Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen

Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk
menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field
dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri dari beberapa
karakter atau nomor.
Contoh- contoh field adalah :
1. Nama pelanggan
2. Nomor tunjangan sosial karyawan
3. Nomor pesanan pembelian
4. Nomor akun pelanggan
Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya; pengelompokan logis atas
field disebut catatan (record).
Okurensi Data
Struktur catatan memiliki okurensi (occurences), yang juga disebut instances.
Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai- nilai data untuk catatan.
Panjang Catatan- Tetap dan variable
Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variabel. Dalam catatan
dengan panjang- tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field
adalah tetap. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices
(DASDs) adalah catatan panjang- tetap. Catatan dengan panjang- variable, lebar field dapat
disesuaikan untuk setiap okurensi data. Catatan penjejak adalah perluasan dari catatan
master,. Catatan penjejak terpisah dari catatan master dan hanya ditulis sesuai kebutuhan.
Dengan menggunakan file piutang dagang akun terbuka, sebagai contoh, catatan master
memuat informasi yang umum bagi seluruh akun dan jumlah faktur yang memadai bagi
sebagian besar akun, dimana catatan penjejak memuat lebih banyak faktur. Catatan master
harus memiliki jumlah yang sama dengan catatan penjejak yang berkaitan sesuai kebutuhan.
Catatan penjejak harus segera dituliskan setelah catatan master yang berkaitan.
Kelompok berulang adalah kelompok field yang berhubungan yang diulang dalam
catatan dengan panjang variabel. Dalam diagram pohon 11.3 PART tampak sebagai Induk
dari PEMASOK dan LOKASI karena setiap kemunculan PART akan menimbulkan lebih dari
satu pemasok atau lokasi. Secara umum, elemen tingkat tertinggi dalam diagram pohon adalh
induk; elemen dengan tingkatan lebih rendah yang tampak pada diagram pohon yanng
berkaitan dengan (atau bagian dari induk disebut anak.D. Kunci catatan dan Urutan FileKunci
atau kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsusr data yang secara unik
 mengidentifikasi catatan tertentu dalam file. Istilah order random relatif berkaitan dengan
field dimana file tidak disortir.

SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA

Database memiliki tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen
database, yaitu arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat
fisik.

Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang
akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam
database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu
pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat digunakan
untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.

A. Arsitektur Konseptual

Model data hubungan entitas- entity relationship (ER) merupakan pendeketan yang populer.
Model ER menggambarkan hubungan antar segmen secara sederhana. Terdapat pula metode-
metode konseptual lainnya, termasuk teknik pembuatan model berorientasi-obyek-object-
oriented modeling technique (OMT), yang pada dasarnya dikembangkan untuk pemrograman
berorientasi- obyek dan diadaptasi untuk pembuatan model Blaha, Premerlani, dan
Rumbaugh. Kelas obyek berkaitan dengan segmen, dan obyek berkaitan dengan bagian
tertentu.

B. Arsitektur Database pada Tingkat Logis

Hubungan- hubungan yang timbul antara segmen- segmen dalam database ditentukan oleh
struktur data logis, yang juga disebut skema atau model database. Tiga model utama struktur
data logis yang ada dalam literatur adalah :

1. Model pohon atau hirarkis

Struktur pohon merupakan representasi langsung proses segmentasi yang telah di jelaskan
sebelumnya.Dalam struktur pohon,setiap simpul mewakili himpunan
 field(misalnya,segmen),dan simpul berkaitan dengan node lain yang tingkatanya lebih
tinggi dalam struktur pohon.Simpul yang lebih tinggi disebut simpul induk.Hubungan
antara induk dan anak di sebut cabang.

2. Struktur jaringan

Struktur jaringan memungkinkan segmen anak memiliki lebih dari satu induk.struktur
pohon dan jaringan keduanya diterapkan dengan penunjuk field(field pointer),dengan
segmen lintas-hubung,seperti yang akan di bahas lebih jauh dalam bagian berikutnya.

Implementasi struktur-struktur pohon dan jaringan

Topik implementasi srtuktur-struktur pohon dan jaringan lebih merupakan bagian dari
arsitektur fisik database di bandingkan sebagai arsitektur logis.Dalam organisasi
daftar,setiap catatan memuat satu atau lebihponter(field)yang mengindikasikan alamat
catatan logis berikutnya yang memiliki atribut yang sama.Catatan dapat merupakan bagian
dari beberapa daftar.Daftar ini disebut organisasi multydaftar.

