JUDUL PROSES : PROSE PENGAMBILAN KARTU PASIEN RAWAT JALAN

TANGGAL DIMULAI : 18 Oktober 2014

TANGGAL SELESAI : 18 November 2014
LANGKAH 1 DAN 2
PEMBENTUKAN TIM
Ketua : SRI HARTATI AE
Anggota : AYU NUR, HENI AMARTA, HAFID, SUKAR, CHAMBALI, SONY
Fasilitator : TIM K3 RS
Notulen : TERLAMPIR
Sasaran : PASIEN RAWAT JALAN RS GATOEL
PROJECT STATUS
Status : COMPLETE
Total Failure Mode : HMFEA

(3A) ALUR PROSES

1 2 3
pendistribusi kartu ke unit -
pendaftaran pasien pengambilan kartu
unit

(3B) SUB PROSES

1 2 3
(1a) pasien diterima ditempat (2a) Petugas rekam medis menerima sinyal (3a) petugas melayani (4a)
pendaftaran pendaftaran pasien melalui simrs permintaan kartu rawat
jalan poli dan ugd
berdasarkan simrs

(1b) melakukan wawancara pasien (2b) Petugas menerima print out nomor dari (3b) memberi tanda di simrs (4b)
mesin cetak antrian kartu keluar masuk

(1c) menyiapkan berkas dan mencari (2c) Petugas mencarikan kartu/ folder sesuai
data (px lama) nomor rm dan menempelkan nomor
antrian pada kartu

(1d) mengisi formulir pendaftaran (px (2d) kartu diambil dari rak penyimpanan
baru)

57
(1e) entri data pasien (2e) Petugas memberikan tanda centang
kartu masuk dan keluar pada simrs

(1f) pasien diberi nomor antrian (2f) pelayanan Kartu pasien diturunkan
melalui lift untuk Poli Umum/dianter
untuk UGD

57
T JALAN

LANGKAH 1 DAN 2

MBALI, SONY

4 5

pengembalian kartu penyimpanan

4 5
petugas rutin mengambil (5a) menggabung kartu rawat
kartu di poli dan ugd setiap jalan dengan folder pasien
pergantian shift

croscheck pada simrs (5b) menyusun nomor urut

sesuai dengan digit TDF

(5c) menyimpan kartu sesuai

dengan nomor urut digit
RM pasien

57
JUDUL PROSES : PROSE PENGAMBILAN KARTU PASIEN RAWAT JALAN
TANGGAL DIMULAI : 18 Oktober 2014
TANGGAL SELESAI : 18 November 2014
LANGKAH 3
PEMBENTUKAN TIM
Ketua : SRI HARTATI AE
Anggota : AYU NUR, HENI AMARTA, HAFID, SUKAR, CHAMBALI, SONY
Fasilitator : TIM K3 RS
Notulen : TERLAMPIR
Sasaran : PASIEN RAWAT JALAN RS GATOEL
PROJECT STATUS
Status : COMPLETE
Total Failure Mode : HMFEA

(1) SUB PROSES : Pengambilan kartu

1a 1b 1c
Petugas rekam medis menerima sinyal Petugas menerima print out nomor dari mesin cetak Petugas mencarikan kartu/ folder sesuai
pendaftaran pasien melalui simrs antrian nomor rm dan menempelkan nomor antrian
pada kartu

MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN

komputer eror 1 nomer antrian sering doubel cetak/ tidak sesuai 1 kartu pasien yang sudah terlayani sering
tujuan dicetak kembali no. antrian

Mesin cetak no antrian tidak konek 2 pasien dengan tanggal kunjungan terakhir tahun
dengan simrs 2007 tidak tercetak nomor antrian diunit rm

(2) SUB PROSES : Pendistribusi kartu ke unit - unit

1a 1b
petugas melayani permintaan kartu memberi tanda di simrs kartu keluar masuk
rawat jalan poli dan ugd berdasarkan
simrs

MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN

58
JUDUL PROSES : PROSE PENGAMBILAN KARTU PASIEN RAWAT JALAN
TANGGAL DIMULAI : 18 Oktober 2014
TANGGAL SELESAI : 18 November 2014
LANGKAH 3
PEMBENTUKAN TIM
Ketua : SRI HARTATI AE
Anggota : AYU NUR, HENI AMARTA, HAFID, SUKAR, CHAMBALI, SONY
Fasilitator : TIM K3 RS
Notulen : TERLAMPIR
Sasaran : PASIEN RAWAT JALAN RS GATOEL
PROJECT STATUS
Status : COMPLETE
Total Failure Mode : HMFEA
ada nomor ganda 1 jaringan error
kartu belum kembali di unit RM 2 listrik mati
kartu salah masuk ke rak

(3) SUB PROSES : Pengembalian kartu

1a 1b
petugas rutin mengambil kartu di poli
croscheck pada simrs
dan ugd setiap pergantian shift
MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN
kartu belum kembali di unit RM 1 jaringan error
kartu salah masuk ke rak 2 listrik mati

(4) SUB PROSES : Penyimpanan

1a 1b 1c
menggabung kartu rawat jalan dengan menyimpan kartu sesuai dengan nomor
menyusun nomor urut sesuai dengan digit TDF
folder pasien urut digit RM pasien
MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN
salah gabung 1 salah nomor 1 salah masuk rak

58
LANGKAH 3

1d 1e 1f
kartu diambil dari rak penyimpanan Petugas memberikan tanda pelayanan Kartu pasien diturunkan
centang kartu masuk dan melalui lift untuk Poli Umum/dianter
keluar pada simrs untuk UGD

MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN

1 salah dalam penyimpanan ke rak file 1 kompuer eror 1 kartu jatuh dari lift pengiriman

2 petugas tidak fokus 2 listrik mati

58
LANGKAH 3

58
 AMKD Langkah 4 - Analisis Hazard AMKD Langkah 5 - Identifikasi Tindakan & Outcome
MODUS POTENSI POTENSI HAZARD SKORING Analisis Pohon Keputusan
Kegagalan : DAMPAK PENYEBAB
Evaluasi awal modus Kegawatan Probabilitas Nilai Poin Tunggal Adakah Kontrol / Apakah
kegagalan sebelum Hazard Kelemahan ? Pengendalian ? mudah di
deteksi ?

komputer eror pelayanan lama, pasien sistem crash, jaringan

komplain putus, komputer rusak
3 2 6 ya ada ya

Mesin cetak no pasien komlain pelayanan lama

antrian tidak konek
dengan simrs 3 3 9 tdk ada ya

nomer antrian sering salah tujuan petugas pendaftaran

doubel cetak/ tidak pemeriksaan kurang teliti( fokus)
sesuai tujuan
3 2 6 tdk ada ya

pasien dengan tanggal pelayanankartu pasien komplain pasien

kunjungan terakhir menjadi lama
tahun 2007 tidak
tercetak nomor
antrian diunit rm

3 3 9 ya ada ya

59
 AMKD Langkah 4 - Analisis Hazard AMKD Langkah 5 - Identifikasi Tindakan & Outcome
MODUS POTENSI POTENSI HAZARD SKORING Analisis Pohon Keputusan
Kegagalan : DAMPAK PENYEBAB
Evaluasi awal modus Kegawatan Probabilitas Nilai Poin Tunggal Adakah Kontrol / Apakah
kegagalan sebelum Hazard Kelemahan ? Pengendalian ? mudah di
deteksi ?

kartu pasien yang pelayanan kartu kurangnya koordinasi

sudah terlayani sering menjadi lama petugas
dicetak kembali no.
antrian
3 3 9 tdk ada ya

salah dalam pelayanan lama petugas kurang teliti

penyimpanan ke rak
file 3 3 9 ya ada ya

petugas tidak fokus tanda sinyal tetap kurang teliti dan

berbunyi pada simrs, kurang kreatif
petugas masih mencari
3 2 6 tdk ADA ya

60
 AMKD Langkah 4 - Analisis Hazard AMKD Langkah 5 - Identifikasi Tindakan & Outcome
MODUS POTENSI POTENSI HAZARD SKORING Analisis Pohon Keputusan
Kegagalan : DAMPAK PENYEBAB
Evaluasi awal modus Kegawatan Probabilitas Nilai Poin Tunggal Adakah Kontrol / Apakah
kegagalan sebelum Hazard Kelemahan ? Pengendalian ? mudah di
deteksi ?

listrik mati komplain pasien, pelayanan lama

pasien lama
menunggu 1 1 1 tdk ada ya

kartu jatuh dari lift pelayanan terhambat penempatan kartu di

pengiriman lift tidak pas pada
tempatnya 1 1 1 tdk ada ya

lift kartu macet pelayanan terhambat, tali penghubung putus,

petugas rm mengantar listrik padam, travo
kartu ke unit rusak
pendaftaran 2 1 2 tdk ada ya

ada nomor ganda riwayat penyakit kelalaian petugas

pasien tidak terdeteksi
2 2 4 tdk ada ya

kartu belum kembali pasien menunggu petugas ruangan atau

di unit RM terlalu lama untuk kasir RI tidak
kontrol poli mematuhi
pengembalian kartu 2x 2 2 4 tdk ada ya
24jam

