ABSTRAK
Latar Belakang: Puskesmas wajib dilakukan penilaian akreditasi setiap tiga tahun sekali. Perlu adanya upaya
evaluasi terhadap kegiatan persiapan akreditasi yang telah dilakukan oleh Puskesmas agar lebih siap
menghadapi penilaian akreditasi berikutnya. Berdasarkan hasil pengabdian kerja yang peneliti lakukan pada
bulan Agustus 2015 di Puskesmas Jetis 1 Bantul, hampir setiap hari terjadi missfile di tempat penyimpanan
rekam medis.
Tujuan Penelitian: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem penyimpanan dan pemrosesan
rekam medis terkait standar akreditasi kriteria 8.4.3 di Puskesmas Jetis 1 Bantul berdasarkan lima unsur
manajemen yaitu men, materials, methods, machines, and money.
Metodologi Penelitian: Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dan rancangan fenomenologi.
Hasil: Kompetensi dan jumlah petugas rekam medis yang tersedia belum memenuhi syarat. Surat Keputusan
(SK) tentang Pengelolaan Rekam Medis dan Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang Penyimpanan
Rekam Medis tidak sesuai dengan format penyusunan dokumen akreditasi FKTP tahun 2015. Pelaksanaan
kegiatan identifikasi pasien yang dilakukan oleh petugas rekam medis tidak sesuai dengan urutan kerja SOP.
Formulir identitas pasien belum mengumpulkan data secara efektif dan efisien. Tidak terdapat prosedur
tetap terkait dengan kegiatan pengkodean keluarga. Tracer tidak memuat nama pasien dan tujuan rekam
medis dikeluarkan. Petugas tidak melakukan analisis kelengkapan rekam medis. Penentuan masa simpan
berkas dan penyusutan tidak seimbang dengan luas tempat penyimpanan.
Kesimpulan: Sistem penyimpanan dan pemrosesan rekam medis terkait standar akreditasi kriteria
8.4.3 di Puskesmas Jetis 1 Bantul berdasarkan unsur manajemen men, materials, dan methods
belum sesuai.
Kata Kunci: Akreditasi Puskesmas, Unsur Manajemen, Penyimpanan Rekam Medis.
ABSTRACT
Background: Primary health center must be conducted of accreditation assesment every three years.
Needed for an evaluation of the accreditation preparatory activities that has been done by the primary
health center to be better prepared for the next accreditation assessment. Based on the results of work
dedication that researchers do in August 2015 in Puskesmas Jetis 1 Bantul, almost every day there are
missfiles in storage of medical records.
Objective: This reserach aims to know about storage system and medical records processing related to
accreditation standards of criteria 8.4.3 in Puskesmas Jetis 1 Bantul based on the five element management
of men, materials, method, machines, and money.
Methods: This type of research is descriptive with a qualitative approach and phenomenal design.
Results: Competence and number of medical records practitioner are not accordanced. SK about how to
organize medical records and SOP about archaiving medical recors is not accordance. The implementation of
patients identification is not accordance with the fixed procedure that have been determined. Form design of
patient's identity is not good because it’s not able to gather data effectively and efficiently. There is no fixed
procedure about coding of family. Tracer don’t contain data of the patient's name and destination of the
medical record. The medical records practitioner didn’t do analysis of the completeness of medical record
accordance to the specified fixed procedure. The shelf life of the medical records active and the
implementation of the medical records depreciation is not balanced with the storage space available.
Conclusion: Storage system and medical records processing related to accreditation standard of criteria
8.4.3 in Puskesmas Jetis 1 Bantul based on element management of men, materials, and the method is not
appropriate.
