KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat illahi robbi bahwa dengan rahmat dan ijinnyalah kami telah menyelesaikan tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) yang akan dipergunakan untuk panduan mahasiswa dalam

menjalankan administrasi akademik dan keuangan di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Serang Raya.

Dalam menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) ini hasil koordinasi dengan Bagian Akademik dan Keuangan yang berisi banyak tentang prosedurprosedur yang akan dijalankan oleh mahasiswa, seperti prosedur pindah kelas, cuti, aktif, pindah jurusan, dan lain sebagainya. Akhirnya penyusun berharap agar SOP ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya oleh bagian-bagian yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur ini.

Serang, 31 Mei 2011 Penyusun, Fakultas Teknologi Informasi

PROSEDUR PINDAH KELAS Bagian yang melaksanakan : Kaur. Akademik Staf Akademik Mahasiswa 1. Mahasiswa membuat surat permohonan pindah kelas ditujukan kepada Kaur. Akademik (tertandatangan) 2. Surat permohonan diberikan kepada Staf Akademik 3. Staf Akademik memvalidasi permohonan tersebut (apakah layak dapat masuk di kelas baru) 4. Bila tidak Informasikan hal tersebut LANGSUNG kepada mahasiswa yang bersangkutan 5. Bila layak, staf akademik memberikan acc pada surat permohonan mahasiswa 6. Dari staf, mahasiswa membawa surat permohonan acc ke Kaur. Akademik 7. Mahasiswa mengisi formulir pindah kelas tanda tangan mahasiswa dan mengetahui Kaur. Akademik (sebelumnya kaur. Akademik harus membuat formulir pindah kelas) 8. Mahasiswa membawa formulir pindah kelas acc ke staf akademik 9. Staf Akademik melakukan perubahan di Data Situs 10. Staf Akademik mengarsipkan dokumen 11. Kaur. Mengarsipkan dokumen 12. Pindah Kelas Selesai

PROSEDUR PINDAH JURUSAN Bagian yang melaksanakan : Ka. Prodi Kaur. Akademik Staf Akademik Mahasiswa Orang Tua Mahasiswa 1. 2. Pindah jurusan berlaku apabila mahasiswa telah menempuh matakuliah sekurang-kurangnya 2 semester Mahasiswa membuat surat permohonan pindah jurusan ditujukan kepada Ka.Prodi up.kaur.akademik ditandatangani oleh Mahasiswa (bermaterai 6000) dan mengetahui Orang Tua dengan melampirkan matakuliah yang telah ditempuh Mahasiswa mengisi formulir pindah jurusan tanda tangan mahasiswa dan mengetahui Kaur. Akademik (sebelumnya kaur. Akademik harus membuat formulir pindah jurusan) Mahasiswa memberikan formulir acc dan lampiran matakuliah kepada Ka. Prodi untuk dilaksanakan konversi Mahasiswa melakukan pembayaran konversi ke Bagian Keuangan Mahasiswa memberikan bukti pembayaran konversi ke Ka. Prodi Mahasiswa menerima hasil konversi dari Ka. Prodi dan mencopy 1 lembar Mahasiswa memberikan copy hasil konversi ke staf akademik Staf Akademik melakukan perubahan pada Situs serta memindahkan status menjadi mahasiswa konversi penilaian dialihkan kepada sistem manual (*.xls) Staf mengarsipkan dokumen Kaur. Mengarsipkan dokumen Ka. Prodi mengarsipkan dokumen Selesai

3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13.

PROSEDUR CUTI KULIAH Bagian yang melaksanakan : Ka.Prodi Kaur. Akademik Staf Akademik Keuangan Mahasiswa Orang Tua Mahasiswa 1. 2. Syarat cuti diharuskan dilakukan untuk 2 semester Mahasiswa membuat surat permohonan cuti ditujukan kepada Ka.Prodi. Up.Kaur.Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa (bermaterai 6000) dan mengetahui Orang Tua dengan melampirkan matakuliah yang telah ditempuh 3. Surat permohonan diberikan kepada Kaur Akademik 4. Mahasiswa mengisi formulir cuti tanda tangan mahasiswa dan mengetahui Kaur. Akademik (sebelumnya kabag. Akademik harus membuat formulir cuti) 5. Mahasiswa melakukan pembayaran cuti ke Bagian Keuangan 6. Mahasiswa mencopy 2 formulir acc dan bukti pembayaran cuti 7. Mahasiswa memberikan 2 formulir acc dan pembayaran cuti (copy) ke Kaur. Akademik 8. Kaur. Akademik memberikan 1 copy formulir acc dan bukti pembayaran cuti (copy) ke staf akademik 9. Staf Akademik melakukan perubahan data pada Situs menjadi (CT) 10. Staf. Akademik mengarsipkan Dokumen 11. Kaur. Akademik mengarsipkan Dokumen 12. Selesai

