-1-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Jalan Ampera Raya No. 7, Jakarta Selatan 12560, Indonesia Telp. 62 21 7805851, Fax. 62 21 7810280
http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 38 TAHUN 2011
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang: a. bahwa dalam rangka mendukung upaya peningkatan

kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju
terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance)
diperlukan pemanfaatan teknologi informasi dalam
pelaksanaan administrasi tata naskah dinas;
b. berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Petunjuk
Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Arsip
Nasional Republik Indonesia;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi

dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 86);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009
Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 5071);
3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non
Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir
dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005;
 -2-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

4. Keputusan Presiden Nomor 27/M Tahun 2010 tentang

Pengangkatan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman
Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi
Pemerintah;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 04 Tahun 2009 tentang Klasifikasi Arsip di Arsip
Nasional Republik Indonesia;
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua
kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS
ELEKTRONIK ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.

Pasal 1

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Arsip Nasional

Republik Indonesia sebagai acuan unit pengolah di Arsip Nasional
Republik Indonesia dalam mengelola naskah dinas elektronik adalah
sebagaimana tercantum pada lampiran peraturan ini dan merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 2

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Arsip Nasional

Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 mengatur
mengenai penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan
naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian
naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna,
penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas,
dan penggunaan email untuk kegiatan kedinasan.
 -3-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Pasal 3

(1) Peraturan ini mulai berlaku 3 (tiga) bulan sejak tanggal diundangkan.
(2) Pelaksanaan sosialisasi, sarana dan prasarana, serta hal-hal lainnya
yang terkait dengan persiapan pelaksanaan Peraturan Kepala ini
harus rampung paling lambat 3 (tiga) bulan sejak Peraturan Kepala ini
ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 23 Desember 2011

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd
M. ASICHIN
 -1-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 38 TAHUN 2011
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS
ELEKTRONIK

BAB I
PENDAHULUAN

A. Umum

Kemajuan teknologi dirasakan sudah menjadi kebutuhan dan harus

dapat dimanfaatkan untuk mendorong aparatur pemerintah melakukan
upaya peningkatan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju
terwujudnya kepemerintahan yang baik (good governance). Tuntutan
masyarakat atas penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan baik
merupakan prioritas program pembangunan di bidang tata kelola dalam
kelembagaan dan administrasi pemerintahan. Hal tersebut sejalan dengan
tuntutan akan modernisasi pemerintahan yang sesuai dengan kemajuan
teknologi guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian informasi
kedinasan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas pemerintah dan
pembangunan.

Untuk mewujudkan hal tersebut di atas perlu dilakukan pemanfaatan

teknologi informasi dan komunikasi dengan mengubah budaya kerja dalam
pengelolaan informasi berdasarkan sistem manual ke sistem
komputerisasi/elektronik dalam pelaksanaan fungsi dan tugas
kelembagaan. Untuk itu penomoran naskah dinas di lingkungan Arsip
Nasional Republik Indonesia yang selama ini dilakukan secara manual
perlu diubah ke sistem elektronik. Sistem penomoran elektronik dapat
diakses oleh unit kerja guna mempercepat dan mempermudah
penyelesaian naskah dinas sehingga dapat membantu tercapainya
peningkatan kinerja.

Disamping itu Arsip Nasional Republik Indonesia perlu mengelola

surat menyurat/korespondensi kedinasan yang menggunakan e-mail agar
kegiatan tersebut dapat berjalan dengan tertib dan terkontrol. Oleh karena
itu perlu disusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik
dalam hal penomoran naskah dinas dan penggunaan e-mail untuk
kegiatan kedinasan.
 -2-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

B. Maksud dan Tujuan

Maksud disusunnya Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas

Elektronik di Lingkungan ANRI ini adalah sebagai acuan dalam
melaksanakan penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan
naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah
dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan
dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan
e- mail untuk kegiatan kedinasan.
Sedangkan tujuannya adalah mempermudah dan mempercepat
penyelesaian naskah dinas serta menciptakan ketertiban dan keseragaman
dalam melakukan penomoran naskah dinas dan penggunaan e-mail untuk
kegiatan kedinasan.