Keywords: Accreditation of Puskesmas, Element of Management, Medical Record Storage
94
Sistem Penyimpanan dan Pemrosesan Rekam Medis Terkait Standar…
dengan tata nilai, visi, misi, dan tujuan sudah sesuai dengan Instrumen Penilaian
puskesmas”. Akreditasi Puskesmas tahun 2015 yang
Puskesmas Jetis 1 Bantul menyebutkan bahwa “Dokumen telusur
membutuhkan empat petugas lulusan yang terdapat pada standar akreditasi
Diploma Tiga Rekam Medis namun saat kriteria 8.4.3 adalah SK pelayanan rekam
ini petugas lulusan Diploma Tiga Rekam medis dan metode identifikasi; SK tentang
Medis yang terdapat di Puskesmas Jetis 1 sistem pengkodean, penyimpanan,
Bantul hanyaberjumlah satu orang. Oleh dokumentasi rekam medis; SK dan SOP
karena itu untuk menunjang pelayanan penyimpanan rekam medis”.
rekam medis, Kepala Puskesmas Berdasarkan analisis yang peneliti
memberikan kewenangan kepada sebelas lakukan pada Surat Keputusan (SK)
petugas non rekam medis untuk tentang Pengelolaan Rekam Medis dan
melakukan kegiatan rekam medis melalui Standar Operasional Prosedur (SOP)
proses kredensial. Puskesmas Jetis 1 tentang Penyimpanan Rekam Medis,
Bantul juga memberikan on the job diketahui bahwa format penyusunan
training kepada sebelas petugas non dokumen akreditasi yang tersebut tidak
rekam medis. Pelayanan rekam medis di sesuai dengan Pedoman Penyusunan
Puskesmas Jetis 1 Bantul yang tidak Dokumen Akreditasi FKTP tahun 2015.
dilakukan sepenuhnya oleh lulusan Ketidaksesuaian penyusunan Surat
Diploma Tuga Rekam Medis Keputusan (SK) tentang Pengelolaan
menunjukkan bahwa hal tersebut tidak Rekam Medis terletak pada beberapa
sesuai dengan Peraturan Menteri bagian yaitu pembukaan, kaki, dan
Kesehatan Nomor 55 tahun 2013 tentang penandatanganan. Pada bagian
Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam pembukaan ketidaksesuaian terdapat
Medis yang menyebutkan bahwa pada penulisan nomor yang tidak
“Perekam medis adalah seorang yang menggunakan huruf kapital semua, tidak
telah lulus pendidikan rekam medis dan terdapat pernyataan “Dengan Rahmat
informasi kesehatan sesuai ketentuan Tuhan Yang Maha Esa”, dan penulisan
peraturan perundang- undangan”. jabatan pembuat keputusan tidak diakhiri
dengan tanda koma (,). Pada bagian kaki
2. Unsur Manajemen Materials ketidaksesuaian terdapat pada penulisan
Sistem penyimpanan dan pemrosesan nama jabatan yang tidak diakhiri dengan
rekam medis berdasarkan unsur tanda koma (,). Pada bagian
manajemen materials adalah dokumen penandatanganan ketidaksesuaian
akreditasi yang dibuat oleh Puskesmas terdapat pada penulisan Kepala Fasilitas
Jetis 1 Bantul terkait standar akreditasi Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) yang
kriteria 8.4.3 dan format penyusunan disertai dengan gelar.
dokumen akreditasi yang digunakan. Ketidaksesuaian penyusunan Standar
Terkait dnegan upaya pemenuhan standar Prosedur Operasional (SOP) tentang
akreditasi kriteria 8.4.3, Puskesmas Jetis 1 Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Bantul membuat dokumen akreditasi terletak pada bagian isi terkait dengan
Surat Keputusan (SK) tentang Pengelolaan kebijakan Kepala Fasilitas Kesehatan
Rekam Medis dan Standar Operasional Tingkat Pertama (FKTP). Pembuatan
Prosedur (SOP) tentang Penyimpanan Standar Prosedur Operasional (SOP)
Rekam Medis. Surat Keputusan (SK) tentang Sistem Penyimpanan Rekam
tentang Pengelolaan Rekam Medis sudah Medis tidak mengacu pada Surat
memuat semua kebijakan yang Keputusan (SK) yang memuat kebijakan
dibutuhkan pada masing-masing elemen tentang penyimpanan rekam medis yaitu
penilaian yang terdapat pada kriteria 8.4.3 mengacu pada Surat Keputusan (SK)
tentang sistem penyimpanan dan tentang Proses Pendaftaran Pasien.
