Anda di halaman 1dari 12

1.

Pengawasan dan Pengedalian Manajemen


Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut
(Schermerhorn,2002). Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang
terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995).
Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan :

Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya.

Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan).

Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang
menurun, dan lain sebagainya).

Berkurangnya kas perusahaan.

Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur.

Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik.

Biaya yang melebihi anggaran.

Adanya penghamburan dan inefisiensi.

Pengawasan dalam Bidang SDM

Penerapan Employee Discipline System.

Adanya Career Path.

Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan.

Pengawasan di Bagian Informasi

Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi.

Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Pengawasan di Bagian Keuangan

Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

Manajemen Kas (Cash Management)

Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Pengawasan di Bagian Pemasaran

Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial

Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen

Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan


Pengendalian Manajemen adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota

organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Aktivitas yang memerlukan perencanaan dan
pengendalian yaitu Strategy Formulation, Management Control dan Task Control.

Pengendalian manajemen merupakan:

Aktivitas Pengendalian Manajemen

Keselarasan Tujuan

Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya

Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan

Membantu Mengembangkan Strategi Baru


Pengendalian adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan.

Unsur Pengendalian:
1) Detektor atau sensor
2) Assesor atau penilai
3) Efektor atau pengubah
4) Jaringan Komunikasi
Tipe-tipe Pengendalian
a. (Awal) Preliminary
Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan
dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat
tersedia untuk memenuhinya.
b. (Saat ini) Concurrent
Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering,
kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang
dikerjakan dengan tepat.
c. (Akhir) Post-action
Kadang-kadang disebut kendali feedback. Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan
dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.
Perbedaan mendasar antara pengawasan dan pengendalian yaitu Pengawasan dapat dilakukan secara
periodik (berkala) sedangkan Pengendalian harus dilakukan setiap saat.

2. Sistem Pengendalian Manajemen


Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk
menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi akan mengimplementasikan strategi yang
ditetapkan.

Perumusan Strategi

Goal, Strategi, Politik

Pengendalian Manajemen

Implementasi Strategi

Pengendalian Tugas

Efisien dan Efektif

Perumusan Strategi adalah proses menetapkan tujuan organisasi dan strategi utk mencapai tujuan
tersebut. Goals (tujuan) tidak dibatasi waktu dan banyak cara untuk mencapainya. Strategi merupakan
rencana besar yang ditentukan oleh manajemen senior. Organisasi bekerja berdasar strategi yang
ditetapkan. Perlu mempertimbangkan kembali strategi karena adanya ancaman dan peluang. Ide ancaman
dan peluang dapat berasal darimana saja dan kapan saja.
Pengendalian Manajemen adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota
organisasi agar menerapkan strategi organisasi.
Pengendalian manajemen merupakan:

Aktivitas Pengendalian Manajemen

Keselarasan Tujuan

Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya

Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan

Membantu Mengembangkan Strategi Baru


Aktivitas Pengendalian Manajemen, yaitu:

1) Perencanaan
2) Koordinasi
3) Komunikasi
4) Evaluasi
5) Pengambilan Keputusan
6) Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya
Masalah utama dalam Pengendalian Manajemen adalah mendorong agar saat para anggota organisasi
mencapai tujuannya sendiri, dan pada saat yang sama mereka secara otomatis membantu pencapaian
tujuan organisasi (goal congruence).
Beda Perumusan Strategi dan Pengendalian Manajemen

Perumusan Strategi

Pengendalian Manajemen

Menetapkan strategi

Mengimplementasikan strategi

Kurang sistematis

Lebih sistematis

Menyangkut sedikit personel

Seluruh personel organisasi

Pengendalian Tugas merupakan proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif
dan efesien. Berorientasi pada transaksi dan dilakukan berulangkali (amat sistematis) serta ada hubungan
sebab akibat (lebih ilmiah).
Beda Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen
Pengendalian Tugas

