Teori tentang Komunikasi

Pengertian dan Bentuk Komunikasi

Dalam keseluruhan bidang organisasi dan manajemen, komunikasi merupakan

salah satu konsep yang paling sering dibahas, meskipun di dalam kenyataannya jarang
sekali dipahami secara tuntas. Kreitner dan Kinicki (2005), menyatakan bahwa
.Komunikasi merupakan pertukaran informasi antar pengirim dan penerima, dan
kesimpulan (persepsi) makna antara individu-individu yang terlibat. Menurut Daft (2006)
bahwa .Komunikasi adalah proses dimana informasi ditukar dan dipahami oleh dua orang
atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku..
Sedangkan menurut Robbbins (2007), komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman
makna. Menurut Sofyandi dan Garniwa (2007), pengertian komunikasi dapat
dibedakan atas dua bagian, yaitu:

1. Pengertian komunikasi yang berorientasi pada sumber menyatakan bahwa

Komunikasi adalah kegiatan dengan mana seseorang (sumber) secara sungguhsungguh memindahkan stimuli guna mendapatkan tanggapan. Dengan melihat unsur
kesungguhan dalam komunikasi, maka pengertian itu cenderung berpandangan bahwa
semua komunikasi pada dasarnya adalah persuasif. Lebih jauh lagi, komunikasi yang
berorientasi pada sumber menekankan pentingnya variabel-variabel tertentu dalam
proses komunikasi, seperti isi pesan, dan sifat persuasifnya. Dengan kata lain,
komunikasi menurut pandangan ini memfokuskan perhatian pada produksi pesanpesan yang efektif.
2. Pengertian komunikasi yang berorientasi pada penerima memandang bahwa
Komunikasi sebagai semua kegiatan di mana seseorang (penerima) menanggapi
stimulus atau rangsangan.. Tegasnya, proses komunikasi menurut pandangan ini

berkenaan dengan pemahaman dan arti, karena tekanan diletakkan pada bagaimana
penerima melihat dan menafsirkan suatu pesan. Pandangan ini tidak membatasi diri
pada perilaku yang bersifat intentional saja, dan karenanya memperluas lingkup dari
situasi komunikasi. Kekhasan bentuk komunikasi yang menempatkan manusia
sebagai unsur penting dalam organisasi haruslah diwarnai oleh sikap dan pola
komunikasi yang bijak. Sikap dalam hal ini lebih mengekspresikan bagaimana
manusia diletakkan pada posisi yang terhormat, dan dipandang berharga. Kondisi
semacam ini apakah mewarnai dalam sistem komunikasi antara pimpinan pimpinan
dengan bawahan dan antar sesamanya. Pengamatan dapat dilakukan sejauhmana
pimpinan memperlakukan bawahan dalam komunikasi baik formal maupun non
formal. Substansi lain yang perlu mendapatkan perhatian di samping sikap, adalah
pola komunikasi. Apa yang menjadi fokus dalam konteks komunikasi organisasi
adalah meliputi bentuk komunikasi, jalur/saluran hubungan komunikasi, dan sumber
informasi, jenis berita yang dikomunikasikan. Menurut Sulistiyani dan Rosidah
(2009), bentuk komunikasi organisasi secara umum dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1. Komunikasi Formal
Bentuk komunikasi formal adalah bentuk hubungan komunikasi yang diciptakan
secara terencana, melalui jalur-jalur formal dalam organisasi, yang melekat pada saluransaluran yang ditetapkan sebagaimana telah ditunjukkan melalui struktur. Bentuk khas dari
komunikasi formal ini adalah berupa komunikasi dalam tugas.

