakan
bentuk dan sarana komunikasi efektif, berupa buku
pedoman
kebijakan
dan
prosedur,
surat
edaran,
memorandum, papan pengumuman, situs internet dan

intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan,
termasuk pula tindakan pimpinan yang mendukung
implementasi Sistem Pengendalian Intern.
2) Pimpinan telah melakukan komunikasi, dalam bentuk
tindakan positif saat berhubungan dengan pegawai
di seluruh organisasi, dan memperlihatkan dukungan
Suatu instansi pemerintah biasanya sudah memiliki
suatu kebijakan sebagai pedoman dalam pengelolaan
kehumasan
di
dan
instansinya,
komunikasi
yang
internal,
pedoman
pengelolaan
website
mencakup pengaturan
mengenai
komunikasi
sekaligus
eksternal,
37
penggunaan
sarana
prasarana
komunikasi,
termasuk
mencakup jenis informasi yang dikomunikasikan. Namun

demikian, perlu diperhatikan bahwa kebijakan komunikasi
yang dikembangkan hendaknya didasarkan pada teori dan
peraturan yang relevan, dengan memerhatikan indikator yang
akan dicapai, serta disesuaikan dengan hasil pemetaan,
setidaknya memuat hal-hal sebagai berikut:
a. jenis informasi, misal: yang wajib disediakan, dilarang
diedarkan;
b. tujuan, manfaat, dan kerangka waktu (setiap saat,
periodik, insidentil);
c. sumber dan para pemangku kepentingan;
d. umpan balik yang diharapkan;
e. media/bentuk dan sarana komunikasi yang digunakan;
f.
penanggung jawab komunikasi.
2. Internalisasi (Forming)
Internalisasi merupakan suatu proses untuk menjadikan
infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari, yang akan tercermin dalam bagaimana menyelesaikan
pekerjaan
dan
pengambilan
keputusan
dalam
instansi
pemerintah. Internalisasi bertujuan agar komunikasi yang

efektif dapat diterapkan dalam rutinitas sehari-hari, baik dalam
lingkungan intern instansi pemerintah maupun dengan pihak
di luar instansi pemerintah, dan mendorong para pegawai
untuk mengimplemetasikannya dalam kegiatan operasional
sehari-hari.
Langkah-langkah internalisasi yang perlu dilakukan
adalah:
38
a. Pimpinan senantiasa memberikan arahan kepada seluruh

tingkatan organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian
intern adalah penting dalam suatu organisasi untuk
menciptakan lingkungan pengendalian yang konstruktif dan
perlu mendapat perhatian secara serius.
Arahan pimpinan dapat diberikan pada saat diskusi dan
pertemuan, dalam kegiatan rehat kopi pagi (coffee
morning), rapat kerja, rapat bulanan, atau pelatihan di
kantor sendiri (PKS).
Misalnya:
Setiap
awal
tahun,
melalui
rapat
kerja,
pimpinan
mengarahkan kepada semua bawahan, mengenai rencana

kerja yang akan dilaksanakan pada satu tahun ke depan,
dan target kinerja yang akan dibebankan pada setiap unit
kerja/satker. Selanjutnya, pimpinan mengarahkan agar
setiap tingkatan pimpinan di bawahnya mendistribusikan
target kinerja serta sumber daya secara proporsional
kepada
semua
pegawai,
dengan
memerhatikan
kompetensinya, dan mewajibkan setiap tingkatan pimpinan

untuk mereviu dan melaporkan capaian kinerjanya secara
periodik kepada pimpinan.
b. Tugas yang dibebankan kepada pegawai, senantiasa telah
dikomunikasikan dengan jelas, dan sudah dimengerti aspek
pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai,
dan hubungan kerja antar pegawai.
Misalnya:
Sebelum memulai penugasan, pimpinan atau atasan
langsung dapat memberikan pengarahan (briefing) kepada
pegawai yang akan dilibatkan. Hal ini dilakukan terutama
dalam
penugasan
yang
baru,
dengan
cara
39
mengomunikasikan surat edaran, memorandum yang

