PT.

KINKA INDUSTRIES
SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
PROSEDUR COMMUNICATION

1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan, menerapkan dan memelihara
proses yang diperlukan untuk melakukan komunikasi internal dan eksternal
yang relevan dengan sistem manajemen lingkungan pada PT. Kinka.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku bagi seluruh fungsi terkait yangmencakup investor,
distributor, konsumen, pemerintah, LSM, dan pihak terkait lainnya.

3. Referensi
ISO 14001 : 2015 klausul 7.4

4. Definisi
No. Istilah/Singkatan Keterangan
1. Prosedur Penjelasan dalam melaksanakan klausul
berdasarkan manual.
2. Komunikasi internal Komunikasi yang terjadi dalam lingkungan
kantor atau organisasi
3. Komunikasi Komunikasi yang diarahkan pada luar
eksternal lingkungan kantor atau organisasi.
4. Relevan Bersangkut paut.
5. Investor Orang atau lembaga yang melakukan suatu
investasi atau penanaman modal.
6. Konsumen Pelanggan yang terkait/ penikmat produk.
7. Distributor Penyalur produk kepada konsumen atau
pedagang.
8. Pemerintah Suatu organisasi yang memberikan izin usaha
dan operasi yang menerapkan sesuai dengan
hukum serta undang-undang di wilayah
tertentu.
9. LSM Organisasi pengawas yang mewakili
masyarakat.

No Dokumen : TanggalTerbit: 28 November

No. Terbit :
SML-P-7.4-KI 2018 Hal : 1/5
No Revisi : Tanggal Revisi :
 PT. KINKA INDUSTRIES
SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
PROSEDUR COMMUNICATION

5. Tanggung Jawab
5.1. Presiden
Memberikan masukan dan persetujuan dokumen SML.

5.2. Staff Tiap Bidang

- Melakukan rekap data
- Melakukan pembuatan surat
- Melakukan penjadwalan
- Menyimpan dokumen

5.3. Manager Tiap Bidang

- Memimpin bidang atau departemen beserta seluruh sumber daya yang
dimiliki.
- Mengarahkan departemen untuk mencapai produktivitas maksimal
seefisien dan seefektif mungkin.
- Membangun interaksi dan kerjasama dengan interested parties sebaik
mungkin
- Saling berkoordinasi dengan departemen lain
- Melakukan pengesahan terkait standard operasional procedure (SOP)
- Mengkontrol di setiap aktivitas yang dilakukan agar sesuai dengan
perencanaan yang telah disusun dan tercapainya tujuan.
- Menilai kinerja pekerja

No Dokumen : TanggalTerbit: 28 November

No. Terbit :
SML-P-7.4-KI 2018 Hal : 2/5
No Revisi : Tanggal Revisi :
 PT. KINKA INDUSTRIES
SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
PROSEDUR COMMUNICATION

6. Bagan Alir

Mulai

Manajer Tiap Bidang, Presiden

Mengidentifikasi proses
komunikasi

Manajer Tiap Bidang Manajer Tiap Bidang

Menyusun komunkasi internal Menyusun komunikasi

eksternal

Manajer Tiap Bidang Presiden, Manajer Tiap Bidang

Mengkomunikasikan secara Mengkomunikasikan secara
internal ekternal

Presiden
Mengevaluasi pelaksanaan
komunikasi

Staff Tiap Bidang

Mendokumentasikan
pelaksanaan komunikasi

Selesai

No Dokumen : TanggalTerbit: 28 November

No. Terbit :
SML-P-7.4-KI 2018 Hal : 3/5
No Revisi : Tanggal Revisi :
 PT. KINKA INDUSTRIES
SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
PROSEDUR COMMUNICATION

7. Uraian Prosedur
- Presiden bersama manajer tiap bidang atau departemen mengidentifikasi
proses komunikasi secara mendetail
- Manajer tiap bidang menyusun komunikasi internal maupun eksternal
mengenai setiap hal yang akan mempengaruhi lingkungan baik dalam
lingkup kecil maupun besar
- Manajer tiap bidang mengkomunikasikan segala isu secara internal
kemudian presiden beserta manajer tiap bidang mengkomunikasikan secara
eksternal
- Setelah poses pelaksanaan komunikasi baik internal maupun eksternal,
selanjutnya yaitu poses pengevaluasian yang akan dilaksanakan oleh
presiden
- Staff tiap bidang mendokumentasikan seluruh proses pengkomunikasian

8. Lampiran
- Form Komunikasi Internal (F-7.4-001)
- Form Komunikasi Eksternal (F-7.4-002)
F-7.4-001
Form Komunikasi Internal

Materi Waktu Media/cara

No Sasaran Evaluasi
komunikasi penyampaian penyampaian

No Dokumen : TanggalTerbit: 28 November

No. Terbit :
SML-P-7.4-KI 2018 Hal : 4/5
No Revisi : Tanggal Revisi :
 PT. KINKA INDUSTRIES
SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
PROSEDUR COMMUNICATION

F-7.4-002
Form Komunikasi Eksternal

No Materi Waktu sasaran Media/cara Evaluasi

komunikasi penyampaian penyampaian

-
-

No Dokumen : TanggalTerbit: 28 November

No. Terbit :
SML-P-7.4-KI 2018 Hal : 5/5
No Revisi : Tanggal Revisi :