PENDAHULUAN

Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan

operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam
mengelola pegawai. Berikut ini adalah tugas-tugas yang lebih penting:
1. Merekrut dan memperkerjakan pegawai baru

2. Melatih

3. Memberikan tugas pekerjaan

4. Memberikan kompensasi (penggajian)

5. Mengevaluasi kinerja

6. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Biaya penggajian juga dialokasikan ke produk dan departemen untuk digunakan dalam
penetapan harga dan keputusan bauran produk.
Tugas 1 dan 6 dilakukan sekali untuk setiap pegawai, sementara tugas 2 hingga 5
dilakukan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Di
sebagian besar perusahaan, keenam aktivitas ini dipisahkan ke dalam dua sistem terpisah.
Tugas keempat, memberikan kompensasi untuk pegawai, adalah fungsi utama sistem
penggajian. Sistem manajemen SDM melakukan kelima tugas lainnya. Dalam banyak
perusahaan, kedua sistem tersebut dipisahkan secara organisasional: sistem manajemen SDM
biasanya merupakan tanggung jawab direktur sumber daya manusia, sementara kontroler
mengelola sistem penggajian.
GAMBARAN UMUM

Gambar diatas menyajikan diagram konteks sistem penggajian, yang memperlihatkan

hubungannya dengan sistem manajemen SDM dan dengan bagian lain dari SIA. Gambar ini
menunjukkan lima sumber utama input sistem penggajian. Departemen SDM memberikan
informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji
karena adanya kenaikan dan promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan
diskresi (contohnya, kontribusi untuk rencana pensiun). Berbagai departemen kemudian
memberikan data mengenai jam kerja pegawai yang sebenarnya. Lembaga pemerintah
menyediakan tarif pajak dan instruksi untuk memenuhi persyaratan peraturan. Dalam cara
yang hampir sama, perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya memberikan instruksi untuk
menghitung dan memotong berbagai pajak.
Cek adalah output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji terpisah
sebagai kompensasi atas layanan yang mereka berikan. Cek gaji dikirim ke bank untuk
mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Cek juga dibuat
untuk lembaga pemerintah, perusahaan asuransi, dan organisasi lainnya untuk memenuhi
kewajiban perusahaan (contohnya, pajak, premi asuransi). Sebagai tambahan. sistem
penggajian menghasilkan berbagai laporan, yang akan kita diskusikan kemudian untuk
pemakaian internal dan eksternal.
Para pegawai adalah aset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan keahlian
mereka mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diberikan ke para pelanggan. Bahkan, di
dalam organisasi jasa profesional, seperti kantor akuntan publik dan firma hukum,
pengetahuan dan keahlian pegawai adalah komponen penting dalam produk perusahaan, dan
biaya tenaga kerja mencerminkan beban utama yang terjadi untuk menghasilkan pendapatan.
Bahkan di dalam perusahaan manufaktur, di mana tenaga kerja biasanya hanya
mencerminkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah penggerak biaya
dalam hal kualitas kerja mereka mempengaruhi baik produktivitas keseluruhan maupun
tingkat kecacatan produk. Jadi, bukanlah hal yang mengejutkan untuk menemukan bahwa
beberapa analis saham meyakini bahwa sumber daya manusia perusahaan mungkin dapat
bernilai beberapa kali lipat lebih besar dari nilai aset berwujudnya, seperti persediaan,
properti, dan perlengkapan.
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Perbarui File Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus manajemen SDM/penggajian melibatkan pembaruan

file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian:
mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam
pengurangan diskresi (lingkaran 1.0 dalam). Departemen manajemen SDM memberikan
informasi ini. Walaupun penggajian diproses dalam bentuk batch, Gambar ini
memperlihatkan bahwa departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat
perubahan-perubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat, seperti
pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan,
berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.

Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian
dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran
berikutnya. Akan tetapi, Catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat jangan langsung
dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, termasuk formulir W-2, mcmbutuhkan data
mengenai semua pegawai yang pemah bekerja untuk organisast tersebut sepanjang tahun
terkait.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan
kehadiran pegawai (lingkaran 2.0). Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung
pada status pembayaran pegawai.

