Kantor Komunikasi dan Informasi

Standar Operasional Prosedur Publikasi

A. Umum
1.

Alat publikasi yang diatur dalam SOP ini meliputi poster, flyer, sticker, brosur,

vertical banner, spanduk, baliho, baik dalam bentuk cetak maupun digital. Bentuk
lainnya yang belum diatur dalam SOP ini dapat dibicarakan kemudian.
2.
3.

Aspek publikasi yang diatur dalam SOP ini meliputi aspek tampilan dan distribusi.
Publikasi BEM UI terdiri atas publikasi umum, publikasi bidang, dan publikasi
kepanitiaan BEM UI.
a. Publikasi umum adalah publikasi yang mewakili institusi BEM UI secara umum,
seperti publikasi struktur kepengurusan BEM UI, sambutan untuk mahasiswa baru,
ucapan pada hari raya, dan lain-lain.
b. Publikasi

bidang

adalah

publikasi

program

yang

pelaksananya

adalah

departemen/biro di BEM UI. Contoh publikasi bidang adalah publikasi Open

Tender, publikasi Diskusi Publik, publikasi Seminar PKM, dan lain-lain.

c. Publikasi

kepanitiaan

adalah

publikasi

program

yang

pelaksananya

adalah

kepanitiaan yang dibentuk oleh BEM UI, seperti publikasi untuk Olimpiade UI, UI
Festival, Olimpiade Ilmiah Mahasiswa UI, dan lain-lain.
4.

Publikasi

umum

dikeluarkan

oleh

Kantor Komunikasi dan Informasi (KKI) BEM UI;

publikasi bidang dikeluarkan oleh departemen/biro BEM UI yang bersangkutan; publikasi

kepanitiaan dikeluarkan oleh kepanitiaan yang bersangkutan.
5.

Pada saat proses pembuatan publikasi, departemen/biro dapat berkonsultasi kepada duta
bidang KKI yang telah ditempatkan di bidang masing-masing

6.

Departemen, biro, atau kepanitiaan* dibawah BEM UI dapat menerbitkan publikasi dengan
sebelumnya meminta nomor registrasi publikasi kepada KKI BEM UI dengan mengirimkan
desain publikasi ke email kki.bemui@gmail.com, kemudian melakukan konfirmasi ke Kepala
KKI/Deputi KKI/Kepala Divisi Media/atau anggota KKI lain yang diberi wewenang. KKI BEM

UI akan memberikan nomor registrasi publikasi paling lambat 2x24 jam sejak pengiriman
email.
*untuk kepanitiaan yang akan mengeluarkan 3 atau lebih publikasidengan konten/desain

yang berbeda selama program berjalan, sistem pemberian nomor registrasi dapat
dibicarakan kemudian untuk menciptakan kemudahan
7.

KKI BEM UI akan memberikan catatan mengenai hal-hal yang perlu direvisi bila sebuah
publikasi belum sesuai dengan standar publikasi BEM UI.

8.

Publikasi yang telah mendapatkan nomor registrasi dari KKI BEM UI dapat langsung
disebarkan oleh KKI BEM UI, departemen/biro, atau kepanitiaan yang bersangkutan.

B. Tampilan
9.

Setiap publikasi BEM UI harus memenuhi standar sebagai berikut :

a.

Publikasi umum mencantumkan template seperti diatas yang berisi logo UI, logo BEM
UI, website BEM UI, twitter BEM UI, dan jika diperlukan nomor ponsel narahubung.

b.

Publikasi kepanitiaan mencantumkan template seperti diatas yang berisi logo UI,
nama

program/logo

program,

narahubung,

website

kepanitiaan,

twitter

kepanitiaan/kanal informasi yang berkaitan, logo BEM UI, website BEM UI, dan

twitter BEM UI*.

*Template didapatkan dari KKI BEM UI.
c.

Publikasi

dalam

bentuk

poster,

sticker, flyer, dan brosur harus dicetak

fullcolor. Pengecualian untuk poster dan flyer, jika terpaksa harus membuat
publikasi dengan warna hitam-putih/fotokopi, dapat dicetak dengan menggunakan
kertas samson.
d.

Publikasi dalam bentuk poster berukuran minimal A3.

e.

Publikasi dalam bentuk spanduk berukuran 5,8x2 m atau 5,8x1 m*

f.

Publikasi dalam bentuk baliho berukuran 5,8x4 m*

*Pengecualian untuk pemasangan spanduk atau baliho di depan FIK dan FKM, ukuran
spanduk atau baliho yang sesuai adalah 5x2 atau 5x1 untuk spanduk dan 5x4 untuk
baliho.
g.

Publikasi dalam bentuk vertical banner berukuran tinggi 2,7 m dan lebar 0,8 m,
berjumlah 20 buah dan dipasang mulai dari tugu buku sampai bundaran Fakulas
Psikologi.

h.

Media publikasi dapat dibaca dalam jarak minimal :

Flyer, brosur

: 30 cm

Poster, sticker

: 1 m

Vertical banner, spanduk, baliho

: 15 m

10. Prosedur pemasangan media luar-ruang di area UI adalah sebagai berikut :

a. Melakukan registrasi publikasi secara online pada website humas.ui.ac.id
dengan menggunakan ID dan password SSO login UI.
b. Mengecek konfirmasi dari Kantor Komunikasi UI di email yang dicantumkan
pada saat registrasi publikasi.

c. Bila permohonan disetujui oleh Kantor Komunikasi UI, pemohon meminta stiker
registrasi publikasi pada Subdit. PLK dan melakukan pembayaran biaya yang
diperlukan maksimal 2 hari sejak permohonan disetujui.
d. Setelah Subdit PLK memberikan stiker registrasi, media luar-ruang dapat
dipasang di tempat yang telah diizinkan.

C. Distribusi
11. Publikasi umum BEM UI maksimal dipublikasikan tiga hari setelah informasi yang
berkaitan didapatkan.
12. Publikasi kegiatan departemen/biro ataupun kepanitiaan BEM UI dipublikasikan paling
lambat 3 hari sebelum kegiatan berlangsung.
13. Berdasarkan jenis publikasi dan cakupannya, standar minimal media publikasi yang
dikeluarkan adalah sebagai berikut :
a. Publikasi dengan sasaran pengurus BEM UI.

Jejaring sosial.

b. Publikasi umum.

Poster 3 lembar di seluruh fakultas dan asrama.

Spanduk 2 buah.

Website BEM UI, jejaring sosial.

c. Cakupan kegiatan menengah, yaitu kegiatan dengan sasaran sivitas UI.

Spanduk 2 buah*.

Poster 2 lembar di setiap halte bis di UI, dan 3 lembar di asrama dan di
setiap fakultas.

Website BEM UI, jejaring sosial, mailing list eksternal, media online

kampus.

*kegiatan yang bersifat non-event, seperti open recruitment, open tender,

seruan aksi, dan lain sebagainya tidak wajib membuat spanduk.
d. Cakupan kegiatan besar, yaitu kegiatan dengan sasaran sivitas UI dan
umum di Jakarta dan Depok.

Baliho 2 buah.

Spanduk 2 buah.

Poster 2 lembar di setiap halte bis di UI, dan 3 lembar di asrama dan di
setiap fakultas.

Poster di kampus/sekolah/institusi lain yang menjadi sasaran dengan jumlah

disesuaikan dengan ketentuan institusi setempat.

Flyer 1000 lembar, disebarkan di area UI dan di luar area UI.

Website BEM UI, jejaring sosial, mailing list eksternal, website UI, iklan
di website non-UI.

e. Cakupan kegiatan sangat besar, yaitu kegiatan dengan sasaran melebihi sivitas UI
dan masyarakat umum di Jakarta dan Depok. Strategi publikasi perlu dibahas antara
departemen/biro/kepanitiaan yang bersangkutan bersama KKI.

Pengaturan untuk hal-hal yang belum tercakup dalam SOP ini dilakukan dengan koordinasi
departemen/biro/kepanitiaan bersama KKI BEM UI.

Revised 070512