berkaitan dengan penugasan tersebut, menyediakan dan
menjelaskan
pedoman
kebijakan
dan
prosedurnya,
sehingga pegawai mengerti perannya. Selain itu, penting

dikomunikasikan tentang
serta
aspek
hubungan kerja antarpegawai
pengendalian
internnya,
seperti
kapan
menyelesaikan pekerjaan, bagaimana ukuran kinerjanya,

dan kepada siapa melaporkan hasilnya.
c. Pegawai senantiasa diinformasikan bahwa, jika ada hal
yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas,
perhatian harus diberikan bukan hanya kepada kejadian
tersebut, tetapi juga pada penyebabnya. Hal ini penting agar
kelemahan potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi
dan diperbaiki, sebelum kelemahan tersebut menimbulkan
kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah.
d. Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima serta
konsekuensinya
sudah
dikomunikasikan
secara
jelas
kepada pegawai.
Misalnya:
Dalam berbagai kesempatan, pimpinan instansi pemerintah
senantiasa
pegawai,
penegakan
mengomunikasikan
untuk
mematuhi
integritas
secara
kewajiban
nilai-nilai
bagi
setiap
etika
disertai
berkelanjutan,
melalui
pemberian penghargaan dan hukuman yang dilaksanakan

secara konsisten.
Dalam penegakan nilai-nilai etika,
pimpinan instansi
dimungkinkan untuk membentuk majelis etika. Majelis ini

bertugas menyelidiki kebenaran setiap laporan pelanggaran
etika yang dilakukan oleh pegawai di unit kerjanya, dan
memberikan masukan tindak lanjut kepada pimpinan.
40
e. Pimpinan
menyediakan
bagi
pegawainya,
saluran
komunikasi informasi ke atas, selain melalui atasan

langsungnya. Hal tersebut lebih efektif dilakukan melalui
penyediaan saluran komunikasi informal vertikal.
Upaya tersebut dilakukan untuk mengatasi hambatan
komunikasi formal vertikal dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi. Saluran komunikasi informal vertikal tersebut
dapat dilakukan, sepanjang pimpinan instansi pemerintah
memiliki kemauan yang kuat untuk mendengar keluhan,
sebagai bagian dari proses manajemen untuk mencapai
tujuan instansi pemerintah, dengan tetap mengedepankan
mekanisme cek dan ricek untuk menguji kebenaran
informasi. Untuk itu, pegawai sebagai pelapor hendaknya
melengkapi informasi dengan bukti-bukti yang otentik, tidak
sekedar melapor karena faktor senang dan tidak senang
(like dan dislike) yang sifatnya subyektif. Selain itu,
pimpinan perlu berhati-hati dalam menangani informasi
yang masuk, harus dilakukan cek dan ricek sebelum
mengambil suatu keputusan.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan penyediaan kotak
suara pada instansi pemerintah yang akan dievaluasi secara
periodik, penyampaian via intranet yang memungkinkan
bawahan melakukan komunikasi secara langsung kepada
pimpinan tanpa melalui atasan langsungnya.
f. Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi mengalir
ke seluruh bagian dengan lancar, dan menjamin adanya
komunikasi yang lancar antarkegiatan fungsional dalam
organisasi (kegiatan lintas fungsi, lintas bagian/ bidang, lintas
subbidang/subbagian/seksi dalam organisasi).
41
Untuk itu, instansi perlu memetakan kegiatan utamanya,

keterkaitan peran dan tanggung jawab antarbagian dan
fungsi, serta menetapkan media komunikasinya.
Berikut
diberikan
contoh
mekanisme
sederhana,
bagaimana membangun komunikasi yang efektif
atas
suatu kegiatan, yang memungkinkan informasi mengalir

ke
seluruh
fungsi/bagian
dengan
lancar,
sehingga
memungkinkan setiap pihak/bagian/fungsi dalam suatu

instansi dapat melaksanakan tugas tanggung jawabnya
dengan baik, sebagai berikut:
1. Identifikasi kegiatan utama instansi pemerintah;
2. Buat SOP atas pelaksanaan kegiatan, sekaligus bagan
arus
proses
kegiatan
utama,
sejak
kegiatan
direncanakan sampai dengan dievaluasi;

