PERSIAPAN DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS TERKAIT

KRITERIA 8.4.3 “SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMROSESAN

REKAM MEDIS” di PUSKESMAS GAMPING I SLEMAN

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
Kesehatan Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3)
Fakultas Kesehatan Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh :

RENY YOGIARTI
1315050

PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2018

i
HALAMAN PENGESAHAN

ii
 PERSIAPAN DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS TERKAIT
KRITERIA 8.4.3 “SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMROSESAN
REKAM MEDIS” di PUSKESMAS GAMPING I SLEMAN

Reny Yogiarti1 , Rawi Miharti2

INTISARI
Latar Belakang: Puskesmas wajib terakreditasi setiap tiga tahun sekali. Hal ini
menunjukkan perlu adanya upaya evaluasi terhadap kegiatan persiapan akreditasi
yang telah dilakukan agar lebih siap menghadapi penilaian akreditasi berikutnya.
Salah satu syarat penting yang harus dipersiapkan dalam akreditasi puskesmas
adalah dokumen. Puskesmas Gamping 1 masih belum memiliki kebijakan terkait
sistem penyimpanan rekam medis.Oleh karena itu peneliti tertarik mengambil
persiapan dokumen terkait sistem penyimpanan dan pemrosesan rekam medis di
Puskesmas Gamping I Sleman.
Tujuan Penelitian: Mengetahui persiapan dokumen akreditasi puskesmas terkait
kriteria 8.4.3 “Sistem penyimpanan dan pemrosesan rekam medis” di Puskesmas
Gamping I Sleman.
Metode Penelitian: Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dan menggunakan rancangan penelitian fenomenologi.
Hasil Penelitian: Puskesmas Gamping I Sleman sudah memiliki kebijakan/SOP
terkait sistem penyimpanan dan pemrosesan rekam medis yaitu menggunakan SK
payung. SK dan SOP tersebut di antaranya SK Pelayanan Klinis dengan nomor
dokumen 188/062/2018, SK Penunjang Pelayanan Klinis dengan nomor dokuemn
188/063/2018, dan SOP Penyimpanan dengan nomor dokumen SOP-PDF-008.
Hanya saja untuk pendokumentasian belum dicantumkan di dalam SK. Untuk
format SOP penyimpanan masih ada beberapa item yang belum ditambhakan
yaitu bagan alir dan dokumen terkait.
Kesimpulan: Persiapan dokumen akreditasi puskesmas terkait kriteria 8.4.3
“Sistem penyimpanan dan pemrosesan rekam medis” di Puskesmas Gamping I
Sleman Sleman sudah siap hanya saja masih terdapat kekurangan.
Kata Kunci: Persiapan Akreditasi, Dokumen Akreditasi, Akreditasi Puskesmas,
Penyimpanan Rekam Medis.

__________________________________________________________________
1
Mahasiswa Program Studi Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan (D-3)
Falkutas Kesehatan Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
2
Dosen Pembimbing Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
(D-3) Falkutas Kesehatan Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

iii
 PREPARATION OF DOCUMENTS ACCREDITATION RELATED
CRITERIA 8.4.3 " STORAGE SYSTEM AND PROCESSING OF
MEDICAL RECORD" at PUBLIC HEALTH CENTER GAMPING I
SLEMAN

