SIA-C-TG5-G2

Penjualan Kredit
A. Prosedur
1. Penerimaan Pesanan
Pesanan dilakukan setelah pelanggan memperoleh informasi mengenai produk
yang dijual. Promosi adalah salah satu langkah untuk memberikan Informasi
mengenai produk yang dapat disampaikan dengan berbagai media misalnya brosur
yang dibagikan oleh agen, iklan di media elektronik maupun internet. Setelah
informasi produk diterima dan consumers tersebut berminat untuk melakukan
pembelian maka Penjual (Agen Dealer) menerima pesanan. Pesanan dapat diterima
oleh Agen Pusat Regional maupun Agen Dealer Cabang. Jika Pesanan tersebut
diterima oleh Dealer Cabang maka data pesanan ditranfer ke Kantor Pusat Regional
(Bagian Penjualan). Kantor Pusat Regional menerima data pesanan berupa jenis
merek, type, warna, dan jumlah. Data tersebut dikirim Agen Cabang memalui media
sosial BBM.

2. Penyiapan Barang
Setelah Pusat Regional menerima data pesanan maka Petugas tersebut akan
menyiapkan Surat Order barang (Motor) sesuai dengan pesanan yang dikirim ke
Gudang penyimpanan. Selanjutnya Petugas Penyimpanan melakukan pengecekan
terhadap barang yang diminta. Jika barang tersebut tersedia maka petugas gudang
melakukan konfirmasi kepada bagian penjual Pusat Regional untuk ditindaklanjuti
penjualannya. Namun, jika barang tidak tersedia maka petugas Pusat Regional akan
melakukan pemesanan tambahan ke Pusat tetapi pemesanan ini sebelumnya harus
dipastikan kebenaran pesanannya terlebih dahulu.

3. Pengiriman Barang
Pengiriman barang dilakukan oleh Kurir Pengiriman langsung kepada
costumer tanpa melalui agen terlebih dahulu. Kurir menyerahkan barang beserta
buku-buku panduan dan menyertakan Surat Jalan sebagai bukti penerimaan barang.
Salinan Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh consumers dibawa kembali oleh
kurir untuk diserahkan ke bagian Penjulan. Penjualan mencatat transaksi dan
menyerahkan data pembeli beserta faktur kebagian Penagihan.
 SIA-C-TG5-G2

4. Penagihan (Faktur)
Petugas Penagihan menerima data pelanggan dan faktur. Penagihan lansung
dilakukan oleh Petugas Pusat Regional berdasarkan jangka waktu yang telah
ditentukan. Pelanggan dapat mengirim uang cash kepada petugas atau mentrasfer
melalui Bank. Petugas Penagihan mengirim jumlah uang yang diterima beserta bukti
penerimaan piutang. Jika pelanggan mentranfer melalui Bank, maka Bank akan
menyerahkan bukti transaksi ke Bagian Penerimaan Kas untuk dilakukan pencatatan
dan rekonsiliasi, begitu juga dengan petugas penagihan. Mereka menyetorkan uang
tagihan dan bukti ke bagian penerimaan kas.

5. Pencatatan Penjualan
Bagian penjualan melakukan pencatatan terhadap data penjualan yang sesuai
dengan faktur. Faktur sendiri berisi data tentang nama pelanggan, alamat, kode mesin,
type motor, warna, jumlah, dan total harga penjualan. Pencatatan penjualan tersebut
dilakukan secara manual dalam bentuk pembukuan Pembukuan Penjualan serta Jurnal
dan buku Besar. Disisi lain, Bagian Penjualan juga melakukan input data pejualan
Elektrik dan menyimpan otomatis ke Database Penjualan. Data-data Penjualan ini
akan dikirim ke Bagian Penerimaan Kas untuk dilakujkan penyesuain dengan data
penagihan oleh Bagian Penagihan
6. Piutang Dagang
Setelah menerima data penerimaan kas yang dikirim oleh Bagian Penagihan
dan juga menerima data penjualan oleh Bagian Penjualan, maka Bagian Penerimaan
Kas melakukan penyesuaian sehingga menghasilkan data Piutang Pelanggan yang
memuat Data sisa piutang, Bagian Penerimaan kas juga melakukan peringatan
(reminder) kepada Bagian Penagihan untuk melakukan penagiahan terhadap piutang
yang akan jatuh tempo.
7. Persediaan
Petugas Penyimpanan melakukan pencatatan mengenai inventory yang
tersedia digudang. Jika Bagian Penjualan mengirim surat Order maka Petugas
Penjualan melakukan pencatatan terhadap pengeluaran Barang. Jika terdapat
penambahan persediaan maka Petugas Penyimpanan juga melakukan pembaharuan
pencatatan. Gudang memiliki sistem yang canggih yakni menggunakan aplikasi
elektrik sehingga pencatatan dan pengendainnya lebih baik. Data persediaan disimpan
 SIA-C-TG5-G2

dalam bentuk Database Eletrik Numberik (Tye Mesin), Alfabet (Jenis Motor), dan
Date (tanggal penerimaan dan pengeluaran Barang).