3. Tentukan:
a) Informasi mengenai sumber daya yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan;
b) Pihak/bagian/fungsi yang terlibat dalam proses
kegiatan dari penyiapan sampai evaluasi, termasuk
peran, tugas, dan tanggung jawabnya;
c) Petugas yang bertanggung jawab atas penyelesaian
setiap tahapan kegiatan;
d) Waktu yang diperlukan untuk setiap proses tahapan
kegiatan (minimal dan maksimal);
e) Media
komunikasi
antarfungsi/bidang/bagian
tersebut, nota dinas, disposisi, SE, memorandum,

email/intranet,
kendalinya
dan
seperti
sebagainya,
serta
media
check list/routing slip atas
kegiatan tersebut.
42
4. Buatlah media kendali berupa check list/routing slip

untuk menyelesaikan kegiatan dari persiapan sampai
dengan penyelesaian kegiatan, dan penyerahan hasil
kegiatan dalam suatu siklus,
5. Lakukan serah terima pekerjaan dengan pihak lain
untuk melakukan proses lanjutannya;
6. Lakukan cek dan saling uji antarpihak/bagian/fungsi
terkait;
7. Berikan alasan atau kode penyebab, bila pekerjaan
tidak dapat diselesaikan sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan;
8. Bubuhkan paraf pejabat yang bertanggung jawab atas
proses penyelesaian bagian kegiatan dalam check
list/routing slip tersebut;
9. Tentukan pihak-pihak yang berkepentingan dengan
produk hasil akhir atas kegiatan tersebut;
10. Distribusikan dan komunikasikan hasil kegiatan kepada
pihak lain yang berkepentingan, serta buatkan tanda
terima penyerahan produk akhir tersebut;
11. Mintakan feed back untuk menilai kualitas kinerja;
12. Lakukan pemantauan dan evaluasi atas kualitas
kinerja, serta kelancaran arus komunikasi antar bidang/
bagian/fungsi, untuk setiap tahapan
kegiatan utama
tersebut;
13. Buat rencana tindak perbaikannya.
Untuk berkomunikasi secara formal dengan menggunakan
surat-menyurat, instansi pemerintah dapat menggunakan
media, berupa nota dinas, memorandum, disposisi, surat
edaran, dan sebagainya, sesuai dengan pedoman tata
naskah dinas (TND) yang berlaku di instansinya.
43
Untuk komunikasi formal dan informal yang menggunakan

e-mail, instansi pemerintah dapat menggunakan situs
internet, atau intranet, yang memungkinkan informasi
mengalir ke seluruh bagian dengan lancar, serta menjamin
adanya komunikasi yang lancar antar kegiatan fungsional,
dan menetapkan mekanisme pengendaliannya.
Untuk penggunaan informasi elektronik, setiap instansi
pemerintah perlu memerhatikan Undang-Undang Nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Informasi elektronik menurut peraturan tersebut, mencakup
satu atau sekumpulan data elektronik (termasuk tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data
interchange/lalu lintas internal data elektronik, e-mail,
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, dan huruf,
tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah
diolah, yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang
yang mampu memahaminya).
Dalam peraturan tersebut, informasi elektronik dan/atau
dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan
perluasan dari alat bukti yang sah, sesuai dengan hukum
acara yang berlaku di Indonesia, kecuali (tidak berlaku)
untuk surat yang menurut undang-undang harus dibuat
dalam bentuk tertulis; dan surat beserta dokumennya yang
menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta
notaris, atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.
g. Pegawai
diberikan
pengetahuan
adanya
saluran
komunikasi informal atau terpisah yang dapat berfungsi

apabila jalur informasi normal gagal digunakan.
Pemberitahuan adanya saluran komunikasi informal atau
terpisah
kepada
pegawai
dapat
dilakukan
melalui
44
pertemuan, doa bersama, kegiatan budaya kerja, atau