Reny Yogiarti1, Rawi Miharti2

ABSTRACT
Background: Public health care must be accredited every three years. This shows
that there is a need to evaluate the preparatory accreditation activities that have
been carried out to be better prepared for the next accreditation assessment. One
of the important conditions that must be prepared in the accreditation of the
puskesmas is the document. Public Health Center Gamping I still does not have a
policy regarding medical record storage systems. Therefore, researchers are
interested in taking document preparations related to medical record storage and
processing systems at Public Health Center Gamping I Sleman.
Objective: To know the preparation of Public Health Center accreditation
documents related to criteria 8.4.3 "Storage systems and medical record
processing" at Public Health Center Gamping I Sleman.
Method: This research use descriptive research with qualitative approach and
using a phenomenological research design.
Result: Public Health Center Gamping I Sleman has a standart operating
procedure related to the storage system and medical record processing that uses
umbrella policy. The policy and SOP include the Clinical Service policy with
document number 188/062/2018, Clinical Service Supporting policy with
document number 188/063/2018, and Storage SOP with document number SOP-
PDF-008. It's just that the documentation has not been included in the policy. For
the SOP storage format there are still some items that have not been added, that is
flow chart and related documents.
Conclusion: Preparation of Public Health Center accreditation documents
related to criterion 8.4.3 "Storage system and medical record processing" in the
Gamping I Health Center Sleman Sleman is ready but there are still deficiencies.
Keyword: Accreditation Preparation, Accreditation Documents, Public Health
Center Accreditation, Medical Record Storage.

__________________________________________________________________
1
Students of Medical Record and Health Information Study Program (D-3) in
Health Office of General Achmad Yani University, Yogyakarta.
2
Lecturers of Medical Record and Health Information Study Program (D-3) in
Health Office of General Achmad Yani University, Yogyakarta.

iv
PENDAHULUAN melakukan Akreditasi Puskesmas 2015.
Sistem penyimpanan yang Saat ini Puskesmas Gamping 1 juga
merupakan salah satu kriteria penilaian sedang dalam tahap mempersiapkan re-
akreditasi. Dalam akreditasi puskesmas akreditasi 2018, dimana jadwal penilaian
sistem peyimpanan termasuk dalam akreditasi untuk Puskesmas Gamping I
kriteria 8.4.3 tentang sistem penyimpanan direncanakan akan dilaksanakan pada
dan pemrosesan rekam medis. Sistem bulan Agustus 2018. Puskesmas Gamping
penyimpanan berkas rekam medis sangat I masih belum memiliki kebijakan terkait
penting untuk dilakukan dalam suatu sistem penyimpanan rekam medis.
institusi pelayanan kesehatan, karena sitem Berdasarkan uraian tersebut peneliti
penyimpanan dapat mempermudah dan tertarik mengambil persiapan dokumen
mempercepat ditemukan kembali berkas terkait sistem penyimpanan dan
rekam medis yang disimpan dalam rak pemrosesan rekam medis karena
filing, mudah mengambil dari tempat pentingnya adanya upaya evaluasi kegiatan
penyimpanan, mudah pengembaliannya, persiapan akreditasi yang telah dilakukan
dan melindungi dari bahaya pencurian, agar puskesmas dapat lebih siap
bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan menghadapi penilaian akreditasi
biologi (Budi, 2011). Oleh karena itu, selanjutnya.
diperlukan kesiapan yang matang pada Tujuan penelitian ini adalah untuk
bagian filing supaya pelayanan pada Mengetahui persiapan dokumen akreditasi
bidang lain dapat berjalan dengan baik. puskesmas terkait kriteria 8.4.3 “Sistem
Berdasarkan Permenkes RI Nomor penyimpanan dan pemrosesan rekam
75 Tahun 2014 pasal 39 ayat (1) medis” di Puskesmas Gamping I Sleman.
disebutkan bahwa puskesmas wajib
terakreditasi setiap 3 tahun. Hal ini BAHAN DAN CARA PENELITIAN
menunjukkan bahwa akreditasi puskesmas Jenis penelitian yang digunakan
merupakan salah satu upaya yang dalam penelitian ini adalah deskriptif
dilakukan untuk mencapai tingkat mutu dengan pendekatan kualitatif, rancangan
pelayanan yang prima. fenomenologi. Lokasi penelitian berada di
Berdasarkan studi pendahuluan Puskesmas Gamping 1 Sleman. Pada bulan
yang dilakukan di Puskesmas Gamping 1 Juli- Agustus 2018. Subjek penelitian
pada tanggal 22 Mei 2018 menunjukkan dalam penelitian ini adalah tim akreditasi
bahwa Puskesmas Gamping 1 telah dan petugas rekam medis. Objek dalam
1
penelitian ini adalah dokumen akreditasi dalam SPO dengan nomor dokumen SPO-
puskesmas terkait penyimpanan dan PDF-002. Berikut metode identifikasi
pemrosesan rekam medis puskesmas berdasarkan SOP:
gamping 1. Metode pengumpulan data a. Petugas menyapa pasien
yang digunakan adalah wawancara, b. Petugas menanyakan data pasien
observasi, dan studi dokumentasi. Uji nama, tanggal lahir, alamat
valisali data dilakukan dengan c. Petugas mencatat di form identitas
menggunakan triangulasi sumber dan pasien dan di input ke komputer.
triangulasi teknik. Data yang sudah Menurut Budi (2011), Cara
terkumpul kemudian dilakukan editing, melakukan identifikasi dapat dilakukan
coding, entry data, dan cleaning. Analisis dengan mengetahui wajah/rupa seseorang
data yang digunakan yaitu analisis secara umum atau membandingkan
kualitatif dan disajikan dengan teks gambar/foto dengan wajah mukanya,
bersifat naratif, dan tabel. memperoleh keterangan pribadi (nama,
alamat, umur, pekerjaan, agama,
HASIL DAN PEMBAHASAN pendidikan, nama orang tua, dan tempat
Pelayanan Rekam Medis dan Metode tanggal lahir), dan penggabungan fisik dan
Identifikasi keterangan pribadi (KTP, Pasport, SIM
Persiapan dokumen akreditasi dll).
terkait tentang pelayanan rekam medis Dalam hal ini SOP identifikasi
dan metode identifikasi terdapat pada surat kurang sesuai dengan teori Budi (2011)
keputusan nomor 188/062/2018 dengan mengenai pengumpulan data. Hanya saja
judul Kebijakan Pelayanan Klinis di Pusat dalam langkah-langkah/prosedur di SOP
Kesehatan Masyarakat Gamping I. Dalam belum sepenuhnya dijelaskan secara rinci
SK tersebut terdapat pendaftaran pasien contoh petugas meminta kartu identitas
yang didalamnya meliputi prosedur pasien yaitu untuk kepentingan identifikasi
pendaftaran, identifikasi pasien, hak dan dengan penggabungan fisik dan keterangan
kewajiban pasien. Dalam mengidentifikasi pribadi.
pasien harus dipastikan dengan dua cara Dalam penyusunan SOP
dari cara identifikasi yaitu nama, tanggal seharusnya menggunakan referensi
lahir, alamat, dan nomor rekam medis. terbaru. Puskesmas Gamping I untuk
Serta untuk identifikasi pasien terdapat referensi di SOP identifikasi masih

