IT GOVERNANCE

Pertemuan 4

KONSEP DAN STRATEGIS TI DENGAN ORGANISASI : (PROSEDUR,

MONITORING, DAN UPDATING STRATEGI TI, TEKNOLOGI SEKARANG DAN
TEKNOLOGI YANG BERPENGARUH)

NI Made Rai Masita Dewi , S.Kom., M.Kom

1. PROSES DAN MEKANISME MONITORING IT
GOVERNANCE

2. STRUKTUR ORGANISASI SERTA PERAN DAN

TANGGUNG JAWAB MASING-MASING

3. MEKANISME DAN PROSES PELAPORAN

KEGIATAN IT GOVERNANCE
 1
PROSES DAN MEKANISME MONITORING IT
GOVERNANCE
Konsep dan strategi TI (Teknologi Informasi) dengan
organisasi adalah tentang bagaimana sebuah
organisasi dapat memanfaatkan teknologi informasi
untuk mencapai tujuan bisnisnya secara lebih
efektif dan efisien. Berikut adalah penjelasan
mengenai tiga aspek penting dalam konsep dan
strategi TI dengan organisasi:
 PRODESUR
Prosedur adalah suatu langkah-langkah atau tindakan yang
harus dilakukan secara sistematis untuk mencapai tujuan
bisnis organisasi. Dalam hal ini, prosedur yang dibuat berkaitan
dengan penggunaan teknologi informasi dalam operasional
bisnis. Sebagai contoh, prosedur dalam penggunaan sistem
informasi untuk pengolahan data keuangan, prosedur dalam
penggunaan sistem informasi untuk pengelolaan persediaan
barang dan sebagainya
 MONITORING

Monitoring adalah proses memantau dan mengevaluasi

penggunaan teknologi informasi dalam organisasi. Hal ini
dilakukan untuk memastikan bahwa teknologi informasi yang
digunakan sesuai dengan tujuan bisnis dan berjalan sesuai
dengan harapan. Sebagai contoh, monitoring penggunaan
sistem informasi untuk pengolahan data keuangan dapat
dilakukan dengan memeriksa keakuratan dan kecepatan
pengolahan data.
 UPDATING STRATEGI
TI
Strategi TI yang baik harus selalu diperbarui agar sesuai
dengan perkembangan teknologi yang terus berubah dan
berkembang. Proses updating strategi TI harus dilakukan
secara teratur untuk memastikan bahwa teknologi informasi
yang digunakan masih relevan dengan kebutuhan bisnis
organisasi. Sebagai contoh, jika terdapat teknologi baru yang
lebih efektif untuk pengolahan data keuangan, strategi TI
organisasi harus diperbarui untuk mempertimbangkan
teknologi baru tersebut.
Teknologi sekarang harus dimanfaatkan secara optimal dalam
operasional bisnis organisasi, sedangkan teknologi yang
berpengaruh di masa depan harus dipelajari dan dipersiapkan
sejak sekarang agar organisasi tidak tertinggal dalam
pemanfaatan teknologi informasi.
 STRUKTUR, PROSES
DAN MEKANISME
Setiap organisasi pasti akan berbeda satu dengan yang lain
dalam penerapan struktur, proses, dan Relational Mechanisms,
tergantung dari kondisi, situasi dan tantangan yang dihadapi
masing-masing organisasi. Pada pengelolaan teknologi
informasi bagi organisasi terdapat beberapa elemen penting
yang harus diperhatikan.