C. Ruang Lingkup

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik ini mencakup

tentang penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan naskah
dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah dinas,
keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan dan
pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan
e- mail untuk kegiatan kedinasan.
Penomoran naskah dinas mencakup registrasi nomor naskah dinas
arahan, naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus secara
elektronik dengan menggunakan aplikasi penomoran naskah dinas.
Sedangkan penggunaan email untuk kedinasan adalah dengan
menggunakan label user @anri.go.id.
D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2008 Nomor 58 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4843);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas;
 -3-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah;

5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 01/36/1999 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Arsip
Nasional Republik Indonesia;

6. Surat Edaran Sekretaris Utama Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 05 Tahun 2011 tentang Kewenangan Penandatanganan Naskah
Dinas Keluar di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;

E. Pengertian Umum

1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

2. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam

media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat
dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di
lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

3. Penomoran naskah dinas elektronik adalah pemberian nomor pada

naskah dinas dengan melakukan registrasi secara elektronik
menggunakan aplikasi penomoran naskah dinas.

4. Sistem elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur

elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan,
mengolah,menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan,
mengirimkan, dan/atau menyebarkan informasi elektronik.

5. Aplikasi penomoran naskah dinas elektronik adalah suatu sistem

pengelolaan penomoran naskah dinas, yang dibangun dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang andal, aman,
dan beroperasi sebagaimana mestinya sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.

6. Jaringan sistem elektronik adalah terhubungnya dua sistem elektronik

atau lebih yang bersifat tertutup ataupun terbuka.
 -4-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

7. Infrastruktur adalah kelengkapan sistem penomoran naskah dinas

elektronik mencakup perangkat lunak (software) dan perangkat keras
(hardware) seperti komputer serta jaringan telekomunikasi dan/atau
sistem komunikasi elektronik.

8. Suprastruktur adalah kelengkapan sistem penomoran naskah dinas

elektronik, di samping infrastruktur mencakup kelembagaan,
ketatalaksanaan dan sumber daya manusia.

9. Template adalah format penomoran naskah dinas baku yang disusun

secara elektronik.
 -5-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

BAB II

PENGELOLAAN NASKAH DINAS ELEKTRONIK

Pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan pengaturan naskah

dinas secara elektronik untuk mendukung proses pelaksanaan kegiatan secara
efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja. Pengelolaan naskah
dinas elektronik mencakup arsitektur sistem, cakupan sistem, alur kerja
sistem, dan sumber daya.

A. Arsitektur Sistem

Arsitektur sistem pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan

suatu model atau konsep informasi yang digunakan dalam aktivitas
penomoran naskah dinas elektronik dan penggunaan email untuk kegiatan
kedinasan.

1. Penomoran Naskah Dinas Elektronik

Arsitektur sistem penomoran naskah dinas elektronik merupakan

penomoran naskah dinas yang terhubung dengan jaringan
telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik. Sistem tersebut
dapat diakses oleh pengguna (Penata arsip/Arsiparis) di central file
masing-masing unit kerja setingkat Eselon II, dan Eselon III TU
Pimpinan. Secara umum, arsitektur sistem penomoran naskah dinas
elektronik dapat digambarkan sebagai berikut:

c.
b. Aplikasi d.
menyediakan mengontrol sistem Bagian Arsip

a.
Server yang
berisi basisdata mengakses aplikasi (18 Central file)

e.
Pengguna (Penata arsip/Arsiparis)
 -6-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Penjelasan gambar arsitektur sistem penomoran naskah dinas elektronik

adalah sebagai berikut:

a. Server merupakan sebuah sistem komputer yang menyediakan jenis

layanan penomoran naskah dinas dalam sebuah jaringan komputer,
serta menjalankan perangkat lunak administratif yang mengontrol
akses terhadap jaringan dan sumber daya yang terdapat di dalamnya,
serta memberikan akses basis data (database) kepada workstation
kepada seluruh central file yang terintegrasi didalamnya.

b. Server menyediakan aplikasi penomoran elektronis melalui

infrastruktur jaringan komputer.

c. Aplikasi penomoran naskah dinas elektronik merupakan perangkat

lunak pengelolaan penomoran naskah dinas elektronik yang berisi
template penomoran naskah dinas yang dapat diakses oleh penata
arsip dan arsiparis yang berada di central file.

d. Bagian Arsip, dalam hal ini Subbagian Persuratan dan Penggandaan,

bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan kontrol dan
monitoring terhadap penggunaan aplikasi penomoran elektronis agar
dapat berjalan optimal.

e. Penata arsip/Arsiparis di Central File yaitu di unit kerja setingkat

Eselon II dan Eselon III TU Pimpinan dapat mengakses aplikasi
penomoran elektronis untuk melakukan penomoran naskah dinas.