2. Komunikasi Non Formal

Bentuk komunikasi non formal adalah komunikasi yang ada di luar struktur,
biasanya melalui saluran-saluran non formal yang munculnya bersifat insidental, menurut
kebutuhan atau hubungan interpersonal yang baik, atau atas dasar kesamaan kepentingan,

hobi dan lain-lain. Jalur/saluran komunikasi diperlihatkan oleh adanya jalur-jalur

komunikasi formal yang dirancang dalam organisasi. Saluran hubungan yang bersifat
sentralistik diwakili oleh bentuk komunikasi komando, yang menyalurkan komunikasi
dari atas ke bawah (down-ward communication). Biasanya bentuk saluran komunikasi
semacam itu diimbangi dengan saluran ke atas atau dikenal dengan up-ward
communication. Bentuk lain yang sering tampak dalam organisasi publik adalah
komunikasi diagonal yang memberikan ruang terjadinya komunikasi antar sesama.
Bentuk terapan yang sering ditemui dalam organisasi publik pada umumnya merupakan
bentuk komunikasi yang sentralistik. Pada saluran hubungan yang sentralistik biasanya
didominasi oleh pimpinan sebagai sumber berita. Pimpinan dalam hal ini akan bertindak
sebagai orang pertama yang memberi informasi, sedangkan anak buah tinggal menjadi
pelaksana. Kondisi semacam ini menempatkan pimpinan sebagai satu-satunya orang yang
menguasai informasi. Komunikasi yang tersentral jauh lebih miskin variasi atau corak
informasi. Hanya terdapat dua jenis komunikasi yang cukup menonjol dalam hal ini, yaitu
perintah dan pertanggungjawaban. Sedangkan pada komunikasi yang lebih terbuka,
sangat memungkinkan terbentuknya variasi informasi, baik yang berasal dari inisiatif
atasan maupun bawahan. Komunikasi yang berupa konsultasi, pembimbingan, saran
nasihat, kritik, dan lain-lain merupakan variasi yang dapat ditampung pada pola
komunikasi yang fleksibel.

Proses Komunikasi
Proses komunikasi berkaitan dengan bagaimana komunikasi itu berlangsung.
Untuk memahami proses komunikasi, sebagai acuan dikemukakan oleh Daft (2006).
Menurut Daft (2006), ada dua elemen umum dalam setiap situasi komunikasi, yaitu
pengirim dan penerima. Pengirim (sender) adalah orang yang ingin menyampaikan ide

atau konsep kepada orang lain, mencari informasi, atau mengungkapkan pemikiran atau
emosi. Penerima (receiver) adalah orang kepada siapa pesan tersebut dikirimkan.
Pengirim encode (encodes) ide dengan memilih simbol-simbol yang digunakan untuk
menyusun sebuah pesan. Pesan (message) adalah perumusan yang nyata dari ide yang
dikirimkan untuk penerima. Pesan tersebut dikirim lewat sebuah saluran (channel), yang
merupakan pembawa komunikasi. Saluran tersebut bisa berupa laporan formal, panggilan
telepon atau pesan e-mail, atau pertemuan dengan berhadapan secara langsung.
Penerimanya dekodekan (decodes) simbol-simbol untuk menginterpretasikan arti pesan
tersebut. Enkode dan dekode merupakan sumber berbagai kesalahan komunikasi karena
pengetahuan, sikap, dan latar belakang bertindak sebagai filter dan menciptakan
.gangguan. (noise) ketika menerjemahkan dari simbol-simbol menjadi arti. Akhirnya,
umpan-balik (feedback) muncul ketika penerima merespons komunikasi pengiriman
dengan pesan balasan. Tanpa umpan balik, komunikasi menjadi satu arah (one-way).
Dengan adanya umpan-balik, komunikasi menjadi dua arah (two-way). Umpan balik
merupakan bantuan yang sangat ampuh untuk mendapatkan efektivitas komunikasi,
karena umpan balik memungkinkan pengirim untuk menentukan apakah penerima
menginterpretasikan pesan dengan dengan benar.
Menurut Sofyandi dan Garniwa (2007), untuk memahami proses komunikasi, sebagai
acuan dikemukakan model Shannon dan Weaver yang unsur-unsur pokoknya adalah
sebagai berikut:
1. Sumber Informasi
Ini adalah awal dari proses komunikasi. Sumber ini memuat informasi dan
memasukan berbagai bentuk keinginan dan tujuan yang ada di pihak pengirim.