Sehingga tidak terjadi kesalah pahaman antara manajemen

eksekutif sampai dengan bagian operasional terkait hal apa
saja serta peranan yang harus dilakukan oleh masing-masing
aktor pada organisasi.
 STRUKTUR
1. Stuktur merupakan mekanisme yang melibatkan fungsi atau
jabatan yang bertanggungjawab seperti eksekutif TI dan
berbagai komisi TI untuk membuat keputusan TI (Grembergen,
De Haes & Guldentops, 2004).
2. Keputusan untuk menerapkan Kerangka Kerja TI terkadang
dapat disebabkan oleh isu tertentu atau suatu masalah kritis.
Untuk dapat menempatkan struktur, proses dan mekanisme.
Tata Kelola teknologi Informasi sehingga dapat dipahami
satu dengan lainnya.
3. Struktur melibatkan keberadaan tanggungjawab seperti
eksekutif TI dan keragaman TI serta proses merujuk strategis
TI sampai dengan pengambilan keputusan dan monitoring.
 STRUKTUR
• Struktur merupakan hal-hal yang mendasar dan yang harus
dibangun agar dapat menjadi pondasi berjalannya tata kelola
teknologi informasi. Struktur mencakup struktur organisasi TI,
pembagian peran dan tanggung jawab (role and responsibles), Chief
Information Officer (CIO) on Board, IT Steering Committee dan
Strategy Committee.

• Struktur organisasi TI bermaksud untuk menjabarkan bagaimana

fungsi TI dapat berjalan dan dimana otoritas pembuatan keputusan
ditempatkan.
 PROSES
Proses adalah mekanisme yang menggambarkan proses
pengambilan dan pengawasan keputusan strategis TI
(Grembergen, De Haes & Guldentops, 2004).

Proses lebih menggambarkan tentang tahapan-tahapan

yang harus dilalui dalam menjalankan suatu proyek TI,
dimulai dari pencetusan ide, penterjemahan proyek bisnis
berbasis TI, penentuan prioritas proyek, penyusunan
anggaran proyek, persetujuan proyek, persetujuan anggaran
proyek, pengembangan proyek, operasional proyek hingga
pemeliharaan proyek.
 PROSES
1. Strategic Information Systems Planning
Menurut (EARL J.M. 1993) Strategoc Information Systems Planning (SISP)
memiliki empat komponen utama, yaitu : menyelaraskan TI dengan tujuan bisnis,
memanfaatkan TI guna keunggulan kompetitif, mengarahkan efisiensi
danefektifitas pengelolaan sumber daya TI, dan mengembangkan kebijakan
teknologidan arsitektur.

2. COBIT and ITIL

Control Objectived for Information and related Technology (COBIT) menyediakan
37 proses TI yang sesuai dengan tingkatan organisasi yangbertujuan sebagai
pengendali dan pedoman manajemen termasuk model kematangan (maturity
models) dan penilaian (scorecard ) yang dibentuk berdasarkan indikator tujuan
utama dan indikator kinerja utama.
 PROSES
3. Service Level Agreements (SLA)
SLA mendukung kebutuhan proses Service Level Management (SLM)
menjalankan peran penting. Fungsi SLA adalah mendefinisikan apa tingkat
layanan yang diterima oleh pengguna dan yang dicapai oleh penyedia
layanan, mendefinisikan apa yang dapat diterima bersama dan disepakati
dalam indikator kualitas dari layanan yang diberikan.

4. Information Economics
Metode ekonomi informasi yang dikembangkan oleh Benson dan Parker
dapat digunakan sebagai penyelaras bisnis dan TI yang dapat menghasilkan
proyek – proyek TI, dengan cara ini dapat diprioritaskan proyek mana yang
dapat dipilih.
 MEKANISME
• Selain proses dan struktur, perlu diperhatikan juga mekanisme
relasional (hubungan) antara proses dan struktur untuk mencapai
keberhasilan dalam penerapan tata kelola teknologi informasi.

• Sebuah organisasi dapat saja memiliki struktur yang tepat atau sudah
melakukan perencanaan yang baik, namun tanpa mekanisme
relational yang baik, seluruh struktur dan proses yang ada tidak akan
bekerja sesuai harapan. Hal ini disebabkan tidak sinerginya antara
kalangan TI dengan unit lain. Karena itu dibutuhkan komunikasi 2
(dua) arah yang efektif antara unit bisnis dengan unit lainnya.
 MEKANISME
1. Roles and Responsibilities
Mendefinisikan tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tidak ambigu
dari berbagai pihak yang terlibat, merupakan prasyarat penting untuk
penggunaan kerangka kerja tata kelola TI yang efektif.

