Teknik Root Cause Analysis (RCA) dan Failure Mode & Effect Analysis (FMEA) dalam Manajemen Risiko

Akreditasi PUSKESMAS dan FKTP (#6)

RCA digunakan untuk menindaklanjuti tingkat risiko tinggi dan ekstrim (kategori kuning dan merah). Langkah-langkah untuk melakukan RCA adalah

1. Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian

2. Pelajari kejadian
3. Analisa sebab
4. Menyusun rencana tindakan
5. Melaporkan proses analisis dan temuan

Mempelajari kejadian bisa dilakukan dengan melakukan langkah-langkah berikut:

1. menentukan masalah
2. Mengumpukan bukti-bukti yang nyata
3. Melakukan wawancara
4. Meneliti lingkungan kejadian
5. Menggambarkan rantai terjadinya kejadian
6. Mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadian
7. Mengenali kejadian-kejadian yang mengawali (trigger)

Melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah/diagram tulang ikan untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian.
Lanjutkan sehingga dapat dikenali system yang melatarbelakangi timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk melanjutkan.

Mengidentifikasi akar-akar penyebab:

1. Faktor manusia, kelalaian, incompetence, system pengelolaan sumberdaya manusia, termasuk reward / system
2. Sistem breakdown, system failure, system incapability
3. System pengendalian
4. Sumberdaya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber daya

Rumuskan pernyataan akar masalah.

Setelah mendapatkan akar masalah maka lanjutkan dengan menyusun rencana tindakan
 1. Menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian.
2. Rencana tindakan disusun utuk tiap akar penyebab kejadian dan pengukuran untuk menilai efektivitas tindakan terhadap akar penyebab
3. Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi.

Proses selanjutnya adalah mencatat proses dan alat yang digunakan, biaya yang dibutuhkan, ringkasan kejadian, proses investigasi dan analisis, dan temuan.

Penyebab kejadian bisa diakibatkan dari

1. Kegagalan aktif, pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh seseorang

2. Kondisi laten, breakdown dari proses atau system, kurangnya pendidikan, gagal mengikuti prosedur, alat yang rusak, disain yang tidak tepat, dan lain
sebagainya.

Jika tidak ada kejadian, tetapi kita akan memperbaili suatu system agar minimal risiko, maka kita bisa lakukan FMEA.

Failure Mode & Effect Analysis (FMEA)

FMEA cocok utuk tindakan preventif. FEMA adalah suatu alat mutu untuk mengkai suatu prosedur secara rinci dan mengenali model-model adanya kegagalan/
kesalahan pada suatu prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/ kegagalan, dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari
kegagaaln / kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain dan prosedur.

Langkah-langkah untuk melakukan FMEA

1. bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses

2. Tetapkan tujuan,keterbatasan dan jadual tim
3. Tetapkan peran dari tiap anggota tim
4. Gambarkan alur proses yang ada sekarang
5. Kenalilah failure modes pada proses tersebut
6. Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan
7. Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model/kesalahan / kegagalan
Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan

1. Sering tidaknya terjadi (occurrence ) : (occ)

1. 1: Tidak pernah 10 : sangat sering
2. Kegawatan
1. 1: tidak gawat , 10 sangat gawat
3. Kemudahan untuk terdeteksi
1. 1: mudah terdeteksi, 10 : sangat sulit terdeteksi

Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut:

1. Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan : OCC x SV x DT

2. Tentukan batasan (cut off point) RPN yang termasuk prioritas
3. Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
4. Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
5. Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
6. Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan
Bentuk Tabel untuk Melakukan FMEA adalah sebagai berikut:

Tingkat Risk Priority Indikator

Kemungkinan Kemudahan Number(RPN)
Modus-modus Penyebab kepatahan untuk
Akibatnya terjadinya ( O= dideteksi (D=
kegagalan/kesalahan terjadinya (S= Solusi mengukur
Occurrence) Detectability)
Severity) RPN = OxSxD keberhasilan
dari solusi

Petunjuk pengisian Severity Rating Scale

Nilai Penjelasan Pengertian

Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tanda-tanda yang
10 Amat sangat berbahaya
mendahului

9
Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada pelanggan atau gangguan serius pada
Sangat berbahaya
8 sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului

Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi
7 Berbahaya dari pelanggan dan/atau menyebabkan ganggung sistem yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang
yang signifikan
6
Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan pelanggan dan/atau menimbulkan
5 Berbahaya sedang
masalah besar pada sistem

4
Berbahaya ringan Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan mengganggu oleh pelanggan
3 sampai sedang dan/atau menyebabkan masalah ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan

Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi
2 Berbahaya ringan
menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat pada sistem

1 Tidak berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem

Petunjuk pengisian Occurrence Rating Scale

Nilai Penjelasan Pengertian

Kemungkinan
10 terjadinya dapat Kesalahan terjadai paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat
dipastikan

Hampir tidak
9 dapat Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari
dihindarkan
8
Kemungkinan
terjadai sangat Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali
7
tingggi

6
Kemungkinan
5 terjadi tinggi Kesalahan terjadi sekali sebulan
sedang

4
Kemungkinan
3 Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan
terjadi sedang

Kemungkinan
2 Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun
terjadi rendah

Kemungkinan
1 terjadi amat Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi
sangat rendah
Petunjuk pengisian detection rating scale

Nilai Penjelasan Pengertian

Tidak ada peluang

10 Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan
untuk diketahui

9
Sangat sulit Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh, tidak feasible dan
8 diketahui tidak segera dapat dilakukan

7
Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual atau tidak ada proses yang
6 Sulit diketahui
baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan

Berpeluang sedang Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak otomatis atau
5
untuk diketahui dilakukan secara sampling

4
Berpeluang tinggi
3 Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis
untuk diketahui

Berpeluang sangat
2 tinggi untuk Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis
diketahui
 Hampir dipastikan
1 Ada proses otomatis yang akan menhentikan proses untuk mencegah kesalahan
untuk diketahui

Tatacara menetapkan cut off point dengan menggunakan prinsip praetor, yaitu dengan cara urutkan nilai RPN dari yang tertinggi ke yang terendah, hitung
persentase kumulatif, perhatikan nilai kumulatif sampai dengan 80%, naka pada nilai kumulatif 80% tersebut kita tetapkan sebagai “cut off point”