BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana
memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan
dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan
tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti
pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung
(cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).

Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk

mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa
macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan,
Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar
dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk
merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai
dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan
tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu
proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat
menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga
meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan
organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa definisi fungsi controlling ?

2. Apa saja prinsip prinsip fungsi controlling ?
3. Apa prinsip pokok controlling ?
4. Apa manfaat controlling ?
5. Bagaimanakah proses controlling ?

1
 6. Apa saja obyek controlling ?
7. Apa saja jenis controlling ?
8. Apakah tujuan dari controlling ?
9. Bagaianakah cara cara untuk melakukan controlling ?
10. Apa saja sifat dan waktu controlling ?
11. Apa saja tipe- tipe controlling ?
12. Apa saja faktor yang membuat controlling diperlukan ?
13. Apakah pentingnya controlling ?
14. Bagaimana tahap tahap controlling ?
15. Bagaimana karakteristik karakteristik controlling yang efektif itu ?

1.3 Tujuan
1. Mengetahui definisi fungsi controlling
2. Mengetahui prinsip prinsip fungsi controlling
3. Mengetahui prinsip pokok controlling
4. Mengetahui manfaat controlling
5. Mengetahui proses controlling
6. Mengetahui obyek controlling
7. Mengetahui jenis controlling
8. Mengetahui tujuan controlling
9. Mengetahui cara - cara controlling
10. Mengetahui sifat dan waktu controlling
11. Mengetahui tipe- tipe controlling
12. Mengetahui faktor yang membuat controlling diperlukan
13. Mengetahui pentingnya controlling
14. Mengetahui tahap tahap controlling
15. Mengetahui karakteristik karakteristik controlling yang efektif

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi Controlling

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar

pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi

2
dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki
telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan

tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja
yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and
taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa
segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of
ensuring that actual activities conform the planned activities.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa

yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu,
menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan.

Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu
proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk
menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer
berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan
perencanaannya.

Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa pakar antara lain :

a. Earl P Strong: Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu
perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

b. Haroold Koontz: Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan

kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan
perusahaah dapat terselenggara.

c. C. G. R. Terry: Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang

harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai
pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan
sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

d. Schermerhorn, menyatakan bahwa pengawasan adalah merupakan proses dalam

menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung
pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang teleh ditetapkan tersebut.

3
 e. Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala akifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan.
f. Secara lebih lengkap, mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gilbert mengemukakan
fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan
standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system informasi
umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan yang telah
ditetapkansebelumnya, menentukan,apakah terdapat penyimpangan dan tingkat
signifikan dari setiap penyimpangan tersebut, danmengambil tindakan yang diperlukan
untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif
dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.
g. Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak hanya
berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk
tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian
standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan
balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan.

2.2 Prinsip prinsip Fungsi Controlling

1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya
mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan
oleh staf.
2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat
penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus
dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka
yang dianggap mampu bekerja.

2.3 Prinsip Pokok Controlling

4
 Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat
menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:
1. Adanya Rencana
2. Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya
disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu
dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.
Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan
dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten
dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini membantu menyakinkan
bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling
berperan juga dalam menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.
Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja.
Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe
standar:
Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas,
kualitas, biaya atau waktu.
Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas
penampilan.

2.4 Manfaat Controlling

1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah sesuai
dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan
yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan
tugas-tugasnya.
3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan
telah dimanfaatkan secara efisien.
4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan
pekerjaan mereka
6. Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
7. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
8. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak
ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
9. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif

5
 10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan

2.5 Proses Controlling

1) Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar
mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan
untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan
pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar
pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang
terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos,
waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:
a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan,
atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya
tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu
pekerjaan harus diselesaikan.
2) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah
menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3) Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran
pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai
cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-
laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.
4) Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5) Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil.
Tindakan koreksi mungkin berupa:
a. Mengubah standar (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b. Mengubah pengukuran pelaksanaan
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-
penyimpangan.

6
2.6 Obyek Controlling
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu
dijadikan sasaran pengawasan.
1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini
bersifat fisik.
2. Keuangan
3. Pelaksanaan program dilapangan
4. Obyek yang bersifat strategis
5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

2.7 Jenis Controlling

Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan
kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja,
absensi pegawai dan lain-lain.
2. Pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang
pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian
anggaranya.
3. Pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas
produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4. Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu
untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5. Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang
berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah
kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7. Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan
terjual sesuai rencana yang ditentukan.
8. Pengendalian inventaris (inventory control)

7
 Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan
masih ada semuanya atau ada yang hilang.
9. Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris
perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

2.8 Tujuan Controlling

1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidakadilan
2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidakadilan
3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
6. Meningkatkan kinerja organisasi
7. Memberikan opini atas kinerja organisasi
8. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian
kerja yang ada
9. Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan :

1) Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi
dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang
bersifat internal maupun lingkungan eksternal.dengan demikianfungsi pengawasan
tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan
sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang
dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan
perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadi berbagai perubahan
dilingkungan yang dihadapi perusahaan.
2) Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan
kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal
mungkin.oleh karena itu perusahaaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar
kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.
3) Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan
maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi
perusahaan.maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adalah pengawasan.