2. Transmisi

Transmisi mengubah (encodes) data ke dalam pesan dan mengirimkannya kepada

penerima. Bentuk utama dari proses pengubahan adalah bahasa yang diartikan sebagai
setiap pola tanda-tanda, lambang, atau sinyal. Bahasa inilah yang dipindahkan melalui
berbagai macam alat/media seperti: gelombang, listrik, atau selembar kertas.
3. Kebisingan/Gangguan
Segala

sesuatu

yang

mengganggu

dan

terjadi

antara

transmisi

dan

penerima.Masalah arti kata, bahasa, atau distorsi pesan adalah contoh adanya gangguan,
dan hal ini sering kali tidak bisa dihindarkan di dalam proses komunikasi.
4. Penerima
Di sini komunikasi telah melewati tahap antara pengirim dan penerima, di mana
terjadi proses yang disebut decoding yaitu pemberian makna atau penafsiran atas pesan
yang dikirimkan.
5. Tujuan Akhir
Ini adalah bagian terakhir dari proses komunikasi atau yang menjadi tanda
selesainya komunikasi atau yang menjadi tanda selesainya dan telah dilaksanakannya
proses komunikasi. Tujuan akhir ini bisa berupa pejabat, penyelia, atau pihak lainnya
yang diharapkan memberikan reaksi terhadap pesan yang diterimanya.

Fungsi Komunikasi
Komunikasi di dalam organisasi penting sekali dan dapat dipakai untuk
melaksanakan fungsi-fungsi sebagai berikut (Sofyandi dan Garniwa, 2007):
1. Fungsi Kontrol
Komunikasi dapat dipakai untuk mengontrol atau mengendalikan perilaku
anggota organisasi dalam berbagai cara. Organisasi memiliki hirarki wewenang dan
pedoman yang diikuti oleh pegawai. Manakala para pegawai diminta untuk melaporkan

hasil kerja atau keluhannya, menjalankan tugas sesuai dengan deskripsi, maka
komunikasi sebagai pengontrol.
2. Fungsi Motivasi
Komunikasi dapat juga dipakai sebagai cara untuk menjelaskan bagaimana
pegawai seharusnya bekerja agar dapat meningkatkan kemampuan dan kinerjanya. Dalam
hal seperti ini, komunikasi berfungsi sebagai motivasi.
3. Fungsi Informasi
Pengambilan keputusan dalam organisasi memerlukan informasi. Komunikasi
berfungsi menyediakan informasi yang berguna bagi individu atau kelompok untuk
membuat keputusan yang dikehendaki. Ketiga fungsi di atas sama pentingnya bagi
organisasi. Tak ada satu fungsi pun yang bisa dikatakan lebih penting dari yang lainnya.
Sebab, untuk dapat menghasilkan kinerja yang efektif, kelompok atau organisasi perlu
mengontrol perilaku anggotanya, memotivasi, mewadahi ekspresi perasaan anggota, dan
membuat keputusan.

Komunikasi dalam Kelompok

Pegawai dalam satu kelompok kerja mesti secara bersama-sama melakukan tugas
dan untuk itu diperlukan komunikasi dalam struktur kelompok kerja, dan itu
mempengaruhi kinerja dan kepuasan kerja pegawai. Menurut Tampubolon (2008), ada 3
(tiga) macam aspek komunikasi dalam kelompok kerja, yaitu jaringan kerja (networks),
keterbukaan dalam komunikasi (open communication), dan diskusi (dialogue).
1. Jaringan Kerja
Berdasarkan pengalaman dari penelitian para ahli perilaku keorganisasian,
terdapat dua karakteristik jaringan kerja dalam suatu organisasi, yaitu jaringan kerja
terpusat (centralized network), dan kebebasan pegawai dalam jaringan kerja
(decentralizaed network). Jaringan kerja terpusat (centralized network) merupakan

karakteristik komunikasi, di mana setiap anggota kelompok kerja dalam mengatasi dan
memecahkan permasalahan diharuskan berkomunikasi melalui satu orang untuk membuat
keputusan dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi. Pengertiannya, keputusan atas
permasalahan dikendalikan oleh seseorang saja, biasanya atasan langsung dalam
kelompok kerja. Kebebasan pegawai dalam jaringan kerja (decentralizaed network)
adalah di mana setiap pegawai atau anggota kelompok kerja diberikan kebebasan
berkomunikasi di antara sesama pegawai. Setiap pegawai dapat membuat keputusan
setelah melakukan proses komunikasi sesuai kebutuhan bersama setelah semua pegawai
yang lainnya setuju.

