SIKLUS PENGELUARAN

PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

SERTA PEMROSESAN PENGGAJIAN DAN ASET TETAP

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Dan Pengendalian
Dosen Pengampu : Dr. Zulaikha, M.Si, CA

Disusun Oleh:

1. Aris Setiawan (12030116420081)

2. Riza Hasanah (12030116420058)

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2017
 SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN I
PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

A. KONSEPTUAL SISTEM
Pada tataran ini fokus kita adalah pada apa yang secara konseptual diharapkan
untuk dilakukan, bukan pada bagaimana secara fisik diselesaikan.
1. Langkah-Langkah Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas
a. Prosedur Pemrosesan Pembelian
Memonitor Pencatatan Persediaan. Ketika persediaan menurun hingga
ketitik dimana diputuskan untuk memesan kembali, maka permintaan
pembelian disiapkan dan dikirim ke departemen pembelian untuk
memproses pembelian.
Menyiapkan Pesanan Pembelian dan salinannya dikirim ke vendor
(pemasok), staf hutang dagang, penerimaan barang, dan ke staf
pengendali persediaan. Departemen pembelian menyiapkan permintaan
pembelian untuk setiap pemasok dan salinannya dikirim ke departemen
pengendali persediaan, utang dagang, dan penerimaan.
Menerima Barang, barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan
jumlahnya kemudian dikirim ke gudang. Laporan penerimaan disiapkan
dan salinannya dikirim ke gudang, departemen pembelian, pengendali
persediaan, dan staf hutang dagang.
Memperbaharui catatan persediaan. Perusahaan yang menggunakan
sistem biaya standar akan mencatat persediaannya dengan nilai standar
yang telah ditetapkan berapapun harga sesungguhnya yang dibayar
kepemasok, disini, informasi yang dibutuhkan hanyalah menganai jumlah
barang yang diterima. Sedangkan, pemaaruan buku besar persediaan
biaya aktual membutuhkan infromasi keuangan tambahan, seperti salinan
faktur pemasok ketika barang tiba.
Bagian Hutang Usaha (set up A/P). Staf A/P menerima dokumen-
dokumen (PR, PO, receiving report, and the suppliers invoice),
kemudian merekonsiliasi dokumen tersebut dan memposts jurnal
pembelian, dan menambahkan kewajiban di buku pembantu A/P. Secara
periodik, staf A/P akan meringkas ayat jurnal pembelian kemudian
menyiapkan voucher jurnal yang akan dikirim ke departemen G/L.
Pembelian/Persediaan-pengendali xxx
Utang Usaha-Pengendali xxx

2 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Mencatat ke buku Besar. Staf buku besar mencatat dari voucher jurnal ke
akun pengendali persediaan dan dan utang usaha serta merekonsiliasi
akun pengendali persediaan dan ringkasan buku besar persediaan.

b. Sistem Pengeluaran Kas

Mengidentifikasi Kewajiban jatuh tempoh. Setiap hari, staf A/P meninjau
file A/P terbuka atau file voucher utang usaha untuk setiap item yang akan
jatuh tempoh da mengirim voucher dan dokumen pendukung ke
departemen pengeluaran kas.
Menyiapkan pengeluaran kas. Untuk tiap pengeluaran, staf menyiapkan
cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumah uangnya, nomor voucher,
serta data lain yang terkait dalam daftar cek (check register), yang juga
disebut sebagai Jurnal pengeluaran Kas (Cash Distribusments journal).
Bagian Cek yang dapat dipertukarkan kemudian dikirim ke pemasok. Staf
tersebut kemudian menandai berbagai dokumen dalam paket voucher
dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikannya ke staf Utang Usaha
(A/P). Setelah itu, staf kemudian meringkas berbagai ayat (entri) yang
dimasukkan dalam daftar cek serta mengirim voucher journal ke
departemen buku besar.
Utang Usaha xxx

3 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Kas xxx
Memperbaharui catatan A/P. Setelah menerima paket voucher, staf A/P
menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam daftar cek
serta menyimpan paket voucher ke dalam file voucher tertutup (closed
voucher file). Selain itu, rangkuman/ikhtisar akun disiapkan dan dikirim ke
staf bagian buku besar.
Memposting ke buku besar. Staf G/L menerima voucher jurnal
pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari staf A/P. Staf G/L menggunakan
voucher jurnal untuk mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun
kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha
dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.

c. Pengendalian Siklus Pengeluaran.

