Nama

: Amiruzzuhhad Gunes
NIM : 13410100139

Dokumen:
Tugas 3:

Review Paper Keterkaitan Antara Struktur,

Proses, Mekanisme, Pengukuran.

TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2016

Tugas Review Paper

Judul : IT Governance Structures, Processes and Relational Mechanisms:

Achieving

IT/Business Alignment in a Major Belgian Finansial

Group
Oleh : Steven De Haes dan Wim Van Grembergen, Ph.D.
1. Latar Belakang
Penelitian ini dilakukan oleh Steven De Haes dan Wim Van
Grembergen. Ph.d dari University of Antwerp Management School, Belgia

dengan judul IT Governance Structures, Processes and Relational

Mechanisms Achieving IT/Business Alignment in a Major Belgian Financial
Group yang bertujuan untuk memberi kontribusi terhadap pengetahuan
IT Governance dengan menjelaskan bagaimana suatu organisasi dapat
mengimplementasikan

IT

Governance

menggunakan gabungan

dari

proses, struktur, dan mekanisme hubungan, dan menganalisa bagaimana

praktek

tersebut

digunakan

pada

grup

finansial

belgia.

Penulisan paper pada penilitian ini terbagi menjadi dua bagian yaitu,
pada bagian pertama membahas mengenai pengertian IT Governance,
penjelasan

hubungannya

implementasi

framework

dengan
yang

Enterprise

terdiri

dari

Governance,

struktur,

dan

proses,

dan

mekanisme hubungannya. Pada bagian kedua dari penulisan paper ini

menjelaskan

bagaimana

kasus

pada

perusahaan

yang

dikaji

menggunakan metode ini. berdasarkan pembahasan ini akan didapatkan

kesimpulan sehingga akan membuat peluang riset baru mengenai IT
Governance.
2. Konsep Dasar Penelitian
Konsep dasar pada penelitian mengacu pada definisi dari IT
Governance,

penelitian

terdahulu

dan

pengenalan

framework

IT

Governance. Definisi dari IT Governance yang dijadikan acuan adalah

definisi dari Van Grembergen dan IT Governance Institute: IT Governance
is the organisational capacity exercised by the Board, Executive
Management and IT management to control the formulation and
implementation of IT strategy and in this way ensure the fusion of
business and IT; IT governance is the responsibility of the Board of
Directors and Executive Management. It is an integral part of enterprise
governance and consists of the leadership and organizational structures
and processes that ensure that the organizations IT sustains and extends
the

organizations

strategy

and

objectives.

Konsep dasar selanjutnya adalah berdasarkan penelitian yang

pernah dilakukan sebelumnya oleh peneliti-peneliti lain mengenai tujuan
utama

dari

IT

Governance

untuk

mencapai

Strategic

Alignment

(pensejajaran strategis) antara bisnis dan IT, dan untuk memastikan

bahwa

investasi

IT

dapat

memberikan

Framework

IT

Governance

dapat

nilai

tambah

pada

diimplementasikan

bisnis.
dengan

menggabungkan struktur, proses, dan mekanisme dengan contoh seperti

pada tabel dan gambar berikut.

Gambar 1. Elemen dari Framework IT Governance

3. Hipotesis
Hipotesis

yang

diberikan

peneliti

pada

penelitian

ini

adalah

bagaimana organisasi dapat menerapkan kerangka kerja tata kelola TI

yang berkelanjutan.
4. Metodologi
Penelitian

ini

dilakukan

oleh

dua

orang

peneliti

untuk

menggambarkan kasus dari peng-implementasian IT Governance di

organisasi finansial Belgia dengan metode pengumpulan data secara
kualitatif, dimana data dikumpulkan dengan melakukan wawancara secara
tatap muka yang mendalam dengan perwakilan bisnis, CIO, manajer
proyek dari proyek IT Governance, anggota dewan direksi yang juga
anggota komite eksekutif, direktur 'organisasi' (fungsi staf dalam KBC
yang memfasilitasi optimalisasi proses organisasi) dan auditor IT. Periode
pengumpulan data dimulai dari mei 2003 hingga mei 2004 dan bertempat
di kantor KBC. Wawancara yang dilakukan juga direkam agar dapat

dengan

mudah

didengarkan

kembali.

Data selain wawancara didapatkan dari laporan internal dan

presentasi CIO kepada dewan direksi dan manajemen eksekutif yang
digunakan untuk membuat dan menyelesaikan pengertian mengenai
kasus di perusahaan, prosesnya, teknologi yang digunakan, organisasi ITnya dan penggunaan struktur, proses, dan relasi mekanisme dari IT
Governance. Untuk memastikan keabsahan data, maka laporan kasus
diperiksa oleh CIO terlebih dahulu sebelum dikeluarkan sebagai versi final.
5. Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil pengumpulan data maka didapatkanlah latar
belakang KBC dan kasus implementasi IT Governance pada KBC.
5.1.

