KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji serta syukur kehadirat Allah SWT atas seluruh limpahan
rahmat dan karunia-Nya, kami telah selesai menyusun makalah ini dengan judul “Pelaksanaan
Audit Internal di Lingkungan Sekolah Menengah Kejuruan SMAK Bogor ” dengan baik.

Adapun tujuan dan maksud kami membuat makalah ini adalah sebagai salah satu
pemenuhan tugas mata kuliah Manajemen Mutu. Kami sekaligus pula menyampaikan rasa
terimakasih yang sebanyak-banyaknya untuk Bapak Dr. M. Slamet Pardijanto selaku dosen
mata kuliah Manajemen Mutu Sekolah Tinggi MIPA Bogor yang telah menyerahkan
kepercayaan kepada kami guna menyelesaikan makalah ini. Besar harapan kami makalah ini
dapat berguna kedepannya sebagai pengetahuan tambahan tentang implementasi Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 khususnya pelaksanaan Audit Internal.

Kami menyadari bahwa masih ada banyak kekurangan yang terdapat pada makalah ini.
Sehingga saran dan kritik dari segenap pihak sangat kami harapkan sebagai bahan evaluasi
sehingga kedepannya dapat menjadi lebih baik.

Bogor, Juli 2018

Tim Penyusun

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal i

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................................... i

DAFTAR ISI.................................................................................................................................................. i

DAFTAR LAMPIRAN................................................................................................................................iv

BAB I.............................................................................................................................................................2
PENDAHULUAN.........................................................................................................................................2
1.1. Latar Belakang................................................................................................................................... 2
1.2. Ruang Lingkup...................................................................................................................................3
1.3. Tujuan...................................................................................................................................................3
1.4. Dasar Hukum......................................................................................................................................3
BAB II........................................................................................................................................................... 4
TINJAUAN PUSTAKA...............................................................................................................................4
2.1. Profil Sekolah Menengah Kejuruan SMAK Bogor....................................................................4
2.1.1. Sejarah SMK-SMAK Bogor.................................................................................................... 4
2.1.2. Visi dan Misi.............................................................................................................................. 6
2.1.3. Tujuan........................................................................................................................................ 6
2.2. Istilah dalam Audit............................................................................................................................ 7
2.3. Prinsip Audit......................................................................................................................................9
2.4. Dasar Hukum dan Alasan Audit..................................................................................................10
2.5. Keahlian dan Pengetahuan Auditor........................................................................................... 10
2.6. Tanggung Jawab dan Aktifitas....................................................................................................11
1. Auditor............................................................................................................................................ 11
2. Lead Auditor.................................................................................................................................. 12
3. Atribut Auditor............................................................................................................................... 12
4. Auditee dan Pemandu................................................................................................................. 12
2.7. Melakukan Pertemuan Rutin dengan Auditee.........................................................................13
2.8. Tahapan Audit..................................................................................................................................13
A. Rapat Pembukaan (Opening meeting)..................................................................................... 14
B. Pelaksanaan Audit (Conducting audit)..................................................................................... 14
C. Rapat Penutupan (Closing meeting).........................................................................................15

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal ii

BAB III........................................................................................................................................................ 16
PEMBAHASAN.........................................................................................................................................16
3.1. Perencanaan Audit Internal..........................................................................................................16
3.2. Penjadwalan Audit Internal.......................................................................................................... 16
3.3. Pelaksanaan Audit Internal.......................................................................................................... 17
3.4 HASIL AUDIT INTERNAL................................................................................................................ 17
3.5 PENUTUPAN AUDIT INTERNAL..................................................................................................18
BAB IV........................................................................................................................................................18
KESIMPULAN DAN SARAN..................................................................................................................18
4.1. Kesimpulan.......................................................................................................................................18
4.2. Saran.................................................................................................................................................. 19

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal iii

 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Prosedur Pelaksanaan Audit Internal..............................................................................18

Lampiran 2. Lembar Pengamatan Audit Internal/ Checklist (F.WMM.9.2-04)................................ 19

Lampiran 3. Jadwal Tahunan Audit Internal (F.WMM.9.2-01)...........................................................21

Lampiran 4. Formulir Kesediaan Menjadi Auditor (F.WMM.9.2-02)................................................. 22

Lampiran 5. Formulir Daftar Nama Auditor Internal (F.WMM.9.2-03).............................................. 23

Lampiran 6. Formulir Jadwal Pelaksanaan Audit Internal (F.WMM.9.2-04)....................................24

Lampiran 7. Daftar Hadir Audit Internal (F.WMM.9.2-06)...................................................................25

Lampiran 8. Formulir Laporan Ketidaksesuaian (F.WMM.9.2-07)....................................................26

Lampiran 9. Formulir Observasi/ Rekomendasi (F.WMM.9.2-08).................................................... 27

Lampiran 10. Formulir Laporan Akhir Audit Internal (F.WMM.9.2-09)............................................. 28

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal iv

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dunia pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting dalam meningkatkan

sumber daya manusia dan pembangunan suatu bangsa. Bertambah baiknya pengetahuan dan
karakter manusia dalam suatu Negara akan memberi dampak yang positif bagi perkembangan
pembangunannya. Penelitian terkini (Hanushek and Woessmann, World Bank, 2007)
memberikan bukti empiris bahwa mutu pendidikan membawa dampak signifikan terhadap
pendapatan individu dan pertumbuhan ekonomi sosial. Berbagai upaya untuk meningkatkan
mutu pendidikan telah dilakukan oleh pemerintah dan pihak sekolah itu sendiri, diantaranya
adalah dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015.

SMK-SMAK Bogor merupakan salah satu unit pendidikan di bawah Kementerian

Perindustrian yang bertugas menyelenggarakan pendidikan dengan program kejuruan Kimia
Analisis dan telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 sebagai bentuk
komitmen dalam menjamin kompetensi SDM yang dihasilkan serta untuk memenuhi
persyaratan dalam Penyelenggaraan Sekolah Bertaraf Internasional sebagaimana yang
tertuang dalam Permendiknas No. 78 Tahun 2009.

Dalam standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 klausul 9.2 suatu organisasi
diharuskan untuk melakukan pemantauan dan pengukuran implementasi SMM 9001 : 2015
dalam bentuk kegiatan audit internal. SMK - SMAK Bogor dalam pedoman mutunya telah
menetapkan bahwa pelaksanaan audit internal dilakukan minimal satu tahun sekali dalam satu
tahun untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu SMk - SMAK Bogor telah memenuhi
pengaturan yang direncanakan pada perencanaan realisasi jasa pendidikan dan persyaratan
sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara secara efektif pada
setiap unit kerja.

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 1

1.2. Ruang Lingkup

Laporan ini dibatasi pada bahasan mengenai sistem pelaksanaan audit internal sebagai
salah satu parameter pemantauan dan pengukuran impelementasi SMM ISO 9001 : 2015 di
SMK SMAK Bogor.

1.3. Tujuan

Laporan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana implementasi Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001 : 2015 di SMK SMAK Bogor, khususnya terkait pelaksanaan audit internal.

1.4. Dasar Hukum

Dasar hukum penyusunan dokumen Pelaksanaan Audit Internal ini antara lain :
a. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
b. Peraturan Menteri Perindustrian Republik IndonesiaNo. 42/ M-IND/ PER/ 8/ 2013
tentang Pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan di Lingkungan Kementerian Perindustrian ISO 9001:2015
c. Standar Internasional Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 2

 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Profil Sekolah Menengah Kejuruan SMAK Bogor

2.1.1. Sejarah SMK-SMAK Bogor

Bermula pada masa pemerintahan Belanda, saat permulaan Perang Dunia 1,

berdiri Agricultuur Chemisch Laboratorium dalam lingkungan Department van
Landbouw, Nijverheid en Handel di Buitenzorg (Bogor). Balai ini bertugas melayani
para ahli dan sarjana pertanian dalam meneliti tanaman-tanaman tropis, terutama
yang ada di Kebun Raya serta arti ekonomi dari tanaman-tanaman tersebut dan
memeriksa/menguji barang-barang dan bahan untuk instansi pemerintah terutama
dalam bidang pertanian, perdagangan, dan sebagainya yang saat ini dikenal dengan
nama BBIA (Balai Besar Industri Agro).

Dan balai tersebut mempelopori pembuatan kursus berjangka waktu 4 tahun

dan diberi nama Analysten Cursus dan dikepalai oleh sarjana Belanda
bernama Herman Busser pada tanggal 1 September 1950. Kursus ini bertujuan
untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga analis kimia dalam bidang penelitian dan
sektor industri. Kursus ini terdiri atas pembelajaran selama dua tahun di sekolah
yang diselesaikan dengan Ujian Analisis Bagian I dan dilanjutkan dengan dua tahun
Kerja Nyata di balai penelitian atau perusahaan terkait. Selesai mengerjakan Kerja
Nyata, siswa kembali ke sekolah untuk diuji teori secara lisan maupun praktik
mengenai jurusan yang dipilihnya. Akhir kelulusan, siwa akan mendapat ijazah
analis (kursus/lengkap). Pada tanggal 8 September 1959, Kursus Analis berubah
bentuk menjadi Sekolah Analis Kimia (SAK) yang dikepalai oleh Sdr. Achmad
Chon, B.Sc. (1959-1977) menggunakan kurikulum yang diadopsi dari kursus yang
sebelumnya.

Perubahan besar lain terjadi pada tahun 1961. Supervisi atas SAK berpindah
tangan dari Balai Penelitian Kimia ke PNPR Nupiksa Yasa. Terdapat perubahan
besar dalam kurikulum dari dua tahun pembelajaran di sekolah dan dua tahun kerja
nyata menjadi tiga tahun pembelajaran di sekolah dan satu tahun Kerja Nyata.
Lulusan berhak atas ijazah Analis (lengkap). Sejak 23 Juni 1966, SAK berubah
menjadi SAKMA (Sekolah Analis Kimia Menangah Atas). Perubahan kurikulum
Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 3
 hanya sedikit terjadi, dari tiga tahun pembelajaran di sekolah dan satu tahun kerja
nyata, menjadi tiga tahun enam bulan pembelajaran di sekolah dan enam bulan
kerja nyata. Posisi Kepala SAKMA dijabat oleh Drs. H. Ardi Sumarna,
B.Sc. (1977—1994).

Pada akhirnya, pada tahun 1985, SAKMA berubah menjadi SMAKBO

(Sekolah Menengah Analis Kimia Bogor), salah satu sekolah terbaik di Indonesia
dengan animo dan tanggapan masyarakat yang positif untuk sekolah dan
lulusannya. Ir. Abdul Ghani (1994-1995) menjadi Kepala SMAKBO selama 1 tahun,
lalu digantikan oleh Drs. H. E. Krisnandi Ismail, B.Sc. (1995-1999) dan H.
Taminuddin, B.Sc. (1999-2004).

Animo siswa Sekolah Menengah Pertama (SMP) yang mendaftar ke SMK

SMAK Bogor sangat tinggi, begitu juga animo perusahaan yang menginginkan
lulusan untuk bekerja di perusahaan mereka sampai hari ini. SMK SMAK Bogor
memiliki Kepala Sekolah wanita pertama pada tahun 2004, yaitu Dra. R. Wiwi
Widarsih, B.Sc. (2004-2009). Tahun 2009 sampai 6 Juli 2017, SMK SMAK
Bogor dipimpin oleh Dra. Hadiati Agustine (2009-2017), dan saat ini, SMK SMAK
Bogor di bawah kepemimpinan Dwika Riandari, M.Si. (2017- sekarang). SMK-
SMAK Bogor mulai mencanangkan dan mengimplementasikan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 pada tahun 2005 dan memperoleh sertifikat akreditasi di tahun 2006
untuk SMM ISO 9001 : 2000 dan saat ini sedang melakukan penyesuaian untuk
upgrading ke versi ISO 9001 : 2015.
Sampai hari ini, sekolah yang bertempat di Jl. Binamarga I, Ciheuluet ini terus
berkembang dan menjadi sekolah kebanggaan bagi siswa, guru, alumni, warga Kota
Bogor, dan bangsa Indonesia sebagai salah satu sekolah yang telah menghasilkan
lulusan dengan prestasi luar biasa yang semoga berguna untuk turut membangun
bangsa.

2.1.2. Visi dan Misi

Visi

Menjadi Sekolah Menengah Analisis Kimia unggulan dan berwawasan

lingkungan yang menghasilkan lulusan professional dan bermartabat.

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 4

 Misi

1. Melaksanakan pendidikan kejuruan analis kimia yang berkualitas dan

mampu memenuhi kebutuhan masyarakat, dunia usaha, dan dunia industri

2. Membina dan meningkatkan kemitraan nasional dan internasional

3. Menerapkan budaya cinta dan peduli lingkungan yang berkesinambungan

4. Membina dan menyelenggarakan fungsi sosial dan kemasyarakatan.

2.1.3. Tujuan

Tujuan SMK-SMAK Bogor untuk mewujudkan visi dan misi adalah sebagai
berikut:

1. Mencapai kualitas siswa dan lulusan sesuai SKKNI melalui metode

pengajaran menggunakan kurikulum terkini dan yang didukung dengan
benchmark dari institusi pasangan yang menerapkan standar Pendidikan di
negara anggota OECD

2. Meningkatkan jumlah peminat masuk SMK-SMAK Bogor, memperluas

kemitraan, memudahkan pemasaran lulusan dan mengantisipasi
perkembangan yang terjadi dalam persaingan dunia kerja sesuai amanat
Undang-Undang No. 3 Tahun 2014

3. Mengembangkan penerapan system teknologi komunikasi informasi (ICT)

secara terintegrasi dimulai dari tahapan Penerimaan Siswa Baru (PSB)
hingga penelusuran lulusan yang diarahkan pada pembentukan system
basis data yang efisien dan tangguh

4. Meningkatkan jaringan kemitraan dengan institusi luar negeri untuk

mempermudah akses bagi lulusan dalam menghadapi persaingan global
dan mengembangkan keterampilan, ilmu pengetahuan dan teknologi

5. Mendukung pengembangan Teaching Factory melalui pendekatan

sertifikasi Laboratorium Uji sesuai dengan standar ISO 17025 dan
pengembangan laboratorium industry dengan memperbaiki tata ruang dan
tata kelola serta melengkapi peralatan dan instrumentasi sesuai dengan
perkembangan terkini
Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 5
 6. Meningkatkan pembinaan dan penyelenggaraan kegiatan social dan
kemasyarakatan

7. Menciptakan kondisi yang baik bagi sendiri sekolah untuk menjadi tempat
pembelajaran dan penyadaran warga sekolah, sehingga terwujud sekolah
yang peduli dan berbudaya lingkungan.

2.2. Istilah dalam Audit

Berikut ini adalah daftar istilah yang terkait dengan kegiatan Audit Internal :

▪ Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan

mengendalikan organisasi dalam hal mutu.
▪ Wakil Manajemen Mutu adalah seorang anggota manajemen yang diluar tanggung
jawab lain harus memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam memastikan proses
dalam manajemen mutu, melaporkan pada pucuk pimpinan dan memastikan
pembangkitan kesadaran tentang persyaratan pelanggan.
▪ Audit adalah Proses yang sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh
mana kriteria audit dipenuhi.
▪ Kriteria audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan, kriteria audit
diantaranya ISO 9001:2015 requirements, Relevan statutory and regulator, Policies,
Quality manual , Procedures, Working instruction, Supporting/reference document.
▪ Bukti audit adalah rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain, yang relevan
dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
▪ Temuan audit adalah Hasil penilaian terhadap bukti audit yang dikumpulkan
terhadap kriteria audit.
▪ Kesimpulan audit adalah hasil audit yang diberikan oleh tim audit setelah
mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.
▪ Bukti objektif adalah data pendukung adanya sesuatu atau kebenaran sesuatu.
▪ Auditee adalah organisasi yang diaudit.
▪ Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melakukan audit
▪ Tim audit adalah seorang auditor atau lebih yang melakukan audit.
▪ Kesesuaian adalah dipenuhinya suatu persyaratan.
Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 6
 ▪ Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan.
▪ Tindakan koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.
▪ Tindakan korektif adalah tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
ditemukan atau situasi yag tidak dikehendaki
▪ Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki.
▪ Tinjauan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kesesuaian, kecukupan
dan keefektifan masalah yang dibahas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
▪ Verifikasi adalah penegasaan melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan
yang telah ditentukan telah dipenuhi.

2.3. Prinsip Audit

a. Integritas (Integrity)
Melaksanakan audit dengan jujur, tekun, penuh tanggung jawab, tidak memihak,
mentaati aturan dan persyaratan, serta peka terhadap segala hal yang dapat
mempengaruhi keputusan audit.
b. Penyampaian yang jujur atau adil (Fair presentation)
Temuan audit, kesimpulan audit, dan laporan audit mencerminkan bahwa kegiatan audit
dilakukan dengan jujur dan teliti. Hambatan yang ditemukan dan perbedaan pendapat
antara tim audit dan auditee yang tidak terselesaikan selama audit dilaporkan.
Komunikasi harus jujur, akurat, objektif, tepat waktu, jelas dan lengkap.
c. Ketaatan professional (Due professional care)
Menunjukkan perhatian terhadap pentingnya tugas yang dilaksanakan dan menghormati
kepercayaan yang diberikan oleh rekanan audit dan pihak berkepentingan lainnya.
Salah satu faktor penting dalam melakukan pekerjaan secara profesional adalah
memiliki kemampuan membuat keputusan yang masuk akal dalam segala situasi audit.
d. Kerahasiaan (Confidentiality)
Auditor harus menerapkan diskresi dalam penggunaan dan perlindungan terhadap
informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit. Informasi audit tidak boleh
digunakan untuk kepentingan pribadi baik oleh auditor maupun rekanan audit, atau
dengan cara merugikan kepentingan auditee. Hal ini mencakup penanganan informasi
yang bersifat sensitif atau rahasia.
e. Kemandirian (Independence)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 7

 Auditor harus independen dari kegiatan yang diaudit, dalam segala hal harus bebas dari
bias dan konflik kepentingan. Untuk audit internal, auditor harus independen dari
pimpinan dan fungsi yang diaudit. Auditor harus menjaga objektivitas selama proses
audit untuk memastikan bahwa temuan audit dan kesimpulan didasarkan hanya pada
bukti audit.
f. Pendekatan berdasarkan bukti (Evidence-based approach)
Seorang auditor harus menggunakan metoda yang rasional untuk mencapai kesimpulan
audit yang terpercaya, karenanya proses audit harus dilakukan secara sistematis. Bukti
audit harus dapat diverifikasi (diuji kebenarannya). Mengingat audit dilakukan pada
periode waktu dan sumberdaya yang terbatas, maka audit dilakukan secara sampling,
harus diterapkan penetapan sampel yang layak, sehingga kesimpulan audit dapat
dipercaya.

2.4. Dasar Hukum dan Alasan Audit

Dasar Hukum
Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 Klausul 9.2. :
1. Audit internal harus dilakukan secara priodik (selang waktu terencana)
2. Program audit harus mempertimbangkan status dan pentingnya proses atau bidang
yang diaudit.
3. Pemilihan auditor harus memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses
audit. Auditor tidak boleh mengerjakan pekerjaannya sendiri
4. Harus ada prosedur terdokumentasi untuk mengatur pelaksanaan audit
5. Koreksi dan tindakan korektif harus dilakukan tanpa ditunda
6. Harus ada verifikasi terhadap tindak lanjut hasil audit.

Alasan audit
Audit internal dilakukan untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu Organisasi :
- Memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2015
- Memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi
- Diterapkan dan dipelihara secara efektif.

Manfaat Audit Internal adalah :

1. Mengetahui efektifitas sistem manajemen mutu
Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 8
 2. Mencegah terjadinya masalah yang tidak diharapkan
3. Teridentifikasinya bidang-bidang yang membutuhkan peningkatan
4. Sarana internal “bench marking”
5. Menjaga konsistensi dan komitmen penerapan sistem manajemen mutu
6. Membantu auditor memahami kondisi organisasi atau perusahaan
7. Membantu pengembangan kemampuan auditor
8. Persiapan audit eksternal.

2.5. Keahlian dan Pengetahuan Auditor

Auditor perlu memiliki pengalaman dan kompetisi yang diperlukan untuk mencapai hasil
yang dimaksud dari audit yang harus mereka lakukan (klausul 7.2.3 ISO 19011:2011).
Semua auditor harus memilliki pengetahuan dan keterampilan khusus dalam beberapa
disiplin dan sektor tertentu. Oleh karena itu, auditor perlu :
a. Memiliki pengetahuan yang baik tentang sektor spesifik yang tercakup dalam ruang
lingkup audit
b. Memiliki keahlian dan pengalaman audit yang memadai untuk melakukan audit
c. Fasih dengan pedoman audit yang baru yang tercakup oleh ISO 19011
d. Lebih terfokus pada mengaudit prosesdaripada prosedur
e. Dapat meyusun rencana audit yang meliputi pendekatan proses dan delapan prinsip
manajemen yang tercakup oleh standar untuk memastikan perbaikan yang terus
menerus
f. Dapat melakukan audit kecukupan dan site audit pada lebih banyak system
terdokumentasi yang sekarang dimungkinkan oleh standar
g. Memahami fleksibilitas dokumentasi tambahan dan dapat menilai berbagai macam
dokumen yang perlu diaudit yang diperlukan oleh ISO 9001:2015 yang baru
h. Kompeten untuk menerapkan keleluasaan yang optimum yang menyangkut
subyektifitas dalam menilai kecukupan, kepantasan, keefektifan, dari proses-proses
auditee dan parameter yang sesuai lainnya dengan penekanan khusus pada hal-hal
yang menyangkut perbaikan terus menerus pada kepuasaan pelanggan.
i. Dapat menggunakan metodologi audit yang sesuai. Kombinasi efektif dari alur audit
horizontal dan vertikal dan penggunaan yang tepat dari daftar periksa audit, matriks
persyaratan dan informasi yang dihimpun selama dilakukannya pra-audit harus
memastikan audit “pendekatan proses” yang efektif.

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 9

 j. Siap dan mampu berkomunikasi secara efektif untuk memverifikasi auditee
mengenai pendekatan prosesnya dan interpretasi dari perbaikan yang terus
menerus yang relevan dengan ruang lingkup audit.

2.6. Tanggung Jawab dan Aktifitas

1. Auditor
Seorang auditor harus memiliki pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, dan
pengalaman audit yang sesuai untuk area audit yang diberikan kepadanya. Ia harus
hati-hati merencanakan audit dengan mengklarifikasi persyaratan audit dengan bantuan
lead auditor dan melaksanakan audit dengan efisiendalam ruang lngkup audit.
Kewajiban seorang auditor antara lain mendoumntasikan observasi dan temuan yang
relevan, dan menyerahkan temuan auditnya kepada lead auditor. Selain itu, biasanya ia
diharuskan memverifikasi bahwa tindakan koreksi yang sesuai telah dijalankan untuk
setiap ketidak sesuaian yang ditemui selama audit.

2. Lead Auditor
Tim auditor yang dikelola oleh lead auditor dapat mencakup para ahli dengan
latar belakang keahlian khusus, auditor, auditor magang atau pengamat yang bisa
diterima oleh perusahaan. Akan tetapi, apakah audit dilakukan oleh suatu tim atau
perorangan, lead auditor harus memegang tanggung jawab memimpin tim audit. Lead
auditor harus dapat memimpin timnya dan mengelola audit secara efektif.
Lead auditor harus memiliki pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan
pengalaman audit yang sesuai untuk ruang lingkup audit. Biasanya auditor akan
mengidentifikasi anggota-anggota yang sesuai untuk tim auditnya dan menyusun
rencana audit. Selama audt, tugasnya yang utama antara lain mengawasi seluruh
anggota tim auditnyadan mewakili tim dalam pembahasan dengan pihak yang diaudit.
Lead auditor setelah melakukan konsultasi dengan anggota tim aidit bertanggung jawab
untuk menyerahkan temuan dan laporan audit.

3. Atribut Auditor
Seorang auditor harus memiliki keterampilan analitis yang baik dan bersifat jeli
maupun kemampuan untuk menghubungkan prosedur dengan praktek sesua dengan
Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 10
 persyaratan standar. Ia harus netral dan obyektif agar dapat menarik kesimpulan audit
yang akurat. Ketika mewawancarai atau menanyai pihak yang diaudit, ia harus
diplomatis, taktis, sabar dan komunikatif. Atribut lainnya yang penting adalah integritas
yang baik dan menolak tindakan penyuapan, ceroboh dan curang selama audt.

4. Auditee dan Pemandu

Organisasi dari pihak yang diaudit harus menginformasikan kepada karyawan
mengenai tujuan dan ruang lingkup audit sesuai keperluan dan menyediakan fasilitas
yang dibutuhkan untuk tim audit untuk memastikan proses audit yang efektif.
Mendampingi anggota tim audit yang bertindak sebagai pemandu dilokasi dan
memastikan bahwa tim audit mengetahui persyaratan kesehatan, keselamatan,
keamanan dan persyaratan lainnya. Pemandu tidak boleh menekan atau mempengaruhi
auditee dan tidak boleh mencampuri audit. Ia juga berfungsi sebagai saksi audit.

2.7. Melakukan Pertemuan Rutin dengan Auditee

Tim audit harus melakukan pertemuan teratur selama audit untuk memverifikasi
bukti-bukti yang dihimpun dan mengklarifikasi setiap observasi atau catatan audit yang
dibuat mengenai system mutu. Auditor harus siap melakukan klarifikasi yang didukung
dengan bukti yang diserahkan oleh audit selama rapat tersebut.
Juga sangat penting bagi lead auditor untuk mendapatkan umpan balik
mengenai kinerja tim audit dari auditee. Umpan balik tersebut memungkinkan lead auditor
untuk terus menerus memantau dan mengelola jadwal auditnya secara efektif. Ketika
diperlukan, perubahan harus dilakukan untuk memperbaiki audit sebelum audit berakhir.
Rapat rutin dengan auditee juga memberi kesempatan untuk tim audit
mengumpan balik setiap masalah atau isu yang beredar diluar ruang lingkup audit dan
setiap kebutuhan untuk mengubah ruang lingkup harus dikaji dengan dan disetujui oleh
organisasi pihak yang diaudit. Hal ini dicakup oleh klausul 4.4.4 ISO 19011 : 2011 dan
klausul 9.1.9.3 ISO/IEC 17021 : 2011 ”komunikasi selama audit”.

2.8. Tahapan Audit

Tahap 1 : Persiapan audit (Audit preparation)
1. Mempelajari dengan seksama tugas pokok dan fungsi, proses dan kegiatan yang
ditangani oleh organisasi atau unit kerja yang akan diaudit.
Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 11
 2. Mempelajari kriteria audit dan peraturan perundang-undangan yang relevan dengan
tugas pokok dan fungsi organisasi atau unit kerja yang akan diaudit.
3. Mempelajari dokumen yang terkait dengan proses dan kegiatan organisasi atau unit
kerja yang akan diaudit.
4. Mempelajari temuan-temuan audit sebelumnya
5. Menyiapkan dokumen kerja seperti; lembar pengamatan atau check list, formulir
laporan ketidaksesuaian dan buku atau formulir untuk mencatat bukti pendukung
dan temuan audit.
6. Melakukan hubungan awal dengan auditee
7. Membuat rencana audit (audit plan), umumnya untuk audit eksternal dan audit
internal untuk organisasi yang besar

Tahap 2 :Pelaksanaan audit (Conducting audit)

Pelaksanaan audit sendiri dibagi lagi kedalam tiga kegiatan utama yakni :
A. Rapat Pembukaan (Opening meeting)
1. Perkenalkan diri dan anggota tim
2. Jelaskan lingkup audit
3. Jelaskan lamanya pelaksanaan audit
4. Pertanyakan apakah personel auditee sudah tahu
5. Jelaskan bahwa yang diaudit adalah sistem, bukan orang
6. Nyatakan bahwa audit bukanlah untuk mencari-cari kesalahan tetapi
menemukan peluang untuk perbaikan
7. Jelaskan istilah yang digunakan dalam laporan
8. Nyatakan saat dan isi penutup
9. Tawarkan pertanyaan

B. Pelaksanaan Audit (Conducting audit)

1. Prioritaskan hasil audit yang lalu
2. Camkan bahwa yang diaudit adalah sistem bukan orang
3. Audit harus mencakup seluruh lingkup audit (gunakan check list)
4. Jangan melompat ke hal-hal yang rinci terlalu cepat
5. Gunakan pertanyaan terbuka
6. Dengarkan penjelasan responden dan tunjukkan perhatian
7. Terapkan audit diamond dalam memperoleh bukti audit
Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 12
 8. Adakan rapat tim untuk mensepakati temuan audit
9. Buat laporan dengan jelas dan cermat
10. Hindari pemborosan waktu

C. Rapat Penutupan (Closing meeting)

1. Nyatakan audit telah selesai
2. Ucapkan terimakasih
3. Tonjolkan aspek positif
4. Nyatakan bahwa audit dilakukan secara sampling, disclaimer
5. Sampaikan temuan-temuan audit dengan arif
6. Sepakati kerangka waktu tindak lanjut (penyelesaian koreksi dan tindakan
korektif)
7. Tawarkan pertanyaan
8. Sampaikan copy laporan audit
9. Buat laporan akhir untuk Wakil Manajemen Mutu

Tahap 3 :Tindak Lanjut Hasil Audit (Follow up audit result)

Memverifikasi koreksi dan tindakan korektif yang dilakukan auditee, apakah sudah
sesuai dengan kriteria audit. Bila koreksi dan tindakan korektif dipandang cukup auditor
dapat menutup audit. Namun bila koreksi dan tindakan korektif belum dilakukan, maka
harus dibuat laporan ketidaksesuaian yang baru.

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 13

 BAB III

PEMBAHASAN

Audit internal merupakan salah satu bentuk kegiatan pemantauan dan pengukuran
implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 didalam suatu Organisasi,
sebagaimana yang tercantum didalam Klausul 9.2 mengenai Audit Internal yaitu Organisasi
harus melaksanakan audit internal pada waktu terencana untuk menyediakan informasi
apakah sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratan organisasi untuk sistem
manajemen mutu serta telah diterapkan dan dipelihara secara efektif. SMK-SMAK Bogor
sudah menetapkan suatu acuan dalam bentuk Prosedur Operasi Standar (POS) tentang
pelaksanaan audit internal. Proses pelaksanaan audit internal tersebut dimulai dari
perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan, evaluasi hasil, penutupan dan pelaporan hasil
audit.

3.1. Perencanaan Audit Internal

Pelaksanan impelementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 yang telah
diterapkan di SMK SMAK Bogor harus selalu dipantau pelaksanaannya yaitu dengan cara
melakukan Audit Internal yang wajib dilaksanakan minimal 1 tahun sekali. Perencanaan
program audit dilakukan dengan mempertimbangkan status serta tingkat kepentingan
proses dan bidang yang diaudit termasuk hasil-hasil audit sebelumnya. Pelaksanaan Audit
Internal direncanakan setiap awal tahun oleh unit Wakil Manajemen Mutu (WMM)
kemudian diajukan kepada Kepala Sekolah untuk disetujui dan sekaligus dilakukan
pemilihan auditor internal. Pelaksanaan Audit Internal direncanakan setiap awal tahun oleh
unit Wakil Manajemen Mutu (WMM) yang kemudian diajukan kepada Kepala Sekolah
untuk disetujui kemudian dilakukan pemilihan auditor internal.

3.2. Penjadwalan Audit Internal

Penjadwalan audit internal dilakukan setelah rencana pelaksanaan Audit Internal

disetujui dan dilakukan pemilihan auditor oleh Kepala Sekolah. Wakil Manajemen Mutu
akan menyusun jadwal pelaksanaan Audit Internal yang selanjutnya disosialisasikan pada
rapat persiapan audit internal yang dihadiri oleh Kepala Sekolah, Wakil Manajemen Mutu,
Auditor Internal dan Auditee untuk memperoleh jadwal Audit Internal yang telah disepakati.
Pada rapat persiapan ini disampaikan pula informasi terkait pelaksanaan audit yang
Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 14
 meliputi informasi tentang ruang lingkup audit, jangka waktu pelaksanaan audit, auditor
yang bertanggung jawab dalam melaksanakan audit serta kebutuhan auditor yang harus
disiapkan oleh auditee.

3.3. Pelaksanaan Audit Internal

Audit Internal di SMK SMAK Bogor dilaksanakan setahun sekali pada bulan Januari
sampai Februari dan terdapat 8 unit kerja yang akan diaudit, yaitu terdiri dari Sub Bagian
TU, HKI & BKK, WMM, Kurikulum, Kesiswaan, Laboratorium, WML dan Sarana Prasarana.
Pelaksanaan audit internal dilakukan oleh auditor yang telah dipilih oleh Kepala Sekolah
dan mengisi surat kesediaan menjadi auditor internal. Dokumen yang dipakai dalam
pelaksanaan audit internal adalah Lembar Pengamatan Audit Internal (F.WMM.9.2-04)
yang berisi Acuan Standar atau Klausul dan aspek yang akan diaudit pada unit kerja
tertentu. Lembar ini digunakan auditor sebagai panduan dalam pelaksanaan audit internal.

Untuk mengumpulkan informasi selama audit, ada banyak cara yang dapat digunakan
oleh auditor yaitu melalui meninjau catatan/prosedur/instruksi kerja, wawancara dengan
auditee, menganalisis data atau dengan mengamati secara langsung bagaimana proses
dilakukan. Dengan cara-cara tersebut diharapkan dapat membantu auditor dalam
mengumpulkan bukti bahwa seluruh proses kegiatan yang berlangsung di SMK-SMAK
Bogor berjalan seperti yang direncanakan dalam Sistem Manajemen Mutu.

3.4 HASIL AUDIT INTERNAL

Setelah dilaksanakannya audit internal pada setiap unit kerja di SMK - SMAK Bogor
maka oleh setiap Lead Auditor melakukan identifikasi temuan dengan melihat hasil pada
Lembar Pengamatan Audit Internal yang telah diisi pada saat pelaksanaan audit. Jika
ditemukan ketidaksesuaian maka Lead Auditor membuat Laporan Ketidaksesuaian
(F.WMM.9.2-07) yang selanjutnya diserahkan kepada Auditee untuk menentukan tidakan
koreksi atas ketidaksesuaian yang ditemukan dan segera dilakukan tindakan perbaikan.
Auditor akan melakukan verifikasi terhadap hasil tidakan koreksi yang telah dilakukan oleh
unit kerja yang terkait dan mengevaluasi hasil verifikasi terhadap hasil tindakan koreksi, jika
tidak efektif makan selanjutnya akan dibahas pada Rapat Tinjauan Manajemen.

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 15

 3.5 PENUTUPAN AUDIT INTERNAL

Setelah dilakukan audit pada seluruh unit kerja maka Wakil Manajemen Mutu menutup
laporan audit internal yang dituangkan dalam formulir Laporan Akhir Audit Internal
(F.WMM.9.2-09) dan menyimpan rekaman hasil Audit Internal. Dari laporan akhir audit
internal ini akan terlihat banyaknya jumlah ketidaksesuaian yang diperoleh selama satu
periode audit internal dan dapat dipetakan pula unit kerja yang masih memerlukan
peningkatan dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015.

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 16

 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan
Audit internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh suatu
organisasi yang telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Melalui kegiatan
audit internal SMK-SMAK Bogor dapat memastikan bahwa sistem manajemen telah
diterapkan secara efektif dan terus dipelihara disetiap unit kerjanya. Dalam proses
pelaksanaan audit internal dilakukan beberapa tahapan yaitu tahapan perencanaan,
pelaksanaan, evaluasi hasil, penutupan dan pelaporan hasil audit internal. Manfaat dari
kegiatan audit internal ini yaitu sebagai media introspeksi dari organisasi dan menjadikan
setiap saran dan temuan sebagai peluang untuk perbaikan organisasi. Audit internal
berfungsi sebagai kontrol manajemen apakah sudah berjalan sesuai dengan visi dan misi
serta mengarah kepada tujuan yang telah ditentukan. Dengan melaksanakan audit internal
maka akan terlihat nilai yang terkait dengan mutu maupun kualitas dari tiap unit kerja
sehingga dapat dijadikan acuan perbaikan kedepannya.

4.2. Saran
▪ Hasil laporan ketidaksesuaian dari audit internal dapat dijadikan sebagai bahan
koreksi untuk menghadapi audit eksternal.
▪ Diperlukan partisipasi aktif dari semua civitas akademika SMK-SMAK Bogor untuk
mensukseskan kegiatan audit internal

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 17

Lampiran 1. Prosedur Pelaksanaan Audit Internal

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 18

Lampiran 2. Lembar Pengamatan Audit Internal/ Checklist (F.WMM.9.2-04)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 19

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 20
Lampiran 3. Jadwal Tahunan Audit Internal (F.WMM.9.2-01)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 21

Lampiran 4. Formulir Kesediaan Menjadi Auditor (F.WMM.9.2-02)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 22

Lampiran 5. Formulir Daftar Nama Auditor Internal (F.WMM.9.2-03)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 23

Lampiran 6. Formulir Jadwal Pelaksanaan Audit Internal (F.WMM.9.2-04)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 24

Lampiran 7. Daftar Hadir Audit Internal (F.WMM.9.2-06)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 25

Lampiran 8. Formulir Laporan Ketidaksesuaian (F.WMM.9.2-07)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 26

Lampiran 9. Formulir Observasi/ Rekomendasi (F.WMM.9.2-08)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 27

Lampiran 10. Formulir Laporan Akhir Audit Internal (F.WMM.9.2-09)

Tugas Mata Kuliah Manajemen Mutu - Audit Internal 28