KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MATARAM
PERIODE 2018

PENDAHULUAN
Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa di sekelilingnya hingga
menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakansegala sesuatu tanpa sia-sia, maka pantaslah
puji dan syukur senantiasa kita lantunkan padaSang Khalik Allah SWT, Dzat yang Maha Melihat dan Maha
Mengetahui apa yangtersembunyi.Badan Eksekutif Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang
dipercayamenjalankan amanah besar mahasiswa.Membutuhkan sebuahperangkat yang dijadikan standar
pedoman kerja selama periode kepengurusan. Manajemenyang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil
yang baik. Oleh karena itu, dibuatsebuah “Standart Operational Procedure” yang selanjutnya disebut
SOP.
SOP BEM FKIP Unram adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh
BEM FKIP Unram untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agarterciptanya suatu
tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, danterpercaya dalam
menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan mekanisme kinerja daripelaksanaan program-
program kerja yang telah disahkan maupun belum pada saat rapat kerja. SOP perlu dipahami, dimengerti
dan dilaksanakan oleh pengurus yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Badan
Eksekutif Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Mataram. SOP dibuat secara
tertulis sebagai panduan untuk mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah
program kerja yangdilaksanakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan Universitas Mataram.

BAB I
VISI, MISI, LAMBANG, MOTTO, ATRIBUT

A. VISI ORGANISASI
Menjadikan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Mataram sebagai wadah pembangkit ruh semangat pergerakan mahasiswa dalam
menyikapi permasalahan yang berkembang menuju pembaharuan.

B. MISI ORGANISASI
1. Membentuk anggota Badan Eksekutif Mahasiswa yang solid dan berkompeten.
2. Mengebangkan pemahaman dan semangat perjuangan mahasiswa melalui pengembangan
diri.
3. Meningkatkan komunikasi dan soliditas antar organisasi mahasiswa Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan Universitas Mataram.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
4. Menumbuhkan kekritisan mahasiswa dalam menyikapi perkembangan zaman melalui
diskusi-diskusi.
5. Meningkatkan semangat berkompetensi dan berpikir ilmiah dalam menyiapkan tantangan
zaman.
6. Menjaga nama baik almamater.

C. LAMBANG
Lambang BEM FKIP Unram adalah lambang dasar Universitas Mataram yang didesain
berbentuk segi lima yang ditambahkan tulisan BEM FKIP Unram.

D. MOTTO ORGANISASI
BEM FKIP UNRAM 2018 memiliki motto “BERSATU DAN MENGABDI MEMBANGUN
PERADABAN PENDIDIKAN”

E. ATRIBUT ORGANISASI
Atribut BEMF KIP Unram 2018 adalah bendera dengan lambang BEM FKIP Unram, logo,
dan PDH.

BAB II
STRUKTUR ORGANISASI DAN JOBDESCRIPTION

A. STRUKTUR ORGANISASI BEMF KIP Unram

KETUA UMUM

WAKETUM

SEKRETARIS UMUM BENDAHARA UMUM

KABID KEBIJAKAN BIRO

KABID PSDM KABID KOMINFO KABID SOSMAS
PUBLIK RUMAH TANGGA
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
STRUKTUR PENGURUS
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MATARAM
PERIODE 2018

KETUA : SIGIT SETIYAWAN

WAKIL KETUA : LAUZI MAREPA
SEKRETARIS : M. ARI KUSUMAWADI
BENDAHARA : SITI MAULIDA ABABIL

BIDANG PSDM
KEPALA BIDANG : SITI MAEMANAH
SEKRETARIS BIDANG : M. KADIRUN APRIANTO
STAF:
 MUHAMMAD SOFYAN AFANDI
 LALU BUSYAIRI MUHSIN
 RAHMAT HIDAYATULLAH
 SUSMALINDA MISBAH
 BAIQ DIAN SARMADIANTI
 INDI AZMA AMANIA
 S. SAFAATTURROSANA
 RAUDATUL JANNAH
 ULFIN JUWITA
 DIAN AFRIANI
 NUR RAHMAWATI
 SITI ZULAIHA
 BAIQ DESI HARIANI
 AINUN JARIAH

BIDANG SOSMAS
KEPALA BIDANG : HARY ABDURRAHMAN
SEKRETARIS BIDANG : HARMAINI AGUSTINA K.
STAF:
 MUHIDIN NASIR
 MUHAMMAD YANI
 LILLAH IZZATI KAMILAH
 QURRATA A’YUN
 FANI RELIA NURWANA
 SARAH SERI RAHAYU
 NURUL FITRIANI
 FAMILA YAHYA
 SULASTRI
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
 ATI JUMIATI
 SITI AMINAH
 NISWATUN AUDAH