KBC dan Implementasi IT Governance

KBC merupakan organisasi jasa keuangan terbesar di Belgia yang

dibentuk

pada

tahun

1998

dan

merupakan

penggabungan

dari

Kredietbank, Cera Bank, dan ABB Insurance. Berikut adalah gambar

struktur domain aktivitas dari KBC dalam pengambilan keputusan.

Gambar 2. Domain Aktifitas dari KBC

5.1.1. Struktur IT Governance
IT Governance yang efektif tentu saja ditentukan dari bagaimana
fungsi IT di organisir dan bagaimana otoritas pengambilan keputusan IT
dalam organisasi.

Gambar 3. Struktur Organisasi TI

Bagan

diatas

menggambarkan

bagaimana

struktur

IT

dan

bagaimana hubungannya dalam melakukan laporan ke struktur yang lebih

tinggi dan departemen lain. KBC membentuk komite yang terdiri dari 3
anggota yaitu dewan (yang juga anggota komite), CIO, dan direktur dari
managemen IT. Komite ini berfokus untuk membuat dan mengkaji strategi
IT. KBC juga membentuk sejumlah komite lain yang memungkinkan
keterlibatan

bisnis

dan

IT

dalam

penyusunan

poyek-proyek

baru,

dalam pengembangan proyek dan pemeliharaan sistem.

5.1.2 Proses IT Governance

Gambar 4. IT Projects Life Cycle

Gambar diatas menggambarkan bagaimana komite tersebut terlibat
dalam proses inisiasi, pengembangan dan pemeliharaan. Proyek - proyek

baru selalu diinisiasi dari bisnis, sebagai contoh oleh arsitek bisnis. Ini
merupakan peran yang ditugaskan kepada representatif bisnis, yang
membutuhkan untuk mengumpulkan dan mengelola informasi bisnis yang
merupakan hal penting dalam membuat business case dari proyek IT.
Dalam proses ini juga menggunakan maturity models sebagai
mekanisme pengukuran IT Governance, contoh yang baik mengenai
maturity models dari IT Governance adalah yang dikembangkan oleh IT
Governance Insititute yang versi ringkasnya ditunjukan pada gambar
dibawah ini.

Gambar 5. IT Governance Maturity Model

Model seperti itu menyediakan metodologi untuk menentukan as-is
dan situasi to-be dari model IT Governance, menganalisis kesenjangan
antara itu dan membuat perbaikan proyek. Skor dari responden KBC
berkisar dari 2 sampai 4, dengan anggota Direksi memberikan nilai
tertinggi. Argumen untuk skor terendah karena mungkin tidak semua
orang terlibat dalam fase awareness dan jelas memahami peran
mereka.
5.1.3 Mekanisme Relasional IT Governance
Mekanisme relasional sangat penting. Ada kemungkinan bahwa
suatu organisasi memiliki semua struktur IT Governance dan proses, tetap
tidak berhasil karena bisnis dan IT tidak mengerti satu sama lain dan /
atau tidak bekerja sama. Atau mungkin bahwa ada sedikit kesadaran
bisnis di bagian IT atau sedikit penghargaan IT dari bisnis. Jadi, untuk
mencapai IT Governance yang efektif, komunikasi dua arah dan baik

hubungan partisipasi / kolaborasi antara bisnis dan orang-orang IT yang

dibutuhkan.
Salah satu langkah penting yang diambil KBC adalah untuk
mengimplementasikan

mekanisme

relasional

definisinya

dengan

terminologinya dan IT Charter.

Gambar 6. IT Charter
Dalam model IT Charter, IT dan palace bisnis peril berinteraksi
langsung dalam bisnis, KBC juga melakukan penentuan pertemuan
manajemen yang menjembatani antara bisnis dan IT pada level yang lebih
tinggi dari tujuan bisnis yang berbeda dari kegiatan perbankan dan
asuransi.
6. Ringkasan (Summary)
Berdasarkan hipotesis sebelumnya bagaimana organisasi dapat
menerapkan kerangka kerja tata kelola TI yang berkelanjutan, penelitian
ini menjelaskannya melalui studio chases yang dilakukan di KBC dengan
menerapkapkan kombinasi dari proses, struktur, dan mekanisme relasi
dari IT Governance. KBC mencoba untuk melibatkan bisnis dan IT pada
inisiasi,

pengembangan

proyek,

dan

pemeliharaan

proses

dengan

mengatur komposisi komite dari bisnis dan IT. Proyek investasi diputuskan
oleh komite eksekutif menggunakan metode informatika ekonomi,n
pengukuran faktor finansial dan non-finansial. Untuk membuat bisnis
dapat membuat keputusan yang baik, pengembangan proyek dengan
waktu dan harga yang tetap sesuai dengan SLA dan biaya produksi
dibebankan kembali menggunakan ABC. IT BSC ditetapkan sebagai alat
pengukuran dengan perspektif yang ditujukan kepada staf IT. Pada

akhirnya,

keseluruhan

dari

mekanisme

relasi

dimanfaatkan

untuk

mengatur IT Governance, seperti peran manajemen keuangan.