Aktivitas
Pengendalia Sistem Pemrosesan Pembelian Sistem Pengeluaran Kas
n
Otorisasi Pengendalian Persediaan Bagian Utang Usaha
Transaksi Mengotorisasi Pembayaran

4 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Pemisahan Pengendalian persediaan Pisahkan bagian buku besar
Pekerjaan dipisahkan dari bagian pembantu utang usaha,
pembelian dan penyimpanan pengeluaran kas, dan buku
persediaan. Buku besar utang besar.
usaha terpisah dari buku besar.
Supervisi Bagian penerimaan
Catatan Buku pembantu utang usaha, File voucher utang, buku
akuntansi buku besar, file permintaan pembantu utang usaha, jurnal
pembelian, file pesanan pengeluaran kas, akun kas
pembelian, file laporan dibuku besar.
penerimaan
Akses Keamanan fisik aset. Batasi Keamanan yang memadai
akses hanya kecatatan akuntansi atas kas. Batasi akses ke
diatas. berbagai catata akuntansi
diatas.
Verifikasi Bagian utang usaha Peninjauan akhir oleh bagian
independen merekonsiliasi berbagai pengeluaran kas. Rekonsiliasi
dokumen sumber sebelum keseluruhan oleh bagian
mencatat kewajiban. Bagian buku besar. Rekonsiliasi
buku besar merekonsiliasi bank secara berkala oleh
akurasi umum proses tersebut. kontroler.

B. Sistem Fisik

1. Sistem Manual
Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual dari
sistem yang dipaparkan pada bagian sebelumnya. Ini seharusnya membantu untuk
mengetahui hubungan antara unit organisasi, pemisahan tugas, dan arus informasi
yang perlu dalam operasinal dan pengendalian internal yang efektif.
Figur berikut akan menampilkan flowchart dari sistem manual pembelian :

5 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 2. Sistem Pengeluaran Kas
Detail sistem flowchart dari sistem pengeluaran kas secara manual akan
dipaparkan dalam figur di bawah :

C. Pembelian dan Aplikasi Pengeluaran Kas Berbasis Komputer

1. Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi
Pemrosesan Batch.
a. Departemen Pemrosesan Data: Tahap I

6 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Ketika persediaan kurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan
dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang dalam file buku
besar pembantu persediaan telah menurun sampai titik pemesanan ulangnya.
Jika demikian, maka akan dibuatkan catatan dalam file permintaan terbuka.
Catatan buku pembantu persediaan kemudian akan ditandai sedang
diproses untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang
datang. Pada akhir hari kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan
terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengosolidasikan beberapa barang
dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-
menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor
file) untuk membuat dokumen permintaan pembeliaan, yang akan dikirim ke
departemen pembelian.
b. Departemen Pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, Departemen pembelian membuat
pesanan pembelian yang terdiri atas beberapa bagian. Sailinan tersebut dikirm
ke pemasok, utang usaha, penerimaan, pemrosesan data, dan file utuk
departemen pembelian sendiri.
Berikut adalah beberapa pendekatan alternatif untuk otorisasi dan memesan
persediaan.
Sistem membuat dokumen pesanan pembelian dan dikirim ke
departemen pembelian untuk ditinjau, ditandatangani dan
mendistribusikannya ke pemasok dan pengguna internal lainnya. Berikut
adalah figur untuk alternatif pertama.