B. Pembagian Tugas Setiap Divisi

1. Petugas Pemasaran
- Melakukan promosi kepada calon pelanggan melalui alat promosi yaitu brosur.
2. Agen
- Menerima permintaan dari pelanggan
- Melakukan pencatatan pesanan pelanggan
- Mengirim data pesanan ke kantor pusat
3. Kantor Pusat
- Memproses data pesanan yang diterima dari agen
- Membuat keputusan apakah pesanan diterima atau tidak
- Jika pesanan diterima, maka akan dibuatkan surat order yang dikirim ke bagian
gudang
4. Bagian Gudang
- Setelah menerima surat order, harus melakukan pengecekan inventory
- Melakukan konfirmasi ketersediaan barang kepada kantor pusat
- Menyerahkan barang ke kurir
5. Kurir
- Menyerahkan barang, surat jalan, dan faktur kepada pembeli
- Menyerahkan doc yang telah di tandatangani pelanggan ke kantor pusat
6. Bagian penagihan
- Melakukan penagihan kepada pelanggan berdasarkan faktur dan data pelanggan
7. Kasir
- Menerima pembayaran dari pelanggan baik melalui kurir atau transfer bank
- Mengupdate data penjualan dan piutang

C. Ancaman dan Pengendalian

Ancaman dan pengendalian dalam Siklus Penjualan Kredit
 SIA-C-TG5-G2

No Ancaman Pengendalian

1 Data pencatatan penjualan secara Saat ada transaksi penjualan harus

elektronik dan manual tidak sama langsung dicatat baik secara
manual maupun elektronik.
Kemudian dilakukan pemeriksaan
kedua catatan tersebut scara
berkala untuk menghindari
perbedaan data.

2 Data elektronik persediaan barang Data persediaan harus selalu di

di gudang tidak sama dengan
jumlah fisiknya
update setiap kali terdapat barang
masuk maupun keluar. Selain itu
juga dilakukan pengecekan secara
berkala untuk mengecek apakah
jumlah persdiaan yang ada di data
dan kondisi fisiknya sama atau
tidak.

3 Terdapat pembelian tetapi stoknya Sistem pengendalian persediaan

tidak ada dilakukan dengan seksama. Selalu
ada pengecekan persediaan baik
melalui data maupun kondisi
fisiknya. Kemudian data
berkordinasi dengan bagian
penjualan untuk mengetahui motor
yang banyak diminati pelanggan
agar persediaannya ditambah.
Selain itu juga segera
menghubungi kantor pusat apabila
terdapat permintaan motor dari
pelanggan tetapi barangnya belum
tersedia di gudang.

4 1. Salinan surat jalan yang di Membuat Standar Operating

 SIA-C-TG5-G2

tanda tangani customer Procedure (SOP) yang harus

tidak dibawa lagi oleh dipahami oleh setiap karyawan.
kurir

5 1. Pesanan pelanggan tidak Setelah pelanggan memesan akan

lengkap dan akurat dilakukan konfirmasi pembelian melalui
telefon atau tatap muka untuk
menmastikan jumlah, tipe dan jenis
motor.

6 1. Penjualan secara kredit Keputusan kredit diputuskan oleh bagian

kepada pelanggan yang kredit. Syarat pemberian kredit harus jelas
memiliki catatan kredit yaitu dengan membuat standarisasi
buruk prosedur otorisasi kredit. Selain itu juga
harus disediakan informasi legkap
mengenai calon debitur.

7 Kesalahan pengiriman baik - pencocokan order penjaualan dengan

alamat, jumlah atau tipe barang surat order barang

-penggunaan barcode scan

-pengendalian pemasukan data penjualan

 SIA-C-TG5-G2

SURAT TAGIHAN

PT ASTRA HONDA MOTOR Tanggal

Jalan

SURAT TAGIHAN
Nama Pelanggan Nomor Kartu Saldo Awal Pembelian Pembayaran Jumlah Uang
Kredit Bulan Ini Bulan ini Harus Dibayar

Yth. …..

Jalan….

