No.

Dokumen DTIK/PM-00/01
Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 Oktober 2010

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN

MENYETUJUI

PEMBUAT ATASAN MR DIREKTUR

Nama
Jabatan

Ttd.

Tanggal 01.10.2010 01.10.2010 01.10.2010 01.10.2010

1/8
 No. Dokumen DTIK/PM-00/01
Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 Oktober 2010

1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk memastikan bahwa semua bentuk dokumen yang
berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu dikendalikan dengan aktif.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk seluruh dokumen yang berhubungan dengan
Sistem Manajemen Mutu baik yang dibuat sendiri di lingkungan Direktorat
Teknologi dan Komunikasi Universitas Pendidikan Indonesia (DIR TIK UPI)
maupun dokumen-dokumen terkait yang diterima dari pihak luar.

3. DEFINISI
3.1 Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan Sistem Manajemn Mutu.
3.2 Pusat Pengendali Dokumen (PPD) adalah : bagian yang
mengendalikan dokumen dan dibawah pengelolaan Management
Representative
3.3 Salinan Terkendali (Controlled Copy) adalah salinan dokumen yang
peredarannya dikendalikan oleh Pusat Pengendali Dokumen.
3.4 Salinan Tak Terkendali (Uncontrolled Copy) adalah salinan dokumen
yang peredarannya tidak dikendalikan oleh Pusat Pengendalian
Dokumen
3.5 Pedoman Mutu adalah dokumen sistem manajemen yang memuat
ketentuan-ketentuan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional perusahaan.
3.6 Instruksi Kerja (IK) adalah dokumen sistem manajemen yang
merupakan petunjuk kerja instrukti yang menjelaskan urutan-urutan
kerja secara spesifik dan terperinci.
3.7 Daftar Induk (Master List) adalah daftar yang memuat nama dokumen
yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu DIR TIK.
3.8 Dokumen Aktif adalah : dokumen yang sedang dalam peredaran.
3.9 Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang sudah tidak berlaku
karena sudah diterbitkan revisi terbarunya

2/8
 No. Dokumen DTIK/PM-00/01
Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 Oktober 2010

4. REFERENSI
- Pedoman Mutu DIR TIK

5. PROSEDUR

5.1 Penyusunan Dokumen oleh Pembuat Dokumen (Originator)

5.1.1 Memintakan persetujuan atas isi dokumen dari atasannya
dan dari unit kerja terkait lainnya.
5.1.2 Menentukan Unit Kerja Terkait yang harus menerima
salinan dokumen terkendali.
5.1.3 Menyerahkan dokumen dan daftar salinan penerimanya
kepada PPD.
5.1.4 Memberi nomor identifikasi yang unik untuk setiap
dokumen yang dibuat sesuai point 5.2

5.2 Identifikasi Dokumen

5.2.1 Dokumen yang baru diterbitkan diberi nomor revisi “00”.

Bila terjadi revisi, maka nomor revisinya naik satu hitungan.
5.2.2 Ketentuan pemberian nomor dokumen adalah sbb :
1. Untuk Pedoman Mutu
XX / YY – ZZ / QQ
2. Untuk Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Rencana Mutu,
Formulir :
XX / YY – Z.Z / QQ
Keterangan :
X : Inisial Kampus, yaitu DIR TIK : Direktorat Teknologi dan
Komunikasi.
Y : Singkatan nama dokumen, yaitu :
PM : Prosedur Mutu
IK : Instruksi Kerja
RM : Rencana Mutu
FM : Formulir
Z : Nomor klausal ISO 9001 yang diacu

3/8
 No. Dokumen DTIK/PM-00/01
Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 Oktober 2010

Q : Nomor urut dokumen

3. Dokumen Pendukung :
Y / ZZZ,
Y : Jenis Dokumen ( U = Perundang-undangan, L = Buku –
buku, P. Peraturan)
ZZZ : No. Urut dokumen

5.3 Pengesahan Dokumen

5.3.1Atasan pembuat dokumen mengevaluasi keefektifan dan

kesesuaian dokumen yang telah dibuat. Jika telah sesuai,
menandatanganinya sebagai persetujuan awal dan mencantumkan
tanggalnya. Apabila penandatangan dokumen berhalangan, maka
dokumen dapat ditandatangani pejabat yang mewakili ( caretaker).
Selanjutnya dokumen diserahkan ke PPD oleh Originator
5.3.2. PPD memeriksa kembali kesempurnaan dokumen. Apabila
dokumen tidak lengkap, PPD akan mengembalikannya kepada
pembuat dokumen. Dan jika telah sempurna, dibubuhkan stempel
“Dokumen Asli” dan ditandatangani oleh MR dan Direktur serta
dibubuhkan tanggalnya

5.4 Penggandaan Dokumen oleh PPD

5.4.1Penggandaan dilakukan dengan mengcopy dokumen asli (master).

5.4.2Penggandaan dilakukan sebanyak jumlah penerima yang
dituangkan pada Formulir Daftar Distribusi Salinan Terkendali.
Memberi cap/stempel “Salinan Terkendali” pada lembar
pengesahan dan memberi nomor salinan sesuai unit kerja
penerima yang tertera pada Daftar Distribusi Salinan Terkendali.

5.5 Distribusi Dokumen oleh PPD

5.5.1 Dokumen terkendali didistribusikan kepada penerimanya
dengan mamakai formulir Penyerahan/Penarikan Dokumen.

4/8
 No. Dokumen DTIK/PM-00/01
Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 Oktober 2010

5.5.2 Penerima dokumen mengecek dokumen yang diterima dan

menandatangani bukti Penyerahan/Penarikan dokumen jika
dokumen yang diserahkan kepadanya tidak ada kekurangan
5.5.3 Untuk dokumen tak terkendali, penggandaan dilakukan
dengan persetujuan Management Representative. Pada halaman
depan dokumen tak terkendali diberi stempel “Salinan Tak
Terkendali” dan mencatat penyerahannya pada Formulir Daftar
Salinan Tak Terkendali.

5.6 Penyimpanan Dokumen

5.6.1 Penyimpanan dan pengendalian dokumen mutu di tingkat
unit kerja dilakukan oleh unit kerja terkait.
5.6.2 Pengendalian semua dokumen asli (master dokumen)
dilakukan oleh Pusat Pengendalian Dokumen dan dicatat dalam
Daftar Induk Dokumen.
5.6.3 Pencatatan dan penyimpanan dokumen dilakukan dalam
urutan katagori dokumen sbb :
1. Pedoman Mutu
2. Prosedur Mutu
3. Instruksi Kerja
4. Rencana Mutu
5. Formulir
Selanjutnya masing-masing katagori diurut berdasarkan nomor
dokumennya dan kemudian diurut berdasarkan tanggal
berlakunya.

5.7 Perubahan Dokumen

5.7.1 Semua personil yang terlibat pada suatu proses dapat

mengajukan usulan perubahan dokumen kepada pembuat
dokumen di unit kerja terkait dengan mengajukan Formulir Usulan
Perubahan Dokumen.

5/8
 No. Dokumen DTIK/PM-00/01
Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 Oktober 2010

5.7.2 Pembuat Dokumen dan PPD akan mengevaluasi usulan,

dan jika diperlukan melakukan perubahan dokumen sesuai usulan.
Selanjutnya lakukan sama seperti point 5.1 sampai dengan 5.4.
5.7.3 PPD mencatat dan menyimpan sejarah perubahan setiap
dokumen pada Formulir Sejarah Perubahan Dokumen dan
Memutakhirkan Daftar Induk Dokumen.
5.7.4 PPD mendistribusikan dokumen yang telah direvisi dan
menarik dokumen yang tidak berlaku dari penerima salinan
terkendali dengan memakai Formulir Pengantar/Penarikan
Dokumen. Formulir ini selanjutnya dipelihara oleh PPD.
5.7.5 Kepala Unit Kerja Penerima salinan terkendali memberikan
penjelasan/informasi kepada unit kerja yang menjadi tanggung
jawabnya tentang isi dan perubahan dokumen tersebut.
5.7.6 PPD memusnahkan dokumen yang kadaluarsa. Sedang dokumen
kadaluarsa yang berasal dari dokumen asli (Master) disimpan dan
diberi stempel “Tidak Berlaku”

5.8 Amandemen Dokumen

Apabila akan dilakukan penyempurnaan terhadap dokumen yang tak

mengakibatkan perubahan sistem secara menyeluruh, maka pada
dokumen tersebut akan dilakukan amandemen dengan cara sebagai
berikut :
5.8.1 PPD akan mengumpulkan dokumen yang akan
diamandemen dari penerima salinan terkendali.
5.8.2 Selanjutnya dokumen akan diperbaiki yaitu dengan
memberi tanda khusus (*) di sebelah kiri kalimat dan kalimat yang
diubah dicetak tebal.
5.8.3 Halaman yang mengalami penyempurnaan di stempel
“Diamandemen”
5.8.4 PPD menulis perubahannya pada Formulir Sejarah
perubahan Dokumen.

6/8
 No. Dokumen DTIK/PM-00/01
Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 Oktober 2010

5.8.5 Jika amandemen telah dilakukan sebanyak tiga kali pada

dokumen yang sama, maka dokumen tersebut akan mengalami
revisi.

5.9 PENINJAUAN DOKUMEN

Dokumen akan ditinjau paling lambat setahun sekali. Dokumen yang
telah ditinjau distempel “Telah Direview” dan ditandatangani oleh
Atasan Pembuat Dokumen dengan disaksikan PPD

6. REKAMAN
6.1 DTIK/FM-00/00 : Formulir Daftar Distribusi Salinan Terkendali
6.2 DTIK/FM-00/00 : Formulir Penyerahan / Penarikan Dokumen
6.3 DTIK/FM-00/00 : Formulir Daftar Salinan Tak terkendali
6.4 DTIK/FM-00/00 : Formulir Daftar Induk Dokumen
6.5 DTIK/FM-00/00 : Formulir Usulan Perubahan Dokumen
6.6 DTIK/FM-00/00 : Formulir Sejarah Perubahan Dokumen

7. LAMPIRAN
Contoh stempel yang digunakan untuk melakukan Pengendalian Dokumen

DTIK - UPI
PPD- ISO
DOKUMEN ASLI

TANGGAL :

PPD – ISO
SALINAN TERKENDALI
NO. TANGGAL :

PPD – ISO
SALINAN TAK TERKENDALI

NO. TANGGAL :

PPD - ISO
TIDAK BERLAKU

TANGGAL :

7/8
No. Dokumen DTIK/PM-00/01
Revisi 00
Tanggal Berlaku 01 Oktober 2010

TELAH DI REVIEW

TANGGAL :
NAMA :
TTD :

DI AMANDEMEN
TANGGAL :………

8/8