Nomor : 043/09/RSIY/V/2019 Kepada Yth.

Lamp : 1 (satu) lembar ……................................

Perihal : Buka Bersama di_
Tempat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara Buka Bersama Keluarga

Besar RS Islam Yatofa, agar dapat terlaksana sesuai dengan jadwal dan untuk kelancaran
acara. Dengan ini kami mengundang Bpk/Ibu/Sdr/Sdri untuk menghadiri rapat Persiapan
Panitia Buka Bersama yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 13 Mei 2019

Pukul : 11.00 – Selesai

Tempat : Aula Fadil Tohir

Demikian disampaikan, atas perhatian Bpk/Ibu/Sdr/Sdri diucapkan terimakasih.

Bodak, 11 Mei 2019

Ketua Panitia

Dwi Santhalia, Amd. Keb

NIK.20110066

Tembusan :

1. Kepala Bidang Pelayanan

2. Kepala Bidang Umum
3. Kepala Bidang Keuangan
 Lampiran : 043/09/RSIY/V/2019
Perihal : Persiapan Panitia Buka Bersama
Tanggal : 11 Mei 2019

DAFTAR NAMA PANITIA SEKSI ACARA

NO NAMA
1. Sudarman, S.Kep. Ns
2. Ulfatul Khasanah, S.Kep. Ns
3. Muhamad Rijalul Hadi, S.Pd
4. Zaenal Arifin, S. T
5. Ari Kusuma Wijaya, Amd.Kep
6. Mulkam
7. Siti Zaojah
8. Supriyanto, S.Kep.Ns
9. Muhamad Akhyar, Amd.Kep
10. Ahmad Fathoni, Amd. Kep
11. Sahrun, S.Kep.Ns

Ketua Panitia

Dwi Santhalia, Amd. Keb

NIK.20110066
 Lampiran : 043/09/RSIY/V/2019
Perihal : Persiapan Panitia Buka Bersama
Tanggal : 11 Mei 2019

DAFTAR NAMA PANITIA SEKSI PERLENGAKAPAN

NO NAMA
1. Alphia Kamelia, Amd. TEM
2. Awaluddin
3. Fahrurrobandi
4. Iqbal Taufik
5. Muhamad Khaliq
6. Muhamad Mustamian
7. Samsul Bahri
8. Rusnan Hadi
9. Dwi Sulistyanto
10. Haeiril Amri

Ketua Panitia

Dwi Santhalia, Amd. Keb

NIK.20110066
 Lampiran : 043/09/RSIY/V/2019
Perihal : Persiapan Panitia Buka Bersama
Tanggal : 11 Mei 2019

DAFTAR NAMA PANITIA SEKSI KEBERSIHAN

NO NAMA
1. Jasas Munandar, SKM
2. Iwa Royani
3. Beta Watala Holo
4. Suhaimi
5. Zuhriyah
6. M. Basri
7. Junaidi
8. Nuruddin
9. Nurhayati
10. Muhamad Hardeni
11. Rohani

Ketua Panitia

Dwi Santhalia, Amd. Keb

NIK.20110066
 Lampiran : 043/09/RSIY/V/2019
Perihal : Persiapan Panitia Buka Bersama
Tanggal : 11 Mei 2019

DAFTAR NAMA PANITIA SEKSI KONSUMSI

NO NAMA
1. Eny Irmayanti, S.Kep.Ns
2. Santi Hurmayanti, SE
3. Siti Aisah, S.Pdi. MM
4. Dinda Soraya
5. Sulastri
6. Nana Sutiyatni
7. Ely Elmayanti, SE
8. Nila Kandi Nisthi, Amd. Ak
9. Ririen Triana Dewi, Amd.Keb

Ketua Panitia

Dwi Santhalia, Amd. Keb

NIK.20110066
 Lampiran : 043/09/RSIY/V/2019
Perihal : Persiapan Panitia Buka Bersama
Tanggal : 11 Mei 2019