Semarang

Tanggal Transaksi Nomor Faktur Keterangan Jumlah

Penjualan
 SIA-C-TG5-G2

NOTA PENJUALAN

Nomor : JL-YK- 0469083 Tanggal : 18/02/2016 13:14:20 Customers : AGUNG SAPUTRA

Ref : Term (hari) : 365 hari Alamat : Jl. Banjarsari No. 7B
Gudang : G-YK Mata Uang : IDR No Telp/HP : 082133445576
Sales : SCJ-R IDWAN Kurs : 1.00

Telah diterima barang pesana dengan rincian sebagai berikut:

Barang Deskripsi Qty Satuan Harga Pajak Sub Total

BEAT POP ESP 1.550.000
HND-BEAT-PI 1 UNIT 15.500.000 17.050.000
CBS PI (BLACK) (10%)
Total : 17.050.000
Keterangan Discount 0
Total Keseluruhan 17.050.000

Penerima Bagian Pengiriman Petugas Gudang

(___________) (__________) (__________)

 SIA-C-TG5-G2

SALES ORDER SEMENTARA

*Wajib Disertakan Fotocopy KTP a/n STNK

Nama STNK/BPKB : AGUNG SAPUTRA Tanggal : 18/02/2016 13:14:20

Alamat : Jl. Banjarsari No. 7B Kota : Semarang
No.Telp/HP : 082133445576 Kecamatan : Tembalang

Type : HONDA BEAT POP ESP CBS PI Warna : BLACK

Harga On The Road : Rp 17.050.000 Cash/Kredit : IMFI

Discount : Rp 0 Angsuran/Bulan : Rp 430.000

Uang Muka : Rp 2.000.000 Tenor : 35

Sisa : Rp 15.050.000

Catatan:
1. Data-data tersebut telah dicek dan disetujui oleh pembeli, bilamana dikemudian hari terdapat kesalahan atau perubahan data maka menjadi resiko dan
tanggungan pembeli.
2. Barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar atau dibatalkan.
3. Uang muka tidak mengikat harga dan sewaktu-waktu dapat berubah tanpa pemberitahuan sebelumnya.

Semarang, - - 2016
Costumers Bagian Penjualan

( ) ( )
 SIA-C-TG5-G2

SURAT ORDER
(Barang di Gudang)

Tanggal : 18 Februari 2016 Nomor Order : 120-19/V/OC/02/2016

Waktu : 13.20.22 Delivery Date : 20 Februari 2016
Asal Order : Cabang Kirim ke- Customers : AGUNG SAPUTRA
Alamat : Jl. Banjarsari No. 7B
No Telp/HP : 082133445576

Telah diterima pesanan dari pelanggan dengan rincian sebagai berikut:

Barang Deskripsi Qty Satuan

BEAT POP ESP CBS PI
HND-BEAT-PI 1 UNIT
(BLACK)

Saudara diharapkan menyiapkan barang tersebut untuk dilakukan pengiriman kepada pelanggan. Demikian

Semarang, 18 Februari 2016

Bagian Gudang Bagian Penjualan

( ) ( )
 SIA-C-TG5-G2

Data penjualan

2,0
pemerikasa
promosi Pengiriman an pusat
melalui Pengecekan gudang
Melakukan 1,0 surat order
BBM Penerimaan
pengecekan pemesan
kas
an
pelanggan Konfirmasi
kesediaan
barang
Kontrak penjualan 6,0
Surat jalan barang Rp pencatat
& faktur an

Surat
tagih
Surat jalan
File
& faktur 3,0 piutang sisa
pengirim
an barag barang kurir

Surat jalan yang 5,0

di ttd & faktur penerimaa
n piutang

Faktur & data

pelanggan

4,0
penagih Rp billing
an

Rp
4,1
transfer
bank
 SIA-C-TG5-G2

Petugas pemasaran Pelanggan Agen Penjualan Pusat Gudang Penyimpanan Kurir Billing Kasir
Data Surat order Rp

Promosi
permintaan Data pesanan
Brosur brosur brosur

Databse
pemes penjual
anan diprose diproses an
Pengecekan Pengecekan
s inventory inventory
Brosur
Entri brosur Brosur
Keputusa
online
n order Entri data

baran disesuai disesuai

Data kan kan
keput g
barang
usan

Data
A N D
permintaan Surat jalan

Data
Surat order piutang

faktur

Data
A N D
barang

Penyesuaian
Kep.
piutag
penjulan
a

Kontrak
penjualan Kontrak
penjualan s.jalan &
faktur

ttd

Syrata &
kontrak

Syarat Kontrak yg
pembelian disetujui
dicatat dicatat

Data
penjualan
Database
barang BB
penjualan
jurnal piutang

Faktur &
s.jalan

Di ttd

Doc ttd
Doc di ttd

Doc ttd

Faktur
data &
pembeli

penagiha
n

Surat
tagih
Surat tagih

Rp Rp