7 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Sistem yang ditunjukkan dalam alternatif dua mempersingkat proses
pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian secara langsung ke para
pemasok dan pengguna internal, hingga benar-nebenar melewati bagian
pembelian

Alternatif tiga menyajikan teknologi rekasaya ulang yang disebut

pertukaran data elektronik (EDI). Metode ini tidak menghasikan
dokumen fisik (pesanan pembelian). Sebagai gantinya, sistem komputer
dari perusahaan yang membeli dan menjual dikoneksikan melalui saluran
telekomunikasi khusus.

c. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 2

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian
terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan
pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.
d. Departemen Penerimaan

8 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Ketika barang tiba dari pemasok, staf penerimaan membuat laporan
penerimaan. Salinannya akan dikirim penyimpanan (bersama dengan barang),
pembelian, Utang Usaha, dan pemrosesan data.
e. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 3
Departemen pemrosesan data membuat file laporan penerimaan berddasarkan
data dari dokumen laporan penerimaan. Kemudian program batch
memperbarui file pembantu persediaan dari file laporan penerimaan dan
menhapus tanda sedang diproses dari catatan persediaan, kemudian sistem
akan menghitung total batch penerimaan persediaan utuk prosedur
pembaruabn buku besar umum da kemudian menutup catatan yang terkait
dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.
f. Utang Usaha
Ketika staf penerimaan menerima faktur dari pemasok, dia akan
mencocokkan nya dengan file pendukung yang sebelumnya dimasukkan
kedalam file tunda utang usaha. Staf kemudian menyiapkan voucher,
menyimpannya dalam file voucher terbuka dan mengirim salinan voucher ke
pemrosesan data.

g. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 4

File voucher dibuat dari dokumen voucher. Program batch memvalidasi
berbagai catatan voucher denag file pemasok valid, menambahkannya ke
daftar voucher (File pembantu A/P terbuka). Pada akhirnya, total batch
disiapkan untuk dicatat keakun pengendali utang usaha dalam buku besar.
2. Prosedur Penerimaan Kas
a. Departemen Pemrosesan Data
Tiap hari, sistem akan memindai file tanggal jatuh tempoh dalam daftar
voucher untuk mencari yang telah jatuh tempoh. Cek akan dicetak untuk
setiap item yang telah jatuh tempoh, dan tiap cek akan dicatat dalam daftar
cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar cek untuk
menutup voucher dan mentransfernya ke file utang usaha tertutup. Cek-cek
tersebut bersama dengan daftar transaksi akan dikirim ke pengeluaran kas.
Terakhir total batch dari akun utang usaha dan pengeluaran kas akan dibuat
untuk memperbarui buku besar.
b. Departemen Pendistribusian Kas

9 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Staf pendistribusian kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi
dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan kepihak
manajemen untuk ditandatangani. Staf kemudian mengirim cek tersebut ke
pemasok. Satu salinan dari setiap cek dikirm ke A/P, dan salinan lainnya
disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi.
c. Departemen Utang Usaha
Setelah menerima bebagai salinan cek, staf administrasi Utang usaha
mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini
ke file voucher tertutup.
3. Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas
a. Pemrosesan Data
Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis:
File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang sudah sampai
dititip pemesanan kembali.
Tiap barang akan diisi kembali dicatat kedalam file perminataan
pembelian,
Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok
Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid
Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan kedalam file pesanan
pembelian terbuka.
Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirim ke departemen
pembelian untuk ditinjau.
b. Departemen Penerimaan
Ketika barang tiba, staf penerimaan membuka file pesanan pembelian terbuka
secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilhat
dari slip pengepakan. Layar dibagian penerimaan akan meminta staf untuk
memasukkan jumlah yang diterima untuk tiap barang dalam pesanan
pembelian.
c. Pemrosesan Data
Berbabagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem.
Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan
pembelian terbuka, dengan nilai Y akan dimasukkan dalam field yang
terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan tersebut.
Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
Record buku pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan
penerimaan barang persediaan tersebut.
Akun pengendali persediaan buku besar akan diperbaharui