pemrosesan rekam medis. Hal ini
menunjukkan bahwa dokumen akreditasi 3. Unsur Manajemen Methods
yang dibuat oleh Pukesmas Jetis 1 Bantul Sistem penyimpanan dan pemrosesan
terkait standar akrediasi kriteria 8.4.3 rekam medis terkait standar akreditasi
96
Sistem Penyimpanan dan Pemrosesan Rekam Medis Terkait Standar…
Hal ini tidak sesuai dengan Peraturan Petugas rekam medis merasakan
Dalam Negeri Nomor 52 tahun 2011 kendala dalam kegiatan penyimpanan
tentang Standar Operasional Prosedur di rekam medis yaitu terjadinya missfile.
Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Petugas rekam medis sudah melakukan
Kabupaten/ Kota pada pasal 9 ayat (2), upaya mengurangi missfile dengan
yang menyebutkan bahwa “Kegiatan yang menggunakan tracer. Tracer yang
memerlukan SOP memenuhi kriteria yaitu digunakan memuat informasi berupa
kegiatannya dilaksanakan secara rutin tanggal rekam medis dikeluarkan, nomor
atau berulang-ulang, menghasilkan rekam medis, dan nama dusun tempat
output tertentu, dan kegiatannya tinggal pasien. Hal ini tidak sesuai
melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) dengan WHO (2006) karena tracer yang
orang/ pihak”. Hal ini juga tidak sesuai digunakan di Puskesmas Jetis 1 Bantul
dengan Huffman (1994) yang tidak memuat data berupa nama pasien
menyebutkan bahwa “Melalui perceraian, dan tujuan rekam medis dikeluarkan dari
seorang spouse bisa berubah menjadi tempat penyimpanan. Di dalam WHO
kepala dari keluarga yang lain. Seorang (2006) disebutkan bahwa “Jenis outguide
anak bisa berubah menjadi spouse atau atau tracer yang baik adalah dalam
kepala keluarga setelah menikah. Pada bentuk kartu, bisanya ukurannya sama
keadaan ini, nomor keluarga yang baru atau sedikit lebih besar dari rekam medis,
harus diterbitkan dan menghasilkan dan harus tercantum nama pasien, nomor
sebuah catatan yang baru”. Berikut adalah rekam medis, tujuan rekam medis; dan
contoh pelaksanaan pengkodean keluarga tanggal keluar dari tempat
di Puskesmas Jetis 1 Bantul penyimpanan”. Berikut adalah tracer
yang digunakan di Puskesmas Jetus 1
Bantul:
dapat bersumber dari jasa layanan; hibah; kriteria 8.4.3 berdasarkan unsur
hasil kerjasama dengan pihak lain; APBD; manajemen machines yang digunakan
APBN; dan lain-lain pendapatan BLUD untuk melaksanakan kegiatan elemen
yang sah”. penilaian pada kriteria tersebut adalah
menggunakan komputer, printer, barcode
PENUTUP scanner, microphone, alat tulis kantor,
1. Kesimpulan formulir identitas pasien, buku register
Sistem penyimpanan dan pemrosesan pendaftaran pasien, alat penyimpan
rekam medis terkait standar akreditasi berkas berupa rak kayu dan boxfile, dan
kriteria 8.4.3 berdasarkan unsur tracer.
manajemen men adalah Puskesmas Jetis 1 Sistem penyimpanan dan pemrosesan
Bantul membentuk tim persiapan rekam medis terkait standar akreditasi
akreditasi dan melakukan kredensial serta kriteria 8.4.3 berdasarkan unsur
on the job training kepada sebelas petugas manajemen money adalah Puskesmas Jetis
non rekam medis. 1 Bantul sudah berbentuk Badan Layanan
Sistem penyimpanan dan pemrosesan Umum Daerah sehingga seluruh
rekam medis terkait standar akreditasi kebutuhan terkait dengan akreditasi
kriteria 8.4.3 berdasarkan unsur menggunakan anggaran dari puskesmas
manajemen materials adalah terdapat sendiri.
ketidaksesuaian terhadap format 2. Saran
penyusunan dokumen akreditasi terkait a. Memenuhi kebutuhan petugas Diploma
kriteria 8.4.3 yang dibuat oleh Puskesmas Tiga Rekam Medis sesuai dengan
Jetis 1 Bantul yaitu Surat Keputusan (SK) jumlah yang dibutuhkan oleh
tentang Pengelolaan Rekam Medis dan Puskesmas Jetis 1 Bantul.
