BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah

J&T ekspres adalah perusahaan yang begerak di bidang jasa pengiriman barang, yang
mempunyai visi membangun sebuah perusahaan ekspres yang berbasis tehnologi internet dengan
jangkauan ke Asia tenggara.

Adapun misi perusahaan J&T menggunakan IT system terkini untuk mengembangkan efisiensi
dan kualitas servise terbaik kepada pelanggan, serta menjunjung tinggi budaya perusahaan
dengan melalui 4(empat) nilai inti yaitu integritas,pelayanan,kebersamaan, dan tanggungjawab.

Untuk mencapai visi dan misi perusahaan dibutuhkan adanya sistem yang mengatur jalanya

perkembangan suatu perusahaan.di dalam pembahasan makalah ini saya akan mengulas tentang

system yang berjalan di J&T ekspres.

2. Rumusan masalah

A. Bagaimanakah system managemen J&T yang sekarang ini

B. Apakah yang saya lakukan apabila dimasa depan saya menjadi pemimpin?

3. Tujuan pembuatan makalah

1. Syarat kelulusan RBC

2. Memberikan pendapat tentang system J&T sekarang.

 BAB II

PEMBAHASAN

1. Managemen Drop Point

Hal yang paling penting dalam managemen adalah system. Adapun system yang ada

dalam managemen drop point antaralain:

A. Syarat dan standar tampilan drop point.

Drop point memiliki syarat dan standar khusus yang ditentukan dari pusat Jakarta.

Untuk pembukaan drop point baru harus memiliki :

Minimum karyawan drop point ada 5 orang yaitu: 1 supervisor, 1 admin, 3

sprinter.

Peralatan drop point yang meliputi peralatan tetap seperti: computer, printer,

cctv (luar dan dalam drop point harus ada), telepon, internet.

Mobil operasional.

Tempat parker.

Daftar tarif pengiriman dan data cakupan area drop point.

Disain sesuai dengan standar HQ Jakarta.

Foto lokasi (tampilan depan) drop point.

Surat pengajuan pembukaan drop point baru.

Persetujuan pembukaan dari HQ Jakarta.

B. Bagian-bagian dari drop point

Bagian-bagian drop point antara lain:

Back drop ( poster dinding)

Meja drop point.

 Poster-poster yang berhubungan dengan drop point.

Map coverage.

Kursi tunggu.

Pada kenyataan di lapangan bagian-bagian drop point ini ada sebagian yang

belum dilengkapi. Ini dikarenakan kita mengambil bagian-bagian yang penting

dulu agar bisa digunakan sebagaimana fungsinya.

C. Man power ( sumberdaya manusia )

Setelah kita mempunyai tempat untuk drop point perlu adanya managemen

sumberdaya manusianya, hendaknya semua karyawan melakukan:

Menjaga kebersihan drop point saat buka maupun tutup.

Menjaga keamanan dan mematuhi tata tertib yang ada di drop point.

Admin yang masih lembur wajib ditemani baik supervisor maupun sprinter.

Dalam hal ini dibutuhkan kesadaran dan rasa tanggung jawab dari masing-masing

karyawan drop point.

 2. Struktur perusahaan

Suatu perusahaan pastinya ada susunan pengurus yang bertanggung jawab disetiap

bagian. untuk J&T ekspres sendiri secara umum memiliki struktur sebagai berikut:

AGENT

MANAGER

SUPERVISOR

ADMIN ADMIN FINANCE KEPALA GUDANG SPRINTER TRANSPORTER

Dari struktur diatas dapat dilihat hubungan antara bagian saling berkaitan/berkesinambungan.
Adapun tugas dari masing-masing bagian sebagai berikut :