2. IT Strategy Committee and IT Steering Committees

Seperti yang telah disebutkan bahwa Tata Kelola Teknologi Informasi
harus menjadi bagian integral dari tata kelola perusahaan dan
merupakan perhatian dari direksi serta manajemen eksekutif yang
bertanggung jawab untuk mengatur dan megelola perusahaan.
MEKANISME
 MEKANISME
3. IT Organisation Structure
Efektifitas Tata Kelola TI juga ditentukan oleh bagaimana TI diatur dalam
sebuah organisasi dimana pengambilan keputusan TI berada pada
oraganisasi tersebut sehingga semua lini dari organisasi dapat mengambil
manfaat dari pengambilan keputusan. Pemanfaatan TI juga harus disusun
secara jelas dan teratur dalam organisasi.

4. Balanced Scorecards
Evaluasi dari suatu organisasi tidak harus terbatas pada keuangan
tradisional, melainkan evaluasi harus dilengkapi dengan langkah – langkah
mengenai kepuasan pelanggan, internal proses dan kemampuan untuk
berinovasi. Hasil yang dicapai dalam bidang –bidang perspektif tambahan
harus menjamin masa depan hasil keuangan dan mendorong organisasi
menuju tujuan strategisnya.
 2
STRUKTUR ORGANISASI SERTA PERAN DAN
TANGGUNG JAWAB MASING-MASING
 STRUKTUR
ORGANISASI
Struktur organisasi adalah gambaran yang sistematis
tentang hubungan antara bagian-bagian organisasi.

Struktur organisasi yang baik dapat membantu organisasi

mencapai tujuannya dengan lebih efektif dan efisien. Ada
beberapa jenis struktur organisasi,
 STRUKTUR ORGANISASI
BERDASARKAN JENIS
• Struktur organisasi fungsional, di mana organisasi
dibagi menjadi unit berdasarkan fungsi, seperti
produksi, pemasaran, dan keuangan.
• Struktur organisasi divisi, di mana organisasi dibagi
menjadi beberapa divisi atau unit bisnis yang mandiri.
• Struktur organisasi matriks, di mana organisasi
memiliki struktur berlapis dengan beberapa level
manajemen.
• Struktur organisasi flat, di mana organisasi memiliki
sedikit level manajemen.
 TANGGUG JAWAB DALAM
STRUKTUR ORGANISASI
• Manajer: bertanggung jawab atas pengambilan keputusan
dan pengelolaan sumber daya organisasi.
• Karyawan: bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas-
tugas operasional dan mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
• Tim pemasaran: bertanggung jawab atas strategi
pemasaran dan promosi produk atau layanan.
• Tim keuangan: bertanggung jawab atas pengelolaan
keuangan dan membuat laporan keuangan.
• Tim sumber daya manusia: bertanggung jawab atas
pengelolaan karyawan dan kebijakan sumber daya
manusia.
 TANGGUG JAWAB DALAM
STRUKTUR ORGANISASI
Dalam struktur organisasi, setiap bagian atau unit juga
memiliki tugas dan tanggung jawab khusus yang berbeda-
beda. Misalnya, departemen pemasaran bertanggung
jawab atas promosi produk atau layanan, sedangkan
departemen produksi bertanggung jawab atas pembuatan
produk.

Dengan memahami struktur organisasi dan peran serta

tanggung jawab masing-masing bagian atau unit,
organisasi dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien
untuk mencapai tujuannya.
 3
MEKANISME DAN PROSES PELAPORAN
KEGIATAN IT GOVERNANCE
 STRATEGIC ALIGNMENT
Memastikan adanya hubungan perencanaan
organisasi dan TI dengan cara menetapkan, memelihara, serta
menyesuaikan operasional TI dengan operasional organisasi.

VALUE DELIVERY
Fokus dengan melaksanakan proses TI agar supaya proses tersebut
sesuai dengan siklusnya, mulai dari menjalankan rencana,
memastikan TI dapat memberikan manfaat yang diharapkan, meng
optimalkan penggunaan biaya sehingga pada akhirnya TI dapat
mencapai hasil yang diinginkan

RESOURCE MANAGEMENT
Fokus pada kegiatan yang dapat mengoptimal kan dan mengelola
sumber daya TI, yang terdiri dari aplikasi, informasi, infrastruktur,
dan sumber daya manusia

RISK MANAGEMENT
Untuk melaksanakan pengelolaan terhadap risiko, dibutuhkan
kesadaran anggota organisasi dalam memahami adanya risiko,
kebutuhan organisasi, dan risiko – risiko signifikan yang dapat
terjadi, serta menanamkan tanggung jawab
dalam mengelola risiko yang ada di organisasi.