10 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Record dari file pesanan pembelianterbuka akan dipindahkan dan
ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo
pembayaran akan dibuat.
Tiap hari, Field jatuh tempo dalam record utang usaha akan diperiksa untuk
melihat item yang sudah harus dibayar. Berbagai prosedur berikut akn
dilakukan untuk item terpilih:
Cek akan dicetak, ditandatangani, dan diteruskan keruang surat untuk
dikirim ke pemasok. EDI para pemasok menerima secara elektronik.
Pembayaran tersebut akan dicatat dalam file daftar cek.
Barang yang dibayar akan ditransfer dari file utang usaha terbuka ke file
utang usaha tertutup.
Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbarui.
Record yang memerinci berbagai transaksi ini akan ditransmisikan melalui
terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk ditijau oleh
pihak manajemen dan sisimpan.
Karena informasi keuangan mengenai berbagi pembelian telah diketahui
sebelumnya dari kesepakatan mitra dagang, faktur dari pemasok tidak
memberikan informasi penting yang tidak dapat diambil dari laporan
penerimaan.
4. Dampak Pengendalian
a. Sistem Otomatis
Perbaikan Pengendalian Persediaan
Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) jika dibandingkan
dengan sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola
kebutuhan persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi ketika muncul, dan
dirposes secara otomatis. Sebagai hasilny, risikomengakumulasi kelebihan
persediaan atau kehabisan persediaan akan berkurang. Akan tetapi, selain
keuntungan tersebut juga ada masalah pengendalian. Pengaturan otorisasi
yang mengatur transaksi pembelian akan dikonsolidasi dalam program
komputer. Kesalahan program atau model persediaan yang tidak sempurna
akan menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan atau bahkan benar-
benar kekurangan persediaan.
Pengelolaan Kas yang lebih baik
Sistem yang oromatis mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan
memindai file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar,
hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh

11 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis akan mengurangi
biaya tenaga kerja, menhemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan
akurasi.
Dalam sistem ini, manajer bagian pengeluaran kas akan menandatangani
cek, sehingga memberikan pengendalianatas engeluaran kas. Akan tetapi,
banyak sistem komputer dapat mengotomatiskan penandatangana cek
dengan perlengkapan cetak khusus, yang akan lebih efisien ketika jumlah
cek banyak, tetapi akan meniadakan beberapa pengendalian.
Jeda Waktu
Terdapat jeda waktu antara datangnya barang dibagian penerimaan dengan
pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Tergantung dari jenis
sistem pemesanan penjualan yang digunakan, jeda waktu ini memengaruhi
penjualan secara negatif.
Kemacetan dalam Pembelian
Dalam sistem otomatis ini, bagian pembelian akan secara langsung terlibat
dalam semua keputusan pembelian. Hal ini, akan berti pekerjaan tambahan
yang memperpanjang waktu tenggang dalam proses pemesanan. Banyak
sekali pembelian rutin yang dapat diotomatiskan. Dengan membebaskan
staf pembelian dari pekerjaan rutin, seperti membuat pesanan pembelian
dan mengirimnya kepada pemasok, maka perhatian dapat difokuskan
kepada masalah pemesanan (seperti barang khusus atau barang yang
kurang persediaannya), dan staf pembelian dapat dikurangi.
Dokumen Kertas yang berlebihan
Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas
harus dibeli, dokumen harus disimpan, diarsipkan, ditandatangani, oleh
bagian distribusi internal dan dikonversi oleh para personel pemrosesan
data. Perusahaan dengan transaksi yang sangat banyak akan mendapatkan
banyak keuntungan dari pengurangan atau peniadaan dokumen kertas
dalam sistemnya.
b. Sistem yang Direkayasa Ulang
Secara khusus, bagian penting dari sistem ini adalah (1) sistem ini
menggunakan prosedur real-time dan file akses langsung untuk
mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, (2) sistem ini meniadakan
berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, (3) sistem ini
mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara signifikan dengan

12 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen dan dengan
menyimpan berbagai record dalam media akses langsung. Akan tetapi,
berbagai perbaikan opersasional ini memiliki implikasi pengendalian berikut
ini.
Pemisahan Tugas
Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara pemrosesan
otorisasi dengan transaksi. Pada tahap ini, berbagai komputer akan
mengotorisasi dan memroses pesanan pembelian, serta mengotorisasi dan
menerbitkan cek untuk para pemasok.
Pengendalian catatan Akuntansi dan Akses
Sistem ini melihat catatan akuntansi secara ekslusif dalam disket magnetis.
Untuk mempertahankan intergritas berbagai record ini, perusahaan harus
mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket
tersebut. Perusahaan dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti
lunak untuk menyediakan pengendali akses yang memadai.

