KECAMATAN UKUI
I. Latar Belakang
A. Ruang Lingkup
Pedoman Mutu ini untuk menciptakan dan menjelaskan tentang sistem manajemen
mutu dari Pelayanan Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Ukui Kecamatan Ukui.
Kegiatan pelayanan meliputi proses pelayanan internal (Pelayanan pendaftaran,
pengobatan Poliklinik, pelayanan administrasi surat menyurat, pelayanan apotek,
Gudang Obat dan IGD) maupun eksternal (Pelayanan Luar Gedung).
Ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu pada Puskesmas Ukui Kecamatan
Ukui adalah meliputi proses-proses yang ada, yaitu :
Proses Pelayanan Administrasi dan manajemen
Peraturan dan perundang-undangan dan persyaratan lain yang dikeluarkan oleh lembaga
nasional yang menjadi acuan oleh Puskesmas Ukui Kecamatan Ukui adalah :
UU dan Peraturan tentang Pemerintah Daerah
TATA NILAI
BERLIAN
B : BERBUDAYA dan AGAMAIS
E : EFESIEN DALAM WAKTU DAN BIAYA PELAYANAN
R : RAMAH DAN SANTUN DALAM MEMBERI PELAYANAN
L : LOGIS DALAM BERPIKIR
I : INOVASI DAN KREATIF SESUAI PERATURAN
A : AMAN DALAM BERTINDAK SESUAI DENGAN PRINSIP KESELAMATAN
N : NYAMAN DAN BERSIH DILINGKUNGAN KERJA
PEMETAAN PROSES
PELAYANAN KESEHATAN PUSKESMAS UKUI
KECAMATAN UKUI
AA
NN Support System
PENJELASAN PROSES PELAYANAN KESEHATAN
9 Pelayanan Poli PTM / Haji Prosedur Pelayanan Poli PTM / Haji PJ Poli PTM / Haji
10 Pelayanan Laboratorium Prosedur Pelayanan Laboratorium PJ Laboratorium
11 Pelayanan Klinik Gizi Prosedur Pelayanan Klinik Gizi PJ Klinik Gizi
12 Pelayanan Klinik Sanitasi Prosedur Pelayanan Klinik Sanitasi PJ Klinik Sanitasi
13 Pelayanan Poli TB / HIV Prosedur Pelayanan Poli TB PJ Poli TB
14 Pelayanan Apotek Prosedur Pelayanan Apotek PJ Apotek
15 Pelayanan Gudang Obat Prosedur Pelayanan Gudang Obat PJ Gudang Obat
16 Pelayanan Tata Usaha Prosedur Pelayanan Tata usaha Kepala Tata Usaha
C. PROSES PENDUKUNG /TATA USAHA
D. ORGANISASI ORGANISASI
A. Struktur Organisasi
Struktur organisasi terdiri dari Struktur PUSKESMAS UKUI keseluruhan (PUSKESMAS UKUI),
Struktur PUSKESMAS UKUI saja dan Struktur masing-masing bagian. Secara lebih lengkap dapat
dilihat pada dokumen Sistem Organisasi dan Uraian Kerja (terlampir).
Untuk penerapan dan pengembangan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan PUSKESMAS UKUI
maka Kepala PUSKESMAS UKUI menunjuk ketua tim mutu dibantu oleh koordinator audit internal,
koordinatror kepuasan pelanggan, koordinator management komplain, koordinator menagement resiko
yang dalam menjalankan tugasnya untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan efektif
dan Efisien.
1. Memastikan proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, diterapkan dan
dipelihara.
2. Melaporkan kepada Kepala PUSKESMAS UKUI mengenai kinerja Sistem Manajemen Mutu dan
peluang untuk perbaikan.
3. Memastikan kesadaran dari seluruh karyawan mengenai pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan,
baik eksternal maupun internal.
4. Bertanggungjawab terhadap pemecahan masalah / kendala dalam pengembangan dan penerapan
Sistem Manajemen Mutu di semua bagian.
5. Memastikan penggunaan Standar Kerja/ Acuan Kerja terkini untuk masing-masing bagian.
6. Mewakili PUSKESMAS UKUI untuk masalah Sistem Manajemen Mutu terutama kepada Pihak Luar.
7. Merencanakan dan melaksanakan serta memantau Program Audit Internal serta Tinjauan Manajemen.
Untuk menjalankan tanggung jawab dan wewenangnya maka kompetensi yang dibutuhkan adalah
sebagai berikut :
Kualifikasi :
1. Merupakan salah seorang anggota manajemen, yang menempati posisi sebagai salah seorang Kepala
Bagian.