2. Komunikasi Terbuka
Komunikasi terbuka dilandasi oleh data base yang sama yang dipergunakan
seluruh pegawai atau anggota organisasi. Data base disusun berdasarkan informasi dari
seluruh pegawai dan dipergunakan untuk semua pegawai dalam organisasi, baik secara
lintas fungsional maupun berdasarkan semua tingkat hierarki dalam organisasi. Misalnya,
suatu organisasi bisnis memberi kebebasan bagi semua level hierarki pegawai untuk
mengetahui rugi laba perusahaan, tujuannya agar semua pegawai memahami dan turut
aktif untuk mendukung pencapaian laba organisasi, dengan cara peningkatan disiplin
kerja, melakukan pengawasan melekat, serta berpikir efektif dan efisien dalam
melaksanakan tugas sehingga pada akhirnya, target organisasi tersebut benarbenar dapat
dicapai.
3. Dialog
Dialog merupakan proses komunikasi yang kreatif, yang didasari budaya dalam
memecahkan permasalahan secara kolektif (collaboration), kelancaran (fluidity), saling
percaya (trust), dan intensif berkomunikasi untuk mencapai tujuan bersama. Keadaan
seperti demikian dapat dilakukan apabila didukung kapasitas sumber daya manusia yang

berkemampuan tinggi (high education and experiences). Umumnya, organisasi bisnis

dengan profesionalisme tinggi selalu melakukan dialog agar ditemukan solusi secara
kolektif pada setiap permasalahan di dalam kelompok kerja dan organisasi secara
keseluruhan.

Hambatan-hambatan terhadap Komunikasi yang Efektif

Menurut Kreitner dan Kinicki (2005), setiap fungsi manajemen dan aktivitas pasti
melibatkan beberapa bentuk komunikasi baik langsung maupun tidak langsung. Apakah
ketika

melakukan

perencanaan

dan

pengorganisasian

atau

pengarahan

dan

kepemimpinan, para manajer mendapati diri mereka berkomunikasi dengan dan melalui
yang orang lain. Keputusan manajemen dan kebijakan organisasi tidak akan efektif
kecuali jika dipahami dengan penuh tanggung jawab oleh mereka yang akan
melaksanakannya. Para ahli manajemen juga mengatakan bahwa komunikasi yang efektif
adalah landasan dari perilaku organisasi yang beretika. Menurut Ardana dkk (2008),
hambatan-hambatan terhadap komunikasi yang efektif dalam suatu organisasi antara lain
adalah:
1. Penyaringan Informasi
Komunikator cenderung memanipulasi informasi supaya lebih dapat diterima
dengan baik oleh komunikan/penerima. Minat pribadi dan persepsi mengenai
apa yang menurut komunikator penting bagi penerima sangat mempengaruhi penyaringan
dan hasilnya. Semakin banyak jumlah tingkatan dalam struktur organisasi yang harus
dilalui oleh suatu informasi semakin besar kemungkinan untuk penyaringan. Di sisi lain,
hal ini wajar terjadi karena dalam struktur organisasi, semakin ke bawah semakin
spesialis di bidang masing-masing.
2. Persepsi yang Selektif

