1.

Cara Mengukur Menghitung Mutu

Di banyak organisasi, para manajer mutu mengevaluasi efektifitas sistem mutu.

Bagian 4.1 dan 4.16 dalam ISO 9001:1994 mengharuskan agar catatan mutu digunakan untuk
menunjukkan operasi efektif sistem mutu tersebut. Namun, banyak indikator mutu yang tidak
diutarakan dengan istilah ekonomi yang umum. Karena hal ini, para manajer eksekutif sering
merasa kesulitan mengevaluasi kinerja yang terkait dengan mutu. Selain itu, banyak manajer
mutu yang tidak memiliki latar belakang keuangan yang memungkinkan mereka
berkomunikasi dengan menggunakan istilah-istilah keuangan. Dilema ini bisa diatasi jika
para manajer mutu belajar menerapkan konsep-konsep dasar manajemen usaha, termasuk
prinsip-prinsip keuangan, untuk mengukur mutu.

Tabel 1 menunjukkan matriks parameter mutu yang bisa diukur yang memungkinkan
organisasi mengukur mutu. Sumbu vertikal terdiri dari tiga aspek mutu: nilai/beban, waktu
(biasanya terkait dengan beban gaji buruh) dan mutu hasil kerja. Sumbu horizontal
menggambarkan empat faktor utama—manusia,mesin, materi dan metode—yang diambil
dari teknik sebab-akibat1 Kaoru Ishikawa, yang sering digunakan oleh para manajer mutu
untuk menganalisa masalah. Tiap bidang tersebut mencakup contoh ukuran mutu yang ada
dalam kebanyakan organisasi; sejumlah ukuran ini lebih diterapkan pada lingkungan
produksi, dan ukuran yang lain lebih terkait dengan lingkungan pelayanan. Sebagian besar
ukuran ini dinyatakan dalam istilah keuangan atau bisa dengan mudah ditentukan nilainya
dalam dolar.

2. Berpikir dengan orientasi mutu

Ada tiga tingkat penggunaan kemampuan pemikiran tingkat tinggi dalam
Kontinuum praktek:
1. Level 1: Siswa terlibat hanya dalam pemikiran tingkat rendah; misalnya
mereka menerima, atau mengutip, atau berpartisipasi dalam praktek
pengajaran rutin. Tidak ada kegiatan selama pembelajaran yang membuat
siswa mampu berbuat lebih dari sekedar mengutip atau meniru pengetahuan
yang sudah ada.
2. Level 2: Siswa terutama terlibat dalam pemikiran tingkat rendah yang rutin
untuk berbagi pelajaran dengan baik. Paling tidak ada satu pertanyaan atau
kegiatan signifikan yang membuat mereka melakukan pemikiran tingkat
tinggi.

1
 3. Level 3: Hampir semua siswa, di hampir sepanjang waktu terlibat dalam
pemikiran tingkat tinggi

4. Delapan Prinsip Mutu

1. Fokus pada Pelanggan

Fokus pada konsumen dengan menentukan kebutuhan dan harapan mereka

Kelebihan utama Pendapatan dan penguasaan pasar melalui tanggapan yang cepat dan
fleksibel atas peluang pasar. Menggunakan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan
konsumen. Kesetiaan konsumen menyebabkan bisnis berulang kembali. Penerapan prinsip
ini Penelitian tentang kebutuhan dan harapan konsumen. Keterkaitan yang bagus antara
tujuan organisasi dengan harapan dan kebutuhan konsumen Komunikasi yang efektif tentang
kebutuhan dan harapan konsumen ke seluruh bagian perusahaan. Pengukuran kepuasan
konsumen dan tindakan strategis Melawan kekuatan yang ada dalam rantai konsumen-
penyedia Mempengaruhi keseimbangan antara konsumen yang puas dengan pihak-pihak lain
yang berkepentingan (seperti pemilik, pegawai, penyedia, penyandang dana, komunitas
daerah dan masyarakat secara keseluruhan).

2. Kepemimpinan

Prinsip kedua Kepemimpinan melalui kebijakan, tujuan dan lingkungan kerja

Kelebihan utama: Meningkatnya kesadaran dan motivasi untuk mencapai sasaran dan tujuan
organisasi. Kesatuan evaluasi dengan implementasi kegiatan Komunikasi yang baik antara
berbagai level hirarki organisasi Penerapan prinsip ini: Analisis pasar, mempertimbangkan
kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk konsumen, pemilik, pegawai,
penyandang dana, komunitas daerah dan masyarakat secara keseluruhan. Penentuan Visi dan
Misi masa depan organisasi.Penentuan sasaran dan target yang menantang. Komitmen etis
dan nilai yang dimiliki bersama di semua level organisasi. Menumbuhkan kepercayaan dan
menghilangkan rasa takut dalam lingkungan kerja Sumber daya yang tepat, pelatihan dan
kebebasan bertindak Menginspirasi, mendorong dan menghargai kontribusi orang lain.

3. Prinsip ketiga: Keterlibatan orang-orang

Prinsip ketiga: Keterlibatan orang-orang dengan menyusun sistem proses alih-alih
sistem fungsi Kelebihan utama Motivasi dan komitmen Inovasi dan kreatifitas dalam
mengejar tujuan organisasi. Pertanggung jawaban kinerja individu Penerapan prinsip ini
Memahami pentingnya kontribusi kolektif pada peran fungsional organisasi. enentuan

2
keterbatasan kinerja Kepemilikan dan tanggung jawab untuk memecahkan masalah Rasa
kepemilikan Evaluasi Kinerja Kelompok berdasarkan sasaran dan tujuan personal. Sikap
proaktif dalam mencari peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan
pengalaman pribadi. Pembagian pengetahuan, pembelajaran tim, belajar sambil melakukan
Diskusi dan dialog terbuka
4. Prinsip keempat: Pendekatan proses
Prinsip keempat: Pendekatan proses, penerapan menggunakan kebijakan, tujuan,
proses, penilaian, hasil dan perbaikan yang saling terkait Kelebihan utama: Biaya yang lebih
murah dan waktu siklus yang lebih pendek dengan menggunakan sumberdaya secara efektif.
Hasil yang meningkat, konsisten dan bisa diprediksi. Peluang perbaikan yang terfokus dan
diprioritaskan.Menerapkan prinsip pendekatan proses biasanya menghasilkan: Definisi
sistematis kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
Menangkap gambar besarnya Analisis dan pengukuran kegiatan-kegiatan utama. Identifikasi
hubungan antara kegiatan-kegiatan utama dengan fungsi organisasi. Faktor yang berfokus
pada sumber daya, metode dan materi Evaluasi resiko dan asumsi, evaluasi dampak kegiatan
pada konsumen, pemasok dan pihak-pihak lain yang terlibat.
5. Prinsip kelima: Pendekatan sistem terhadap manajemen
Prinsip kelima: Pendekatan sistem melalui saling keterhubungan antara berbagai proses
yang berfokus pada pencapaian tujuan Kelebihan utama: Integrasi dan kesesuaian berbagai
proses yang paling bisa mencapai hasil yang diinginkan. Memfokuskan usaha pada proses-
proses utama. Meningkatkan keyakinan pihak-pihak terkait pada konsistensi, efektifitas dan
efisiensi organisasi. Penerapan prinsip ini Menstrukturisasi sistem untuk mencapai tujuan
organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien. Memahami saling ketergantungan
antara berbagai proses dalam sebuah sistem. Pendekatan struktur untuk mengharmonisasi dan
mengintegrasikan berbagai proses. Pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tanggung
jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama dan dengan demikian mengurangi
hambatan antar bagian. Memahami kemampuan organisasi dan menentukan keterbatasan
sumber daya sebelum pelaksanaan tindakan. Menentukan target dan menentukan bagaimana
kegiatan tertentu dalam sebuah sistem harus beroperasi.Terus menerus meningkatkan sistem
melalui pengukuran dan evaluasi.
6. Prinsip keenam: Perbaikan terus menerus
Prinsip keenam: Peningkatan terus menerus dari hasil pengukuran dan analisis proses
Kelebihan utama Kelebihan kinerja melalui peningkatan kemampuan organisasi. Kesesuaian
kegiatan perbaikan di semua tingkat dengan maksud strategis organisasi. Fleksibilitas untuk

3
cepat tanggap terhadap peluang. Penerapan prinsip ini Pendekatan keseluruh bagian
organisasi dengan konsisten untuk terus meningkatkan kinerja organisasi. Pelatihan tentang
metode dan perlengkapan baru untuk perbaikan terus menerus. Menjadikan peningkatan
produk, proses dan sistem secara terus menerus sebagai tujuan tiap individu dalam organisasi.
Menentukan tujuan untuk memandu, dan menentukan ukuran untuk mengukur peningkatan
terus menerus.Mengetahui dan menghargai peningkatan.

7. Prinsip ketujuh: Pendekatan factual untuk mengambil keputusan

Prinsip ketujuh: Pendekatan factual terhadap pengambilan keputusan melalui evaluasi
objektif atas data pengukuran proses Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data
dan informasi Kelebihan utama Keputusan yang diinformasikan ke semua. Peningkatan
kemampuan untuk menunjukkan efektifitas keputusan di masa lalu dengan merujuk pada
catatan factual. Peningkatan kemampuan untuk mengkaji, menantang dan mengubah
pendapat dan keputusan. Penerapan prinsip ini Memastikan bahwa data dan informasi cukup
akurat dan bisa dipertanggung jawabkan. Membuat data bisa diakses oleh siapa saja yang
membutuhkannya. Menganalisis data dan informasi menggunakan metode yang valid.
Mengambil keputusan dan melakukan tindakan berdasarkan analisis factual, diseimbangkan
antara pengalaman dan intuisi.
8. Prinsip kedelapan: Hubungan timbal balik para pemasok

Prinsip kedelapan: Keuntungan timbal balik dalam semua hubungan dengan penyedia
dengan menentukan kebutuhan dan harapan pihak lain yang terkait dan penyusunan
kebijakan dan tujuan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Organisasi dan para pemasoknya
(pemasok barang) saling tergantung dan hubungan yang memberi keuntungan timbal balik
akan meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk mendapatkan nilai tambah.
Manfaat utama

Memberikan nilai bagi kedua belah pihak Fleksibilitas dan kecepatan pemberian
tanggapan terhadap perubahan pasar atau perubahan kebutuhan dan harapan konsumen.
Optimalisasi biaya dan sumber daya. Penerapan prinsip ini Menentukan hubungan yang
menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang.
Penyatuan keahlian dan sumber daya dengan mitra. Menentukan dan memilih penyedia
utama. Komunikasi yang jelas dan terbuka. Berbagi informasi dan rencana masa depan.
Menginspirasi, mendorong dan menghargai peningkatan dan pencapaian oleh pemasok.