DAFTAR NAMA PANITIA SEKSI KEAMANAN

NO NAMA
1. Hamdan
2. Muzzaki
3. Paharudin
4. Abdurahman Mei
5. Hasan Basri
6. Jumairi
7. Suwardi Achmad
8. Yusuf
9. Suhirman
10. Tahirman
11. Dina Inasa Nandia
12. Sartika
13. Putra Jaelani
14. Muzakkir
15. Humaidi
16. Abdul Manaf
17. Budi Irawan
18. Muhamad Tohri
19. Samsul Hadi

Ketua Panitia

Dwi Santhalia, Amd. Keb

NIK.20110066
 Nomor : 043/09/RSIY/V/2019 Kepada Yth.
Lamp : 1 (satu) lembar …………………………………
Perihal : Persiapan Panitia Buka di_
Bersama Tempat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara Buka Bersama Keluarga

Besar RS Islam Yatofa, agar dapat terlaksana sesuai dengan jadwal dan untuk kelancaran
acara. Dengan ini kami mengundang Bpk/Ibu/Sdr/Sdri untuk menghadiri rapat Persiapan
Panitia Buka Bersama yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 13 Mei 2019

Pukul : 11.00 – Selesai

Tempat : Aula Fadil Tohir

Demikian disampaikan, atas perhatian Bpk/Ibu/Sdr/Sdri diucapkan terimakasih.

Bodak, 11 Mei 2019

Ketua Panitia

Dwi Santhalia, Amd. Keb

NIK.20110066

Tembusan :

4. Kepala Bidang Pelayanan

5. Kepala Bidang Umum
6. Kepala Bidang Keuangan
 TUGAS POKOK DAN FUNGSI PANITIA

1. Tugas Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan
dalam event tersebut. Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga
pekerjaan bisa menjadi lebih ringan. Adapaun tugas ketua panitia event adalah sebagai
berikut :

 Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang
telah ditentukan,
 Menjadi koordinator panitia event,
 Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang
bersangkutan
 Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event
 Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara
tepat
 Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event
 Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi
 Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ)
event

2. Tugas Sekretaris

Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang terkait
dengan kesekretariatan event. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan event
diantaranya adalah :

 Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat
kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang
relevan.
 Membuat Surat Keputusan kepanitiaan event.
 Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
 Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
 Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card
 Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event
 Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
3. Tugas Bendahara

Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk
mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara event diantaranya adalah :

 Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal
pengelolaan anggaran.
 Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event
 Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
 Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
 Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

4. Tugas Sie Acara

 Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

 Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
 Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli
yang dibutuhkan dalam event tersebut;
 Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan
saat acara berlangsung;
 Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan
event tersebut
 Bertanggungjawab kepada ketua Panitia

6. Tugas Sie Perlengkapan dan dekorasi

 Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta

mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi
denganbidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana
 Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman /
penyewaanperalatan.
 Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian
peralatanperlengkapan kegiatan
 Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
 Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
7. Tugas Sie Konsumsi

 Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk

penjadwalannya
 Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara
 menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
 Mengurus biaya konsumsi
 Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

8. Tugas Sie Dokumentasi

 Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk

foto ataupun video
 Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi
dengan sie lainnya secara kooperatif.
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

10. Tugas Sie Keamanan

 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan

dengankeamanan kegiatan
 Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan
kegiatan
 Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia
 DAFTAR PERLENGKAPAN

NO NAMA PERLENGKAPAN KETERANGAN

1. Karpet Yayasan
2. Sound System Yayasan
3. Kain Pembatas Sekretaris Direktur
4. Penyangga Pembatas -
5. Lampu -
6. Kursi Untuk Keluarga Yayasan -
7. Spanduk -
8. Frame Foto (untuk Selfi) -
9. Pembatas Sfaf & arah Kiblat -
10. Kantong plastik ukuran sedang -
 DAFTAR MENU

NO NAMA PERLENGKAPAN KETERANGAN

1. Nasi Kotak Nasi Balap Darmaji
2. Kue Kotak -
3. Air Mineral -
4. Air Teh -
5. Kurma -
6. Salad -