2
menggunakan Permenkes lama yaitu Penyimpanan rekam medis di
Permenkes RI nomor 1691 tahun 2011 Puskesmas Gamping I berdasarkan family
tentang keselamatan pasien. Sedangkan folder diatas namakan kepala keluarga.
untuk peraturan terbaru terkait Sistem penyimpanan family folder yaitu
keselamatan pasien terdapat dalam satu rekam medis digunakan oleh satu
Permenkes RI nomor 11 tahun 2017 keluarga dan masing-masing formulir
tentang keselamatan pasien. diberi tambahan kode khusus untuk
Pengkodean, Penyimpanan, dan menandai kode rekam medis ayah, ibu, dan
Dokumentasi Rekam Medis anak. Sistem penyimpanan di Puskesmas
Persiapan dokumen akreditasi Gamping I telah sesuai dengan Budi
terkait tentang sistem pengodean (2011) yaitu memudahkan untuk
penyimpanan dan dokumentasi rekam mengikuti masalah kesehatan dari suatu
medis terdapat dalam surat keputusan keluarga, mudah dalam menganalisa
nomor 188/063/2018 tentang kebijakan gambaran penyakit di suatu keluarga, dan
penunjang pelayanan klinis di Pusat praktis dalam sistem filing.
Kesehatan Masyarakat Gamping I. Dalam Masa retensi di Puskesmas
SK tersebut, sistem pengodean di Gamping I Sleman yaitu 2 tahun terhitung
Puskesmas Gamping I berdasarkan dari terakhir pasien berobat. Dalam hal ini
pengodean wilayah tempat tinggal pasien. kegiatan retensi sudah sesuai dengan
Dalam hal ini, sistem pengodean di Permenkes RI
Puskesmas Gamping 1 sudah sesuai No.269/MENKES/PER/III/2008 pasal 9
dengan Budi (2011) yaitu menggunakan menyebutkan bahwa rekam medis pada
sistem pengodean wilayah dimana rak sarana pelayanan kesehatan non rumah
penyimpanan rekam medis akan sakit wajib simpan sekurang-kurangnya
dikelompokkan berdasarkan nama wilayah untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung
yang ada, sehingga dengan sistem ini akan dari tanggal terakhir pasien berobat.
diketahui banyaknya masayrakat yang Setelah batas waktu dilampaui, rekam
berobat atau sakit dari masing-masing medis dapat dimusnahkan.
wilayah sehingga dapat digunakan untuk Menurut Hatta (2014) rekam medis
pengambilan keputusan penanganan dalam bentuk apapun senantiasa mencakup
kesehatan diwilayah tersebut. informasi standar seperti adanya data
demografi maupun data medis (keluhan

