Recall System

Klinik dokter gigi akan membutuhkan suatu sistem pemanggilan ulang pasien atau
yang biasa disebut dengan istilah recall system. Recall system merupakan notifikasi pasien akan
waktu untuk perawatan gigi secara rutin yang berguna untuk membantu tujuan primer kedokteran
gigi, yaitu membantu pasien menjaga kesehatan gigi dan mulut seumur hidup, serta bisa
mendeteksi dan merawat penyakit yang ada secara dini. Secara tidak langsung, sistem ini
menyampaikan pesan dental team kepada pasien yaitu “We care about you and your health”. Hal
ini merupakan bukti bahwa dental team memberikan perawatan paling profesional pada para
pasien. Sekitar 40% keberhasilan perawatan bergantung pada sistem ini.
Pada dasarnya sistem ini dibuat sebagai bentuk perhatian yang ditujukan pada pasien-
pasien yang berobat ke klinik praktek dokter gigi yang bersangkutan. Sehingga pasien akan merasa
nyaman terhadap kinerja yang diberikan oleh klinik tersebut dan tidak jemu-jemu untuk tetap
datang dan melakukan perawatan di klinik dokter gigi tersebut. Sitem ini tidak hanya memiliki
tujuan sebagai bentuk perhatian dental team saja terhadap pasien yang berobat. Namun memiliki
beberapa tujuan lainnya antara lain:
 Oral prophylaxis
 Pemeriksaan jaringan mulut setelah prosedur operasi
 Pemeriksaan relasi oklusi
 Pemeriksaan alat prostetik (gigi tiruan lengkap, gigi tiruan sebagian lepasan, implan, dan lain-
lain)
 Menentukan pola erupsi gigi pada anak-anak
 Menentukan status perawatan ortodonti
 Follow up perawatan endodontic
 Follow up implan
 Menentukan status jaringan periodontal

Dalam recall system ini atau siste pemanggilan ulang ini, terdapat beberapa faktor yang
akan mendukung keberhasilan sistem ini apakah akan berjalan dengan baik atau tidak. Faktor yang
pertama adalah DHE / Dental Health Education yang merupakan edukasi yang dimulai sejak
pertama kali pasien datang ke dokter gigi. Dokter gigi harus mengetahui apa tujuan kesehatan
pasien sebelum memulai perawatan. Dokter gigi juga berdiskusi dengan pasien mengenai rencana
perawatan jangka panjang sehingga pasien tidak hanya berorientasi untuk menyelesaikan masalah
yang ada saat itu.
Faktor kedua yang tidak kalah pentingnya adalah motivasi. Dimana yang berperan
banyak dalam faktor ini adalah dokter gigi karena dokter gigi yang harus berusaha untuk
meyakinkan dan memberikan motivasi kepada pasien mengenai pentingnya untuk dengna rutn
menjalankan sistem ini. Sebelum melakukan perawatan pasien harus dijelaskan pentingnya recall
system ini. Diperlukan kemampuan komunikasi yang baik sehingga pasien termotivasi untuk
melakukan pemeriksaan rutin.
Faktor ketiga yang juga tidak kalah pentingnya adalah melakukan follow up secara
konsisten. Dimana dalam hal ini diperlukan tanggung jawab keseluruhan dental team bila telah
dijelaskan pentingnya pemeriksaan kembali oleh dokter gigi, bagian administratif harus
mengingatkan waktu pasien untuk datang ke dokter gigi (follow up) agar pasien tidak terlewatkan
untuk datang kembali ke klinik dan melakukan perawatan selanjutnya yang memang sudah
dijadwlkan untuk dilakukan oleh pasien yang bersangkutan.