2. Penggunaan Email untuk Kegiatan Kedinasan

Arsitektur sistem penggunaan email untuk kegiatan kedinasan

merupakan penggunaan email dengan label user@anri.go.id yang
terhubung dengan jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi
elektronik agar kegiatan korespondensi kedinasan ANRI dapat berjalan
tertib dan terkontrol. Secara umum arsitektur sistem penggunaan email
untuk kedinasan dapat digambarkan sebagai berikut:
 -7-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2.1 Email Masuk

Intern
et

dikontrol b.
Bagian Arsip
a.
Mail Server
@anri.go.id meneruskan
email kedinasan

d.
Pengguna
c.
Aplikasi SIKD

Penjelasan gambar arsitektur sistem penggunaan email masuk untuk

kegiatan kedinasan adalah sebagai berikut:

a. Mail server @anri.go.id dimiliki oleh ANRI. Mail server ini merekam
semua email yang menggunakan label @anri.go.id.

b. Mail server @anri.go.id dikontrol oleh Bagian Arsip baik dalam hal
perawatan sistem maupun registrasi naskah elektronik jika di central
file dalam kondisi tertentu tidak dapat melakukan registrasi.

c. Email dari luar ANRI yang masuk ke Bagian Arsip (info@anri.go.id)

yang berkaitan dengan kedinasan diteruskan (forward) oleh Bagian
Arsip ke aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) untuk
diregistrasi dan disampaikan ke unit yang berwenang untuk
ditindaklanjuti.

d. Email dari luar ANRI yang langsung masuk ke pengguna yang

berlabel @anri.go.id harus diregistrasi ke dalam SIKD dengan cara
diteruskan (forward) ke Bagian Arsip (info@anri.go.id) untuk
kemudian Bagian Arsip meregistrasi, mengelola dan menyimpan ke
dalam SIKD atau pengguna dapat langsung meregistrasi ke dalam
SIKD.
 -8-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2.2 Email Keluar

Intern
et
Aplikasi SIKD

dikontrol registrasi
c.
Bagian Arsip
b.
Mail Server
@anri.go.id

a.
Pengguna

Penjelasan gambar arsitektur sistem penggunaan email keluar untuk

kegiatan kedinasan adalah sebagai berikut:

a. Pengguna mengirim email kedinasan melalui mail server @anri.go.id

yang dimiliki ANRI dan mengirim tembusan (cc) ke Bagian Arsip
(info@anri.go.id) untuk diregistrasi dan disimpan ke dalam SIKD.

b. Mail server ini merekam semua email yang menggunakan label

@anri.go.id.

c. Mail server @anri.go.id dikontrol oleh Bagian Arsip.

B. Cakupan Sistem

Cakupan sistem pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan

ruang lingkup yang digunakan dalam aktivitas penomoran naskah dinas
elektronik dan penggunaan email untuk kegiatan kedinasan.

1. Penomoran Naskah Dinas Elektronik

1.1. Penomoran Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat

kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani
 -9-

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap

instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat
pengaturan, penetapan dan penugasan. Penomoran naskah dinas
arahan mencakup penomoran peraturan, instruksi, protap, surat
edaran, keputusan dan surat perintah.

1.2. Penomoran Naskah Dinas Korespondensi

Penomoran Naskah Dinas Korespondensi mencakup

penomoran korespondensi ekstern (surat dinas) dan surat
undangan. Surat dinas merupakan naskah dinas pelaksanaan
tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah
dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain
di luar instansi/organisasi yang bersangkutan. Sedangkan surat
undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara,
dan pertemuan. Penomoran surat undangan di sini adalah
penomoran surat undangan yang ditujukan untuk instansi di luar
ANRI, tidak untuk internal ANRI.

1.3. Penomoran Naskah Dinas Khusus

Penomoran Naskah Dinas Khusus mencakup penomoran surat

perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan dan
pengumuman. Penomoran surat perjanjian mencakup surat
perjanjian kerjasama, kontrak dan MOU. Penomoran berita acara
mencakup penomoran berita acara umum, berita acara
pemindahan arsip, berita acara penyerahan arsip statis, dan berita
acara pemusnahan arsip. Penomoran surat keterangan mencakup
juga penomoran untuk surat tanda tamat pendidikan dan latihan
(STTPL), sertifikat dan piagam.