Pengendalian Manajemen

Lebih Ilmiah

Perilaku Manajer

Menekankan pada tugas khusus yang

Unit Organisasi

dilakukan unit organisasi

Aktivitas luas

Berkaitan dengan tugas

Contoh Keputusan dalam Fungsi Perencanaan dan Pengendalian


Perumusan

Pengendalian Manajemen

Pengendalian

Strategi
Akuisisi bisnis tidak terkait

Tugas
Mengenalkan produk baru atau

Koordinasi pesanan yang

merek baru

masuk

Masuk bisnis baru

Perluasan pabrik

Skedul produksi

Penambahan penjualan

Penetapan anggaran advertensi

Pesan iklan TV

Ubah rasio utang/ekuitas

Tambah utang baru

Kelola arus kas

Pikirkan Kebijakan,

Penetapan jumlah persediaan

Pesan kembali barang

Kontrol organisasi riset

Laksanakan riset sendiri

langsung lewat pos

Spekulasi, Persediaan
Pemutusan jumlah dan arah
riset
Map Pengendalian Manajemen

Lingkungan Pengendalian (struktur), terdiri dari :


a) Strategi organisasi
b) Pusat Pertanggungjawaban yaitu Pusat Biaya, Pusat Pendapatan, Pusat Laba, Pusat Investasi

Proses Pengendalian Manajemen, terdiri dari :


a) Strategic Planning

b) Penyusunan Anggaran
c) Pengukuran Kinerja
d) Evaluasi Kinerja
e) Kompoensasi Manajemen

Variasi dalam Pengendalian Manajemen, terdiri dari :


a) Aneka Pengendalian untuk aneka strategi
b) Organisasi Jasa
c) Organisasi Multinasional
d) Pengendalian Manajemen Proyek

3. Kegiatan Bisnis
1) Perusahaan dan Lingkungannya
Perusahaan adalah suatu unit kegiatan produksi yang mengolah sumber ekonomi untuk
menyediakan barang dan jasa, mendistribusikannya, dan melakukan upaya lain dengan tujuan
untuk memperoleh keuntungan dan memenuhi kebutuhan masyarakat.
Sumber-sumber ekonomi antara lain:

Tanah dan sumber daya alam

Tenaga kerja

Modal

Skill (kewirausahaan)

Lingkungan Perusahaan

Lingkungan umum yaitu politik, hukum, sosial, ekonomi, budaya, pendidikan, teknologi,
dan demografi.

Lingkungan khusus yaitu suplier, konsumen, dan pesaing.

2) Badan Usaha
Perbedaan karakteristik pada bentuk-bentuk badan usaha yaitu:
a) Pihak yang terlibat dalam kegiatan usaha
b) Besarnya resiko kepemilikkan
c) Batas pertanggungjawaban hutang perusahaan
d) Cara pembagian keuntungan
Bentuk-bentuk badan usaha antara lain:
a. Perusahaan Perseorangan
Perusahaan perseorangan adalah perusahaan yang dikelola dan diawasi oleh satu orang.
Kelebihan:

Mudah dibentuk dan dibubarkan

Bekerja dengan sederhana

Pengelolaannya sederhana

Tidak perlu kebijakan pembagian laba

Kelemahan:

Tanggung jawab tidak terbatas

Kemampuan manajemen terbatas

Sumber dana terbatas pada pemilik

Resiko kegiatan perusahaan ditanggung sendiri

b. Perseroan Komanditer (CV)


Perseroan komanditer adalah persekutuan yang didirikan oleh beberapa orang (sekutu) yang
menyerahkan dan mempercayakan uangnya untuk dipakai dalam persekutuan. Sekutu ada 2,
yaitu:

Sekutu komplementer yaitu orang yang bersedia memimpin perusahaan dan bertanggung
jawab penuh atas kekayaan pribadinya.

Sekutu komanditer yaitu sekutu yang mempercayakan uangnya dan bertanggung jawab
pada kekayaan yang diikutsertakan dalam perusahaan.

Kelebihan:

Modal yang dikumpulkan lebih banyak

Kemampuan untuk memperoleh kredit lebih besar

Manajemen dapat didiversifikasikan

Kesempatan untuk berkembang lebih besar

Kelemahan:

Tanggung jawab tidak terbatas bagi sekutu komplementer

Kelangsungan hidup kurang terjamin

Sulit untuk menarik kembali investasi

c. Perseroan Terbatas (PT)


Perseroan terbatas adalah suatu badan usaha yang mempunyai kekayaan, hak, dan kewajian
sendiri yang terpisah dari kekayaan, hak, dan kewajiban para pendiri maupun para pemilik. Sifat
PT ada 2 yaitu PT Terbuka dan PT Tertutup.
Kelebihan:

Kelangsungan hidup perusahaan terjamin

Terbatasnya tanggung jawab

Saham dapat diperjualbelikan dengan mudah

Kebutuhan modal lebih besar akan lebih mudah dipenuhi

Pengelolaan perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efisien

Kelemahan:

Rahasia tidak terjamin

Kurangnya hubungan yang efektif antara pemegang saham

d. Badan Usaha Milik Negara


BUMN adalah semua perusahaan dalam bentuk apapun dan bergerak dalam bidang usaha
apapun yang sebagian atau seluruh modal merupakan kekayaan negara.
e. Koperasi
Koperasi adalah suatu bentuk badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan
hukum koperasi yang melandaskan kegiatannya pada prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan
ekonomi rakyat yang berdasar asas kekeluargaan.
Prinsip koperasi:

f.