kegiatan
kebersamaan
lain.
Yang
penting
dalam
penyediaan saluran komunikasi informal adalah adanya

kemauan dari pimpinan untuk menerima komunikasi
informal sebagai bagian dari proses manajemen.
h. Pegawai diberikan keyakinan dan pengetahuan, tentang
adanya jaminan tidak akan ada tindakan balas dendam
(reprisal), jika melaporkan informasi yang negatif, perilaku
yang tidak benar, atau penyimpangan yang dilakukan oleh
pegawai di instansinya.
Untuk mengembangkan penerapan indikator ini, pimpinan
instansi
pemerintah
dapat
mengembangkan
program
whistle-blower (pengungkap penyimpangan). Namun, agar

program ini dapat berjalan dengan efektif, bertanggung
jawab, tidak berkembang menjadi rumor yang meresahkan,
maka pimpinan perlu menetapkan mekanisme untuk
memastikan bahwa pelaporan yang disertai dengan faktafakta pendukung saja, yang akan ditindaklanjuti oleh
pimpinan. Untuk itu, pegawai sebagai pelapor perlu
bersikap
hati-hati
dan
bertanggung
jawab
dalam
melaporkan informasi kepada pimpinan. Perlu diciptakan

mekanisme pemberian sanksi terhadap pelapor apabila
informasi tersebut tidak benar, atau bahkan menyesatkan.
Dengan program tersebut, memungkinkan setiap pegawai
mengungkapkan terjadinya pelanggaran etika, dan hal-hal
lain yang dapat mengurangi citra, kepercayaan, kredibilitas
instansi, serta mengurangi pencapaian kinerja organisasi.
45
i. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan pegawai

menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan,
dan
pimpinan
memberikan
penghargaan
terhadap
rekomendasi yang baik, berupa hadiah langsung atau

bentuk penghargaan. Dengan pemberian penghargaan
terhadap rekomendasi yang konstruktif akan menciptakan
iklim komunikasi yang kondusif untuk meningkatkan
kualitas kinerja instansi secara keseluruhan.
j. Pimpinan
melakukan
komunikasi
dan
menyampaikan
laporan kepada APIP mengenai kinerja, risiko, inisiatif

penting,
dan
kejadian
penting
lainnya
yang
dapat
memberikan masukan yang signifikan terhadap kualitas

pelayanan instansi pemerintah.
k. Pimpinan menyediakan saluran komunikasi yang terbuka
dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan
APIP, serta kelompok lainnya, yang dapat memberikan
masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan
l. Pihak eksternal, yang berhubungan dengan instansi
pemerintah, sudah diinformasikan mengenai kode etik yang
berlaku, dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang
tidak benar, seperti pemberian komisi, tidak diperkenankan.
Komitmen tersebut mulai dilaksanakan pada beberapa
instansi pemerintah, terutama yang berkaitan dengan
pelayanan publik, yang rawan dengan tindakan tidak etis,
rawan
KKN,
rawan
negosiasi,
rawan
penyelesaian
pekerjaan di luar forum kedinasan.
46
Seperti Direktorat Jenderal Pajak, yang belakangan ini

intens, melalui media televisi, radio, dan baliho yang
dipasang di berbagai tempat strategis, telah memberikan
informasi kepada masyarakat luas tentang perilaku tidak
etis, KKN yang harus dihindari oleh masyarakat selaku
wajib bayar, maupun pegawai di lingkungan Direktorat
Jenderal Pajak. Dengan demikian, pihak eksternal selaku
wajib bayar telah mengerti tindakan yang tidak benar, yang
tidak diperkenankan dalam pembayaran pajak.
m. Komunikasi dengan eksternal sangat didorong untuk dapat
Hal ini dapat dilakukan oleh setiap instansi pemerintah
dengan membuka kotak pengaduan pada setiap tempat
pelayanan,
langsung)
hotline
terkait
service
dengan
center
(layanan
kontak
kinerja
pelayanan,
dan
pengendalian intern. Menjalin komunikasi yang baik