Standar Operasional Prosedur (SOP) b. Melakukan evaluasi terhadap Surat
tentang Penyimpanan Rekam Medis. Keputusan tentang Pengelolaan Rekam
Sistem penyimpanan dan pemrosesan Medis pada bagian pembukaan, kaki,
rekam medis terkait standar akreditasi dan penandatanganan dan melakukan
kriteria 8.4.3 berdasarkan unsur evaluasi terhadap Standar Operasional
manajemen methods adalah dokumen Prosedur (SOP) tentang Penyimpanan
akreditasi dibuat dengan beberapa tahap, Rekam Medis pada bagian isi.
evaluasi kegiatan persiapan dilakukan c. Melakukan evaluasi terhadap urutan
dengan self assesment dan audit internal, kerja pada Standar Operasional
koordinasi persiapan akreditasi dilakukan Prosedur (SOP) tentang Identifikasi
secara formal dan informal, pelaksanaan Pasien dan disesuaikan dengan urutan
identifikasi pasien terkendala dengan kerja yang dilakukan oleh petugas
banyaknya pasien yang tidak melengkapi rekam medis dalam melakukan
formulir identitas pasien, tidak terdapat identifikasi pasien.
prosedur tetap terkait kegiatan
d. Melakukan evaluasi terhadap desain
pengkodean keluarga, tracer yang formulir identitas pasien agar dapat
digunakan tidak memuat informasi mengumpulkan data pasien secara
berupa nama pasien dan tujuan rekam efektif dan efisien.
medis, petugas rekam medis baru
e. Membuat Standar Operasional
melakukan analisis kelengkapan rekam
Prosedur (SOP) terkait dengan kegiatan
medis pada bagian Subjek Objek
pengkodean keluarga.
Assesment Plan (SOAP) dokter, Subjek
Objek Assesment Plan (SOAP) perawat, f. Menambahkan data berupa nama
dan paraf, kegiatan penyusutan rekam pasien dan tujuan rekam medis
medis telah dilakukan sekali namun dikeluarkan dari tempat penyimpanan
petugas masih merasakan kendala yaitu pada tracer yang digunakan.
sesaknya berkas rekam medis di dalam rak g. Melakukan analisis kelengkapan rekam
penyimpanan. medis sesuai dengan Standar
Sistem penyimpanan dan pemrosesan Operasional Prosedur (SOP) yang telah
rekam medis terkait standar akreditasi ditetapkan yaitu SOP tentang Menilai
100
Sistem Penyimpanan dan Pemrosesan Rekam Medis Terkait Standar…
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, A. (2010) Pengantar Administrasi
Kesehatan. Jakarta: Binarupa Aksara
BUK. (2015) Pedoman Penyusunan Dokumen
Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama Jakarta: Direktorat Jenderal Bina
Upaya Kesehatan Daerah.
Gie, The Liang (2000) Administrasi
Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Liberty
Huffman, E.K. (1994) Helath Information
Management. Illinois: Physicians Record
Company
Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 46 Tahun 2015 Tentang
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama,
Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan
Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.
www.buk.kemkes.go.id. Diakses tanggal
14 Januari 2016.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 Tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam
Medis. www.hukor.kemkes.go.id.
Diakses tanggal 27 Maret 2016.
Peraturan Dalam Negeri Nomor 52 Tahun
2011 tentang Standar Operasional
Prosedur di Lingkungan Pemerintah
Provinsi dan Kabupaten/Kota.
www.jdih.kemenkeu.go.id. Diakses
tanggal 25 Mei 2016.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61
Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Keuangan Badan Layanan
Umum Daerah. www.kemendagri.go.id.
Diakses tanggal 15 April 2016.
WHO. (2006) Medical Records Manual: A
Guide For Developing Countries.
Manila: WHO Regional Office for The
Western Pacific.