Sistem akan melakukan penomoran naskah dinas elektronik baik

naskah dinas arahan, naskah dinas korespondensi maupun naskah
dinas khusus secara automatis, sehingga data tersimpan dalam
basisdata (database).
 - 10 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2. Penggunaan E-mail untuk Kegiatan Kedinasan

Penggunaan email untuk kegiatan kedinasan dilakukan dengan

menggunakan label @anri.go.id untuk korespondensi (surat-menyurat
dengan instansi luar dan/atau antar unit kerja).

C. Alur Kerja Sistem

1. Penomoran Naskah Dinas Elektronik

Unit Pejabat Terkait Central File Bagian Arsip

Pengolah

Naskah Naskah
Dinas net Dinas net Tembusan
Asli
Pertinggal

Tembusan

Asli

Pertinggal

Penjelasan alur kerja sistem penomoran naskah dinas elektronik sebagai

berikut:

a. Unit pengolah membuat naskah dinas net setelah mendapat perintah

ketik net dari pejabat terkait.

b. Unit pengolah menyampaikan naskah dinas net yang telah dicetak

kepada pejabat terkait untuk ditandatangani.

c. Naskah dinas yang telah dicetak dan ditandatangani oleh pejabat

terkait kemudian dilakukan penomoran naskah dinas elektronik di
central file.
 - 11 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

d. Naskah dinas yang telah diberi nomor, kemudian naskah dinas

pertinggal yang telah dicetak disimpan di Central File. Sedangkan
naskah dinas asli dan naskah dinas tembusan yang berupa surat
dinas yang telah dicetak disampaikan ke Bagian Arsip (Subbagian
Persuratan dan Penggandaan) untuk dicap dan dikirim ke instansi
terkait. Naskah dinas yang berupa peraturan, instruksi, protap, surat
edaran dan keputusan setelah diberi nomor, aslinya disimpan di
Bagian Hukum dan copynya diberikan kepada unit terkait. Sedangkan
naskah dinas lainnya seperti berita acara dan surat perintah,
pengumuman, surat kuasa dan surat keterangan setelah diberi nomor
disampaikan ke Bagian Arsip (Subbagian Persuratan dan
Penggandaan) untuk distempel dan disampaikan kembali ke unit
kerja terkait.

2. Penggunaan E-Mail untuk Kegiatan Kedinasan

2.1. E-Mail Masuk

Unit Pengolah Bagian Arsip

Email

Email

Atau
Email
Email

Penjelasan alur kerja sistem penggunaan e-mail masuk untuk

kegiatan kedinasan sebagai berikut:
 - 12 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

a. E-mail dari luar instansi masuk ke ANRI melalui Bagian Arsip

(info@anri.go.id).

b. Bagian Arsip melakukan registrasi email ke dalam SIKD untuk

kemudian dikirim ke unit pengolah terkait.

Atau

a. E-mail dari luar instansi masuk langsung ke unit pengolah,

kemudian unit pengolah meneruskan e-mail (melakukan
forward/fw) ke Bagian Arsip (info@anri.go.id).

b. Bagian Arsip melakukan registrasi ke dalam SIKD.

2.2. E-Mail Keluar

Unit Pengolah Central file Bagian Arsip Instansi Luar

Email Email

Email

Penjelasan alur kerja sistem penggunaan e-mail keluar untuk

kegiatan kedinasan sebagai berikut:

a. Unit Pengolah membuat e-mail keluar sesuai dengan tugas dan

fungsi unit pengolahnya.

b. Unit pengolah menyampaikan email kepada central file yang terkait

dengan unit pengolah yang bersangkutan untuk diregistrasi,
disimpan dan dikelola ke dalam SIKD.

c. Central File mengirim email ke instansi tujuan (instansi luar) dan

melakukan cc ke Bagian Arsip (info@anri.go.id).

D. Sumber Daya

Sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkan tata naskah dinas

elektronik adalah sebagai berikut:
 - 13 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

1. Infrastruktur

a. Jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik

merupakan suatu sistern jaringan berbasis Local Area Network (LAN)
atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi dan dapat
mengakses aplikasi yang terdapat pada server.

b. Server merupakan perangkat keras yang menjalankan aplikasi

jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik yang
digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan.

c. Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung dengan

jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik
sehingga dapat mengakses aplikasi pada server.

d. Sistem keamanan adalah suatu sistem jaringan telekomunikasi

dan/atau sistem komunikasi elektronik yang menjamin infrastruktur
aman dari kerusakan, serangan virus, dan penyalahgunaan sistem.