13 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 BAB 6
SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN II

PEMROSESAN PENGGAJIAN DAN ASET TETAP

A. KONSEP SISTEM PENGGAJIAN

Pemrosesan gaji pada kenyataannya merupakan sistem pembelian kasus
khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan
pengeluaran kas reguler. Namun, karena alasan kepraktisan, pendekatan ini
memliki sejumlah kekurangan, antara lain :
Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan
untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar
karyawan.
Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan
pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan
cek untuk untuk kegiatan dagang.
Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi
yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan
pengeluaran kas untuk para pemasok.

Sistem penggajian memiliki tugas-tugas utama yaitu dimulai dari personalia,

produksi, akuntansi biaya, penggajian, departemen utang, pengeluaran kas dan
buku besar pembantu.

Departemen Personalia. departemen personalia menyiapkan dan

menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan
personalia (personnel action form). Dokumen tersebut mengidentifikasi para
karyawan yang diotoritas untuk menerima cek pembayaran dan digunakan
untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan, dan
klasifikasi pekerjaan.

Departemen Produksi. Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu

catatan waktu kerja (time record): kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu

14 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap
pekerja disetiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke bagian
akuntansi biaya (siklus konversi), dimana dokumen tersebut digunakan untuk
mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu
(time record) berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja. Kartu ini
dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran
karyawan tersebut.
Akuntansi biaya. Departemen akuntansi biaya menggunkan kartu pekerjaan
untuk mengalokasikan biaya tenga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja
langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman
distribusi tenaga kerja (labor distibution summary) dan diteruskan ke
departemen buku besar umum.
Penggajian. Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data
pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari
departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini melakukan
pekerjaan berikut :
1. Menyiapakan daftar gaji (payroll register) yang menunjukkan
pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran
bersih.
2. Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan
(employee payroll records)
3. Menyiapakan cek gaji (paychek) untuk karyawan
4. Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.
5. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar
gaji.
Menyiapkan akun utang. Staf administrasi utang usaha (accounts payable)
memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima
pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar
gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku
besar umum.
Menyiapkan pengeluaran kas. Manajer di bagian pengeluaran kas
menerima cek-cek penggajian,memeriksanya, dan kemudian

15 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk
didistribusikan ke para karyawan. Staf admnistrasi menerima tanda terima
pengeluaran kas dan daftar gaji. Stu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan
disetor ke akun dana gaji (payroll imprest account). Cek gaji karyawan
tersebut ditarik dari akun, yang digunkan hanya untuk penggajian. Dana harus
ditransfer dari akun kas umum ke akun dana gaji ini sebelum cek pembayaran
dicairkan. Akhirnya, staf tersebut mengirimkan satu salinan cek dengan tanda
terima pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang, di mana
semuanya itu akan disimpan.
Menyiapkan buku besar umum. Departemen buku besar umum menerima
rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda
terima pengeluaran kas dari utang usaha. Yanda terima pengeluaran kas
menunjukkan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke dalam kas, utang
pajak, dan pengurangan lainnya.

16 Sistem Informasi Dan Pengendalian

B. KONTROL PENGGAJIAN

1. Otorisasi transaksi. formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian

otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Yang berguna untuk
mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang
diotorisasi.

2. Pemisahan tugas. Fungsi kontrol waktu dan fungsi personalia harus

dipisahkan. Depatemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran
ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam.

3. Pengawasan. Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-

kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat
atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan
kartu waktu dengan kehadiran aktual.

4. Catatan Akuntansi. Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen

kartu waktu, kartu pekerjaan dan bukti kas keluar. Informasi jurnal yang
berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji. Akun buku
besar pembantu yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.
Akun buku besar pembantu umum, pengendalian penggajian dan akun dana
gaji.

5. Pengendalian akses. Aset yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah

tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang
tidak benar ke catatan akuntansi. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber
dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal penting seperti halnya
semua siklus pengeluaran.