BIDANG KP
KEPALA BIDANG : GUGUN ARDIANSYAH
SEKRETARIS BIDANG : ADE SABRINA
STAF:
 ALFAN HERJANDI
 AZRIANSYAH
 NASRUN
 MOHAMMAD ZULQARNAEN IDRIS
 MOH. RIDHO AL-FARIZI
 AKBARI NOPIANSYAH
 MUHAMMAD FACHRY
 ADHE MEGA MAULIDDIA
 BAIQ RIRIN AMALIA
 ANITA KINTAN PRATIWI
 RISQY AMALIAH
 FITRIA AYUNINGSIH
 ANGGI JUNIARTI
 DIAN ISLAMIATI

BIDANG KOMINFO
KEPALA BIDANG : MALIK HARTONO AJI
SEKRETARIS BIDANG : VIDYA PUTRI CAHYANI
STAF :
 FATAHULLOH
 MUHAMAD SOLIHIN
 HINDI REZEKI
 PUTRI NUR SETIAWATI
 ISNI SAHRIANTI
 SETYOWATI INDAH SUGIANTO
 DIAN HELVAYANA
 BAIQ TIGA MARIA ARISNA
 RITA PURNAMA SARI

BIDANG BIRO RT
KEPALA BIDANG : R. TUTI YULISTIANA
SEKRETARIS BIDANG : HAKIKA WAHYU FEBRIANTI
STAF:
 RIFQI MOH. HAIKAL
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
 JIHADUL MUTAQIN SUNARNO
 AGUS HENDRIAWAN
 RISMA IDA ANDINI
 RESIANA
 MIA HIJRIATIN
 BAIQ DEA NOVIANA
 RIZKI AMALIA NURAINI
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
B. JOBDESCRIPTION

1. Ketua Umum
a. Merupakan pimpinan tertinggi BEM FKIP Unram yang mempunyai tugas,
wewenang, dan tanggung jawab secara internal dan eksternal.
b. Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi di BEM FKIP Unram.
c. Melakukan hubungan internal yaitu, mengkoordinasikan seluruh pengurus BEM
FKIP Unram dan kegiatan kemahasiswaan di tingkat fakultas baik perencanaan,
pelaksanaan, evaluasi, dan pertanggungjawabannya.
d. Melakukan hubungan eksternal yaitu, mewakili BEM FKIP Unram dalam segala
kepentingan formal dan informal dengan pihak luar organisasi.
e. Menjalin hubungan dengan organisasi-organisasi lain di lingkungan FKIP, dalam
setiap aktivitas yang dijalankan BEM FKIP Unram.
f. Membuat tatanan kerja BEM FKIP Unram.
g. Mengoptimalkan fungsi dan peran seluruh bidang dan pengurus BEM FKIP Unram.
h. Bersama Pengurus Inti merencanakan, memutuskan, melaksanakan kebijakan umum
BEM FKIP Unram dan mempertanggungjawabkannya.
i. Bertanggung jawab atas pelaksanaan program kerja BEM FKIP Unram dari setiap
kegiatan yang dilaksanakan, kepada Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) FKIP
Unram.
j. Mensejahterahkan seluruh anggota.
2. Wakil Ketua
a. Bertanggung jawab kepada ketua umum BEMF KIP Unram.
b. Mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap kegiatan organisasi BEMF KIP
Unram.
c. Membantu Ketua Umum dalam menjalankan fungsi internal.
d. Membawahi secara langsung serta bertanggungjawab mengoptimalkan peran dan
fungsi dari pengurus BEM FKIP Unram.
e. Melaksanakan tugas dan fungsi Keorganisasian apabila Ketua Umum berhalangan
hadir.
3. Sekretaris
a. Melakukan Pengarsipan dan dokumentasi, membuat surat dan catatan organisasi,
Menciptakan suasana kerja yang kondusif di ruangan BEM FKIP Unram.
b. Mencatat dan Mengatur jadwal agenda-agendainternal daneksternalBEM FKIP
Unram, ataupun proses delegasi dari undangan yang diberikan dari pihak luar.
c. Membuat laporan perkembangan tertulis hingga LPJ serta dilaporkan langsung
kepada Ketua BEM FKIP Unram setiap tiga bulan.
d. Bertanggung jawab atas(LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN) Kegiatan BEM
FKIP Unram.
4. Bendahara Umum
a. Bertanggung jawab penuh terhadap alur dan lalu lintas keuangan BEM FKIP Unram.
b. Melakukan pengajuan anggaran BEM FKIP Unramkepada birokrasi kampus.
c. Melakukan pengelolaan (penerimaan dan pemasukan) keuangan lembaga BEM FKIP
Unram.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
d. Bertanggungjawab penuh terhadap pemantauan pengelolaan keuangan dari bidang.
e. Melakukan koordinasi pengelolaan keuangan dari bidang.
f. Melakukan pendataan dana pada setiap kegitan BEM FKIP Unram.