2. Memiliki jiwa dan kemampuan kepemimpinan yang baik.
3. Memahami proses bisnis organisasi secara keseluruhan.
D. Komunikasi Internal
Agar semua informasi atau kendala-kendala yang ada dapat disampaikan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan di dalam lingkup organisasi, maka dalam menjalankan proses bisnisnya PUSKESMAS
UKUI menerapkan beberapa metode komunikasi internal, antara lain : Staf Meeting,Apel pagi, Papan
pengumuman, Memo Internal, dll). Adapun hal-hal yang dibahas adalah meliputi antara lain :
- Segala sesuatu yang Permasalahan Sistem Manajemen Mutu
- Persyaratan Pelanggan/ Dokumen Kontrak / Sfesifikasi Teknis
- Keluhan Pelanggan
- Undangan Koordinasi Proyek ,program kesehatan
- Peraturan atau Standar yang terkait dengan realisasi jasa/ pekerjaan/ proyek
- Pembuatan program kerja/ perencanaan tindakan perbaikan dan pencegahan
- Dan lain-lain.
NO JUDUL DOKUMEN
1 Pedoman Mutu
1. Komitmen Manajemen
Sebagai salah satu wujud komitmen PUSKESMAS UKUI dalam berupaya memuaskan pelanggan
eksternal dan puskesmas pembantu, serta melakukan perbaikan berkelanjutan, maka manajemen
PUSKESMAS UKUI mempunyai Visi, Misi, Kebijakan dan Sasaran Mutu sebagaimana yang tertuang
dalam Pedoman Mutu.
2. Fokus pada Pelanggan
PUSKESMAS UKUI meyakini bahwa pelanggan eksternal maupun puskesmas pembantu harus
mendapatkan perhatian utama dan selalu berupaya memuaskan mereka dengan mengidentifikasi
kebutuhan dan harapannya, serta menetapkan proses-proses yang dibutuhkan dalam merealisasikan
persyaratan mereka.
3. Kebijakan Mutu
PUSKESMAS UKUI telah menetapkan Kebijakan Mutu (lihat Pedoman Mutu) sesuai dengan tujuan
organisasi, serta selalu berupaya memelihara dan meninjau kesesuaiannya.
4. Perencanaan
4.1 Indikator mutu
PUSKESMAS UKUI telah menetapkan indikator Mutu sesuai dengan kebijakan mutu yang
ditetapkan, termasuk penetapan indikator mutu yang relevan pada masing-masing bagian.
4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu di PUSKESMAS UKUI yang dinyatakan dalam bentuk
Rencana Kerja PUSKESMAS UKUI merupakan penjabaran dari rencana pencapaian Sasaran/Target
Organisasi.
Dokumen terkait : Rencana Kerja Organisasi
5 Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi
5.1 Penetapan Tanggung Jawab dan Wewenang
Tanggung jawab dan wewenang setiap personil di PUSKESMAS UKUI ditetapkan dalam bentuk
uraian kerja yang dikomunikasikan kepada masing-masing personil agar dipahami dan dilaksanakan
sebagaimana mestinya. Hubungan kerja antar fungsi di PUSKESMASBERSERI KECAMATAN
UKUI digambarkan dalam sebuah struktur organisasi.
Dokumen terkait : Sistem Organisasi dan Uraian Kerja
5.2 Ketua tim Mutu
Manajemen puncak PUSKESMAS UKUI telah menunjuk salah satu dari Kepala Bagian sebagai Wakil
Manajemen (), yang diluar tanggung jawab lain, memiliki tanggung jawab dan wewenang
sebagaimana diuraikan pada Pedoman Mutu Bagian VI Organisasi Organisasi. Dalam
melaksanakan tugasnya, Wakil Manajemen tersebut dibantu oleh ISO secretariat. Penunjukkannya
dituangkan dalam bentuk Surat Keputusan Kepala PUSKESMAS UKUI.
5.4.1 Hal-hal yang dijadikan masukan untuk dibahas dalam rapat tinjauan manajemen ini
mencakup :
5.4.1.1 Hasil audit (baik internal maupun eksternal)
5.4.1.2 Umpan balik dari pelanggan dan puskesmas pembantu (baik saran
maupun keluhan)
5.4.1.3 Kinerja proses dan mutu jasa
5.4.1.4 Status tindakan perbaikan dan pencegahan
5.4.1.5 Tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen sebelumnya
5.4.1.6 Perubahan-perubahan dalam organisasi yang mempengaruhi sistem manajemen mutu
5.4.1.7 Saran-saran untuk perbaikan
5.4.2 Keluaran dari rapat tinjauan manajemen ini berupa keputusan dan tindakan yang berkaitan
dengan :
5.4.2.1 Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan perbaikan pada proses-
prosesnya
5.4.2.2 Perbaikan pada mutu Jasa yang berkaitan dengan persyaratan pelanggan
5.4.2.3 Sumber-sumber daya yang diperlukan.
Bukti-bukti pelaksanaan rapat tinjauan manajemen ini, termasuk notulen disimpan dan
dipelihara.
