MANUAL PROSEDUR

PENGAJUAN CUTI AKADEMIK DAN TERMINAL KULIAH

MAHASISWA SECARA ON LINE DI LINGKUNGAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

090000206012

Revisi : 0
Tanggal : 01 Agustus 2017
Disetujui oleh : Wakil Rektor I Bidang Akademik

Tanggal: Tanggal: Tanggal:

Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh:

Management
Representative Kepala Bagian Layanan Wakil Rektor I
 MANUAL PROSEDUR Doc. No. : 090000206012

PENGAJUAN CUTI AKADEMIK DAN Rev. No. : 0

TERMINAL KULIAH MAHASISWA SECARA
ON LINE DI LINGKUNGAN UB Date : 01 Agustus 2017

1. Definisi :

Cuti akademik adalah penundaan registrasi administrasi dalam jangka waktu tertentu, yang
diajukan paling lambat satu bulan setelah masa registrasi dan disetujui oleh Rektor sehingga
tidak diperhitungkan sebagai masa studi serta tidak dikenakan biaya pendidikan.

Terminal kuliah adalah penundaan registrasi administrasi dalam jangka waktu tertentu, yang
diajukan setelah satu bulan berakhirnya masa registrasi dan disetujui oleh Rektor sehingga
tidak diperhitungkan sebagai masa studi namun tetap diwajibkan membayar biaya pendidikan.

Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah secara online merupakan proses pengajuan
usulan cuti akademik dan/atau terminal kuliah oleh mahasiswa melalui sistem akademik
Universitas Brawijaya

2. Tujuan :
Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah secara online bertujuan untuk
mempersingkat waktu dalam proses pengajuan usulan, meminimalkan kesalahan dalam
pengecekan syarat, dan mencapai sinkronisasi data antara pengeluaran surat cuti dengan
status pada sistem.

3. Ruang Lingkup :
Proses dimulai dari mahasiswa mengajukan usulan cuti akademik dan/atau terminal kuliah
hingga usulan tersebut di setujui Rektor dan status akademiknya berubah menjadi cuti
akademik dan/atau terminal kuliah pada sistem.

4. Garis Besar Prosedur :

4.1 Pengajuan usulan Cuti Akademik
a. Mahasiswa mengajukan usulan cuti akademik melalui SIAM;
b. Sistem otomatis melakukan pengecekan syarat usulan, antara lain :
 Mahasiswa tidak melebihi jumlah cuti akademik/terminal kuliah
 Jadwal pengusulan cuti adalah semester ke depan, maksimal 1 bulan setelah
masa registrasi berakhir
 Status akademik yang boleh mengusulkan adalah tidak terdaftar, aktif, cuti
akademik/terminal kuliah (pada semester pengusulan)
 Mahasiswa tidak pada akhir masa studi
c. Sub. Bag Akademik/Operator di fakultas melakukan validasi setelah usulan
mendapatkan ijin dari pihak berwenang di fakultas
d. Bag. Akademik universitas melakukan validasi setelah usulan mendapatkan ijin dari
Rektor
e. Status akademik mahasiswa pengusul cuti akademik berubah pada SIAM
4.2 Pengajuan usulan Terminal Kuliah
a. Mahasiswa mengajukan permohonan terminal kuliah dan data pendukung ke WD I
fakultas
b. Jika disetujui oleh WD I maka operator Fakultas memproses surat pengantar dr WD
I yang ditujukan ke WR I, kemudian di ttd dan discan untuk diunggah pada sistem
c. Operator fakultas menambahkan permohonan terminal kuliah dan mengunggah
surat dari WD I
d. Operator Universitas memeriksa surat pengantar dari fakultas pada sistem, dan
memproses surat persetujuan terminal kuliah dari Rektor
 MANUAL PROSEDUR Doc. No. : 090000206012

PENGAJUAN CUTI AKADEMIK DAN Rev. No. : 0

TERMINAL KULIAH MAHASISWA SECARA
ON LINE DI LINGKUNGAN UB Date : 01 Agustus 2017

e. Operator universitas menambahkan pengajuan terminal kuliah, mengunggah ijin

Rektor dan melakukan validasi
f. Status akademik mahasiswa pengusul terminal kuliah berubah pada SIAM
g. Surat persetujuan terminal kemudian dikirimkan ke fakultas untuk diteruskan ke
mahasiswa yang bersangkutan

5. Bagan Alir

Bagan alir proses usulan cuti akademik dan/atau terminal kuliah secara online adalah
sebagai berikut :
 MANUAL PROSEDUR Doc. No. : 090000206012

PENGAJUAN CUTI AKADEMIK DAN Rev. No. : 0

TERMINAL KULIAH MAHASISWA SECARA
ON LINE DI LINGKUNGAN UB Date : 01 Agustus 2017

Bagan Proses Usulan Cuti Akademik Secara Online

Mulai

Mahasiswa mengajukan usulan

cuti akademik melalui SIAM

usulan tidak dapat

diproses, disarankan Penngecekan syarat oleh sistem
menemui WD I

tidak memenuhi memenuhi syarat

syarat

Usulan berhasil di tambahkan pada Status usulan dapat dilihat

sistem akademik oleh mahasiswa melalui
SIAM

Operator fakultas validasi fakultas

Surat Ijin Rektor dapat

Operator universitas validasi universitas diunduh pada siam

Status akademik pengusul

berubah pada sistem

Selesai
 MANUAL PROSEDUR Doc. No. : 090000206012

PENGAJUAN CUTI AKADEMIK DAN Rev. No. : 0

TERMINAL KULIAH MAHASISWA SECARA
ON LINE DI LINGKUNGAN UB Date : 01 Agustus 2017

Bagan Proses Usulan Terminal Kuliah Secara Online

Mulai

Mahasiswa mengajukan usulan Surat Permohonan

pada WD I dan Data Dukung

usulan tidak dapat Penngecekan syarat oleh fakultas

diproses

tidak memenuhi memenuhi syarat

syarat

Penambahan usulan terminal pada sistem Unggah Surat

Operator fakultas Rekomendasi WD I
akademik

Unggah Surat Ijin

Operator universitas validasi universitas Rektor

Status akademik pengusul

berubah pada sistem

Selesai

6. Referensi
1. Peraturan Rektor Nomor 70 Tahun 2017 tentang Pedoman Pendidikan Universitas
Brawijaya TA. 2017/2018
 No. Dok. 090000206012
FORM PENGAJUAN CUTI ON LINE Revisi 0
BAAK-UB Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tgl. Efektif
Tel. 0341 575777, Fax. 0341 575813, Mail:baak@brawijaya.ac.id Halaman
 No. Dok. 090000206011.02
SURAT CUTI ONLINE Revisi 0
BAAK-UB Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tgl. Efektif
Tel. 0341 575777, Fax. 0341 575813, Mail:baak@brawijaya.ac.id Halaman