Membuat Label dan Kartu

Pernahkan kita melihat label yang tertempel pada undangan? Bagaimana cara membuatnya?
Tentunya kita bisa saja membuatnya secara manual dengan mengetik satu per satu, kemudian
posisinya diatur sedemikian rupa agar teks tepat berada pada label saat dicetak. Hal ini sangat
merepotkan. Untuk itu, pada bahasan ini kita akan mempraktikan cara membuat label dengan
menggunakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Word 2010. Langkah-langkahnya
sebagai berikut.

a. Menyiapkan database

Langkah pertama membuat label di Microsoft Office Word 2010 adalah kita buat terlebih dahulu
daftar penerima undangan. Jika pada pembahasan sebelumnya mengenai mail merge kita
menggabungkan dari data yang sudah ada (dari Microsoft Office Excel), kali ini kita membuat
langsung dengan menu yang ada. Data ini berformat Microsoft Office Access dan untuk membuat
serta meng-entry datanya tidak perlu membuka Microsoft Office Access secara langsung.

Setelah membuka halaman baru Microsoft Office Word 2010, pada tab menu Mailings klik Select
Receipients pilih menu Type New List…, mucullah kotak dialog New Address List.

Klik tombol Customize Columns… Pada kotak dialog Customize Address List klik tombol
Delete lalu klik Yes untuk menghapus judul kolom yang ada, lakukan sampai semua Field Names
habis, karena kita akan membuat yang baru dengan versi kita sendiri.
Setelah Field Names kosong, kita buat kolom list sendiri dengan klik tombol Add… Pada kotak
Type a name for your fields. Ketik “Nama” lalu klik OK. Lakukan sekali lagi dengan nama fields
“Alamat”. Jika sudah selesai akhiri dengan klik tombol OK pada kotak dialog Customize Address
List.

Ketik nama dan alamat teman yang diundang pada kolom Nama dan Alamat, ketik tombol Tab
untuk melanjutkan ke baris berikutnya.

Jika sudah selesai klik tombol OK. Muncul kotak dialog Save Address List yang berfungsi untuk
memberi nama file daftar undangan dan menyimpannya. Contoh diberi nama “Data Label” dan
disimpan di My Documents\My Data Sources dengan tipe file (Save as type) Microsoft Office
Address Lists. Akhiri dengan klik tombol Save.
 Jika ingin mengedit daftar undangan klik Edit Recipients List, pilih nama file pada kotak Data
Source lalu klik tombol Edit…

b. Membuat label

Buka dokumen baru kemudian klik menu Labels pada tab menu Mailings di Microssoft Office
Word 2010 sehingga muncul kotak dialog Envelopes and Labels, klik tombol Options… Pada
kotak dialog Label Options klik tombol New Labels… Kini kita akan bekerja di kotak dialog Label
Details untuk setting custom label.

Setting label ini disesuaikan dengan kebutuhan label yang akan kita gunakan. Contoh:

Label name: Label 103 Beri nama label yang akan dibuat
Top margin: 0,6 cm Jarak antara sisi atas kertas dengan label
Side margin: 0, 15 cm Jarak antara sisi kiri kertas dengan label
Tinggi label berikut jarak dengan label pada baris
Vertical pitch: 3,3 cm
berikutnya
Lebar label berikut jarak dengan label pada kolom
Horizontal pitch: 6,6 cm
berikutnya
 Label height: 3,1 cm Tinggi label
Label width: 6,3 cm Lebar label
Number across: 3 Jumlah label ke samping
Number down: 4 Jumlah label ke bawah
Page size: A4 (21 x 29,7 cm) Ukuran kertas untuk setting printer dipilih A4

Setting label details selesai, klik OK.