kartu salah masuk ke pencarian kartu lama petugas kurang fokus

rak
2 2 4 tdk ada ya

salah gabung pencarian kartu lama petugas kurang fokus

dan riwayat pasien
lama sulit terditeksi 2 2 4 tdk ada ya

59
 AMKD Langkah 4 - Analisis Hazard AMKD Langkah 5 - Identifikasi Tindakan & Outcome
MODUS POTENSI POTENSI HAZARD SKORING Analisis Pohon Keputusan
Kegagalan : DAMPAK PENYEBAB
Evaluasi awal modus Kegawatan Probabilitas Nilai Poin Tunggal Adakah Kontrol / Apakah
kegagalan sebelum Hazard Kelemahan ? Pengendalian ? mudah di
deteksi ?

salah nomor pencarian kartu lama petugas kurang fokus

2 2 4 tdk ada ya

60
an Tipe Tindakan Tindakan / Ukuran Yang Dukungan
(Kontrol, terima, Alasan untuk Outcome Bertanggung Manajemen
Eliminasi) mengakhiri Jawab
Proses ?

melakukan SOP tidak ada petugas IT, anggaran untuk

mentenance gangguan sistem kasubdiv RM mentanence
ya kontrol dan komputer

petugas IT jaringan tetap petugas rm, anggaran untuk

mantenace jaringan tersambung petugas IT, mantenace
ya kontrol kasubdiv

petugas pendaftaran tidak terjadi lagi petugas koordinasi unit

lebih teliti dan kesalahan input pendaftaran, terkait
fokus menginput tujuan petugas rm,
tujuan pemeriksaan pemeriksaan kassubdiv
pasien
ya kontrol

petugas pendaftaran pelayan tidak pendaftaran, koordinasi dengan

koordinasi dengan terganggu petugas rm, unit AKS dan IT
petugas rm via kassubdiv
telpon untuk
informasi no. rekam
medis pasien agas
segera mendapatkan
ya kontrol pelayanan kartu

59
an Tipe Tindakan Tindakan / Ukuran Yang Dukungan
(Kontrol, terima, Alasan untuk Outcome Bertanggung Manajemen
Eliminasi) mengakhiri Jawab
Proses ?

petugas pendaftaran tidak terjadi petugas

melihat kontrol cetak print out pendaftaran,
kunjungan pasien doubel petugas rm
pada simrs

ya kontrol -

petugas lebih teliti tidak terjadi petugas rm dan

dalam kesalahan kassubdiv
menempatkan tempat
ya kontrol dokumen rm ke rak -
jajaran

petugas rm selalu kartu masuk dan petugas rm dan

mengupdate kartu keluar bisa kasubdiv
keluar dan masuk dikontrol
ya kontrol (memberi tanda -
centang)

60
an Tipe Tindakan Tindakan / Ukuran Yang Dukungan
(Kontrol, terima, Alasan untuk Outcome Bertanggung Manajemen
Eliminasi) mengakhiri Jawab
Proses ?

ada ups untuk operasional petugas koordinasi dengan

komputer RM untuk tetap berjalan pendaftaran unit AKS
ya kontrol antisipasi listrik walaupun listrik kasubdiv RM
mati padam IPSRS

petugas kartu tidak petugas rm dan

menempatkan pada terjatuh lagi petugas
ya kontrol lift pengiriman pendaftaran -
kartu dengan benar

sesuai SPO lift pengiriman petugas koordinasi dengan

pemeliharaan kartu lancar pendaftaran, unit AKS dan unit
petugas rm, IPS
ya kontrol kasubdiv, petugas
IPS

melihat data pasien tidak terjadi pendaftaran dan

pada sim rs(nama, penomoran kasubdiv RM
ya kontrol alamat, tgl lahir) ganda -

ada SOP kartu kembali ke petugas RM,

pengembalian/pemi unit RM tepat petugas asisten,
njaman folder dan waktu perawat ruangan
ya kontrol kartu pasien -

ada SOP sudah tidak petugas RM dan

penyimpanan folder salah masuk ke Kasubdiv
ya kontrol dan kartu pasien rak -

ada SOP sudah tidak petugas RM dan

penggabungan salah gabung Kasubdiv
ya kontrol folder dan kartu lagi -
pasien

59
an Tipe Tindakan Tindakan / Ukuran Yang Dukungan
(Kontrol, terima, Alasan untuk Outcome Bertanggung Manajemen
Eliminasi) mengakhiri Jawab
Proses ?

ada SOP penomoran sudah tidak petugas RM dan

folder dan kartu terjadi salah Kasubdiv
ya kontrol pasien nomor -

60