Getting Things Done: The Art of Stress-Free

Productivity
David Allen

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Dalam buku Getting Things Done

David Allen memperkenalkan sistem produktivitasnya yang terkenal dengan tujuan

menolong orang untuk melakukan berbagai proyek sekaligus – dan melakukannya
dengan percaya diri, obyektivitas yang jelas, dan kontrol diri.

Metode ‘Getting Things Done’ dirancang khusus untuk mempermudah Anda bekerja
secara efektif dan sekaligus menikmati hidup.

Siapa yang harus membaca buku ini?

• Siapa pun yang tertarik pada teknik produktivitas

• Siapa pun yang ingin bekerja dengan efektif dan tetap tenang pada saat
bersamaan

• Siapa pun yang ingin lebih mengetahui tentang metode ‘Getting Things Done’

Siapa penulis buku ini?

David Allen (lahir di tahun 1945) adalah seorang penulis , pengusaha, dan konsultan
Amerika. Perusahaan pelatihannya melatih para eksekutif dalam metode ‘Getting Things
Done’ dan menyalurkan perangkat lunak tentang produktivitas. Beliau telah menulis
banyak buku dan artikel tentang pengaturan diri dan produktivitas, dan dipertimbangkan
sebagai pemikir paling berpengaruh di bidang ini.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
 Apa yang berguna untukku
dalam buku ini? Menyelesaikan
Semuanya tanpa kehilangan
‘ketenangan’ Anda.

Bangunlah konsep sederhana seperti fokus hasil pemikiran (outcome thinking) dan
tetapkan langkah-langkah selanjutnya, metode ‘Getting Things Done’ (GTD) bisa
dipergunakan untuk merencanakan project dalam segala bentuk dan ukuran. Ketika Anda
mengatur presentasi pekerjaan atau membeli hadiah untuk setiap anggota keluarga Anda,
filosofi GTD memaksa Anda mulai mengidentifikasi tujuan yang jelas dan kemudian terus
mempertanyakan diri sendiri : Apa langkah nyata selanjutnya yang bisa Aku ambil agar
lebih mendekati pencapaian tujuanku?

Semua ini tergantung seni menyelesaikan semuanya : dengan menjaga setiap tugas
menjadi cukup sederhana sesuai kemampuan Anda dalam waktu yang singkat,
kekurangan waktu atau motivasi tidak akan mampu menghalangi Anda dari
menyelesaikan semua yang perlu Anda lakukan. Dan, tahap demi tahap, pendekatan ini
akan menolong Anda bekerja untuk mencapai tujuan Anda dalam hidup dan terhindar dari
stress saat melakukannya.

Ketika Anda mengatur rencana-rencana Anda menggunakan metode GTD, Anda akan
selalu siap mengerjakan tugas dengan pemberitahuan singkat, tak peduli apa pun yang
terjadi dan di mana pun Anda berada. GTD membuat Anda mudah mengambil langkah
selanjutnya yang tidak akan Anda tunda.

Buku ini mempersembahkan beberapa perangkat mudah yang bisa Anda pergunakan
dengan efektif dan tetap tenang pada saat bersamaan, dan membicarakan tentang sikap
yang diperlukan agar filosofi GTD bisa dipraktekkan.

Dalam tulisan ini, Anda akan menemukan pesan utama dari buku ini.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Otak Anda adalah perangkat berpikir, bukan tempat
penyimpanan.

Pada saat ini dan umur seperti ini, menjadi sukses dalam pekerjaan Anda adalah dengan
menjadi pengatur yang baik. Terutama di antara para pekerja yang pandai, yang
kenyataan setiap harinya selalu melibatkan banyak tugas dan project sekaligus.

Hampir setiap menit kita dihujani berbagai tugas baru dan hal-hal yang harus dikerjakan.
Pagi-pagi sudah harus bekerja mungkin akan terlihat seperti ini : Anda sedang menulis
sebuah dokumen ketika surat elektronik datang dan memberitahu Anda untuk
memperbaharui perangkat lunak antivirus Anda. Ketika Anda baru saja akan
melakukannya, Tante Sheila menelepon Anda untuk menanggapi undangan
pernikahannya. dan, baru saja Anda menutup telepon, atasan Anda bergegas meminta
Anda segera mengerjakan dokumen baru.