5. Biro Rumah Tangga (RT)

a. Bertanggung jawab penuh untuk melengkapi, merawat, mengelola administrasi dan
inventaris organisasi serta merawat dan memfungsikan sekret selama satu periode
kepengurusan BEM FKIP Unram.
b. Melengkapi dan memfungsikan Administrasi BEM FKIP Unram.
c. Menjaga dan merawat inventaris BEM FKIP Unram.
d. Melakukan pendataan terhadap surat yang masuk dan keluar.
e. Mengontrol setiap penggunaan sekret bersama.
f. Memelihara arsip surat peminjaman peralatan dari organisasi lain.
g. Membuat regulasi terhadap penggunaan sekret agar tetap aman dan terkendali.

6. Bidang Sosial Masyarakat (Sosmas)

a. Kepala Bidang
 Merupakan Koordinator Bidang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
terhadap kegiatan dalam hal sosial masyarakatBEM FKIP Unram.
 Membuat rencana strategis terhadap bidang sosialmasyarakat.
 Mewakili dan/atau mendampingi Ketua Umum jika diperlukan dalam
menjalankan fungsi eksternal organisasi.
b. Sekretaris Bidang
 Membantu kepala bidang bidang dalam melaksanakan program bidang Sosmas.
 Mewakili dan/atau menggantikan kepala bidang apabila berhalangan untuk hadir.
 Merapikan, menjaga dan memelihara kelengkapan administrasi bidang Sosmas.
c. Bendahara Bidang
 Mengelola, mencaat, dan mengarsipkan semua pengeluaran bidang dalam
pelaksanaan kegiatan.
 Berkoordinasi dengan Bendahara umum BEM FKIP Unram dalam setiap
pengeluaran bidang.
 Melaporkan data keuangan pada setiap laporan pertanggung jawaban kepada
kepada bendahara umum BEM FKIP Unram.
d. Keanggotaan:
 Anggota bertugas menjalankan program dalam setiap bidang kerjanya masing-
masing.
 Anggota bertugas menjalin kerja sama dengan pihak terkait dalam pelaksnaan
program kerja BEM FKIP Unram.
7. bidang Kebijakan Publik(KP)
a. Kepala Bidang
 Merupakan koordinator pada bidang internal kampus yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam kegiatan di dalam kampus.
 Merupakan koordinator bidang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
terhadap kegiatan dalam hal kebijakanBEM FKIP Unram.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
 Membuat rencana strategis terhadap bidang kebijakan internal kampus FKIP
Unram.
 Mewakili dan/atau mendampingi ketua umum jika diperlukan dalam menjalankan
fungsi internal organisasi.
b. Sekretaris Bidang
 Membantu kepala bidang dalam melaksanakan program bidang KP.
 Mewakili dan/atau menggantikan kepala bidang apabila berhalangan untuk hadir.
 Merapikan, menjaga dan memelihara kelengkapan administrasi bidang.
c. Bendahara Bidang
e. Mengelola, mencaat, dan mengarsipkan semua pengeluaran bidang dalam
pelaksanaan kegiatan.
f. Berkoordinasi dengan Bendahara umum BEM FKIP Unram dalam setiap
pengeluaran bidang.
g. Melaporkan data keuangan pada setiap laporan pertanggung jawaban kepada
kepada bendahara umum BEM FKIP Unram.

Divisi – divisi:
1. Anggota Divisi pelayanan mahasiswa bertugas:
 Memperjuangkan kesejahteraan mahasiwa Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan.
 Menampung aspirasi mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan.
2. Anggota Divisi Advokasi kebijakan kampus mempunyai tugas:
 Melakukan pengawalan kebijakan pimpinan di FakultasKeguruan dan Ilmu Pendidikan.
 Memperjuangkan aspirasi Mahasiswa FakultasKeguruan dan Ilmu Pendidikan.
 Melakukan pengawalan terhadap sistem organisasi dan akademik di
lingkunganFakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan.
3. Anggota Divisi Organisasi Mahasiswa bertugas:
o Memperjuangkan aspirasi Ormawa FakultasKeguruan dan Ilmu Pendidikan.
o Melakukan pengawalan terhadap sistem organisasi di lingkunganFakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan.
o Melakukan pengawasan terhadap kinerja ormawa FKIP Unram.