A. Supervisor
Mengecek informasi pickup dari call center ,dan group wechat
Koordinasi dengan manager untuk pembagian area sprinter.
Koordinasi team dan menyelesaikan permasalahan di drop point.
Miting mingguan,memahami masalah dan pemecahan masalah serta motivasi
team.
Membuat laporan kepada manager.
B. Admin
Melakukan penjadwalan pickup dari callcenter kepada sprinter dalam waktu 5
(lima) menit.
Tracking paket hasil pickup sampai diterima customer,jika ada masalah segera
ditindak lanjuti.
Input AWB disistem E3.
Melaporkan kepada HR pusat jika ada karyawan yang mengundurkan diri.
 Membuat laporan pickup harian dan bulanan.
Membuat laporan tingkat kesuksesan pengiriman harian.
Membuat laporan absensi harian dan bulanan karyawan.
C. Admin finance
Cek transaksi AWB oleh sprinter terutama COD dan DFOD.
Cek uang setoran H-1 dan disetorkan ke Bank.
Membuat laporan pembayaran COD dan DFOD.
Membuat laporan PP-cash dan PP-PM.
Mencatat keluar masuk petty cash.
Membuat invoice penagihan PP-PM.
Membuat laporan rincian bulanan customer COD dan DFOD.
D. Kepala Gudang
Cek paket incoming,scan terima (paket sampai),scan kirim dan membagikan ke
sprinter sesuai area masing-masing.
Memastikan waktu kendaraan operasional berjalan sesuai jadwal.
Menyelesaikan paket bermasalah melalui pemeriksaan cctv drop point dan
gateway.
Membuat laporan paket bermasalah atau paket yang disimpan di gudang.
Menghubungi pelanggan untuk paket yang bermasalah dan disimpan di gudang.
Membuat daftar perlengkapan dan peralatan drop point bulanan.
Membuat laporan pemakaian perlengkapan harian dan bulanan.
E. Sprinter
Delivery tepat waktu maksimal 120 menit.
Pickup cepat maksimal 110 menit.
Bersikap sopan kepada semua pelanggan.
Melaporkan kepada supervisor atau admin drop point apabila ada paket
bermasalah atau memberikan informasi jika ada customer potensial.
Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
Sebar brosur di area yang di tempati.
Menghubungi customer penerima apabila ada masalah pengiriman.
F. Transporter
Menjaga dalam merawat kendaraan operasional dalam keadaan baik dan bersih.
Melakukan penjemputan dan pengantaran paket incoming dan outgoing sesuai
jadwal.
Mengembalikan kunci kendaraan operasional kepada penanggungjawab drop
point saat pulang kerja.
Apabila ada masalah dengan kendaraan oprasional agar dilaporkan kepada
penanggung jawab drop point.
Dilihat dari tugas dan tanggung jawab setiap bagian diharapkan bisa berjalan sesuai dengan
seharusnya, pada kenyataan dilapangan masih banyak kekurangan dan belum sesuai. Hal ini
 biasa terjadi karena kurangnya edukasi terhadap karyawan, khususnya sprinter,kurang
tanggap nya sprinter terhadap jobdesknya,

Contoh ketidak sesuaian jobdesk sprinter dengan keadaan dilapangan:

1. Masih banyak sprinter yang keseharianya monoton misal,masuk kerja ambil paket
delivery,berangkat delivery pulang sore dan pickup sedikit. Disini membuktikan bahwa
sprinter masih kurang bisa memanfaatkan waktu dengan baik.
2. Dalam berpakaian sprinter tidak standar misal, spinter datang ke drop point pake sandal.
3. Terkadang masih menggunakan bahasa yang tidak halus kepada customer.

Dan masih banyak lagi,

Kenapa saya mengambil sprinter sebagai contoh? Karena sprinter adalah ujung tombak
perusahaan dan sprinter yang berhubungan langsung dengan customer,sedangkan
pendapatan kita berasal dari customer. Padahal perusahaan kita bergerak di bidang jasa dan
yang dilihat pertama oleh customer adalah sprinter,seandainya sprinternya kurang
professional dalam bekerja terus apa yang bisa kita tawarkan kepada customer, menurut saya
ini hal yang paling penting yang harus diperhatikan dalam mengembangkan perusahaan ini.

