Tugas Individu

Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

PENERAPAN OUTSOURCING SISTEM INFORMASI DALAM

SUATU PERUSAHAAN

Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.

Disusun Oleh :
Galih Arief Saksono P0560101141.45

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
PENDAHULUAN

Beberapa tahun belakangan ini outsourcing telah menjadi tren di dunia

bisnis. Penyebab penggunaan outsourcing oleh sebuah perusahaan memiliki motif
yang hampir sama yaitu kecenderungan untuk memudahkan pekerjaan atau
operasional yang bukan menjadi bisnis utamanya (core business). Outsourcing
merupakan praktek manajemen yang sangat berkonsolidasi didalam sistem informasi
yang sekarang ini sedang mengalami perkembangan yang tidak terbendung. Sistem
informasi outsourcing berarti bahwa sumberdaya fisik dan/atau sumberdaya manusia
yang berhubungan dengan teknologi informasi sebuah perusahaan disediakan
dan/atau dikelola oleh penyedia khusus eksternal. Ada beberapa fungsi yang dapat
menggunakan outsourcing, termasuk fungsi sumberdaya manusia, jasa pelayanan
dan teknologi informasi sebuah perusahaan. Jangka waktu penggunaan outsourcing
dapat bersifat sementara atau bahkan untuk waktu yang cukup lama. Pada umumnya
hampir seluruh perusahaan kelas atas melakukan IT Outsourcing. Perusahaan
tersebut ingin lebih banyak berhemat dengan melakukan outsoucing untuk
pengembangan software dan memanage sistem informasi yang ada dalam
perusahaan.
Outsourcing menjadi legal bagi sebuah perusahaan jika salah satu bagian
dalam stuktur perusahaan memiliki pembiayaan yang tinggi dan tidak dapat
dikurangi atau kurangnya kompetensi pada area tertentu. Kebutuhan perusahaan
yang menjadi pertimbangan untuk melakukan otusourcing termasuk diantaranya
kemampuan untuk bersaing secara global atau untuk mencapai kebebasan dari
tekanan finansial melalui penghematan biaya secara langsung. Outsourcing bukan
sebuah alasan “cuci tangan” manajemen atas fungsi yang salah paham, dikelola
dengan buruk, dan mempunyai biaya yang mahal. Perusahaan harus
mempertimbangkan (atau mempertimbangkan kembali) manfaat outsourcing secara
keseluruhan setiap tiga sampai empat tahun. Mempertimbangkan kembali manfaat
outsourcing mungkin sangat relevan ketika terjadi perubahan internal, industri atau
teknologi.

1
PEMBAHASAN

Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan

trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang
terjadi. Outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang
ada di luar. Dengan kata lain, outsourcing adalah upaya untuk mendapatkan barang
atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negeri dalam rangka
memotong biaya. ada 3 komponen dari outsourcing : 1). IT, yang merupakan
perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan
bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya
komunikasi yang terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan.
Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing adalah suatu pengalihan
aktivitas perusahaan baik barang atau jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3
komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information Technology, IT outsourcing
adalah kontrak tambahan dari sebagian atau keseluruhan fungsi IT dari perusahaan
kepada pencari outsourcing external. IT outsourcing merupakan pemanfaatan
organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi
informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi
dan web hosting. IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :
1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain,
baik hardware, software, dan brainware.
2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang
dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di
serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan
dikelola oleh perusahana sendiri.
4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke
perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.
Outsorcing menjadi sebuah proses pemindahan tanggung jawab kerja dari
perusahaan induk atau utama ke perusahaan lainnya diluar perusahaan induk atau
utama. Maksudnya adalah pemindahan tanggung jawab bisa dalam bentuk ketenaga

2
kerjaan yang mendukung proses kerja yang tidak merupakan inti dari bisnis atau
non-core business atau juga secara prakteknya semua lini kerja di alihkan sebagai
unit outsourcing. Perusahaan lain tersebut bisa dalam bentuk vendor, koperasi, atau
instansi yang semuanya diaatur sesuai dengan ketentuan yang sudah di tetapkan.
Namun dalam pelaksanaannya outsourcing ini mengalami pro dan kontra juga antara
lainnya adalah :
1. Pro-Outsourcing :
• Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
• Dapat mengurangi biaya.
• Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
• Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
• Merupakan modernisasi dunia usaha.
• Efektivitas manpower.
• Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang
bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
• Memberdayakan anak perusahaan.
• Dealing with unpredicted business condition.
2. Kontra-Outsourcing :
• Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
• Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal
dengan tenaga kerja outsourcing.
• Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
• Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan
kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat
mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan mereka dalam memilih outsourcing adalah :
1. Harga.
2. Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider.
3. Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan
yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3
 4. Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis
perusahaan.
5. Pengalaman pihak provider outsource.
6. Eksistensinya dan lain-lainnya.
Adapun masalah yang terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing adalah :
1. Saat penentuan partner outsourcing. Bahwa pihak provider outsourcing harus
betul-betul mengetahui apa yang betul-betul di butuhkan oleh pihak
perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak provider
outsourcing.
2. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Agar biaya produksi perusahaan
berkurang, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah
di tetapkan sehingga seringah terjadi demo para buruh-buruh yang ada.
3. Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekerja tanpa ada
batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karna berkurang
lebih banyak.
Alasan mengapa suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah
dikarenakan agar peruhsahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar
international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah outsourcing
merupakan suatu penerapan kebijakan perusahaan. Ketika perusahaan mengambil
langkah melakukan IT outsourcing, perusahaan tersebut akan di hadapkan kepada
beberapa manfaat dan resiko, yang dimana ada salah satu resiko tersebut jika tidak di
tangani dengan baik akan menimbulkan masalah yang besar bagi perusahaan.
Dibutuhkannya suatu vendor IT sebagai penyedia IT yang berguna untuk
kepentingan IT outsourcing. Manfaat dari pemilihan IT outsourcing antara lain
adalah :
1. Teknologi yang maju. IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada
organisasi klien dan pengalaman personil. Suatu perusahaan memiliki
kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan
dalam menyelesaikan misinya, dan teknologi tersebut tergantung kepada
vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut.

4
 2. Cash Flow. Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding
jika perusahaan mengusahakannya sendiri. outsourcing dapat membantu
pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman
modal awal besar sebab vendor memiliki kebijakan free-for service basis.
Harland et al mengatakan bahwa perusahaan dapat di bebaskan dari
pembelian aset IT melalui outsourcing. Perusahaan tidak akan di bebani lg
dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaan dan pengelolaan
aset-aset IT yang mahal.
3. Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada
kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga
kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna.
4. Kebutuhan akan personil IT. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan
menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut.
Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika
perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari
vendor.
5. Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing di pertimbankan sebagai
langkah management resiko yang lebih baik, sebab dengan begitu, segala
resiko yang di hadapi di limpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab
dalam memperbaharui teknologi.
Sedangkan resiko yang akan di hadapi adalah :
1. Legal. Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak.
Didalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia,
diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk
persetujuan mereka. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam
melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for
non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor
standart contract. Dan ini merupakan resiko yang perlu di perhatikan dengan
sebaik-baiknya, jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi
perusahaan.

5
 2. Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola
dengan baik maka akan menjadi masalah bagi perusahaan tersebut.
3. Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT
outsourcing (outsourcing scope), yang meliputi total outsourcing dan
selective outsourcing.
4. Maintaining the relationship.
5. Loss of flexibility. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka
lebih dari 3 tahun, maka dapat megnurangi fleksibilitas. Seandainya ada
kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan
peluang baru dan adanya penurunan harga maka klien harus meeundingkan
kembali kontraknya.
6. Managerial Control Issue. Tafti mengatakan bahwa pengambilan keputusan
hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja,
sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT
perusahaan dikendalikan oleh atasan saja.
7. Financial Ada biaya yang dikenal dengan hidden cost, yaitu biaya seperti
biaya diluar jasa standar, biaya pencarian vendor(melibatkan aktivitas yang
mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negri, dan
pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi(transisi meliputi penyusunan,
penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya
post outsourcing
Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja
yang dilakukan dalam lewat cara out-sourcing.

6
 Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang
sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan
juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah
ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource
untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat
out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi
yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.
Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan out-
sourcing.

Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan self-sourcing, dan

juga kelemahan menggunakan self-sourcing. Keunggulan atau keuntungan
menggunakan self-sourcing antara lain :
1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan
untuk membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja
internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu
sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan
requirement atau syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam
mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya,
manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam
mengembangkan sistem tersebut.
2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap
perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam

7
 mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan
diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin
meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi.
3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong
cepat.
Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka
proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap
kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera
didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem
informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan
tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya.
Selain beberapa keuntungan menggunakan self-sourcing dalam mengerjakan
operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan
penggunaaan self-sourcing.
1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem
yang dibangun menjadi kurang maksimal.
2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya
pengembangan sistem ke tahap berikutnya.
3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan
sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.

KESIMPULAN

Penggunaan outsourcing sistem informasi lebih efisien dibandingkan dengan

sistem insourcing karena biaya produksinya lebih rendah. Provider mendapatkan
skala ekonomi dari produksi massa pelayanannya dan mendistribusikan biaya
tetapnya ke sejumlah besar klien akhirnya. Dengan peningkatan spesifikasi layanan
yang perusahaan ingin kontrak melalui outsourcing, ketidakjelasan mengenai
pelayanan yang digunakan dan frekuensi dimana pelayanan yang dikontrak
dibutuhkan, memunculkan perubahan dari outsourcing ke internalisasi kegiatan
sistem informasi. Keuntungan penggunaan outsourcing: Fokus kepada isu-isu

8
strategis, meningkatkan fleksibilitas, meningkatkan kualitas,”menyingkirkan” tugas
rutin, memfasilitasi akses menuju teknologi, mengurangi resiko keuangan,
mengurangi biaya staf, menghemat biaya teknologi.

DAFTAR REFERENSI

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing
http://ferry1002.blog.binusian.org/
http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-
sourcing/
http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/
http://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/1651/4/ISO_Logistic_Information_Manage
ment.pdf
http://www.businessforum.com/woj01.html
http://www.isaca.org/Journal/Past-Issues/2004/Volume-5/Documents/jpdf045-
TopThreePotentialRisks.pdf