6. Verifikasi independen. Contoh dari pengendalian verifikasi independen dalam

sistem penggajian adalah Verifikasi jam kerja, pengurus pembayaran, hutang
usaha, buku besar umum.

17 Sistem Informasi Dan Pengendalian

C. SISTEM PENGGAJIAN FISIK
Sistem Penggajian Manual

Otorisasi penggajian dan jam kerja masuk departemen penggajian dari dua
sumber berbeda: personil dan produksi

Departemen penggajian menyatukan informasi ini, menghitung daftar gaji

dan mendistribusikan gaji kepada karyawan.

Akuntansi biaya menerima informasi tentang waktu yang dihabiskan untuk

setiap pekerjaan dari produksi. Ini digunakan untuk posting ke akun WIP.

Bagian hutang menerima informasi penggajian ringkasan dari departemen

penggajian dan wewenang departemen pengeluaran kas untuk deposit cek
tunggal dalam jumlah total gaji dalam rekening imprest pada daftar gaji yang
diambil

Departemen buku besar menerima informasi dari bagian akuntansi biaya dan
hutang. Rekening kontrol diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini.

D. SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER

Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Sistem Batch
Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan),
sistem tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch atau file berurutan.
Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu
pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch
melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi buku besar.

Implikasi pengendali
Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan
kelemahan dalam sistem pengeluaran umum yang dibahas sebelumnya. Sistem ini
mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis
cek. Selain itu, untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup
memadai.

18 Sistem Informasi Dan Pengendalian

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji seringkali

distukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia-MSDM (human
resource management-HRM). Sistem MSDM menangkap dan memproses
sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan
karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga
kerja, kegiatan personalia(tarif pembayaran, pemotongan, dan lain-lain), juga
gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk
tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam
status karyawan pada saat terjadinya. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi
sederhana dalam hal-hal berikut : 1) departemen operasi mengirim transaksi ke
pemrosean data melalui terminal, 2) file akses langsung digunakan untuk
penyimpanan data, dan 3) banyak proses sekarang dilakukan secara real time.
Personalia, departemen personalia melakukan perubahan dalam file
karyawan secara real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk
penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak
bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji,
dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran).

19 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Akuntansi biaya, departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya
pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan
tenaga kerja (labor usage file).
Penjagaan waktu, ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari
supervisor pada tiap akhri minggu, departemen penjagaan waktu membuat
file kehadiran (attendance file) saat ini.
Pemrosesan data, pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan
dalam batch:
1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overheaddan akun
biaya.
2. File rangkuman distibusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari
file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.
3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran ke file karyawan
(employee file). Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan
pengeluaran kas.
4. File catatan karyawan diperbarui.
5. cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Sek tersebut dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek
pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan.
6. File bukti pengeluaran diperbarui dari satu cek disiapkan utnuk dana
yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti
pengeluaran dikirim kedepartemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti
pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas, satu salinan yang
terakhir dikirim ke departemen utang.
7. Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman
distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file
buku besar.

Implikasi pengendalian
Fitur sistem penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak
keuntungan operasional, seperti yang didiskusikan sebelumnya, termasuk

20 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja,
dan tenaga kerja admnistrasi. Bentuk ini juga membawa impilkasi pengendalian.
Banyak pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia sekarang
dilakukan oleh komputer. Sistem ini berbasis komputer pasti menghasilkan
catatan yang memadai untuk verifikasi independen dan tujuan audit. Akhirnya,
pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file
data dan program komputer.

E. KONSEP SISTEM ASET TETAP

Aset tetap adalah properti, pabrik dan peralatan yang digunakan dalam operasi
perusahaan. Item-item ini relatif permanen dan sering kali secara kolektif
mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Aset tetap meliputi tanah,
bangunan, furniture, mesin, dan kendaraan bermotor. Sistem aset tetap perusahaan
memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan
penghapusan aset tetap. Tujuan khusus dari sistem aset tetap adalah untuk:
1. Memproses akuisisi aset tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan
persetujuan dan prosedur manajemen formal.