8. Bidang Komunikasi dan Informasi (Kominfo)

a. Kepala Bidang
 Melakukan kerja sama dengan Humas Unram.
 Melakukan komunikasi dan kerja sama dengan organisasi di lingkunganUnram.
 Mencari informasi yang berkaitan dengan akademik dan organisasi di lingkunganUnram.
 Mencari informasi sosial, akademik dan organisasi yang berasal dari luar kampus.
 Mengaktifkan mading, bulletin, FB, Blog,dan Sosmed BEM FKIP Unram.
b. Sekretaris Bidang
 Membantu kepala bidang dalam melaksanakan program bidang Kominfo.
 Mewakili dan/atau menggantikan kepala bidang apabila berhalangan untuk hadir.
 Merapikan, menjaga dan memelihara kelengkapan administrasi bidang.
c. Bendahara Bidang
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845

Mengelola, mencaat, dan mengarsipkan semua pengeluaran bidang dalam
pelaksanaan kegiatan.
 Berkoordinasi dengan Bendahara umum BEM FKIP Unram dalam setiap
pengeluaran bidang.
 Melaporkan data keuangan pada setiap laporan pertanggung jawaban kepada
kepada bendahara umum BEM FKIP Unram.
d. Keanggotaan:
 Anggota bertugas menjalankan program dalam setiap bidang kerjanya masing-
masing.
 Anggota bertugas menjalin kerja sama dengan pihak terkait dalam pelaksnaan
program kerja BEM FKIP Unram.

9. Bidang PengembanganSumber Daya Mahasiswa (PSDM)

a. Kepala Bidang
 Merupakan koordinator bidang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
terhadap kegiatan dalam hal Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya
MahasiswaBEM FKIP Unram.
 Membuat rencana strategis terhadap sumberdaya mahasiswa.
 Mewakili dan/atau mendampingi ketua umum jika diperlukan dalam menjalankan
fungsi eksternal organisasi.
b. Sekretaris Bidang
 Membantu kepala kementrian dalam melaksanakan program kementrianPSDM.
 Mewakili dan/atau menggantikan kepala kementrian apabila berhalangan untuk
hadir.
 Merapikan,menjaga,dan memelihara kelengkapan administrasi kementrian.
c. Bendahara Bidang
 Mengelola, mencaat, dan mengarsipkan semua pengeluaran bidang dalam
pelaksanaan kegiatan.
 Berkoordinasi dengan Bendahara umum BEM FKIP Unram dalam setiap
pengeluaran bidang.
 Melaporkan data keuangan pada setiap laporan pertanggung jawaban kepada
kepada bendahara umum BEM FKIP Unram.
d. Keanggotaan:
 Anggota bertugas menjalankan program dalam setiap bidang kerjanya masing-
masing.
 Anggota bertugas menjalin kerja sama dengan pihak terkait dalam pelaksnaan
program kerja BEM FKIP Unram.
10. Prinsip Kerja BEM FKIP Unram
1. Ilmiah
Mengembangkan sikap ilmiah mahasiswa
2. Pelayanan Mahasiswa
Melayani mahasiswa dalam mengembangkan minat dan bakat serta
kerohanian mahasiswa.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
BAB III
KOORDINASI PENGURUSDAN TATA LAKSANA ORGANISASI