Untuk mengatur dan menyelesaikan semua informasi bertumpuk ini, banyak dari kita yang
memperlakukan otak kita sebagai rak penyimpanan, kalendar , dan daftar hal yang harus
dilakukan. Kita salah menggunakan otak kita dengan memasukkan semua informasi
berbeda, seolah-olah otak kita adalah hanyalah sarana penyimpanan data. Kapan Tante
Sheila menikah lagi? Dan sampai di mana dokumen yang sedang Anda kerjakan
sebelum Anda terganggu?

Dengan memenuhi kepala Anda dengan informasi tentang tugas yang belum selesai,
janji-janji dan macam-macam kewajiban lainnya, Anda menyia-nyiakan kemampuan otak
untuk berpikir. Dan inilah yang membuat kita tidak mampu berkonsentrasi penuh pada
tugas sebenarnya.

Mengapa?

Karena, meskipun kita menginginkannya atau tidak, otak kita selamanya selalu mencoba
untuk menyelesaikan masalah dan mengingatkan kita pada saat yang kurang tepat –
walau pun kita lebih baik menyelesaikannya nanti.

Agar bisa bekerja seefisien mungkin, kita harus menjaga pikiran kita dari segala sesuatu
yang tidak berhubungan dengan pekerjaan yang sedang kita kerjakan saat ini.

Singkatnya, jika Anda ingin bekerja dengan efisien, Anda harus mengerjakan tahap demi
tahap : gunakan 100% kemampuan pikiran Anda untuk fokus pada pekerjaan yang

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
sedang Anda lakukan. Fokus pada pekerjaan dokumen dulu, lalu hadiah untuk
pernikahan Tante Sheila, atau sebaliknya, tetapi tidak keduanya sekaligus.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
 Jika Anda ingin berpikir
dengan jernih, Anda perlu
“ember pengumpulan” di luar
pikiran Anda.

Dalam dunia yang ideal , Anda selalu bisa berkonsentrasi pada keseluruhan hal yang
Anda lakukan setiap saat, saat Anda menulis email, berbicara dengan rekan atau
memotong rumput. Anda selalu bisa berkonsentrasi dan melakukan hanya pada satu hal
itu saja.

Kenyataannya, otak kita punya cara menyebalkan yang tidak terlalu membiarkan kita
melupakan hal lain yang masih perlu kita selesaikan. Kita punya pikiran yang
mengganggu seperti “Ingatlah untuk membeli tissue toilet dalam perjalanan pulang” dan
“Bayarlah tagihan listrik bulan ini” walau pun kita tidak dalam keadaan untuk melakukan
hal-hal tersebut.

Untuk membuat permasalahan menjadi lebih sulit, kita terus menerus dihujam dengan
berbagai informasi baru yang juga memakan tempat dalam otak kita : “Oh, iklan tissue
toilet yang ramah lingkungan, harus ingat merknya!”

Untuk menghindari hal ini, Anda harus selalu punya ‘ember pengumpulan’, maksudnya
tempat di luar pikiran Anda untuk menyimpan setiap informasi atau ide yang berhubungan
yang mengalihkan pikiran Anda. Dengan wadah penyimpanan seperti ini, Anda akan tahu
di mana lain kali Anda bisa menemukan informasi yang diperlukan ketika sudah punya
waktu untuk menyelesaikannya.

Ini berarti jika saat sedang menulis email pekerjaan dan Anda teringat untuk membayar
tagihan listrik, Anda hanya perlu menuliskannya pada secarik kertas dan tetap
berkonsentrasi pada pekerjaan yang sedang Anda lakukan. Atau ketika seseorang
memberikan Anda tanda terima, Anda bisa meletakkannya pada kotak pesan masuk.
Dengan cara ini setiap tugas bisa dicatat dengan baik, tetapi waktu Anda tidak akan
terganggu.

‘Ember pengumpulan’ Anda bisa beraneka bentuk : buku catatan, daftar di komputer Anda
atau bahkan kotak tempat Anda menyimpan benda dan kertas. Anda juga bisa
mengkombinasikan perangkat-perangkat ini, selama tidak membuat keadaan makin
rumit. Dengan kata lain : tetaplah mudah.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Pesan di sini adalah untuk mempunyai ‘ember pengumpulan’ dekat dengan Anda supaya
mudah mengambil informasi yang Anda butuhkan dari dalamnya.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Ketika mengosongkan ‘ember pengumpulan’ ,
singkirkan isi yang tidak perlu di tempat yang
semestinya.
“Ember pengumpulan’ ideal untuk mengumpulkan semua ‘benda’ yang tidak Anda
inginkan berada di kepala Anda.

Jika Anda menaruh semua hal yang menarik dan mengalihkan perhatian Anda ke dalam
sebuah ‘ember pengumpulan’ yang bisa diandalkan di luar pikiran Anda, Anda tahu
bahwa semua hal itu berada di tempat yang aman sehingga Anda bisa kembali
mengingatnya nanti. Dengan cara itu, sebagai barang-barang Anda, Anda tidak perlu
mengelompokkannya dan menyimpannya dengan kategori tertentu pada saat itu.

Hanya ketika Anda mengosongkan ‘ember pengumpulan’ setiap minggu, saat itulah Anda
harus membuat keputusan : Benda apa saja yang aku punya? Apa yang harus aku
lakukan terhadap benda-benda ini ?

Kebanyakan hal yang harus dilakukan sering tidak dilakukan karena telah menjadi
pekerjaan, pikiran, dan informasi yang tercampur aduk. Secara teori, kita harus berusaha
hanya mengikutsertakan hal-hal yang konkret, dan tugas-tugas yang bisa dilakukan di
dalam daftar ini, tetapi kenyataannya kita menuliskan rencana-rencana, janji-janji, dan
tugas-tugas serta banyak informasi tanpa memilahnya- sehingga mudah kehilangan jejak
akan tugas yang harus segera dilakukan.

Ketika Anda mengatur barang-barang ke dalam ‘ember pengumpulan’, Anda harus

melakukannya seperti berikut:

• Seperti telah didiskusikan sebelumnya : singkirkan semua yang tidak perlu, uruslah
tugas yang mudah dengan segera dan tulislah janji atau batas waktu pengerjaan
di kalendar Anda.
• Jika berhubungan dengan tugas yang rumit (jika memerlukan lebih dari satu
tugas), ubahlah menjadi sebuah project dengan tujuan yang jelas.
• Tugas-tugas lainnya harus berakhir di daftar “Next Actions” (Langkah Selanjutnya).

Tetapi sebelum kita lebih rinci tentang daftar “Next Actions”, marilah kita melihat sekilas
bentuk daftar “Projects” seharusnya.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Daftar “Projects” (‘Rencana’) menyajikan peninjauan
tentang keseluruhan rencana yang sedang diker-
jakan.

Rencana-rencana adalah komponen utama dari setiap sistem produktivitas. Allen

mendefinisikan rencana sebagai hasil dari keinginan yang perlu mengambil beberapa
langkah tindakan. Oleh karena itu, menulis sebuah email bukanlah rencana, tetapi
mengatur pertemuan atau merencanakan liburan adalah sebuah rencana.

Untuk mendefinisikan sebuah rencana, Anda perlu berpikir tentang hasilnya : Bagaimana
dunia Anda akan terlihat ketika rencana ini selesai? Bagaimana Anda bisa
menggambarkan hasil yang diinginkan dalam satu kalimat? Contohnya, Anda bisa
berkata : “Ketika rencana ini selesai, boss saya akan yakin bahwa kita perlu menyewa
dua pegawai baru untuk membantuku” atau “ Ketika rencana ini selesai, Aku akan
memesan semua penerbangan dan akomodasi untuk liburanku.” Hasil pemikiran sangat
memudahkan untuk merumuskan tugas yang membuat Anda lebih dekat mencapai
tujuan dari rencana Anda. Ini adalah satu dari perangkat terpenting yang menolong Anda
mewujudkan mimpi-mimpi Anda.

Saat sebuah rencana diidentifikasikan dengan hasil yang diinginkan, rencana ini harus
disimpan dalam daftar “Projects” , yang harus direview dan diperbarui secara teratur.
Daftar “Projects” adalah tempat Anda mengenal semua rencana yang perlu diselesaikan
dalam waktu dekat.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Tujuan membuat daftar ini adalah menolong Anda mengetahui perkembangan rencana
yang sedang dilakukan. Segala sesuatu yang ingin Anda ubah pada saat ini seharusnya
ada dalam daftar ini.

Ketika kita tahu ada daftar seperti ini, kita merasa bisa mengontrol, daftar ini menolong
kita meningkatkan produktivitas dan bersantai pada saat yang bersamaan.

Selama update mingguan, Anda harus selalu yakin bahwa setiap rencana punya tugas
lanjutan yang bisa dituliskan pada daftar “Next Actions”, karena penyelesaian setiap tugas
membuat tujuan dapat tercapai.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Daripada membuat daftar hal yang harus dikerjakan
secara harian, cobalah kalendar dan daftar “Next
Actions”

Daftar tugas harian tidak efisien bukan hanya karena seringkali kurang akurat tetapi juga
karena tidak menyediakan pantauan waktu secara cepat. Daftar ini bisa mengelabui dan
membuat Anda percaya bahwa Anda sudah lebih duluan selesai dari apa yang mampu
Anda selesaikan pada hari yang ditentukan. Oleh karena itu, daftar ini menjadikan
rencana tidak terwujud, frustasi, dan membuang-buang waktu untuk sesuatu yang pasti
gagal sebelum Anda memulainya.

Metode yang jauh lebih efektif adalah menggunakan kalendar dan daftar “Next Actions”.
Kalendar dipergunakan dengan satu tujuan : untuk membuat janji, Anda harus
memperlakukannya sebagai daerah suci yang menuliskan struktur utama untuk
merencanakan aktifitas selanjutnya. Segala yang berhubungan dengan hari atau jam
tertentu – seperti rapat atau janji temu dokter – harus tertulis di dalamnya.

Tugas atau rencana lainnya harus dituliskan dalam daftar “Next Actions”. Daftar ini
membuat Anda bisa segera memutuskan tugas apa yang paling mendesak kapan pun
Anda tidak punya waktu untuk melakukan sesuatu.

Tidak peduli di mana Anda berada, Anda harus selalu punya daftar “Next Actions”. Ini
akan membuat Anda fleksibel dalam memilih tugas mana yang paling bisa dikerjakan
nanti.

Ketika waktu memilih tiba, Anda harus selalu mendengarkan firasat Anda. Jika Anda
sudah merencanakan dan memilih tugas dengan baik, Anda tidak akan terlalu sulit untuk
memutuskan tugas mana yang harus dilakukan.

Bayangkan jika Anda ada di bandara dan pesawat Anda tertunda selama 1 jam. Dalam
situasi ini, bertanyalah pada diri sendiri,

• Tugas apa yang harus aku selesaikan pada situasi seperti ini?
• Tugas apa yang bisa aku selesaikan di waktu luang ini?
• Tugas apa yang bisa aku kerjakan dengan energi yang aku punya sekarang?
• Yang mana yang paling utama ?

Tergantung dari jumlah tugas yang Anda punya pada daftar, terkadang masuk akal jika
mempunyai lebih dari satu daftar “Next Actions” dan memilahnya menurut isinya

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
(misalnya ‘di telepon’ atau ‘di komputer’). Jika Anda memisahkan tugas berdasarkan
tempatnya, Anda akan tahu apa yang akan Anda lakukan di meja kerja Anda, di rapat
atau saat menunggu di bandara.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Daftar “Waiting List” (‘Tunggu’) bisa sangat mem-
bantu ketika Anda bekerja dengan orang lain.

Semua rencana saat ini harus berada di daftar “Projects”. Ketika menggunakan daftar
“Next Actions” , Anda harus benar-benar yakin bahwa Anda telah mengerjakan semua
tugas secara konsisten dan membuat rencana-rencana Anda lebih mendekati
penyelesaiannya satu per satu.

Lebih sering dari biasanya, Anda perlu mengandalkan orang lain yang bertanggung jawab
pada bidang lain pada setiap project. Contohnya, Anda mungkin perlu menunggu
masukan dari rekan untuk presentasi Anda atau menunggu konfirmasi dari pihak hotel
sehubung ketersediaan kamar. Ini bukan berarti Anda melepaskan semua kontrol dari
kemajuan setiap project Anda.

Kapan pun Anda harus mengandalkan pekerjaan orang lain – misalnya menunggu
rekan Anda mengirimkan data untuk presentasi Anda – pantaslah hal itu disimpan di daftar
‘Tunggu’. Di sinilah Anda menuliskan segala sesuatu yang orang lain akan kirimkan
kepada Anda, berikut batas waktunya.

Jika Anda meninjau dan memperbaharui daftar ini setiap minggu, Anda akan menyadari
ketika seseorang tidak menepati janjinya dalam menangani tugas tertentu dalam waktu
tertentu. Dalam hal ini, sekarang Anda punya tugas yang jelas : Anda harus
mengingatkan orang itu. Pengingat ini bisa berupa email, telepon singkat atau Anda
berkunjung ke kantor rekan Anda untuk mengingatkannya dengan sopan tentang data
yang seharusnya sudah ia kirimkan.

Jika melakukan ini hanya membutuhkan waktu kurang dari dua menit, lakukanlah segera.
Jika tidak, tuliskanlah dalam daftar “Next Actions” (atau pada salah satu daftar Anda yang
konteksnya lebih spesifik), jadi Anda bisa mengingatkan rekan Anda dengan ramah
bahwa Anda masih menunggu laporannya.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
 Simpanlah informasi harian yang
spesifik pada kalendar Anda atau
pada catatan pengingat.

Meskipun Anda bisa merencanakan banyak hal lebih awal, terkadang Anda harus
menunggu informasi tertentu sebelum Anda bisa mengubah isi ‘ember pengumpulan’
Anda menjadi tugas nyata atau janji pertemuan.

Misalnya, ketika ada pameran perdagangan yang Anda minati, Anda mungkin ingin
menunggu untuk mengetahui pameran siapa yang ada di sana sebelum Anda tahu
apakah layak pergi atau tidak. Dan, jika tidak mengetahui informasi itu terlebih dahulu,
lebih baik Anda menunda keputusan itu.

Dalam hal ini, ketika kita tidak punya pilihan tetapi harus merencanakan sesuatu pada
saat-saat akhir, strategi berikut bisa membantu :

Tulislah pengingat untuk Anda sendiri pada hari-hari tertentu di kalendar Anda. Dengan
begini, Anda akan tahu bahwa Anda harus segera membuat keputusan (misalnya,
tentang menghadiri pameran perdagangan).

Bawalah sebuah tickler file (buku arsip berindeks), yang mengingatkan Anda semua
informasi yang Anda butuhkan pada saat yang tepat. Tickler file merupakan sebuah
sistem yang tepat dan masuk akal. Berisikan 43 file : 31 untuk 31 hari berikutnya dan 12
untuk 12 bulan berikutnya. Saat Anda mencapai akhir bulan pertama, pindahkanlah
catatan di dalamnya ke 31 daftar harian. Maksudnya agar setiap hari Anda bisa
memeriksa dokumen, pengingat atau hal-hal yang Anda ‘kirim’ pada diri sendiri untuk hari-
hari tertentu di masa mendatang.

Bagian terumit – dan intinya – pada sistem ini Anda harus menggunakannya dan
memperbaharuinya terus menerus – setiap hari.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Semua ide yang kemungkinan berhubungan dengan
masa depan harus diletakkan pada daftar
“Someday/Maybe” (suatu saat / mungkin).

Komponen penting lain pada metode GTD dinamakan daftar “Someday/Maybe”.

Jadi apa yang masuk ke dalam daftar ini? Mudah, masukkan semua yang tidak termasuk
daftar “Next Actions” atau “Projects” tetapi juga tidak terngiang-ngiang di kepala Anda.
Daftar “Someday/Maybe” memuat semua hal yang belum bisa Anda wujudkan menjadi
sebuah ide yang nyata atau tugas.

Meskipun namanya mungkin terdengar seperti daftar dari hal-hal yang kurang penting,
jangan remehkan keuntungan yang didapat dari daftar “Someday/Maybe”. Daftar ini
membantu Anda mengawasi ide project yang mungkin penting di masa mendatang.

Daftar “Someday/Maybe” juga bisa dibagi menjadi beberapa sub tempat Anda
menyimpan ide-ide tentang hal-hal yang menarik untuk Anda, seperti

• Perjalanan yang ingin Aku lakukan

• Minuman anggur yang ingin Aku cicipi
• Musik yang ingin Aku dengar

Hampir sama dengan daftar “Next Actions”, daftar ini membantu Anda menemukan
informasi yang benar pada saat yang tepat. Bagaimana pun juga, sebenarnya daftar-
daftar lebih bisa diandalkan daripada hanya ingatan Anda saja.

Bersamaan dengan semua daftar GTD, daftar “Someday/Maybe” harus ditinjau kembali
dan diperbaharui secara teratur jika Anda ingin tetap efektif dalam pemanfaatannya.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Ruang kerja yang terstruktur dan tinjauan mingguan
dari sistem Anda sangat diperlukan untuk
produktivitas kerja.

Aturlah ruang kerja untuk Anda sendiri dengan semua benda yang diperlukan harus
tersedia. Dengan melakukannya, Anda menyediakan ruang kontrol di mana Anda selalu
bekerja dengan nyaman.

Untuk kebanyakan dari kita, juga penting untuk mempunyai alat informasi yang fungsional
supaya kita bisa mengakses semua informasi yang kita perlukan kapan pun kita
memerlukannya. Itulah sebabnya mengapa sangatlah penting untuk membuat sistem
daftar dan file yang bisa Anda bawa ke mana pun Anda pergi, jadi Anda bisa tetap
produktif meskipun Anda terjebak di bandara atau dalam badai.

Sebagai pekerjaan tambahan dari mengosongkan isi ‘ember pengumpulan’ Anda setiap
minggu, Anda juga harus meninjau dan memperbaharui semua daftar dalam sistem
produktivitas Anda sama seringnya.

Tujuan dari metode GTD adalah agar merasa santai, tenang, dan berada dalam kendali
dari semua project yang sedang Anda lakukan : mengawasi setiap project itu dan
memastikannya terus berjalan.

Sangatlah penting untuk meng-up-date dan melengkapi sistem produktivitas Anda setiap
saat. Pikiran Anda akan tenang dan berkonsentrasi penuh mengerjakan semua tugas
hanya jika Anda bisa mempercayai sistem Anda.

Dengan selalu meninjau semua daftar Anda setiap minggu, Anda akan yakin bahwa
sistem Anda berfungsi dengan semestinya – setiap project yang sedang dilakukan harus

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
berhubungan dengan sedikitnya satu “Next Action” yang terbaru, daftar yang mudah
ditemukan. Anda juga bisa melihat sekilas semua yang sedang terjadi. Peninjauan
membantu Anda melihat hutan tanpa harus kehilangan pandangan akan pepohonan.

Banyaknya waktu yang Anda habiskan pada tinjauan mingguan tergantung dari berapa
banyak waktu yang Anda perlukan agar merasa aman dan mempercayai sistem Anda.

Ide yang baik untuk tinjauan mingguan Anda, katakanlah, Jumat siang. Ini akan
membiarkan Anda menutup ‘toko’ selama akhir minggu dengan pikiran yang jernih dan
merasa bahwa semuanya telah terkendali dengan baik.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Perencanaan sesuai keadaan menjernihkan tujuan
dan langkah nyata selanjutnya untuk project Anda.

Pada umumnya, merencanakan project adalah proses yang tidak wajar dan tidak masuk
akal. Sasarannya adalah memikirkan dan menjadwalkan semua langkah terlebih dahulu,
tetapi mungkin Anda belum mempunyai tujuan yang jelas di pikiran Anda. Pergunakanlah
metode natural planning (perencanaan sesuai keadaan), sebuah cermin dari langkah
yang Anda lakukan dalam kegiatan sehari-hari.

Satu contoh dari kegiatan harian dijelaskan sebagai berikut : Anda merasa lapar, dan
Anda membuat sebuah tujuan yang samar (“Saya harus makan sesuatu”), dan lebih rinci
(“Saya ingin makan pizza”), dan sebagai kesimpulan dari kedua ide ini muncul di kepala
Anda untuk mencapai tujuannya (“Saya bisa memanggang pizza sendiri, pesan antar,
atau pergi ke restoran pizza”). Apa pun langkah yang Anda perlu , ambillah agar Anda
merasa yakin.

Sekarang terapkanlah cara pikir ini pada project nyata : mulai dengan mengidentifikasi
tujuan Anda dengan setepat mungkin ( ingat bahwa tidak pernah rugi jika menyediakan
waktu untuk menentukan tujuan Anda karena semua tindakan yang diambil tergantung
pada tujuan Anda). Ketika tujuan sudah jelas, biarkanlah pikiran Anda mulai mencari
ilham secara otomatis. Inilah caranya Anda akan mendapat berbagai ide untuk langkah-
langkah yang Anda perlukan untuk lebih dekat mencapai tujuan Anda. Sebuah gagasan
yang baik untuk mencari ilham adalah dengan menuliskan semua ide Anda di kertas.

Ketika Anda telah mengumpulkan semua ide Anda, Anda harus mengatur dan
mengelompokkannya, dan menentukan langkah nyata yang diperlukan untuk
membawa project Anda lebih dekat ke tujuannya.

Dengan begini, perencanaan yang sesuai keadaan tidak hanya lebih memperjelas
pekerjaan, tetapi juga menyenangkan, cepat, dan penuh intuisi.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen
Kesimpulan
Pesan utama dari buku ini :

Dalam rangka mencurahkan diri sepenuhnya pada pekerjaan kita,

pikiran kita memerlukan ruang. Inilah sebabnya kita harus
menyatukan semua informasi penting dalam sistem produktivitas
yang bisa diandalkan di luar kepala kita.
Buku ini menjawab beberapa pertanyaan berikut :

Apa yang Anda perlukan agar bisa bekerja dengan

efektif dengan kepala dingin?
Gunakanlah otak Anda untuk berpikir dan simpanlah semua informasi di ‘ember
pengumpulan’, seperti buku catatan dan tickler file. Dengan cara ini, Anda tidak perlu
khawatir tentang semua tugas dan ide yang muncul di kepala Anda sepanjang hari.

Perangkat apa saja yang ada dalam metode GTD?

Implementasikan sistem manajemen data yang tepat di mana Anda mempunyai daftar
terpisah akan setiap project dengan tujuan yang jelas, semua langkah yang harus Anda
lakukan selanjutnya dan semua hal yang mungkin Anda akan tertarik nantinya. Gunakan
kalendar Anda atau file yang terpisah untuk menyimpan semua ide dan tugas yang
berhubungan pada hari tertentu.

Sikap apa yang diperlukan agar filsafat GTD bisa

dilaksanakan?
Manfaatkan metode perencanaan sesuai keadaan untuk menentukan langkah-langkah
selanjutnya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan semua rencana Anda. Mulailah
dengan memikirkan tentang tujuan akhir project Anda dan biarkan pikiran Anda mencari
ilham tentang semua langkah berbeda yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu.
Tuliskan pada secarik kertas dan aturlah agar langkah-langkah nyata yang Anda perlu
lakukan menjadi jelas.

Getting Things Done:

The Art of Stress-Free Productivity - David Allen