SEKOLAH KEBANGSAAN TAMAN BUKIT INDAH,

TAMAN BUKIT INDAH , 68000 AMPANG, SELANGOR

MINIT MESYUARAT UNIT PPDa

BILANGAN 2/2017

Tarikh : 1 Mac 2017

Masa : 11.30-1.00 tengah hari

Tempat : Bilik Gerakan SK Taman Bukit Indah.

Kehadiran :

Bil Nama

1. Pn. Husnah binti Md.Ali-GPK HEM

2. En. Muhammad Arif Bin Masri (Ketua)
3. Pn. Rosnani Bt Abdullah Sahimi (Setiausaha Unit PPDa)
4. Pn. Suzita bt Basri
5. Pn. Norizam bt Daud
6. Pn. Siti Khatijah bt Mohd Noor
7. Pn. Syahidasalwa bt Yahaya
8. En. Wan Ahmad Fakri b Wan Othman
9. En. Zulhafizal b Daud
10. En. Muhd Fathuddin b. Ismail

TURUT HADIR BERSAMA (JIKA ADA):

Urus Setia Mesyuarat :

1. En Muhammad Arif b Masri ( Ketua Unit PPDa)

1 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1.Pengerusi memulakan majlis dengan bacaan Al-Fatihah dan mengucapkan terima kasih diatas
kehadiran para guru untuk sesi mesyuarat pada kali ini.
Tindakan : Makluman

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1.Dicadang untuk disahkan oleh En. Wan Ahmad Fakri b Wan Othman.

2.2.Disokong untuk pengesahan oleh Pn. Norizam bt Daud

3 LAPORAN PEMANTAUAN PPDA OLEH PEJABAT PELAJARAN DAERAH GOMBAK

3.1.Penyelaras

3.1.1.Penilaian kendiri harus selaras dengan pemantauan PPD.

3.1.2.Penilaian peringkat negeri adalah pada 24 September 2013.

3.1.3.Sekolah perlu ada pelan lantai (seperti pelan kebakaran).

3.1.4.Sediakan item soal selidik untuk penilaian program.

3.1.5.Adakan surat pelantikan guru, pelantikan pengawas PPDa dan surat kebenaran ibu bapa.

3.1.6.Semasa penilaian peringkat negeri perlu ada:

3.1.6.1.Juruacara (pelajar)

3.1.6.2.Ucapan Pengetua

3.1.6.3.Tayangan video korporat

3.1.6.4.Ucapan wakil hakim (jika ada)

3.1.6.5.Penilaian lokasi dan fail oleh hakim (berlangsung serentak)

 Tindakan : Penyelaras

3.2.Setiausaha

3.2.1.Perlu membuat persediaan mesyuarat yang lengkap.

3.2.2.Semasa penilaian, semua dokumen haruslah dikemaskini berdasarkan tahun semasa. Untuk fail
induk, dokumen yang disimpan adalah dokumen 3 tahun ke belakang sahaja. Fail yang mengandungi
lebih daripada 100 helai atau berketebalan lebih daripada 1 inci perlu ditutup dan dibuka fail baru yang
sama.

3.2.3.Semua senarai AJK dan carta organisasi bagi induk, pelaksana dan pelajar perlu dikepilkan di
dalam setiap fail putih induk.

3.2.4.Visi dan Misi PPDa di peringkat KPM dan juga sekolah perlu dikepilkan di dalam setiap fail putih
induk.

3.2.5.Setiap minit mesyuarat perlu ada:

3.2.5.1.Bukti surat panggilan mesyuarat diterima beserta tandatangan.

3.2.5.2.Senarai kehadiran mesyuarat beserta tandatangan.

3.2.5.3.Rekod penyerahan minit kepada semua ahli mesyuarat beserta

tandatangan.

3.2.6.Perlu ada sekurang-kurangnya 4 minit mesyuarat didalam fail induk dan juga fail Elemen 4 selain
pembentangan kertas kerja.

3.2.7.Salinan takwim dikepilkan di dalam fail.

3.2.8.Senarai pendek bilangan mesyuarat diadakan di dalam fail induk.

Tindakan : S/U I dan S/U II

3.3.Elemen 1: Lokasi dan Susun Atur

3.3.1.Pemurnian setiap laporan stesen/segmen/projek-projek khas.

3.3.2.Aspek keselamatan perlu ada:

 3.3.2.1.Pelan tapak kebakaran.

3.3.2.2.Direktori yang dibuat dalam kertas berwarna terang.

Tindakan : Ketua induk, ketua stesen dan segmen

3.4.Elemen 2: Visi dan Misi

3.4.1.Penyebaran Visi dan Misi PPDa sewaktu perhimpunan direkodkan dalam laporan guru bertugas.
Buku tersebut haruslah difotostat, highlight pada bahagian terlibat seterusnya dikepilkan dalam fail.