dengan masyarakat luas, pengamat, LSM, organisasi
profesi,
bersikap
kooperatif,
mendengarkan
dan
menindaklanjuti masukan serta kritik yang membangun,

berkaitan dengan kinerja pelayanan dan pengendalian
intern.
n. Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan
instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik, karena
dapat
menunjukkan
pengendalian.
Hal
adanya
tersebut
permasalahan
dapat
dilakukan
dalam
dengan
menyediakan petugas customer care center (pusat layanan

pelanggan) pada berbagai tempat pelayanan, sehingga
dapat merespon dengan cepat berbagai pengaduan,
keluhan, dan pertanyaan atas layanan yang diberikan.
47
Selanjutnya,
terhadap
pengaduan,
keluhan,
dan
pertanyaan tersebut, dianalisis dan dievaluasi untuk

memperoleh umpan balik (feed back) perbaikan layanan
di masa mendatang.
o. Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran
dan rekomendasi APIP, auditor, serta evaluator lainnya,
sudah dipertimbangkan sepenuhnya, dan ditindaklanjuti
dengan memperbaiki masalah atau kelemahan yang
diidentifikasi. Hal tersebut dilakukan dengan mengadakan
pertemuan secara periodik dengan APIP, untuk membahas
hasil observasi/temuan auditor intern, mengenai kelemahan
pengendalian intern. Di samping itu, pimpinan juga
membahas masalah-masalah signifikan hasil audit dengan
pihak auditor ekstern, serta melakukan tindak lanjut
perbaikan.
p. Komunikasi dengan badan legislatif, instansi pemerintah
pengelola
anggaran
dan
perbendaharaan,
instansi
pemerintah lain, media, dan masyarakat, harus berisi

informasi tentang instansi pemerintah yang bersangkutan,
sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi
pemerintah lebih dapat dipahami.
Pada saat ini, telah terjalin komunikasi antara instansi
pemerintah
dengan
badan
legislatif,
dimana
secara
periodik, telah dilakukan komunikasi langsung melalui rapat

dengar pendapat (RDP) antara badan legislatif dengan
seluruh lembaga eksekutif, kementerian, LPNK, Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan instansi pemerintah
lainnya.
48
Dengan demikian, misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi

pemerintah, lebih dapat dipahami, dan dimungkinkan
adanya pemberian masukan, serta rekomendasi perbaikan
atas
pengelolaan,
pertanggungjawaban
penggunaan
keuangan,
dan
sekaligus
kinerja
instansi
pemerintah.
q. Pimpinan telah melakukan komunikasi dalam bentuk
tindakan
di
positif
seluruh
saat
organisasi
berhubungan
dan
dengan
memerlihatkan
pegawai
dukungan

Keteladanan pimpinan secara nyata dalam kehidupan
sehari-hari, merupakan komunikasi yang paling efektif
dalam bentuk tindakan. Keteladanan pimpinan yang
memperlihatkan dukungan terhadap pengendalian intern,
antara lain: sikap yang senantiasa mempertimbangkan
riisiko
dalam
pengambilan
keputusan,
sikap
yang
menjunjung tinggi integritas, memiliki kepedulian terhadap

pencapaian kinerja dan akuntabilitas, kepedulian terhadap
pengelolaan SDM, komitmen pada kompetensi pada saat
memberikan penugasan, dan sebagainya.
r. Menyediakan, membangun, dan memanfaatkan sarana
prasarana komunikasi, berupa buku pedoman kebijakan
dan
prosedur,
surat
edaran,
memorandum,
papan
pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video,

e-mail, maupun arahan lisan.
Berkenaan dengan upaya pengembangan e-government
pada instansi pemerintah, telah terbit Instruksi Presiden
Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi
Nasional Pengembangan E-Government. Pengembangan
49
e-government merupakan upaya untuk mengembangkan

penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik,
dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara
efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government,
dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja
di
lingkungan
pemerintah,
dengan
mengoptimalkan
pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi

informasi tersebut mencakup dua aktivitas yang berkaitan,
yaitu:
1) pengolahan
data,
pengelolaan
informasi,
sistem
manajemen, dan proses kerja secara elektronis;