PROSEDUR AKTIF KULIAH Bagian yang melaksanakan : Ka.Prodi Kaur. Akademik Staf Akademik Keuangan Mahasiswa Orang Tua Mahasiswa 1. Mahasiswa membuat surat permohonan aktif ditujukan kepada Ka.Prodi up. Kaur. Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa dan mengetahui Orang Tua dengan melampirkan matakuliah yang telah ditempuh (setelah 2 semester) 2. Kaur. Akademik memvalidasi bukti cuti dengan surat permohonan aktif 3. Mahasiswa mengisi formulir aktif kuliah tanda tangan mahasiswa dan Kaur. Akademik (sebelumnya kabag. Akademik harus membuat formulir aktif) 4. Mahasiswa melakukan pembayaran aktif kuliah ke Bagian Keuangan 5. Mahasiswa mencopy 2 formulir acc dan bukti pembayaran aktif 6. Mahasiswa memberikan formulir acc dan bukti pembayaran aktif (copy) ke Kaur. Akademik 7. Kaur. Akademik memberikan 1 copy formulir acc dan bukti pembayaran aktif (copy) ke staf akademik 8. Staf Akademik melakukan perubahan data pada Situs menjadi (AK) 9. Staf mengarsipkan dokumen 10. Kaur. Mengarsipkan dokumen 11. Selesai

PROSEDUR UJIAN SUSULAN Bagian yang melaksanakan : Kaur. Akademik Dosen Staf Akademik Mahasiswa Orang Tua Mahasiswa / Pejabat yang memerintahkan 1. 2. 3. Syarat permohonan ujian susulan mahasiswa dalam kondisi sakit atau tugas kerja Syarat permohonan surat ujian susulan diberikan pada saat sebelum masa ujian selesai Syarat penyelenggaraan batas ujian susulan dilaksanakan 2 minggu setelah ujian selesai

4.

Mahasiswa membuat surat permohonan ujian susulan ditujukan kepada Kaur. Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa dan mengetahui Orang Tua atau pejabat (bila urusan dinas) dengan melampirkan bukti alasan tidak mengikuti ujian (surat keterangan dokter / jadwal tugas) dan kartu ujian 5. Kaur. Akademik memvalidasi surat permohonan dan kartu ujian 6. Mahasiswa menerima surat ujian susulan yang telah ditandatangani oleh Kaur. Akademik 7. Mahasiswa mencopy surat ujian susulan sebanyak dosen yang akan diberikan 8. Kaur. Akademik memberikan cap stampel basah pada surat yang telah dicopy 9. Mahasiswa membawa surat ujian susulan kepada Dosen yang bersangkutan 10. Setelah ada penilaian, dosen memberikan nilai tersebut kepada staf akademik 11. Kaur. Mengarsipkan dokumen 12. Selesai

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT AKTIF Bagian yang melaksanakan : Dekan Sekretaris Dekan Kaur. Akademik Keuangan Mahasiswa 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Syarat pembuatan surat aktif, pada mahasiswa yang terbukti secara administratif aktif (lunas angsuran-1) Mahasiswa meminta bukti lunas angsuran-1 ke Bagian Keuangan Mahasiswa mengisi buku pemesanan surat aktif dengan dibuktikan lunas angsuran-1 dari keuangan Kaur. Akademik membuat surat aktif tanda tangan Dekan Dekan menandatangani Surat Aktif Kaur. Akademik memberikan surat aktif (ttd dekan) ke staf akademik Mahasiswa meminta pesanan surat aktif ke Staf Akademik Selesai

PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK DAN PENGISIAN KRS UNTUK REGULER Bagian yang melaksanakan : Bank Bagian Keuangan Penasehat Akademik Staf Akademik Mahasiswa 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Mahasiswa membayar biaya angsuran-1 ke bank yang telah ditunjuk oleh Bagian Keuangan Mahasiswa mengcopy bukti pembayaran Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran (asli) angsuran-1 ke Bagian Keuangan Mahasiswa mengambil KRS manual yang telah divalidasi oleh Bagian Keuangan Mahasiswa mengisi KRS sesuai dengan petunjuk matakuliah yang telah diterbitkan oleh prodi masing-masing Mahasiswa melakukan pembimbingan akademik kepada dosen penasehat akademik yang telah ditunjuk oleh Ka. PRODI Dosen penasehat akademik mencatat hasil pembimbingan mahasiswa Mahasiswa menyerahkan KRS acc ke Staf akademik (warna biru) dan (warna putih) untuk arsip mahasiswa Selesai

10. Pembimbingan selanjutnya, mahasiswa tinggal menghubungi Penasehat Akademik (PA) untuk melakukan pembimbingan akademik 11. Dosen PA mencatat hasil pembimbingan mahasiswa pada daftar pembimbingan akademik

PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK DAN PENGISIAN KRS UNTUK (KONVERSI) Bagian yang melaksanakan : Bank Ka. Prodi Bagian Keuangan Staf Akademik Mahasiswa 1. Mahasiswa melakukan konsultasi matakuliah yang akan diambil sambil mencatat pada kertas kosong dan acc Ka. Prodi 2. Mahasiswa mengambil KRS manual kosong ke Bagian Keuangan dengan menunjukkan bukti acc catatan hasil dari Ka. Prodi 3. Mahasiswa melihat jadwal kuliah dengan membandingkan matakuliah yang telah diambil (bilamana terdapat bentrok) 4. Bila ada terjadi bentrok, konsultasikan kembali ke Ka. Prodi mengenai alternatif matakuliah yang akan diambil (ulangi langkah-3 bila terjadi bentrok kembali) 5. Bila tidak, mahasiswa mencatat matakuliah yang diambil pada KRS 6. Mahasiswa mendatangi Penasehat Akademik untuk konsultasi akademik dan tanda tangan KRS 7. Mahasiswa melakukan konsultasi kepada bagian keuangan tentang berapa biaya yang harus di bayar dengan menunjukkan KRS acc 8. Mahasiswa melakukan pembayaran pada Bank yang telah ditunjuk oleh bagian keuangan 9. Mahasiswa mencopy bukti pembayaran 10. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran pada bagian keuangan dengan membawa KRS acc untuk divalidasi 11. Mahasiswa menyerahkan KRS (biru) validasi keuangan ke Staf Akademik. Dan warna putih untuk mahasiswa 12. Selesai

PROSEDUR SP Bagian yang melaksanakan : Dekan Ka. Prodi Kaur. Akademik Staf Akademik Bagian Keuangan PBM Mahasiswa Syarat SP : a. Melampirkan copy KHS Nilai matakuliah yang mendapatkan D dan C b. Mengisi formulir pendaftaran c. Membayar biaya SP ke bagian keuangan d. Maksimum sks yang dapat diambil adalah 12 16 sks e. Peserta SP minimal 10 orang f. Jumlah pertemuan SP adalah minimal 6 kali pertemuan + 1 untuk Ujian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Dekan membuat surat tugas untuk kepanitiaan SP Kaur. Akademik membuat pengumuman SP Kaur. Akademik membuat formulir pendaftaran SP dan diberikan ke Staf Akademik PBM mengumumkan masa pendaftaran SP Mahasiswa mengambil formulir ke Staf Akademik Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran dengan melampirkan foto copy KHS matakuliah yang akan di SP Kaur. Akademik merekap hasil validasi dari pendaftaran Hasil rekap dikoordinasikan dengan Ka. Prodi dan bagian keuangan untuk ditetapkan dosen pengampu dan untuk menetapkan matakuliah apa saja yang terbit Ka. Prodi menetapkan dan menghubungi dosen pengampu matakuliah Kaur. Akademik menerbitkan/mengumumkan Mata Kuliah yang akan di SP Kaur. Akademik membuat jadwal SP dan menerbitkan jadwal SP Mahasiswa menghubungi bagian keuangan untuk menanyakan berapa jumlah yang harus dibayarkan Mahasiswa membayar biaya SP ke bank yang ditunjuk berdasarkan petunjuk dari bagian keuangan Mahasiswa mengkopi slip pembayaran SP Mahasiswa menyerahkan slip pembayaran ke bagian keuangan Mahasiswa menyerahkan copy slip yang telah tervalidasi oleh bagian keuangan ke Kaur. Akademik Mahasiswa mencatat jadwal SP Perkuliahan berlangsung 9

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

PROSEDUR UJIAN SP Bagian yang melaksanakan : Dosen Staf Akademik 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ujian dilakukan setelah proses perkuliahan SP berakhir sampai dengan 6 pertemuan Dosen mengumpulkan soal ujian ke Staf Akademik Staf Akademik memberikan tanda terima penyerahan soal ujian Staf Akademik menggandakan soal untuk ujian Dosen mengambil soal untuk ujian ke Staf Akademik dan Pengawasan langsung di laksanakan oleh dosen Ybs Dosen menandatangani bukti pengawasan ujian ke Staf Akademik

10

PROSEDUR PENGUMPULAN NILAI SP Bagian yang melaksanakan : Dosen Staf Akademik 1. 2. 3. 4. 5. Masa pengumpulan nilai selama 6 hari Batas pengumpulan nilai ujian setelah 1 minggu masa ujian selesai Dosen mengumpulkan nilai ke Staf Akademik Staf Akademik langsung memasukkan ke SITUS Staf Akademik mencetak KHS hasil perbaikan 3 hari setelah masa pengumpulan nilai selesai

11

12