Disini saya akan membahas tentang masalah-masalah yang terjadi didalam drop point secara
umum, antara lain:

1. Masalah supervisor marketing.

2. Masalah supervisor office.
3. Masalah sprinter.

Ketiga masalah diatas sering terjadi di dalam drop point saat ini, adapun permasalahan itu
misalnya:

1. Masalah supervisor marketing.

Supervior marketing tidak tau setiap hari kerja apa.
Supervisor marketing jarang mengadakan brifing dengan team.
Supervisor marketing tidak di dengar teamnya.
Supervisor marketing masih baru.
Supervisor marketing responya lama.
Supervisor marketing tidak memikirkan cara menaikan penjualan.
Supervisor marketing tidak bisa mengatasi masalah di area.
Supervisor marketing jarang berkomunikasi dengan manager.
Supervisor marketing jarang berkomunikasi dengan supervisor office.
Supervisor marketing kurang tanggung jawab.
 2. Masalah supervisor office.
Input tidak selesai tepat waktu. Sedangkan input adalah tanggung jawab yang
paling besar.
Storan terlambat atau kurang.
Tidak bisa handle admin atau sprinter.
Kurang komunikasi dengan manager.
Kurang tegas dalam penagihan PP-PM dan PP-CASH.
Tidak menjalankan tracking paket pickup.
Kurang ramah memberikan pelayanan kepada customer yang datang ke drop
point.
3. Masalah sprinter.
Yang paling menonjol bahkan ada disetiap drop point adalah penampilan sprinter
tidak standar.
Tidak tau keunggulan J&T.
Tidak tau cara yang baik berkomunikasi dengan customer
Hanya menggantungkan customer lama dan jarang mencari customer baru.
Sering buang waktu.
Lupa scan tanda tangan setelah selesai delivery.
Lupa scan pickup.
Tidak punya rasa bersaing.

Melihat dari permasalahan diatas system yang berjalan saat ini pelaksanaanya belum merata di
lapangan.

Untuk saat ini system yang digunakan di perusahaan kita masih berpusat pada manager masing-
masing. Setiap manager mempunyai cara sendiri-sendiri untuk mengatur dan mengembangkan
setiap drop point yang dipegang.akan tetapi semua manager juga berpusat pada intruksi yang
diberikan oleh Bos yaitu MR.Bruce, inilah point plus yang bisa kita dapatkan, karena system
yang berpusat dari satu pemikir itu akan menghasilkan hasil yang lebih baik dari pada banyak
pemikir jadi kita bisa focus dalam menjalankan segala intruksi yang diberikan.

Akan tetapi dalam hal ini masih banyak kendala dilapangan diantaranya:

kurang meratanya informasi yang diterima dilapangan.

kurangnya rasa tanggung jawab dan rasa memiliki oleh karyawan.
kurangnya kesadaran yang dimiliki oleh karyawan.

Dari kendala-kendala diatas bisa terjadi karena beberapa factor

 1. kurangnya komunikasi antara atasan dan bawahan

Komunikasi sangat berperan penting dalam setiap hal, karena dengan komunikasi kita bisa

menyelesaikan segala permasalahan dengan cepat. Komunikasi dapat dibagi menjadi 3 aliran:

komunikasi ke Bawah(Downward communication)

Komunikasi ini biasa terjadi dari atasan ke bawahan. contoh komunikasi antara manager
ke supervisor/sprinter.

Kenyataan dilapangan sering terjadi misscomunication, dikarenakan kurang penangkapan

dari bawahan dalam memahami informasi yang diberikan. Dalam hal ini sering terjadi

supervisor/sprinter kurang paham dengan penyampaian yang disampaikan oleh manager

sehingga pelaksanaan dilapangan kurang maksimal.

Contoh: Masih banyak supervisor/sprinter yang belum menguasai sop/jobdesk masing-

masing.

komunikasi Horizontal(Horizontal communication)

Komunikasi antara sesama rekan sejawat. Komunikasi ini sangat penting karena

berpengaruh dengan operasional dan kekeluargaan di dalam drop point.

apabila dalam suatu drop point komunikasi horizontal ini baik maka bisa dipastikan

drop point tersebut akan kondusif dalam menyelesaikan segala permasalahan. Pada

kenyataanya masih banyak drop point yang belum melakukan komunikasi ini dengan

baik, Sehingga sering terjadi kesenjangan social dan kesalahpahaman antara rekan kerja.

komunikasi ke Atas (upward communication)

 Komunikasi yang terjadi dari bawahan ke atasan. Apa bila komunikasi ini terjalin dengan

baik maka atasan bisa tau apa yang menjadi masalah didalam pekerjaan,dan bisa mencari

solusi dengan cepat. Pada kenyataanya komunikasi yang terjadi khususnya di drop point

masih kurang, Masih banyak sprinter/karyawan yang memendam masalahnya sendiri dan

kurang koordinasi dengan atasan. Hal ini akan memperlambat kinerja dan penyelesaian

masalah yang terjadi. Biasanya ini terjadi karena bawahan takut salah saat ngomong dengan

atasan.