3. Struktur data relasional

Model relasional memandang database sebagai kumpulan dua tabel dimensional

dibandingkan sebagai struktur jenis hirarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu di sebut
format-format normal mengatur pembuatan tabel-tabel.

C. Arsitektur database pada tingkat fisik

Dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database,kita akan berfokus pada tiga metode
akses file: Sekuensial,Terindeks,langsung.

1. Sekuensial
Dalam file akses sekuensial, catatan-catatan hanya dapat di akses dalam sekuens yang
telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data
yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan di akses dalam file
yang memuat banyak catatan.file sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch,secara
normal mengakses seluruh catatan dalam file.kesimpulannya,organisasi file sekuensial
bermanfaat jika di butuhkan pemrosesan batch.
2. File terindeks

Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk
membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di
sebut file terindeks atau file terinversi.File dikatakan terinversi secara penuh jika ada
indeks untuk seluruh fieldnya.File sekuensial terindeks adalah file sekuensial yang
tersimpan dalam DASD dan di indeks serta di sortir secara fisik dalam field yang
sama.File-file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM,dimana ISAM berlaku
sebagai kontraksi metode akses sekuensial terindeks.Area utama(primer)merupakan
bagian dari disk dimana catatan-catatan aktual di tulis.area tambahan merupakan bagian
terpisah dari disk yang di lokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang di buat,tanpa
melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.

3. File terakses secara langsung

File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil

secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode
penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan secara
luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan sebagai sinonim dari akses langsung.

ASPEK EKONOMIS PADA TINGKAT PENGORGANISASIAN FILE

Teknik-teknik akses file yang telah di bahas (sekuensial,terindeks,dan akses langsung) cocok
untuk situasi-situasi yang berbeda. Mengiktisarkan kapan masing-masing teknik organisasi
file di gunakan. Aspek ekonomik pemrosesan file sangat ditentukan oleh :
a. rasio aktifitas (jumlah catatan-catatan yang di akses dibagi dengan jumlah catatan dalam
file)
b. waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan dan penempatan.
Berkaitan dengan database, waktu respon adalah lama waktu yang harus dihabiskan oleh
pengguna untuk menyelesaikan sebuah operasi, misal sebuah query. File-file akses-langsung
dibutuhkan untuk waktu respon yang sangat cepat karena waktu respon yang lebih lama dapat
ditangani dengan lebih ekonomis dengan menggunakan file-file yang bersifat sekuensial.
Ketika lama waktu respon dapat ditoleransi, pembaharuan query atau file dapat disatukan
dengan operasi pemrosesan batch.
 Teknik-teknik Waktu Terbaik untuk Keterbatasan
Pengorganisasian File penggunaannya
Sekuensial Rasio aktivitas tinggi, seperti Tidak memungkinkan untuk
pemrosesan dalam batch mengakses secepat record
tunggal
Indeks Rasio aktivitas rendah, untuk Pembaruan file membutuhkan
ukuran file menengah sampai indeks
besar
Indeks-Sekuensial File perlu diproses dalam Sama seperti halnya indeks
batch (rasio aktivitas tinggi) dan sekuensial
dan non batch (rasio aktivitas
rendah)
Langsung Rasio aktivitas rendah, file-file Butuh kuci untuk
berukuran besar, jaringan dan menempatkan record
pohon.