Di kotak Product number: pada Label Options, pilih “Label 103” yang telah kita buat sebelumnya
lalu klik tombol OK. Kemudian Klik tombol New Document pada kotak dialog Envelopes and
Labels. Maka akan muncul dokumen baru berisi tabel dengan ukuran yang sesuai dengan label.
Pada setiap kotak tabel tersebut akan dimunculkan nama dan alamat undangan.

c. Menghubungkan data

Pada halaman baru yang muncul, yang biasanya diberi nama secara default Label 1, 2 dan
seterusnya klik lagi tab menu Mailings. Klik Select Recipients pilih menu Use Existing List…
pada kotak dialog Select Data Source pilih data list yang telah dibuat selebemnya, contoh: data
yang dipilih dengan nama “Data Label” yang disimpan di Libaries\Documents\My Data Sources
lalu klik tombol Open.
d. Memasukan data ke label
1) Pastikan kursor berada di kotak pertama tabel.
2) Klik menu Insert Merge Field lalu pilih Nama, Enter.
3) Biasanya di baris berikutnya diberi kata "di", agar kata "di" ini hanya muncul pada saat record
nama terisi, klik menu Rules, pilih If...Then...Else...
4) Pada kotak dialog Insert Word Filed: If pada Field Nama pilih "Nama"
5) Pada comparison: pilih Is Not Blank,
6) Pada kotak Insert this text: ketik “di”,
7) Kemudian Enter klik OK, dan Enter.
8) Klik Insert Merge Field pilih Alamat
9) Untuk kotak kedua dan seterusnya klik Rules kemudian pilih Next Record, setelah itu lakukan
langkah seperti mengisi kotak pertama. Untuk mempercepat, kotak ketiga dan seterusnya
dapat langsung meng-copy dari kotak kedua.

Kita dapat men-setting tata letak seperti pada pengeditan tabel biasa. Untuk melihat data
gunakan Preview Results dan untuk menyelesaikan penggabungan dengan mencetaknya
menggunakan menu Finish & Merge.
 Prinsip yang sama dengan pembuatan label, dapat kita gunakan dalam membuat kartu, misalnya
Kartu Pelajar. Selembar kertas ukuran A4 dapat digunakan untuk minimal 8 buah kartu. Untuk itu,
lakukan praktik berikut!
1) Buat database yang berisi nama, nis, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, kelas, dan
kompetensi keahlian.
2) Buat tabel di Microsoft Office Word.
3) Setting tabel tersebut kemudian hubungkan dengan database sehingga setiap sel tampak seperti
berikut.
SMK BUDHI CENDEKIA SMK BUDHI CENDEKIA
Jalan Budhi Tel. 022-61616386 Bandung Jalan Budhi Tel. 022-61616386 Bandung
KARTU PELAJAR <Next Record>KARTU PELAJAR
Nama : <nama> <jk> Nama : <nama> <jk>
NIS : <nis> Kelas : <kelas> NIS : <nis> Kelas : <kelas>
Tmp Lhr : <tmp_lhr> Tangal : <tgl_lhr> Tmp Lhr : <tmp_lhr> Tangal : <tgl_lhr>
Alamat : <alamat> Alamat : <alamat>
Kompt : <komp_keahlian> Kompt : <komp_keahlian>
Bandung, 1 Juli 2011 Bandung, 1 Juli 2011
Foto Kepala, Foto Kepala,

Drs. Rohmat J., M. Si. Drs. Rohmat J., M. Si.

SMK BUDHI CENDEKIA SMK BUDHI CENDEKIA
Jalan Budhi Tel. 022-61616386 Bandung Jalan Budhi Tel. 022-61616386 Bandung
<Next Record>KARTU PELAJAR <Next Record>KARTU PELAJAR
Nama : <nama> <jk> Nama : <nama> <jk>
NIS : <nis> Kelas : <kelas> NIS : <nis> Kelas : <kelas>
Tmp Lhr : <tmp_lhr> Tangal : <tgl_lhr> Tmp Lhr : <tmp_lhr> Tangal : <tgl_lhr>
Alamat : <alamat> Alamat : <alamat>
Kompt : <komp_keahlian> Kompt : <komp_keahlian>
Bandung, 1 Juli 2011 Bandung, 1 Juli 2011
Foto Kepala, Foto Kepala,

Drs. Rohmat J., M. Si. Drs. Rohmat J., M. Si.