PELAKSANAAN RAPAT DI RUMAH SAKIT

No. Dokumen No. Revisi Halaman

No : SK/03/D/MKI/XI/2016 00 1/2
RUMKITAL
Dr. MINTOHARDJO

Tanggal terbit Ditetapkan

SPO Karumkital Dr. Mintohardjo
MKI 4 02 November 2016
MKI 5
Dr. Wiweka, MARS
Kolonel Laut (K) NRP 9136/P

Rapat adalah pertemuan atau kumpulan yang dilaksanakan di Rumkital Dr.

Mintohardjo baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk
menyampaikan informasi, membicarakan, merundingkan dan memutuskan
PENGERTIAN suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Pelaksanaan rapat sebagai mekanisme pemecahan

permasalahan,penyampaian informasi dapat berjalan sebagaimana mesinya
TUJUAN agar dapat dicapai hasil dan daya guna yang setinggi-tingginya

Surat Ketetapan Karumkital Dr Mintohardjo Nomor Nomor :

SK/01/B/MKI/XI/2016 tentang Pedoman Rapat di Rumkital dr. Mintphardjo
KEBIJAKAN (Revisi 1)

1. Persiapan rapat pihak dalam rumah sakit (Manajemen/Antar

Departemen/Praktisi Kesehatan/Seluruh Anggota)
PROSEDUR a. Menentukan tujuan rapat
b. Menentukan waktu pelaksanaan rapat
c. Menentukan tempat rapat
d. Menentukan peserta rapat
e. Membuat undangan rapat dan mendistribusikan
f. Menyiapkan Konsumsi (bila ada)
g. Media/peralatan rapat

2. Persiapan rapat dengan pihak luar rumah sakit (Pengampu, Rekanan, dll)
a. Menentukan tujuan rapat
b. Menentukan waktu pelaksanaan rapat
c. Menentukan tempat rapat
 PELAKSANAAN RAPAT DI RUMAH SAKIT

No. Dokumen No. Revisi Halaman

No : SK/03/D/MKI/XI/2016 00 2/2
RUMKITAL
Dr. MINTOHARDJO

d. Menentukan tujuan rapat

e. Menentukan waktu pelaksanaan rapat
f. Menentukan tempat rapat
g. Menentukan peserta rapat
h. Membuat undangan rapat dan mendistribusikan
i. Menyiapkan akomodasi (bila perlu)
j. Menyiapkan Konsumsi (bila ada)
k. Media/peralatan rapat

3. Pelaksanaan rapat
a. Menyiapkan agenda rapat yang memuat tentang peserta rapat yang
hadir, daftar terperinci butir-butir yang akan dibahas, waktu dan tempat
penyelenggaraan rapat, serta waktu berakhirnya rapat.
b. Membagikan agenda rapat sebelum rapat dimulai sehingga peserta
rapat dapat mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
c. Menghubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk
PROSEDUR memastikan bahwa peserta rapat benar-benar siap mengikuti rapat
d. Meminta kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena
mungkin ada tambahan agenda dari peserta rapat
e. Menegakkan parameter waktu yang spesifik misalnya rapat hendaknya
dimulai tepat waktu
f. Fokus pada masalah
g. Peserta rapat ikut andil dan memberikan kontribusinya berupa ide-ide
cemerlang yang akan dipertimbangkan
h. Membuat catatan hasil rapat / notulen
i. Rapat hendaknya ditutup dengan melakukan hal-hal sebagai berikut:

1) Memberikan ringkasan hasil rapat

2) Menjelaskan tindakan-tidakan yang dilakukan jika diperlukan
3) Membagi tugas lebih lanjut jika diperlukan

1. Manajemen
2. Seluruh Departemen dan bagian di rumah sakit baik klinis maupun non klinis
UNIT TERKAIT 3. Pihak luar rumah sakit

1. Undangan
LAMPIRAN 2. Jadwal rapat
 Lampiran 1 Ketentuan rapat

JADWAL RAPAT RUTIN RUMKITAL

Dr.MINTOHARDJO

NO WAKTU WAK JENIS PESERTA PIMPINAN TEMPAT

TU RAPAT
1 SETIAP AWAL 07.30- RAPAT SELURUH KARUMKIT/ RUPAT
BULAN 09.00 STAF PA WAKA
2 SENIN I AWAL 07.30- RAPAT ANGGOTA KADEP DEP.
BULAN 09.00 DEPAR DEP MASING 2
TEMEN
3 SETIAP KAMIS 07.30- KOMITE SELURUH KETUA KOMITE
09.00 MEDIK DOKTER KOM. MEDIK
MEDIK
4 SETIAP WAKTU DEPARTEM PERAWAT / KADEP RUANG
MINGGU (HARI MENYE EN BIDAN WAT RAPAT
MENYESUAI SUAI KEPERAWA
KAN) KAN TAN
6 INCIDENTIL SESUAI URGEN SESUAI KARUMKIT/ SESUAI
KEBUTU (DILUAR KEBUTU YANG KEBUTUHAN
HAN RAPAT HAN DITUNJUK
RUTIN)
 Lampiran 2 Ketentuan rapat ekstern

JADWAL RAPAT EKTERNAL RUMKITAL

Dr.MINTOHARDJO

NO WAKTU JENIS RAPAT PIMPINAN TEMPAT

1 SETIAP AWAL RAPAT STAF KADISKESAL DISKESAL

TAHUN
2 SETIAP TAHUN APEL KASAL SURABAYA/
(WAKTU KOMANDAN JAKARTA
MENYESUAI SATUAN (AKS)
KAN )
3 SETIAP TAHUN RAKORPERS ASPERS JAKARTA
(WAKTU KASAL
MENYESUAI
KAN )
4 OKTOBER- RENAKO KASAL SURABAYA
NOPEMBER
(TIAP TAHUN)
5 INCIDENTIL RAPAT PEJABAT JAKARTA/SURABA
KOORDINASI YANG YA
(SESUAI DITUNJUK
KEBUTUHAN
 Lampiran 3 Ketentuan rapat

RUMKITAL Dr. MINTOHARDJO

Jl. Bendungan Hilir No 17, Jakarta Pusat Telp. 021-5703081-5, Fax. 021-5711997

Jakarta, 20...
Nomor : B/ / / 20....
Klasifikasi : Biasa
Lampiran :-
Perihal : Undangan Kepada

Yth.
di
Tempat

1. Dasar: Perintah Karumkital Dr.Muntohardjo hari …… , tanggal

……..bulan…………tahun……..Untuk melaksanakan Rapat dengan pimpinan Karumkital
Dr. Mintohardjo .

2. Sehubungan hal tersebut diatas, para pejabat tersebut diatas dimohon untuk
hadir pada:
Hari/Tanggal :
Waktu :
Tempat :
Pokok bahasan:

3. Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami

ucapkan terima kasih.

Kaset
 Lampiran 4 Ketentuan rapat

Daftar hadir rapat

Hari/tanggal :
Acara :
Tempat :
No Nama Pangkat Jabatan Tanda
tangan
1
2
3
4
5
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
 Lampiran 5 Ketentuan rapat

Notulen Rapat
Waktu ;
Tempat ;
Pokok bahasan :

1. …………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………….......

2. …………………………………………………………………
…………………………………………………………………
………………………………………………………………..

3. ………………………………………………………………..
………………………………………………………………..
4. ………………………………………………………………..
………………………………………………………………...

5. ………………………………………………………………..
……………………………………………………………….

6. ……………………………………………………………….