2) pemanfaatan
kemajuan
teknologi
informasi
agar
pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan

murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
Untuk melaksanakan maksud tersebut, pengembangan
e-government diarahkan untuk mencapai empat tujuan,
yaitu :
1) Pembentukan
jaringan
informasi
dan
transaksi
pelayanan publik, yang memiliki kualitas dan lingkup

yang dapat memuaskan masyarakat luas, serta dapat
terjangkau di seluruh wilayah Indonesia setiap saat,
dengan tidak dibatasi oleh sekat waktu, dengan biaya
yang terjangkau oleh masyarakat.
2) Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha,
untuk
meningkatkan
nasional,
serta
perkembangan
memperkuat
perekonomian
kemampuan,
dalam
menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan

internasional.
50
3) Pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi

dengan lembaga-lembaga negara, serta penyediaan
fasilitas dialog publik bagi masyarakat, agar dapat
berpartisipasi dalam perumusan kebijakan negara.
4) Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang
transparan,
efisien,
yang
memperlancar
transaksi
maupun layanan antar lembaga pemerintah, serta

pemerintah daerah otonom.
Selanjutnya, berkenaan dengan proses komunikasi,
Menteri Komunikasi dan Informatika telah memberikan
pengaturan atas penggunaan nama domain go.id yang
akan
digunakan
pemerintahan
sebagai
pusat
alamat
dan
daerah,
resmi
situs
web
serta
tata
cara
permohonannya. Peraturan tersebut adalah peraturan

dari
Menteri
Komunikasi
28/Per/M.Kominfo/9/2006
dan
tentang
Informatika
Penggunaan
Nomor:
Nama
Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintahan Pusat

dan Daerah.
Dalam ketentuan tersebut, dinyatakan bahwa nama
domain go.id untuk situs web resmi lembaga pemerintahan
pusat dan daerah, hanya dapat didaftarkan, dan/atau
dimiliki oleh lembaga pemerintahan pusat dan daerah.
Selanjutnya, setiap lembaga pemerintahan pusat dan
daerah, hanya boleh menggunakan atau mempunyai satu
alamat situs web dengan nama domain go.id.
Selain
yang
telah
disebutkan
di
atas,
dalam
menyediakan, membangun, dan memanfaatkan sarana

prasarana komunikasi di lingkungan instansi pemerintah,
perlu memerhatikan:
51
1) Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika

Nomor: 05/SE/M.Kominfo/10/2005 tentang Pemakaian
dan Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal
di Lingkungan Instansi Pemerintah.
2) Surat Edaran Menpan Nomor: SE/01/M.PAN/3/2009
tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open
Source
Software
(OSS).
SE
Menpan
tersebut
menganjurkan instansi pemerintah untuk mengecek

adanya penggunaan aplikasi yang tidak legal, dan
menggantinya dengan aplikasi Free Open Source
Software (FOSS) yang berlisensi bebas dan legal.
3. Tahap Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar
komunikasi yang efektif secara berkesinambungan dapat
termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat
dirumuskan dengan rencana tindak yang tepat.
a. Pemantauan
Penerapan komunikasi yang efektif dari masing-masing
pegawai, untuk menjadi sebuah kesadaran diri yang
melekat,
dan
teraplikasi
dalam
kegiatan
sehari-hari
di kantor, tidaklah selalu berjalan lancar, mudah, dan sertamerta berhasil, melainkan berproses, dan dipengaruhi oleh
berbagai situasi lingkungan pengendalian. Agar penerapan
komunikasi yang efektif terkondisi dalam disiplin dan
konsisten pemberlakuannya, maka perlu secara terus
menerus
dimonitor,
dievaluasi,
dan
dilaporkan
pelaksanaannya.
52
Kegiatan pemantauan dan evaluasi
atas
penerapan
komunikasi yang efektif, dapat dilakukan oleh setiap level