Tindakan : Ketua induk dan guru bertugas harian

3.5.Elemen 3: Struktur Organisasi

3.5.1.Pembetulan tajuk carta organisasi kepada senarai AJK.

3.5.2.Senarai AJK perlu diletakkan nama beserta jawatan. Senarai dimulai dengan penasihat,
pengerusi, timbalan pengerusi, naib pengerusi I, naib pengerusi II dan seterusnya.

3.5.3.Gambar boleh diletakkan sebagai nilai tambah dokumentasi.

3.5.4.Carta dan senarai AJK dalam saiz besar diletakkan pada papan info di pintu

masuk sekolah.

Tindakan : Ketua induk

3.6.Elemen 4: Pengurusan Fail dan Dokumentasi

3.6.1.Analisis kajian dan laman blog perlu dimasukkan dalam fail induk.

3.6.2.Perlu ada cara-cara untuk mengenalpasti kes.

3.6.3.Rekod penglibatan kes perlu ada:

3.6.3.1.Cara-cara mengenalpasti.

3.6.3.2.Analisis kajian.
 3.6.3.3.Susulan sesi kaunseling.

3.6.3.4.Rekod pemantauan kes.

3.6.3.5.Status statistik disahkan oleh pengetua.

3.6.4.Kajian tindakan boleh diadakan fail lain kerana mempunyai dokumen yang

banyak.

3.6.5.Borang B5 boleh dimasukkan ke dalam kajian tindakan.

Tindakan : Ketua induk

3.7.Elemen 5: Pengurusan Sudut dan Lorong

3.7.1.Keberkesanan bahan (rujuk kepada analisis borang soal selidik) perlu

disertakan sebagai bukti dalam dokumentasi.

3.7.2.Rekod lawatan boleh dihantar ke kelas-kelas untuk diisi.

3.7.3.Bukti penggunaan bahan perlu ada:

3.7.3.1.Gambar pelajar di lokasi.

3.7.3.2.Muka hadapan buku latihan.

3.7.3.3.Tajuk bahan.

3.7.3.4.Highlight isi yang diambil dari lokasi.

Tindakan : Ketua induk

3.8.Elemen 6: Perancangan dan Pelaksanaan

3.8.1.Kertas kerja pembangunan, pelan lokasi, AJK, rasional projek, soal selidik (sekurang-kurangnya
20 responden) dan analisis yang disahkan perlu diletakkan di dalam fail.

3.8.2.Takwim induk (SMKBI) dan juga takwim cabutan (PPDa SMKBI) perlu diletakkan di dalam fail.
 3.8.3.Pematuhan takwim perlu ada:

3.8.3.1.Tarikh dirancang.

3.8.3.2.Tarikh dilaksana.

3.8.3.3.Justifikasi mengapa gagal dilaksanakan.

3.8.4.Jika terdapat program baru yang tiada di dalam takwim induk, boleh ditulis di dalam takwim
tersebut dengan menggunakan pensel atau pen merah serta dinyatakan justifikasi di dalam pematuhan
takwim.

3.8.5.Program yang wajib diadakan setiap tahun adalah:

3.8.5.1.Hari Anti Dadah Kebangsaan 25 Februari

3.8.5.2.Hari Anti Dadah Antarabangsa 19 September

3.8.5.3.Minggu Anti Dadah Sekolah & Minggu Anti Dadah Kebangsaan

3.8.5.4.SLAD

3.8.5.5.Ujian Urin

Tindakan : Ketua induk, penyelaras, ketua stesen & segmen

3.9.Elemen 7: Kemenjadian Murid

3.9.1.Peranan PPDA perlu mempunyai gambar mengikut huraian peranan.

3.9.2.Pengawas sebagai PRO memerlukan penglibatan pengawas PPDa di luar

kawasan sekolah contohnya semasa Karnival PPDa, lawatan penanda aras

dan lain-lain.

3.9.3.Perlu pengiktirafan daripada pihak luar sabagai contoh PPD.

3.9.4.Pelajar-pelajar yang terlibat dengan aktiviti boleh diberi sijil penghargaan

sebagai contoh 5 minit Anti Dadah.

 3.9.5.Perlu ada surat pelantikan pengawas PPDa, surat kebenaran ibu bapa, watikah lantikan
pengawas PPDa dan juga sijil pengiktirafan.

Tindakan : Ketua induk

6. PENUTUPAN

Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Beliau mengucapkan terima kasih kepada semua guru kelas yang
terlibat.Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.10 tengah hari.

DISEDIAKAN OLEH :

En Muhammad Arif b Masri

Urus Setia Mesyuarat

Unit PPDa

SK Taman Bukit Indah

Tarikh : 1 Mac 2017