2. kurangnya motivasi kerja karyawan.

Motivasi kerja sangat penting, didalam bekerja tanpa adanya motivasi kita akan melakukan

pekerjaan dengan mengalir begitu saja tanpa adanya pencapaian target yang dituju.

Motivasi yang terbaik berasal dari diri sendiri maka dari itu perlu adanya kesadaran diri yang

kuat untuk meningkatkan motivasi itu. Di dalam perusahaan ini ada beberapa hal yang bisa

meningkatkan kesadaran dan motivasi kita. Diantaranya dengan memegang teguh budaya

perusahaan. Budaya perusahaan yang paling penting untuk meningkatkan kesadaran dan

motivasi kita adalah Benfen. Adapun benfen sendiri dibagi menjadi 4:

Terisolasi dari tekanan luar

Yang dimaksud dengan terisolasi dari tekanan luar adalah kita harus mempunyai pendirian teguh

dalam bekerja tidak peduli hambatan dan hasutan dari luar, Focus dengan apa yang dikerjakan

untuk mencapai target yang ditentukan

 Selalu intropeksi diri dan tidak menyalahkan orang lain jika ada masalah

Didalam melakukan suatu pekerjaan pasti timbul suatu permasalan sikap kita dalam hal ini tidak

boleh mencari kambing hitam untuk menyelesaikan masalah tersebut, banyaklah introspeksi diri

dan menyadari segala kekurangan serta segera mencari solusi yang terbaik.

Tidak mengambil keuntungan dari pihak lain

hal ini jelas sekali diterangkan dalam budaya perusahaan di J&T ekspres tidak boleh mengambil

keuntungan sendiri dari pihak lain.

Benfen lebih tinggi dari kejujuran

Benfen adalah kejujuran dalam hal ini yang dimaksud adalah kejujuran diatas kejujuran harus

dijunjung tinggi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab.

Jika saya menjadi pemimpin yang akan saya lakukan adalah memperbaiki komunikasi dengan

seluruh karyawan. Mendekatkan diri dengan karyawan lain dan menganggap karyawan sebagai

patner kerja. Memotivasi dengan menanamkan jiwa kepemimpinan kepada semua karyawan.

prinsip dasar kepemimpinan menurut Kihajar Dewantara ada 3:

1. ing ngarso sung tulodho (pemimpin didepan menjadi contoh)

Dalam prinsip ini di jelaskan bahwa seorang pemimpin harus bisa menjadi contoh yang

baik untuk bawahanya. Dalam bertidak,bertingkah laku dan dalam kehidupan sehari-hari.
 2. ing madya mangun karso (pemimpin ditengah membangun rasa)

Disini dijelaskan pemimpin harus bisa membangun rasa dalam team,memotivasi dan

memberi semangat team.

3. tutwuri handayani (pemimpin dibelakang bisa mengikuti dan mendorong team )

Pemimpin harus bisa mendorong team untuk maju dan berkembang dengan rasa

kesadaran dari diri sendiri.

Dengan menanamkan prinsip ini dalam team kita bisa membangun semangat team.dan team bisa

melakukan tugas dan tanggung jawabnya tanpa disuruh dan dengan kesadaran untuk pencapaian

target yang ditentukan.

Meningkatkan kebersamaan team dalam segala hal, menjadikan tempat kerja adalah rumah

kedua yang didalamnya dianggap menjadi keluarga. Ini bisa membentuk team yang solid, team

yang bisa menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat.

Apabila team yang solid itu sudah terbentuk maka akan mudah untuk memanagenya
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan
Jadi point penting dalam management di perusahaan ini adalah komunikasi dan motivasi
apabila dua hal ini bisa dilakukan dengan baik maka proses management perusahaan pun akan
berjalan dengan baik.