3
utama, alasan dirawat, riwayat sebelumnya dari kertas berwarna atau scanning
dan pemeriksaan, penilaian dan rencana, karena tidak jelas terlihat atau terbaca.
catatan perkembangan, hasil pemeriksaan d. Bila ada jarak penulisan yang
maupun perintah dokter. Data rekam medis renggang pada catatan perkembangan
yang didapatkan tetap harus lengkap dan dan cacatan perawatan harus dibeti
berkualitas serta mengikuti standar tanda coretan (garis panjang ataupun
pendokumentasian. huruf X besar) sehingga tidak dapat
Berdasarkan hasil observasi di diisi pihak lain.
Puskesmas Gamping I Sleman belum e. Kesalahan penulisan pada rekaman
memiliki standar yang baku. Oleh karena kertas harus diberi tanda garis lurus
itu dapat disimpulkan bahwa perlu adanya sepanjang tulisan yang salah. Dengan
standarisasi pendokumentasian berkas jalan ini tulisan salah tetap terbaca.
rekam medis yang benar di Puskesmas Koreksi hatus diberi tanda tangan dan
Gamping I. Berikut adalah gambaran dan diparaf oleh yang mencoret.
pedoman pendokumentasian yang dapat Selanjutnya apabila data/informasi
dijadikan standar atau ciri praktik harus diperbaiki maka cantumkan
informasi kesehatan dalam upaya untuk data/informasi yang benar di dekat
menjaga rekam kesehatan (Budi,2011): keterangan yang salah. Biasanya yang
a. Semua masukan dalam rekam memberikan informasi baru adalah
kesehatan harus memiliki pengesahan orang yang sama dengan yang
dari tenaga kesehatan yang mencoret sebelumnya.
menulisnya: cantumkan nama dan f. Laporan asli harus terdapat dalam
jabantanya (dokter, perawat, tenaga rekam kesehatan
kesehatan lain) sesuai tanggal g. Adanya bagian kosong merupakan
pembuatanya. tanda harus diisi, terutama tentang izin
b. Tidak boleh melakukan penghapusan (consent)
atau penyetipan h. Rekam kesehatan yang tidak lengkap
(termasuk tipp-ex) menjadi bahan kasus dan harus
c. Semua masukan dalam rekam dibahas dalam komite medis.
kesehatan format kertas menggunakan Penyimpanan rekam medis
tinta. Perlu pertimbangan hasil copy Persiapan dokumen akreditasi terkait
tentang penyimpanan rekam medis