PERFORMANCE MEASUREMENT
Mengikuti dan mengawasi jalannya pelaksanaan rencana,
pelaksanaan proyek, pemanfaaatan sumber daya, kinerja poses,
penyampaian layanan sampai dengan pencapaian hasil TI
MEKANISME
TATA KELOLA
IT governance adalah proses pengelolaan dan pengawasan
kegiatan teknologi informasi di suatu organisasi. IT
governance mencakup berbagai aspek, seperti keamanan
informasi, manajemen risiko, kepatuhan hukum, dan
pengukuran kinerja. Untuk memastikan keberhasilan IT
governance, organisasi harus memiliki mekanisme dan
proses pelaporan kegiatan yang efektif.
 MEKANISME, PROSES
PELAPORAN KEGIATAN
1. Identifikasi kebutuhan pelaporan: Organisasi harus
menentukan jenis informasi yang perlu dilaporkan,
kepada siapa informasi tersebut dilaporkan, dan dalam
format apa informasi tersebut disampaikan.
2. Pengumpulan data: Data yang diperlukan untuk
pelaporan harus dikumpulkan dari berbagai sumber,
seperti sistem informasi, dokumen laporan, dan
observasi lapangan.
3. Analisis data: Data yang dikumpulkan harus dianalisis
untuk memastikan keakuratan, kelengkapan, dan
relevansi informasi yang akan dilaporkan.
 MEKANISME, PROSES
PELAPORAN KEGIATAN
3. Pelaporan: Setelah data dianalisis, informasi yang
relevan harus disajikan dalam bentuk laporan yang
dapat dimengerti oleh para pemangku kepentingan.
Pelaporan dapat dilakukan secara terjadwal atau ketika
terjadi kejadian penting.
4. Evaluasi pelaporan: Setelah pelaporan dilakukan,
organisasi harus mengevaluasi efektivitas mekanisme
dan proses pelaporan kegiatan IT governance. Evaluasi
dapat dilakukan dengan membandingkan informasi yang
dilaporkan dengan sasaran dan KPI yang telah
ditetapkan sebelumn
 MEKANISME
TATA KELOLA
1. STRUKTUR DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Merupakan suatu proses yang akan menggambarkan hak

dan tanggung jawab setiap unit kerja dalam organisasi untuk
mengajukan suatu ide proyek, melihat keterlibatan unit kerja
dalam mengajukan ide pada suatu proyek dan melihat siapa
yang berhak memutuskan suatu proyek berbasis TI.
 MEKANISME
TATA KELOLA
2. PROSES KESELARASAN

Bagaimana menciptakan keselarasan antara bisnis dan TI,

sehingga investasi yang dikeluarkan untuk proyek bisnis
berbasis TI dapat memberikan manfaat yang maksimal untuk
memajukan bisnis
 MEKANISME
TATA KELOLA
3. PENDEKATAN KOMUNIKASI

Merupakan cara untuk menimbulkan kesadaran akan

pentingnya tata kelola TI yang baik bagi organisasi.
Pendekatan yang diambil dapat berupa pengumuman,
pendidikan dan pelatihan tentang prinsip-prinsip dan
kebijakan tata kelola TI serta pemberitahuan bagaimana
proses pengambilan keputusan TI di organisasi
 CONTOH MEKANISME DAN PROSES
PELAPORAN KEGIATAN TI
1. https://media.neliti.com/media/publications/233771-
implementasi-tata-kelola-teknologi-infor-ee92e2d7.pdf

2. https://media.neliti.com/media/publications/130733-ID-
rancangan-tata- kelola-ti-untuk-institusi.pdf

3. http://etheses.uin-malang.ac.id/13408/1/11650105.pdf
TERIMA KASIH