5. Arsitektur Fisik, Perangkat Keras, dan Waktu Respons

Waktu respon dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar yang mungkin
diakses oleh ratusan atau bahkan ribuan pengguna pada saat yang sama. Jika sistem database
dan perangkat keras komputer tidak sesuai dengan permintaan, maka pengguna akan
menunggu dengan sia-sia dalam waktu yang lama untuk query mereka. Oleh karena itu,
sistem database harus didesain dengan baik bagi penggunanya, dan perangkat keras harus
cukup cepat untuk mengerjakan semua pekerjaan yang diminta.
Pada sisi perangkat keras, waktu respon dipengaruhi oleh waktu akses fisik yaitu waktu yang
dibutuhkan oleh CPU untuk memunculkan sebuah blok data tunggal dari disket yang disebut
Disk Access Time. Salah satu masalahnya adalah CPU beroperasi jauh lebih cepat dari yang
dilakukan disket sehingga CPU harus menunggu sesaat sementara operasi input/output disket
sedang dijalankan. Hal ini berarti bila mampu meminimalisasi input dan output disket, dalam
beberapa kasus dapat meningkatkan waktu respons yang cukup tinggi. Faktor lainnya yang
dapat mempengaruhi waktu respons adalah bagaimana record data dapat didistribusikan
secara fisik dalam disket.
Pada hardisk data yang berada di track atau silinder yang sama dapat diakses tanpa perlu
berpindah ketika membaca/menulis di atasnya. Hal ini berarti dalam beberapa kasus
dimunkinkan untuk meningkatkan kecepatan sebuah aplikasi database dengan menyimpan
record-record dalam sebuah file data secara berdekatan di satu atau lebih silinder disket.
Kebutuhan untuk menyimpan sebuah file secara berdekatan tergantung pada arsitektur fisik
database dan berkaitan dengan metode akses filenya. Jika database menggunakan metode
akses sekuensial, maka penempatan setiap record secara fisik berdekatan sama lain dalam
disket tentunya sesuatu yang diinginkan. Akan tetapi untuk metode akses-berindeks, selalu
perlu untuk menempatkan indeks-indeks dalam penyimpanan yang berdekatan karena file-
file tersebut sering dibaca secara sekuens dan secara keseluruhan pada saat yang bersamaan.
Namun demikian mungkin tidak perlu menempatkan record dalam file data yang terkait
sedekat mungkin satu sama lain dalam disket karena record file tersebut diakses secara acak
dalam dua tahap proses pencarian.

SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

System manajemen database ialah program computer yang memungkinkan pemakai untuk
membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan
beragam keluaran dan laporan. System manajemen database mencakup 3 atribut untuk
pengelolaan dan pengorganisasian, yaitu:

1. Bahasa Deskripsi Data (Data Definition Language)

Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database, yang

disebut skema. Skema tersebut mencakup:

a. Nama elemen data

b. Jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data
numeric.
c. Jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)

Data Definition Language juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang merupakan
database yang dapat dilihat pemakai individual. Data Definition Language dapat digunakan
untuk membuat, memdifikasi, dan menghapus tabel tabel dalam lingkup relasional.

2. Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Language)

Data Manipulation Language mencakup perintah-perintah untuk pemutkhiran, pengeditan,

manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu menggunakan Data
Manipulation Language, tetapi program aplikasi (misalnya, program penggajian atau system
akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan pernyataan Data Manipulation Language
untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.

3. Bahasa Kueri Data (Data Query Language)

Data Query Language adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang
memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat penghubung
bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan
menggunakan bahasa sehari-hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa
permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap, system akan
menyampaikan pertanyaan seperlunya untuk memastikan masalahnya.

MENGAPA DIBUTUHKAN SISTEM MANAJEMAN DATABASE

Sistem manajemen database memadukan, menstandarisasikan dan menyediakan pengamanan

bagi berbagai aplikasi aplikasi akuntansi. Meskipun memelihara file independen adalah hal
yang mudah, tetapi ada beberapa kekurangannya :

a. Unsur data yang sama digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda; dalam file
independen, unsur data harus dimasukkan dalam masing masing file aplikasi.
b. File harus didefinisikan dalam awal proses implementasi system prosedur prosedur
memiliki keterbatasan lebih karena struktur file yang ada dibandingkan karena
perubahan kebutuhan aplikasi.
c. Independensi diantara file seringkali menyebabkan terjadinya struktur struktur yang
berbeda untuk data yang sama, juga akan terjadi, system kode yang berbeda, abreviasi
(penyingkatan) yang berbeda, dan panjang field yang berbeda.

Disamping masalah manajemen data dan penyimpanan yang telah dibahas, setiap file
independen memerlukan intruksi intruksi pemrosesan dan pemeliharaan sendiri, jika isi dan
struktur file distandarisasikan.

Independensi data pemecahan untuk masalah-masalah pemeliharaan file independensi

terletak pada pemisahan penanganan data secara fisik dengan penggunaan logisnya. Ini
merupakan perubahan mendasar, yaitu: (1) penyimpanan data terintegrasi dalam sebuah
database tunggal. (2) Seluruh akses kehimpunan file adalah melalui system perangkat lunak
tunggal yang dirancang untuk mengelola aspek fisik penanganan dan penyimpanan data. File
database distrukturkan dan dikelola dengan system DBMS. Kamus database adalah kumpulan
seluruh nama unsure data dalam database.keuntungan lainnya dari DBMS adalah kemampuan
umumnya dalam menerapkan kode-kode keamanan ke unsure-unsur data dan atribut-atribut
pemrosesannya.