FAKULTAS Dokumen Level : Kode :

SAINS DAN TEKNIK Manual Prosedur DPM.GJM.FST.UNDANA.13.12

UNDANA

Judul : Manual Prosedur Pengisian KRS dan KHS Tanggal dikeluarkan :

1 November 2019

Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi :

1

I. Tujuan dan Pengertian

Tujuan manual prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah :

1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur pengisian KRS dan KHS
mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana.
2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pengisian KRS dan KHS
mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana .

Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS dan KHS mahasiswa ini
antara lain :

1. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan masih menempuh studi di perguruan tinggi.
2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah dan jenis
mata kuliah yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada
semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 mata kuliah yang
diprogram adalah paket wajib.
3. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi bobot nilai mata kuliah yang
diperoleh dalam angka dan huruf dimana sesuai dengan jumlah mata kuliah dan jumlah SKS yang
diprogram serta yang dinyatakan lulus. Dalam KHS juga dinyatakan Indeks Prestasi Semester (IP)
dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK).
4. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah takaran penghargaan terhadap beban belajar peserta didik
yang diperoleh selama satu semester melalui kegiatan yang terjadwal per minggu. Perbedaan
takaran untuk tugas terstuktur dan tugas mandiri mempertimbangkan tingkat kedalaman
kompetensi yang harus dicapai untuk masing-masing program.
5. Indeks Prestasi Semester (IP) adalah nilai yang diperoleh dari pembagian jumlah SKS yang lulus di
semester berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram pada semester berjalan, dikali dengan,
jumlah dari bobot SKS dikali dengan bobot nilai dalam angka yang diperoleh dikali 100 %.
6. Indeks Prestasi Komulatif (IPK) adalah nilai yang diperoleh dari pembagian jumlah SKS yang lulus
dari semester I sampai semester berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram dari semester I
sampai semester berjalan, dikali dengan, jumlah dari bobot SKS dikali dengan bobot nilai dalam
angka dari semester I sampai dengan semester berjalan yang diperoleh dikali 100 %.
7. Dosen Penasehat Akademik adalah dosen yang diberikan tugas oleh jurusan untuk memberikan
penasehatan / pembimbingan akademik kepada mahasiswa baik yang menyangkut strategi
pemograman mata kuliah per semester maupun memberikan bimbingan konseling dan monitoring.

1
II. Pihak –Pihak yang Terkait

Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah :

1. Mahasiswa
2. Dosen Penasehat Akademik
3. Ketua Program Studi
4. Sub Bagian Akademik

III. Referensi

Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah :

9. Referensi
a. Undang-Undang RI No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
b. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 4 tahun 2014 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
c. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 44 tahun 2015 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi.
d. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal Undana
e. Pedoman Akademik Undana

IV. Ruang Lingkup

Ruang lingkup prosedur pengisian KRS dan KHS ini meliputi :

1. Membayar uang registrasi di Bank yang kerja sama dengan Undana.

2. Memasukan Foto Copy kwitasni Registrasi ke BAAKPSI Bagian Kemahasiswaan Undana.
3. Mencetak KHS di sistem SIAKAD Undana, selanjutnya KHS di verifikasi oleh dosen Penasehat
Akademik dan operator Program studi untuk mengisi nilai AKM pada sistem SIAKAD.
4. Memberikan bimbinganoleh dosen penasehat akademik untuk menyusun rencana studi dan
Sebelum Mahasiswa mengisi KRS secara on line di SIAKAD
5. Mencetak KRS yang sudah diisi secara on line, Dosen penasehat akademik menandatangani KRS
dan selanjutnya meminta mahasiswa untuk membawa KRS tersebut ke jurusan guna memperoleh
pengesahan ketua Program Studi.
6. Menyerahkan KRS ke dosen penasehat akademik, jurusan , fakultas dan BAAKPSI Undana
7. Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana studinya maka mahasiswa
tersebut melakukan modifikasi atau pembatalan rencana studi. ( Sesuai dengan waktu yang
ditentukan kalender Akademik Undana).
8. Mengikuti perkuliahan di masa perkuliahan.
9. Mengikuti ujian mata kuliah di masa ujian UTS dan UAS.
10. Setelah ujian selesai, dosen pengasuh mata kuliah melakukan pemeriksaan dan penilaian ujian
mata kuliah mahasiswa.
11. Dosen pengampu Mata Kuliah Menyerhkan Nilai ke Operator Program Studi untuk selanjutnya
diisi di sistem SIAKAD Undana .

