FAKULTAS

SAINS DAN TEKNIK

UNDANA
Judul

Area

I.

Dokumen Level :
Manual Prosedur

: Manual Prosedur Pendaftaran Wisuda

: Gugus Jaminan Mutu

Kode :
DPM.GJM.FST.UNDANA.13.23

Tanggal dikeluarkan :
1 April 2013
Revisi :
0

Tujuan dan Pengertian

Tujuan manual prosedur pendaftaran pendaftaran wisuda ini adalah :
1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam pelaksanaan proses pendaftaran wisuda bagi
mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana.
2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pelaksanaan pendaftaran
wisuda bagi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana .
Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pendaftaran wisuda ini antara lain :
1. Wisuda adalah upacara pengukuhan dan pelepasan sekaligus penyerahan ijasah bagi mahasiswa
yang telah menyelesaikan studinya di Fakultas Sains dan Teknik Undana.
2. FDW adalah formulir pendaftaran wisuda yang akan diberikan bagi mahasiswa calon wisudawan
yang telah memenuhi persyaratan wisuda (dokumen pendaftaran wisuda) tingkat fakultas . FDW
diperoleh pada saat mahasiswa calon wisudawan mendaftar wisuda di tingkat fakultas. FDW
setelah diisi dan memperoleh legalitas di tingkat fakultas digunakan untuk mendaftar wisuda di
tingkat universitas.
3. Mahasiswa calon wisudawan adalah peserta didik yang telah selesai menempuh pendidikan di
Fakultas danTeknik Undana dan dinyatakan lulus ujian sarjana serta telah diyudicium di tingkat
jurusan yang dinyatakan dalam Berita Acara Yudicium tingkat Jurusan.

II. Pihak Pihak yang Terkait

Pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan pendaftaran wisuda ini adalah :
1.
2.
3.
4.
5.

Mahasiswa
Staf Sub Bagian Akademik
Pimpinan Jurusan (Kejur/Sekjur)
Pembantu Dekan I
BAAKPSI Undana

III. Referensi
Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pendaftaran wisuda ini adalah :
1. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku I (BAAKPSI-Undana, 2000)

IV. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pendaftaran wisuda tingkat fakultas pada Fakultas Sains dan Teknik Undana meliputi :
1. Pengumuman pelaksanaan wisuda oleh BAAKPSI-Undana.
2. Penyiapan dokumen pendaftaran wisuda di tingkat fakultas oleh mahasiswa calon wisudawan.
3. Verifikasi dan pengesahan dokumen pendaftaran wisuda dari mahasiswa calon wisudawan oleh
pimpinan jurusan (Kejur/Sekjur).
4. Penerbitan serta penyerahan transkrip nilai dan berita acara yudicium ujian sarjana tingkat jurusan
mahasiswa calon wisudawan dimaksud oleh pimpinan jurusan (Kejur/Sekjur).
5. Pendaftaran wisuda mahasiswa calon wisudawan di tingkat fakultas (Sub Bagian Akademik
fakultas).
6. Verifikasi dokumen pendaftaran wisuda dari mahasiswa calon wisudawan sekaligus pencatatan
nama mahasiswa calon wisudawan, pemberian form Biodata Alumni, pembuatan dokumen
pendukung dan penyerahan FDW untuk pendaftaran wisuda di tingkat universitas (BAAKPSIUndana) oleh staf Sub Bagian Akademik fakultas.
7. Pengisian FDW oleh mahasiswa calon wisudawan.
8. Pembayaran biaya lepas landas tingkat fakultas oleh mahasiswa calon wisudawan di PUMK
fakultas.
9. Pengesahan FDW dan dokumen pendukung pendaftaran wisuda di tingkat universitas (BAAKPSIUndana) oleh Pembantu Dekan I.
10. Pendaftaran wisuda mahasiswa calon wisudawan di tingkat universitas (BAAKPSI-Undana).