4
terdapat dalam surat keputusan nomor Selain SK, SOP juga dibuat untuk
188/063/2018 tentang kebijakan penunjang memenuhi persyaratan dokumen internal.
pelayanan klinis di Pusat Kesehatan Berikut hasil studi dokumentasi tehadap
Masyarakat Gamping I dan dalam SOP format SOP penyimpanan rekam medis.
penyimpanan dengan nomor dokumen Tabel Hasil Studi Dokumentasi SOP
Penyimpanan Rekam Medis
SOP-PDF-008. Dalam SOP tersebut Aspek yang diamati Ya Tidak
peyimpanan rekam medis di Puskemas Kop SOP
a. logo pemerintahan √
Gamping I menggunakan sistem daerah
peyimpanan per wilayah. Dalam Aspek yang diamati Ya Tidak
b. Nama puskesmas √
memenuhi persyaratan dokumen internal,
c. Judul SOP √
puskesmas harus mempunyai SK. Format d. Nomor Dokumen √
e. Nomor revisi √
yang digunakan untuk menyusun SK
f. Tanggal terbit √
tersebut yaitu format SK yang terlampir g. Halaman √
h. Tanda tangan kepala √
dalam pedoman penyusunan dokumen
puskesmas
akreditasi FKTP. Berikut hasil studi i. Logo puskesmas √
j. Nama kepala √
dokumentasi tehadap SK Terkait Elemen
puskesmas dan NIP
8.4.3 “Sistem Penyimpanan dan Komponen SOP
a. Pengertian √
Pemrosesan Rekam Medis”.
b. Tujuan √
Tabel 4.3 Hasil Studi Dokumentasi SK c. Kebijakan √
Terkait Elemen 8.4.3 “Sistem Penyimpanan d. Referensi √
dan Pemrosesan Rekam Medis” e. Prosedur/ langkah- √
Aspek yang diamati Ya Tidak langkah
Pembukaan ditulis dengan √ f. Bagan alir √
huruf kapital g. Unit terkait √
Konsideran √ Sumber: Dokumen Akreditasi
Diktum √ Puskesmas Gamping I
Batang Tubuh √
Kaki √ Berdasarakan hasil studi
Penandatanganan √ dokumentasi pada SOP penyimpanan,
Lampiran Peraturan/Surat √
Keputusan format SOP penyimpanan masih ada
Sumber: Dokumen Akreditasi Puskesmas Gamping
beberapa item yang belum terisi seperti
I
Berdasarkan hasil studi dokumen bagan alir belum dicantumkam dalam SOP
format SK sudah sesuai dengan format SK penyimpanan rekam medis.
yang terlampir dalam pedoman Kebijakan menurut BUK (2015)
penyusunan dokumen akreditasi FKTP. merupakan Peraturan/ Surat Keputusan