pimpinan di masing-masing unit kerja, dengan pendekatan
setiap permasalahan atau penyimpangan komunikasi yang
baik, secara cepat dan tepat diketahui serta diambil
tindakan perbaikannya. Penyimpangan atas komunikasi
yang efektif seyogyanya segera dikomunikasikan pada
manajemen/pimpinan, dan diproses untuk disampaikan
kepada pegawai yang melanggar kebijakan/pedoman
komunikasi,
agar yang bersangkutan paham bahwa
tindakannya salah atau di luar kebijakan/ketentuan.

b. Pengembangan, Pembaruan, dan Perbaikan
Perkembangan sosial ekonomi, iptek, dan adanya berbagai
perubahan
peraturan,
kebijakan
pemerintah
yang
memengaruhi perubahan tupoksi instansi pemerintah, akan

memengaruhi sistem informasi dan komunikasi.
Oleh karena itu, sarana komunikasi perlu terus dilakukan
peninjauan kembali dan pembaruan atas komunikasi yang
ada. Pembaruan terhadap komunikasi, tetap dalam rangka
untuk menciptakan pencapaian tujuan instansi pemerintah.
C. Tahap Pelaporan
Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan
penyelenggaraan sub unsur
didokumentasikan.
komunikasi yang efektif perlu
Pendokumentasian
ini
merupakan
satu
kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan

berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian
dimaksud meliputi:
53
1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan
pemahaman,
antara
lain
seperti
kegiatan
sosialisasi, melalui ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja,

dan fokus grup, mengenai pentingnya komunikasi yang
efektif.
b. Kegiatan
pemetaan
keberadaan
dan
penerapan
infrastruktur, antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan

atas komunikasi yang berjalan,
2) masukan atas rencana
tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan

prosedur penyelenggaraan komunikasi yang efektif.
c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, antara lain berisi:
1)
kebijakan
dan
2)
penyusunan
prosedur
kebijakan
dan
komunikasi
prosedur
internal,
komunikasi
eksternal, serta 3) penyediaan dan pemanfaatan sarana

prasarana komunikasi.
d. Kegiatan internalisasi, antara lain berisi: 1) kegiatan
sosialisasi kebijakan dan prosedur komunikasi yang efektif,
2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah
menerima
informasi,
memahami,
dan
melaksanakan
kebijakan dan prosedur penyelenggaraan komunikasi yang

efektif.
e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, antara lain berisi:
1)
kegiatan
prosedur
pemantauan
penyelenggaraan
penerapan
kebijakan
komunikasi
2) masukan bagi pimpinan instansi
yang
dan
efektif,
pemerintah untuk
menyatakan apakah penyelenggaraan komunikasi telah

dikelola dengan efektif .
54
2. Hambatan kegiatan
Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan
kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan
kegiatan tersebut, maka penyebabnya harus dijelaskan.
3. Saran
Saran
diberikan
berkaitan
dengan
adanya
hambatan
pelaksanaan kegiatan, dan dicarikan saran pemecahan

masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa, guna
peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar
realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan
atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode
sebelumnya.
Dokumentasi
penyusunan
ini
laporan
merupakan
berkala
dan
bahan
dukungan
tahunan
bagi
(penjelasan
penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi
tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan
kepada
pimpinan
instansi
pemerintah
sebagai
bentuk
akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

di instansi pemerintah terkait.
55
56
BAB IV
PENUTUP
Komunikasi yang efektif merupakan salah satu unsur penting
dalam informasi dan komunikasi SPIP. Komunikasi yang efektif, baik
terhadap pihak internal maupun pihak eksternal memungkinkan
dilaksanakannya kewajiban pengendalian intern dan tanggung
jawab operasional dengan baik.
Proses mewujudkan komunikasi yang efektif diawali dengan
pemahaman bersama melalui sosialisasi, melalui media yang ada,
selanjutnya
dilakukan
pemetaan.
Pembangunan
infrastruktur,
pelaksanaan, dan penerapannya menjadi komitmen bersama instansi