21 Sistem Informasi Dan Pengendalian

2. Memelihara catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi aset, biaya,
deskripsi, dan lokasi fisik di dalam organisasi.
3. Memelihara catatan depresiasi yang akurat untuk aset-aset yang dapat
disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar
4. Menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu
merencanakan investasi aset tetap di masa depan.
5. Mencacat penghapusan aset tetap dengan benar

Logika Sistem Aset Tetap

Proses ini melibatkan tiga kategori yaitu:
1. Akuisisi aset
Akuisisi aset biasanya dimulai dari manager departemen (pengguna)
yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aset tetap yang baru. Prosedur
otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung
pada biaya aset tersebut. Dalam keputusan ini, manajer departemen sering
kali memiliki otoritas umum untuk menyetujui pembelian aset tetap yang
tidak mahal. Namun demikian, untuk pengeluaran modal diatas batas
materialitas yang ditetapkan, manajer tersebut harus meminta persetujuan
eksplisit. Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, pekerjaan

22 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 akuisisi aset tetap mirip dengan proses siklus pengeluaran, namun terdapat
dua perbedaan sebagai berikut:

a) Departemen pengiriman mengirim aset tersebut ke pengguna/manajer yang

bersangkutan, bukan ke toko pusat atau gudang.

b) Departemen aset tetap, bukan pengendali persediaan, melakukan fungsi

pembukuannya.
2. Pemeliharaan Aset
Pemeliharaan aset melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar
pembantu aset ketika aset tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang
waktu pemakaian. Beberapa metode depresiasi yang umum digunakan adalah
metode garis lurus, jumlah digit tahun, saldo menurun ganda dan unit
produksi.

3. Penghapusan Aset
Ketika aset mencapai titik akhir dari umur ekonominya atau ketika
manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aset tersebut harus dihapus
dari buku besar pembantu aset tetap. Proses ini dimulai ketika manajer yang
bertanggung jawab atas aset tersebut mengeluarkan permintaan untuk
menghapus aset tersebut.

F. SISTEM ASET TETAP FISIK

Sistem Tetap Asset Berbasis Komputer
1. Prosedur Akuisisi
Proses ini dimulai ketika staf administrasi akuntansi asset tetap menerima
laporan penerimaan dan bukti kas keluar. Dokumen-dokumen ini menyediakan
bukti bahwa perusahaan secara fisik telah menerima aset tersebut dan
menunjukkan biayanya.
Sistem asset tetap secara otomatis memperbarui akun control aset tetap di
buku besar dan mempersiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar
sebagai bukti masukan. Sistem ini juga menghasilkan laporan untuk akuntansi
manajemen.

23 Sistem Informasi Dan Pengendalian

 Berdasarkan parameter depresiasi yang termasuk dalam catatan asset
tetap, sistem mempersiapkan jadwal penyusutan untuk setiap asset saat akuisisi.
Jadwal tersebut disimpan di computer disk untuk perhitungan penyusutan masa
depan.

2. Pemeliharaan asset
Sistem asset tetap menggunakan jadwal depresiasi untuk mencatat
transaksi depresiasi pada akhir periode secara otomatis. Tugas-tugas khususnya
mencakup (1) menghitung penyusutan periode berjalan, (2) memperbarui
akumulasi penyusutan dan nilai buku, (3) membukukan jumlah total penyusutan
ke rekening buku besar (beban penyusutan dan akumulasi penyusutan), dan (4)
mencatat transaksi penyusutan dengan menambahkan catatan ke jurnal.

3. Prosedur penghapusan aset tetap

Laporan penghapusan secara resmi mengotorisasi departemen aset tetap
untuk menghilangkan aset yan dihapus tersebut dari buku besarnya

G. PENGENDALIAN SISTEM ASET TETAP

1. Pengendalian Otorisasi
Akuisisi aset tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap
transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau
departemen.

2. Pengendalian pengawasan
Karena aset modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aset ini
rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan dibandingkan dengan persediaan
yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena itu, supervisi manajemen
merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aset tetap.

3. Pengendalian Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor internal harus memeriksa akuisisi aset dan prosedur
persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis.

24 Sistem Informasi Dan Pengendalian