A. SISTEM KOORDINASI INTERN PENGURUS

1) Pengantar
Kepengurusan BEM FKIP Unram tidak akan berjalan lancar tanpa adanya koordinasi,
integrasi dan evaluasi yang sangat kuat. Untuk melaksanakan hal tersebut maka diturunkan
dalam bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup pengurus inti (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris,
Bendahara Umum dan, Kepala Bidang), rapat bidang, rapat koordinasi, rapat kerja dan
sebagainya.
2) Rapat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi kemajuan kerja
Bidang selama masa kepengurusan.Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang
terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus BEM FKIP Unramdapat
mengetahui hasil rapat tersebut.
a. Pimpinan Rapat
1. Rapat pengurus inti dipimpin oleh Ketua BEM FKIP Unram atau wakil ketua atau
pengurus inti yang diberikan wewenang.
2. Rapat Bidangn dipimpin oleh Ketua bidang atau Sekretaris bidann,atau anggota
bidang yang diberikan wewenang.
3. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Ketua bBdang
dan Sekretaris Bidang yang terkait.
b. Undangan Rapat
1. Undangan rapat pengurus inti dibuat oleh sekteraris kemudian disebarkan kepada
Ketua Bidang.
2. Undangan rapat kementrian dibuat oleh sekretaris bidang (setelah melaksanakan
konfirmasi dengan kepalaa bidang) dan diserahkan kepadasetiap anggota bidang.
3. Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan
kepadahumas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
c. Berita Acara Rapat
1. Berita acara rapat pengurus inti dibuat oleh sekretaris , kemudian disebarluaskan
kepada seluruh pengurus.
2. Berita acara rapat kementrian dibuat oleh sekretaris bidang.
3. Berita acara rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris panitia.
3. Macam-macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Rapat kerja
1) Pelaksanaan rapat kerja dilaksanakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awalpembentukan
kepengurusan dan Pertengahan kepengurusan BEM FKIP Unram.
2) Peserta Rapat: peserta rapat diikuti oleh seluruh pengurus BEM FKIP Unram.
3) Agenda
1. Rapat Kerja I
 Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh KetuaBEM FKIP Unram.
 Pembahasan Jobdescription pengurus BEM FKIP Unram.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
 Pembahasan Standart Operasional Prosedur BEM FKIP Unram.
 Pembahasan Rencana Strategis BEM FKIP Unram.
 Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.
 Pembahasan Anggaran KeuanganBEM FKIP Unram.
2. Rapat Kerja II
 Laporan pengurus selama 6 bulan kepengurusan.
 Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.
 Analisis dan Pembahasan Program kerja 6 bulan berikutnya.
b. Rapat pimpinan
1. Rutin dilaksanakan sesuai kebutuhan.
2. Peserta: Peserta rapat pimpinan di ikuti oleh Ketua umum, Wakil Ketua umum, Sekretarisum um,
Bendahara umum, dan masing-masing kepala kementrian.
3. Agenda:
 Menentukan kebijakan ditingkat fakultas bila tidak memungkinkan dilangsungkan
rapat pleno pengurus.
 Silaturahmi pengurus inti.
 Evaluasi program kerja yang sedang dan akan dilaksanakan oleh bidang.
 Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
 Mengevaluasi kondisi keuangan dan administrasi oleh bendahara dan sekretaris.
c. Rapat Bidang
1. Rutin dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
2. Diikuti kepala bidang, sekretaris bidang, bendahara bidang dan seluruh staf bidang.
3. Agenda:
 Menentukan kebijakan teknis di tingkat bidang.
 Silaturahmi anggota bidang.
 Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
 Penjadwalan aktivitas Kementrian dalam dua pekan mendatang.
 Strategi pencapaian program.
d. Rapat koordinasi kegiatan/pleno
1. Dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dalam kegiatan.
2. Peserta: Peserta rapat pimpinan di ikuti oleh Ketua umum, Wakil Ketua umum, sekretaris Umum,
bendahara umum, dan masing-masing kepala bidang beserta stafnya.
3. Agenda:
 Membahas hal-hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan.
 Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan kegiatan.
 Penyampaian Jobdesc oleh Kepala bidang.
 Pembahasan manajemen kegiatan.
 Evaluasi akhir kegiatan.

B. TATA LAKSANA ORGANISASI.

1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang disusun oleh BEM FKIP Unram.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
2. Hierarki kepengurusan
 Hierarki hubungan antara ketua umum dengan kepala bidang adalah berdasarkan garis komando.
 Hierarki hubungan antara kepala bidang dengan anggota bidang adalah berdasarkan garis
komando
 Hierarki hubungan antara bidang adalah garis koordinasi
 Garis komando sebagai mana yang dimaksud diatas harus memperhatikan asas kekeluargaan dan
skala prioritas dari kesibukan anggota.
3. Mekanisme Laporan
a. Setiap kepala bidang wajib melaporkan hasil kegiatan yang telah terlaksana kepada
ketua BEM FKIP Unram. Paling lambat 1 (satu) minggu setelah kegiatan.
b. Pengurus BEM FKIP Unram. wajib melaporkan kegiatan kepada pihak kemahasiswaan dan DPM
FKIP Unram paling lambat 2 minggu setelah melaksanakan kegiatan.
4. Mekanisme peringatan
a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturanyang berlaku
di BEM FKIP Unram, maka akan diberikan peringatan pertama secaralisan oleh kepala
bidang masing-masing dan/atau ketua BEM FKIP Unram.
b. Apabila dalam waktu 1(satu) minggu peringatan pertama tidak diindahkan, maka
akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran.
c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat teguran diabaikan.
d. Apabila anggota yang bersangkutan tidak memberikan informasi dengan jelasa sebanyak 3 kali,
maka sudah mengundurkan diri atau dikeluarkan oleh Ketua BEM FKIP Unram.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
BAB IV
KEUANGAN