8
 4) Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat
mengantispasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.kompleksitas tersebut
mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang
terkait denganmanajemen organisasi.

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan :

1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.

2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.

3. Mencegah penyimpangan

4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,

5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas.

6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

2.9 Cara - Cara Controlling

1. Pengawasan Langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer
memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan
dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :
a. Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya
dilakukan dengan cepat.
b. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan
memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.
c. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan
atasanya.
d. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna
bagi kebijaksanaan selanjutnya.
e. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan asal Bapak senang (ABS).

KEBURUKAN :
Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya
berkurang,misalnya planning lain-lainya.
Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu
mengamatinya.

9
 Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat
(on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report))
2. Pengawasa Tidak Langsung
Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan
maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :
a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya
perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.
b. Biaya pengawasan relatif kecil.
c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.

KEBURUKAN :
Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan
yang baik-baik saja.
Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun
terlambat.
Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk
kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang
diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak
langsung oleh manajer.

2.10 Sifat dan Waktu Controlling

Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :

1. Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk

menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya.
Cara melakukannya:
a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan
b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu
c. Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
d. Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap
karyawan
f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g. Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan
sebelum terjadi kesalahan.

10
 2. Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam
pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang.
Cara melakukannya:
a. Membandingkan antara hasil dengan rencana
b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan
perbaikannya
c. Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman
kepadanya
d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training
atau education.
3. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4. Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5. Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk
mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan dengan
baik.Pengendalian mendadak ini sekali-kali perlu dilakukan,supaya kedisiplinan
karyawan tetap terjaga dengan baik.
6. Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan
sesudah kegiatan dilakukan.

2.11 Tipe- tipe Controlling

Ada tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :
a. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)
Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk
mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan (kegiatan belum
dilaksanakan).
b. Pengawasan Concurrent
Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan
melakukan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan Ya-Tidak , screening
control, berhenti terus dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
c. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)
Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai Past-Action Control yang mengukur
hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini dilakukan setelah
kegiatan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan ini sangat berguna bagi manajemen karena memungkinkan
manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan

11
2.12 Faktor Yang Membuat Controlling diperlukan

1. Perubahan lingkungan organisasi,

melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi atau
memenfaatkan kesempatan yang diciptakan oleh perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi.
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan
hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara
tepat.
3. Kesalahan-Kesalahan.
Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang
ada sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab
atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah
bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan
mengiplementasikan sistem pengawasan.

2.13 Pentingnya Controlling

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang
telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap
organisasi. Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat
dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku
baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh
pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan
kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan
hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas
tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien
dan efektif.

3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

12
 Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana
melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat
kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut
sebelum menjadi kritis.

4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan
itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan
telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5. Komunikasi
6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
7. Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah
tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan

2.14 Tahap tahap Controlling

1. Penetapan Standar Pelaksanaan
Maksudnya sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan
untuk penilaian hasil-hasil. Tipe bentuk standar yang umum adalah :
a. Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas produk.
b. Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya tenaga
kerja, penjualan, laba kotor, dll
c. Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas waktu
pekerjaan yang harus diselesaikan.
2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya menentukan pengukuran secara tepat dan harus diukur setiap jam, harian,
mingguan dan bulanan. Pengukuran itu dapat berbentuk laporan tertulis.
3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-
menerus.
4. Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan
keputusan bagai manajer.
5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

13
 a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka
secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah
menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang
dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4
tahapan, yaitu:
a. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
b. Mengukur pelaksanaan
c. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
d. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Menurut Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses
yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
a) mengukur hasil pekerjaan,
b) membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan
(apabila ada perbedaan),
c) mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Menurut Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan
yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
a) Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa
nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih
menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
b) Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus
dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
c) Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu
pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui
bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan
beberapa tahapan yang harus dilakukan:

14
 Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan
yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai
tujuannya secara optimal.
Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa
penyimpangan-penyimpangan
Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi

2.15 Karakteristik karakteristik Controlling yang Efektif

Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :
a. Akurat
b. Tepat waktu
c. Obyektif dan menyeluruh
d. Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik
e. Realistik secara ekonomis
f. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
g. Fleksibel
h. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
i. Realistik secara organisasional
j. Diterima para anggota organisasi

15
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,
menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi
yang diperlukan.
Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary
control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back
(feed back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan
(perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan
kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan penyimpangan, Pengambilan
tindakan koreksi.
Karakteristik-karakteristik proses controlling yang efektif diantaranya adalah : akurat,
tepat waktu, obyektif dan menyeluruh, terpusat pada titik-titik controlling strategik, realistik
secara ekonomis, terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, fleksibel, bersifat sebagai
petunjuk dan operasional, realistic secara organisasional, serta diterima para anggota
organisasi.

3.2 Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang
terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi
yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat
memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi.
Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu
organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu
lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

16
 DAFTAR PUSTAKA

T. Hani Handoko, 2003, Manajemen Edisi 2. Yogyakarta, BPFE - YOGYAKARTA .

Sule, Ernie Tisnawati, dkk. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Penada Media
Group

http:\\www.elearning.gunadarma.ac.id/.../bab7_dasar_dan_teknik_pengawasan\ (17 Mei

2013)

17