Berikut adalah prosedur pembelian barang dan jasa pada sebuah perusahaan :

1. Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang (Purchase Request)/Surat Order

barang dan Jasa dari User.

2. Bagian Pembelian menentukan Supplier sesuai dengan kriteria barang yang tertera di Permintaan

Pembelian Barang memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat memenuhi barang sesuai

dengan permintaan pada Form Permintaan Pembelian.

3. Apabila daftar terseleksi untuk Supplier barang sesuai dengan permintaan pembelian belum ada,

maka bagian pembelian melakukan seleksi supplier baru.

4. Bagian Pembelian membuat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa sesuai dengan Permintaan

Pembelian, kemudian mengirimkan ke Supplier terseleksi melalui fax / email / datang langsung.

5. Bagian Pembelian mengkonfirmasi kepada Supplier bahwa Permintaan Penawaran Barang dan

Jasa telah diterima oleh Supplier, dan mengkonfirmasi batas waktu pemasukan penawaran harga.

6. Bagian Pembelian menerima penawaran harga dari para Supplier dan melakukan evaluasi terhadap

penawaran, selanjutnya dilakukan negosiasi mengenai harga, kualitas, dan waktu pengiriman, cara

pembayaran terhadap Supplier yang dianggap mampu.

7. Bagian Pembelian melakukan perbandingan harga (diperlukan minimal 3 supplier sebagai

pembanding harga) dan mencari harga yang termurah dengan tetap mempertimbangkan kualitas

barang, stock barang, cara pembayaran dan lama waktu pengiriman.

8. Bagian Pembelian membuat Order Pembelian/Purchasing Order (PO) sesuai dengan hasil negosiasi

selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan.

9. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Bagian Pembelian menyerahkan PO kepada

suplier melalui fax / email / datang langsung.

10. Bagian Pembelian mengkonfirmasi ke pihak Supplier apakah sudah menerima PO dan menayakan

kapan barang yang dipesan akan dikirim.