2. Suprastruktur

a. Kelembagaan

Struktur organisasi ANRI yang tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia
sebagaimana telah diubah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010,
khususnya Pasal 51.

b. Ketatalaksanaan

Pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan amanat

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
khususnya Pasal 41.

c. Sumber Daya Manusia

SDM terdiri dari pengelola aplikasi yaitu yang bertanggung jawab

dalam pengontrolan penomoran surat elektronik yang dapat
dilakukan oleh fungsional arsiparis atau pejabat fungsional umum di
Subbagian Persuratan dan Penggandaan serta pengguna aplikasi yang
dilakukan oleh fungsional arsiparis atau penata arsip di Central File.
Cakupan SDM ini meliputi koordinasi dengan Bagian Perlengkapan
dan Rumahtangga untuk perawatan dan operasional infrastruktur.
 - 14 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

BAB III

SPESIFIKASI SISTEM

Penerapan Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini secara

umum memuat beberapa spesifikasi dasar yang bersifat fungsional dan non
fungsional sebagai berikut:

A. Penomoran Naskah Dinas Elektronik

1. Spesifikasi Fungsional

a. Manajemen Pengguna

a.1. Data lnduk Pengguna (Master Data User) memfasilitasi

manajemen data pengguna berupa penambahan data pengguna
dan/atau penon-aktifan pengguna, serta disusun sesuai dengan
nama petugas di Central File. Menu ini hanya dapat diakses oleh
administrator aplikasi.

a.2. Pemberian Kewenangan (Role) mengatur kewenangan setiap

pengguna berupa masukan (input) pembuatan nomor naskah
dinas elektronik. Dalam sistem TNDE, pengguna lain selain
petugas Central File tidak dapat melakukan pembuatan nomor
naskah dinas dan tidak dapat menggunakan nama petugas di
Central File yang bersangkutan. Adapun dalam hal pengontrolan
dan monitoring, Bagian Arsip dibantu oleh Bagian Hukum untuk
mengontrol dan memonitor penomoran naskah dinas arahan
yang berupa peraturan, prosedur tetap, instruksi, surat edaran
dan keputusan serta pengontrolan dan monitor terhadap naskah
dinas bentuk khusus yang berupa perjanjian kerjasama, surat
kuasa dan berita acara penyerahan arsip statis.

a.3. Manajemen fungsional lainnya adalah pola klasifikasi sebagai

sarana dasar untuk mengimplementasikan aplikasi.

b. Penomoran Naskah Dinas Elektronik

Penanganan penomoran naskah dinas elektronik adalah sebagai

berikut :
 - 15 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

b.1. Masukan (Input).

Aplikasi TNDE ini menyediakan fasilitas masukan pembuatan

nomor naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut:

b.1.1 Penomoran Peraturan, Instruksi, Prosedur Tetap dan Surat

Edaran

Penomoran peraturan, instruksi, prosedur tetap dan surat

edaran, dilakukan secara berurutan dalam satu tahun.
Pemberian nomor peraturan, instruksi, prosedur tetap
maupun surat edaran berdasarkan tanggal ditetapkannya
naskah dinas tersebut.

Data yang dicatat dalam aplikasi meliputi nomor urut,

nomor peraturan/instruksi/prosedur tetap/surat edaran
dan tahun, perihal, unit pengusul/pengolah, tanggal
penandatanganan dan keterangan. Keterangan
menerangkan tentang keberadaan naskah dinas tersebut,
sudah berada di bagian hukum atau masih di unit
pengusul/pengolah. Sistem menyediakan template untuk
penomoran peraturan, instruksi, prosedur tetap dan surat
edaran sebagai berikut:

Nomor …. TAHUN …….

Contoh: 05 TAHUN 2011

b.1.2 Penomoran Keputusan

Penomoran keputusan dilakukan secara berurutan dalam

satu tahun. Pemberian nomor keputusan berdasarkan
tanggal ditetapkannya keputusan tersebut.

Data yang dicatat dalam aplikasi meliputi nomor urut, unit

pengusul/unit pengolah, nomor keputusan, perihal, masa
berlakunya, nomor telpon unit pengusul/unit pengolah.
Untuk kode klasifikasi penomoran keputusan yang
berkaitan dengan tim dan ketentuan anggarannya
disediakan oleh sistem secara otomatis yaitu dengan kode:
HK. 01.02 dan untuk kode klasifikasi keputusan yang
berkaitan dengan kepegawaian seperti pengangkatan
pegawai dalam jabatan struktural/funsional disediakan oleh
 - 16 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

sistem secara otomatis dengan kode KP. Sistem

menyediakan template untuk penomoran keputusan sebagai
berikut:

HK.01.02 / nomor keputusan / tahun

KP. ……../ nomor keputusan / tahun
Contoh:

HK.01.02/217/2011 keputusan tentang tim penyusun

Juklak Pengelolaan Arsip Vital
ANRI

KP. 04.01/36/2011 keputusan tentang pengangkatan

dalam jabatan struktural

Untuk penomoran keputusan yang lain disesuaikan dengan

substansi keputusan.

b.1.3 Penomoran Surat Perintah

Penomoran surat perintah yang memiliki kesamaan perihal

tetapi penandatangannya berbeda maka diberi nomor yang
berbeda.