pemerintah, agar dilaksanakan dengan konsisten. Pengembangan
berkelanjutan merupakan langkah agar penerapan komunikasi yang
efektif dapat termonitor secara terus menerus, sehingga setiap
kelemahan dapat dirumuskan melalui rencana tindak yang tepat.
Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi
instansi pemerintah, dalam menciptakan dan melaksanakan sistem
pengendalian
komunikasi,
intern,
dengan
khususnya
sub
unsur
pada
unsur
komunikasi
informasi
yang
dan
efektif
di lingkungan instansinya.
Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan
mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi
pemerintah, yang minimal perlu dipenuhi, dalam menerapkan
komunikasi yang efektif, serta tidak mengatur secara spesifik bagi
instansi
tertentu.
Instansi
pemerintah
hendaknya
dapat
mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil,

sesuai dengan kebutuhan organisasinya, dengan tetap mengacu
dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
57
Selanjutnya, sesuai dengan perkembangan teori dan praktikpraktik sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan
di kemudian hari.
58

4.2 Modul SPIP Penyelenggaraan Komunikasi Yang Efektif

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

4.2 Modul SPIP Penyelenggaraan Komunikasi Yang Efektif

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Komunikasi yang Efektif pada unsur Informasi dan Komunikasi

instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas

Jakarta, Desember 2009

4.2 Komunikasi yang Efektif

DAFTAR ISI ...............................................................................

B. Sistematika Pedoman ...............................................

BAB II GAMBARAN UMUM

B. Tujuan dan Manfaat .................................................

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 10

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

4.2 Komunikasi yang Efektif

4.2 Komunikasi yang Efektif

kepentingan) lainnya, yang dapat memberikan masukan terhadap

memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, dalam

serta mengelola, mengembangkan, dan

memperbarui sistem informasi secara terus menerus untuk

komunikasi yang efektif, diperlukan pedoman penyelenggaraan

penyajian pedoman komunikasi ini.

4.2 Komunikasi yang Efektif

Bab III Langkah-Langkah Penerapan

pelaksanaan, dan pelaporan.

4.2 Komunikasi yang Efektif

4.2 Komunikasi yang Efektif

mendefinisikan komunikasi sebagai sebuah proses penyampaian

4.2 Komunikasi yang Efektif

pentransferan dan pemahaman makna. Menurut Stephen P.

Sumber komunikasi atau biasanya disebut komunikator

tulisan, lukisan, gerakan isyarat, gerakan tangan atau lengan,

Pendekodean dimaksud sangat dipengaruhi oleh beberapa hal,

memberikan kontribusi yang berarti atas keberhasilan suatu

Demikian pula, seorang komunikator yang menyampaikan pesan

permintaan tersebut melalui suatu jaringan kerja formal. Selain

komunikasi informal tidak dikendalikan oleh manajemen. Saluran

Sebelum pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan

komunikan. Inilah yang disebut sebagai

pendekodean pesan. Sebagaimana pada tahap pengkodean,

pengetahuan, dan sistem sosial budaya,

mengetahui apakah komunikasi yang dilakukan sudah efektif

komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern

4.2 Komunikasi yang Efektif

Komunikasi horizontal berlangsung tidak lebih formal daripada

memberikan masukan terhadap kualitas pengendalian intern

sehingga ikut bertanggung jawab sejak tahap perencanaan

dengan bawahannya agar tujuan suatu unit kerja dapat tercapai.

informasi/pesan untuk kelancaran kegiatan;

4.2 Komunikasi yang Efektif

7. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam mendukung

Domain go.id untuk Situsweb Resmi Pemerintahan Pusat

4.2 Komunikasi yang Efektif

9. Surat Edaran Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal di Lingkungan

menggambarkan bagaimana pelaksanaan kegiatan instansi

dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti aspek

4.2 Komunikasi yang Efektif

c. Pegawai sudah diinformasikan bahwa, jika ada hal yang

kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah.

mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin