UNIT INFORMASI

MENERIMA TELEPON DARI LUAR RUMAH SAKIT

NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN

RUMAH SAKIT 01 - 1/2
UMUM ANUTAPURA
PALU
Tanggal Terbit Ditetapkan:
DIREKTUR RSU ANUTAPURA

SPO

PENGERTIAN Suatu prosedur yang mengatur tentang tata cara menerima

telepon dari luar rumah sakit.
TUJUAN Mengatur penggunaan telepon secara tertib dan efisien di
Rumah Sakit Umum Anutapura.
KEBIJAKAN

PROSEDUR Operator :

1. Apabila terdengar nada (tut....tut...) maka sebelum kita

mengangkat telepon, harus kita pastikan bahwa telepon
dari luar RS dengan melihat lampu sinyal (led) yang
menyala di line 1, 2,3,4,5 berwarna merah berkedip-
kedip
2. Ketika sudah dipastikan bahwa telepon tersebut dari
luar, maka angkatlah gagang telepon sebelum dering ke-
3, ucapkan salam dengan ucapan : “Assalamu’alaikum
rumah sakit umum anutapura”
3. Setelah terjadi percakapan tanyalah apa keperluannya
dengan siapa hendak berbicara, tanyakan dari institusi
mana/ dengan siapa kita bicara
4. Hindarilah pembicaraan yang tidak perlu, terkesan
meremehkan, dan bertele-tele
5. Berikan pengertian yang baik untuk mau menunggu
sebentar selama disambungkan, tanpa harus menutup
telepon
6. Tekan tombol “transfer”, maka saluran yang tadi terisi
akan berubah jadi berkedip-kedip
7. Tekan nomor extension sesuai yang diminta penelepon

Bangsal/ Ruang/ Bagian :

8. Jika terdengar nada dering telepon, angkatlah sebelum

dering ke-3 dengan sapaan : “Assalamu’alaikum
bangsal/ ruang/ bagian .......”
9. Ucapkan terima kasih kepada operator karena telah
menyambungkan telepon
10. Berbicara dengan singkat dan jelas, hindarilah
pembicaraan yang tidak perlu
11. Apabila sudah selesai, tutup gagang telepon setelah
NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN
01 - 2/2
 PROSEDUR telepon dari luar ditutup
Operator :

1. Jawab salam pembuka dengan “Wasalaikum salam dari

operator ada telepon dari ..... , mohon untuk dapat
diterima “
2. Letakkan gagang telepon pada posisi semula dan kita
siap menerima telepon berikutnya
UNIT TERKAIT 1. Humas.
2. Unit Rawat Inap.
3. Unit Rawat Jalan.
4. Unit penunjang.
5. Instalasi.
6. ....
 UNIT INFORMASI
MENERIMA TELEPON DARI DALAM RS

NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN

RUMAH SAKIT 01 - 1/2
UMUM ANUTAPURA
PALU
Tanggal Terbit Ditetapkan:
DIREKTUR RSU ANUTAPURA

SPO

Pengertian Suatu prosedur yang mengatur tentang tatacara menerima telepon

dari dalam rumahsakit.

Tujuan Mengatur penggunaan telepon secara tertib dan efisien di Rumah

Sakit Umum Anutapura.

Kebijakan

Prosedur Operator :

1. Apabila terdengar nada (tut...tut....) maka sebelum kita

mengangkat telepon, harus kita pastikan bahwa telepon dari
dalam dengan melihat lampu sinyal (led) yang menyala di
tombol bawah berwarna merah berkedip-kedip dan pada layar
muncul nomor extension
2. Ketika sudah dipastikan bahwa telepon tersebut dari dalam,
maka angkatlah gagang telepon sebelum dering ke-3, ucapkan
salam dengan ucapan : “Assalamu’alaikum operator”

Untuk Bangsal/ Ruang/ Bagian :

3. Jawab salam pembuka dengan “Wasalaikum salam dari

bangsal/ ruang/ bagian ..... minta tolong disambungkan
ke .......”
4. Berbicaralah seperlunya saja di telepon, bila minta
disambungkan ke nomor telepon dokter atau institusi, berilah
informasi yang jelas
5. Akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam
6. Tutup gagang telepon dengan benar

Operator :

1. Jawab ucapan terima kasih dan ucapkan salam

2. Letakkan gagang telepon setelah mereka menutup telepon
Unit Terkait 1. Humas.
2. Unit Rawat Inap.
3. Unit Rawat Jalan.
NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN
 01 - 2/2
Unit Terkait 4. Unit penunjang.
5. Instalasi.
6. ....
 UNIT INFORMASI
MENYAMBUNGKAN TELEPON KE LUAR RUMAH SAKIT

NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN

RUMAH SAKIT 01 - 1/2
UMUM
ANUTAPURA
PALU
Tanggal Terbit Ditetapkan:
DIREKTUR RSU ANUTAPURA

SPO

Pengertian Suatu prosedur yang mengatur tentang tatacara menyambungkan

telepon keluar RS.

Tujuan Mengatur penggunaan telepon secara tertib dan efisien di Rumah

Sakit Umum Anutapura.

Kebijakan

Prosedur Operator :

1. Tekan tombol pada line 1,2,3,4,5 (pilih tombol yang lampunya

tidak menyala), tekan nomor tujuan
2. Ketika telepon sudah terangkat, perkenalkan diri dengan
menjawab salam : “ Selamat........ / Wa’alaikum salam Bapak/Ibu,
dari Rumah Sakit Umum Anutapura”
3. Katakan dengan jelas, dengan siapa kita ingin bicara dan apa
tujuan kita
4. Setelah terjadi percakapan, hindari pembicaraan yang tidak perlu,
terkesan meremehkan, dan bertele-tele
5. Berikan pengertian dengan baik untuk mau menunggu sebentar
untuk disambungkan tanpa harus menutup telepon
6. Tekan tombol “transfer”, maka line yang terisi akan berkedip-
kedip
7. Tekan nomor extension bangsal/ ruang/ bagian yang meminta

Bangsal/ Ruang/ Bagian :

8. Ketika telepon berdering angkat gagang telepon dan ucapkan

salam “Assalamu’alaikum Bangsal/ Ruang/ Bagian......”
9. Ucapkan terima kasih kepada operator karena telah
menyambungkan telepon
10. Berbicara dengan singkat dan jelas, hindarilah pembicaraan yang
tidak perlu
NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN
01 - 2/2
 Prosedur 11. Akhiri dengan ucapan terima kasih dan salam
12. Apabila sudah selesai, tutup gagang telepon dengan benar

Operator :

1. Jawab salam pembuka dengan

“Wa’alaikum salam dari operator ada telepon dari ..... , mohon
untuk dapat diterima telepon yang tadi diminta “

2. Letakkan gagang telepon pada posisi

semula dan kita siap menerima telepon berikutnya.

Unit Terkait 1. ...

 UNIT INFORMASI
PEMAKAIAN TELEPON LEBIH DARI 7 MENIT

NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN

RUMAH SAKIT 01 - 1/2
UMUM
ANUTAPURA
PALU
Tanggal Terbit Ditetapkan:
DIREKTUR RSU ANUTAPURA

SPO

Pengertian Suatu prosedur yang mengatur tentang tatacara menggunakan telepon

ke luar RS lebih dari 7 menit.

Tujuan Mengatur penggunaan telepon secara tertib dan efisien di Rumah

Sakit Umum Anutapura.

Kebijakan

Prosedur Bangsal/ Ruang/ Bagian Pelayanan:

1. Ketika telepon berdering angkat gagang telepon sebelum

dering ke-3 dan ucapkan salam “Assalamu’alaikum Bangsal/
Ruang/ Bagian.......”
2. Ucapkan terima kasih kepada operator karena telah
menyambungkan telepon
3. Berbicara dengan singkat dan jelas, hindarilah pembicaraan
yang tidak perlu
4. Apabila pada saat berbicara, mendengar bunyi “tut.tut.tut”.
Telepon akan mati setelah 5 detik tanda itu berbunyi.
5. Apabila pembicaraan belum selesai, berikan penjelasan
kepada pihak luar untuk mematikan teleponnya dengan ucapan
“Mohon maaf waktu telepon sudah habis, ditutup dulu, sebentar
lagi akan kita hubungi kembali”
6. Ucapkan terima kasih atas pengertiannya
7. Tutup gagang telepon dengan benar
8. Mintalah kepada operator untuk menyambungkan kembali ke
nomor dan tujuan sebelumya
9. Berikan pengertian kepada operator bahwa pembicaraan
sebelumnya belum selesai
10. Ucapkan terima kasih dan salam kepada operator
11. Tutup gagang telepon dengan benar

Unit Terkait 1. Humas.

2. Unit Rawat Inap.
NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN
 01 - 2/2
Unit Terkait 1. Unit Rawat Jalan.
2. Unit penunjang.
3. Instalasi.
4. ....
 UNIT INFORMASI
PERMINTAAN TELEPON INTERLOKAL

NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN

RUMAH SAKIT 01 - 1/2
UMUM
ANUTAPURA
PALU
Tanggal Terbit Ditetapkan:
DIREKTUR RSU ANUTAPURA

SPO

Pengertian Suatu prosedur yang mengatur tentang tatacara meminta sambungan

telepon interlokal untuk kepentingan Rumah Sakit.

Tujuan Mengatur penggunaan telepon secara tertib dan efisien di Rumah Sakit
Umum Anutapura.

Kebijakan

Prosedur Operator :

1. Apabila terdengar nada (tut...tut...) maka sebelum kita mengangkat

telepon, harus kita pastikan bahwa telepon dari dalam dengan
melihat lampu sinyal (led) yang menyala di tombol bawah
berwarna merah berkedip-kedip dan pada layar muncul nomor
extension.
2. Ketika sudah dipastikan bahwa telepon tersebut dari dalam, maka
angkatlah gagang telepon sebelum dering ke-3, ucapkan salam
dengan ucapan : “Assalamu’alaikum operator”.

Untuk Bangsal/ Ruang/ Bagian :

3. Jawab salam pembuka dengan “Wa’alaikum salam dari bangsal/

ruang/ bagian ...... minta tolong disambungkan ke ..... untuk
keperluan Dinas “
4. Berbicaralah seperlunya saja di telepon, bila minta disambungkan
ke nomor telepon dokter atau institusi, berikan informasi dengan
jelas.
5. Akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam
6. Tutup gagang telepon dengan benar.
7. Jangan gunakan telepon sebelum disambungkan oleh operator,
tunggu 5-10 menit.

NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN

01 - 2/2
 Prosedur 8. Letakkan gagang telepon setelah mereka menutup telepon
9. Sambungkan telepon sesuai dengan permintaan.
10. Bila sudah tersambung, tulis permintaan telepon interlokal di buku
besar dengan data : Tanggal dan jam, nama institusi yang dituju,
nomor telepon, nama personal/ Bangsal/ Ruang/ Bagian yang
meminta.
11. Pasien diperkenankan meminta sambungan telepon interlokal
dengan tagihan dibebankan ke pasien melalui billing ruang
perawatan.
Unit Terkait 1. Humas.
2. Unit Rawat Inap.
3. Unit Rawat Jalan.
4. Unit penunjang.
5. Instalasi.
6. ....
 UNIT INFORMASI
MENYAMBUNGKAN TELEPON KE LUAR RUMAH SAKIT
TETAPI TIDAK DAPAT TERSAMBUNG

NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN

RUMAH SAKIT 01 - 1/1
UMUM
ANUTAPURA
PALU
Tanggal Terbit Ditetapkan:
DIREKTUR RSU ANUTAPURA

SPO

Pengertian Suatu prosedur yang mengatur tentang tata cara menyambungkan

telepon keluar RS tetapi kondisi telepon yang dihubungi tidak ada
jawaban atau online.

Tujuan Mengatur penggunaan telepon secara tertib dan efisien di Rumah

Sakit Umum Anutapura.

Kebijakan

Prosedur 1. Tekan tombol pada line 1,2,3 (pilih tombol yang

lampunya tidak menyala), tekan nomor tujuan.
2. Ketika telepon tidak ada jawaban, kondisi tidak aktif,
sedang sibuk, atau online .
3. Cobalah sekali lagi untuk memastikan bahwa telepon
tidak dapat dihubungi.
4. Segera hubungi bangsal/ ruang/ bagian yang meminta dan
informasikan bahwa telepon tidak dapat dihubungi karena tidak
ada jawaban/ kondisi tidak aktif/ sedang sibuk/ online.
5. Akhiri pembicaraan dengan salam.
6. Letakkan gagang telepon pada posisi semula dan kita siap
menerima telepon berikutnya.

Unit Terkait 1. Humas.

2. Unit Rawat Inap.
3. Unit Rawat Jalan.
4. Unit penunjang.
5. Instalasi.
6. ....
 UNIT INFORMASI
MENELEPON LANGSUNG KE LUAR RS
(TANPA BANTUAN OPERATOR)

NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN

RUMAH SAKIT 01 - 1/2
UMUM
ANUTAPURA
PALU
Tanggal Terbit Ditetapkan:
DIREKTUR RSU ANUTAPURA

SPO

Pengertian Suatu prosedur yang mengatur tentang tatacara menelepon keluar

untuk kepentingan Rumah Sakit dengan menggunakan mesin PABX
tanpa bantuan operator. Prosedur ini hanya boleh dipergunakan untuk
kondisi darurat dan memerlukan informasi cepat.

Tujuan - Mengatur penggunaan telepon secara tertib dan efisien di

Rumah Sakit Umum Anutapura.
- Untuk kondisi darurat, sambungan langsung tanpa prosedur
operator untuk mempercepat bantuan/ informasi keluar.
- IGD & KB untuk konsultasi dokter atau emergency.
- Kerja Sama untuk pelaporan pasien.
Kebijakan

Prosedur 1. Angkat gagang telepon, kemudian tekan angka 9.

2. Setelah ada nada sambung, tekan nomor tujuan yang
dikehendaki.
3. Ketika telepon sudah terangkat, perkenalkan diri dengan
menjawab salam :
“ Selamat....... / Wa’alaikum salam Bapak/Ibu, dari
IGD/KB/Kerja Sama RSU Anutapura” dengan .... (sebut nama).

4. Katakan dengan jelas dengan siapa kita ingin bicara dan apa
tujuan kita.
5. Setelah terjadi percakapan, berbicaralah dengan singkat dan
jelas.
6. Akhiri dengan ucapan terima kasih dan salam.
7. Apabila sudah selesai, tutup gagang telepon dengan benar.
8. Untuk efisiensi dan evaluasi nominal tagihan setiap bulan,
dilakukan evaluasi masing-masing bagian yang bebas
menggunakan telepon keluar oleh operator kepada Direktur yang
disampaikan melalui Humas. Evaluasi dilakukan minimal setiap
3 (tiga) bulan sekali.
Unit Terkait 1. Humas.
2. Pelayanan.
NO.DOKUMEN NO.REVISI HALAMAN
 01 - 2/2
Unit Terkait 3. Unit penunjang.
4. Instalasi.
5. IGD.