5
yang ditetapkan oleh kepala FKTP yang proses lainnya dalam suatu program.
bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan Format SOP terkait penyimpanan di
oleh penanggung jawab maupun Puskesmas Gamping I sepenuhnya sudah
pelaksana. Format peraturan/ surat sesuai dengan pedoman penyusunan
keputusan disesuaikan dengan peraturan akreditasi FKTP. Hanya saja untuk bagan
daerah yang berlaku. Format SK terkait alir perlu untuk ditambahkan.
penyimpanan di Puskesmas Gamping I
sepenuhnya sudah sesuai dengan pedoman Menurut BUK (2015) dalam
penyusunan akreditasi FKTP. penyusunan prosedur maupun instruksi
Menurut Permenpan RI Nomor 35 kerja sebaiknya dalam langkah-langkah
Tahun 2012, SOP adalah serangkaian kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai bagan alir untuk memudahkan dalam
berbagai proses penyelenggaraan aktivitas pemahaman langkah-langkahnya. Bagan
organisasi, bagaimana dan kapan harus alir adalah suatu bagan dengan simbol-
dilakukan, dimana dan oleh siapa simbol tertentu yang menggambarkan
dilakukan. SOP yang dibuat oleh urutan proses secara mendetail dan
Puskemas Gamping I Sleman terkait hubungan antara suatu proses (instruksi)
penyimpanan rekam medis adalah sebagai dengan proses lainnya dalam suatu
acuan penerapan langkah-langkah kegiatan program. Manfaat dari bagan alir
yang harus dilaksanakan petugas rekam diantaranya sebagai pedoman untuk
medis dan petugas lainnya dalam melakukan pelatihan terhadap karyawan
menyimpanan berkas rekam medis. baru, sebagai peta kerja untuk mencegah
Sehingga hal ini sesuai dengan definisi terjadi kehilangan arah, dan dapat
SOP sebagaimana yang tercantum di atas. mempermudah dalam pengambilan
SOP penyimpanan di Puskesmas Gamping keputusan.
I Sleman sudah disahkan oleh kepala
puskesmas. KEPUSTAKAAN
Menurut BUK (2015) bagan alir
1. Permenkes RI. Peraturan Menteri
adalah suatu bagan dengan simbol-simbol Kesehatan Republik Indonesia Nomor
tertentu yang menggambarkan urutan 75 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
[Internet]. 2014. Available from:
proses secara mendetail dan hubungan http://binfar.kemkes.go.id/
antara suatu proses (instruksi) dengan
2. Budi SC. Manajemen Unit Kerja
6
 Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Informasi Kesehatan di Sarana
Sinergis Media; 2011. Pelayanan Kesehatan. Jakarta:
Universitas Indonesia; 2014.
3. Permenkes RI. Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 12. Permenpan RI. Peraturan Menteri
46 Tahun 2015 [Internet]. 2015. Pendayagunaan Aparatur Negara Dan
Available from: Reformasi Birokrasi Republik
http://yankes.kemkes.go.id/ Indonesia Nomor 35 Tahun 2012
Tentang Pedoman Penyusunan
4. BUK. Pedoman Penyusunandokumen Standar Operasional Prosedur
Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Administrasi Pemerintahan. 2012.
Pertama (FKTP). Jakarta: Direktorat
Jenderal Bina Upaya Kesehatan; 2015. 13. Notoatmodjo S. Metodologi Penelitian
Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta;
5. Sudra. Rekam Medis. Tangerang 2014.
Selatan: Universitas Terbuka; 2017.
14. Sugiyono. Metode Penelitian
6. Permenkes RI. Peraturan menteri Kuantitatif Kualitatif dan R&D.
kesehatan RI Nomor 11 Tahun 2017 Bandung: Alfabeta; 2016.
tentang keselamatan pasien [Internet].
2017. Available from: 15. Moleong LJ. Metodologi Penelitian
http://hukor.kemkes.go.id/uploads/pro Kualitatif. Bandung: Remaja
duk_hukum/PMK_No._11_ttg_Kesela Rosdakarya; 2017.
matan_Pasien_.pdf
16. Arikunto S. Prosedur Penelitian Suatu
7. IFHIMA. Education Module for Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka
Health Record Practice Module 3 - Cipta; 2013.
Record Identification Systems , Filing
and Retention of Health Records. 17. Arikunto S. Prosedur Penelitian: Suatu
2012;1–28. Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka
Cipta; 2013.
8. Huffman EK. Health Information
Management. Berwyn: Illionis
Physicians Record Company; 1994.
9. Rustiyanto E. Manajemen Filing
Dokumen Rekam Medis Dan
Informasi Kesehatan. Yogyakarta:
Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia; 2011.
10. Permenkes RI. Peraturan Menteri
Kesehatan Republik indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 Tentang
Rekam Medis [Internet]. 2008.
Available from:
http://www.apikes.com/files/permenke
s-no-269-tahun-2008.pdf
11. Hatta GR. Pedoman Manajemen