2
V. Mekanisme dan Prosedur

Mekanisme dan prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut :

12. Mahasiswa Membayar uang registrasi di Bank yang kerja sama dengan Undana.
13. Mahasiswa Memasukan Foto Copy kwitasni Registrasi ke BAAKPSI Bagian Kemahasiswaan
Undana.
14. Mahasiswa Mencetak KHS di sistem SIAKAD Undana, selanjutnya KHS di verifikasi oleh dosen
Penasehat Akademik dan operator Program studi untuk mengisi nilai AKM pada sistem SIAKAD.
15. Mahasiswa dengan bimbingan dosen penasehat akademik menyusun rencana studi dan Sebelum
Mahasiswa mengisi KRS secara on line di SIAKAD
16. Mahasiswa Mencetak KRS yang sudah diisi secara on line, Dosen penasehat akademik
menandatangani KRS dan selanjutnya meminta mahasiswa untuk membawa KRS tersebut ke
jurusan guna memperoleh pengesahan ketua Program Studi.
17. Mahasiswa menyerahkan KRS ke dosen penasehat akademik, jurusan , fakultas dan BAAKPSI
Undana
18. Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana studinya maka mahasiswa
tersebut melakukan modifikasi atau pembatalan rencana studi. ( Sesuai dengan waktu yang
ditentukan kalender Akademik Undana).
19. Mahasiswa mengikuti perkuliahan di masa perkuliahan.
20. Mahasiswa mengikuti ujian mata kuliah di masa ujian UTS dan UAS.
21. Setelah ujian selesai, dosen pengasuh mata kuliah melakukan pemeriksaan dan penilaian ujian
mata kuliah mahasiswa.
22. Selanjutnya Dosen pengampu Mata Kuliah Menyerhkan Nilai ke Operator Program Studi untuk
selanjutnya diisi di sistem SIAKAD Undana .

3
VI. Bagan Alir

Bagan alir pengurusan cuti kuliah tingkat fakultas ini adalah sebagai berikut :

Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan

Mulai

Pengajuan Kwitansi Mahasiswa Kwitansi Registrasi

Registrasi dengan
KRS & KHS di
BAAKPSI

Penyusunan 1. Dosen Penasehat Akademik KHS semester sebelumnya

2. Mahasiswa
Rencana Studi

Persetujuan dan 1. Dosen Penasehat Akademik

2. Ketua Jurusan
Pengesahan KRS

Penyerahan KRS Mahasiswa

monitor ke BAAKPSI
& fotocopian KRS
yang dilegalisir ke
Jurusan, Fakultas dan
dosen Penasehat

Pengambilan KPK Mahasiswa

dan Penyerahan 1
rangkap ke Dosen
Pengampu Mata
Kuliah

Modifikasi / Mahasiswa 1. Kartu Modifikasi

Pembatalan 2. FC kwitansi SPP terakhir
Rencana Studi jika
ada perubahan

4
 Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan

Mahasiswa
Keikutsertaan
dalam
Perkuliahan

Mahasiswa
Keikutsertaan
dalam Ujian

Dosen Pengampu Mata Kuliah

Pemeriksaan dan
Pemberian Nilai
Mata Kuliah

10

Permintaan Nilai Mahasiswa

Mata Kuliah

11

Dosen Pengampu Mata Kuliah KPK

Pemberian,
Ketua Jurusan
Pengisian dan
Pengesahan Nilai
Mata Kuliah dalam
KPK

12

Pengisian Nilai Dosen Penasehat Akademik 1. KPK

Mata Kuliah dalam 2. KHS
KHS

13

Pengesahan KHS Ketua Jurusan KHS

14

Pendisribusian Mahasiswa Rangkapan KRS/KHS

Rangkapan
KRS/KHS

5
VII. Lampiran – Lampiran

Lampiran-lampiran yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS/KHS ini adalah :

1. Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Studi (DPM.GJM.FST.UNDANA.13.12.1)

2. Instruksi Kerja Administrasi KPK (DPM.GJM.FST.UNDANA.13.12.2)
3. Instruksi Kerja Modifikasi atau Pembatalan Rencana Studi (DPM.GJM.FST.UNDANA.13.12.3)

6
Lampiran 1.

FAKULTAS Dokumen Level : Kode :

SAINS DAN TEKNIK Instruksi Kerja DPM.GJM.FST.UNDANA.13.12.1
UNDANA

Judul : Instruksi Kerja Pembimbingan Penyusunan Tanggal dikeluarkan :

Rencana Studi Mahasiswa 1 April 2013

Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi :

0

I. Tujuan

Tujuan instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini adalah :

1. Sebagai pedoman bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan
rencana studi mahasiswa.
2. Untuk memberikan kemudahan bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan
penyusunan rencana studi mahasiswa

II. Pengertian

Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini ini antara
lain :

1. Pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa adalah suatu kegiatan pembimbingan yang
dilakukan oleh dosen penasehat akademik kepada mahasiswa dalam rangka membantu mahasiswa
menentukan mata kuliah yang akan diambil sesuai dengan beban SKS yang diperoleh untuk semester
yang akan berjalan sehingga dapat mempercepat penyelesaian studi mahasiswa bersangkutan.
2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah dan jenis mata
kuliah yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester
sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 mata kuliah yang diprogram adalah
paket wajib.

III. Ruang Lingkup

Ruang lingkup instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi mahasuswa ini dimulai dari
pemeriksaan IPK mahasiswa semester sebelumnya, penetpan beban studi sesuai dengan IPK yang
diperoleh, pengisian mata kuliah sesuai dengan beban studi yang diperoleh sampai dengan penandatangan
KRS oleh dosen penasehat akademik.

7
IV. Instruksi Kerja

Instruksi kerja bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi
adalah :

1. Memeriksa IPK mahasiswa semester sebelumnya di KHS mahasiswa semester sebelumnya.

2. Menetapkan beban studi semester yang akan berjalan berdasarkan IPK semester sebelumnya dimulai
dari semester III dan seterusnya. Penetapan beban studi berdasarkan IPK dengan ketentuan sebagai
berikut :

IPK Beban Studi

3.00 – 4.00 22 – 26 sks
2.50 – 2.99 19 – 21 sks
2.00 – 2.49 10 – 18 sks
1.51 – 1.99 12 – 15 sks
<=1.5 12 sks

3. Mengisi jumlah beban studi mahasiswa dalam KHS mahasiswa.

4. Memberi arahan dan berdiskusi dengan mahasiswa mengenai mata kuliah yang akan diambil, jika
telah selesai kemudian mengisi daftar mata kuliah yang akan diambil mahasiswa pada semester yang
akan berjalan.
5. Menandatangangi KRS sebagai bentuk persetujuan dosen penasehat akademik.

8
 Lampiran 2.

FAKULTAS Dokumen Level : Kode :

SAINS DAN TEKNIK Instruksi Kerja DPM.GJM.FST.UNDANA.13.12.2
UNDANA

Judul : Instruksi Kerja Adminstrasi Kartu Peserta Kuliah Tanggal dikeluarkan :

(KPK) 1 April 2013

Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi :

0

I. Tujuan

Tujuan instruksi kerja administrasi kartu peserta kuliah (KPK) ini adalah :

1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dalam melakukan adminstrasi KPK.

2. Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam melakukan administrasi KPK.

II. Pengertian

Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja administrasi KPK ini antara lain :

1. Kartu Peserta Kuliah (KPK) adalah sebuah kartu (form) yang dapat dijadikan landasan legalitas bagi
mahasiswa sebagai peserta pembelajaran dari suatu mata kuliah. Dalam KPK nantinya di akhir
semester dan setelah evaluasi akan diiisi nilai hasil studi mahasiswa.
2. Mahasiswa adalah peserta didik untuk jenjang pendidikan tinggi atau perguruan tinggi

III. Ruang Lingkup

Ruang lingkup instruksi kerja adminstrasi KPK ini dimulai dari pengambilan KPK di Sub Bagian Akademik,
pengisian mata kuliah di KPK, penandatanganan KPK, penyerahan rangkapan KPK ke dosen pengampu
mata kuliah pengisian nilai mata kuliah di KPK sampai dengan penyerahan KPK yang telah diisi nilainya
kepada dosen penasehat akademik.