V. Mekanisme dan Prosedur

Mekanisme dan prosedur pendaftaran wisuda tingkat Fakultas Sains dan Teknik Undana sebagai
berikut :
1. BAAKPSI-Undana mengeluarkan pengumuman waktu pelaksanaan wisuda dan masa pendaftaran
wisuda dengan mengirimkan pengumuman dimaksud ke fakultas beserta form FDW.
2. Pembantu Dekan I mengarahkan Sub Bagian Akademik fakultas untuk menginformasikan
pengumuman dimaksud ke jurusan-jurusan beserta informasi pelaksanaan pendaftaran wisuda di
tingkat fakultas.
3. Mahasiswa mempersiapkan dokumen pendaftaran wisuda di tingkat fakultas antara lain :
a. Surat keterangan bebas administrasi akademik di tingkat jurusan
b. Surat keterangan penyerahan skripsi dari ruang baca/perpustakaan fakultas
c. Surat keterangan bebas perpustakaan dari Perpustakaan Pusat Undana
d. Kwitansi SPP dari semester I s/d terakhir asli (bisa foto copy tetapi yang telah dilegalisir)
e. Surat keterangan bebas KOPMA (Koperasi Mahasiswa)
f. Pas Foto ukuran 2 x 3 (warna, 3 lembar) dan 3 x4 (hitam putih bukan polaroid, 3 lembar)
g. Materai 3000 sebanyak 2 lembar
2

4. Pimpinan jurusan (Kejur./Sekjur) melakukan verifikasi dan pengesahan dokumen pendaftaran

wisuda mahasiswa calon wisudawan.
5. Pimpinan jurusan (Kejur/Sekjur) menerbitkan dan menyerahkan transkrip nilai serta berita acara
yudicium tingkat jurusan bagi mahasiswa calon wisudawan untuk melengkapi dokumen
pendaftaran wisuda yang telah disiapkan mahasiswa calon wisudawan sebelumnya.
6. Mahasiswa calon wisudawan melakukan pendaftaran wisuda di tingkat fakultas (Sub Bagian
Akademik).
7. Staf Sub Bagian Akademik melakukan verifikasi terhadap dokumen pendaftaran wisuda yang
dibawa mahasiswa calon wisudawan, jika dokumen yang dibawa sudah lengkap staf Sub Bagian
Akademik kemudian mencatatkan nama mahasiswa calon wisudawan ke dalam Buku Pendaftaran
Wisuda dan menyerahkan form Biodata Alumni untuk diisi oleh mahasiswa. Form ini diserahkan
kembali kepada staf Sub Bagian Akademik yang bertugas.
8. Staf Sub Bagian Akademik selanjutnya membuatkan dokumen pendukung bagi mahasiswa calon
wisudawan untuk pendaftaran wisuda di tingkat universitas yaitu :
a. Surat Keterangan Lulus
b. Surat Keterangan Pengambillan Ijasah
Kedua dokumen pendukung ini diserahkan kepada mahasiswa calon wisudawan beserta form
FDW.
9. Mahasiswa calon wisudawan kemudian mengisi form FDW.
10. Mahasiswa calon wisudawan kemudian membayar biaya lepas landas wisuda di PUMK fakultas
sebesar Rp. 250.000,-/calon wisudawan.
11. Mahasiswa calon wisudawan kemudian meyerahkan form FDW beserta dokumen pendukung
kepada Pembantu Dekan I melalui Sekretaris Dekan untuk disahkan.
12. Setelah form FDW beserta dokumen pendukung disahkan Pembantu Dekan I, selanjutnya
mahasiswa calon wisudawan melakukan pendaftaran wisuda tingkat universitas di BAAKPSIUndana dengan membawa serta dokumen pendaftaran wisuda yang telah disiapkan sebelumnya.
Catatan :
1. Layanan pendaftaran wisuda di tingkat fakultas (Sub Bagian Akademik) berlangsung selama
masa pendaftaran wisuda setiap hari kerja dari jam 08.00-13.00 wita, kecuali hari Jumat dari
jam 08.00-10.30 wita .
2. Masa pendaftaran wisuda tidak akan diperpanjang selama tidak ada informasi resmi dari
BAAKPSI-Undana.