Penomoran surat perintah yang memiliki kesamaan perihal

tetapi tempat atau tanggal pelaksanaannya berbeda maka
diberi nomor yang berbeda.

Pemberian nomor surat perintah berdasarkan tanggal

ditetapkannya surat perintah tersebut (tanggal ditetapkan
surat perintah sebelum tanggal pelaksanaan) secara berurut
dalam satu tahun.

Data yang dicatat dalam aplikasi memuat tanggal

ditetapkannya surat perintah, kode klasifikasi, nomor surat
perintah, hal dan Unit Pengolah/Unit Penandatangan surat.
Sistem menyediakan template penomoran surat perintah
sebagai berikut:

Kode klasifikasi / nomor surat perintah / tahun

Contoh: TU. 01/ 935 / 2011
 - 17 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

b.1.4 Penomoran Surat Dinas dan Surat Undangan

Penomoran surat dinas dan surat undangan yang memiliki

kesamaan dalam perihal, redaksi dan dikirim ke alamat
yang berbeda maka diberi nomor yang sama.

Penomoran surat dinas dan surat undangan yang memiliki

kesamaan perihal, memiliki perbedaan dalam redaksi dan
dikirim ke alamat yang berbeda maka diberi nomor yang
berbeda.

Pemberian nomor surat dinas dan surat undangan

dilakukan berdasarkan tanggal ditandatanganinya surat
tersebut secara berurut dalam satu tahun.

Data yang dicatat dalam aplikasi memuat kronologis tanggal

saat pemberian nomor surat dinas/surat undangan sesuai
dengan tanggal ditandatanganinya surat tersebut, kode
klasifikasi, nomor surat dinas/surat undangan, perihal,
tujuan surat dinas/undangan dan Unit pengolah/Unit
penandatangan surat dinas/surat undangan. Sistem
menyediakan template penomoran surat dinas/surat
undangan sebagai berikut:
Kode klasifikasi / nomor surat dinas atau surat undangan /
tahun
Contoh: PK.03.03/ 985 / 2011

b.1.5. Penomoran Berita Acara

Pemberian nomor berita acara dilakukan secara kronologis

dalam satu tahun sesuai dengan tanggal saat pemberian
nomor/tanggal permintaan nomor berita acara.

Data yang dicatat dalam aplikasi memuat nomor urut,

tanggal saat pemberian nomor berita acara, kode klasifikasi,
nomor berita acara, tanggal pelaksanaan penandatanganan
berita acara, perihal, unit pengolah/unit pengusul dan
keterangan. Kode klasifikasi untuk berita acara kegiatan
substantif seperti serah terima arsip statis, penyerahan
mobil sadar arsip adalah HK.09. Kode klasifikasi untuk
berita acara umum kegiatan fasilitatif disesuaikan dengan
substansi/permasalahan yang disebutkan dalam berita
 - 18 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

acara tersebut. Sistem menyediakan template penomoran

berita acara sebagai berikut:
Kode klasifikasi / nomor berita acara / tahun
Contoh:
HK.09/23/2011 berita acara serah terima arsip statis
Mahkamah Konstitusi
RT.02/28/2011 berita acara tentang serah terima
pekerjaan jasa pengamanan kantor
ANRI

b.1.6 Penomoran Perjanjian

Pemberian perjanjian dilakukan secara kronologis dalam

satu tahun sesuai dengan tanggal saat pemberian
nomor/tanggal permintaan nomor surat perjanjian.