A. ADMINISTRASI KEUANGAN
1. Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses pencatatan pengikhtisaran dan
pelaporan keuangan suatu organisasi.
2.Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatatdengan
tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluardicatat dalam buku kas, buku
tabungan disamping mendokumentasikan sumber asli daritransaksi-transaksi.
B. PENGELOLAAN DAN PENGGUNAAN DANA BEM FKIP Unram
1.Ketentuan Umum
a. Pengajuan dana hanya dapat dilakukan oleh Bendahara Umum dan/atau Ketua BEM FKIP Unram
dengan sepengetahuan Bendahara Umum.
b. Semua bentuk administrasi keuangan BEM FKIP Unram harus melalui Bendahara Umum.
c. Semua pengeluaran dari BEM FKIP Unram harus menggunakan kuitansi dariBendahara
Umum dan mendapat persetujuan Ketua BEM FKIP Unram.
d. Hal-hal mengenai pengelolaan dan penggunaan dana BEM FKIP Unram yang belum diatur dalam bab
ini akan diputuskan melalui Rapat Pengurus Harian.
2.Kas BEM FKIP Unram
a. Dana BEM FKIP Unram dikelola secara terpusat oleh Bendahara Umum/Fakultas.
b. Pengeluaran dana di luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan Ketua BEM FKIP
Unram dengan pertimbangan Bendahara umum.
c. Bendahara Umum BEM FKIP Unram mempertanggunggjawabkan hasil administrasi
keuangan selama satu periode kepengurusan pada musyawarah di akhir kepengurusan.
3.Dana Kepanitiaan
a. Setiap bidang yang akan menyelenggarakan kegiatan memperolehdana dari Fakultas melalui Bendahara
umum.
b. Apabila terdapat dana sisa pasca kegiatan, maka seluruh dana yang masih ada harusdikembalikan ke
Bendahara umum.
c. Biaya pembubaran panitia diserahkan pada kebijakan Bendahara Umum dengan
persetujuan Ketua BEM FKIP Unram.
d. Seluruh dana sosial disalurkan pada yang berhak menerima.Peminjaman uang di luar kas BEM FKIP
Unram untuk kepentingan pelaksanaankegiatan harus sepengetahuan Bendahara Umum dengan dilampiri
bukti tertulis paling lambat seminggu setelah kegiatan.
4.Dana Pendelegasian
Dana dari Fakultas dan/atau kas BEM FKIP Unram yang digunakan untuk pendelegasianharus
dipertanggungjawabkan oleh delegasi yang bersangkutan dengan cara:
a. Delegasi harus membuat LPJ tertulis yang diserahkan pada Sekretaris umum.
b. Membuat laporan keuangan pada Bendahara maksimal 7 hari pasca kegiatan.
c. Sisa dana pendelegasian 100 % harus dikembalikan ke BEM FKIP Unram.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
BAB V
ADMINISTRASI

