PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

UPTD. PUSKESMAS KEMBANG

BAB I. PENGERTIAN

Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan

tanda-tanda yang secara relatif belum bermakna bagi Puskesmas.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi
bentuk yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk
meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan
kesehatan.
Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah proses
penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta
distribusi informasi.

BAB II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data,

penyimpanan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan
dan distribusi informasi.

BAB III. TATA LAKSANA

a. Pengumpulan dan penyimpanan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari
sumber data (Petugas pelaksana kegiatan, Petugas Pelaksana
Program, Penanggung jawab Upaya ataupun petugas lain yang telah
ditunjuk untuk membuat data yang dibutuhkan Puskesmas).
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang
ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan
penyimpanan data:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data
2. Petugas menentukan sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk
mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 3 bulan berikutnya
untuk data yang bersifat rutin dan akan di onlinekan secara rutin
tiap tanggal 5 bulan berikutnya.
5. Petugas menerima data dari sumber data.
6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data
yang belum lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data
untuk data telah lengkap.
9. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan
urutannya.

b. Pencarian kembali data

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data
sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah :
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data
dipinjam.
5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.

c. Analisa data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang
telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk
grafik ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.
Metode analisis data yang dipakai:
- Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data
- Analisis Komparatif/perbandingan
- Analisis hubungan dalam dan antar program
Langkah-langkah melakukan analisa data meliputi :
1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3. Petugas melakukan validasi data.
4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi
menjadi bentuk angka/tabel.
 5. Petugas melakukan pengelompokan data
6. Petugas membuat grafik ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
7. Petugas melakukan validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10. Petugas menyimpan arsip informasi.
11. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan.

d. Pelaporan dan distribusi informasi

Pelaporan dan Distribusi Informasi kegiatan melaporkan informasi
yang telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta
mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak
lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi
yang dibuat.
1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi
Informasi.
3. Petugas menyerahkan informasi kepada Ka. Sub bag TU
4. Ka. Sub bag. TU membuat surat pengantar.
5. Ka. Sub bag. Tu meminta pengesahan surat pengantar kepada
Kepala Puskesmas.
6. Ka. Sub bag TU menyerahkan informasi kepada bagian umum.
7. Sub bagian umum mencatat dalam buku surat keluar
8. Sub bagian umum memberi penomoran surat.
9. Sub bagian umum mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.

BAB IV. DOKUMENTASI

a. SOP-SOP pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian
kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi
b. Soft copy data
c. Laporan-laporan