PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dokumen : SOP/PJR-UKM/PROG/28
SOP No.Revisi : 00
Tanggal Terbit : 29 Februari 2016
Jumlah halaman : 4
PUSKESMAS
TTD Kepala Puskesmas: drg. Florida M.Sitinjak
KECAMATAN
NIP. 197202072000122001
PENJARINGAN

1. Pengertian Pengendalian dokumen adalah sistem untuk memastikan seluruh dokumen yang
digunakan di Puskesmas Kecamatan Penjaringan adalah dokumen yang masih
berlaku dan valid.
2. Tujuan Sebagai acuan langkah-langkah untukmenjamin mutu pelayanan melalui kontrol
dokumen.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 463 Tahun 2015 Tentang
Pengendalian Dokumen.
4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 46 Tahun 2015 tentang
Akreditasi Puseksmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter dan
Praktik Mandiri Dokter Gigi.
5. Prosedur Alat:
- ATK
- Komputer
Bahan:
- Dokumen
- Catatan nomer dokumen
6. Langkah- Pengendalian Dokumen Internal:
langkah 1. Petugas unit membuat dokumen yang dibutuhkan, sesuai dengan format
standar akreditasi puskesmas
2. Petugas unit memberikan draft dokumen dalam bentuk softcopy kepada
Management Representative (MR)
3. Petugas Management Representative mencatat judul dokumen dan unit yang
menerbitkan dokumen tersebut
4. Petugas Management Representative memberikan nomer dokumen dengan
metode:
SOP/PJR-(UKP/UKM/Admen)/(Unit)/(nomor).

Contoh: SOP/PJR-UKP/BPU/01 artinya,

SOP = Standar Operasional Prosedur
PJR = Puskesmas Kecamatan Penjaringan
UKP = Upaya Kesehatan Perorangan
BPU = kode untuk poli umum
01 = nomer urut dokumen di poli umum

SOP tersebut dibawah Upaya Klinis Perorangan, disusun oleh Poli Umum,
nomer SOP adalah 01
5. Petugas Management Representative mencetak dokumen
6. Petugas Management Representative meminta tandatangan kepala puskesmas

PENGENDALIAN DOKUMEN
SOP/PJR-UKM/PROG/28 1/4
Rev 00
 7. Petugas Management Representative memperbanyak dokumen sesuai jumlah
unit yang membutuhkan
8. Petugas Management Representative memberi stempel ‘TERKENDALI” pada
kopi dokumen
9. Petugas Management Representative mendistribusikan kopi dokumen ke unit-
unit, dan dicatat pada daftar distribusi dokumen
10. Petugas Management Representative menyimpan dokumen asli sebagai
master.

Pengendalian Dokumen Eksternal:

1. Petugas unit dan program memberikan informasi dokumen eskternal yang
diterima dari Suku Dinas Kesehatan / Dinas Kesehatan / Kementrian
Kesehatan / lainnya, kepada Management Representative (MR)
2. Petugas Management Representative menginput judul dan nama dokumen ke
daftar dokumen eksternal
3. Petugas Management Representative memberikan daftar dokumen eskternal
terbaru ke unit terkait.
4. Petugas unit menyimpan dokumen esternal.
5. Petugas Management Representative menyimpan daftar dokumen eksternal

7. Dokumen Seluruh dokumen mutu Puskesmas Kecamatan Penjaringan

terkait
8. Hal-hal yang Catatan: untuk dokumen ISO 9001:2008 (atau versi terbaru) yang tidak
perlu disyaratkan dalam akreditasi puskesmas, penomoran dokumen dilakukan dengan
diperhatikan metode yang sama, dengan penambahan tanda * (bintang) setelah nomor. Contoh:
SOP/PJR-UKP/BPU/01*
9. Unit terkait Semua unit pelayanan kesehatan
10 Riwayat No Tanggal Mulai
Yang diubah Isi Perubahan
. perubahan . Diberlakukan
dokumen

PENGENDALIAN DOKUMEN
SOP/PJR-UKM/PROG/28 2/4
Rev 00
DAFTAR TILIK DOKUMEN

No. Langkah-langkah Ya Tidak Keterangan

1. Pengendalian Dokumen Internal:

a. Petugas unit membuat dokumen yang dibutuhkan,
sesuai dengan format standar akreditasi puskesmas
b. Petugas unit memberikan draft dokumen dalam
bentuk softcopy kepada Management Representative
(MR)
c. Petugas Management Representative mencatat judul
dokumen dan unit yang menerbitkan dokumen
tersebut
d. Petugas Management Representative memberikan
nomer dokumen dengan metode:
SOP/PJR-(UKP/UKM/Admen)/(Unit)/(nomor)
Contoh: SOP/PJR-UKP/BPU/01 artinya,
SOP = Standar Operasional Prosedur
PJR = Puskesmas Kecamatan Penjaringan
UKP = Upaya Kesehatan Perorangan
BPU = kode untuk poli umum
01 = nomer urut dokumen di poli umum
SOP tersebut dibawah Upaya Klinis Perorangan, disusun
oleh Poli Umum, nomer SOP adalah 01
e. Petugas Management Representative mencetak
dokumen
f. Petugas Management Representative meminta
tandatangan kepala puskesmas
g. Petugas Management Representative memperbanyak
dokumen sesuai jumlah unit yang membutuhkan
h. Petugas Management Representative memberi
stempel ‘TERKENDALI” pada kopi dokumen
i. Petugas Management Representative
mendistribusikan kopi dokumen ke unit-unit, dan
dicatat pada daftar distribusi dokumen
j. Petugas Management Representative menyimpan
dokumen asli sebagai master.

2. Pengendalian Dokumen Eksternal:

a. Petugas unit dan program memberikan informasi
dokumen eskternal yang diterima dari Suku Dinas
Kesehatan / Dinas Kesehatan / Kementrian
Kesehatan / lainnya, kepada Management
Representative (MR)
b. Petugas Management Representative menginput
judul dan nama dokumen ke daftar dokumen
eksternal
c. Petugas Management Representative memberikan
daftar dokumen eskternal terbaru ke unit terkait.
d. Petugas unit menyimpan dokumen esternal.

PENGENDALIAN DOKUMEN
SOP/PJR-UKM/PROG/28 3/4
Rev 00
 e. Petugas Management Representative
menyimpan daftar dokumen eksternal

PENGENDALIAN DOKUMEN
SOP/PJR-UKM/PROG/28 4/4
Rev 00