Data yang dicatat dalam aplikasi memuat nomor urut, kode

klasifikasi, nomor perjanjian, perihal, tanggal
penandatanganan, unit pengusul/unit pengolah,
keterangan. Kode klasifikasi untuk surat perjanjian
kerjasama dalam negeri dan luar negeri adalah HK. 02.
Kode klasifikasi untuk kontrak sesuai dengan substansi isi
kontrak tersebut. Sistem menyediakan template penomoran
surat perjanjian sebagai berikut:
Kode klasifikasi / nomor perjanjian / ANRI / tahun
Contoh:
HK.02/05/ANRI/2011 surat perjanjian kerjasama
dalam negeri dan luar negeri
RT.02/10/ANRI/2011 kontrak untuk jasa
pengamanan kantor ANRI

b.1.7 Penomoran Surat Kuasa

Pemberian nomor surat kuasa dilakukan berdasarkan

tanggal ditandatanganinya surat tersebut secara berurut
dalam satu tahun.

Data yang dicatat dalam aplikasi memuat kode klasifikasi,

nomor surat kuasa, perihal, unit pengolah, tahun. Sistem
menyediakan template penomoran surat kuasa sebagai
berikut:
 - 19 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Kode klasifikasi / nomor surat kuasa / tahun

Contoh: HK.08/07/2011

b.1.8 Penomoran Surat Keterangan, Sertifikat, Piagam dan STTPL.

Pemberian nomor surat keterangan dilakukan berdasarkan

tanggal ditandatanganinya surat tersebut secara berurut
dalam satu tahun.

Penomoran surat keterangan yang berupa sertifikat maupun

piagam yang memiliki kesamaan kegiatan dan tanggal yang
sama serta diberikan pada orang yang berbeda maka diberi
nomor yang sama.

Data yang dicatat dalam aplikasi memuat: kode klasifikasi,

nomor surat keterangan/sertifikat/piagam, perihal, unit
pengolah, tahun. Sistem menyediakan template penomoran
surat keterangan sebagai berikut:
Kode klasifikasi/nomor surat keterangan atau sertifikat
atau piagam / tahun
Contoh: TU.01/17/2011

b.1.9 Penomoran Pengumuman

Pemberian nomor pengumuman dilakukan berdasarkan

tanggal ditandatanganinya pengumuman tersebut secara
berurut dalam satu tahun.

Data yang dicatat dalam aplikasi memuat: kode klasifikasi,

nomor pengumuman, perihal, unit pengolah, tahun. Sistem
menyediakan template penomoran pengumuman sebagai
berikut:
Kode klasifikasi /nomor pengumuman/tahun
Contoh: KP.01.00/17/2011

b.1.10 Dimungkinkan template dan data yang dicatat dalam

aplikasi dapat diubah sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
 - 20 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

b.2. Pengontrolan

Sistem TNDE ini memungkinkan untuk melakukan pengontrolan

dengan melihat input yang telah tersimpan di dalam server
sebagai database secara keseluruhan dan lengkap.

b.3.Pencarian

Sistem memungkinkan untuk melakukan pencarian nomor

naskah dinas berdasarkan jenis naskah dinas, perihal naskah
dinas, tujuan naskah dinas, unit pengolah/unit pengusul dan
tanggal pembuatan nomor naskah dinas.

2. Spesifikasi Non-Fungsional

Beberapa hal yang menjadi persyaratan non-fungsional dari sistem

penomoran naskah dinas adalah sebagai berikut:

a. Keamanan Aplikasi

Aplikasi menjamin otentikasi pengguna yang melakukan

pengaksesan. Mekanisme otentikasi dilakukan dengan menggunakan
pengecekan nama pengguna dan kata kunci (password) sehingga
aplikasi dapat diakses dengan menggunakan kewenangan yang telah
ditentukan untuk masing-masing pengguna.

Otentikasi dilengkapi dengan keamanan yang menjamin bahwa

data dimasukkan oleh pengguna bukan oleh sistem lain/virus,
misalkan dengan menggunakan gambar atau tulisan khusus
(captcha) ataupun security question. Dalam aksesnya aplikasi harus
dijamin bahwa ;
1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang terotentikasi.
2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya.
3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara pararel.
4. Sistem akan selalu melakukan back-up data sehingga dalam
kondisi darurat/down sistem tidak akan kehilangan data yang
telah tersimpan.

b. Pencatatan Log Aktivasi Pengguna

Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas user yang berkaitan

terhadap sistem. Log aktivitas ini dapat digunakan untuk
 - 21 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

pemeriksaan terhadap segala proses persuratan yang memanfaatkan

aplikasi TNDE.

c. Fitur Penghapusan dan Pembatalan

Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara langsung (purge

delete) terhadap penomoran naskah dinas yang telah dibuat, tetapi
digunakan mekanisme flag untuk menandakan status validasi suatu
nomor naskah dinas. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui
mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan yang telah
ditentukan.

d. Keamanan Penyimpanan Dokumen

Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa penomoran

naskah dinas yang tersimpan tidak tumpang tindih dengan nomor
naskah dinas yang sudah ada sebelumnya, sehingga setiap user
dapat mengakses penomoran naskah dinas yang benar.
Penyimpanan yang dilakukan mempertimbangkan aspek keamanan
dan pemeliharaan untuk mencegah kerusakan file.

B. Penggunaan Email untuk Kegiatan Kedinasan

1. Spesifikasi Fungsional

Data lnduk Pengguna (Master Data User) memfasilitasi manajemen

data pengguna yang berupa penambahan data dan/atau penon-aktifan
pengguna, serta disusun sesuai data Pejabat Struktural sampai dengan
Eselon II.

Pemberian kewenangan mengatur pengguna email personel untuk

kegiatan kedinasan dengan label @anri.go.id sampai dengan Eselon II,
sebagaimana yang tercantum pada Surat Edaran Sekretaris Utama ANRI
Nomor 05 Tahun 2011 tentang Kewenangan Penandatanganan Naskah
Dinas Keluar di Lingkungan ANRI bahwa pejabat ANRI yang berwenang
menandatangani naskah dinas keluar di lingkungan ANRI adalah Para
Pejabat Eselon I, Para Pejabat Eselon II yaitu Kepala Biro Perencanaan,
Kepala Biro Umum, Inspektur, Kepala Pusat Jasa Kearsipan, Kepala
Pusat Diklat Kearsipan dan Pejabat Eselon II yang mendapat pelimpahan
kewenangan penandatangan naskah dinas keluar sesuai bidang tugas
masing-masing dari Pejabat Eselon I di atasnya melalui surat
pelimpahan.
 - 22 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Label email personal @anri.go.id yang digunakan untuk kegiatan

kedinasan tersebut dibuat berdasarkan jabatan untuk Eselon I dan unit
kerja untuk Eselon II, tidak berdasarkan nama pejabatnya dan sistem
yang membuatkan label email personel tersebut.

Contoh: Ka. ANRI@anri.go.id untuk Eselon I

Biro Umum@anri.go.id untuk Eselon II

2. Spesifikasi Non-Fungsional

Beberapa hal yang menjadi persyaratan non-fungsional dari sistem

penggunaan email personel untuk kegiatan kedinasan adalah sebagai

a. Keamanan Aplikasi

Aplikasi menjamin otentikasi pengguna yang melakukan

pengaksesan. Mekanisme otentikasi dilakukan dengan menggunakan
pengecekan nama pengguna dan kata kunci (password) sehingga
aplikasi dapat diakses dengan menggunakan kewenangan yang telah
ditentukan untuk masing-masing pengguna.

Otentikasi dilengkapi dengan keamanan yang menjamin bahwa

data dimasukkan oleh pengguna bukan oleh sistem lain/virus,
misalkan dengan menggunakan gambar atau tulisan khusus (captcha)
ataupun security question. Dalam akses aplikasi adanya jaminan:

1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang terotentikasi.

2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya.
3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara pararel.

b. Pencatatan Log Aktivasi Pengguna

Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas user yang berkaitan

terhadap sistem. Log aktivasi ini dapat digunakan untuk pemeriksaan
terhadap segala proses persuratan yang memanfaatkan aplikasi
TNDE.

c. Fitur Penghapusan dan Pembatalan

Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara langsung (purge

delete) terhadap email personal yang telah dibuat, tetapi digunakan
mekasnisme flag untuk menandakan status validasi suatu email
 - 23 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

personal. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui mekanisme

otorisasi yang diatur sesuai kebijakan yang telah ditentukan.

d. Keamanan Penyimpanan Dokumen

Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa email personal yang

tersimpan tidak tumpang tindih dengan email personal yang sudah
ada sebelumnya, sehingga setiap user dapat mengakses email
personal yang benar. Penyimpanan yang dilakukan dengan
mempertimbangkan aspek keamanan dan pemeliharaan untuk
mencegah kerusakan file.
 - 24 -

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

BAB IV

PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan ANRI

ini digunakan sebagai acuan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam
melaksanakan penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan
naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah dinas,
keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan dan
pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan e- mail
untuk kegiatan kedinasan. Peraturan ini juga diarahkan dalam upaya
peningkatan kinerja birokrasi dan perbaikan pelayanan dengan memanfaatkan
kemajuan teknologi informasi dan komunikasi menuju terwujudnya
pemerintahan yang baik (good governance).

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd
M. ASICHIN