Dalam penelitian ini ditemukan ketidakkonsitensian dalam definisi IT
Governance, karena dalam penerapannya dewan tidak secara langsung
terlibat dalam IT Governance dan sebagai konsekuensinya, dewan tidak
dapat bertanggung jawab penuh. Yang kedua adalah KBC menggunakan
IT Balanced Scorecard, yang hanya digunakan sebagai alat pengukuran
dan tidak berpengaruh sebagai mekanisme penyelarasan yang nyata.
Lebih dari itu, tidak ada kejelasan kunci indikator keberhasilan dan kunci
indikator performa untuk proyek IT dan bisnis Governance, untuk dapat
melacak secara jelas mengenai proses dan tujuan dari IT Governance.
Penemuan terahir adalah proyek IT Governance yang diberlakukan oleh IT
menciptakan hambatan dalam bisnis untuk mengadopsi model tersebut.
Namun hal ini dapat diselesaikan dengan komunikasi yang baik,
penjelasan bahwa IT Governance diinisiasikan oleh bisnis dan untuk
kepentingan yang baik untuk IT dan bisnis, yang bisa mengatasi kendala
relasional tersebut.
Untuk kasus di KBC ditemukan kompleksitas model dari proses,
struktur, dan mekanisme relasional yang ditetapkan. Kompleksitas ini
diperlukan untuk mengatasi organisasi yang memiliki lingkungan yang
kompleks dengan departement IT yang terpisah untuk beberapa dan
beragam aktifitas bisnis. Namun, dapat dibayangkan bawha dalam
lingkungan yang tidak rumit, model ini hanya sebagian yang digunakan.
Dengan menentukan semua variable yang memiliki pengaruh dalam IT
Governance yang sesuai, mungkin tidak layak dan ini akan membutuhkan
usaha

yang

kompleks

untuk

mengidentifikasi

semua

faktor

yang

mempengaruhi pilihan untuk salah satu proses, struktur, atau mekanisme.

Meskipun

demikian,

pemahaman

yang

studi
berguna

kasus
untuk

baru

dapat

praktisi

lebih

dalam

memberikan
mendifiniskan

penggabungan model IT Governance yang optimal.

Dengan paper ini diharapkan dapat memberikan acuan kepada
praktisi dan peneliti mengenai bagaimana IT Governance dapat digunakan
dan dipraktekan. Penelitian lebih jauh pada studi kasus perusahaan yang

baru dapat memperlihatkan bagaimana organisasi lain mempraktekan

dengan tujuan utama yaitu mendapatkan dan menilai hubungan antara
penerapan IT Governance Framework dan tingkat dari tercapainya
strategic alignment.
7. Kritik
Kritik yang saya berikan adalah sebagai berikut:
1. Untuk pemilihan studi kasus yang diangkat oleh penulis sangat baik
karena KBC merupakan KBC merupakan organisasi jasa keuangan
terbesar di Belgia dan pada tingkat eropa menduduki peringkat 12
dalam Euroland Bank Ranking.
2. Penelitian ini hanya berfokus pada definisi dan pengimplementasian IT
Governance sehingga tidak mendapatkan variabel baru yang dapat
digunakan untuk penelitian selanjutnya.
3. Penelitian ini tidak menunjukan mengenai kelebihan dan keuntungan
yang didapat dari implementasi IT Governance.
4. Tidak ada pembanding studi kasus untuk mendapatkan seberapa
besar pengaruh dari implementasi IT Governance
8. Kesimpulan
Dengan paper ini peneliti mengharapkan dapat memberikan acuan
kepada praktisi dan peneliti mengenai bagaimana IT Governance dapat
digunakan dan dipraktekan. Penelitian lebih jauh pada studi kasus
perusahaan yang baru dapat memperlihatkan bagaimana organisasi lain
mempraktekan dengan tujuan utama yaitu mendapatkan dan menilai
hubungan antara penerapan IT Governance Framework dan tingkat dari
tercapainya strategic alignment.
9. Saran
Saran bagi penelitian ini adalah diperlukan tambahan studi kasus
untuk

menjawab

hipotesis

yang

diangkat

oleh

peneliti

sehingga

mendapatkan perbandingan data yang dapat menunjukan bagaimana

cara implementasi, pengaruh dan hambatan yang mungkin ditemukan.