Skema pembayaran

Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu
waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran
kerja.
Kartu waktu juga mencantumkan total jam kerja yang digunakan selama suatu periode
pembayaran. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar ini, semakin banyak penggunaan
mesin pencatat waktu elektronis untuk menggantikan kartu waktu dari kertas. Perusahaan
manufaktur juga menggunakan kartu waktu kerja untuk mencatat data rinci mengenai
bagaimana pegawai menggunakan waktu mereka (yaitu, pekerjaan apa yang mereka
lakukan). Data tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara
berbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Para pegawai yang mendapatkan
gaji tetap (contohnya para manajer dan staf profesional), jarang mencatat pekerjaan mereka
ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan
mengawasi kehadiran mereka dalam suatu pekerjaan.
Para pegawai bagian pemasaran dibayar baik berdasarkan komisi murni maupun
dengan gaji ditambah komisi. Hal ini membutuhkan kehati-hatian para pegawai tersebut
untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Sebagai tambahan, beberapa pegawai penjualan
diberi bonus karena dapat melebihi target. Dengan melakukan hal ini, perusahaan-
perusahaan tersebut menyatakan bahwa para pegawai termotivasi untuk secara aktif mencari
cara memperbaiki layanan dan memotong biaya agar nilai paket kompensasi mereka
meningkat.
Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem
penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data
yang akan digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus
didesain secara baik dengan tujuan yang realistis dan dapat dicapai agar dapat secara
objektif diukur.
Mempersiapkan Penggajian

Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian

(lingkaran 3.0). Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam
yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut.
Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

Prosedur

Pertama, file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada
dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi
tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi
harus digabungkan.
File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.
Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca
dan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yang
dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus
akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan
dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Contohnya, para
pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan menerima satu-per-duabelas dari gaji
tahunan mereka setiap periode pembayaran. Selanjutnya, semua potongan penggajian akan
dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan
gaji berada dalam dua kategori umum: potongan untuk pajak penghasilan dan potongan
sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan
lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun;
premi asuransi jiwa, kesehatan dan cacat; iuran serikat pekerja; dan kontribusi untuk berbagai
amal.
Pada saat gaji bersih didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan
dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbarui.
Memelihara catatan pendapatan kumulatif yang akurat adalah hal yang penting, untuk dua
alasan. Pertama, pengurangan untuk pajak jaminan sosial dan potongan lainnya memiliki
batas, perusahaan harus mengetahui kapan meniadakan potongan untuk setiap pegawai.
Kedua, informasi ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa jumlah yang sesuai untuk pajak
dan potongan lainnya, dikirim ke lembaga pemerintahan, perusahaan asuransi, dan organisasi
lainnya. Informasi ini juga harus dimasukkan ke dalam berbagai laporan yang disimpan untuk
lembaga-lembaga tersebut.
Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah
laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam
format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah yang
mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai.
Ketika setiap transaksi diproses, sistem tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga
kerja ke akun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja.
Sistem tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga semua catatan
penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan jumlah total untuk
kolom di slip gaji, merupakan dasar untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukkan ke dalam
buku besar setelah semua cek gaji dicetak.

Tabel ini menjelaskan beberapa laporan tambahan yang dihasilkan oleh sistem
penggajian.

Membayar Gaji

Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai
(lingkaran 4.0). Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan
penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti
pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk rrtendokumentasikan
jumlah gaji yang dibayar.

Prosedur
Gambar ini menunjukkan bahwa begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian
utang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk
mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank
penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari rekening bank reguler organisasi.
Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah
harus digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas
dalam rekening penggajian yang terpisah.
Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim ke kasir. Kasir akan
meninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat dan
menandatangani sebuah cek untuk mentransfer dana ke rekening bank untuk penggajian
perusahaan. Kasir tersebut juga meninjau, menandatangani, dan menyebarkan cek gaji. Jadi,
tugas mensahkan dan mencatat transaksi penggajian dipisahkan dari penyebaran cek gaji
yang sesungguhnva. Kasir tersebut akan segera menyimpan kembali cek gaji yang tidak
diklaim ke dalam rekening bank milik perusahaan. Guna mencegah pembuatan dan
penyebaran cek gaji palsu, sebuah daftar cek gaji yang tidak diklaim akan dikirim ke
departemen audit internal untuk diselidiki lebih jauh.
Daftar penggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, tempat
daftar tersebut dimasukkan ke dalam file berdasarkan tanggal bersama dengan kartu waktu
dan kartu waktu kerja. Voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi,
yang akan menggunakannya untuk memperbarui buku besar.