PENDAHULUAN

Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu Sekretaris Umum, dan
sekretaris Bidang. Kesekretariatan merupakan salah satu elemenyang paling penting dalam mendukung
program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi.Selain kelancaran administrasi merupakan
suatu tolok ukur keberhasilan organisasi (dalam hal ini BEM FKIP Unram).Apalagi sejarah
perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapaiperlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan
administrative semakin diperlukan.Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat
penting untuk regenerasidan pembelajaran bagi pengurus.Banyak data yang menunjukan bahwa
pengelolaanadministrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.
 Uraian Tugas Kesekretariatan
1. Sekteraris umum
a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi BEM FKIP Unram.
b. Mengelola sistem administrasi organisasi termasuk diantaranya adalah
pengelolaansurat masuk dan keluar baik internal maupun eksternal organisasi.
c. Membuat rencana, agenda dan mengatur administrative.
d. Menjalankan dan merealisasikan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan
kesekretariatan.
e. Mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan administrasi organisasi kepada Ketua
BEM FKIP Unram.
2. Sekretaris Bidang.
a. Menggantikan fungsi ketua kementrian apabila ketua berhalangan.
b. Mengelola administrasi bidang.
c. Melakukan fungsi koordinasi dengan Sekretaris Umum.
d. Membantu tugas ketua kementrian dalam melaksanakan tugas dan wewenangkerjanya.
e. Bersama-sama ketua kementrian merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yangberhubungan
dengan Bidang yang dibawahinya.
f. Bersama ketua kementrian mempertanggungjawabkan semua kegiatan dankebijakan
yang dikeluarkan kepada Ketua BEM FKIP Unram.
 Surat Menyurat
1. Perlengkapan Surat
a. Kop surat
1.Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo Universitas dan logo BEM FKIP Unram).
2. Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin dibawah nama
organisasi atau bagian bawah kertas termasuk mencantumkan namakota, kode pos, nomor telepon,
e-mail dan nomor faximili (bila ada). Penggunaankertas (jenis dan ukuran kertas) harus
sama/standar setiap kali BEM FKIP Unram mencetak kop surat baru.
3. Teknik Penulisan Surat
a. Tipe huruf sebaiknya konsisten, terutama untuk nama BEM FKIP Unram.
b. Memorandumyaitu suatu bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar
Bidang/biro).Merupakan surat sederhana yang sifatnya formal, dengan ukuran ½ A4.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
c. Amplop surat.Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat
BEM FKIP Unram, sebaiknya desain senada dengan kop surat, dan ukuran standar
amplopkabinet.
d. Stempel/cap,stempel atau cap merupakan bukti validasi/legalitas dari surat yang
dikeluarkanBEM FKIP Unram. Stempel harus disimpan/tidak boleh dibawa keluar
karenamenyangkut nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh
kepanitiaan-kepanitiaan besar.Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang
pembuatansurat.
2. Pengelolaan Surat
Berkas dan/atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkanklasifikasi dan penomorannya.
Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunandan pengelolaan berkas adalah Biro Rumah Tangga.
a. Surat Masuk (Standarisasi Surat Masuk)
1) Penerimaan berkas surat yang diterima sekteraris umum terlebih dahulu disortir mana
yangmerupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus atau surat-surat lainnya.
Suratorganisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahanmana
surat bagi Ketua BEM FKIP Unram, Sekteraris umum, Bendum danKepala bidang.
2) Pencatatan suratyang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk.Berikut point-point
yang dapat dicantumkan:
a. Nomor urut
b. Tanggal Masuk
c. Nama dan Alamat Pengirim
d. Tanggal dan Nomor surat
e. Perihal/ditujukan untuk urusan
f. Pihak yang dituju
g. Lampiran
h. KeteranganFormat Buku Registrasi Surat Masuk (No, Tanggal masuk, Alamat Pengirim, Tgl & No
Surat, Prihal, Tujuan, Lampiran, Ket.)
3) Penyampaian surat setelah dicatat dalam buku registrasi surat masuk,kemudian diparaf dan
dibubuhistempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal
penerimaan.Kemudiandibuat lembar disposisi/digandakan, lalu disampaikan pada pihak
yangbersangkutan untuk ditindaklanjuti.
4) Penindaklanjutan surat bila pihak/Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan,
pihak harus memberitahukan kepada Sekteraris umum, untuk dibuatkan surat balasan bila bidang/biro
yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuatsendiri, bidang tersebut tetap
harus memberitahu Sekteraris umu untuk meminta nomor surat.
5) Penyimpanan surat setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh:
a. Sekteraris bidang (surat asli, untuk keperluan pengarsipan)
b. Bidang yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi).