Penerima dalam proses komunikasi menyeleksi apa yang mereka terima

berdasarkan kebutuhan, motivasi, latar belakang pengalaman dan karakteristik pribadi
lainnya. Penerima atau komunikan juga memproyeksikan minat dan harapan mereka pada
saat melakukan decoding (mengartikan simbol-simbol).
3. Emosional
Bagaimana perasaan komunikan/penerima pada saat ia menerima pesan akan
mempengaruhi interpretasinya mengenai pesan tersebut. Pesan yang sama akan
diinterpretasikan berbeda pada keadaan marah atau emosi netral. Emosiemosi yang
ekstrim seperti gembira yang berlebihan atau sedih sangat mungkin menghalangi
komunikasi yang efektif.
4. Bahasa
Kata-kata yang sama dapat berarti berbeda untuk orang yang tidak sama. Usia,
pendidikan dan latar belakang budaya merupakan tiga variabel yang biasanya
mempengaruhi bahasa yang digunakan dan arti yang diberikan kepada katakata. Di dalam
suatu organisasi, pegawai berasal dari latar belakang yang tidak sama. Ditambah lagi
pengelompokan dalam unit kerja tertentu berdasarkan spesialisasi yang pada akhirnya
menciptakan/mengembangkan istilah-istilah teknis dan ungkapan-ungkapan yang khas,
dan sering pegawai tidak tahu istilah-istilah khusus yang digunakan. Komunikator
cenderung berpendapat bahwa kata-kata atau istilah yang mereka gunakan mempunyai
arti yang sama bagi komunikan/penerima.
5. Kurang Perhatian
Kesalahpahaman terjadi karena orang tidak membaca dengan benar suatu pesan
atau informasi, baik dalam bentuk pengumuman, artikel, atau tidak mendengar
percakapan orang dengan baik.
6. Faktor Hello Effect

Terjadi apabila si komunikator adalah orang yang disenangi atau dihormati, maka
audiens atau penerima langsung akan mempercayai apa yang dikatakan, walaupun belum
tentu benar atau sebaliknya.
7. Perilaku Defensif
Ketika seorang merasa terancam, ia cenderung akan bereaksi dengan cara
mengurangi kemampuannya untuk mencapai saling pengertian, yakni ia menjadi defensif
terlibat dalam perilaku seperti secara verbal menyerang orang lain, memberikan jawaban
kasar, berperilaku seperti penilai, dan mempertanyakan motif orang lain. Ketika individu
menafsirkan pesan yang datang sebagai sesuatu yang mengancam, ia sering meresponnya
dengan cara yang menghambat keefektifan komunikasi.
8. Kebanjiran Informasi
Ketika informasi yang harus diterima melampaui kapasitas pemrosesan karena
membanjirnya informasi (e-mail, telepon, faks, notula rapat, bacaan) akan ada
kecenderungan untuk membuang, mengabaikan, melewatkan, dilupakan atau menunda
pemrosesannya sampai situasi kebanjiran informasi selesai.

Mengatasi/Mengurangi Hambatan dalam Komunikasi

Menurut Ardana dkk (2008), ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk
mengatasi atau mengurai hambatan dalam komunikasi, yaitu:
1. Mendengarkan dengan Aktif
Banyak

orang

mencampuradukkan

menganggap
dua

hal

enteng

yang

pekerjaan

berlainan,

mendengarkan.

yakni

mendengar

Sering
dan

mendengarkan.Mendengar adalah menangkap vibrasi suara, sedangkanmendengarkan

adalah memberi arti kepada apa yang didengar. Oleh sebab itu, mendengarkan
membutuhkan atensi, interpretasi dan mengingat rangsangan suara. Empat syarat
mendengarkan dengan aktif:

a. Intensitas
Berkonsentrasi penuh pada apa yang disampaikan oleh pembicara dan
menyampingkan pikiran-pikiran lain. Menghubungkan informasi yang diterima
dengan topik pembicaraan.

b. Empati
Berusaha mengerti apa yang diinginkan oleh pembicara. Menyesuaikan apa yang
dilihat dan dirasakan dalam dunia pembicaraan sehingga bisa meningkatkan
persamaan antara interpretasi kita dan maksud pembicara.
c. Penerimaan
Pendengar yang aktif memiliki penerimaan yang obyektif atas apa yang didengar
dan dilihat. Ini bukan tugas mudah. Tantangan terhadap pendengar yang aktif
adalah menyerap apa yang dikatakan seseorang tanpa menilai isinya sampai yang
bersangkutan selesai berbicara. d. Tanggung jawab untuk melengkapi informasi
Komunikasi alias pendengar harus berusaha untuk melengkapi informasi yang
diterima dan artinya, bila perlu mengajukan pertanyaan untuk memperoleh
pengertian yang sama dengan komunikator.
2. Memberikan Umpan Balik
Komunikator harus melihat reaksi dari komunikan dengan baik, misalnya dengan
ekspresi wajah tertentu bila si komunikan tidak mengajukan pertanyaan.