VI. Bagan Alir

Bagan alir pendaftaran wisuda adalah sebagai berikut :
Alur Kegiatan

Penanggung Jawab

Dokumen yang diperlukan

Mulai
1
Pengumuman
Wisuda

BAAKPSI-Undana

1. Pengumuman
2. Form FDW

2
Penyampaian

1. Pembantu Dekan I
2. Sub Bagian Akademik

Informasi Wisuda
3
Ke Jurusan
Penyiapan
Dokumen
Pendaftaran
Wisuda

Mahasiswa

1. Surat keterangan bebas

administrasi akademik
2. Surat
keterangan
penyerahan skripsi
3. Surat keterangan bebas
perpustakaan
4. Kwitansi SPP
5. Surat keterangan bebas
KOPMA
6. Pas foto
7. Materai

Pimpinan Jurusan
(Kejur /Sekjur)

1. Surat keterangan bebas

administrasi akademik
2. Surat
keterangan
penyerahan skripsi
3. Surat keterangan bebas
perpustakaan
4. Kwitansi SPP
5. Surat keterangan bebas
KOPMA
6. Pas foto
7. Materai

Verifikasi dan
Pengesahan
Dokumen
Pendaftaran
Wisuda di Jurusan

Penerbitan dan
Penyerahan
Transkrip Nilai
dan Berita acara
Yudicium Tingkat
jurusan

Pimpinan Jurusan
(Kejur/Sekjur)

Penjelasan

Alur Kegiatan

Penanggung Jawab

Dokumen yang diperlukan

6
Pendaftaran
Wisuda di Tingkat
Fakultas

Mahasiswa

1. Surat keterangan bebas

administrasi akademik
2. Surat
keterangan
penyerahan skripsi
3. Surat keterangan bebas
perpustakaan
4. Kwitansi SPP
5. Surat keterangan bebas
KOPMA
6. Pas foto
7. Materai
8. Transkrip nilai
9. Berita acara yudicium ujian
sarjana

Verifikasi
Dokumen
Pendaftaran
Wisuda

Staf Sub Bagian Akademik

8
Pencatatan Nama
Calon Wisudawa
dan Pemberian
Form Biodata
Alumni

Staf Sub Bagian Akademik

1. Buku Pendaftaran Wisuda

2. Form Biodata Alumni

Staf Sub Bagian Akademik

1. Surat keterangan lulus

2. Surat keterangan
pengambilan ijasah
3. Form FDW

Pembuatan
Dokumen
Pendukung &
Penyerahan form
FDW
10
Pengisian FDW

Mahasiswa

11
Pembayaran Biaya
Lepas Landas
Wisuda

1. Mahasiswa
2. PUMK fakultas

12

Penjelasan

Alur Kegiatan

Penanggung Jawab

Dokumen yang diperlukan

Penjelasan

12
Pengesahan FDW
dan Dokumen
Pendukung

Pembantu Dekan I

1. Surat keterangan lulus

2. Surat keterangan
pengambilan ijasah
3. Form FDW

1. Mahasiswa
2. BAAKPSI-Undana

1. Surat keterangan bebas

administrasi akademik
2. Surat
keterangan
penyerahan skripsi
3. Surat keterangan bebas
perpustakaan
4. Kwitansi SPP
5. Surat keterangan bebas
KOPMA
6. Pas foto
7. Materai
8. Transkrip nilai
9. Berita acara yudicium ujian
sarjana
10. Surat keterangan lulus
11. Surat keterangan
pengambilan ijasah
12. Form FDW

13
Pendaftaran
Wisuda di Tingkat
Uiversitas

VII. Lampiran Lampiran

Lampiran-lampiran yang terdapat dalam dokumen manual prosedur pendaftaran wisuda ini adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Surat Keterangan Bebas Administrasi Akademik dari Jurusan

Surat Keterangan Penyerahan Skripsi dari Ruang Baca
Berita Acara Yudicium Ujian Sarjana
Surat Keterangan Lulus dari Fakultas
Surat Keterangan Pengambilan Ijazah dari Fakultas
Biodata Alumni

Lampiran 1.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS NUSA CENDANA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
JURUSAN .
Jl.Adisucipto Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

SURAT KETERANGAN
NO. : ../UN.15.17. ./PP/20..

Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua Jurusan . menerangkan bahwa :

Nama

: .

NIP

: .

Semester

Jurusan

: .

adalah mahasiswa calon wisudawan periode wisuda dari jurusan . yang tidak
mempunyai tanggungan administrasi akademik di tingkat jurusan.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan semestinya.
Kupang, ..
Ketua Jurusan .
()
NIP. .

Lampiran 2.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS NUSA CENDANA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
Jl.Adisucipto Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

SURAT KETERANGAN
NO. : ../UN.15.17/PP/20..

Yang bertanda tangan dibawah ini Pengelola Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Sains dan Teknik Undana
menerangkan bahwa :
Nama

: .

NIP

: .

Semester

Jurusan

: .

adalah mahasiswa calon wisudawan periode wisuda dari jurusan . yang telah
menyerahkan skripsi di tingkat jurusan.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan semestinya.
Kupang, ..
Pengelola Ruang Baca/Perpustakaan
Fakultas Sains dan Teknik Undana

()
NIP. .

Lampiran 3.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS NUSA CENDANA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
JURUSAN .
Jl.Adisucipto Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

BERITA ACARA YUDICIUM UJIAN SARJANA

Pada hari ini ., Tanggal ., Bulan ., Tahun ,
dengan berdasarkan hasil rapat team penguji ujian sarjana Jurusan . Fakultas Sains dan Teknik
Universitas Nusa Cendana terhadap eksemenandus :
Nama

: ..

Nomor Registrasi

: .

Jurusan

: .

Judul Skripsi

DINYATAKAN
LULUS/TIDAK LULUS *) dengan IPK Komulatif :
Lama Studi

: .

Predikat

: cukup / memuaskan / sangat memuaskan / dengan pujian

Kupang, ..
Team Ujian Sarjana

Ketua Jurusan,

Ketua,

(.)
NIP. .

(.)
NIP. ..

Lampiran 4.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS NUSA CENDANA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
Jl.Adisucipto Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

SURAT KETERANGAN
NO. : ../UN.15.17/PP/20..
Yang bertanda tangan dibawah ini Dekan Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana menerangkan
dengan sebenarnya bahwa :
Nama

: .

NIM

: .

Jurusan/Program Studi

: .

Semester/Tahun Ajaran

: ../

adalah benar-benar terdaftar sebagai mahasiswa pada Fakultas Sains dan Teknik Undana terhitung mulai
Semester Ganjil Tahun Akademik . sampai dengan Semester .. Tahun Akademik dan
telah dinyatakan lulus dengan predikat ..
Demikian surat keterangan ini dibuat dan diberikan kepada yang bersangkutan untuk dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Kupang, ..
an. Dekan
Pembantu Dekan I

()
NIP. .

10

Lampiran 5.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS NUSA CENDANA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
Jl.Adisucipto Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

SURAT KETERANGAN PENGAMBILAN IJASAH

Nomor :
/UN15.17/PP/2013
Yang bertanda tangan dibawah ini, Dekan Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana menerangkan
bahwa :
Nama Mahasiswa
: ..
No. Registrasi
: .
Jurusan/Program Studi
: .
Program/Jenjang Pendidikan
: Sarjana / S1
Tanggal Ujian
: .
Tanggal Yudicium
:
Tanggal Wisuda
: .
telah memenuhi persyaratan-persyaratan akademik pada Program Studi/Jurusan dan Fakultas serta ketentuanketentuan lain yang ditetapkan Fakultas dengan lampiran ;
1. Surat Keterangan Ketua Jurusan (sudah memenuhi persyaratan akademik di Jurusan)
Tanggal
: .
Nomor
:
2. Surat Keterangan Bebas Pinjam Perpustakaan
Tanggal
: ..
Nomor
: ..
3. Surat Keterangan Pelunasan SPP ( dilihat dari bukti kwitansi terakhir)
Tanggal Pelunasan
: .
No. Rek Pembayaran
: .
4. Surat Keterangan Penyerahan Skripsi
Tanggal
:
Nomor
:
sehingga kepada yang bersangkutan dapat diberikan ijasahnya.
Kupang, ..
an. Dekan
Pembantu Dekan I
(..)
NIP. .

Catatan :
1. Surat keterangan tersebut pada point 1 s/d 4 harusdilampirkan pada waktu mahasiswa ke BAAK
2. Surat keterangan tersebut pada point 1 s/d 4harus dilampirkan yang asli bukan yang fotocopy.

11

Lampiran 6.
BIODATA ALUMNI
Nama Lengkap (dengan gelar)

: .

Tempat / Tanggal Lahir

: .

Jenis Kelamin

Alamat Rumah

: .

Nomor Telp./HP

: .

Tahun Masuk

NIM

Jurusan

Tahun Lulus

Masa Studi

IPK Lulus

Judul Penelitian

:
Kupang, .
Alumni,

()

12