b. Klasifikasi Surat
Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi:
1) Surat khusus.Surat yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah keputusan yangdikeluarkan
oleh Ketua BEM FKIP Unram.
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845
2) Surat Umum (format terlampir)Surat umum terdiri dari surat ekstern (keluar) BEM
FKIP Unram dan Surat Intern (kedalam). Perihal surat umum dibedakan sebagai
berikut:
a) Surat Permohonan
b) Surat Tugas
c) Surat Berita Acara
d) Surat perjanjian, dan sebagainya.
c. Jenis-Jenis Surat
Dalam melakukan administrasi surat menyurat tentu akan selalu mengeluarkan suratyang berbeda-beda. Jenis
surat ini antara lain:
g. Surat Keputusan (SK)
h. Surat Undangan (SU)
i. Surat Permohonan (SPm)
b. Surat Pemberitahuan (SPb)
c. Surat Peminjaman (SPj)
d. Surat Pernyataan (SPn)
e. Surat Laporan Pertanggung Jawaban (SLPJ)
f. Surat Mandat (SM)
g. Surat Tugas (ST)
h. Surat Keterangan (SKet)
i. Surat Rekomendasi (SR)
j. Surat Balasan (SB)
k. Surat Ucapan Terima Kasih (STK)
5.Sistem Penomoran Surat
a.SuratKeputusanContoh: NO: XX/SK/KA/BEM-FKIP/KM-UTM/I/2011XX:
Nomor surat, SK: Surat Keputusan Ketua BEM: yang mengeluarkanBEM-FKIP: Tetap (cukup jelas)
KM-UTM: Tetap (cukup jelas),I: Kode bulan berjalan,2011: Tahun berjalan
b.Surat selain surat keputusanNO: XX/SU/S.J/BEM-FKIP/KM-UTM/I/2011XX: Nomor suratSU:
Jenis surat (lihat daftar jenis surat)S.J: yang mengeluarkanBEM- FPt: Tetap (cukup jelas) KM-
UTM: Tetap (cukup jelas)I: Kode bulan berjalan2011: Tahun berjalan
c. Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing bidangNO: XX/SPm/Biro.RT/BEM-FKIP/KM-
UTM/I/2011XX: Nomor suratSPm: Jenis surat (lihat daftar jenis surat)BID-KOMINFO: contoh
kementrian yang mengeluarkanBEM-FPt: Tetap (cukup jelas) KM-UTM: Tetap (cukup jelas)I: Kode
bulan berjalan 2011: Tahun berjalan
d.Surat Kegiatan non- Bidang NO: XX/SPm/Pan-Pel/BEM-FKIP/BD-PSDM/I/2011XX: Nomor
suratSPm: Jenis surat (lihat daftar jenis surat) Pan-Pel: Panitia pelaksana kegiatanBEM- FP:
Tetap (cukup jelas)KM-UTM: Tetap (cukup jelas)I: Kode bulan berjalan2011: Tahun berjalan.

Surat Kepanitiaan di Bawah Bidang atau divisi NO: XX/SPm/Pan-Pel/Biro.KESTARI/BEM-

FKIP/KM-UTM/I/2011XX: Nomor surat SPm: Jenis surat (lihat daftar jenis surat) Pan-Pel:
Panitia pelaksana kegiatan

DEP-KESTARI: Bidang yang membawahi kepanitiaan BEM- FKIP: Tetap (cukup jelas) KM-UTM:
Tetap (cukup jelas)I: Kode bulan berjalan 2011: Tahun berjalan
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Majapahit No.62, Gedung D Lantai 1 FKIP Unram, Hp. 082339229845

6.Kode Bulan Berjalan

I: Januari, II: Febuari, III: Maret, IV: April, V: Mei, VI: Juni, VII: Juli, VIII: Agustus, IX:
September, X: Oktober, XI: November, XII: Desember

7.Kode Surat
KA-BEM: Ketua BEM, S.J: Sekretaris Jenderal, B.U: Bendahara Umum, KORDEP. Int:
Koordinator Internal, KORDEP. Eks: Koordinator Eksternal, BAK: Bidang Administrasi
Kampus, Bidang.PPSDM: Bidang Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa, BID.KOMINFO: Bidang
Komunikasi dan Informasi.

Lembar Pengesahan
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Ketua BEMKetua BEMNama JelasNIM
b. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnyasurat
permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Ketua BEM dan Sekretaris umum. Ketua BEM,
SEkeretaris Umum Nama Jelas Nama Jelas NIM NIM
c. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnyasurat
permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Ketua BEM dan KetuaKementrian atau ketua
pelaksana kegiatan yang bersangkutan Ketua BEM Bidang Nama Jelas Nama JelasNIM NIM
d. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama, ditandatangani oleh
Ketua BEM, ketua pelaksana dan sekretaris Pelaksana yangbersangkutanKetua Pelaksana
Sekretaris pelaksanaNama Jelas Nama JelasNIM NIMMengetahui,Ketua BEMNama Jelas NIM.

Wewenang Pembuatan Surat

1. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Sekteraris umum, tetapi Sekertaris bidang
membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat
pada Sekteraris Umum. Pada intinya, setiap surat yang keluar harus diketahuioleh
Sekteraris Umum Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari
sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut.