Rapat Evaluasi Pelaksanaan epesantren Thawalib Padang Panjang :

Hari/Tanggal : MInggu/ 24 Februari 2019

Agenda Rapat :

a. Evaluasi Pelaksanaan E-pesantrean

b. Persiapan Pelatihan Epesantrean Tahap dua.
c. Aplikasi yang akan dikembangkan epesantren (absensi online berbasis android, raport dan
buku kontrol kegiatan santri yang dapat di akses wali murid peserta didik)

Catatan Rapat :
1. PPDB
 Formasi kebutuhan fitur PPDB sudah dirancang masing-masing unit
 Data Pendaftaran Calon Peserta Didik sudah ada di sistem epantrean dari masing2
dengan informasi data terlampir pertanggal 24 februari 2019.
 Untuk persiapan ujian online, panitia perlu menentukan format soal, jumlah soal, level
soal, durasi waktu menjawab soal dan skor sebelum dibuatkan ke sistem epesantren
untuk formasi ujian online
 Dalam pembuatan soal, masih ada fitur fakultas dan dosen sehingga proses
pembuatan soal sulit dilakukan, admin tidak bisa mengupload soal ujian kemungkinan
fitur belum sinkron dengan epesantrena thawalib
 Data peserta didik, pegawai dan guru belum ada di sistem epesantren dan masih fitur
dosen dan pejabat struktural perguruan tinggi.
 Format untuk data guru, pegawai dan peserta belum mengacu kepada standar
Thawalib masih mengikuti standar Perguruan Tinggi.
 Bagaimana penentukan calon peserta didik yang lulus di epesantren

2. Keuangan Thawalib
- Laporan Pembayaran Calon Peserta didik untuk PPDB semua unit sudah
diimplementasikan di epesantren
- Laporan keuangan peserta didik yang aktif belum bisa digunakan karena data siswa
belum dientrikan di epesantrean
- Belum adalaporan dana rutin, dana menu dan gaji guru berbulan ke laporan keuangan
epesantren thawalib (admin menentukan kode item biaya perunit)
- Admin belum bisa membuat laporan keuangan dana uang keluar karena belum
memahami cara penggunaan di epasantren dan ketika pelatihan tahap 1 belum
dijelaskan .
- Pembayaran online dengan Briva belum bisa digunakan karena akses cms dengan
Briva belum aktif

3. Laporan Kegiatan Admin Bendahara :

 Masing unit mempersiapkan kode item biaya berdasarkan kebutuhan unit dari daftar
akun di epesantren
 Membuat laporan keuangan bulanan (bulan desember 2018) dengan sampel peserta
didik aktif tahun akademik 2018/2019
 Untuk informasi lanjut bagaiama proses penggunaan laporan keuangan bulanan di
epesantren silahkan menghubungi Buk Fitra Annisa
4. Persiapan Pelatihan Tahap ke 2 :
1. Format Rapor thawalib dan madrasah
2. Format Buku Kontrol siswa untuk digunakan pada aplikasi epesantren sehngga wali
murid dalam mengakses aktifitas siwa di android

Padang Panjang, 24 Februari 2019

Notulen Rapat
Lampiran : Contoh Laporan kegiatan admin epesantren

a. Laporan Kegiatan Admin PPDB :

1. Data Laporan Kegiatan PPDB Unit..........................
No Nama
Keterangan
/Admin kegiatan PPDB
1. Admin Ya Tidak
PPDB Soal

Jadwal Ujian (tes tulis, baca quran

dan wawanacara)

Gelombangang tes ujian

Pembayaran
Input Data Calon Peserta Didik

Verifikasi data peserta didik

Informasi/Galeri per unit

Pengumuman/kelulusan peserta
didik

Padang Panjang,
Admin......

_______________________________

b. Laporan Kegiatan admin Berdahara Unit..........................

 No Nama
Keterangan
/Admin kegiatan Admin Bendahara
1 Admin Ya Tidak
Bendahara Masing unit mempersiapkan kode
item biaya berdasarkan kebutuhan
unit dari daftar akun di epesantren

Membuat laporan keuangan

bulanan (bulan desember 2018)
dengan sampel peserta didik aktif
tahun akademik 2018/2019

Padang Panjang,
Admin......

_______________________________