Keanggotaan bersifat sukarela

Pengelolaan dilakukan secara demokratis

Pembagian sisa hasil usaha dilakukan berdasarkan jasa masing-masing anggota

Kemandirian

Lembaga keuangan

Bank adalah badan usaha yang kegiatannya menghimpun dana dari masyarakat dalam
bentuk simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit guna
meningkatkan taraf hidup masyarakat.

Lembaga Keuangan Bukan Bank adalah badan usaha yang melakukan kegiatan di bidang
keuangan yang secara langsung atau tidak langsung menghimpun serta memberikan
pinjaman jangka menengah dan jangka panjang.

3) Wirausaha dan Franchising


Kewirausahaan

adalah

kemampuan

dan

kemauan

seseorang

untuk beresiko

dengan

menginvestasikan dan mempertaruhkan waktu, uang, dan usaha untuk memulai suatu perusahaan dan
menjadikannya berhasil.
Franchising (Waralaba) adalah perikatan dimana salah satu pihak diberikan hak untuk
memanfaatkan dan atau menggunakan hak atas kekayaan intelektual atau penemuan atau ciri khas
usaha yang dimiliki pihak lain dengan suatu imbalan berdasarkan persyaratan yang ditetapkan pihak
lain tersebut dalam rangka penyediaan dan atau penjualan barang dan atau jasa. Franchisor yaitu
pihak yang menjual Lisensi dan Franchise yaitu pihak yang membeli Lisensi.

4) Manajemen Perusahaan
Fungsi manajemen antara lain:
a. Planning
Perencanaan adalah proses pemilihan kegiatan/ sekumpulan kegiatan dan keputusan
selanjutnya, mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa suatu kegiatan
tersebut dilakukan.
b. Organizing
Pengorganisasian adalah proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan
faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada
tujuan
c. Actuating
Pengarahan adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan
kegiatan yang sudah ditentukan kearah tercapainya tujuan.
d. Controling
Pengendalian adalah aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan dari hasil
yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.
4. Strategi Bisnis
Strategi Bisnis berkenaan dengan bagaimana menciptakan dan memelihara keunggulan kompetitif
dalam masing-masing Industri yang telah dipilih oleh suatu perusahaan untuk berpartisipasi. Strategi unit
bisnis bergantung pada dua aspek yang saling berkaitan :

Misinya (apakah tujuan keseluruhannya ?)

Keunggulan Kompetitifnya ( Bagaimana sebaiknya unit bisnis bersaing dalam Industrinya untuk
melaksanakan misinya ?)
Tiga Tingkatan Strategi :

Kuadran BCG (Boston Consultant Group):

Stars, adalah sebuah produk atau SBU yang berada pada tingkat pertumbuhan pangsa pasar yang
tinggi dan menguasai pangsa pasar yang relatif besar.

Cows, adalah SBU atau produk dengan tingkat pertumbuhan pasar yang rendah (atau tidak ada
pertumbuhan) dan menguasai pangsa pasar yang relatif tinggi.

Question Marks, adalah SBU atau produk yang berada pada tingkat pertumbuhan tinggi dimana
mereka hanya menguasai pangsa pasr yang rendah.

Dogs, merupakan produk atau SBU yang berada pada tingkat pertumbuhan pasar yang rendah dan
relatif pangsa pasar yang kecil.

Strategi generik ada 3 antara lain:

1) Cost Leadership Strategy


Strategi ini menekankan pada efisiensi dengan volume produksi yang tinggi produk standar,
perusahaan berharap dapat memanfaatkan economies of scale dan experience curve effects. Produk
standar tanpa tambahan apapun yang dapat diproduksi pada biaya yang relatif rendah dan dapat tersedia
bagi seluas mungkin pelanggan
2) Differentiation Strategy
Differentiation meliputi penciptaan suatu produk yang unik. Pelanggan melihat produk sebagai
produk yang tak tertandingi dan tak ada yang menyamai, sehingga elastisitas harga cenderung dapat
dikurangi dan pelanggan cenderung menjadi loyal terhadap brand.
3) Focus Strategy

Dalam strategi ini perusahaan berkonsentrasi pada seleksi pasar sasaran yang spesifik. Dengan
memfokuskan usaha-usaha pemasaran pada 1 atau 2 segmen pasar sempit dan menyesuaikan bauran
pemasaran pada pasar spesifik maka diharapkan perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pasar sasaran
secara lebih baik.
Berikut resiko strategi generik:

5. Teknik Analisis Manajemen dan Teknik Analisis SWOT


Kemampuan seorang manajer dalam menghadapi masalah tergantung kapada
3 hal, yaitu:
1) Pengalaman berorganisasi
2) Pengetahuan mengenai organisasi, administrasi dan manajemen
3) Keberanian untuk memikul resiko
Jenis-jenis analisis

Analisis sistem

Analisis keputusan

Analisis persoalan

Analisis prosedur

Analisis kebijakan

Analisis kasus
Analisis kasus adalah suatu peristiwa yang terjadi yang biasanya memuat masalah-masalah yang

harus dipecahkan atau alternative kesempatan yang harus dipilih. Untuk masalah yang kompleks kasus
harus dianalisis dalam arti dipilah-pilah menjadi bagian-bagian yang kemudian secara partial dikaji
dengan metoda yang sesuai. Analisis yang digunakan untuk menganalisis suatu kasus yang kompleks atau
menyusun rencana yang bersifat strategis yaitu Analisis SWOT.
Rencana strategis mempersiapkan arah rencana jangka panjang yang berkembang atas dasar 3
landasan, yaitu:

1) Kepentingan sosio-ekonomik organisasi


2) Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak
3) Penilaian mengenai kekuatan maupun kelemahan dalam lingkungan internal dan eksternal
organisasi. Disinilah letaknya analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats).
Analisis SWOT berusaha menentukan metoda guna memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan
yang ada serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus menekan atau meminimalkan semua kelemahan
serta ancaman yang dihadapi sebagai kondisi awal organisasi. Analisis SWOT didasari oleh suatu logika
bahwa keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh situasi dan kondisi internal maupun eksternal
organisasi yang bersangkutan.

Hubungan antara S, W, O dan T

1. Strengths (faktor kekuatan)


Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti:

Cita-cita, kebijakan

Tugas pokok, fungsi dan sasaran

Filosofi dan tata nilai

Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman

Tingkat kesetiakawanan personel

Teknologi yang dimiliki

2. Weaknesses (faktor kelemahan)


Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi
organisasi, seperti:

Buruknya birokrasi organisasi

Lemahnya disiplin pegawai

Adanya jabatan rangkap

Rendahnya kesejahteraan pegawai

Lemahnya etos kerja

Lemahnya infrastruktur

3. Opportunities (faktor peluang)


Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh organisasi,
seperti:

Ketersediaan sumber tenaga kerja

Kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap hukum

Kesadaran politik masyarakat

Jaminan keamanan

4. Threats (faktor ancaman)


Berupa ancaman eksternal yang mungkin membahayakan kelancaran aktifitas organisasi, seperti:

Kenaikan harga bahan baku

Kelangkaan pemasok material dan peralatan

Bencana alam

Tingginya tingkat inflasi

Kekuatan pesaing

Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi

Matriks SWOT
Setelah hasil analisis SWOT dilakukan yang menghasilkan faktor-faktor internal (Kekuatan /
Strengths dan Kelamahan / Weaknesses ) dan eksternal ( Peluang / Opportunities dan Ancaman / Threats),
hasil tersebut digunakan untuk menentukan strategi-strategi, yaitu:
1. Startegi SO dengan mengembangkan suatu strategi dalam memanfaatkan kekuatan (S) untuk
mengambil manfaat dari peluang (O) yang ada.
2. Strategi WO yaitu mengembangkan suatu strategi dalam memanfaatkan peluang (O) untuk mengatasi
kelemahan (W) yang ada.
3. Strategi ST yaitu dengan mengembangkan suatu strategi dalam memanfaatkana kekuatan (S) untuk
menghindari ancaman (T).
4. Strategi WT yaitu dengan mengembangkan suatu strategi dalam mengurangi kelemahan (W) dan
menghindari ancaman (T).