Keeping Patients Informed

Karena pentingnya untuk pasien mengetahui sistem ini, maka pasien haruslah selalu untuk
diberitahukan dan diinformasikan mengenai jadwal kungjungan yang akan dilakukannya. Pasien
harus mengetahui seberapa pentingnya recall ataupun recare. Banyak hal yang bisa dilakukan
untuk mengedukasi pasien terkait pentingnya recall atau recare. Ada beberapa cara untuk tetap
membuat pasien terinfokan:
1. Newsletters
2. Sebelum dan sesudah fotografi
3. Materi audiovisual di ruang tunggu resepsionis
4. Kamera Intraoral
5. Papan buletin
6. Menggunakan e-mail

Tipe-Tipe Recall System / Recare

Dokter gigi dapat menggunakan salah satu dari beberapa jenis sistem recall atau recare.
Kebanyakan dokter gigi menemukan bahwa tidak ada satu sistem yang sempurna. Oleh karena itu,
mereka sering menggunakan lebih dari satu sistem. Sistem yang paling umum adalah advanced
appointment system, the telephone system, the mail system, dan yang terbaru dengan e-mail atau
text messaging.
1. Advanced appointment system
Dengan advanced appointment system, recall ataupun recare appointment dijadwalkan
sebelum pasien meninggalkan kantor. Secara tradisional, pakar manajemen mengkritik sistem
ini karena orang tidak dapat memprediksi jadwal mereka 6 bulan lebih awal. Kekacauan dapat
terjadi jika dokter gigi atau ahli kebersihan (hygienist) tidak hadir di kantor dan lupa tentang
janji yang telah dijadwalkan atau jika pasien terus menerus membatalkan janji mereka.

Keuntungan advanced appointment system:

 Tidak memerlukan biaya
 Tidak ada waktu yang dibutuhkan oleh asisten administrasi
 Sederhana

Kerugian advanced appointment system:

 Pasien tidak tahu komitmen kedepan mereka
 Buku kunjungan dapat diisi 6 bulan lebih cepat dan dapat terjadi perubahan staf

2. Mail recall / recare system

Dengan mail recall atau recare system, pasien bertanggung jawab untuk membuat
appointment. Pasien menerima kartu yang:
1. Akan meminta mereka untuk menghubungi kantor untuk menjadwalkan appointment atau
2. Akan memberi mereka waktu appointment dan meminta mereka untuk mengonfirmasi

3. Telecommunication recare system

Pada masa sekarang, sistem recall/recare banyak dilakukan melalui e-mail atau SMS (text
messaging). Kebanyakan pasien, terutama pasien dengan mobilitas tinggi, lebih memilih
menggunakan e-mail atau SMS, dibandingkan dengan metode telepon langsung. Perlu
 diperhatikan apabila pasien masih berusia dini karena pasti hubungan dokter secara langsung
akan berhubungan dengan orang tua pasien

Keuntungan telecommunication recare system:

 Pesan cepat sampai
 Membiasakan pasien untuk memiliki rasa tanggungjawab untuk menghubungi staf dental
office untuk merencanakan pertemuan
 Merupakan fitur komunikasi yang baik untuk pasien yang sudah terbiasa menggunakannya
 Visible reminder
 Menghemat penggunaan kertas
 Pesan dapat disimpan dalam waktu yang lama

Kerugian telecommunication recare system:

 Menghabiskan banyak waktu asisten administratif.
 Tidak semua pasien dapat menggunakannya.
 Pasien dapat menghapus pesan dengan cepat.

4. Electronic recall / recare files

Recall / recare dilakukan dengan menggunakan komputer. Dengan adanya data pasien di
komputer. Software khusus akan menghasilkan data pasien yang harus dihubungi. Dapat juga
membuat suatu surat atau label surat seperti nama pasien dan alamatnya. Biasanya software
tersebut bisa langsung mengirim e-mail kepada pasien yang harus kembali. Jika klinik tersebut
menggunakan sistem telepon maka harus dibuat daftar utama pasien yang harus di-recall
beserta nomor teleponnya. Hal terpenting adalah backup data, untuk mencegah terjadinya
kerusakan software/komputer atau data hilang.