2.3. Prasarana
Bentuk pengelolaan prasarana disini mencakup kegiatan penetapan, penyediaan, dan pemeliharaan
terhadap seluruh prasarana atau fasilitas yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada
persyaratan jasa yang ditetapkan pelanggan.
Prasarana yang disediakan oleh PUSKESMAS UKUI dalam kegiatan operasinya mencakup:
2.3.1. Kantor dan perlengkapannya
2.3.2. Peralatan pendukung (baik perangkat keras maupun perangkat lunak)
2.3.3. Sarana komunikasi dan transportasi
4. Pembelian/pengadaan
Secara garis besar yang termasuk dalam proses pengadaan yang berkaitan dengan realisasi Jasa di
PUSKESMAS UKUI adalah mencakup proses pengadaan ATK, perlengkapan dan inventaris kantor.
Pemantauan dan pengukuran dilakukan pada tahap-tahap yang telah ditetapkan sesuai rencana oleh
personel yang berwenang. Penyerahan jasa dilakukan setelah semua proses yang direncanakan sesuai
dan disetujui oleh personel yang berwenang dan atau pelanggan.
Apabila ada Jasa Jasa yang tidak memenuhi persyaratan maka tindakan yang sesuai diambil untuk
menangani hal tersebut mengacu pada kesepakatan yang telah ditetapkan.
Rekaman-Rekaman yang berkaitan dengan proses dan tindakan yang berkaitan dengan penyelesaian
setiap masalah proses dan jasa disimpan dan dipelihara.
1. Umum
Untuk memastikan keefektifan sistem manajemen mutu PUSKESMAS UKUI diperbaiki secara terus-
menerus, termasuk untuk memperagakan kesesuaian jasa serta kesesuaian sistem manajemen mutu,
maka dilakukan perencanaan dan upaya penerapan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis
dan perbaikan yang diperlukan.
Tanggung jawab, persyaratan perencanaan dan pelaksanaan audit serta pelaporan hasil audit dicatat
dan dipelihara. Peraturan yang berkaitan dengan interal audit ditetapkan dalam sebuah prosedur.
4. Analisis Data
Berdasarkan data yang didapat dari pemantauan dan pengukuran, maka PUSKESMAS UKUI
melakukan analisis terhadap :
4.1 Tingkat kepuasan pelanggan
4.2 Tingkat kesesuaian mutu
4.3 Karakteristik mutu proses
4.4 Kinerja pemasok
Hasil analisis dipergunakan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap
efektivitas sistem manajemen mutu PUSKESMAS UKUI. Setiap bagian terkait bertanggung jawab
terhadap penetapan, penghimpunan dan analisa data menetapkan metode yang dipakai untuk
menganalisis data terkait diatas
Dokumen terkait : Tatalaksana Kerja dan Pengendalian Masalah
5. Perbaikan
5.1 Perbaikan Berkelanjutan
Sesuai dengan kebijakan mutunya PUSKESMAS UKUI selalu melakukan perbaikan berkelanjutan
melalui peninjauan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Hasil Internal Audit, Analisis Data, Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan serta Tinjauan Manajemen.
Pada bab ini menjelaskan tata cara pengaturan dan pengendalian Pedoman Mutu yang meliputi
penerbitan, pengesahan, distribusi, peninjauan ulang dan perubahan dari Pedoman Mutu.
100% ( tenaga
1 Pemberi pelayanan farmasi
farmasi )
Ketersediaan fasilitas dan peralatan 100% fasilitas &
2
input pelayanan farmasi tersedia
tersedia dan up Unit
3 Ketersediaan Formularium date paling lama 3 Pelaksana
tahun Teknis
Pelayanan
6 Fungsional
Kefarmasian
prose 1 Waktu tunggu pelayanan obat jadi 30 menit UKP
s ( APOTEKER)
2 Waktu tunggu pelayanan obat racikan 60 menit
outpu Tidak adanya kejadian kesalahan
1 100%
t pemberian obat
outco
1 Kepuasan Pelanggan 80 %
me
PENANGGUNG
NO JENIS PELAYANAN INDIKATOR STANDAR
JAWAB