IV. Instruksi Kerja

Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan administrasi KPK adalah :

1. Setelah menyusun rencana studi dan mengisi KRS, mahasiswa mengambil KPK di Sub Bagian
Akademik. Jumlah KPK yang diambil adalah sebanyak jumlah mata kuliah yang deprogram dalam KRS.
2. Mahasiswa kemudian mengisi mata kuliah yang akan diprogram dalam KPK dan kemudian meminta
tanda tangan dosen pengampu mata kuliah serta Kepala BAAKPSI sebagai bukti bahwa KPK sah.

9
3. Menyerahkan 1 (satu) rangkap KPK ke dosen pengampu mata kuliah.
4. Setelah ujian mata kuliah selesai mahasiswa meminta dosen pengampu mata kuliah untuk mengisi nilai
mata kuliah dalam KPK dan menandatangani KPK.
5. Mahasiswa menemui Ketua Jurusan untukmenandatangani KPK sebagai bentuk pengesahan.
6. Mahasiswa kemudian membawa KPK yang telah diisi oleh dosen pengampu mata kuliah ke dosen
penasehat akademik sebagai dasar pengisian KHS.

10
 Lampiran 3.

FAKULTAS Dokumen Level : Kode :

SAINS DAN TEKNIK Instruksi Kerja DPM.GJM.FST.UNDANA.13.12.3
UNDANA

Judul : Instruksi Kerja Modifikasi atau Pembatalan Tanggal dikeluarkan :

Rencana Studi 1 April 2013

Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi :

0

I. Tujuan

Tujuan instruksi kerja modifikasi atau pembatalan rencana studi ini adalah :

1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi atau pembatalan rencana studi .
2. Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi atau rencana studi.

II. Pengertian

Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja modifikasi atau pembatalan rencana studi ini
antara lain :

1. Modifikasi / perubahan rencana studi adalah perubahan berupa penambahan dan/atau penggantian
mata kuliah tertentu dari rencana studi yang telah disusun dan disetujui sebelumnya, paling lambat
setelah dua minggu perkuliahan.
2. Pembatalan rencana studi adalah keputusanseorang mahasiswa dan/atau dosen mata kuliah untuk
meniadakan satu atau lebih mata kuliah yang telah ditetapkan dalam kartu rencana studi. Pembatalan
mata kuliah dilakukan paling lambat pada minggu keempat perkuliahan.

V. Ruang Lingkup

Ruang lingkup instruksi kerja modifikasi atau pembatalan rencana studi ini dimulai dari konsultasi modifikasi
atau pembatalan rencana studi, pengambilan kartu modifikasi, pengisian kartu modifikasi, pengesahan kartu
modifikasi, pengambilan KPK modifikasi dan pengambilan KPK yang dibatalkan, pengisian KPK modifikasi
sampai dengan penyerahan KPK modifikasi ke dosen pengampu mata kuliah yang baru.

VI. Instruksi Kerja

Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi atau pembatalan rencana studi adalah :

11
1. Berkonsultasi mengenai modifikasi atau dengan dosen penasehat akademik dan ketua jurusan dengan
persetujuan dosen pengampu mata kuliah terutama mata kuliah yang akan dibatalkan.
2. Mengambil kartu modifikasi di BAAKPSI.
3. Bertemu dengan dosen penasehat akademik untuk pengisian kartu modifikasi.
4. Mengesahkan kartu modifikasi ke dosen penasehat akademik dan ketua jurusan.
5. Mengambil KPK baru dan mengembailkan KPK yang dibatalkan di BAAKPSI
6. Mengisi mata kuliah yang akan diprogram dalam KPK baru
7. Meminta dosen pengampu mata kuliah untuk menandatangani KPK baru sebagai bentuk pengesahan
kemudian menyerahkan 1 rangkap KPK baru ke dosen pengampu mata kuliah.

12