Peluang efisiensi: setoran langsung

Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya
pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan
menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan
slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji,
satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan untuk
setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama
pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini
dikirim secara elektronis, dengan menggunakan EDI, ke setiap bank yang terlibat. Dana
tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening
pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji.
Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi
tersebut.
Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan biaya
pembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi biaya bank dan
pengiriman. Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnya pengambangan dana,
yaitu penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika mereka
dimasukkan ke bank untuk pembayaran. Akan tetapi, penghematan yang berhubungan
dengan setoran langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya, sebagian besar perusahaan
kini menawarkan para pegawai mereka pilihan untuk pembayaran melalui setoran langsung
dan mendorong mereka untuk memilih bentuk pembayaran ini.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara
langsung (lingkaran 5.0)
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak
penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai Organisasi harus secara
periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar
berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan
waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari
cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan
ke organisasi terkait.
Pilihan Pemrosesan: Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Tenaga Kerja

Dalam usaha untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan outsourcing

untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga
kerja. Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien mereka dan
melakukan aktivitas pemrosesan penggajian seperti yang dijelaskan dalam bagian ini.
Organisasi tenaga kerja (professional employer organization—PEO) tidak hanya memproses
penggajian, tetapi juga memberikan layanan manajemen SDM, seperti desain kompensasi dan
administrasi pegawai. Oleh karena mereka memberikan jasa dalam lingkup yang lebih
sempit, biro jasa penggajian biasanya lebih murah daripada PEO.
Ketika organisasi melakukan outsourcing untuk pemrosesan penggajian, mereka
mengirim data waktu dan kehadiran ke biro jasa penggajian atau PEO, serta informasi
mengenai perubahan personel, pada setiap akhir periode pembayaran. Biro jasa penggajian
atau PEO kemudian menggunakan data tersebut untuk membuat cek gaji, slip gaji, dan daftar
penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodik menghasilkan formulir W-2
untuk pegawai dan laporan lainnya yang berhubungan dengan pajak.
Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah
karena alasan-alasan berikut ini:
• Menurunkan biaya. Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan dari
economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar
perusahaan. Mereka dapat membebankan tagihan yang lebih murah daripada biaya
untuk melakukan penggajian sendiri. Biro jasa penggajian atau PEO juga menghemat
uang karena meniadakan perlunya mengembangkan dan memelihara keahlian yang
dibutuhkan untuk mematuhi aturan pajak yang terus berubah.
• Kompensasi yang lebih luas. PEO mengumpulkan biaya untuk mengadministrasikan
kompensasi bagi semua klien mereka. Akibatnya, PEO memungkinkan perusahaan
yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama luasnya dengan yang disediakan
oleh perusahaan besar pada umumnya.
• Membebaskan sumber daya komputer. Biro jasa penggajian atau PEO meniadakan satu
atau lebih aplikasi SIA (penggajian dan manajemen kompensasi). Sumber daya
komputer yang bebas tersebut kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan
pelayanan di area lainnya, seperti entri pesanan penjualan.
Oleh karena dasar keunggulan kompetitif makin bergantung pada keahlian dan pengetahuan
para pegawai, pengelolaan yang efektif dan efisien atas fungsi penggajian dan
manajemen SDM menjadi makin penting.
 Tabel Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Penggajian/Manajemen SDM

Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang

Aktivitas dapat diterapkan

Pengontrakan 1. Mempekerjakan pegawai yang tidak Prosedur mempekerjakan yang

atau perekrutan berkualifikasi atau berkelakuan baik, termasuk verifikasi keahlian
karyawan buruk pelamar kerja, referensi, dan
riwayat hidup.
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan Dokumentasi lengkap atas
prosedur untuk mempekerjakan;
pelatihan perkembangan terkini
dalam hal hukum ketenagakerjaan

Pemrosesan 3. Perubahan file induk penggajian Pemisahan tugas: data SDM vs

penggajian tanpa otorisasi. penggajian dan distribusi cek gaji;
pengendalian akses; tinjauan atas
semua perubahan.
4. Data waktu yang tidak akurat Otomatisasi pengumpulan data;
berbagai pemeriksaan edit;
rekonsiliasi data kartu waktu
dengan data waktu kerja
5. Pemrosesan penggajian yang tidak Total batch dan pengendalian
akurat aplikasi lainnya; rekening kliring
penggajian; tinjauan peraturan IRS.
6. Pencurian atau distribusi cek gaji Setoran langsung; distribusi cek
tipuan gaji dilakukan oleh seseorang yang
independen dari proses penggajian;
penyelidikan cek gaji yang tidak
diklaim; akses terbatas ke cek gaji
kosong; pemberian nomor tercetak
dan perhitungan serta pencatatan
periodik untuk semua cek gaji;
penggunaan rekening giro terpisah
untuk penggajian, yang dipelihara
sebagai dana tetap.

Umum 7. Kehilangan atau pengungkapan data Prosedur pembuatan cadangan;

tanpa otorisasi rencana pemulihan dari bencana;
pengendalian akses fisik dan logis;
enkripsi data
8. Kinerja yang kurang baik Pengembangan dan tinjauan
periodik atas metrik kinerja yang
tepat